Dirección de Proyectos

Clase 4
Oscar Edgardo Ríos Cassana
 Contenido

1. Gestión del cronograma o tiempo de un proyecto

2. Gestión del costo y presupuesto de un proyecto
3. Gestión de los recursos de un proyecto
4. Gestión de la calidad de un proyecto
 1. Gestión del cronograma
Área de conocimiento que incluye los procesos requeridos
para administrar la finalización del proyecto a tiempo

Áreas de Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos

Conocimiento Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Cierre
Control
Gestión de ✓Planificar la Gestión del ✓Controlar el
Cronograma o Cronograma cronograma
tiempo ✓Definir las actividades
✓Secuenciar las actividades
✓Estimar los recursos de las
actividades
✓Estimar la duración de las
actividades
✓Desarrollar el cronograma
 1. Gestión del cronograma
Procesos de Gestión del Cronograma del Proyecto
1 Planificar la Gestión del Cronograma: Es el proceso de establecer las políticas, los procedimientos y la
documentación de la planificación, desarrollo, gestión, ejecución y control de la programación del proyecto.
2 Definir las Actividades: Identifica las acciones específicas a ejecutar para producir los entregables del
proyecto.
3 Secuenciar las Actividades: Identifica y documenta las relaciones entre las actividades del proyecto.
4 Estimar los Recursos de las Actividades: Estima el tipo y cantidad de materiales, personas, equipos y
suministros requeridos para ejecutar cada actividad.
5 Estimar la Duración de las Actividades: Estima la cantidad de periodos de tiempo necesarios para
culminar las actividades individuales con los recursos estimados.
6 Desarrollar el Cronograma: Analiza las secuencias, duraciones, requerimientos de recursos y restricciones
para crear el cronograma del proyecto.
7 Controlar el Cronograma: Monitorea el estado del proyecto para actualizar el progreso del proyecto y
gestionar los cambios a la línea base del cronograma.
 Gestión del cronograma
PLANIFICACIÓN SEGUIMIENTO Y CONTROL

1. Planificar la
gestión del
cronograma
3. Secuenciar
actividades Cambios
solicitados

2. Definir 3. Desarrollar
3. Estimar 6. Controlar el
actividades cronograma
recursos de cronograma Mediciones
actividades

Actualizaciones
4. Estimar Informes de
duración de desempeño
actividades
 1. Gestión del cronograma
1 Planificar la Gestión del cronograma

• La principal ventaja de este proceso es que proporciona orientación y dirección

sobre cómo se gestionará el programa del proyecto durante todo el proyecto.

• El plan de gestión del cronograma puede ser formal o informal, muy detallado
o ampliamente esbozado, dependiendo de las necesidades del proyecto, e
incluye los umbrales de control apropiados.

• El plan de gestión del cronograma puede ser actualizado para reflejar un

cambio en la forma en que el programa se gestiona.
 Gestión del alcance - Planificación
1 Planificar la Gestión del Cronograma

ENTRADA Herramientas y Técnicas SALIDA

• Juicio de expertos
Acta de Constitución
• Reuniones
del Proyecto
• Técnicas analíticas
Plan de Dirección
del Proyecto

Factores Ambientales de Plan de gestión del

la Empresa cronograma

Activos de los Procesos

de la Organización
 1. Gestión del cronograma
1 Planificar la Gestión del Cronograma

Establece los criterios, procesos y las actividades para el desarrollo, el

seguimiento y el control del cronograma. Puede establecer lo siguiente:
• Desarrollo de modelo de cronograma del proyecto
• Grado de exactitud
• Las unidades de medida
• Enlaces con los procedimientos de organización
• Proyecto de modelo de cronograma de mantenimiento
• Umbrales de control
• Reglas de la medición del desempeño
• Formatos de reportes
• Descripciones de procesos
 1. Gestión del cronograma
1 Planificar la Gestión del Cronograma

Para la elaboración del plan de gestión del cronograma, se deben tener respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Qué herramientas se utilizarán para realizar el cronograma?

