PROCESO DE PROTECCION ANIMAL

SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD
CÓDIGO: PRA-SPA-I-030 V.2
GESTION DE SANIDAD ANIMAL
INSTRUCTIVO: EJECUCION DE LA VACUNACION CONTRA ENCEFALITIS EQUINA
VENEZOLANA

OBJETIVO

Establecer las consideraciones generales de acuerdo a la normatividad vigente para la ejecución de la

vacunación contra Encefalitis Equina Venezolana de acuerdo a las jornadas establecidas por el ICA o por la
ejecución de terceros, en los diferentes municipios o veredas por debajo de los 1.500 m.s.n.m, donde se puede
presentar la enfermedad y/o donde el ICA lo considere pertinente. El presente instructivo va dirigido los
responsables departamentales del programa de equinos, jefes de oficinas locales, médicos veterinarios y
técnicos de campo, responsables de la supervisión y ejecución de la vacunación en aquellos municipios en
riesgo de los diferentes departamentos del país.

1. GENERALIDADES

El Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) es la autoridad competente para proteger la sanidad animal en
Colombia y coordinar las acciones relacionadas con programas de prevención, control, erradicación de
enfermedades de importancia cuarentenaria o de interés económico nacional, con el fin de prevenir la
introducción y propagación de enfermedades que puedan afectar al sector agropecuario nacional.

El ICA estableció mediante la resolución N° 6646 de 2017 las medidas sanitarias para la prevención y el control
de la Encefalitis equina venezolana. En su artículo 3 establece “la vacunación obligatoria en los équidos
ubicados en áreas por debajo o iguales a 1.500 m.s.n.m”. La misma, tuvo una modificación mediante la
resolución N°105991 del 2021, en su artículo 3 y 5, adicional, se establecieron otras disposiciones.

En municipios o veredas donde en algunos puntos de georreferenciación de como resultado una altimetría
mayor a los 1.500 m.s.n.m pero en otros puntos del mismo municipio o vereda se presente una altimetría menor
a los 1.500 m.s.n.m, se deberá realizar la vacunación de los équidos, ya que estos animales podrían
movilizarse a zonas establecidas en la normatividad vigente (áreas por debajo o iguales a 1.500 m.s.n.m) y
deberán contar con el requisito sanitario para efectos de movilización mediante GSMI.

De igual forma en el parágrafo 2 del artículo 4 de la Resolución N° 6646 de 2017, se establece que, “la vacuna
contra EEV adquirida por el ICA, estará dirigida a realizar inmunizaciones estratégicas en poblaciones
de équidos, en los casos que se requiera atención de emergencias o cuando según criterio del instituto
las circunstancias lo ameriten. La vacunación es subcutánea en la región cervical y puede aplicarse a partir
de los tres meses de edad. No se recomienda la vacunación en hembras preñadas. La vacuna autorizada es
una cepa viva atenuada Cepa TC83; la vigencia de la vacuna es de dos años contados a partir de la fecha de
emisión del certificado de vacunación.

2. DESCRIPCIÓN DE TAREAS

2.1 Adquisición de la vacuna contra Encefalitis Equina Venezolana.

Desde la Subgerencia de Protección Animal se asigna el presupuesto para la compra de las dosis de vacuna
para la vigencia del año siguiente, el cual es informado al Responsable nacional del programa de enfermedades
equinas de la Dirección Técnica de Sanidad Animal.

El Responsable nacional del programa de enfermedades equinas, realiza la solicitud de cotización a la

empresa productora de la vacuna para conocer el precio actualizado del biológico, con el objetivo de tener la
proyección de las dosis que se van a adquirir el siguiente año, de acuerdo al presupuesto asignado para este
rubro.

También se encargara de realizar la programación de metas departamentales de vacunación para cada

vigencia, las cuales serán comunicadas de forma oportuna al profesional responsable de la ejecución y
seguimiento del plan de acción operativo de la Dirección Técnica de Sanidad Animal. También programara las

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dosis disponibles de vacuna y la distribución departamental de las mismas de acuerdo a las zonas establecidas
para realizar la vacunación, con el ánimo de establecer la planeación de metas vacúnales de la vigencia en
curso y a su vez el cumplimiento de dichas metas durante la vigencia.

