14.

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
14.1. Control de la documentación
La documentación debe incluir tanto los documentos vigentes como los que van a ser elaborados. Y para un
correcto control de ésta, es necesario también que se cumpla una serie de requisitos:

 Lista de documentos
Debe existir una lista con los documentos requeridos, su estado, edición y distribución inicial.

 Categorización del documento

Cada documento reflejará claramente la categoría: borrador, aprobado, información, controlado, etc.

 Elaboración, revisión y aprobación de los documentos

Para la correcta revisión de documentación se debe cumplir que:
 Los responsables de la elaboración de la documentación deben ser identificados en función
de su conocimiento de las disciplinas contenidas en el objeto del documento.
 La revisión debe ser realizada para verificar la exactitud del documento.
 En el caso de proyectos pequeños, donde sólo se dispone de un experto, es conveniente la
revisión por parte de una persona experta ajena al proyecto.
 Debe estar bien definido el esquema de aprobación de la documentación, tanto por la
organización interna del proyecto como por el cliente (cuando así se especifique).

 Disponibilidad y distribución de la documentación

Se debe informar a la organización del proyecto -de una manera planificada- de la existencia y
acceso a los documentos para la realización del proyecto.

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14. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
14.2. Documentación en proyectos
Para la gestión de proyectos es fundamental tener establecidos documentos procedimentales, aunque
siempre teniendo en cuenta que éstos no pueden ni deben sustituir al liderazgo e involucración del personal
en la gestión de proyectos.

El sistema de la documentación mantiene el orden durante la planificación y ejecución del proyecto, pero
debe ser flexible y adaptable de modo que permita al jefe de proyecto la libertad y flexibilidad necesarias
para no impedir la innovación en el mismo.

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14. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
14.3. Tipos de documentos
Hay muchas maneras de establecer los tipos de documentos que se utilizan en la gestión de un proyecto,
como ejemplo podemos establecer los siguientes tipos de documentos:

 Políticas
Son documentos guía de alto nivel organizacional que cuentan a los gestores lo que deben hacer en
cuanto a objetivos y métodos. Pueden ser de aplicación a nivel corporativo o también a nivel de
división o departamento.

 Procedimientos
Son documentos que especifican las actividades necesarias para obtener un resultado, incluyendo
responsabilidadesd, métodos y controles necesarios.

 Formatos
Son impresos con una configuración determinada para cada área específica.

 Lista de comprobación
Una lista de elementos que deben ser controlados para la realización de una actividad específica.

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