Gestión del

Proyecto
Gestión de
Tiempo y Costos
Recordemos algunas definiciones

• Proyecto
• Project Charter
• Alcance
• EDT
• Paquete de Trabajo
GESTIÓN DEL
TIEMPO
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
Áreas del Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
Conocimiento Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre
– Monitorear y Controlar el
– Desarrollar el Acta – Dirigir y Gestionar el Trabajo del – Cerrar
– Desarrollar el Plan para la Dirección del Trabajo del Proyecto
Integración de Constitución del
Proyecto Proyecto
–Realizar el Control Integrado
Proyecto o
Proyecto – Gestionar el Conocimiento Fase
de Cambios
– Planificar la Gestión del Alcance
– Recopilar Requisitos – Validar el Alcance
Alcance – Definir el Alcance – Controlar el Alcance
– Crear la EDT
– Planificar la Gestión del Cronograma
– Definir las Actividades
Tiempo – Secuenciar las Actividades
– Controlar el Cronograma
– Estimar la Duración de las Actividades
– Desarrollar el Cronograma
– Planificar la Gestión de los costos
Costos – Estimar los Costos – Controlar los Costos
– Determinar el Presupuesto
Calidad – Planificar la Calidad – Gestionar la Calidad – Controlar de Calidad
– Adquirir el Equipo del Proyecto
– Planificar la Gestión de los Recursos – Desarrollar el Equipo del Proyecto
Recursos – Controlar los Recursos
– Estimar los Recursos de las Actividades
– Dirigir el Equipo del Proyecto
– Controlar las
Comunicaciones –Planificarla Gestióndelas Comunicaciones – Gestionar las comunicaciones Comunicaciones
– Planificar la Gestión de Riesgos
– Identificar los Riesgos
– Implementar la Respuesta a los
Riesgos – Realizar el Análisis Cualitativo deRiesgos – Monitorear los Riesgos
Riesgos
– Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
– Planificar la Respuesta a los Riesgos

Adquisiciones – Planificar las Adquisiciones – Efectuar las Adquisiciones – Controlar las Adquisiciones
– Identificar a los – Gestionar la Relación con los
– Planificar la Gestión de los Interesados Interesados – Monitorear la Relación con
Interesados interesados
los Interesados
(stakeholders)
Gestión del Tiempo
“Incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del
proyecto a tiempo”
¿Cómo determinar las actividades que son necesarias
en el proyecto?
 ¿Cómo determino la duración del proyecto?
 ¿Cómo determino las holguras del proyecto?
 ¿Cuál es la ruta crítica del proyecto?
¿Cómo asegurarse de que el proyecto concluya en tiempo, dentro
del plazo previsto?
Planificar la Gestión del Cronograma
Es el proceso que establece las políticas ,los procedimientos y la
documentación necesarios para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y
controlar el cronograma del proyecto. Define la forma en que se informará
sobre las contingencias relativas al cronograma y su forma de evaluación.

Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas

1. Acta de constitución del 1. Juicio de expertos 1. Plan de gestión del

proyecto 2. Técnicas analíticas cronograma
2. Plan para la dirección 3. Reuniones
del proyecto
3. Factores ambientales de
la empresa
4. Activos de los procesos
de la organización
Definir las Actividades
 Es identificar y documentar las acciones específicas que deben ser realizadas
para producir los entregables del proyecto que esta definido en el paquete de
trabajo.
 Los paquetes de trabajo se descomponen en componentes más pequeños
llamados actividades, que proporcionar una base para poder estimar,
planificar, ejecutar y controlar el trabajo del proyecto.

Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas

1. Plan de gestión del 1. Descomposición 1. Lista de actividades

cronograma 2. Planificación gradual 2. Atributos de las
2. Línea base del alcance 3. Juicio de expertos actividades
3. Factores ambientales de 3. Lista de hitos
la empresa
4. Activos de los procesos
de la organización
Definir las Actividades
DESCOMPOSICIÓN

Es una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y los

productos entregables del proyecto en componentes más pequeños y
más fáciles de manejar denominado actividades del cronograma.
Debemos de subdividir hasta que el trabajo del proyecto a realizar logre
con el alcance del entregable con detalle suficiente para poder respaldar
la ejecución, el seguimiento y el control del trabajo.
Definir las Actividades
DESCOMPOSICIÓN

Los productos entregables definidos en el proceso Crear la EDT nos sirve

para Descomponer cada paquete de trabajo en actividades del
cronograma que son entregables del último nivel.
La Lista de las actividades, la EDT y el diccionario de la EDT pueden
desarrollarse de forma Secuencial o Concurrente, siendo la EDT y el
diccionario de la EDT la base para el desarrollo de la lista final de
actividades.
Definir las Actividades
DESCOMPOSICIÓN
Definir las Actividades
PLANIFICACIÓN GRADUAL

Una forma de planificación de elaboración gradual es en la que

el trabajo que se debe realizar en el corto plazo se planifica en
detalle en un nivel inferior de la EDT, mientras que el trabajo
que se de realizar a largo plazo se planifica relativamente a un
nivel alto de la EDT.
Definir las Actividades
PLANIFICACIÓN GRADUAL

 Identificador de la actividad  Fechas impuestas,

 Códigos de la actividad,  Restricciones y asunciones,
 Descripción de la actividad,  Persona responsable de la ejecución,
 Actividades predecesoras,  Lugar donde se realizara el trabajo,
 Actividades sucesoras,  Nivel de esfuerzo: Discreto / Prorrateado
 Relaciones lógicas,
 Adelantos y retrasos,
 Requisitos de recursos,
Definir las Actividades
LISTA DE ACTIVIDADES

Es una tabla documentada que contiene las actividades del cronograma:

 Descripción de la actividad
 El identificador de la actividad
 Descripción detallada del alcance del trabajo
Esta información sirve a los miembros del equipo del proyecto para que
comprendan cual es el trabajo que deben realizar.
No incluye las actividades que no son parte del alcance.
Definir las Actividades
LISTA DE HITOS

Es un evento o entregable importante dentro del proyecto.

Las actividades tienen principio y fin, los hitos NO tienen duración.
Un hito de cronograma tiene duración CERO.
Es expresado en un diagrama Gantt como calendario y asignado a un
responsable
Pej, un hito sería la firma del contrato el 15 de setiembre a las 10:00 a.m.
Secuenciar las Actividades
 Es el Proceso de identificar y documentar las dependencias existentes o
relaciones lógicas entre las actividades del cronograma.
 Las actividades del cronograma deben estar ordenadas de forma lógica con las
relaciones de precedencia adecuada, así como también los adelantos y retrasos

Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas

1. Plan de gestión del 1. Método de diagramación 1. Diagramas de red del

cronograma por precedencia (PDM) cronograma del proyecto
2. Lista de actividades 2. Determinación de las 2. Actualizaciones a los
3. Atributos de las dependencias documentos del proyecto
actividades 3. Adelantos y retrasos
4. Lista de hitos
5. Enunciado del alcance
del proyecto
6. Factores ambientales de
la empresa
7. Activos de los procesos
de la organización
Secuenciar las Actividades
PRECEDENCIA

 Las actividades son representadas por casilleros o rectángulos o NODOS.

 Mayormente es usado en software de administración de proyectos,
como Primavera, MS Project professional, MS Project Server, Clarity.
 Tipos de relaciones lógicas usadas: Fin a inicio (mas usado), Fin a Fin,
Inicio a Inicio, Inicio a Fin (raramente se utiliza).

Actividad Actividad
A B
Secuenciar las Actividades
DEPENDENCIAS

Dependencias obligatorias:

 El equipo de dirección del proyecto determina que dependencias son

obligatorias.
 Son aquellas dependencias inherentes a la naturaleza del trabajo que se
esta realizando.
 Generalmente implica limitaciones físicas.
Pej. Construir las paredes antes de poner el techo o Construir un Prototipo
antes de probarlo.
Secuenciar las Actividades
DEPENDENCIAS

Dependencias Discrecional:

 El equipo del proyecto determina que dependencias son las discrecionales.

