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ACTA 15-09/2021

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02-01-F0-0001

ACTA SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORA UPGD-UI

Objetivo: Verificar cumplimiento y avance de las acciones del plan de mejora propuestas
por la UPGD-UI que propendan por el mejoramiento permanente de la gestión a los
hallazgos originados de la Asistencia técnica integral, en el marco del fortalecimiento de
gestión del sistema nacional de vigilancia en salud pública SIVIGILA.
Introducción: Seguimiento por parte del equipo SIVIGILA de la Subred Sur occidente a la
gestión realizada por la UPGD SERVIMED IPS UNIDAD MEDICA BOSA en el
cumplimiento de la ejecución y solidez para el mejoramiento continuo que eviten la
materialización de riesgos con el Sistema de Vigilancia en Salud Pública, evaluación
realizada con corte A SEMANA 21 DE 2023.

1. Describa los hallazgos objeto de plan de mejora para el subsistema SIVIGILA,

derivados de la asistencia técnica por silencio epidemiológico:

a. Notificación tardía de eventos semana 17 por notificación silencio del aplicativo sivigila
escritorio.
Seguimiento:
CODIGO UPGD-UI: 110010922101
Razón social: : UPGD SERVIMED IPS UNIDAD MEDICA BOSA
Localidad: Bosa Subred: SUR OCCIDENTE
Persona que realiza el seguimiento Subred: Maria Estrella Rivera Q
Persona que recibe el seguimiento UPGD-UI: Wendy Pulido Moreno
Fecha de la asistencia técnica: 09/05/2023
Fecha del seguimiento: 09/06/2023
Fecha de envío del plan de mejora a la Subred: 11/05/2023

X
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La UPGD SI NO realizó envío a la Subred del plan de mejora dentro de los

tiempos establecidos (4 días calendario posterior a socialización de resultados de
asistencia técnica integral).
Si la institución no realizó envío del plan de mejora proceda a socializar la nota 3.
El plan de mejora enviado por la institución contiene acciones puntuales y concretas para
subsanar los hallazgos identificados y dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto
3518 de 2006 y Decreto 780 de 2016:
Si X No Algunos cumplen

Verifique la implementación de las acciones planteadas por la institución dentro del plazo
establecido en el plan de mejora, tenga en cuenta que aquellos hallazgos que incumplen
con la normatividad establecida deben ser intervenidos por la institución de manera
INMEDIATA, para evitar continuar generando riesgos en la vigilancia en salud pública. El
plan de mejoramiento quedó conformado por un total 1 hallazgo y contiene un total de 2
acciones, como se presenta a continuación:
Hallazgo a. Describa la acción de mejora propuesta por la institución y su concordancia
con el hallazgos generado. Verifique si se ha dado cumplimiento a estas acciones
planteadas (Cumplido Si/No/ Parcialmente), anexe las evidencias de soporte. Determine el
porcentaje de avance de la actividad acorde a los plazos propuestos. Si tiene
observaciones indíquelas.
Hallazgo a: NOTIFICACION TARDIA EN SIVIGILA WEB 4,0 SEMANA EPIDEMIOLOGICA 18
Acciones:
1. solicitud de capacitación y restablecimiento de clave al técnico de la subred sur occidente al personal
responsable de la notificación en la unidad médica.

2. verificar que la notificación semanal se realice de manera oportuna enviando alertas tempranas al
personal encargado y validando en el sistema de información.

Detalle del seguimiento realizado:

Evaluación de la efectividad de los hallazgos pendientes por subsanar registrados
(indicadores gestión que demuestren la mejora y que no generen riesgo – resultados
alcanzados).
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Se anexan pantallazos de los envíos de la semana 18 a la semana 21 de la UPGD al técnico

como fue descrita en pan de mejora:

SE REVISA ENVIO DE APLICATIVO SIVIGILA 4.0

ANEXO 1 ENVIO APLICATIVO SIVIGILA SEMANA 19

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ANEXO 2 ENVIO APLICATIVO SIVIGILA 4.0 SEMANA 20

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ANEXO 3 ENVIO APLICATIVO SIVIGILA 4.0 SEMANA 21

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ANEXO 4 ENVIO APLICATIVO SIVIGILA 4.0 SEMANA 22

