Fecha: 05 de Diciembre 2017

SENACSA - Preparó: Equipo Técnico

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FUNDASSA Hoja Nº - 1/8
PROCEDIMIENTO PARA CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE
VACUNAS DE LA CSA

Introducción
Un S.O.P. consiste en una serie de instrucciones escritas que documentan
una rutina o actividad repetitiva que tiene lugar dentro de una organización
y representa una parte primordial dentro de la Cultura de Calidad ya que
brinda a las personas la información necesaria para desempeñar las tareas
de manera correcta facilitando la consistencia del resultado en calidad e
integridad. Los SOPs son documentos que describen de forma clara y
sencilla la manera de realizar una operación o un proceso y las
responsabilidades de las personas implicadas en el mismo.

Todos los registros, datos, nóminas y otra información perteneciente al SOP

deberán ser mantenidos en archivo y estar disponible para el auditado del
SENCASA.
Marco normativa.
Este SOP esta encuadrado en las funciones asignadas al personal de las
Comisiones de Salud Animal –CSA- por el acuerdo SENACSA- FUNDASSA,
instituidas en El Manual Técnico Operativo para la Vacunación Contra la
Fiebre Aftosa 2017, y la resolución del SENACSA 199/12 que establece los
requerimientos y procedimientos de las Casas Expendedoras de biológicos
y los Centros de Distribución de Vacunas de las Comisiones de Salud
Animal.

Descripción
La vacunación es un proceso secuencial que comienza con la elaboración de
la vacuna y finaliza cuando ésta es aplicada en el animal y se genera la
protección inmunitaria.
Por tratarse de una sucesión de acciones, cada uno de los eslabones que
conforman esta cadena debe ser individualmente preciso para alcanzar el
objetivo final buscado.
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PROCEDIMIENTO PARA CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE
VACUNAS DE LA CSA

Responsabilidades
Las Comisiones de Salud Animal en sus Centros de Distribución de Vacuna,
los Coordinadores, Subcoordinadores, Certificadores y Vacunadores
designados por la CSA, con la aprobación del SENACSA son los responsables
de la operatoria de la vacunación.

Ámbito de aplicación.
Este SOP está dirigido a las Comisiones de Salud Animal, responsables de
los Centros de Distribución de Vacunas (CDV), los asesores técnicos
veterinarios y los operadores del modulo informático de los CDV.
Las funciones y requisitos que deben reunir para la habilitación y
procedimientos de los CDV se encuentran determinadas por Resolución de
la Presidencia del SENACSA Nº 199/12.

Centro de Distribución de Vacunas (CDV)

Creado por Resolución Nº 199/2012 del SENACSA
Responsables: Serán responsabilidades de las CSA responsables de
los CDV:
a.- Cumplir con todas las disposiciones establecidas para la habilitación por
el Servicio Oficial.
b.- Disponer en lugar visible del Certificado de habilitación vigente del
SENACSA y la calcomanía pertinente.
c.- Utilizar y mantener actualizada la planilla de Registro Diario de
Temperatura.
d.- Mantener las condiciones higiénico - sanitarias y de infraestructura.

Para cumplir con los requisitos y procedimientos establecidos en la

Resolución 199/2012 se deberá:

 Habilitar o rehabilitar el CDV:

A. Los requisitos legales son los siguientes:

La CSA deberá solicitar a la UZ de su jurisdicción la habilitación como CDV, por
lo menos 15 días antes de la fecha en que se tiene previsto iniciar para operar
en el CDV. Nunca un CDV podrá iniciar sus operaciones antes de contar con la
resolución de habilitación/rehabilitación del año respectivo.
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Los documentos a presentar para la habilitación son los siguientes:
 Solicitud de habilitación de Casas Expendedoras y/o Centros de
Distribución de Vacuna Antiaftosa de la Comisión de Salud Animal
debidamente completada, firmadas por el responsable de la CSA y de un
Asesor técnico veterinario (Anexo); proveída por el SENACSA,
adjuntando:
a). - Fotocopia del Registro Único del Contribuyente (RUC).
b). - Fotocopia autenticada de la Cedula de Identidad y del
Registro Profesional actualizado expedido por el Ministerio de
Agricultura y Ganadería, del Asesor Técnico Veterinario.
c). - Fotocopia autenticada de la Cedula de Identidad del
responsable de la operación en el Modulo “Casas Expendedoras de
Vacuna” del Sistema Informático SIGOR III, quien debe tener como
mínimo un nivel de operador básico de computadoras.
d). - Abonar el arancel correspondiente al SENACSA.