2.2 Distribución de las dosis de vacunas a nivel nacional.

El Responsable nacional del programa de enfermedades equinas deberá solicitar a los responsables
departamentales, la información de las dosis que se requieren, de acuerdo a la disponibilidad y stock de
vacunas presentes en su departamento de vigencias anteriores, teniendo en cuenta la meta establecida en el
plan de acción operativo para la presente vigencia.

También deberá consolidar la información por departamento, municipio, dirección de entrega, responsable de
recibir la vacuna, teléfono de contacto y fecha de la solicitud, esta información se reportará a la empresa
responsable de producir y distribuir el biológico, que, para el caso de Colombia es la Empresa Colombiana de
Productos Veterinarios (VECOL). Adicional a esta solicitud se adjuntará la distribución del biológico en cada
departamento y se informará en cada seccional del ICA a los responsables departamentales de la especie
equina.

NOTA: Si se conoce la información de la distribución de la vacuna a nivel de oficinas locales y existe cadena de
frio para su conservación, se puede solicitar que la vacuna sea enviada directamente a la oficina local ICA
correspondiente, contando con la respectiva autorización y seguimiento del responsable seccional del programa
de enfermedades equinas a la oficina local donde se realice el envío del biológico.

2.3 Recepción de la vacuna a nivel departamental.

Una vez se entregue el biológico, estará en cadena de custodia por parte del responsable seccional del
programa de enfermedades equinas y/o el responsable de oficina local según corresponda, garantizando la
cadena de frio y su conservación adecuada. Es necesario llevar un inventario de la vacuna para evitar pérdidas
y facilitar el control del biológico en la seccional, por lo tanto dicha información deberá ser consolidada en la
forma 3-1527 “Reporte vacunación Encefalitis Equina Venezolana” – Hoja 3 según las instrucciones de uso de
la forma oficial establecida; Se deberá informar por correo electrónico al responsable nacional del programa de
enfermedades equinas, la recepción de la vacuna y el recibido a satisfacción.

2.4 Reuniones técnicas de coordinación para ejecución de la vacunación a nivel municipal.

El Responsable seccional del programa de enfermedades equinas, el responsable de oficina local, médicos
veterinarios y/o técnicos de apoyo, podrán acordar y programar jornadas de vacunación con fechas probables
para su ejecución, mediante coordinación con los asistentes técnicos de las alcaldías municipales, UMATAS,
secretarias de salud y agricultura municipales o departamentales, agremiaciones, asociaciones de
equinocultores y todas aquellas personas interesadas en la inmunización de los équidos, teniendo en cuenta las
zonas geográficas en donde se realizara la vacunación y stock de vacunas del cual dispone la seccional en el
momento.

La idea de la coordinación de estas jornadas de vacunación NO es que el ICA realice las actividades de
vacunación, sino que sea el personal de las alcaldías municipales, UMATAS, Secretarias de salud y agricultura
municipal o departamental, agremiaciones y asociaciones de equinocultores, quienes realicen dichas
vacunaciones. El ICA se encargará de entregar el biológico impartiendo las instrucciones del manejo y la
conservación del mismo mediante los formatos establecidos para tal fin.

NO es necesario coordinar desplazamientos para entregar el biológico y este podrá ser recogido por los
interesados en las diferentes sedes de las oficinas locales del ICA previa coordinación con el responsable

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seccional del programa de enfermedades equinas o con el responsable de oficina local, por tal motivo se aclara
que no se aprobaran comisiones para entregas de biológico o recolección de Ruv´s.

2.5 Ejecución de la vacunación.

2.5.1 Por parte de Médicos veterinarios en ejercicio de su práctica privada.

A cargo de los Médicos veterinarios particulares que adquieren la vacuna en establecimientos autorizados y la
aplican a los ejemplares équidos como práctica privada profesional. Tienen a su cargo el manejo, refrigeración,
adecuada aplicación, disposición de los frascos vacíos y materiales utilizados durante la aplicación del
biológico. Deben tener claro el tiempo de uso de la vacuna después de reconstituida y la disposición de los
sobrantes. (Esta vacuna no será suministrada por el ICA, ya que deberá ser adquirida de manera particular).
Esta actividad no será tenida en cuenta en los reportes de plan de acción del ICA.

2.5.2 Por parte de las personas delegadas por las Alcaldías municipales, UMATAS, secretarias de salud
y agriculturas municipales o departamentales, agremiaciones y/o asociaciones de equinocultores.