• ¿Cuál será el nivel de precisión en las estimaciones de tiempo?
• ¿Cómo se estimará la reserva para contingencias?
• ¿Cómo y cuándo se actualizará la línea base de tiempo?
• ¿Cuánto será el nivel de tolerancia de los desvíos del cronograma en relación a la línea base?
• ¿Qué reglas se utilizarán para definir el porcentaje de avance de una actividad?
• ¿Cuáles son las cuentas de control de la EDT para gestionar los avances?
• ¿Qué metodología y fórmulas se utilizará para reportar los avances? Por ejemplo, análisis del valor ganado.
• ¿Cómo y cuándo se presentarán los informes de avance?
 1. Gestión del cronograma
2 Definir las actividades

• Proceso que consiste en identificar las acciones específicas a

ejecutar para producir los entregables del proyecto

• Las actividades son el trabajo necesario para completar los paquetes

de trabajo
 Gestión del alcance - Planificación
2 Definir las actividades

ENTRADA Herramientas y Técnicas SALIDA

• Juicio de expertos
Línea base del
• Planificación gradual
alcance
• Descomposición
Lista de actividades
Plan de Gestión del
cronograma

Factores Ambientales de Atributos de la

la Empresa actividad

Activos de los Procesos Lista de hitos

de la Organización
 1. Gestión del cronograma
2 Definir las actividades

Los paquetes de trabajo (entregables en el nivel más bajo de la EDT), se

descomponen en componentes más pequeños llamados actividades.
 1. Gestión del cronograma
2 Definir las actividades
Identificadores y códigos

Predecesoras y
sucesoras

Relaciones
Lista de
Lógicas
actividades
Adelantos o
atrasos

Restricciones y
supuestos
Responsable
Duración
Recursos

Cuando todavía es difuso el alcance del proyecto, se pueden utilizar cuentas

¡Recordar! de control o paquetes de planificación en la EDT para estimar actividades a
nivel agregado.
 1. Gestión del cronograma
2 Definir las actividades

Atributos de la actividad
• Las actividades tienen una duración y pueden tener los recursos o costos
asociados con el trabajo.

• Atributos de la actividad extienden la descripción de la actividad mediante la

identificación de los múltiples componentes asociados con cada actividad

• Atributos de la actividad se pueden utilizar para:

• Identificar a la persona responsable de la ejecución de la obra
• Área geográfica o el lugar donde el trabajo tiene que ser realizado
• El proyecto de calendario de la actividad se le asigna
• Tipo de actividad
• Nivel de esfuerzo
 1. Gestión del cronograma
2 Definir las actividades

Juan Pérez
 1. Gestión del cronograma
2 Definir las actividades

Lista de hitos
• Un hito es un punto o evento importante en un proyecto.
• Es una lista de identificación de todos los hitos del proyecto e indica si
el hito es obligatoria, tales como los exigidos por contrato, u
opcionales, tales como los basados ​en la información histórica.
• Los hitos son similares a las actividades del cronograma regulares, con
la misma estructura y los atributos, pero tienen duración cero porque
hitos representan un momento en el tiempo.

Mientras que las actividades tienen principio y fin, los hitos no tienen duración. Por
ejemplo, un hito sería la firma del contrato el 15 de septiembre a las 10:00 am.
 1. Gestión del cronograma
3 Secuenciar las actividades

• Proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las

actividades del proyecto.

• La secuenciación se establece mediante relaciones lógicas.

• Cada actividad e hito, a excepción del primero y el último, se conecta con

al menos un predecesor y un sucesor.
 Gestión del alcance - Planificación
3 Secuenciar las actividades

ENTRADA Herramientas y Técnicas SALIDA

Plan de Gestión del
cronograma
• Método de diagramación por precedencia PDM
• Determinación de dependencias
Lista de actividades
• Adelantos y atrasos

Atributos de la
actividad Diagramas de red

Lista de hitos

Actualizaciones de los
Factores Ambientales de documentos del proyecto
la Empresa

Activos de los Procesos

de la Organización
 1. Gestión del cronograma
3 Secuenciar las actividades

Método de Diagramación por precedencia (PDM: Precedence Diagramming Method)

• Las actividades se representan en cada nodo y las flechas indican precedencia,
también conocido como AON (activity on node).
 1. Gestión del cronograma
3 Secuenciar las actividades

La diagramación por precedencia permite cuatro tipos de dependencias entre las actividades: final a inicio,
final a final, inicio a inicio, e inicio a final.

- Final a inicio: B puede comenzar cuando A termina

- Final a final: B no puede finalizar hasta que A finalice

- Inicio a inicio: B no puede comenzar hasta que A comience

- Inicio a fin: B no puede finalizar hasta que comience A (no se usa).

 1. Gestión del cronograma
3 Secuenciar las actividades Actividad Predecesora Relación
A —
A D B —
C —
D A Fin - Inicio
E B Fin – Inicio
Ejemplo F B Inicio – Inicio
H G C Fin – Inicio
H D, E Fin – Inicio
I F, G, H Fin - Inicio
E

Inicio B I Fin

C G
 1. Gestión del cronograma
3 Secuenciar las actividades

Tipos de dependencias
 1. Gestión del cronograma
3 Secuenciar las actividades

Adelantos y retrasos

Adelanto: la “viabilidad económica” puede comenzar cuando la “viabilidad legal” tenga

un avance del 50%.

