Maestría en Dirección de Proyectos

Gestión del Alcance del Proyecto

Tema 2:
Definir el Alcance y Crear la EDT.
Definir el Alcance y Crear la EDT

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ejercicio se deriven.

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Índice del tema

Introducción al curso ................................................................................................................................. 4 

Logros de aprendizaje ................................................................................................................................ 5 
Mapa conceptual ......................................................................................................................................... 6 
1. Proceso 5.3: Definir el Alcance.............................................................................................................. 7 
1.1. Entradas del proceso ......................................................................................................... 8 
1.2. Técnicas y herramientas .................................................................................................... 8 
1.3. Salidas del proceso ............................................................................................................ 8 
2. Proceso 5.4: Crear la EDT .................................................................................................................... 10 
2.1. Definición .......................................................................................................................... 10 
2.2. ¿Por qué es importante crear un EDT? ........................................................................... 11 
2.3. ¿Qué es un Entregable? .................................................................................................. 12 
2.4. Ejemplos ........................................................................................................................... 13 
2.5. Consideraciones para la elaboración de una EDT .......................................................... 14 
2.6. Diccionario de la EDT....................................................................................................... 15 
2.7. Línea de base del alcance ............................................................................................... 16 
Resumen .................................................................................................................................................... 18 
Bibliografía ................................................................................................................................................ 19 

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Introducción al curso
En esta unidad se revisarán las técnicas, herramientas y entregables de los procesos
estandarizados de la Guía del PMBOK® 5ta edición para gestionar el alcance, identificando las
recomendaciones para su aplicación práctica desde el planeamiento, hasta el seguimiento y
control del Proyecto.
En primer lugar el alumno reconocerá la importancia de recopilar requisitos y a partir de ellos
definir la Estructura de Desglose del Trabajo en base a entregables, identificando no solo el
trabajo requerido sino también el trabajo no incluido, para liderar con éxito el Proyecto hasta la
aceptación de los entregables por parte del cliente.
 

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Logros de aprendizaje
Al finalizar el curso serán capaces de:
‐ Planificar la Gestión del Alcance que consiste en la definición, desarrollo, monitorización,
validación y control del alcance; así como la recopilación de requisitos definiendo y
documentando las necesidades de los interesados, con sentido ético.
‐ Crear la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) subdividiendo los entregables y el
trabajo del proyecto en componentes más pequeños y fáciles de digerir, demostrando
completitud.
‐ Incorporará las mejores prácticas para dar seguimiento al estado del proyecto y del
producto, gestionando los cambios a la línea base del alcance, indispensables para
Controlar el alcance, con responsabilidad.

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Mapa conceptual

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1. Proceso 5.3: Definir el Alcance

Concepto clave: es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del
Proyecto y del producto.

Definir el alcance es el proceso de desarrollar una descripción detallada del producto y del
proyecto.
La preparación de una Enunciado del Alcance del proyecto detallado es crítico para el éxito del
proyecto y se elabora sobre la mayor cantidad de entregables, asunciones y restricciones que
están documentadas durante los procesos de inicio del proyecto.
Durante la planificación, el alcance del proyecto es definido y descrito con mayor especificidad a
medida que más información sobre el proyecto es conocida.
El análisis de la existencia de riesgos también es considerado.

(Esquema 1. Entradas, técnicas-herramientas y salidas del proceso Definir el Alcance).

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1.1. Entradas del proceso

Las entradas de este proceso son:
1. Plan de Gestión del Alcance
2. Acta de Constitución del Proyecto.
3. Documentación de requisitos.
4. Activos de los procesos de la organización.

1.2. Técnicas y herramientas

Así pues, las técnicas y herramientas de este proceso son:
1. Juicio de expertos.
2. Análisis del producto.
3. Identificación de alternativas.
4. Talleres facilitados.
A continuación, se explicará cada una de estas técnicas y herramientas.
1. Juicio de Expertos:
Proveído por un grupo o persona con conocimiento o capacitación especializada que
está disponible por diferentes medios:
– Otras unidades de la organización
– Consultores,
– Interesados, incluyendo a los clientes y patrocinadores
– Asociaciones Técnicas y Profesionales,
– Grupos industriales
– Expertos en la materia.
2. Análisis de Productos:
Cada área de aplicación cuenta con uno o varios métodos para traducir las descripciones
de alto nivel del producto en entregables tangibles.
Incluye técnicas como el desglose de productos, análisis de sistemas, análisis de
requisitos, ingeniería de sistemas, ingeniería del valor, análisis del valor.
3. Generación de Alternativas:
Diferentes enfoques para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Usa Tormenta de Ideas
(Brainstorming), pensamiento lateral, comparaciones de pares, etc.
4. Talleres Facilitados:
Participan actores de diferentes expectativas o áreas de experiencia, cuyo objetivo es
alcanzar entendimiento multidisciplinario de objetivos del proyecto

1.3. Salidas del proceso

Las salidas de este proceso son:
1. Enunciado del alcance del Proyecto.
2. Actualizaciones a los documentos del Proyecto.