Son responsables de recibir y custodiar el biológico en las jornadas de vacunación. Tienen a su cargo el
manejo, refrigeración, adecuada aplicación, disposición de los frascos y materiales utilizados durante las
jornadas de vacunación. Deben tener claro el tiempo de uso de la vacuna después de reconstituida y la
disposición de los sobrantes.

Se deberá diligenciar y firmar al momento de la entrega del biológico el “Acta de entrega de vacuna Encefalitis
Equina Venezolana” (forma 3-1526) tanto por el funcionario y/o contratista ICA como por la persona que asume
la responsabilidad de la custodia, transporte y aplicación del biológico, se deberá establecer entre las partes y
relacionar en dicha forma la fecha de entrega de los Ruv´s diligenciados como soporte de las vacunas
aplicadas, el material y el biológico sobrante por parte del delegado para la aplicación de la vacuna, esta fecha
deberá cumplirse y dicho documento se considera como un acuerdo formal entre las partes.

De igual forma, se deberán suministrar (por parte del ICA) las agujas y/o jeringas y las dosis requeridas para la
jornada de vacunación. Adicional se entregarán los “certificados de vacunación contra encefalitis equina
venezolana” (forma 3-884) que deben ser diligenciados por las personas responsables de la custodia transporte
y aplicación del biológico durante el desarrollo de la jornada. Los formatos se deben diligenciar con letra
imprenta legible, con tinta negra indeleble, sin tachones ni enmendaduras, este formato es el documento oficial
del instituto (forma pre-impresa) por lo cual debe tenerse especial cuidado en su uso, diligenciamiento y
custodia, los formatos anulados o dañados deberán ser devueltos al ICA, al igual que los insumos que no se
hayan utilizado

En caso de que las personas delegadas por la entidad solicitante no tengan la experticia necesaria para el
manejo del biológico y la aplicación del mismo durante el desarrollo de la jornada de vacunación, el ICA podrá
realizar un acompañamiento puntual para capacitar al personal que va a realizar la actividad. Es importante
tener en cuenta que bajo ningún concepto este acompañamiento se considera una obligación para la ejecución
de la vacunación por parte del funcionario o contratista del ICA, simplemente será un apoyo técnico para dar
inicio a las jornadas de vacunación que deberá asumir la entidad solicitante.

2.5.3 A cargo de funcionarios y/o contratistas ICA.

La ejecución directa de la vacunación por parte de funcionarios y/o contratistas ICA solo se llevará a cabo ante
la presencia de un caso positivo o brote de la enfermedad, dicha vacunación estará direccionada en la zona
focal y de vigilancia activa determinadas por las coordinaciones epidemiológicas regionales de su jurisdicción,
responsables de coordinar la atención de la emergencia sanitaria, estas actividades se describen de manera

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puntual en el instructivo código: PRA-SPA-I-044 ”Atención y control de focos de la Encefalitis Equina

Venezolana”.

Se pueden presentar situaciones en que comunidades o asociaciones de productores, soliciten al ICA

directamente la vacunación de équidos en zonas apartadas, de difícil acceso o que no cuentan con cobertura
de ninguna entidad municipal o departamental que realice esta actividad, por lo cual en este tipo de casos,
el funcionario y/o contratista ICA, podrá realizar la ejecución de la vacunación acorde a las disposiciones
técnicas establecidas en el presente instructivo y con autorización de la Gerencia seccional y seguimiento por
parte de la Dirección Técnica de Sanidad animal en los casos que amerite. Esta excepción también aplica en
aquellas zonas donde se programa un punto de concentración de équidos (escuelas veredales, parques
centrales de caseríos, canchas de futbol veredales, etcétera) en donde los responsables de los animales lleven
los équidos para ser vacunados.

Los funcionarios o contratistas ICA tienen a su cargo el manejo, refrigeración, adecuada aplicación, disposición
de los frascos y materiales utilizados durante las jornadas de vacunación. Deben tener claro el tiempo de uso
de la vacuna después de reconstituida y la disposición de los sobrantes.

