Qué es y cómo hacer correctamente la aceptación del proyecto https://www.recursosenprojectmanagement.

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Aceptación del proyecto

¿El proyecto cumple con el alcance? Para responder a esta pregunta es importante llevar
a cabo la aprobación de las entregas del proyecto, no siendo posible afirmar que esto es así
hasta que este punto se ha completado.

Una de las tres restricciones del proyecto es cumplir con el alcance definido, lo que significa
que el producto resultante del proyecto debe tener las características y funciones que fueron
definidas en el comienzo. Llevar a cabo la aceptación del proyecto es confirmar que esto es
así, y que por tanto el proyecto ha cumplido con el alcance. De ahí su importancia.

Etapas del proceso de aceptación del proyecto

Dentro de este proceso de aceptación debemos distinguir dos etapas:

• La aceptación interna, que es aquella que ocurre dentro del equipo del proyecto antes de
entregar formalmente los entregables. En algunas metodologías esto se considera como
parte del control de la calidad.
• La aceptación externa, que es la aceptación de los entregables por parte del cliente. En el
siguiente enlace puedes descargar una plantilla gratuita para hacer la aceptación del
proyecto

Por lógica la aceptación interna debe ocurrir antes que la aceptación externa, y esta última
antes del cierre.

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Aceptación del proyecto interna

Es el proceso de aprobación en gestión de proyectos ocurre dentro del propio equipo del y
determina si un entregable está completo y cumple con lo solicitado, y consecuentemente
puede ser entregado.

Este proceso se realiza a lo largo de toda la fase de ejecución, y según la teoría forma parte
de esta, aunque cobra mayor importancia en la parte final de esta fase, a medida que se van
completando los entregables. Para poder llevar a cabo este proceso es importante que se
cumplan los siguientes requisitos:

• Disponer de una buena definición del alcance, tanto en lo referente al producto como al
proyecto. Imaginemos que el entregable que estamos aceptando está formado por un
conjunto de planos de ingeniería para un determinado componente mecánico. En este
caso los planos deben de mostrar el componente mecánico de acuerdo a las
características que este debe tener (producto), pero también deben estar hechos
siguiendo los formatos, plantillas, etc. definidos por la organización (proyecto).Referente a
este aspecto, es también importante haber definido previamente la composición del
entregable (lista de planos, lista de materiales, etc), ya que un aspecto de calidad a
controlar es que el entregable esté completo. Lo mismo es aplicable a las normas a
seguir para realizar el entregable. Técnicas para definir correctamente el alcance
• Definir el flujo y responsables para realizar la aprobación de los entregables. Estos puede
ser hecho en la lista de entregables. En función de la tipología del entregable puede ser
necesario efectuar diferentes tipos de aprobaciones, como técnica, formal, etc. Por
ejemplo un plano técnico deberá ser aprobado por el responsable técnico antes de pasar
al director del proyecto, el cual revisará que el plano se corresponda con el alcance
incluido en el proyecto.
• Disponer de un sistema de control de la documentación que permita saber el estado de
aprobación de cada entregable y cuál es la última versión aprobada.

Una vez efectuada la aprobación interna del entregable, este puede ser entregado al cliente y
continuar con el proceso de aceptación externa.

Aceptación del proyecto externa

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Es la aceptación del proyecto que hace el cliente de los entregables creados durante su
ejecución, y que determina si estos cumplen con los objetivos o no. Este aspecto tiene una
importancia vital dentro de la gestión de proyectos por los siguientes motivos:

• Cuando se trata de la aceptación de una fase o de un entregable parcial, esta permite

comprobar si vamos en la dirección correcta antes de ejecutar nuevos trabajos. Esto
limita el volumen de horas o gastos sujetos a riesgo de retrabajo, lo cual reduce el riesgo
del proyecto. En este sentido, una correcta definición de entregables parciales puede ser
parte de una estrategia de mitigación del riesgo de no conformidades.
• Fija el punto de partida y la base para la ejecución de los siguientes entregables. Esto
facilita que las nuevas solicitudes, relacionadas con los entregables aprobados, puedan
ser tramitadas como cambios y por tanto no influir sobre los resultados del proyecto.
Aunque a veces, por temas políticos o comerciales, no siempre es posible.
• Si el entregable está ligado a un hito de facturación, la aceptación formal de este permite
emitir la factura. Por tanto una correcta definición y consecución de los entregables
intermedios, y su facturación, es una herramienta importante para cuadrar el flujo de caja
del proyecto y reducir sus costes de financiación, si los tuviera.Saber más sobre el flujo

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de caja del proyecto

• La aceptación de un entregable permite liberar a los recursos que trabajaban en él, tanto
internos como proveedores, los cuales pasan a estar disponibles para otros proyectos u
otros entregables dentro del proyecto. Es importante esclarecer que la liberación formal
de los recursos no se hace en la fase de aceptación, sino en la de cierre, aunque en la
práctica su liberación depende de la aceptación formal del trabajo que realizaban, sobre
todo si este estaba ligado a un entregable intermedio.

