CONTROL DE EXISTENCIAS: LA LEY 20 / 80 (MÉTODO

ABC)
El control de almacenes mediante inventario permanente ofrece una información continuada, sobre
la evolución de las existencias, para cada artículo sometido a dicho control. No obstante, no siempre es
posible o conveniente llevar un control detallado de las entradas y salidas de todos y cada uno de los bienes
almacenados.

Las razones por las que una empresa no desee o no pueda llevar inventario permanente de sus
existencias pueden derivarse de circunstancias varias, que abarcan desde consideraciones económicas a
condiciones objetivas, relacionadas con la tecnología informática o con la propia naturaleza del negocio.

El método ABC o Análisis de Pareto realiza un clasificación de productos dividiéndolos en tres

categorías: A, B y C, después de realizar un estudio de concentración. Para hacer esta clasificación utiliza
variables como: Las existencias medias, las ventas, el beneficio o la inversión.

La categoría A, está constituida por una proporción muy pequeña, del 5% al 20% de los artículos
almacenados. Sin embargo, supone del 60% al 80% de la inversión total de productos inventariados; son
aquellos artículos que tienen más peso especifico en el conjunto de existencias del almacén. Por esto, su
control debe ser prioritario, ya que supervisando esta pequeña parte se tiene controlado casi en su totalidad
el valor del almacén.

La categoría B, la constituye entre el 20% y el 40% de los artículos; pero, con referencia al valor total
de la inversión, representan entre el 30% y el 40%. Este grupo de stock no necesita de un control tan
prioritario ni exhaustivo como el requerido por los de categoría A.

La categoría C, la compone entre el 50% y el 60% de los productos; pero su inversión supone un
valor muy pequeño respecto al total, del 5% al 25%; por ello, son los artículos que menos interesa controlar.

En la siguiente figura podemos apreciar la relación existente entre el valor de la inversión y las
unidades almacenadas.
Representación del Stock de cada artículo respecto del total.

% acumulado
de inversión

100
90
80

60

40

20 A B C

0
20 40 60 80 100

% acumulado
de artículos

Como hemos visto, el 80% de los ingresos por venta procede de un grupo reducido de productos. Al
centrar el control de gestión de stocks en aquellos artículos que realmente convine tratar de forma individual,
desde el punto de vista económico, se resuelve un problema por lo general bastante importante.

Si el control mediante inventario permanente se centra tan sólo en dichos artículos, se estarán
controlando los movimientos de los bienes que mayor aporte realizan al negocio. El resto de los productos
se podría controlar y contabilizar por el procedimiento de inventario periódicos; de esta manera, los costos
administrativos relacionados con el mantenimiento de los registros de inventarios permanentes se reducen,
sin que se resienta, en la misma medida, el control ejercido sobre el stock.

Es muy común, en ciertas empresas, la coexistencia de unos bienes controlados por inventario
permanente y otros por inventario periódico. Así tenemos productos que duran poco en almacén, ya que son
objeto de venta rápida y aprovisionamiento constante: Artículos de consumo escolar (papelería y material de
oficina), productos hortofrutícolas, la venta a granel de dulces y frutos secos, etc; todos ellos caracterizados
por comercializar altos volúmenes de mercancía de gran rotación. En empresas que comercializan este tipo
de productos, el control permanente supone un alto costo y una complejidad administrativa.

Sin embargo, los avances informáticos, las normas de codificación de artículos y la “robotización” de
almacenes y puntos de venta están facilitando la extensión del control por inventario permanente a ramas de
actividad en las que hasta hace poco tiempo, dado el elevado costo, era impensable hacerlo. Por ejemplo,
en la empresa de autoservicio la utilización del escáner les permite controlar todos los artículos, sin la
necesidad de hacer dichas clasificaciones; aun así, los artículos de la categoría A serán controlados con
mayor atención y consumirán gran parte del tiempo y esfuerzo utilizados por los directivos de gestión.

EJEMPLO
La empresa Rcan Ltda., tiene en su almacén artículos cuyo valor ( en miles de unidades monetarias)
en existencias anuales y porcentajes es el siguiente:

Se pide:

A. Identificar qué artículos corresponden a cada categoría: A, B y C.

B. Calcular él % de inversión que representa cada artículo.
C. Representar gráficamente la relación entre el valor de la inversión y las unidades de almacenadas.