Adicional el personal del ICA (funcionarios y contratistas) deberán diligenciar por cada predio o propietario de
équidos el respectivo registro de vacunación con letra imprenta legible, con tinta negra indeleble, sin tachones
ni enmendaduras el “certificado de vacunación contra encefalitis equina venezolana” (forma 3-884) que es el
documento oficial del instituto pre-impreso (talonarios) y debe tenerse especial cuidado en su uso,
diligenciamiento y custodia. El original de este documento será entregado al responsable sanitario de los
animales, la copia, debe reposar en el archivo de la oficina local teniendo en cuenta las disposiciones de la
oficina de gestión documental y las tablas de retención documental vigentes, estos deberán ser reportados en el
respectivo plan de acción durante el mes que se ejecutó la vacunación.

Es importante mencionar que la atención de cualquiera de las actividades inmersas en la vacunación contra
EEV, que sean atendidas por funcionarios y/o contratistas ICA, deberán ser atendidas acorde a la jurisdicción
de las oficinas locales, con el fin de no generar demoras en el desplazamiento, atención de la actividad y gastos
innecesarios de los recursos asignados al programa sanitario.

2.6 Reporte de la vacunación ejecutada.

2.6.1 Médicos Veterinarios en ejercicio de su práctica privada.

Como se describió en el numeral 2.5.1 del presente instructivo, los Médicos veterinarios particulares que
realicen la vacunación de EEV, deberán emitir el respectivo certificado de vacunación bien sea individual o por
unidad productiva (predio), en el mismo debe registrarse:

 Nombre
 Propietario o responsable sanitario de los  Fecha de vacunación
animales  Edad del animal (aproximada)
 Nombre de predio  Identificación del animal (microchip, hierro,
 Ubicación: departamento, municipio y etc.)
vereda  Nombre del biológico
 Nombre del animal  Fecha de vencimiento
 Sexo  Lote registro ICA.

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2.6.2 Personas delegadas por las Alcaldías municipales, UMATAS, secretarias de salud y agricultura
municipales o departamentales, agremiaciones, asociaciones de equinocultores.

Las personas delegadas por las instituciones que reciben el biológico para su aplicación, una vez realicen la
vacunación programada, deberán reportar a la oficina local ICA donde se entregó el biológico y los
implementos, la ejecución de la misma mediante oficio escrito, adicional, deberán entregar las copias de los
RUV diligenciados (forma 3-884) (el original de este documento será entregado al responsable sanitario de los
animales), de acuerdo a la fecha de entrega establecida en el “Acta de entrega de vacuna Encefalitis Equina
Venezolana” (forma 3-1526). En caso de sobrantes de biológico e implementos no utilizados, así como de los
RUV no diligenciados, anulados y dañados, estos se deberán devolver a la oficina local ICA donde se entregó el
biológico y los implementos.

Si se presenta la situación de no utilizar todas las dosis entregadas por el ICA, pero que se aplicaran en otras
jornadas, en fechas posteriores a la establecida en el “Acta de entrega de vacuna Encefalitis Equina
Venezolana” (forma 3-1526), se deberá informar mediante oficio escrito a la oficina local ICA donde se entregó
el biológico y los implementos. Una vez se ejecute completa esta vacunación esta deberá ser informada
mediante oficio escrito y entrega de los soportes respectivos.

En caso de que la institución (alcaldías municipales, UMATAS, secretarias de salud y agricultura municipales o
departamentales, agremiaciones, asociaciones de equinocultores) cuente con contrato vigente para la
recolección de residuos de riesgo biológico, deberá realizar la disposición de los frascos vacíos de biológico,
jeringas, agujas y demás implementos utilizados en la jornada de vacunación. Si no cuentan con este servicio,
deberán realizar la correcta disposición de los mismos, acorde a las disposiciones establecidas en la
normatividad vigente relacionada con este proceso (decreto 351 del Ministerio de salud y protección social “por
el cual se reglamenta la gestión integral de los residuos generados en la atención en salud y otras actividades”).

Una vez finalizado el proceso, el funcionario y/o contratista ICA (Jefe de Oficina local), deberá consolidar la
información y diligenciar el “Reporte vacunación encefalitis equina venezolana” (forma 3-1527) para reportar al
responsable seccional del programa de enfermedades equinas. Así mismo deberá enviar el “Acta de entrega de
vacuna Encefalitis Equina Venezolana” (forma 3-1526) escaneada con la información correspondiente.