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A continuación, se explican cada una de estas salidas.

Enunciado del Alcance del Proyecto
– Describe en detalle los productos entregables del proyecto y el trabajo requerido para
crear dichos entregables.
– Provee de un entendimiento común del alcance del Proyecto entre los interesados del
Proyecto.
– Puede contener exclusiones explícitas al alcance del Proyecto que permitan administrar
mejor las expectativas de los interesados.
– Permite a los miembros del equipo desarrollar un planeamiento más detallado para la
ejecución del trabajo y
– Provee la línea de base para medir si se han requerido cambios o trabajo adicional fuera
de los límites del Proyecto.
Debe incluir por lo menos:
– Descripción del alcance del producto.
– Los criterios de aceptación (de los productos del Proyecto).
– Entregables del Proyecto.
– Exclusiones del Proyecto.
– Restricciones.
– Supuestos.
Actualizaciones a los documentos del Proyecto
Como:
– Registro de interesados.
– Documentación de requisitos.
– Matriz de rastreabilidad de requisitos.

Reflexiona:
– ¿Cómo se define el alcance de los Proyectos en su organización?
– ¿Su organización tiene o ha tenido problemas a raíz de una mala definición del
alcance en los Proyectos? ¿Qué tipo de problemas? ¿Cómo los resolvieron y cómo
impactaron?
– ¿Qué medidas tomaría para una mejor definición del alcance para sus Proyectos?

Recapitulación:
– Expectativas NO es igual a requerimientos.
– Usar algo concreto, objetivo y mensurable no adjetivos (evitar suficiente, adecuado,
claro, etc.)
– Palabras prohibidas: etc., entre otros, por definir.
– Todo es relativo, la perspectiva de los interesados es distinta que la del Gerente del
Proyecto, tener claro cuál es la de cada uno.
– La idea más que protegerse es estar preparado.

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2. Proceso 5.4: Crear la EDT

2.1. Definición

Concepto clave: crear la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) es el proceso de tomar

la definición del alcance y dividir el Proyecto en entregables (del producto y Proyecto)
o componentes más pequeños y fáciles de manejar.

(Esquema 2. Entradas, técnicas-herramientas y salidas del proceso Crear la EDI).

También podemos definir la EDT como una:
– Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS)
– Estructura jerárquica, orientada al producto entregable, para definir el trabajo que será
ejecutado por el equipo del Proyecto, para lograr los objetivos del Proyecto y crear los
productos entregables requeridos.
– En inglés se denomina Work Breakdown Structure (WBS).

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(Esquema 3. Ejemplo de EDT).

Ejemplos de entregables
Hardware:
– Cable de fibra óptica, conectividad a larga distancia, switches 5-ESS, estaciones base,
sistema de cableado eléctrico.
Software:
– Sistema de facturación, sistemas operativos, sistema contable.
Documentación:
– Manual de usuario, manual de mantenimiento, documentos de control de interfases, plan
de implementación del programa, planes de aceptación y de prueba, certificación de
aceptación del producto.
Servicios:
– Gestión de proyectos.
Otros:
– Capacitación para los administradores del sistema.
– Capacitación para gerentes y ejecutivos.
– Capacitación para el mantenimiento, conjunto de herramientas y pruebas.

2.2. ¿Por qué es importante crear un EDT?

(Esquema 4. Importancia de la EDT).

Concepto clave: la EDT puede ser elaborada progresivamente, y es también una

herramienta de comunicación.

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(Esquema 5. Ejemplo de estructura de una EDT).

2.3. ¿Qué es un Entregable?

Concepto clave: cualquier resultado mensurable, tangible, y comprobable, que debe ser
realizado para completar un Proyecto, fase o parte del mismo. No siempre es un documento.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de Entregables:

- Un producto terminado.
- Un plano.
- Un documento

(Esquema 6. Diferencias entre el Alcance de un Proyecto y el Alcance de un Producto o Servicio).

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2.4. Ejemplos
A continuación veamos algunos ejemplos de configuración de una EDT.
Ejemplo 1. Proyecto de Mejora de Prácticas en Salud

(Esquema 7. EDT Diseñada para un proyecto de mejora de la salud).

Ejemplo 2. Proyecto diseño, rediseño y sistematización de procedimientos TUPA.

(Esquema 8. Proyecto diseño, rediseño y sistematización de procedimientos TUPA).

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(Esquema 9. EDT Diseñada para un proyecto de diseño, rediseño y sistematización de

procedimientos TUPA).

