15.

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE USO

FRECUENTE

15.1. Elaboración de documentos de uso frecuente

Vamos a comentar en este apartado algunos de los documentos que pueden ser de mayor utilidad en las
diversas etapas del proyecto:
 Acta de reunión
 Cuadro de recursos
 Definición de funciones del jefe de proyecto
 Descripción de la actividad
 Descripción del proyecto
 Diagrama comparativo horas previstas, horas consumidas
 Diario de actividades
 Matriz de responsabilidad
 Orden de servicio o trabajo
 Parte de incidencias
 Parte de tiempos facturados
 Planning detallado
 Presupuesto de costes
 Propuesta de modificación
 Red de actividades

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documento en otros servidores o documentos. Está permitido imprimir este documento y su archivo en un ordenador personal, únicamente para uso personal. Este contenido PDF forma parte integrante del contenido interactivo
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15.2. Definición de funciones del jefe de proyecto

Es un documento que corresponde más a la organización general de la empresa que al ámbito del proyecto
en sentido estricto, pero que es necesario debido a que la figura del jefe de proyecto no es siempre clara y
de fácil comprensión para el conjunto de la empresa.

Es por tanto conveniente que exista este documento, en el que se recogen las funciones y cometidos
atribuidos a este puesto de trabajo.

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15.3. Matriz de responsabilidad

Es un documento muy adecuado para identificar qué personas o puestos de trabajo han de intervenir en el
proyecto, cuáles son las principales decisiones que han de tomarse y a quién incumbe cada decisión.

El conjunto de documentos que han de servir de apoyo a la gestión del proyecto debe tener un carácter
unitario y coherente, respondiendo al conjunto de informaciones que se precisen en cada etapa.

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15.4. Descripción del proyecto

Generalmente será necesario contar con un documento que recoja las informaciones básicas y globales
sobre el proyecto, destacando los datos siguientes: resultados esperables, identificación de la operación,
objetivos principales a conseguir, cliente, jefe de proyecto, plazo total, coste total, fecha de comienzo
prevista, fecha límite de terminación, etc.

Este documento puede iniciarse como una petición realizada por el cliente que se va completando con datos
más concretos de coste, plazo, etc.

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15.5. Descripción de la actividad

El documento de descripción de actividades o tareas incluirá datos como: quién es el responsable de la
actividad, qué resultados debe aportar, su duración estimada, qué recursos prevé emplear (naturaleza,
cantidad y tiempo), los costes estimados para la actividad y las fechas previstas para su ejecución.

La descripción de actividades será normalmente realizada por el jefe de proyecto, aunque puede
contar con la ayuda del responsable de ejecutar la tarea, así como con el asesoramiento de consultores
externos u otros grupos.

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15.6. Red de actividades

Las actividades, una vez identificadas, deben ordenarse y estructurarse de forma lógica, de acuerdo con las
relaciones razonables, lo que se realizará con la ayuda de la técnica PERT.

La técnica PERT

La técnica PERT, como otras técnicas de planificación análogas, se basa en el empleo de grafos,
entendiendo por tales la representación gráfica en la que diferentes puntos de un conjunto se relacionan
entre sí mediante enlaces que, generalmente, están orientados en una dirección. En un grafo se conoce
como vértice cada uno de los puntos representados y como arco cada enlace orientado que une un vértice
(origen) con otro (destino).

La utilización de un grafo implica la necesidad de plantearse y resolver dos de los elementos

imprescindibles en toda planificación:

 Qué actividades se prevé realizar, representadas en la figura por las letras A, B, C, etc.
 Qué relaciones existen, es decir, por qué orden se prevé ejecutarlas.

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15.7. Planning detallado

Es un documento muy importante, ya que refleja el desarrollo del proyecto en el tiempo, y por lo tanto es un
elemento imprescindible para la planificación y posterior control de uno de los objetivos esenciales del
proyecto: el plazo.

El Gantt de actividades es una de las herramientas de gestión más importantes del jefe de proyecto,
que se realizará en su primera versión en el momento de efectuar la planificación, pero que será de uso
constante a lo largo de la vida del proyecto, ya que servirá también de información básica para el
seguimiento y control de plazos, pues recogerá normalmente no sólo los tiempos previstos sino también los
reales.