NOTA: El incumplimiento de la fecha de entrega establecida en el “Acta de entrega de vacuna Encefalitis

Equina Venezolana” (forma 3-1526) podrá traer como consecuencia, la no entrega de futuras dosis de vacunas
y de ser el caso, retiro de las existentes. La Institución que asumió la aplicación del biológico podrá solicitar una
extensión de la fecha de entrega establecida explicando las razones del no cumplimiento de la fecha pactada
inicialmente e informando la nueva fecha de entrega, esta información la podrá realizar mediante oficio o correo
electrónico dirigido al jefe de oficina local o al responsable seccional del programa de enfermedades equinas.

2.6.3 A cargo de funcionarios y/o contratistas ICA.

Es importante recordar que el original del “certificado de vacunación contra encefalitis equina venezolana”
(forma 3-884) será entregado al responsable sanitario de los animales, la copia, debe reposar en el archivo de
la oficina local teniendo en cuenta las disposiciones de la oficina de gestión documental y las tablas de
retención documental vigentes.

Una vez finalizado el proceso, el funcionario y/o contratista ICA (Jefe de Oficina local), deberá consolidar la
información y diligenciar la pestaña “reporte municipal” en el “Reporte vacunación encefalitis equina
venezolana” (forma 3-1527) para reportar al responsable seccional del programa de enfermedades equinas.

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NOTA: La forma 3-884 “certificado de vacunación contra encefalitis equina venezolana” es un

documento preimpreso donde se establecieron las categorías etareas de los animales según sean
menores o mayores. Sin embargo en el sistema para guías de movilización, las categorías etareas son
más específicas por grupos etareos pequeños, por esta razón es importante tener en cuenta al momento
de reportar la vacunación, la edad específica del animal, para luego no tener inconvenientes al momento
de cargar la información al sistema.

2.7 Movilización De Équidos. (Resolución ICA 105991 del 17/09/2021).

Para la movilización de équidos desde, hacia y entre cualquier área geográfica del país, con destino a predio,
planta de beneficio o concentración de animales, se requerirá la expedición de la Guía Sanitaria de Movilización
Interna - GSMI, con base en el registro sanitario del predio pecuario, el censo de animales reportado y
actualizado en el sistema de información oficial y a las condiciones de vacunación de los animales de acuerdo
al área geográfica o propósito de la movilización descritas a continuación:

 Solamente se exigirá la vacunación de los animales contra EEV, si el lugar de origen se encuentra en
un área geográfica localizada entre cero (0) y mil quinientos metros sobre el nivel del mar (1.500
msnm).
 Para la solicitud de la movilización, los équidos deben contar con vacunación vigente o haberse
efectuado la misma por lo menos quince (15) días antes de tramitar la GSMI. La vigencia de la
vacunación es de 2 años.
 Para movilizaciones de équidos en donde los predios y concentraciones de origen y los predios,
concentraciones y plantas de beneficio de destino, se encuentren dentro de áreas geográficas
superiores a los 1500 msnm, la vacunación contra EEV no será obligatoria.

En caso de comercialización de équidos en eventos de concentración (eventos recreativos, ferias comerciales,

cabalgatas, ferias exposición equina, festivales equinos, corridas de toros, corralejas, espectáculos taurinos,
eventos menores y eventos deportivos como coleo, concursos y competencias ecuestres, entre otros) y cuando
estos sean movilizados desde áreas geográficas superiores a los 1500 msnm, hacia áreas geográficas
ubicadas por debajo de los 1500 msnm, esta vacunación será responsabilidad del propietario de los animales
en el lugar de destino, dada la obligatoriedad de la vacunación mencionada en el artículo uno de la Resolución
105991.

En el caso del ingreso de équidos provenientes de zonas mayores a 1500 msnm con destino a concentraciones
ganaderas ubicadas en la zona menor a 1500 msnm y que no cuenten con la vacuna de EEV, estos podrán
movilizarse dentro de la zona menor hacia un predio en donde se debe realizar la aplicación del biológico, esto
considerando la responsabilidad que tiene el productor o responsable de los animales con respecto a la
aplicación de la vacunación en las zonas menores y a que las concentraciones ganaderas son lugares de
tránsito de animales.