 Pueden producir valores arbitrarios de Holgura Total y pueden limitar
opciones posteriores de programación.
 Generalmente se establecen sobre la base del conocimiento de las mejores
prácticas dentro de un área de aplicación.
pej. Visitar al cliente antes de empezar la auditoría.
Secuenciar las Actividades
DEPENDENCIAS

Dependencias Externas:

 El equipo de dirección del proyecto identificas las dependencias externas.

Son aquellas que implican una relación entre actividades del proyecto con
actividades que no son del proyecto.
Podemos partir de la base de información histórica de proyectos anteriores
de naturaleza similar o de contratos o propuesta de vendedores.
Pej. Empezar a usar el sistema depende de la entrega del Servidor por el
proveedor.
Estimar la Duración de las Actividades
Utiliza información del alcance del trabajo de la actividad del cronograma, los tipos de
recursos necesarios, las cantidades de recursos estimados y los calendarios de recursos
con su disponibilidad. Las estimaciones los da la persona del proyecto que está
familiarizado con el trabajo de la actividad a desarrollar, se desarrolla en forma
gradual.
Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas

1. Plan de gestión del 1. Juicio de expertos 1. Estimación de la

cronograma 2. Estimación análoga duración de las
2. Lista de actividades 3. Estimación paramétrica actividades
3. Atributos de las 4. Estimación por tres 2. Actualizaciones a los
actividades valores documentos del proyecto
4. Recursos requeridos 5. Técnicas grupales de
para las actividades toma de decisiones
5. Calendarios de recursos 6. Análisis de reservas
6. Enunciado del alcance
del proyecto
7. Registro de riesgos
8. Estructura de desglose
de recursos
9. Factores ambientales de
la empresa
10. Activos de los procesos
de la organización
Estimar la Duración de las Actividades

Basado por los recursos: Son actividades que tienen duraciones

directamente afectadas por la cantidad y capacidad de recursos aplicados.
Pej. Dos personas trabajarán más rápido que una?, ¿Un auditor senior
tardará menos que un auditor junior?
Estimar la Duración de las Actividades
ESTIMACIÓN ANÁLOGA

Llamado Top-Down, Se toma la duración real de una actividad del cronograma

anterior y similar como base para la estimación de la duración de una actividad
del cronograma futura.

Se usa para estimar la duración del proyecto cuando hay una cantidad limitada
de información detallada sobre el proyecto pej En las fases temprana.
Esta estimación utiliza información histórica y el juicio de expertos. Es más fiable
cuando las actividades previas son similares de hecho y los miembros del
equipo del proyecto que preparan las estimaciones deben tener la experiencia
necesaria.
Estimar la Duración de las Actividades
ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA

La estimación paramétrica es una técnica de estimación en la que se utiliza

un algoritmo para calcular el costo o la duración sobre la base de los datos
históricos y los parámetros del proyecto.

La estimación paramétrica utiliza una relación estadística entre datos

históricos y otras variables (p.ej., metros cuadrados de construcción) para
calcular una estimación de los parámetros de una actividad tales como
costo, presupuesto y duración.
Estimar la Duración de las Actividades
ESTIMACIÓN 3 VALORES

La exactitud de las estimaciones de la duración de una actividad por un único

valor puede mejorarse si se tienen en cuenta la incertidumbre y el riesgo.

Este concepto se originó con la Técnica de Revisión y Evaluación de

Programas (PERT). El método PERT utiliza tres estimaciones para definir un
rango aproximado de duración de una actividad.
Estimar la Duración de las Actividades
ESTIMACIÓN 3 VALORES

• Más Probable (Tm)

• Optimista (To)
• Pesimista (Tp)