Retraso: la “viabilidad económica” comienza a los 30 días de finalizada la “viabilidad

legal”
 1. Gestión del cronograma
3 Secuenciar las actividades
 1. Gestión del cronograma
4 Estimar los recursos

• Es el proceso que consiste en estimar el tipo y cantidad de materiales, personas,

equipos y suministros requeridos para ejecutar cada actividad.

• Este proceso está vinculado con el proceso Estimar los Costos.

• Antes de poder estimar la duración de cada actividad es necesario calcular los recursos
disponibles y necesarios para cada una de ellas. Por ejemplo, no durará lo mismo una
actividad en la cual dispongo de cinco personas, a otra en la cual solamente tengo dos
personas disponibles.
 Gestión del alcance - Planificación
4 Estimar los recursos
ENTRADA
Plan de Gestión del
cronograma
Lista de actividades
Calendario de
recursos
Registro de riesgos
Factores Ambientales de
la Empresa
Activos de los Procesos
de la Organización
Herramientas y Técnicas SALIDA
• Juicio de expertos
• Análisis de alternativas
• Datos de estimación publicados
• Estimación ascendente
• Software de gestión de proyectos
Requisitos de los recursos
de las actividades
Estructura de desglose de
recursos
Actualizaciones de los
documentos del proyecto
 1. Gestión del cronograma
4 Estimar los recursos

• Requisitos de recursos de las actividades

• Identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios para cada actividad
en un paquete de trabajo. Estos requisitos pueden sumarse para determinar
los recursos estimados para cada paquete de trabajo y de cada período de
trabajo.
• El nivel de detalle y el grado de especificidad de las descripciones de los
requisitos de recursos puede variar según el área de aplicación.

• Estructura de desglose de recursos (Resource Breakdown Structure)

• La estructura de desglose de recursos es una representación jerárquica de
recursos por categoría y tipo. Ejemplos de categorías de recursos incluyen
mano de obra, materiales, equipos y suministros.
• Los tipos de recursos pueden incluir el nivel de habilidad, nivel de grado, u
otra información que corresponda al proyecto.
 1. Gestión del cronograma
4 Estimar los recursos
Estructura de Desglose de Recursos (RBS)

Proyecto
Implementación de
Software

Personal Equipos

Equipo de
Equipo de Gestión Servidores Computadoras
Desarrollo

Jefe de proyecto Técnico de sistemas (TS) Servidor Desarrollo

(JP) (SD)

Coordinadores del Analista Servidor Pruebas

proyecto (CP) programador (AP) (SP)

Analista comercial (AC) Analista funcional (AF) Servidor Producción

(SPd)

Ofimático Operador
(OF) (OP)
 1. Gestión del cronograma
4 Estimar los recursos
Estructura de Desglose de Recursos (RBS)
 1. Gestión del cronograma
5 Estimar la duración de las actividades
• Consiste en establecer la cantidad de periodos de tiempo necesarios, para culminar las
actividades individuales con los recursos estimados.

• Utiliza información del alcance del trabajo de la actividad, los tipos de recursos necesarios, las
cantidades estimadas de los recursos y calendarios de utilización.

• El estimado de la duración se elabora de manera gradual y el proceso evalúa la calidad y

disponibilidad de los datos de entrada.

Estimar la duración de cada una de las actividades requiere de gran esfuerzo

y tiene un alto grado de riesgo de no acertar en las estimaciones.
 Gestión del alcance - Planificación
5 Estimar la duración de las actividades

ENTRADA Herramientas y Técnicas SALIDA

Plan de Gestión • Juicio de expertos
del cronograma • Estimación por analogía
Calendario de
• Estimación paramétrica
recursos
Lista de • Estimación por 3 valores
actividades Requisitos de • Análisis de la reserva
los recursos de • Técnicas grupales de toma de
Atributos de la
las actividades decisión
actividad Actualizaciones de
los documentos
Registro de del proyecto
riesgos
Factores Ambientales Actualizaciones de
de la Empresa los documentos
Estructura de
del proyecto
desglose de
Activos de los Procesos
recursos
de la Organización
 1. Gestión del cronograma
5 Estimar la duración de las actividades

Herramientas y Técnicas

• Es una forma de juicio de expertos

• Se utiliza cuando existe una cantidad limitada de
información sobre el proyecto
• Es menos costosa y más rápida, pero menos exacta
Estimación por analogía

• Utiliza un modelo matemático

• Utiliza información histórica

Estimación paramétrica
 1. Gestión del cronograma
5 Estimar la duración de las actividades
Herramientas y Técnicas
Estimación por tres valores.- Consiste en estimar la duración de una actividad utilizando las estimaciones pesimista,
más probable y optimista. Esta técnica también es conocida como PERT (Program Evaluation and Review Technique).