2.8 Cargue del certificado de vacunación en el sistema de información para guías de movilización.

2.8.1 Expedido por Médicos Veterinarios en ejercicio de su práctica privada.

Para estos casos, los soportes para realizar el registro de la vacunación en el sistema de información para
guías de movilización o la herramienta tecnológica que se diseñe para este fin, son el certificado expedido por
el médico veterinario o médico veterinario zootecnista con tarjeta profesional y copia de la factura de compra del
biológico (vacuna EEV TC83), estos documentos deberán ser presentados por el productor o responsable de
los animales ante el ICA de manera digital o impresa. Una vez se cuente con estos dos soportes, se realiza el
cargue al sistema escaneando ambos en un mismo archivo.

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En cuanto al número de RUV, la oficina local o punto de servicio debe asignar un número constituido por los
dos últimos dígitos del año de emisión del certificado, los últimos 4 dígitos del documento de identificación del
productor o responsable de los animales y un numero de 3 dígitos relacionado con el consecutivo anual que
deberá llevar cada oficina local o punto de servicio durante la vigencia en la que se cargue el certificado emitido.
Ejemplo: El siguiente registro corresponde al año 2021 (21), últimos 4 números de documento (1234) y es el
primero registrado en esa fecha (001): 21-1234001.

Ahora bien, es importante considerar que en estos casos no se debe diligenciar el “certificado de vacunación
contra encefalitis equina venezolana” (forma 3-884), en razón a que la entidad no puede asumir la
responsabilidad que corresponde al profesional que realiza la aplicación de la vacuna y con el propósito de no
crear duplicación de registros.

Los funcionarios y/o contratistas ICA (oficinas locales y PSG) y el personal de las alcaldías municipales
autorizadas (convenios de cooperación técnica para la expedición de GSMI) que tienen perfil en el sistema de
información para guías de movilización o la herramienta tecnológica que se diseñe para este fin, para ingresar
las vacunaciones reportadas por los médicos veterinarios en ejercicio de su práctica privada deben tener en
cuenta:

 Verificar que el número de documento del productor o responsable de los animales coincida con la
información del sistema de información para guías de movilización o la herramienta tecnológica que se
diseñe para este fin.
 Verificar que el predio de origen se encuentra registrado en el sistema (en caso contrario se debe
registrar el predio acorde a las disposiciones establecidas en la resolución 090464 del 20 de enero de
2021 “Por medio de la cual se establece el Registro Sanitario de Predio Pecuario - RSPP” o la norma
que la modifique o sustituya)
 Revisar si el inventario de animales esta previamente cargado y con la identificación correspondiente,
también verificar si la vacunación ha sido cargada anteriormente para no generar duplicidad en la
información.
 Realizar la validación de la tarjeta profesional del medico veterinario o medico veterinario zootecnista
que emite el certificado de vacunación, a través del siguiente link de COMVEZCOL (consejo profesional
de medicina veterinaria y de zootecnia de Colombia)
http://administrador.consejoapp.com.co/index.php/consultas/profesionales
 Escanear los soportes (certificado de vacunación y copia de la factura de compra del biológico), en un
mismo archivo para cargarlos al sistema.

2.8.2 Expedido por funcionarios y/o contratistas ICA, personas delegadas por las Alcaldías municipales,
UMATAS, secretarias de salud y agricultura municipales o departamentales, agremiaciones,
asociaciones de equinocultores.

Los funcionarios y/o contratistas ICA (oficinas locales y PSG) y el personal de las alcaldías municipales
autorizadas (convenios de cooperación técnica para la expedición de GSMI) que tienen perfil en el sistema de
información para guías de movilización o la herramienta tecnológica que se diseñe para este fin para ingresar
las vacunaciones reportadas por el ICA o el personal delegado de instituciones publicas o privadas deben tener
en cuenta:

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 Verificar que el número de documento del productor o responsable de los animales coincida con la
información del sistema de información para guías de movilización o la herramienta tecnológica que se
diseñe para este fin.
 Verificar que el predio de origen se encuentra registrado en el sistema (en caso contrario se debe
registrar el predio acorde a las disposiciones establecidas en la resolución 090464 del 20 de enero de
2021 “Por medio de la cual se establece el Registro Sanitario de Predio Pecuario - RSPP”
 Revisar si el inventario de animales esta previamente cargado y con la identificación correspondiente,
también verificar si la vacunación ha sido cargada anteriormente para no generar duplicidad en la
información.
 Escanear los soportes (certificado de vacunación contra EEV- forma 3-884)
 En caso de encontrar irregularidades en los inventarios, movilizaciones y demás, se debe reportar al
responsable departamental de la especie equina y al responsable del programa de movilización
departamental.