Se puede calcular la duración esperada (Te) mediante el uso de una fórmula, en

función de la distribución asumida de los valores dentro del rango de las tres
estimaciones.
Dos de las fórmulas más utilizadas son las distribuciones beta y triangular:
Distribución Triangular: Te = (To + Tm + Tp) / 3
Distribución Beta (de la técnica PERT tradicional): Te = (To + 4*Tm + Tp) / 6
Desarrollar el Cronograma
Es un proceso Iterativo, determina las fechas de inicio y fin planificadas
para las actividades del proyecto. Si estas fechas no son realistas,
entonces es improbable que el Proyecto no termine de acuerdo al
plan.
Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas

1. Plan de gestión del 1. Análisis de la red del 1. Línea base del

cronograma cronograma cronograma
2. Lista de actividades 2. Método de la ruta crítica 2. Cronograma del
3. Atributos de las 3. Método de la cadena proyecto
actividades crítica 3. Datos del cronograma
4. Diagramas de red del 4. Técnicas de 4. Calendarios del proyecto
cronograma del proyecto optimización de recursos 5. Actualizaciones al plan
5. Recursos requeridos 5. Técnicas de modelado para la dirección del
para las actividades 6. Adelantos y retrasos proyecto
6. Calendarios de recursos 7. Compresión del 6. Actualizaciones a los
7. Estimación de la cronograma documentos del
duración de las 8. Herramienta de proyecto
actividades programación
8. Enunciado del alcance
del proyecto
9. Registro de riesgos
10. Asignaciones de
personal al proyecto
11. Estructura de desglose
de recursos
12. Factores ambientales de
la empresa
13. Activos de los procesos
de la organización
Desarrollar el Cronograma
ANÁLISIS DE RED
Es una técnica que se utiliza para generar el cronograma del proyecto.

Emplea diversas técnicas analíticas, tales como:

• Método de la ruta crítica.
• Método de la cadena crítica.
• Análisis “¿qué pasa si…?”

• Técnicas de optimización de recursos para calcular las fechas de inicio y

finalización, tempranas y tardías, de las partes no completadas del proyecto.
Desarrollar el Cronograma
RUTA CRÍTICA
Desarrollar el Cronograma
CONTROLAR EL CRONOGRAMA
Es el proceso que realiza el seguimiento del estado actual del proyecto, el control
de su avance y la gestión de los cambios realizados en su línea base. Los objetivos
son: Determinar el estado actual del cronograma, influir en los factores que
generan cambios al cronograma, gestionar los cambios reales conforme surjan.
Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas

1. Plan para la dirección 1. Revisiones del 1. Información de

del proyecto desempeño desempeño del trabajo
2. Cronograma del 2. Software de gestión de 2. Pronóstico del
proyecto proyectos cronograma
3. Datos de desempeño 3. Técnicas de 3. Solicitudes de cambio
del trabajo optimización de recursos 4. Actualizaciones al plan
4. Calendarios del proyecto 4. Técnicas de modelado para la dirección del
5. Datos del cronograma 5. Adelantos y retrasos proyecto
6. Activos de los procesos 6. Compresión del 5. Actualizaciones a los
de la organización cronograma documentos del
7. Herramientas de proyecto
programación 6. Actualizaciones a los
activos de los procesos
de la organización
CONTROLAR EL CRONOGRAMA

