El flujo documentario y su participación en el debido
sustento contable y tributario En las áreas vinculadas a Ventas, Créditos y Cobranzas y Tesorería
1. Introducción 2. El flujo documentario querimientos de la Administración Tributaria
los siguientes: Las empresas en el tiempo, se van Si bien la información fluye a través constituyendo en entes generadores de de diversos canales o medios de comuni- • Aplicable a la prestación de servicios información de diversa índole y grado de cación, sean estos escritos o verbales, se de personas jurídicas o perceptores importancia; sea la magnitud de su patrimo- puede observar que la información posee de rentas de cuarta categoría, domi- nio, el nivel de desarrollo de su estructura en la empresa una dirección definida y or- ciliados o no. organizacional o la complejidad de las tran- ganizada y que en su transcurso recibe una Explicar por escrito, con la base legal sacciones comerciales que realicen cada una serie de aprobaciones, desaprobaciones, y documentación probatoria, sobre la de sus áreas o departamentos. restricciones, así como políticas internas naturaleza de los servicios y/o honorarios De otra parte, se ha podido constatar en que van constituyéndose y aplicándose en facturados y su relación con la genera- procesos de auditoria financiera, evaluacio- cada operación comercial o hecho interno. ción de la renta gravada (el beneficio nes tributarias de carácter preventivo y en Un aspecto que resulta importante señalar que la empresa obtiene por dichos ser- procesos de fiscalización efectuadas por la aquí, lo constituye la característica de la vicios). Asimismo exhibir los contratos, Administración Tributaria, que en la mayoría información y por ende su importancia documentación interna de la empresa de los casos, salvo determinadas excepcio- en el sustento contable y tributario, la (informes, recomendaciones finales, nes, han existido deficiencias en cuanto al información, sea el área que la pudiese ge- correspondencias, etc.) donde se pueda cumplimiento de los requerimientos así nerar, permite evidenciar en la realidad un determinar el tipo de trabajo realizado. como en el debido sustento del recono- hecho o una operación comercial acaecida cimiento de los ingresos, costos y gastos en el tiempo. Cabe señalar, que si bien la • Aplicable a la entrega de bienes para efectos contables y tributarios de con- información pudiese tener muchos refle- con fines promocionales, muestras, formidad con las Normas Internacionales de jos documentarios en la empresa, resulta obsequios a clientes, entre otros Contabilidad y la legislación del Impuesto a importante identificar aquella que pudiese, aplicables. la Renta, respectivamente. en el futuro, “reconstruir” la operación en Presentar por escrito, tratamiento conta- Es a consecuencia de ello, que si bien el tiempo, la misma que para tales efectos ble y tributario (base legal) y documenta- las empresas en el desarrollo de sus opera- deberá encontrarse; identificada, ordenada, ción sustentatoria relacionado a la entre- ciones comerciales poseen información do- referenciada y documentada. ga de bienes indicando los beneficiarios cumentaria y no documentaria que pudiese del mismo y los comprobantes de pago acreditar en el tiempo el contexto respecto 3. Importancia del sustento en la in- que sustentan su registro. del cual estas se desarrollaron, en la prác- formación contable y tributaria en tica, la información carece del valor que le la deducibilidad de los gastos • Aplicable a eventos, conferencias, correspondiese en el futuro, por cuanto se ha entre otras realizadas por la em- visto en procesos de fiscalización que impor- Un hecho palpable y que hasta se podría presa. tantes sumas de