COLEGIO DE BACHILLERES DEL

ESTADO DE MORELOS

CAPACITACION: ADMINISTRACIÓN.
6 TO. SEMESTRE

MÓDULO IV
SUBMÓDULO I

COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA
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¡PRESTA ATENCIÓN!!!!. QUIZÁS UNA DE ESTAS BARRERAS ESTÁ OBSTACULIZANDO EL
CRECIMIENTO DE TU EMPRESA:

1. MENSAJES CONFUSOS

Para que tus mensajes sean claros, evita usar conceptos ambiguos. Cuida la terminología que
estás usando y simplifica o elimina los términos que no aporten valor a tu mensaje. Lo mismo
aplica al uso de abreviaturas y acrónimos.

Mientras más simple y específico seas sobre el tema en cuestión, más efectivo será tu mensaje. Si
hay otra forma de decirlo, úsala. Así te aseguras de que todos tus empleados entiendan el
mensaje; no solo el equipo gerencial o los ejecutivos.

2. BARRERAS FÍSICAS

Existen también barreras físicas que pueden interferir con la forma en que se recibe el
mensaje. Por ejemplo, alguno de tus empleados puede que tenga dificultades auditivas. En su
caso, sería más efectivo que reciba la comunicación por escrito. Otra opción es ubicarle más cerca
de ti para que escuche mejor.

Otro ejemplo de barreras físicas que afectan la comunicación es el ruido en el entorno. No escojas
un lugar o vía de comunicación en la cual el ruido ahogue o interrumpa tu mensaje. Tampoco
escojas un lugar donde haya muchas distracciones. Por ejemplo, si trabajas en una fábrica
manufacturera, escoge un salón donde no se oiga el ruido de las máquinas. Si estás considerando
comunicarte con tu equipo a través de teleconferencias, asegúrate de que tanto tú como tu equipo
tengan una buena conexión de internet y el equipo audiovisual necesario.

3. SER INOPORTUNO

Planifica qué momento es más adecuado para llevar tu mensaje. Evita comunicarte con tu equipo
en momentos de ira o cuando tengas mucho estrés. Si la comunicación es positiva, pero tu tono y
tus gestos reflejan lo contrario, la efectividad del mensaje se puede perjudicar.

De igual forma, evita comunicar un asunto urgente a tus empleados sin tener toda la información
necesaria y un plan de acción. Imagina lo que sucedería si tus empleados comienzan a hacer
preguntas que no estás preparado para contestar. Además de lucir mal, ofrecer una respuesta
apresurada pudiera crear confusión más adelante.

4. FALTA DE EMPATÍA

Sé empático al momento de redactar y comunicar tu mensaje; especialmente en tiempos de

crisis. Un buen líder no deja de lado su humanidad. Por el contrario, es sensible ante el dolor y las
necesidades de los demás. Reconoce los sentimientos de tus empleados y ofrece la ayuda que
puedas brindar. Sé sincero al hacerlo.

5. EL SILENCIO

Cuando algo no anda bien en la empresa, muchos ejecutivos prefieren guardar silencio acerca de
la situación. En ocasiones, el silencio es necesario. ¡Pero, cuidado! Frecuentemente, esta conducta
hace que los empleados comiencen a especular sobre lo que está pasando. Esto desestabilizará el
ambiente de trabajo. El ánimo del equipo disminuirá, y con él, la producción de tu empresa.

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La transparencia tiene mucho valor. Tus empleados apreciarán que les digas cuando algo no va
bien. Más que eso, pondrán de su parte para ayudar a superar los obstáculos que estén a su
alcance.

La comunicación efectiva es un arte. Como tal, requiere conocer las técnicas y practicar hasta
dominarlas. Además, exige un delicado balance entre lo que se dice, cómo se dice, cuándo se dice
y por qué.

Ahora que conoces algunas barreras que obstaculizan una comunicación efectiva, haz el esfuerzo
de cambiar diariamente tus maneras de comunicarte en tu empresa. Verás que pronto será una
práctica natural y consistente.

LAS BARRERAS EN EL PROCESO DE COMUNICACIÓN

Comunicarse significa según su raíz latina comunicare hacer en comunión, dar a conocer, estar
unido a. Por eso hay una gran diferencia entre ser eficaz en la comunicación, es decir lograr que
los demás comprendan un mensaje, y querer convertirse en un gran orador.

Hay muchos libros y cintas de video que prometen convertir a personas con problemas de
expresión oral en excelentes comunicadores capaces de cautivar y convencer permanentemente a
los demás. Sin embargo, esto no es verdad, porque cualquier técnica de oratoria desprovista de un
acercamiento entre orador y público, además de ser estéril, aburre a sobremanera.

La mayoría de la gente desea ver realizados sus proyectos, transmitir y obtener información,
alcanzar acuerdos, tomar decisiones acertadas y mejorar sus relaciones.

Por eso conceptos claves como claridad, brevedad y superación de obstáculos constituyen los tres
ejes fundamentales de este libro.

La verdadera comunicación no comienza hablando si no escuchando. La principal condición del

buen comunicador es saber escuchar.

La verdadera comunicación no está dada por un emisor que habla receptor que escucha, si no por
dos o más seres o comunidades humanas que intercambian y comparten experiencias,
conocimientos, sentimientos (aunque sea a distancia a través de medios o canales artificiales).

Es a través de ese proceso de intercambio como los seres humanos establecen relaciones entre sí
y pasan de la existencia individual aislada a la asistencia social comunitaria.

Las Barreras en la Comunicación, o simplemente interferencias, son obstáculos que pueden llegar
a distorsionar, desvirtuar o impedir parcial o totalmente el mensaje, y se sitúan entre el emisor y el
receptor, cuando se gesta el proceso comunicativo.

Para una mejor comprensión hemos agrupado las diversas barreras que obstaculizan la
comunicación en los siguientes grupos:

Barreras semánticas

Tienen que ver con el significado de las palabras; cuando no precisamos su sentido, éstas se
prestan a diferentes interpretaciones y así el receptor no interpreta lo que dijo el emisor, sino lo que
su contexto cultural le indica.

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Si al hablar o escribir empleamos una palabra con una acepción que no corresponda, se produce
una barrera semántica. Esto quiere decir: cambio de significación.

Barreras fisiológicas

Impiden emitir o recibir con claridad y precisión un mensaje, debido a los defectos fisiológicos del
emisor o del receptor. Tales defectos pueden afectar cualquiera de los sentidos. Ya sea en forma
total o parcial.

Barreras psicológicas

Representan la situación psicológica particular del emisor o receptor de la información, ocasionada

a veces por agrado o rechazo hacia el receptor o emisor, según sea el caso, o incluso al mensaje
que se comunica; la deficiencia o deformación puede deberse también a estados emocionales
(temor, tristeza, alegría) o a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se le dice, no lea lo que
está escrito, no entienda o no crea lo que oye o lee.

Barreras físicas

Son las circunstancias que se presentan en el medio ambiente y que impiden una buena
comunicación ejemplo: ruidos, iluminación, distancia, falla o deficiencia de los medios que se
utilizan para transmitir un mensaje: teléfono, micrófono, grabadora, televisión, etc.