Además el conocimiento de los plazos reales deberá realimentar y actualizar la previsión permanentemente,
de forma que el jefe de proyecto disponga de una planificación dinámica que se ajuste constantemente y
que le indique lo que ha ocurrido y también lo que previsiblemente va a producirse en el futuro.

Gráficos de Gantt

Este gráfico consiste simplemente en un sistema de coordenadas en el que se indica:

 En el eje horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más

adecuada para trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.

 En el eje vertical: las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar.

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15.8. Cuadro de recursos

De la descripción de actividades emana también la identificación de los recursos a emplear en las diferentes
etapas del proyecto, otro aspecto esencial por la incidencia que tiene sobre el coste de la operación y por
las dificultades que siempre entraña el disponer de recursos necesarios en el momento oportuno.

Para que la planificación sea realista no puede limitarse a las actividades, sino que ha de ser contrastada
con la disponibilidad de recursos. Por tanto, será necesario contar con un documento que recoja la previsión
de consumo de recursos, bien en forma de gráfico Gantt, bien en forma de cuadro resumen de necesidades
de recursos como el siguiente:

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15.9. Presupuesto de costes

El consumo de recursos previsto al describir cada actividad condiciona el montante tanto de la actividad
como del proyecto. A partir de ese dato básico se deberá disponer de un documento que recoja el coste
previsto para cada actividad y para el conjunto del proyecto, indicando la periodicidad prevista a fin de poder
gestionar adecuadamente los aspectos de naturaleza financiera.

Como en los casos anteriores, la forma de este documento puede variar en función del tipo de proyecto y de
los gustos de los responsables de su diseño. Vamos a ver un ejemplo en el que los costes se representan
de forma gráfica, indicando tanto los valores mensuales como los acumulados.

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5.10. Acta de reunión

Es conveniente mencionar este documento, ya que en el trabajo del proyecto se produce siempre un gran
número de reuniones en las que en muchas ocasiones podrán tomarse decisiones que sean importantes
para la marcha del proyecto.

Lo único que debe recogerse en el acta es el resumen de las decisiones y conclusiones relevantes para la
marcha del proyecto. El acta ha de ser breve y reflejar sólo decisiones y acuerdos importantes.

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5.11. Diario de actividades

Durante la ejecución del proyecto, se producen muchas incidencias y hechos que conviene recordar porque
tienen un interés o significación para el desarrollo del mismo.

Es por tanto conveniente guardar un registro de esos hechos relevantes, pero sólo recogiendo los hechos
que sean significativos y además de forma resumida.

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5.12. Parte de tiempos facturados

Ya conocemos la necesidad de establecer un sistema de control de los tiempos de dedicación y consumo
de los recursos asociados al proyecto.

Es por tanto éste un documento muy importante, porque servirá de base al seguimiento que el jefe de
proyecto ha de realizar sobre la utilización de los recursos de que dispone y sobre los costes de cada
actividad, ante todo en lo que se refiere a los costes de mano de obra, frecuentemente los menos
controlados y dominados.

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5.13. Propuesta de modificación

El dinamismo del proyecto obliga en muchos casos a introducir modificaciones en algunos de los aspectos
previstos, ya sea la relación de actividades, su orden de prelación, los recursos a emplear, etc.

Es necesario realizar este documento sobre todo cuando la modificación afecta a los límites u objetivos del
proyecto, sirviendo de base al proceso de alteración del mismo.

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5.14. Orden de servicio o trabajo

Las órdenes de cierta transcendencia que una instancia ejecutiva del proyecto deba transmitir o los
encargos a realizar para que se ejecute una tarea, se adquiera un producto, etc. deberán reflejarse en el
documento pertinente.

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5.15. Diagrama comparativo horas previstas / horas

consumidas
Uno de los documentos de mayor importancia para el control y seguimiento del proyecto es el que compara
las horas previstas para la realización de las actividades con las que realmente se han consumido en un
momento determinado. Este documento dota al jefe de proyecto de una herramienta muy eficaz para poder
tomar las medidas correctoras oportunas, con el fin de que se cumplan los objetivos de dicho proyecto.

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5.16. Parte de incidencias

Aparte del informe mensual o informes periódicos usuales, pueden surgir hechos aislados que, por su
transcendencia o urgencia, convenga poner en conocimiento de forma inmediata. Para ello puede utilizarse
un documento especial como el que ponemos como ejemplo, o bien redactarse una nota interna o una carta
sin formato especial.

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