dinero han sido giradas en asegurar que en cierta medida sucederá en Presentar por escrito, tratamiento con- Resoluciones de Determinación y de Multa muchas empresas, se encuentra vinculado table y tributario (base legal) y docu- por el hecho de no exhibir documentación con el supuesto que ante un proceso de mentación sustentatoria que acredite su probatoria que acredite la vinculación del fiscalización éstas se encontrarían descu- respuesta respecto al uso de los gastos, gasto con el mantenimiento de la fuente o biertas respecto del sustento de los reque- la naturaleza y la causalidad del gasto en la generación de la renta gravada. rimientos efectuados por la Administración relación a la generación de renta gravada A merito de ello, procedemos a desarro- Tributaria, por cuanto tales requerimientos y/o necesario para el mantenimiento de llar la importancia del flujo documentario tienden a trasladar la carga de la prueba al la fuente productora con una orientación al debido sustento contribuyente. Es así que por ejemplo en contable y tributario en el plano económico diversos procesos de fiscalización se ha Como se puede apreciar, si quisiéramos de la empresa. podido evidenciar como tenores en los re- cubrir alguno de estos requerimientos, en
CABALLERO BUSTAMANTE Derechos Reservados principio, efectuaríamos mentalmente un ingresos para el caso de la venta de tal formalidad en las empresas, en repaso de cómo se han ido generando bienes, al no acreditar fehacientemen- cuyo caso la existencia de políticas tales gastos, las áreas involucradas, la te tales hechos se vieron cuestionados de venta resultarían en primer grado documentación que a la fecha existe y las por el diferimiento de los ingresos y importantes. Cabe señalar que infor- personas que podrían colaborar a elaborar sus respectivos costos por parte de la mación como cotizaciones, correos, el requerimiento. El problema que surgiría Administración Tributaria, generándo- entre otra información, permitirán posterior a tal visualización, es que si bien se un reparo indebido. Cabe mencio- acreditar que a una fecha una opera- podríamos haber evaluado rápidamente un nar aquí, que si bien en la práctica, ción de venta, por ejemplo, no habría actuar, tomaríamos conciencia que la fisca- uno de los elementos que permitirían satisfecho los supuestos concurrentes lización corresponde a un ejercicio anterior evaluar el no cumplimiento concu- señalados en la Norma Internacional o próximo a prescribir, en el cual muchas de rrente de los supuestos vinculados de Contabilidad Nº 18 la cual es apli- las personas a la fecha ya no se encontrarían al reconocimiento de los ingresos se cable para efectos del Reconocimiento laborando y lo que es peor, en ese ejercicio encontraría en los contratos de venta de los ingresos de conformidad con no hayamos estado a cargo del área conta- y en las cláusulas contractuales, no lo dispuesto en el artículo 57º del TUO ble y no tengamos pleno conocimiento de todas las operaciones de venta tienen de la Ley del Impuesto a la Renta. la identificación de la información. Es debido a ello, la importancia de la FLUJO DOCUMENTARIO: RECONOCIMIENTO DE INGRESOS información documentaria dentro de la em- presa por cuanto al no mantener elementos que permitieran “reconstruir” en el tiempo Políticas de venta Determinación de la operaciones y acreditar el principio de cau- Venta sujeta a confor- Contratos, correos, Utilidad o Perdida midad del cliente, re- actas de conformi- Contable del ejercicio salidad que recayó sobre ellas en la fecha dad, políticas de y el Impuesto a la cepción de un porcen- en que se materializaron, solo a la fecha nos venta, etc. Renta o la pérdida tri- taje cómo adelanto, encontraríamos