Barreras administrativas

Son las que se originan en estructuras organizacionales inadecuadas, mala planeación y deficiente
operación de los canales. Éstas pueden ser por la falta de planeación, presupuestos no aclarados,
distorsiones semánticas, expresión deficiente, pérdida en la transmisión y mala retención, escuchar
mal y evaluación prematura, comunicación impersonal, desconfianza, amenaza y temor; periodo
insuficiente para ajustarse al cambio; o sobrecarga de información.

ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL INTERCAMBIO INFORMATIVO

Los elementos necesarios para que se desarrolle la comunicación, que pueden convertirse en
barreras que impidan que esta se lleve a cabo, son los siguientes:

Un emisor

Alguien que elabore y transmita una determinada información. El emisor es aquel que envía un
mensaje en un código apropiado para ser adecuadamente recibido y comprendido por el receptor.
Puede ser un individuo, un grupo social, etc.

Un receptor

El Receptor es aquella persona a quien va dirigida la comunicación. El Receptor realiza un proceso

inverso al del emisor, ya que descifra e interpreta los signos utilizados por el emisor; es decir,
descodifica el mensaje que recibe del Emisor.

Un mensaje o contenido informativo

El mensaje es, en el sentido más general, el objeto de la comunicación. Está definido como la
información que el emisor envía al receptor a través de un canal de comunicación o medio de

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comunicación determinado (como el habla o la escritura, por ejemplo). El mensaje es una parte
fundamental en el proceso del intercambio de información.

Un referente

Es la realidad a la que se refiere el mensaje, es decir, es la realidad que es percibida gracias al

mensaje. Situación en la que se desarrolla la comunicación.

Un código, verbal y no verbal

El Código es el conjunto de rasgos que tiene el Mensaje para que este pueda ser entendido
adecuadamente tanto por el Emisor como por el Receptor.

El Código asigna a cada símbolo (tanto fonético como visual, eléctrico, etc.) una correspondencia
con una determinada idea.

Un canal físico

El Canal es el medio por el cual se transmiten las señales que portan la información (Mensaje) que
pretenden intercambiar Emisor y Receptor. Puede ser visual, táctil o auditivo.

La comunicación humana

Para que cada uno de estos elementos se interrelacionen satisfactoriamente es necesario reducir
filtros o interferencias entre el emisor y el receptor. De hecho, entre muchas posibilidades, esos
filtros pueden deberse a ciertos malos hábitos de comunicación, tanto del que habla (emisor) como
del que escucha (receptor), o a que los mensajes emitidos, ya sean verbales o no verbales resulten
ambiguos.

Estas interferencias, fomentadas tanto consciente como inconscientemente, son las que hacen que
una persona termine reprochándose su actitud, aislándose, o lo que es peor, lastimada psicológica
y emocionalmente.

Asimismo, es habitual que la gente no se comunique con eficacia porque solo sabe usar el
lenguaje indirecto y no expresa sus ideas directamente.

En este sentido, una gran mayoría de personas prefieren decir:

"Es tarde, deberíamos dormir"

En lugar de decir:

"No quiero seguir con esta discusión"

Acumulando así tensión interior y causando malentendidos.

Mediante el uso indiscriminado de lenguaje indirecto se cree erróneamente que es posible aplacar
situaciones conflictivas o mantener a raya la inseguridad, sin darse cuenta que
los metamensajes (como lo gestos o la expresión del rostro) que se transmiten mediante otros
canales muestran la verdadera intención.

Sin duda, estos hábitos negativos son inconvenientes que alejan a la persona de
sus objetivos verdaderos que, en última instancia, suele ser escuchado, apreciado y comprendido
por lo que realmente es.

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a. Cuando el lenguaje del emisor es emocional

Cuando una persona transmite un mensaje diferente del que realmente desea, seguramente se ha
dejado llevar por un lenguaje más emocional y menos objetivo.

Por ejemplo, una pareja puede discutir por horas a qué lugar ir de vacaciones pero, mientras sus
opiniones divergentes estén fundamentadas en reproches sobre quien lo eligió el año anterior y lo
mal que lo pasaron, no llegarán a ninguna solución y si tendrán muchos argumentos para desviar
el diálogo sincero, y culpar y juzgar al otro.

Y lo mismo ocurre en una entrevista de trabajo donde en vez de responder claramente a la

pregunta.

¿Qué espera usted de este puesto de trabajo?

Se dan extensas ideas que argumentan diferente ideas que no tienen demasiado sentido entre sí
(como la posibilidad de enviar a los hijos a un mejor colegio, cambiar la vivienda, etc.).

Cuando se establece un dialogo subjetivo y emocional resulta muy difícil salir ilesos, ya que lo que
sigue a una respuesta emocional es una situación de ataque y defensa, o la dolorosa situación de
sentirse estafado e incomprendido y en consecuencia más vulnerable.

En ocasiones utilizar palabras como: considero creo quiero deseo

En lugar de: debería

Y luego dar explicaciones neutrales, como: sería adecuado para mí,

Anima al oyente o a los oyentes a mostrar una mejor predisposición. Sin embargo, no siempre este
tipo de recursos es suficiente, pues para ser objetivos y precisos hay que evitar también las
valoraciones o juicio personales que provoquen roces innecesarios.

b. Controlar las propias expectativas

Si las expectativas sobre cómo debe ser una exposición ideal (una conversación, una entrevista,
una conferencia, etc.) no se ajustan a la distancia que hay entre el orador y el público, en lugar de
acercar a los interlocutores, los alejará. Se escucha mal, se responde según las ideas previas y no
es posible hacer una valoración rigurosa de los hechos.

La manera de transformar la comunicación en una experiencia positiva consiste en estar atentos a

lo que ocurre en el presente, en el aquí y el ahora, lo que implica apartar del campo de atención
todo lo que no sea comprender lo que el otro dice. Esto, obviamente, no significa que siempre se
debe estar de acuerdo con la otra persona, ni que se deje de actuar de forma natural y auténtica.
Se trata, pues, de mantener una actitud se refleje en aquello que se dice mediante frases como:

"A ver si he comprendido bien"

"Me agradaría puntualizar"

En algunos casos, cuando se establece un diálogo con alguien que ostenta mayor poder, resulta
eficaz hacer al principio algunas concesiones hasta que la persona sienta que es escuchada y
tomada en serio. Tampoco se trata de hacer alarde de sumisión repitiendo continuamente:

"Yo le comprendo"

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Sino de ponerse en lugar de la experiencia de otro, indagando discretamente, intentando obtener
más detalles sobre lo que desea decir sin dejar que las propias opiniones cierran la puerta a otros
puntos de vista.

c. Persuadir es mejor que defenderse

Cuando se está en presencia de una persona intolerante, lo mejor es no mostrarse abiertamente

en desacuerdo con ella, porque lo más probable es que se enfade más.

En vez de ponerse a la defensiva ante la intransigencia, es recomendable utilizar afirmaciones

tales como:

"Creo que"

"Tal vez sería conveniente"

"Encuentro que"

"Posiblemente una opción sería"

Ya que son más persuasiva y tienden a despertar cierta empatía, lo que permitirá encontrar nuevas
fórmulas para llegar a un acuerdo.

