Circuitos Administrativos

Apuntes del alumno Miqueas Correa

Cuestionarios
Un cuestionario es un método de recolección de datos que sirve para obtener datos si es
necesario relevar información acerca de un sector defectuoso y tratar de solucionarlo.
Cuando no se buscan opiniones sino que información los cuestionarios tienen la ventaja de;
-No requerir presencia del analista o a lo sumo muy poca
-Permite recopilar mucha información en poco tiempo
Pero cuando se decide su utilización, también deben considerarse sus límites;
-Habrán empleados que no quieran contestar el cuestionario ya que puede significar pérdida
de tiempo si este cuestionario es largo y tedioso
Para que un cuestionario sea bueno, este debe ser;
-Las preguntas sean claras y concretas
-Que la extensión no sea excesiva
-Que el diseño sea apropiado y que se incluya un breve instructivo de como se debe
completar
Estructuralmente un formulario de encuesta debería contener como mínimo:
-Un encabezamiento donde se completarán los datos referenciales del encuestado y del
puesto
-Un cuerpo central donde se especifiquen las preguntas o aspectos
-Un sector de observaciones donde el encuestado pueda efectuar sus apreciaciones y
comentarios

Diagramas
Estas técnicas de diagramación son muy importantes en el área de administración ya que
permiten en gráficos y símbolos, la programación de actividades (diagramas de Gantt y
CPM) y la modelización de sistemas administrativos (diagramas de bloque, de
interdependencia funcional, cursogramas, etc.)
Ventajas:
-Proporciona una visión rápida y global del sistema o de los eventos representados.
-Facilita la representación de relaciones complejas.
-Sistematiza la información que se exhibirá
-Permite comparar fácilmente dos o más sistemas
Desventajas
-La dificultad de representar gráficamente la multiplicidad de situaciones y relaciones
posibles
-El riesgo de que, al simplificar, la información sea incompleta

Diagramas de Programación
Este diagrama permite representar actividades y requerimientos de tiempo, e incluye el
gráfico de Gantt y las técnicas de redes (ambas se usan fácilmente hoy mediante un
software específico).
-Gantt
Este diagrama de gantt programa el tiempo de las distintas actividades o tareas necesarias
de un proyecto o una etapa y permite el control de los plazos de ejecución. Este gráfico es
de sencilla construcción, El eje horizontal representa el tiempo y el vertical las tareas o
actividades por realizar.
Para aplicar CPM se requiere:
-Realizar una estimación de los tiempos de cada actividad
-Sumar los tiempos de cada actividad sobre sus respectivos caminos
-Determinar como camino crítico aquel con mayor duración
-Optimizar mediante la asignación de recursos el tiempo total del proyecto.
El PERT, como el CPM, es una herramienta de planeamiento y control vinculada con el
tiempo. La diferencia entre estos dos es que PERT incorpora probabilidades en la red
utilizando tres tiempos estimados (optimista, pesimista y más probable) para cada actividad
en lugar de uno.

Diagramas de representación
Diagrama de bloque;
Con el diagrama de bloque se puede tener una visión sintética de un sistema administrativo
y su funcionamiento, describiendo sus partes básicas: Los soportes de información de
entrada/salida, los archivos en uso y los principales procesos que vinculan las otras tres
partes.
Se utilizan para representar a partir de la información de relevamiento, los sistemas que
necesitamos analizar.

Cursogramas
El cursograma, también llamado diagrama de procedimiento, circuito o flujograma, es una
de las mejores formas de describir sistemas administrativos en forma clara y lógica
facilitando una impresión visual del movimiento o flujo de la información.
Estos diagramas son dibujados mediante convenciones preestablecidas y en este diseño se
incluyen todos los elementos que forman el procedimiento: formularios, archivos, sectores y
responsables de cada paso.