Estos puntos pueden verse más claro con un ejemplo. Imaginemos que parte de la entrega
de un proyecto de una planta industrial, correspondiente a la fase de diseño preliminar, es la
definición de la obra civil; sobre la que se basará la implementación preliminar de los
diferentes suministros industriales del edificio. En este caso parece razonable hacer una
entrega parcial de la obra civil, antes de comenzar las implementaciones, para que sea
aprobada por el cliente. Con ello fijamos la distribución del edificio, que será la base de las
implementaciones, liberamos el ingeniero civil, y si la entrega de la obra civil está ligada a un
hito de facturación, podemos adelantar el cobro del proyecto.

Por su importancia en la planificación del proyecto, es importante remarcar que la aceptación

no es algo que deba considerarse únicamente en el momento de realizar una entrega. Como
se ha visto, la definición de entregables parciales y su aceptación tiene un efecto importante
sobre las finanzas y riesgos del proyecto, por tanto el director del proyecto debe planificar
también el proceso de aceptación como parte de la planificación del proyecto.

Adicionalmente, la aceptación de una fase o del proyecto constituye un requisito necesario

para proceder al proceso de cierre.

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Herramientas que pueden ayudarte

Existen dos herramientas muy útiles para el proceso de aceptación del proyecto; las cuales
de hecho forman parte del proceso de cierre y son ampliamente utilizadas en la gestión de
proyectos.

Certificado de aceptación

Una forma de evitar este problema es mediante un certificado de aceptación. Este certificado
es un documento formal, el cual forma parte de la metodología del PMBOK, que demuestra
que se ha completado y aceptado un determinado alcance.

Esta aceptación puede ser parcial o final. En nuestro pack de plantillas puedes encontrar una
plantilla válida para ambos tipos de aceptación.

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Descargar plantilla de certificado de aceptación

Aceptación final del proyecto

La aceptación final significa que todo el alcance se ha completado, por lo que no existe
ninguna tarea pendiente y por tanto podemos facturar y liberar todos los recursos del
proyecto. Esta aceptación final podría aplicarse a una fase, por ejemplo, la ingeniería. En
este caso, el documento certificaría que se ha completado totalmente la fase de ingeniería y
sus entregables, por lo que los recursos destinados a esta pueden liberarse, este trabajo
puede facturarse, y podemos proceder a la siguiente fase.

Aceptación parcial del proyecto

La aceptación parcial indica que existen algunos puntos abiertos que deben completarse,
pero que no impiden proceder con el cierre del proyecto o fase. Esto implica bien pasar de
fase o que el cliente empiece a usar el producto resultante. Por nuestro lado, deberemos
completar estos puntos para conseguir la aceptación final.

En una aceptación parcial es importante definir bien los puntos que quedan pendientes. Ya
que este tipo de cierre parcial lleva implícito el acuerdo de que una vez se completen todos
estos puntos pendientes, la aceptación pasará a ser final.

En nuestro pack de plantillas puedes encontrar una lista de puntos abiertos que podrás usar
para gestionar el cierre parcial de tus proyectos. Esta debe rellenarse y aprobarse junto con
el certificado de aceptación, para de esta forma dejar evidencia de lo que nos separa de la
aceptación final.

Descargar plantilla de puntos abiertos

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Caso específico de aceptación del proyecto: el

Handover

El Handover significa el traspaso de la responsabilidad sobre un determinado producto de un

equipo para otro, lo cual suele ocurrir en los cambios de fases dentro del ciclo de vida del
proyecto, o al finalizar proyectos desarrollados para la propia organización. En estos casos, el
equipo que recibe la responsabilidad debe comprobar y certificar que está recibiendo toda la
información necesaria para poder asumir esta responsabilidad con garantías, liberando de
esta al equipo anterior. Por tanto, el Handover constituye un tipo concreto de aceptación del
entregable. Podemos dar diferentes ejemplos de ello:

• Inicio de la producción en serie de un nuevo modelo de vehículo (habitualmente llamado

SOP). Este punto implica la finalización del proyecto de desarrollo (ingeniería queda libre)
para pasar a la fase de producción, y por tanto un traspaso de la responsabilidad de
ingeniería para producción. Para aceptar esta responsabilidad producción solicitará que el
producto este suficientemente maduro, o sea que ingeniería hayan cerrado todos los
puntos abiertos referentes al desarrollo.
• Inicio de la fase de compras. En esta fase compras asume la responsabilidad de buscar
proveedores dentro del presupuesto asignado, y de emitir los pedidos desde el punto de
vista administrativo. Por tanto, habitualmente solicitará que ingeniería haya finalizado y
definido completamente los requisitos técnicos del producto que formen parte de la RFQ.
Este ejemplo sería un cambio de fase dentro del proyecto, ya que aunque el equipo de
diseño quedaría liberado, el proyecto sigue abierto y pasa a una nueva fase de su ciclo
de vida.

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