¿Cómo detectar las interferencias en la comunicación?

Cuando hay barreras en la comunicación los mensajes resultan difíciles de comprender.

A veces ocurre que estas interferencias son sutiles y no tienen que ver con el tono de voz ni con lo
que se dice mediante el lenguaje verbal o no verbal, sino con la forma en que se expresan.

Así lo que una persona calla, la frecuencia de sus silencios y las frases inconclusas son indicios
que también hay que tener en cuenta. En caso de detectar barreras de este tipo, sólo existen dos
caminos posibles:

Intentar clarificar el mensaje mediante preguntas directas, o bien.

Llevar la conversación al terreno propio, en caso de que existan barreras insuperables.

Cuando el ataque de un jefe o un colega es directo, se le puede decir:

"Creo que te he causado una mala impresión, pero…"

Demostrándole que hay una verdadera intención de respetar sus sentimientos. Con este método
no hay duda de que habrá muchas posibilidades de que los argumentos de la persona intolerante
caigan por su propio peso.

a. Otras interferencias emocionales que impiden una buena comunicación

Alguien dijo que las mejores metas son las que conllevan algún desafío.

Conocer cuáles son las interferencias que, consciente o inconscientemente, se usan cuando existe
una mala comunicación con los demás puede servir para recuperar la natural capacidad de
expresión y permitir sentirse más libre y mejor con uno mismo.

Defenderse sin que nadie haya atacado

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La mayoría de las personas dan golpes anticipados cuando tienen miedo de no ser aceptado,
creen que eso les permitirá mantener una buena imagen, sin embargo, lo único que logran es que
el interlocutor se ponga a la defensiva. Un ejemplo muy ilustrativo es cuando alguien dice en una
entrevista de trabajo: "Seguramente usted se decidirá por otro candidato después de las
respuestas que le he dado, pero a mí me da igual porque yo soy así"

Contraatacar

En este caso la persona en vez de indagar cómo se siente su interlocutor, responde a la crítica, la
ironía o las amenazas actuando del mismo modo. Por ejemplo, cuando en una conversación entre
vecinos el atacado responde: "Yo seré un inepto pero usted es un ignorante".

Buscar culpables

Se trata de inculpar a otra persona de los propios errores. Por ejemplo, en una reunión de trabajo
se ofrece una excusa como esta: "No he traído mi proyecto porque el responsable de la sección tal
no me ha enviado a tiempo el materia que necesitaba para acabarlo"

Desempeñar el papel de víctima

Como si fuera un espectador más, el que se desempeña este papel se proclama como una víctima
inocente.

Humillar al interlocutor

Ocurre cuando se utilizan palabras que generalizan, por ejemplo: "siempre" o "nunca", que no
dejan ninguna oportunidad a la persona para rehabilitarse: "Siempre eres el mismo irresponsable".

Exigir

Nunca se pide lo que se desea de un modo directo. Los demás están obligados a saber en todo
momento lo que quiere la persona exigente.

Generalizar

Consiste en ignorar que quien está es una persona diferente, con sentimientos
y emociones individuales, y hacer evaluaciones según parámetros tradicionales y preestablecidos.

Aconsejar

En vez de escuchar, se tiene a interrumpir para dar consejos y opiniones sin tener en cuenta al
interlocutor.

Etiquetar

Se cae en el vicio de juzgar para no reconocer los errores propios.

Desviar el tema

Se elude la situación presente mediante reproches sobre ofensas pasadas, o bien sacando
constantemente asuntos colaterales que no vienen al caso.

Culpabilizar al otro

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Se intenta sugerir al interlocutor que es él quien tiene un serio problema para comprender lo que se
le dice.

Querer tener la razón

Siempre son los demás los que están equivocados y se intenta imponer los propios criterios por
la fuerza de las palabras o el cargo que se ocupa.

Anticiparse

Decir frases como "te he oído a la primera" o "sé lo que vas a decir" para ganar tiempo y evitar que
el diálogo avance.

LAS CLAVES DE UNA BUENA COMUNICACIÓN

Sin duda para lograr una buena comunicación se necesita entrenamiento, buena predisposición,
deseos de comunicarse y, por supuesto, paciencia para no intentar obtener resultados rápidos
a riesgo de exponerse sin estar preparado.

Por esta razón, como de lo que se trata es de adquirir nuevos hábitos positivos, lo ideal es
practicar alguno de los aspectos que se describen a continuación y, una vez que se esté
familiarizado con él, pasar a otro.

Escuchar activamente

Significa comprender cuáles son los sentimientos y los pensamientos que el interlocutor desea
transmitir

Reconocer lo verdadero

Se trata de encontrar un punto de razón o de interés en lo que la otra persona dice. Cuando se
tienen interese comunes, la comunicación avanza con menos interferencias.

Demostrar empatía

Equivale a tratar de ponerse en el lugar del otro para llegar a comprender lo que está sintiendo. La
empatía se puede lograr cuando se escucha conjuntamente tanto el lenguaje verbal como no
verbal del interlocutor.

Mantener un diálogo asertivo

Mediante afirmaciones positivas del tipo "parece que lo que estás diciendo es que…" se puede
averiguar hasta donde se comprendido el mensaje y comprobar, al mismo tiempo, si el otro ha
dicho exactamente lo que deseaba decir.

Indagar

Consiste en valerse de preguntas discretas para saber más acerca de cómo piensa y siente el otro.
Por ejemplo, se le puede pedir que se explaye en n tema determinado o que dé detalles de aquella
que le preocupa.

Utilizar técnicas de expresión personal

Los sentimientos, tanto positivos como negativos, se expresan con afirmaciones como: "Me siento"
y no "Tú eres, dices, etc.". Del mismo modo, es importante resaltar aspectos positivos de la otra

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persona, aunque se esté en medio de una acalorada discusión. El otro captará que es tenido en
cuenta aunque sea en el fragor de una disputa.

CUESTIONARIO

1) ¿Qué son las barreras en el proceso de comunicación?

2) ¿Cuáles son los elementos necesarios para el intercambio informativo?

3) ¿Por qué es mejor persuadir antes que defenderse?

4) ¿Cuáles son las interferencias emocionales que impiden una buena comunicación?

5) ¿Cuáles son las claves de una buena comunicación?

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 LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN ASERTIVA EN
LA EMPRESA

LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN
Un sistema de información nos permite organizar, administrar y distribuir, la información de
una organización o entidad. Siendo un Sistema de información en definitiva un conjunto de
elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos
para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad (bajo un objetivo).
Cuando hablamos de comunicación nos referimos a la transferencia de información de un emisor a
un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla. La misma sirve a
cuatro funciones principales dentro de un grupo u organización: el control, la motivación, la
expresión emocional y la información.