 Es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto

para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea
base del cronograma
 Determinar el estado actual del cronograma del proyecto
 Influir en los factores que generan cambios en el cronograma
 Determinar que el cronograma del proyecto ha cambiado
 Gestionar los cambios reales conforme suceden
GESTIÓN DE
COSTOS
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
Áreas del Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
Conocimiento Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre
– Monitorear y Controlar el
– Desarrollar el Acta – Dirigir y Gestionar el Trabajo del – Cerrar
– Desarrollar el Plan para la Dirección del Trabajo del Proyecto
Integración de Constitución del
Proyecto Proyecto
–Realizar el Control Integrado
Proyecto o
Proyecto – Gestionar el Conocimiento Fase
de Cambios
– Planificar la Gestión del Alcance
– Recopilar Requisitos – Validar el Alcance
Alcance – Definir el Alcance – Controlar el Alcance
– Crear la EDT
– Planificar la Gestión del Cronograma
– Definir las Actividades
Tiempo – Secuenciar las Actividades
– Controlar el Cronograma
– Estimar la Duración de las Actividades
– Desarrollar el Cronograma
– Planificar la Gestión de los costos
Costos – Estimar los Costos – Controlar los Costos
– Determinar el Presupuesto
Calidad – Planificar la Calidad – Gestionar la Calidad – Controlar de Calidad
– Adquirir el Equipo del Proyecto
– Planificar la Gestión de los Recursos – Desarrollar el Equipo del Proyecto
Recursos – Controlar los Recursos
– Estimar los Recursos de las Actividades
– Dirigir el Equipo del Proyecto
– Controlar las
Comunicaciones –Planificarla Gestióndelas Comunicaciones – Gestionar las comunicaciones Comunicaciones
– Planificar la Gestión de Riesgos
– Identificar los Riesgos
– Implementar la Respuesta a los
Riesgos – Realizar el Análisis Cualitativo deRiesgos – Monitorear los Riesgos
Riesgos
– Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
– Planificar la Respuesta a los Riesgos

Adquisiciones – Planificar las Adquisiciones – Efectuar las Adquisiciones – Controlar las Adquisiciones
– Identificar a los – Gestionar la Relación con los
– Planificar la Gestión de los Interesados Interesados – Monitorear la Relación con
Interesados interesados
los Interesados
(stakeholders)
Gestión de Costos

Objetivo: Determinar el presupuesto y la línea base de costos del

proyecto, utilizando técnicas y herramientas en elaborar estimaciones
de costos por actividad.
Incluye los procesos requeridos para estimar, presupuestar y controlar
los costos para asegurar que se complete el proyecto dentro del
presupuesto aprobado.
¿Cómo determinar qué recursos son los necesarios para mi proyecto?
¿Cómo asegurarnos de que el proyecto concluya sin exceder el
presupuesto?
Gestión de Costos

El gerente del proyecto debe gestionar los Costos del proyecto

dando respuesta a:
¿Cómo gestionar el proyecto según su presupuesto?
¿Cuál es el nivel de precisión de las estimaciones de costos?
¿Cuáles son los limites o umbrales permitidos de variaciones en los costos?
¿Cómo administrar las variaciones de costos?
¿Cómo y cuándo realizar análisis de valor?
Gestión de Costos

Costos variables: Dependen del volumen de producción

Costos fijos: No cambian con el volumen de producción, pej. alquileres
Costos directos: Atribuidos directamente al proyecto, pej. costos por
viaje
Costos indirectos: Beneficia a varios proyectos y no son identificados con
exactitud la proporción que corresponde, pej. luz, teléfono
Costos hundidos: Costos que ya fueron devengados y no cambiarán con la
decisión de hacer o no hacer el proyecto.
Estimar los Costos
Es desarrollar una aproximación de los recursos monetarios de los
costos de cada recurso para completar las actividades del proyecto.
La exactitud de la estimación de los costos de un proyecto aumenta
conforme el proyecto avanza a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas

1. Plan de gestión de los 1. Juicio de expertos 1. Estimaciones de costos

costos 2. Estimación análoga de las actividades
2. Plan de gestión de los 3. Estimación paramétrica 2. Base de las
recursos humanos 4. Estimación ascendente estimaciones
3. Línea base del alcance 5. Estimación por tres 3. Actualizaciones a los
4. Cronograma del valores documentos del proyecto
proyecto 6. Análisis de reservas
5. Registro de riesgos 7. Costo de la calidad
6. Factores ambientales de 8. Software de gestión de
la empresa proyectos
7. Activos de los procesos 9. Análisis de ofertas de
de la organización proveedores
10. Técnicas grupales de
toma de decisiones
Estimar los Costos
La Estimación debe basarse en la EDT para mejorar la precisión
La Información histórica de proyectos anteriores (parte del proceso de
organización de activos) es un elemento clave para mejorar las estimaciones
Un costo de referencia (y cronograma, alcance, calidad y recurso de
referencia) debe ser mantenido y no cambiado salvo aprobación de
cambios por el comité de cambios.
El presupuesto debe ser administrado con el costo de referencia para el
proyecto
Los cambios deben ser aprobado dentro del proceso de La integración de
control de cambios.
Estimar los Costos
Condiciones de mercado
Qué productos, servicios y resultados están disponibles en el
mercado, quién los tiene y en qué términos y condiciones.