El “certificado de vacunación contra encefalitis equina venezolana” (forma 3-884) es una forma preimpresa que
tiene un numero consecutivo asignado, el cual debe ser digitado en el sistema de información para guías de
movilización o la herramienta tecnológica que se diseñe para este fin, tal cual como lo indica el soporte.

En caso de que por algún error operativo, al digitar el número consecutivo, este ya se encuentre cargado en el
sistema, se deberá solicitar a través de un caso a la mesa de ayuda, la revisión del inconveniente.

Ejemplo:

Es importante recordar que las categorías etareas impresas en el “certificado de vacunación contra encefalitis
equina venezolana” (forma 3-884) corresponden a caballares, asnales y mulares tanto menores como mayores,

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sin embargo en el sistema para guías de movilización, las categorías etareas menores de un año, se detallan
en menores de 6 meses y de 6 hasta 12 meses, por esta razón es importante tener en cuenta al momento de
reportar la vacunación, la edad específica del animal, para luego no tener inconvenientes al momento de cargar
la información al sistema.

NOTA: La vigencia del certificado de vacunación en cualquiera de sus formas es de 2 AÑOS contados a partir
de la fecha de aplicación reportada en el mismo, sin importar la fecha en la cual se cargue al sistema.

2.9 Reporte de avance de vacunación por departamento al responsable nacional.

A cargo del responsable departamental de la especie equina esta el diligenciamiento, perfeccionamiento y envió
del “Reporte vacunación encefalitis equina venezolana” (forma 3-1527)

Como se indicó anteriormente, cuando la ejecución de la vacunación se realice por parte de funcionarios y/o
contratistas ICA o de personas delegadas por las Alcaldías municipales, UMATAS, secretarias de salud y
agricultura municipales o departamentales, agremiaciones, asociaciones de equinocultores, los responsables
de oficina local, deberán diligenciar el “Reporte vacunación encefalitis equina venezolana” (forma 3-1527) para
reportar al responsable seccional del programa de enfermedades equinas, tanto las vacunaciones realizadas
(hoja “reporte municipal”) como las entradas, salidas, traslados y devoluciones de biológico, RUV¨s (hoja
“inventario vacunas y RUV”) y los formatos “Acta de entrega de vacuna Encefalitis Equina Venezolana” (forma
3-1526) escaneados con la información correspondiente. El plazo máximo para el reporte de esta información
será el último día hábil del mes vigente.

El responsable seccional del programa de enfermedades equinas debe consolidar la información y diligenciar
en el “Reporte vacunación encefalitis equina venezolana” (forma 3-1527), la pestaña “resumen departamental”
acorde a los reportes que realizaron las oficinas locales relacionados con las vacunaciones ejecutadas. Esta
información debe enviarse los primeros cinco (5) días de cada mes al responsable nacional del programa de
enfermedades equinas.

Si no hay avances en la vacunación mensual, igualmente se deberá remitir la base de datos, reportando en
ceros el mes correspondiente. El reporte de vacunación que se realiza al responsable nacional de la especie
equina debe ser solo de los municipios del departamento asignado.

También es importante realizar el reporte de la información a la persona encargada en la seccional de la

consolidación del PLAN DE ACCION OPERATIVO, que deberá ser remitido a la Dirección Técnica de Sanidad
Animal de acuerdo a las disposiciones establecidas en el instructivo “Plan de acción operativo de la Dirección
Técnica de Sanidad Animal, código: PRA-SPA-I-001

NOTA: Si por alguna eventualidad o situación excepcional, se tienen reportes de ejecución de vacunación en
municipios de otro departamento, estos deberán informarse al responsable departamental de la especie equina
para efectos de consolidación de la información y evitar duplicidad de la misma. Por ningún motivo una
seccional deberá reportar directamente al nivel nacional vacunaciones realizadas en municipios de otros
departamentos.

NOTA: En caso de presentarse reporte de équidos vacunados en meses anteriores a los ya reportados en el
“Reporte vacunación encefalitis equina venezolana” (forma 3-1527), la fecha de entrega se tomará como fecha
de vacunación tanto para el plan de acción como para la forma 3-1257. Se deberá anotar en los soportes
entregados firma del funcionario o contratista y fecha en que se recibe la información.