Características Generales de la Información

 Exactitud: En este sentido la información debe reflejar el evento epidemiológico al cual se refiere
y su sistema de medición expresado con poca variabilidad.
 Objetividad: La información debe ser el producto de criterios establecidos que permitan
la interpretación en forma estandarizada por diferentes personas en circunstancias diversas de
tiempo y lugar.
 Válida: Se refiere a que la información ha de permitir medir en forma precisa el concepto que se
estudia, con criterios uniformes.
 Continuidad: La información ha de ser generada en forma permanente de tal manera que exista
la disponibilidad de los datos a través del proceso de vigilancia.
 Completa: Debe contener todos los datos y variables previamente establecidas para cumplir con
su finalidad en cada evento epidemiológico.
 Oportuna: La información debe generarse y notificarse a la par con los acontecimientos de tal
manera que permita la toma de decisiones y la actuación inmediata.
 Comparable: que permita ser confrontada con datos similares.

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 Comunicación
La comunicación es un fenómeno natural en todo el universo, relevante por el hecho de que esta
aporta a su receptor un paquete de energía compatible con su sistema de transacción de cargas,
beneficiándole en alguna de sus capacidades. la comunicación , es el traspaso de información,
desde un emisor, mediante un mensaje, hacia un receptor. Proceso el cual, luego toma el sentido
inverso. O sea, el receptor se vuelve emisor y así consecutivamente. Esta información, que es
transmitida, por medio de la comunicación, es recibida por el subconsciente y luego captada por el
consciente.
En sus términos más simples, la comunicación es el proceso de transmitir y recibir ideas,
información y mensajes entre individuos. La sociedad humana se funda en la capacidad del ser
humano para transmitir intenciones, deseos, sentimientos, conocimiento y experiencia
de persona a persona. En su sentido más amplio, la comunicación tiene como interés central a
aquellas situaciones de comportamiento en las cuales una fuente transmite un mensaje a un
captador del mismo con un intento consciente de afectar el comportamiento del último.
La comunicación se refiere al proceso especial que hace posible la interacción entre la especie
humana y permite a los hombres ser sociables. La comunicación de las Relaciones Públicas es un
proceso que comprende un intercambio de hechos, puntos de vista e ideas entre una organización
de negocios o sin propósito de lucro y sus públicos, a efecto de llegar a un entendimiento mutuo.
Existen tres puntos importantes que deben considerarse: primero, la comunicación debe abarcar a
dos o más personas; segundo, es un intercambio de información de ida y vuelta; y tercero, implica
entendimiento.

Se pueden señalar tres TIPOS DE COMUNICACIÓN:

 Comunicación Interpersonal – aquella en la que se interactúa con otros individuos, es decir, se
establece un diálogo con ellas. Es la forma de comunicación más primaria, directa y personal.
 Comunicación Masiva – toda aquella que se realiza a través de los medios de difusión de
información, como el radio, televisión, periódicos, revistas e internet.
 Comunicación Organizacional – esta comprende la interna y la externa.
La comunicación en una empresa, conocida como la comunicación organizacional, es un factor
determinante en el éxito de una empresa; una buena comunicación es sinónimo de eficiencia,
organización y coordinación, mientras que una mala comunicación puede ser motivo de ineficacia,
desorden y conflictos internos.

La comunicación en una empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y comprensible para
el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje debe llegar al receptor en el momento indicado. Y debe
ser precisa, no debe utilizar adornos lingüísticos ni información innecesaria.

Básicamente, la comunicación en una empresa se clasifica en dos tipos: comunicación externa y

comunicación interna:

Comunicación externa

Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia fuera de la empresa, es decir, se dirige

hacia los consumidores, el público en general, grupos de opinión, etc. Tiene como objetivo informar

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sobre la existencia de un producto o servicio, informar sobre sus principales beneficios o
características, informar sobre las actividades en que participa la empresa, etc.

Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como la televisión, la radio, la
prensa escrita, llamadas telefónicas, envío de e-mails, Internet, afiches, carteles, volantes, paneles,
tarjetas de presentación, cartas publicitarias, catálogos, folletos, etc.

Un aspecto importante en la comunicación externa son las relaciones públicas, en donde, a través
de la participación en eventos, actividades, seminarios, labores sociales, etc., se busca crear y
mantener una buena imagen o reputación de la empresa.

Comunicación interna

Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia dentro de la empresa, es decir, se dirige

hacia el personal de ésta. Tiene como objetivo informar sucesos, reportar ocurrencias, coordinar
actividades, organizar tareas, controlar, motivar, liderar, etc.

Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como murales,
intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes,
reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.

Este tipo de comunicación interna se puede dividir en comunicación formal y comunicación

informal:

 Comunicación formal: es aquella en donde el mensaje se origina en un integrante de un

determinado nivel jerárquico, y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico inferior, de
un nivel superior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la
empresa.

 Comunicación informal: es aquella en donde el mensaje circula entre los miembros de la

empresa, sin conocer con precisión el origen de éste, y sin seguir canales establecidos
formalmente por la empresa.

Y, a su vez, la comunicación interna también se puede dividir en comunicación vertical

descendente, comunicación vertical ascendente, y comunicación horizontal.

 Comunicación vertical descendente: es aquella en donde el mensaje se origina en un nivel

jerárquico superior (en la dirección, en un jefe, etc.), y va dirigido a un nivel jerárquico
inferior (a un subordinado, un operario, etc.). Se presenta bajo la forma de órdenes,
instrucciones, enseñanzas, correcciones, etc.

 Comunicación vertical ascendente: es aquella en donde el mensaje surge en un nivel

jerárquico inferior (un subordinado, un operario, etc.), y va dirigido a un nivel jerárquico
superior (a la dirección, a un jefe, etc.). Se presenta bajo la forma de sugerencias,
propuestas, reclamos, etc.

 Comunicación horizontal: es aquella que se da entre integrantes de un mismo nivel

jerárquico. Tiene como principal función la de facilitar la coordinación de actividades.

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 Objetivos de la comunicación interna

La comunicación interna abarca una variedad de objetivos muy amplia, y cada tipo de mensaje
corporativo tendrá un objetivo concreto. Por ello, a la hora de desarrollar un plan de comunicación
en la empresa, debemos indicar qué objetivo perseguimos en cada tipo de comunicación.
Estos son algunos, y no todos, de los posibles objetivos de la comunicación interna:
 Transmitir mensajes corporativos
 Informar sobre evolución de la empresa
 Motivar a los empleados
 Lograr el compromiso de los trabajadores
 Fomentar el buen clima laboral
 Establecer una comunicación eficaz en la empresa
 Mejorar la productividad
 Dar pie a la innovación interna
 Generar cambios en la organización

10 mandamientos de la comunicación asertiva empresarial:

1. Deberás pensar bien lo que vas a decir antes de hablar

2. Usarás siempre el lenguaje de tus receptores
3. Deberás aprender a escuchar para ser escuchado
4. Santificarás el canal, el lugar y el momento adecuado
5. No utilizarás intermediarios
6. Atenderás con atención a todos los mensajes
7. Serás empático, sensible y comprensivo con tus trabajadores
8. No dejarás que surjan los rumores
9. Buscarás siempre la retroalimentación de los mensajes
10. Identificarás los sentimientos de tus receptores

¿Se te ocurren otros?

¡Mucha suerte con la comunicación en tu empresa!

TIPOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA

La Comunicación escrita es clara, precisa, completa y correcta; se califica como información de
primera mano y se deja constancia. Por medio de ella las personas tienen la oportunidad de poder
regresar a segmentos anteriores al mensaje, lo que permite una mejor comprensión en la
información. Esta puede darse a través de:

Los tipos de comunicación escrita son los que se describirán a continuación:

 Informes  Actas
 Cartas  Contratos
 Memorándums  Reglamentos
 Circulares  Manuales
 Memorias  Boletines

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 Entrevistas  Facturas
 Avisos  Cheques
 Recibos  Pagarés

Informe
Es la presentación oral o escrita de una investigación, de un acontecimiento importante que se
desea dar a conocer a alguien para que tome decisiones o tenga conocimiento del asunto.
Generalmente se envía a un superior. El informe escrito necesita de una mejor organización y
presentación.
El propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo,
los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u
otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe
pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas
planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.
Características de los Informes:
Un informe consiste de varias secciones, incluyendo el Encabezado del informe, el Encabezado de
página, el Encabezado de grupo, Detalles, Pie de grupo, Pie de página y Pie del informe.
Cada sección del informe está hecha de una serie de líneas. Cuando un objeto base-texto es
ubicado en una sección, es ubicado de tal manera que su base se ajuste a una línea de la sección.
Luego, la altura de la línea es ajustada por el controlador de la impresora de tal manera que sea
suficiente para albergar el objeto.
En resumen, la altura de una línea está determinada por el objeto basado en texto con tamaño de
fuente más grande, ubicado en esa línea.
 Si se ubica otro objeto basado en texto en la misma línea con un tamaño de fuente mayor que el
del primer objeto, la altura de la línea se extiende para albergar el segundo objeto.
 Si se ubica otro objeto basado en texto en la misma línea y con tamaño de fuente aún mayor, la
altura de la línea se aumenta nuevamente para albergar el tercer objeto.

A medida que se agregan objetos base-texto al informe, ya sea en la misma o en diferentes

secciones, la altura de la línea se ajusta para acomodar las diferentes fuentes. Debido a que el
espaciado vertical es determinado por el controlador de la impresora, se hace difícil crear informes
diseñados para formas preimpresas cuando éstas van a ser reproducidas en diferentes entornos.
Se recomienda que seguir estas directrices cuando se diseñe informes:
 Mantenga el mismo tamaño de fuente.
 asegúrese de imprimir formularios preimpresos en la misma máquina.

Estructuras de los informes:

Los informes toman a menudo la estructura de una investigación científica: Introducción, Métodos,
Resultados y Debate. Pueden también seguir una estructura de problema-solución basado en las
preguntas o las inquietudes de la audiencia.
En cuanto a formato, los informes varían desde un formato más simple con meros títulos que
indican los asuntos tratados a formatos más complejos incluyendo diagramas, gráficos, imágenes,
tablas de contenido, extractos, resúmenes, apéndices, nota a pie de página/notas al pie de la
página, hipervínculo y referencias.

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Debe tener titulo, fecha y el nombre de quien hizo el informe.

Ejemplo de Informe

A: Ninoska Cisneros
Directora de Zapatería
De: Dardania Quiroz
Administradora
Asunto: Quiebra de Zapatería
Fecha : 22 de septiembre del 2020

I- INTRODUCCIÓN:
Informare sobre el reciente Cierre de Zapatería Cisneros & Asociados, que sucedió en el mes de
agosto del año en curso.
Con este informe me propongo dar a conocer las causas por las cuales ha sucedido este cierre
inesperado para todos los trabajadores de esta Zapatería, recomendaciones y sugerencias para
restaurar la organización y ventas de este calzado. Así como también dar trabajo a los 40
empleados que han pasado al desempleo.
II- DESARROLLO:
La primera causa que llevo al cierre fue debido a que en nuestro país están introduciendo
demasiados zapatos del exterior, lo que produjo una insuperable baja a nuestras ventas. Se siguió
elaborando gran cantidad y variedad de calzado en esta Zapatería, pero al ver que se tenía en
bodega alrededor de 3,000.00 (TRES MIL) pares de zapatos, se decidió no continuar fabricando
dicho producto hasta que se lograra vender la mercancía embodegada y superar todas las bajas
que se habían tenido para obtener ganancia y luego invertirla para comprar material y continuar en
la elaboración de zapatos.
Se logro obtener un poco de ganancia, pero al realizar las compras de los materiales, todo estaba
más caro y se hizo difícil conseguir cuero para continuar con sus labores. Al verse completamente
fracasados, todos los Zapateros empezaron a comunicar que no estaban obteniendo nada de
ganancia para ellos ni para la Compañía, por lo que decidieron retirarse.
La segunda causa fue la falta de cuero. Los Zapateros dicen no poder continuar su trabajo, lo que
trae consecuencias negativas para ellos, debido a que solo pueden realizar simples reparaciones a
zapatos ya elaborados. El cuero debe importarse y no hay fondos para ello, ni para asegurarles
su salario quincenal.
La tercera causa es que no hay fondos para trabajar, se necesita de un financiamiento para
hacerla surgir. Se necesita un responsable de compra, para abastecer todas las necesidades.
III- CONCLUSIONES:
Si desea continuar con la Zapatería, se deberá ampliar el modulo y enriquecer el capital para
empezar un nuevo trabajo más diferente y variado.
La introducción de mercadería del exterior nos trae una enorme baja en nuestras ganancias y limita
nuestro mercado. Debemos cambiar planes originales para entrar en competencia en el mercado.

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IV- SUGERENCIAS:
1) Invertir un poco mas de capital será de mucho beneficio y se lograra obtener mayores
ganancias.
2) Ampliar el local para la comodidad de los trabajadores y obtener un trabajo eficiente.
3) Buscar material en otras Empresas o Distribuidores para poder realizar un trabajo excelente.
Se deben vender los zapatos embodegados a precio de costo para no perder esta inversión y
sufragar gastos actuales.

Cartas
La carta comercial es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las transacciones
comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena carta sea requisito
indispensable y valioso para el estudiante que tiene intención de entrar al mundo de los negocios.
Existe una gran variedad de tipos de cartas: carta de Solicitud de Referencia, Carta de Respuesta
a una Solicitud de Referencia, Carta de Solicitud de Empleo, Carta de Solicitud de Pedido, Carta
de Remisión o Envío, Carta de Solicitud de Crédito, Cartas de Cobranza. La redacción de una
carta va a estar en dependencia del objetivo con el que se vaya a elaborar una carta.
Estructuras de las Cartas:
1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad
que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.
2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el
día mes y año.
3. Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta
4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una línea y en el
que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.
5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de
la carta.
6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta,
se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y
espontáneo.
7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje.
La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el
emisor y receptor.
8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y
representación de otra.
9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado
en la carta.
10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el
dictado y mecanografiado de la carta.
11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos,
estos deben mencionarse en una nota de anexos.