con comprobantes de pago venta con entrega en butaria del ejercicio y reportes mensuales analíticos del libro almacenes. mayor a nivel de sub. cuentas que no per- mitirían hacer frente a una fiscalización. Departamento 4. Principales puntos de control y su de ventas Cliente implicancia contable y tributaria en las áreas vinculadas a ventas, créditos y cobranzas y tesorería Contabilidad A continuación procedemos a desarrollar Evaluación del cum- Reconocimiento algunos comentarios relacionados con de- plimiento de los su- Estados terminados flujos documentarios: puestos concurrentes Financieros vinculados con el re- No reconocimiento 4.1. Ventas - Reconocimiento de in- conocimiento de los gresos ingresos. Una de las operaciones que ha con- llevado a las empresas a encontrarse inmersas en procesos contenciosos, 4.2. Créditos y cobranza - Provisiones luego del vencimiento de la deuda, o el se encuentra relacionado con la sobre cuentas incobrables protesto de documentos, o el inicio de falta de una debida acreditación del Otro de los aspectos que resulta im- procedimientos judiciales de cobranza, o no cumplimiento de los supuestos portante señalar, es la implicancia de la que hayan transcurrido más de doce (12) concurrentes que condicionan el re- documentación sustentatoria y su rela- meses desde la fecha de vencimiento conocimiento de los ingresos. Es así, ción directa en la oportunidad en que se de la obligación sin que ésta haya sido que en determinados casos, como constituye una provisión sobre cuentas satisfecha, supuestos señalados en el por ejemplo en la venta de bienes, incobrables como tal para efectos del literal a) del numeral 1 del inciso f) del si bien las empresas no transfirieron Impuesto a la Renta, por cuanto si bien articulo 21º del Reglamento de la Ley al comprador los riesgos y ventajas, existen requisitos de carácter sustancial del Impuesto a la Renta. Es a conse- de tipo significativo, derivados de la y formal señalados en los incisos i) y cuencia de ello que resulta importante propiedad de los bienes; conserva- f) del articulo 37º y 21º de la Ley y del en principio identificar el flujo de la ron para sí implicación en la gestión Reglamento del Impuesto a la Renta, información principal, tal es el caso de corriente de los bienes vendidos, en respectivamente, podemos señalar que documentación emitida por el área de el grado usualmente asociado con la el elemento probatorio se constituye créditos y cobranzas respecto de deter- propiedad; tuvieron el control efectivo en un elemento sustancial para efecto minadas cuentas por cobrar que reflejan sobre los mismos; el importe de los in- de la acreditación de supuestos tales un atraso en el cobro, documento o gresos ordinarios no pudo ser medido como; que la deuda se encuentre ven- reporte que se constituirá en el punto de con fiabilidad; no fue probable que la cida y se demuestre la existencia de inicio referencial, por cuanto posterior a entidad reciba los beneficios econó- dificultades financieras del deudor que ello deberán identificarse información micos asociados con la transacción; hagan previsible el riesgo de incobra- importante como por ejemplo; correos, y finalmente los costos incurridos, o bilidad, mediante análisis periódicos documentos de cobranza, notificaciones por incurrir, en relación con la tran- de los créditos concedidos o por otros notariales, entre otros documentos inter- sacción no pudieron ser medidos con medios, o se demuestre la morosidad nos los cuales generarán posteriormente fiabilidad, todos ellos supuestos que del deudor mediante la documentación el file de provisiones sobre cuentas de no permiten el reconocimiento de los que evidencie las gestiones de cobro cobranza dudosa.