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ANEXO 5 ALERTAS CREADAS POR LA UPGD PARA REALIZAR NOTIFICACION OPORTUNA

ANEXO 6 SOPORTE SOLICITUD CAPACITACION JEFE DE ENFERMERIA

ANEXO 7 SOPORTE CAPACITACION JEFE DE ENFERMERIA

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ANEXO 8 ENVIO DEL PLAN DE MEJORA DE LA UPGD

Con corte a 09/06/2023 se observan 2 actividades completadas, 1 parciales, 0 no cumplen,

lo que representa un avance en el cumplimiento del 100% de las acciones propuestas por
la institución en el plan de mejora; como se detalla en la siguiente tabla resumen:
Hallazgo / objetivos Acción de mejora por institución Estado Avance Observacio
Cumplido actividad % nes
Si/No/
Parcialme
nte
a. Notificación Se cuenta
tardía al con
aplicativo 1. Solicitud de capacitación y Si 100% soportes
sivigila restablecimiento de clave al del
escritorio. técnico de la subred sur desarrollo
occidente al personal de la
responsable de la notificación actividad de
en la unidad medica la solicitud
de la misma
9/06/2023
2. Verificar que la notificación Si 100% Se cuenta
semanal se realice de manera con
oportuna enviando alertas soportes
tempranas al personal del
encargado y validando en el desarrollo
sistema de información de la
actividad
del envió
semanal al
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técnico de
la localidad
Bosa
B. Envió plan de Se cuenta
mejora Plan de mejora enviado en tiempos Si 100% con
oportunos. soportes
del del
envío de la
actividad al
09/06/2023
Conclusiones del seguimiento:
Realizado el seguimiento con corte a 09/06/2023 se observa:
- El Plan de Mejoramiento presenta un avance en ejecución del 100%, por lo cual se
deja plan de mejora cerrado.
- Se realizó evaluación de la efectividad de los hallazgos pendientes por subsanar
registrados encontrando cumplimiento a las acciones descritas en el mismo y la no
generación de nuevas falencias frente a la oportunidad de notificaciones tardía al
SIVIGILA escritorio y al revisar aplicativo SIVIGILA 4.0.

- En acciones de envió oportuno en plan de mejora se evidencia gestión (correos

electrónicos) de solicitud desde la UPGD de las notificaciones en tiempos
oportunos del aplicativo SIVIGILA 4.0 y SIVIGILA escritorio de las semanas
siguientes al seguimiento por notificación tardía.
Observaciones:
Se recomienda continuar con el desarrollo de las acciones de manera periódica y hacer
procesos continuos de inducción y reinducción incluyendo capacitación sobre la
notificación de al aplicativo SIVIGILA 4.0 y SIVIGILA escritorio especialmente al personal
nuevo de la UPGD.
Nota 1: Si los hallazgos y acciones de mejora se superan y se da cierre al plan de mejora
durante el seguimiento; se continuará el seguimiento con la asistencia técnica en el
próximo trimestre (UPGD) o Semestre (UI), esperando que las acciones de mejora
implementadas por la institución se mantengan en el tiempo.
Nota 2: Si los hallazgos y acciones de mejora se superan de manera parcial y no se da
cierre al plan de mejora durante el seguimiento; se continuará el seguimiento a las
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acciones pendientes, desde la gestión informática realizada por la Subred (seguimiento

nominal).
Nota 3: Si los hallazgos y acciones de mejora no se superan después del seguimiento, se
elaborará un oficio informando de la situación al representante legal de la institución con
copia a Supersalud; anexando todos los soportes de seguimiento (Asistencia integral,
seguimiento nominal y seguimiento a plan de mejora).
Nota: Al firmar el presente documento me comprometo a cumplir con las actividades de mejoramiento
propuesto, y que son de mi competencia.

FIRMA DE ASISTENTES
CARGO O PROCESO AL QUE
N° NOMBRE N° IDENTIFICACIÓN UNIDAD
ACTIVIDAD PERTENECE
FIRMA
UPGD SERVIMED IPS UNIDAD
1 Wendy Caroline Pulido Moreno
1013644180
MEDICA BOSA
Facturador Consulta externa

2 María Estrella Rivera Q 28034330 Subred Sur Occidente Epidemióloga Sivigila