2.5. Consideraciones para la elaboración de una EDT

Debemos considerar hasta qué nivel se construye una EDT:
Se subdividen los productos entregables de un Proyecto en componentes más pequeños y fáciles
de manejar, hasta que el trabajo y los productos entregables sean al nivel del paquete de trabajo
(work package).
Un paquete de trabajo es el nivel más bajo del EDT y es el punto en el cual el costo y el
cronograma para el trabajo pueden estimarse de manera fiable.
– Unidad. Cada elemento de una EDT (WBS) representa sólo a un entregable de manera
tangible. Deben ser únicos y distintos de sus pares
– Pertenencia. Cada elemento subordinado de una EDT (WBS) debe pertenecer a un
solo “padre” o elemento superior.
– Lógica. Los elementos deben ser lógicamente descompuestos para un mejor
entendimiento.
– Flexibilidad. Nada es estático en el tiempo; puede variar.
– Formalidad. Todos los entregables deben estar explícitos
– Tamaño/Detalle. No tan grande que sea inmanejable o tan pequeño que genere costos
de medición
– Claridad. Claramente definidos para evitar duplicidades
– Coherencia. Con la organización
– Información. Todos los reportes significativos deben estar incluidos.
– Integridad. Pensar en todo el Proyecto, pensar en entregables
– Medición. Todo el trabajo definido en la EDT (WBS) debe estar estimado, respaldado,
Programado, presupuestado y controlado.
– Responsabilidad. Debe asignar responsabilidades específicas.
A continuación respondamos a algunas preguntas:
- ¿Cuál es uno de los principales usos de la EDT en la planificación?
Es la principal herramienta para construir el cronograma del proyecto.
- ¿Qué ocurre con lo que no esté en la EDT?
¡No pertenece al proyecto!

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- ¿Qué ocurre con los entregables que tienen especificaciones sumamente complejas y
muy difíciles de alcanzar?
Si fueron incluidos en el alcance y/o especificados. ¡Debe cumplirse!
- ¿Se puede usar la EDT para la técnica del EVM? EVM= Earned Value Management
(Gestión de Valor Ganado).
No sólo puede sino ¡debe usarse!

2.6. Diccionario de la EDT

Documento que describe cada componente en la estructura de desglose de trabajo. Para cada
componente se incluye la información necesaria para definir en qué consiste, cuales son los
requisitos o funcionalidades, entre otros aspectos que se consideren necesarios con la finalidad
de que se pueda entender a qué se está refiriendo la EDT.
Entre la información que se suele mencionar en el diccionario se tiene (como referencia, puede
ser más):
– Definición.
– Actividades.
– Lista de hitos.
– Responsable.
– Duración estimada, fechas de inicio y fin.
– Requisitos de calidad.
– Y otros…
EsquemaEsquema

(Esquema 10. Diccionario de la EDT en Project).

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(Tabla 1. Ejemplo de plantilla cumplimentada para el Diccionario de la EDT).

2.7. Línea de base del alcance

La línea base del alcance del Proyecto está conformada por:
– Enunciado del alcance del Proyecto.
– EDT / WBS.
– Diccionario de la EDT / WBS.

Recapitulación:
– El éxito de un Proyecto no se mide por las actividades sino por los productos que
cumplen los requisitos.
– Un gráfico resume un montón de palabras.
– Lo que es obvio para mí no lo es para el resto.
– Se debe hacer toda la EDT para definir el alcance del Proyecto, pero se presenta
por niveles acorde al público objetivo.
– La EDT es lógica, NO es cronológica.

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La transformación de requisitos

(Tabla 2. Criterios de aceptación).

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Resumen
Una vez que tenemos el catálogo de requisitos del proyecto y del producto, y se ha firmado el
acta de constitución del proyecto, es momento de determinar el alcance del producto y del
proyecto. Es importante tener en cuenta que la definición del alcance del proyecto es un proceso
iterativo, y por tanto, una vez que tengamos una definición preliminar, se hará la planificación de
plazos y costes y es muy posible que durante estos procesos y el resto de los de planificación
surjan nuevos matices sobre los requisitos que motiven la generación de una segunda versión
del documento de alcance del proyecto (project scope statement).
Una vez que hemos definido los requisitos y delimitado el alcance, será necesario desarrollar la
EDT. Mendiante la ejecución de este proceso obtenemos la Estructura de Desglose del Trabajo
(EDT).

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Bibliografía

Project Management Institute (2013) Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos
(Guía del PMBOK®). 5a ed. Newton Square, Pennsylvania: Project Management Institute.
Kerzner, Harold. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and
Controlling, Eighth Edition. John Wiley & Sons. © 2003. Books24x7.
<http://common.books24x7.com/book/id_8147/book.asp> (accessed March 27, 2009)
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Through Smart Requirements Management. AMACOM. © 2001. Books24x7.
<http://common.books24x7.com/book/id_3829/book.asp> (accessed March 27, 2009)
Jonasson, Hans. Determining Project Requirements. Auerbach Publications. © 2008. Books24x7.
<http://common.books24x7.com/book/id_26418/book.asp> (accessed March 27, 2009)

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