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Memorándums
El memorándums es un mensaje entre dos personas de una misma firma, escrito en papel que
lleva impreso ciertas palabras (guías) para referencia: A, De, Asunto o Referencia y Fecha), se
utiliza para hacer llamados de atención, es obligatorio y se usa a nivel interno de
las organizaciones.
El memorando también se puede definir como una comunicación que se usa en diplomacia. Es
menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se reseñan los
hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto
importante o grave.
Características de un memorando:
§ Se redacta en tercera persona.
§ Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).
§ Utiliza la construcción positiva.
§ No usa rodeos de palabras.
§ Las oraciones son directas y claras y cortas
§ Los modelos son de diferente tamaño y forma.
§ No llevan saludo ni despedida.
§ Es un medio de comunicación que da a conocer asuntos breves o extensos según el modelo.

Circulares
Es un tipo de comunicación breve, cuyo contenido va dirigido a varias personas, mando o niveles
de una organización, empresa o a las empresas mismas, con el fin de transmitirles
una información sobre asuntos muy variados.
Tipos de Circulares:
De acuerdo con el uso generalizado, existen dos tipos fundamentales de circulares:
a) Orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica. (Modelo A).
b) Cada uno de los avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para informarles
sobre un asunto de interés común. (Modelo B).
A veces, se envía una circular de gran extensión, como la de una carta. En ese caso se denomina
carta-circular.
Características Esenciales:
La circular reúne las siguientes características esenciales:
§ Dimensiones del papel generalmente más pequeños que los de la carta corriente.
§ Contenido referido a asuntos de poca importancia como instrucciones, presentaciones, avisos,
anuncios, etc.
§ Redacción por lo común en forma impersonal (se les comunica…, se informa a todos los
trabajadores).
§ Remitente: el nombre de la dependencia, organización o empresa correspondiente (la
dirección…, el Departamento del Personal…).

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El Acta
El Acta es un escrito que tiene como fin esencial dejar constancia de lo sucedido, tratado o
acordado en una junta, asamblea o reunión.
Es usual en la actividad empresarial y aun entre los miembros de una agrupación, sindicato,
asociación, organización u otro colectivo, en cuyas sesiones quieren dejar testimonio de todo lo ahí
abordado.
La redacción del Acta corresponde al Secretario del organismo respectivo, quien deberá elaborar
primero una minuta o síntesis de la reunión sobre la base de la agenda u orden del día. Después
desarrollara las ideas o conceptos en forma completa y adecuada.
Estructura del Acta: La estructura del acta está determinada por su contenido, ya que cada
apartado se corresponde con cada uno de los aspectos de la reunión. En general, en un acta
se pueden distinguir los siguientes apartados:
§ El título recoge el nombre de la asociación o grupo y el motivo por el que se reúnen.
§ La introducción precisa los datos referidos a la reunión: lugar, hora y fecha, participantes (o bien
una relación de presentes y ausentes que normalmente aparece en el margen), así como los
nombres completos del presidente y el secretario de la reunión.
§ El orden del día recoge la relación detallada de los asuntos que se van a tratar.
§ El desarrollo de la reunión da cuenta de lo tratado, especificando -si es preciso- quiénes han
intervenido y las opiniones formuladas.
§ El cierre concreta la hora a la que se considera finalizada la reunión, expresa la conformidad de
los presentes e incluye las firmas del presidente y del secretario.
Sugerencias para la Redacción del Acta:
§ Emplee un lenguaje claro y comprensible.
§ Escriba en presente indicativo.
§ Utilice oraciones y párrafos cortos.
§ Use adecuadamente los verbos frecuentes en la redacción de Actas: explica, agrega, informa,
recuerda, aclara, aprueba, etc.
§ Limítese a los aspectos significativos de la sesión.
§ Evite un lenguaje figurado en la redacción.
§ Sea coherente y objetivo: no tergiverse ni modifique los conceptos escuchados.
§ Evite mencionar los detalles intranscendentes.
§ Escriba en letras las cantidades, las fechas, horas y años.

El Contrato
Un contrato es el convenio suscrito entre dos o más personas que se obligan recíprocamente para
constituir o extinguir un vínculo jurídico. Se pueden hacer contratos de arrendamiento o contratos
de trabajo.

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 También se puede decir que un contrato es el acuerdo entre el empresario y el trabajador en el
que se detallan las condiciones en las que un trabajador se compromete a realizar un determinado
trabajo por cuenta del empresario y bajo su dirección, a cambio de una retribución o sueldo.
Características de los Contratos:
§ Personas que intervienen en el contrato.
§ Obligaciones y derechos recíprocos de las partes.
§ Fecha del contrato.
§ Firma del empleador y trabajador.

Los Reglamentos
Es la norma elaborada por el patrono de acuerdo con los intereses de su empresa y la
legislación laboral vigente, en la que se establecen las condiciones de acatamiento general sobre
condiciones de trabajo, relaciones humanas, medidas de orden técnico y sanciones disciplinarias.
Estos sirven para que tanto el (la) patrono (a) como los (as) trabajadores (as) sepan de antemano
cuáles son las reglas que se deben seguir en el centro de trabajo, y las consecuencias que tiene su
incumplimiento para cada uno (a).
Cuando sea oportuno y, en todo caso, antes de aprobar el proyecto de reglamento, el
Departamento de Asesoría Externa indicado le dará audiencia al Comité Permanente de
Trabajadores, proporcionándoles copia del proyecto de reglamento, para que se pronuncie sobre el
mismo; de manera que los (as) trabajadores (as) puedan ejercer la defensa de sus derechos
adquiridos, alegar posibles ilegalidades, supresión de beneficios, etc.
Características de los Reglamentos:
Deben contener la siguiente información:
§ Nombre del centro de trabajo o razón social de la empresa en que se aplicará el Reglamento.
§ Indicación precisa de la (s) actividad (es) a la (s) que se dedica la empresa.
§ Lugar donde deben prestar sus servicios los (as) trabajadores (as).
§ Jornadas de trabajo existentes en la empresa (diurna, mixta, nocturna); así como indicar si se
trata de jornada acumulativa, fraccionada o continua.
§ Horarios, con indicación clara de los días que se laboran, las horas de entrada y de salida de los
trabajadores, el tiempo destinado para comidas, incluyendo los tiempos que se conceden dentro de
la jornada para tomar refrigerios. Si existen diferentes horarios, deberá indicarse todos y cada uno
por separado.
§ La forma de pago del salario y el lugar, día y hora en que se paga.
§ Incentivos salariales adicionales (en caso de que existan).
§ Normas relativas a salud ocupacional.
§ Normas sobre el trabajo de las mujeres y de los menores de edad.
§ Indicación de las personas que ejercen autoridad en la empresa, su competencia y ante quiénes
deben presentarse las sugerencias, solicitudes, quejas y reclamos de los trabajadores; así como
el procedimiento para su presentación y respuesta.
§ Las disposiciones disciplinarias y formas de aplicarlas. Se prohíbe descontar suma alguna del
salario de los trabajadores a título de multa; y que la suspensión del trabajo, sin goce de sueldo, no

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podrá decretarse por más de ocho días, ni antes de haber oído al (a la) interesado (a) y a los (as)
compañeros (as) que éste (a) indique.
§ Procedimiento para conocer las denuncias sobre Acoso u Hostigamiento Sexual en la empresa.
§ Las disposiciones sobre los siguientes temas, que son necesarios para una
mejor administración del personal de cada empresa:

Control de asistencia y puntualidad.