Derechos Reservados CABALLERO BUSTAMANTE Informe Especial Gastos de viaje y viáticos FLUJO DOCUMENTARIO: PROVISIONES SOBRE CUENTAS INCOBRABLES Una vez efectuada la recepción de la entre- ga a rendir por parte de las personas que incurrirán en los gastos de la referencia Créditos y Otorgamiento Problemas vincula- dos con la efectivi- y previa acreditación de la aprobación cobranza del crédito de tales desembolsos en un documento dad del cobro. interno que a su vez refleje la naturaleza y la necesidad de los gastos, el personal que requiera la entrega a rendir deberá realizar Transferencia al área el llenado del formato de viajes, el cual Cumplimiento legal de la empresa de requisitos permitirá reunir la información diaria de sustanciales y los gastos involucrados. Asimismo en la Documentos de cobran- formales oportunidad de la liquidación de gastos, el za, correos, reportes de deudas por periodos de Departamento personal que realice la gestión efectuara la contable entrega de la documentación referenciada atraso, cartas notariales, acreditación de la incobra- evalúa la oportunidad con el número de entrega a rendir, la que bilidad en la oportunidad de la provisión sobre posteriormente formará parte del file de cuentas incobrables de la provisión gastos de viaje y viáticos. Cabe señalar aquí, que en ambos casos, en el tiempo, el registro de gastos de movili- dad y los files de liquidaciones de gastos 4.3. Tesorería - Gastos de viajes y viá- posterior elaboración del registro de de viajes y viáticos, permitirán sustentar ticos, planilla de movilidad gastos de movilidad o en todo caso la naturaleza del desembolso y su relación En cuanto al presente punto de control, para su archivo como parte confor- con la generación de rentas gravadas o con resulta claro que; dependiendo del sec- mante del referido registro. el mantenimiento de la fuente. tor económico en que se desenvuelva la empresa, los diversos departamentos FLUJO DOCUMENTARIO: GASTOS DE MOVILIDAD Y GASTOS DE VIAJE Y VIÁTICOS de la misma y las sub. áreas que pudie- sen existir dentro de cada una de ellas, la empresa deberá identificar el flujo de Ejercicio 2007 Gastos de viajes y cada uno de sus operaciones, así como Ejercicio 2006 viáticos, gastos de evaluar la formalización de la documen- movilidad incurridos Ejercicio 2005 por las diversas tación que exista, y la referenciación File con documenta- áreas que deberá consignarse entre ellas y ción sustentatoria que resulte importante a efecto que en el futuro esta permita “reconstruir” tales operaciones. A manera de ejemplo Tesorería podemos señalar lo siguiente: Planilla de gastos de movilidad Ventas C. Chica En principio, como suele suceder en las empresas, el área de tesorería efectúa Comprobantes de pago, Créditos y la entrega de los fondos de caja chica a documentación interna; Cobranzas C. Chica las diversas áreas especificas de cada correos, informes, cartas, departamento, posterior a ello, una vez contratos, requerimientos Recursos internos, informes sobre Humanos C. Chica que se genere en cada departamento la los resultados obtenidos, necesidad de incurrir en tales gastos, agendas de viaje, registro así como se obtengan las respectivas Almacenes C. Chica de gastos de movilidad. aprobaciones, se procederá a realizar Contabilidad C. Chica los desembolsos en calidad de entre- gas a rendir. Cabe señalar que en esa oportunidad el encargado del área de caja chica de cada departamento 5. Atribución de responsabilidades de las diversas áreas, genera un alto nivel de proporcionará, previa formalización de para efecto del cumplimiento de pérdida de horas laborales, las cuales en cierta documentos internos, un formato de la salvaguarda de información medida no lograrían en cierto grado cumplir registro preliminar de gastos de mo- contable y tributaria los requerimientos del ente fiscalizador. Es vilidad en la cual éste último realizará por ello, que resulta imprescindible detenerse la anotación de manera preliminar de Finalmente, uno de los aspectos de mayor aquí a efecto de realizar una atribución de la información vinculada con su ges- importancia a cautelar en lo concerniente a los responsabilidades al personal de las diversas tión (fecha, motivo, Nº de liquidación flujos documentarios y en cuanto a la custodia áreas involucradas, en cuanto a la documenta- de gastos, especificaciones, cliente, de la información, lo constituyen las “interfe- ción sustentatoria que deberá contener como dirección), asimismo, efectuará la re- rencias”, por denominarlo de alguna forma, a la mínimo las principales operaciones internas o ferencia de los gastos sustentados en pérdida en el tiempo del grado de identificación de carácter comercial que se encuentren a su comprobantes de pago con el número de la información con el reflejo contable, el cargo a efecto de su sustentación en ejerci- de entrega a rendir. Es importante cual aunado a la carencia de políticas internas cios comerciales futuros y su identificación y señalar que el registro preliminar de de custodia de información y una falta de acreditación del cumplimiento del principio de gastos de movilidad servirá para la homogenización en los criterios del personal causalidad en el tiempo. n