No se deberán reportar en Plan de Acción Operativo, las vacunaciones ejecutadas por parte de Médicos
veterinarios en ejercicio de su práctica privada.

Forma 4-602. V.6

 PROCESO DE PROTECCION ANIMAL
SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD
CÓDIGO: PRA-SPA-I-030 V.2
GESTION DE SANIDAD ANIMAL
INSTRUCTIVO: EJECUCION DE LA VACUNACION CONTRA ENCEFALITIS EQUINA
VENEZOLANA

N° RESPONSABLE TAREA RESULTADO

Responsable nacional del Solicitud, adquisición y proyección de
1 programa de enfermedades metas de ejecución de vacunación contra Biológico disponible
equinas EEV
Responsable nacional del Programación de envíos
Distribución de las dosis de vacunas a nivel
2 programa de enfermedades de biológicos a nivel
nacional
equinas y VECOL nacional
Responsable seccional del
Recepción de la vacuna a nivel
programa de enfermedades Recepción y custodia de
3 departamental o directamente en la oficina
equinas y/o responsable de oficina biológicos
local
local
Responsable seccional del
programa de enfermedades Reuniones técnicas de coordinación para Cronograma de ejecución
4 equinas, responsable de oficina ejecución de la vacunación a nivel de la aplicación del
local, profesionales y técnicos de municipal biológico
apoyo locales
Responsable seccional del
programa de enfermedades Diligenciamiento forma
5 Entrega de vacunas, implementos y RUV´s
equinas y/o responsable de oficina 3-1526
local
Équidos vacunados y
M.V, MVZ particulares, personal expedición del certificado
6 instituciones públicas o privadas y Ejecución de la vacunación de vacunación o
funcionarios y/o contratistas ICA diligenciamiento de la
forma 3-884
Reporte de vacunación y/o devolución de
M.V, MVZ particulares, personal Oficio escrito e
biológicos, implementos que no se
7 instituciones públicas o privadas y implementos sobrantes (si
utilizaron, y los RUV¨s diligenciados (copia),
funcionarios y/o contratistas ICA aplica)
anulados y dañados
Cargue de la información en el sistema de
RUV´s cargados en el
Funcionarios y/o contratistas ICA, información para guías de movilización o la
8 sistema para habilitación
personal convenios herramienta tecnológica que se diseñe para
de movilización
este fin
Expedición GSMI acorde a la normatividad
Funcionarios y/o contratistas ICA, vigente teniendo en cuenta los requisitos Expedición GSMI (forma 3-
9
personal convenios sanitarios según la zona y destino de la 088A)
movilización.
Entrega de información de la vacunación
Diligenciamiento forma 3-
10 Responsable de oficina local ejecutada al Responsable departamental
1527 y correo electrónico
especie Equina
Consolidación información de la vacunación
Responsable seccional del Diligenciamiento forma 3-
ejecutada en el departamento, así como los
11 programa de enfermedades 1527, consolidado plan de
indicadores establecidos en el plan de
equinas acción y correo electrónico
acción operativo seccional
Consolidación información de la vacunación
Responsable nacional del Diligenciamiento forma 3-
ejecutada en el pais, así como los
12 programa de enfermedades 1527, consolidado plan de
indicadores establecidos en el plan de
equinas acción y correo electrónico
acción operativo nacional
En caso de conocer casos de
incumplimientos en la vacunación, mal uso
del biológico, cobros por servicios que son
13 Gerencias Seccionales Inicio PAS
de índole “gratuita” y demás situaciones
irregulares contrarias a la normatividad
vigente, iniciar los correspondientes PAS

Forma 4-602. V.6

 PROCESO DE PROTECCION ANIMAL
SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD
CÓDIGO: PRA-SPA-I-030 V.2
GESTION DE SANIDAD ANIMAL
INSTRUCTIVO: EJECUCION DE LA VACUNACION CONTRA ENCEFALITIS EQUINA
VENEZOLANA

3. FORMAS

- Forma 3-884: Certificado de vacunación contra Encefalitis Equina Venezolana.

- Forma 3-1526: Acta de entrega de vacuna Encefalitis Equina Venezolana.
- Forma 3-1527: Reporte vacunación Encefalitis Equina Venezolana.

4. ANEXOS

N.A

Forma 4-602. V.6