Llegadas tardías.
Abandono del trabajo.
Vacaciones.
Aguinaldo.
Tipos de contratos de trabajo vigentes en la empresa.
Feriados.
Día de descanso semanal.
Importancia de los Reglamentos:
El Reglamento interno regula las relaciones de la empresa con sus trabajadores en aquellos
puntos en los cuales se exige una definición más precisa entre lo que indica la ley (Código del
trabajo y su reglamento) y las condiciones particulares de actividad laboral de cada empresa, con
el objeto de que tanto patrono como trabajadores conozcan con claridad a qué atenerse en caso
de discrepancias.
Como las normas exigen que toda empresa debe cumplir con las leyes locales e internacionales en
todas las materias de su actividad y además que primero resuelva todos sus conflictos previos a
una certificación si fuera el caso.
También que las actividades ISO exigen una mayor colaboración y dedicación entre patronos y
trabajadores. Hoy en día toma cada vez mayor trascendencia el uso del Reglamento interno como
un documento de vital importancia para asegurar la tranquilidad de las actividades empresariales.
Las empresas que no tienen aún un reglamento interno deberían a corto plazo solicitar la asesoría
legal correspondiente para que en corto tiempo puedan integrarse a los beneficios de su
implementación, despejando el camino a su crecimiento en un clima de tranquilidad.

Los Manuales
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación
y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información
de una organización.
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener
informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al
delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y
permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo.
En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones
administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información
administrativa.

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Estructura de los Manuales:
§ IDENTIFICACIÓN
Este documento debe incorporar la siguiente información:
Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el
nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración.
Número de revisión (en su caso).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las
siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma.
Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
§ ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
§ PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su
revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas
comprendidas en el manual.
§ OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores
de auditoría; facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que
tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente;
reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
§ AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al
ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos
meso administrativos o sectoriales.
§ RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus
fases.
§ POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en
forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que
participaban en los procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones
alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se
mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

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 Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de
actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
 Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por
personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.
 Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles
jerárquicos superiores.
 CONCEPTO(S)
Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su
significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su
significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
 PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma
narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento,
explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen,
señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es
general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que
tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad
administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación.
 FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las
cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las
operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando
para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden
adicionar instructivos para su llenado.
 DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las
operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran
las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen
(procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del
equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y
accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su
comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
GLOSARIO DE TéRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el
contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo
para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos
DISEÑO DEL PROYECTO. La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha
precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no
generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por
ello que se debe poner mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración,
delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos
que fundamentan la ejecución del trabajo.

Importancia de los Manuales:

Los manuales son documentos escritos importantes porque concentran en forma sistemática una
serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes
de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse
para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y
administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con
las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de
soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en
la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa,
lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

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Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la
administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la
acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata
de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
actividades que se le han encomendado.
Ventajas de los Manuales:
§ Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la
empresa.
§ Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.
§ Logran y mantienen un sólido plan de organización.
§ Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de
sus propios papeles y relaciones pertinentes.
§ Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la
organización.
Desventajas de los Manuales:
§ Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que
se puedan presentar.
§ Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
§ Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya
vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

Los Boletines
Los boletines, se definen como publicaciones periódicas sobre un determinado campo del saber.

Las Entrevistas
La Entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que pregunta
(entrevistador). Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema
o cuestión determinada, teniendo un propósito profesional.
Presupone la existencia de personas y la posibilidad de interacción verbal dentro de un proceso de
acción recíproca. Como técnica de recolección va desde la interrogación estandarizada hasta la
conversación libre, en ambos casos se recurre a una guía que puede ser un formulario o esquema
de cuestiones que han de orientar la conversación.
Otra definición sencilla sería:
La Entrevista es la comunicación interpersonal establecida entre investigador y el sujeto de estudio
a fin de obtener respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre el tema propuesto.
EL ENTREVISTADO deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El
entrevistado es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir.
EL ENTREVISTADOR es el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta al
entrevistado y el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista.
Estructura de las Entrevistas:

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 La entrevista de trabajo suele habitualmente estructurarse de la siguiente forma:
Saludo / Bienvenida. Es habitualmente el primer contacto personal entre el candidato y el
entrevistador.
 Conversación inicial
 Introducción
 Preguntas del entrevistador / Respuestas del candidato
 Cierre o Despedida

Después de haber pasado sobre todos los puntos anteriores, solo nos queda mencionar qué hacer
en el momento de la despedida de la entrevista.
La entrevista estará a punto de finalizar, a punto de llegar a su fin cuando nos hagan preguntas
sobre si deseamos formular alguna pregunta, si tenemos alguna duda que queramos resolver.
Siempre que tengamos alguna duda sobre el proceso de selección, las funciones del puesto, el
lugar de trabajo, etc. este es el momento idóneo para la realización de esas preguntas. De esta
forma, podemos demostrar el entusiasmo por el puesto de trabajo.
Ventajas:
· La Entrevista es una técnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos desde el punto
desde el punto de vista de las ciencias sociales, para averiguar
· La información que el entrevistador obtiene a través de la Entrevista es muy superior que cuando
se limita a la lectura de respuesta escrita
· Su condición es oral y verbal.
· A través de la Entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los énfasis, etc., que
aportan una importante información sobre el tema y las personas entrevistadas.
La ventaja esencial de la Entrevista reside en que son los mismos actores sociales quienes nos
proporcionan los datos relativos a sus conductas, opiniones, deseos, actitudes, expectativas, etc.
Cosas que por su misma naturaleza es casi imposible observar desde fuera.
Desventajas:
· Limitaciones en la expresión oral por parte del entrevistador y entrevistado.
· Se hace muy difícil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre todo a aquellas
que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal, pero con escaso valor informativo
o científico.
· Es muy común encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas y muchas
veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice y se hace, entre la verdad y lo real.
· Muchas personas se inhiben ante un entrevistador y les cuesta mucho responder con seguridad
y fluidez una serie de preguntas.
· Existen muchos tema tabúes entre las personas, algunos de los cuales producen rechazo
cuando se trata de responder preguntas concretas, como por ejemplo temas políticos sexuales,
económicos, sociales, etc.
Importancia
La entrevista de selección sirve fundamentalmente para:
· Determinar si es adecuado el candidato para el lugar de trabajo que se precisa
cubrir. Complementar la información obtenida mediante el currículum y las pruebas psicotécnicas

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para proporcionar a la empresa información sobre la personalidad, actitudes y motivación del
entrevistado. Hay que destacar la importancia de la motivación a la hora de encontrar un lugar de
trabajo. Así pues es importantísimo: querer encontrar un trabajo, la motivación que se demuestre y
se tenga hacia el trabajo, la voluntad y el interés por aprender, etc.
· Proporcionar información al solicitante sobre las características del lugar de trabajo, de la
organización, de la remuneración, de las personas con las que tendrá que trabajar, etc.
· Buscar los elementos importantes de la persona que estén relacionados con el lugar de
trabajo y con la organización.
· Con cada entrevista se busca obtener una información que permita establecer dos
hipótesis generales.
· Si el/la candidat@ será capaz de desarrollar la función en el lugar de trabajo
Si encajará dentro de la organización.