En la técnica PERT, el tiempo de la actividad se considera como una variable aleatoria según una distribución de
probabilidad Beta como se presenta en el gráfico a continuación.

Optimista (to)
Más probable (tm)
Pesimista (tp)

Estimación por 3 valores

Duración esperada = (to+4tm+tp)/6
Desviación estándar = (tp-to)/6
Varianza actividad = [(tp-to)/6]2
Varianza del proyecto = ∑ Varianza Actividad

33
 1. Gestión del cronograma
5 Estimar la duración de las actividades

Ejemplo de estimación de tiempo

Si el equipo de trabajo estima que la duración optimista de una actividad es de 4 días, lo más probable es 7 días y el
escenario pesimista es de 16 días; aplicando las fórmulas PERT se obtiene lo siguiente:

Duración estimada = (4 días + 4 x 7 días + 16 días) / 6 = 8 días

Desviación estándar = (16 días – 4 días) / 6 = 2 días

¿Para qué sirve la desviación estándar de una actividad?

Bajo el supuesto de que esa actividad la podríamos repetir cientos de veces, por las leyes estadísticas de los grandes
números, la distribución de esa actividad se aproximará seguramente a una normal estándar.

68.26% de probabilidad que duración de esa actividad esté

comprendida entre la media +/- 1 desviación estándar.
95.46% de probabilidad que duración de esa actividad esté
comprendida entre la media +/- 2 desviación estándar.
99.73% de probabilidad que duración de esa actividad esté
comprendida entre la media +/- 3 desviación estándar.
 1. Gestión del cronograma
5 Estimar la duración de las actividades

Herramientas y Técnicas

• Reservas de tiempo para contingencia (colchón)

• La reserva puede ser un porcentaje de la duración de la actividad
o calcularse mediante el análisis cuantitativo de riesgos

• La reserva se puede utilizar de forma parcial o total dependiendo

de los riesgos ocurridos en el proyecto

Análisis de la Reserva
 1. Gestión del cronograma
6 Desarrollar el cronograma

• Es el proceso que consiste en analizar las secuencias, duraciones, requerimientos

de recursos y restricciones para crear el cronograma del proyecto.

• La incorporación de actividades, duraciones y recursos a la herramienta de

planificación genera un cronograma con fechas planificadas para completar las
actividades del proyecto.

• El desarrollo de un cronograma aceptable es un proceso iterativo que determina

las fechas de inicio y finalización planificadas para las actividades y los hitos.
 Gestión del alcance - Planificación
6 Desarrollar el cronograma
Herramientas y Técnicas
ENTRADA SALIDA
Diagrama • Análisis de red
de red • Método de la cadena crítica
Plan de Gestión
• Método de la ruta crítica Calendario del
del cronograma
Calendario de • Técnica de optimización de proyecto
recursos recursos
Lista de • Técnicas de modelamiento
actividades Línea base del
Requisitos de • Compresión del cronograma
cronograma
Atributos de la los recursos de • Herramienta de programación
actividad las actividades • Adelantos y retrasos
Cronograma
Registro de Enunciado
del proyecto
riesgos del alcance
Datos del
Factores Ambientales cronograma
Enunciado del
de la Empresa
alcance
Actualizaciones de
Activos de los Estructura de los documentos
Procesos de la desglose de del proyecto
Organización recursos
 1. Gestión del cronograma
6 Desarrollar el cronograma

Holgura del proyecto

Tiempo que se puede demorar el proyecto sin retrasar la fecha externa de finalización.

Por ejemplo, si hemos firmado un contrato con el cliente para construir el hospital en 90 días y el plan
indica 69 días, tenemos una holgura del proyecto de 21 días.