B- los requisitos técnicos sanitarios mínimos requeridos para aprobar la

habilitación por parte del Jefe de Unidad Zonal son los siguientes:
1. La corriente eléctrica deberá ser continua y segura.
2. Disponer de generador alternativo de corriente con capacidad suficiente al
requerimiento del Centro de Distribución de Vacuna antiaftosa de la
Comisión de Salud Animal para casos de corte de suministro de energía
eléctrica en donde se asegure la cadena de frio de las vacunas. Los
generadores deberán contar con un sistema de arranque automático en
caso de cortes de suministro eléctrico o en su defecto contar con un
procedimiento de emergencia debidamente documentado con un
responsable permanente.
3. Disponer conexión a Internet, la conexión debe ser segura y permanente
ya que no se podrá expedir ningún documento ni vacuna sin la emisión de
certificados.
4.- Disponer de una computadora con Sistema Operativo Windows XP o
superior, Linux con impresora láser o a chorro de tinta. Especificaciones
tecnológicas para soporte del Modulo “Casas Expendedoras de Vacuna”
del Sistema Informático SIGORIII, ver anexo.
5.- Contar con equipo de refrigeración (visicooler, equipo de refrigeración
industrial o cámara de frío), de uso exclusivo para los biológicos, cuya
capacidad máxima de almacenamiento será determinada por el Servicio
Oficial (SO), de acuerdo a la capacidad del equipo. No se permitirán la
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utilización de heladeras tipo domésticas para el mantenimiento de
vacunas.
6.- Contar con un termómetro digital por cada equipo de refrigeración.
7.- Disponer de un stock de cajas térmicas compatibles con la capacidad
máxima de almacenamiento de los equipos de refrigeración, determinada
por el Servicio Oficial (SO).
8.- Disponer de condiciones para mantener un stock de hielo suficiente para
refrigeración del biológico.
9.- Contar con las condiciones higiénico - sanitarias y de infraestructura.

Solo una vez que el CDV cuente con el Certificado de habilitación el CDV podrá
operar.