Base de datos comerciales

Generalmente la información sobre los ratios de costos de recursos se
puede obtener de bases de datos comerciales que realizan el
seguimiento de las habilidades y los costos de RRHH y proporcionan
costo estándar para materiales y equipos.
Estimar los Costos
Costos de Conformidad:
Costos de prevención: capacitación, documentar procesos, equipos, software.
Costos de evaluación (evaluar la calidad): Prueba, inspecciones.

Costos de Incumplimiento:
Costo internos por fallas (detectados por el proyecto): Reproceso, desperdicios.
Costos externos por fallas (detectados por el cliente): pérdida de negocio,
imagen, cumplimiento de garantía.
Estimar los Costos
Fallas en la estimación:

 Errores en la interpretación del alcance de los trabajos

 Omisiones y ambigüedades en la Definición del alcance
 Cronograma demasiado optimista o definido muy pobremente
 EDT inapropiado
 Inadecuada estimación/valoración de los riesgos
 Aplicación no adecuada de habilidades a la tarea
 Falla en usar la correcta técnica de estimación
Determinar el Presupuesto
Consiste en sumar los costos de todas las actividades del proyecto a través del
tiempo y establecer una línea base de costos, está línea base incluye el
presupuesto que son los fondos autorizados para ejecutar el proyecto, NO
incluye las reservas de Gestión. El desempeño de los costos del proyecto se
medirá con respecto al presupuesto autorizado.

Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas

1. Plan de gestión de los 1. Agregación de costos 1. Línea base de costos

costos 2. Análisis de reservas 2. Requisitos de
2. Línea base del alcance 3. Juicio de expertos financiamiento del
3. Estimaciones de costos 4. Relaciones históricas proyecto
de las actividades 5. Conciliación del límite de 3. Actualizaciones a los
4. Base de las financiamiento documentos del proyecto
estimaciones
5. Cronograma del
proyecto
6. Calendarios de recursos
7. Registro de riesgos
8. Acuerdos
9. Activos de los procesos
de la organización
Determinar el Presupuesto
Determinar el Presupuesto
La reserva para Contingencia sirve para enfrentar los impactos de
Costo de los Riesgos que quedan durante la planificación de la
respuesta de los Riesgos

La reserva de Gestión son presupuestos reservados para cambios

no planificados al alcance y al costo del proyecto.
Presupuesto Detallado Del Proyecto
USD 27.4 MM

LÍNEA BASE DE COSTOS

En el proceso estimar los costos se emplearon
las técnicas “bottom-up” y “juicio de expertos”.
La “Curva S” fue elaborada a lo largo de 96
semanas.

El control se realizará semanalmente.

El proyecto se financiará con recursos propios.
Controlar los Costos
El control de costos básicamente implica supervisar la evolución de los
costos para detectar cualquier variación con respecto al plan inicial y,
con ello, poder efectuar acciones correctivas y/o preventivas para
mantener los costos dentro de los limites aceptables.

Herramientas
Entradas Salidas
y Técnicas

1. Plan para la dirección 1. Gestión del valor 1. Información de

del proyecto ganado desempeño del trabajo
2. Requisitos de 2. Pronósticos 2. Pronósticos de costos
financiamiento del 3. Índice de desempeño 3. Solicitudes de cambio
proyecto del trabajo por completar 4. Actualizaciones al plan
3. Datos de desempeño del (TCPI) para la dirección del
trabajo 4. Revisiones del proyecto
4. Activos de los procesos desempeño 5. Actualizaciones a los
de la organización 5. Software de gestión de documentos del
proyectos proyecto
6. Análisis de reservas 6. Actualizaciones a los
activos de los procesos
de la organización