Manuales
Un manual es todo cuerpo sistemático que indica las actividades que deben ser cumplidas
por los miembros de una empresa o institución, así como la forma en que las mismas
deberán ser realizadas, ya sea conjunta o separadamente.
Sus ventajas son;
-Proporcionar información permanente sobre las prácticas administrativas
-Ayuda a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos.
-Facilita la normalización y la fijación de estándares.
-Asegura continuidad y coherencia a las prácticas a través del tiempo.
-Constituye un valioso elemento de consulta, de capacitación y de resolución de conflictos.
Sus desventajas son;
-Su confección y actualización puede requerir esfuerzo y coste significativo.
-Una redacción defectuosa o poco cuidada, o una extensión inadecuada; pueden dificultar
su uso.
-En caso de ser muy detallado, limita la discrecionalidad Y consecuentemente la iniciativa
individual
-Si no se lo actualiza periódicamente, se corre el riesgo de desactualización y
obsolescencia.
Subsistemas de compras
Alcance: Cuando empieza el subsistema y cuando termina, es decir que si es de compras
empieza cuando detecto que hay una necesidad de algo/reaprovisionamiento que no tengo,
y termina cuando se termina la gestión de compra y se registra en el sector que
corresponda independientemente de la entrega.
Modalidades: Son los distintos tipos de compra, Por ejemplo, virtual, presencial, mayorista,
minorista, por catálogo, compra en el mostrador es compra presencial en otras palabras,
importe (cuando compró al exterior)
Algunas normas específicas de control interno: Formalizar el registro (debe estar hecho en
escrito), la numeración, el control cursado por oposición de intereses, autorización de la
compra, funcion de archivo, que no haya una rotación acelerada de personal ya que
estarían cambiando de sector todo el rato y que no haya zonas grises
Módulos/etapas de la compra: Primera etapa: Detección de la necesidad que la detecta
cualquier sector de la organización, luego de la detección se llena la solicitud de compra y la
manda a compra. Segunda etapa: Compra recibe la solicitud y la verifica. Tercera etapa:
Busca al proveedor en su listado. Cuarta etapa: Pedir el/los presupuesto/s a los
proveedores, para una compra habitual se necesitan al menos tres presupuestos para poder
compararlos, y si hay un solo proveedor en la argentina por ejemplo, entonces se justifica
además de presentar el presupuesto, que ese es el único proveedor. Quinta etapa o puede
ser la cuarta también: El análisis de los presupuestos. Sexta etapa: La asignación de la
etapa a uno de los proveedores, en síntesis, un formulario que emite compras. Anteúltima
etapa es que éste acepte la compra, como una especie de contrato que puede ser por mail
o presencialmente. Última etapa, la registración, se efectúa todo los registros de la compra y
entrega.
Información gerencial: Es información obtenida para la toma de decisiones, es decir que en
estos subsistemas proveen información al gerente/directos para tomar decisiones, que
decisión puede ser? Por ej: Cuanto tarda todo el proceso en realizarse, ver si es óptimo ya
que el precio puede variar rápidamente y tiene que ser en menos de una semana así el
presupuesto no cambia, esto normalmente se pone en el contrato, es decir, cuanto tiempo
aguanta el presupuesto sin cambiar. Cuantas compras fueron rechazadas por los
proveedores, para ver si tardamos mucho. Cuántas compras se efectuaron en el año y
cuántas eran las planificadas. Cuanto se gasto, TODO ESTO ES INFORMACIÓN
GERENCIAL.

Subsistema de ventas
Alcance: Se inicia el sistema cuando existe el pedido de alguien que nos está pidiendo el
servicio de algo que nosotros fabricamos o vendemos, este subsistema termina cuando se
efectúa la venta y se registra (que se registre siempre hay que saberlo y decirlo, es
importante ya que si no se registra no sabemos cuánto stock hay disponible)
independientemente de la entrega y el cobro.
Modalidades de venta: Por internet, por catálogo, por vendedores, al mostrador (presencial),
por mail, por exportación.
Algunas normas de control interno: Que sea formalizado por escrito, el control numérico de
las facturas, el orden cronológico, el archivo de la documentación, trabajadores que no roten
por áreas haciéndolo confuso, mantener todo el sector con control.
Módulos/Etapas que componen las tareas: Cuando un cliente se contacta para el pedido y
genera una nota de pedido, luego la otra etapa es cuando se genera la factura que es
cuando se cierra la venta, y la registración. Antes de la nota del pedido, se verifica el stock
para ver si tenemos lo que pide.
Información gerencial obtenida para la toma de decisiones: Cuántas ventas hubo, cuantas
bonificaciones se hizo al cliente por comprar un volumen importante, si hubo reclamos por
productos, quejas, cuántas ventas tenía planificadas y cuántas fueron las reales.