La holgura del proyecto puede ser negativa. Por ejemplo, la fecha de finalización según el plan es de 69
días, mientras que la fecha establecida en el contrato con el cliente es de 60 días. En este caso la
holgura total del proyecto es de -9 días.
 1. Gestión del cronograma
6 Desarrollar el cronograma

Herramientas y Técnicas
Método de la ruta crítica
 1. Gestión del cronograma
6 Desarrollar el cronograma

Herramientas y Técnicas
Método de la cadena crítica
 1. Gestión del cronograma
6 Desarrollar el cronograma

Herramientas y Técnicas
• Análisis de Red del Cronograma
• Es una técnica que genera el modelo de programación del proyecto.
• Emplea diversas técnicas analíticas, tales como el método del camino
crítico, método de cadena crítica, análisis que pasa si, y las técnicas de
optimización de recursos para calcular el inicio temprano y tardío y fin de
las partes incompletas de las actividades del proyecto.
 1. Gestión del cronograma
6 Desarrollar el cronograma

Herramientas y Técnicas
• Técnicas de Optimización de Recursos
• Nivelación de recursos: Técnica en la cual fechas de inicio y el término están
ajustado en base a limitaciones de recursos con la meta de la demanda,
balanceando los recursos con la oferta disponible. La nivelación de recursos
puede ser utilizado cuando se comparte o requiere recursos críticos que
sólo están disponibles en determinados momentos, o en cantidades
limitadas, o sobre-asignados.

• Equilibrar recursos: Una técnica que regula las actividades de un modelo de

programación de manera que las necesidades de recursos en el proyecto no
superen ciertos límites de recursos predefinidos. En el equilibrio de los
recursos, a diferencia de la redistribución de recursos, la ruta crítica del
proyecto no se cambiará y la fecha de finalización no puede retrasarse.
 1. Gestión del cronograma
6 Desarrollar el cronograma

Herramientas y Técnicas

• Técnicas de Modelamiento
• Análisis del escenario “Que pasa si …”: es el proceso de evaluación de escenarios con el fin de
predecir su efecto, positivo o negativo, sobre los objetivos del proyecto. Este es un análisis de la
pregunta, "¿Qué pasa si se produce la situación representada por el escenario de 'X'?“

• Simulación: Implica calcular múltiples duraciones del proyecto con diferentes conjuntos de
supuestos de actividad, por lo general el uso de distribuciones de probabilidad construidos a
partir de las estimaciones de tres puntos para tener en cuenta la incertidumbre. La técnica de
simulación más común es el análisis de Monte Carlo.
 1. Gestión del cronograma
6 Desarrollar el cronograma

Intensificación (Crashing): Incrementa recursos,

por ende incrementa el costo del proyecto

Ejecución rápida (Fast tracking): Realiza

Compresión del
actividades secuenciales en paralelo, por ende
cronograma
incrementa el riesgo
 1. Gestión del cronograma
6 Desarrollar el cronograma

Salidas
• Línea Base del Cronograma
• Una línea base del cronograma es la versión aprobada de un modelo de
programación, que puede ser cambiado sólo a través de los procedimientos
de control de cambios formales y se utiliza como base para la comparación
con los resultados reales.

• Durante el seguimiento y control, las fechas de referencia aprobados se

comparan con el inicio real y las fechas de fin para determinar si se han
producido variaciones.

• La línea base del cronograma es un componente del plan de gestión del

proyecto.
 1. Gestión del cronograma
6 Desarrollar el cronograma

Salidas
Diagrama de red

Datos del modelo del

cronograma
Diagrama de barras

Línea base del Cronograma del

Cronograma Proyecto

Diagrama de hitos
 1. Gestión del cronograma
6 Desarrollar el cronograma

Salidas
• Calendarios del Proyecto
• Un calendario del proyecto identifica días de trabajo y los cambios que
están disponibles para las actividades programadas. Se distingue períodos
de días o partes del día que están disponibles para realizar las actividades
programadas de los períodos de tiempo que no están disponibles.

• Un modelo de cronograma puede requerir más de un calendario del

proyecto para permitir diferentes períodos de trabajo para algunas de las
actividades para el cálculo de la programación del proyecto.

• Los calendarios de los proyectos pueden ser actualizadas.

 1. Gestión del cronograma
6 Desarrollar el cronograma
Salidas
• Datos del Cronograma
• Los datos del programa incluye al menos los hitos del cronograma, las
actividades del cronograma, los atributos de la actividad, y la documentación
de todas las suposiciones y las limitaciones identificadas.

• Pueden incluirse:
• Recursos necesarios por período de tiempo, a menudo en forma de un
histograma de los recursos.
• Los programas alternativos, como el mejor o el peor de los casos, no con
recursos nivelados o con recursos nivelados, con o sin fechas impuestas.
• Programación de las reservas de contingencia.
• También pueden incluir proyecciones de flujo de caja y el orden y los
plazos de entrega.