PASOS RESPONSABLES ACTIVIDAD

1- Adquisición de  CSA  Proveer correctamente a la casa
vacunas de expendedora, el número de RUC y el
Casas N° de habilitación del CDV de
expendedoras destino.
tipo A  Controlar el Certificado Oficial de
venta de vacuna, y que los datos
estén correctamente completos.
 Comunicar al JUZ la próxima
inmediata (12 hs antes por lo menos)
llegada de vacuna al CDV a fin de
realizar su verificación de llegada.
2- Transporte y  CSA  Transportar los Frascos de vacunas
Recepción de en cajas térmicas y con la cantidad
vacuna en el adecuada de hielo, directamente de
CDV la Casa expendedora, en vehículos
adecuados, nunca en transporte
público ni en la carrocerías de
camionetas expuestas al sol.
Encarpadas.
 Nunca abrir la caja térmica sin la
presencia del funcionario oficial.
 Las dosis automáticamente son
 JUZ dadas de alta en el SIGOR
 Controlar el estado de recepción de
las vacunas y labrar acta según sus
procedimientos.
 En caso de no cumplirse estos
procedimientos o la adecuada
conservación de la vacuna el JUZ
deberá intervenir las vacunas.
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3- Manejo de la  Operador de  Una vez habilitado por el funcionario
vacuna en el CSA oficial, deberá disponer de los
CDV frascos de vacuna en los equipos de
frio, lo más rápido posible a fin de
mantener la cadena de frío del
biológico.
 Asesor  Controlar el procedimiento
técnico
Veterinario
4- Emisión de  Operador  Deberá ingresar al SIGOR, al
Certificado de informático de Modulo Casa expendedora, ingresar
vacuna CDV a la pantalla de expedición de
“Certificado de Venta”
 Deberá tildar el Tipo de comprador,
que obligatoriamente en el caso de
pequeños productores atendidos por
VA, se emitirán los certificados a
nombre del vacunador. En caso de
propietarios mayores, se tildará
“Propietario Ganadero” y se emitirá
el certificado a nombre del
Ganadero; este certificado podrá
utilizarse en todos los propietarios
dentro de ese código de
establecimiento.
 Introducir el Doc. Comprador,
teniendo en cuenta lo descripto en el
párrafo anterior.
 Establecimiento: en caso de que el
destinatario sea un ganadero mayor,
se deberá tener muy en cuenta el
código de establecimiento de
destino.
 Completar los datos de la persona
que retira la vacuna, con su C.I, con
la forma de embalaje.
 Detalle de la venta: elegir la marca,
la Serie, la totalidad de frascos y las
dosis por frascos a emitir. Tener
mucho cuidado en caso de que el
CDV cuente en stock con más de 1
serie, marca o tipo de vacuna.
 Emitir el certificado.
5- Anulación de  Operador  En caso de constatarse un error, el
certificado informático de certificado se podrá anular y volver a
oficial de CDV. imprimirse por una sola vez.
vacuna. teniendo en cuenta la eliminación
del primer certificado…
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 Se deberá anotar en el certificado
anulado el motivo de la anulación y
deberá estar firmada por el asesor
veterinario responsable del CDV.
 Estos certificados anulados deberán
estar anexados en la carpeta de
documentaciones.
6- Control diario  CSA  Controlar diariamente la temperatura
de de los equipos de frio, que deberá
temperatura. contar cada uno con un termómetro
digital en donde se pueda visualizar
la temperatura interna de los
equipos.
 Llenar la planilla (adjunta) una por
equipo, dos veces por día, anotando
la hora de toma y la temperatura
exacta en el momento de la toma,
tener en cuenta las horas críticas de
más calor a fin de controlar la
temperatura.
 La planilla deberá estar debidamente
completada día a día y será
supervisada por el funcionario oficial.
7- Monitoreo del  Asesor  Utilizar semanalmente los reportes
funcionamiento técnico de “Casas Expendedoras”
veterinario. o Cantidad de Dosis vendida
por Casa Expendedora
o Informe de venta de vacunas
o Informe Diario de
Movimiento de Vacunas
o Stock disponible de Casas
expendedora.
 Los reportes deberán emplearse a
fin de monitorear el funcionamiento
del CDV, por ejemplo el stock
disponible en el SIGOR, siempre
deberá coincidir con el stock en los
equipos de frio
8- Perdida de  CSA  En caso de que el operador verifique
cadena de frio la perdida de la cadena de frio de las
en CDV vacunas, deberá comunicar
inmediatamente a la Oficina de
Senacsa correspondiente para la
intervención respectiva.
9- Perdida de la  Responsable  Cada CSA deberá disponer de un
energía de la CSA funcionario responsable del control
eléctrica/ o del funcionamiento de los equipos de
desperfecto de frio y del mantenimiento de la
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los equipos de energía eléctrica, incluso los fines de
frio. semana.
 En caso de pérdida de la
alimentación eléctrica deberá
accionar inmediatamente el
generador de electricidad alterno a
fin de que los equipos de frio
funcionen adecuadamente.
 Se llenera un Acta por cada vez que
se corte la energía eléctrica y se
haga funcionar el generador, el
modelo del acta figura en el ANEXO.
 En caso de producirse desperfectos
de los equipos de frio,
inmediatamente se deberá prever la
disposición de las vacunas en caja
térmica con la proporción de hielo
indicada (3 de hielo y 1 de vacuna),
y aplicar controles permanentes de
la temperatura en la caja térmica.,
igualmente se llenará el mismo acta
del Anexo.
10- Transferencia  Asesor  Se dispondrá la transferencia de
de vacunas veterinario vacunas antiaftosa entre periodos de
entre C.D.V. encargado del vacunación de un CDV a otro a fin
de C.S.A. C.D.V. de garantizar un mejor
mantenimiento de las mismas. En
cambio las vacunas antibrucélicas
estarán a disposición su
transferencia durante todo el año.
 Se deberá emitir un certificado en el
CDV de origen especificando
claramente el número de habilitación
del CDV de destino así como el RUC
y cantidad de dosis a trasferir, luego
trasladar las vacunas físicamente
junto con el certificado al CDV de
destino. En el caso de las vacunas
antiaftosa antes del inicio del periodo
se deberá realizar el mismo
procedimiento a fin de regularizar el
stock de los CDV.
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ANEXO I

ACTA DE CONTINGENCIA DE CENTROS DE DISTRIBUCIÓN DE VACUNAS:

CASA EXPENDEDORA HABILITACIÓN N°…………………

EN LA CIUDAD …………………………………, EL DIA ……………………………………………………, SIENDO LAS

……………………………HORAS

SE CONSTATA

CORTE DE ENERGIA ELECTRICA

DESPERFECTO DEL EQUIPO DE FRIO , Número:…………………………..

MEDIDAS CORRECTIVAS

GENERADOR , HORA DE INICIO…………… HORA DE APAGADO……………

CAJAS TERMICAS , CANTIDAD DE CAJAS…………….., CANTIDAD DE FRASCOS………

CANTIDAD DE HIELO……………………
RESTABLECIMIENTO DE LA CONDICIONES INICIALES

REPOCISION DE ENERGIA ELECTRICA DIA………………….., HORA…………………………..

RESTABLECIENTO DE EQUIPO DE FRIO DIA………………….., HORA……………………………

OBSERVACIONES…………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

CIERRE DEL ACTA: FECHA:…………………………..HORA:…………………………….

FIRMA DEL RESPONSABLE:………………………………………………………………., CI:

FIRMA DEL ASESOR TÉCNICO VETERINARIO:……………………………………..