Subsistema de Pagos
Alcance: Empieza cuando paga la empresa, el proceso de pago se inicia cuando hay una
obligación que es exigible y termina una vez que se efectúa el pago, se cancela la deuda y
se registra.
Algunas normas de control interno específicas: Separación por funciones, rotación del
personal, arqueos sorpresivos y contabilización de las operaciones
Modalidades de pago: Puede pagar a través de transferencia, alguna otra forma electrónica,
con emisión de cheque electrónico o en papel, pago por correspondencia, o con tarjetas
corporativas.
Módulos/etapas que componen las tareas:
Información gerencial: Cuanto pague en un periodo respecto de lo que tenía planeado
pagar, es decir, el variamiento, la bonificación por pago, cuantos intereses pague por haber
pagado atrasado, cuantos pagos adeudo, entre otros, todo esto es información gerencial
que permite tomar decisiones en este sector
Este sector se conecta con el de compras

Subsistemas de cobranzas
Alcances: Empieza cuando tengo deudas de terceros que ya pueden ser exigidas a favor
nuestros para reclamar, y termina cuando los terceros efectúen la deuda y se registre.
Modalidades: Cobranzas por transferencia, por cheque, por pagaré, cobranzas en efectivo.
Algunas normas de control interno: Registración formal de las operaciones, el tema del
control cronológico de toda la documentación, el archivo de la documentación, que no haya
rotación personal continúa, evitar zonas grises.
Módulos/etapas que componen la tarea:: Detección de las deudas que podemos reclamar,
cuando se efectúe la cobranza y se registre.
Información gerencial: Cuanto fue la cobranza a lo planificado, qué sucede si no se puede
cobrar a alguien
Cuando no nos pagan la deuda, el área legal entra al juego y toman las medidas
Un proveedor puede negarse a proveer.

Subsistema de producción
Alcance: Empieza con la necesidad de producción, o también por política interna que
depende de la modalidad de trabajo, hay empresas que tienen un stock para llegar a cubrir
la necesidad sin tener que ir rápido a producir, pero hay empresas que trabajan por pedido,
es decir que encargan algo y quizás no lo tienen. Así que se inicia cuando hay una
necesidad de el producto que se tenga que vender, y termina cuando la producción se
finaliza y se registra
Modalidades: Tipos de producción: Producir para tener stock (es decir, que si tengo 101
stock y el stock mínimo es 100, si vendo 2 tendría que empezar a producir de nuevo),
Sistema de producción continua (continuamente produciendo, ya sea porque es complejo
pararlos, por ejemplo, un plástico de una máquina que necesita fundirse constantemente, si
la paramos, el plástico se enfriará y rompería la máquina, por lo que es costoso parar el
proceso y es mejor hacerlo continuó), Producción por lotes (fabricar coca cola comun, light y
zero, tiro un lote de coca común, otro de light, y otra de la zero), Sistema de producción por
pedido.
Normas específicas de control interno: Control de archivo, control de formalización de
operaciones, control cronológico, rotación del personal, y todo lo relacionado al control,
como el despacho del producto, y el control de calidad.
Módulos/etapas que componen las tareas: Depende de qué producto elabora, El pedido del
requerimiento, sigue con el control de calidad, etc, y se termina cuando esté disponible para
la venta o entrega y cuando se registre
Información gerencial para la toma de decisiones: Cuánta fue la producción planeada a
comparación de la planeada, detecciones de fallas de calidad, que cantidad de productos se
echaron a perder o se perdieron estando en el depósito, cuántos se robaron.
Este sistema se coordina con el subsistema de ventas