Solución
A. Ordenemos las existencias de mayor a menor cantidad.
B. Calculamos él % que representa cada artículo sobre la inversión total.
Calculamos la columna de existencias absoluta acumuladas.
Calculamos él % de inversión acumulada.
El resultado es el que aparece en la tabla siguiente:

1. Representa los artículos ordenados por su valor o inversión en existencias.

2. Representa él % acumulado sobre el total de artículos.
3. La inversión que cada artículo representa dentro del total de existencias en almacén se
calcula:

% = Valor de las existencias x 100 = 118000 x 100 = 40.95%

Total 290100
4. La inversión acumulada en stocks se obtiene sumando a la primera cantidad la segunda, al
resultado la tercera, y así sucesivamente:

118800 + 96500 = 215600; y así sucesivamente

(**) Si observamos los valores, podemos ver que los artículos D y E son los de más peso
especifico; es decir, controlando estos dos artículos tenemos controlado el 74.22% del valor
del almacén. Los artículos G, F y H representan el 19.77%; y el resto, C, I, A, B y J, apenas
cubre el 10%.
C. Representación gráfica:

% acumulado
de inversión

100

93.99
89.76

84.04

74.22

40.95

D E G F H C I A B J
0

10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

% acumulado
de artículos
 EL INVENTARIO FÍSICO
Se hace in situ, mediante inspección ocular y recuento de las unidades almacenadas para anotar las
existencias, a la fecha de cierre del ejercicio de un periodo dado. La realización del recuento e inventario
involucra a casi todos los recursos humanos de la empresa y, generalmente, se lleva a cabo cuando la
actividad está paralizada.

Cuando la participación es masiva, se debe organizar adecuadamente para no dar lugar a errores
tales como: La repetición, el olvido de algún lote, la confusión de códigos o descripción. El inventario, como
trabajo de equipo, debe ser organizado por un responsable o jefe que sepa las tareas que hay que realizar y
prepare con tiempo suficiente el procedimiento a seguir, el material, fichas o soportes que se utilizarán en las
anotaciones y el personal que realizará los recuentos.

EL PROCESO DEL INVENTARIO FÍSICO

La técnica para la realización del inventario está sujeta a unos principios y consideraciones previos
que se cumplen efectuando las siguientes operaciones:

Decidir la época del inventario. Está deberá coincidir con el periodo de menor actividad, para
evitar complicaciones y disponer de más personal. Durante la época de menor actividad hay menos
existencias; esta demostrado que los errores en el inventario son directamente proporcionales a la
cantidad de artículos a inventariar. Si la fecha elegida no coincide con el final del ejercicio anual,
será necesario seguir contablemente todos los movimientos de material, desde el momento del
inventario físico hasta el fin del ejercicio.

Instruir al personal. Sobre la finalidad del inventario y las reglas a seguir. Conviene nombrar a uno o
más jefes de grupo, los cuales tendrán la función de seleccionar al personal y adiestrarlo, e incluso
examinar los artículos ya inventariados para verificar que no existen errores y comprobar el grado de
atención de los empleados.

Prepara el almacén. Consiste en ordenar la mercadería de forma racional para controlarla más
rápidamente. Se reúnen artículos que estén dispersos en distintas secciones o estantes, se tiran
embalajes vacíos, se arreglan confecciones abiertas o empaquetadas, etc. También hay que marcar
los artículos vendidos, pero que no han salido del almacén, y la mercadería recibida que aún no ha
sido facturada. Esta actividad, además de facilitar el inventario, sirve para reacondicionar, por lo
menos una vez al año, el almacén.

Programar las fechas de trabajo, para reducir al mínimo los inconvenientes y las posibilidades de
error y duplicidad. Una vez programada la fecha inicio de la operación, se comunicara al almacén, a
la oficina comercial, a las distintas secciones y, si es preciso, a los clientes.
Preparar los impresos o formularios necesarios. Éstos serán el soporte donde anotaremos las
diferentes cantidades inspeccionadas. El formato debe permitir:

1) Disponer los objetos inventariados por grupos o categorías, con la descripción de sus
características físicas y de mercado.

2) La referencia o código de cada mercadería, la expresión cuantitativa, su descripción y la unidad

de medida a utilizar para cada artículo (piezas, kilos, litros, metros u otras.).

3) La valoración de los objetos inventariados. Está será a precio costo; pero si la empresa lo desea,
también se puede una columna para incluir el precio de venta o de comercio.

No existe una norma que imponga un formato determinado; por lo cual, la empresa puede utilizar
folios o confeccionar impresos que se adapten a las necesidades y características de los productos
que tiene almacenados. También puede adquirir formularios de formato estándar; con su uso se
pretende disminuir los peligros de confusión, identificar los artículos dudosos a través de su
ubicación, evitar errores de duplicidad, cuando un artículo está colocado en dos lugares diferentes, o
sobre posiciones, cuando dos o más personas operan simultáneamente.