Los Avisos
Noticia dada a alguno. Indicio, señal. Consejo, advertencia, anuncio.

Los Recibos
Es un documento firmado en el que se aclara haber recibido algo.
Hay variedad de modelos. Generalmente, en el comercio, se adquieren formatos de recibos
impresos para facilitar la confección de los mismos, en los que solamente es necesario llenar los
espacios que aparecen en blanco.
Características:
1. Membrete o nombre de la Empresa.
2. Numero RUC.
3. De quien recibió dinero.
4. De cuanto fue la cantidad (en número y letra).
5. En concepto de que se recibió ese dinero.
6. Si el dinero se recibió en efectivo o en cheque.
7. El día, la fecha y el año.
8. Firma de quien entrego y quien recibió.

Las Facturas
Existen muchas clases de formularios comerciales diseñados para facilitar las labores de la
Secretaria. Entre ellos, uno de los más comunes la FACTURA, que es una numeración de los
cargos en un pedido.
Cada Empresa tiene sus propios formularios, diseñados de acuerdo con la naturaleza de sus
transacciones; por lo general, los formularios están diseñados para enumerar en forma de
columnas los artículos, precios y cantidades.
Características:

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Aunque las facturas pueden tener aspectos muy diferentes, todas han de contener una serie de
datos mínimos para que el documento sea válido. Así, es imprescindible que aparezca el número
de factura, que servirá para su identificación, y la fecha en la que se realiza, así como los datos
básicos (nombre, domicilio y NIF) tanto de la persona que emite la factura como de aquélla a la
que va dirigida.
Igualmente, es necesario incluir una descripción de los servicios prestados por los que se emite la
factura, así como el importe de los mismos. Por último, se ha de detallar el tipo de IVA y de IRPF
que se aplica, el importe resultante y la forma de pago.
Estructura:
La estructura de la factura quedaría, pues, de la siguiente forma:
1. Datos identificativos del profesional que presta los servicios: nombre completo, domicilio y NIF.
2. Identificación del documento o número de factura: todas las facturas han de ir numeradas de
forma correlativa, es decir, no se puede saltar del número 103 a la 106, por ejemplo.
3. Fecha de la factura: también hay que tener en cuenta que las fechas de las facturas han de ir de
acuerdo a su numeración, es decir, la factura 106 no puede tener una fecha anterior a la 105.
4. Datos de la persona o empresa a la que va dirigida la factura: nombre completo, dirección o
razón social y NIF.
5. Concepto de la factura: breve descripción de los servicios prestados, por ejemplo elaboración de
tal artículo o traducción al inglés del libro.
6. Importe de la operación: se detalla la base imponible, es decir, la remuneración a percibir sin
aplicar ningún tipo de impuestos.
7. Retención del IRPF: cantidad resultante de aplicar al importe anterior una retención que,
actualmente, es del 15% en la mayoría de los casos; no obstante, se aplicará un 7% durante los
tres primeros años de inicio de la actividad, siempre y cuando no se haya ejercido ninguna
actividad profesional en el año anterior a la fecha de comienzo de las actividades actuales. Por otra
parte, esta circunstancia se habrá de comunicar por escrito al destinatario de la factura, que tendrá
que conservarla debidamente firmada.
8. Importe del IVA: cantidad resultante de aplicar al importe inicial un 16%, aunque hay una serie
de actividades que están exentas de IVA o tributan en diferente porcentaje.
9. Cantidad total a percibir: la suma del importe inicial, menos la retención del IRPF, más el importe
del IVA.
10. Forma de pago: si es mediante domiciliación bancaria hay que incluir el número de cuenta al
que queremos que se nos ingrese la cantidad solicitada.
Por otra parte, hay que tener en cuenta que sólo puede expedirse un original de cada factura,
aunque es posible realizar duplicados, ya sea porque en una misma operación hay diversos
destinatarios o porque se ha perdido el original. Dichos duplicados, que a efectos legales tienen la
misma validez que los originales, tendrán que contener la palabra, duplicado o copia y el motivo de
su emisión.
Por último, hay que recordar que es importante conservar todas las facturas emitidas durante el
período que la Administración tiene para determinar la cantidad a tributar como resultas de las
operaciones correspondientes, aunque podrán guardarse, además de en papel, en soporte digital o
en microfilms.

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Los Cheques
Se definen como una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador
tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en
descubierto.
Otra definición es un documento que ha de librarse contra un banco o una entidad de crédito que
tenga fondos a disposición del librador y de conformidad con un acuerdo expreso o tácito según el
cual el librador tenga derecho a disponer por cheque de aquellos fondos.
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta
corriente bancaria) ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero
a la orden de un tercero llamado beneficiario.

Los Pagarés
Son activos de renta fija a corto plazo. Su vida, como máximo, es de dieciocho meses. Los pagarés
cubren la financiación de corto plazo de las empresas. Como las letras del Tesoro, los pagarés
también se emiten al descuento.
El Pagare es una promesa incondicional por escrito hecha por una persona a otra, firmada por
quien la hace, comprometiéndose a pagar a la vista o en una fecha futura fija o determinable cierta
suma de dinero, a la orden o al portador.
El pagare como documento negociable es un título con valor determinado y cada vez que emiten
un pagare lo único que creas es una nueva obligación con plazos prescriptivos específicos. Para
efectos procesales un contrato (de línea) y un pagare son títulos ejecutivos perfectamente
individualizados y cada una demuestra una obligación especifica. Así si tu tienes un pagare
vencido con una suma cierta exigible, puedes hacerlo valer perfectamente en un Tribunal;
igualmente si tienes un contrato de línea solo basta determinar la suma adeudada para que el
documento tenga fuerza ejecutiva.
Los pagarés siempre son nominales, no se admiten pagarés al portador. Por lo que no existe
un modelo timbrado, ni precisa cumplir ningún modelo determinado. Sólo con indicar la
obligatoriedad de pagar a una persona o entidad en una fecha una cantidad es suficiente para ser
válido.
Hay que recordar que una obligación para que sea exigible debe estar de plazo vencido si
el vencimiento del pagare es a un año solo después de transcurrido el año será exigible, a menos
que exista alguna cláusula que justifique el vencimiento anticipado de la obligación.
Características de los Pagarés:
Los pagares o vales entre comerciantes o por actos de comercio del parte del obligado, deben
contener:
§ Fecha.
§ Cantidad en número y letras.
§ La época de su pago.
§ La persona a quien o cuya orden deberá pagarse.
§ La expresión si son por un valor recibido.

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§ Valor de Cuenta.
§ La falta de uno de estos requisitos da lugar para que el documento no sea considerado pagare,
salvo:
· El Pagare cuyo vencimiento no este indicado será considerado pagadero a la vista.
· El pagare que no indique lugar de su emisión, se considerara firmado en el lugar que figure junto
al nombre del firmante.

Estructura de los Pagarés:

Los requisitos mínimos que se aconsejan son los siguientes:
§ Identificación del obligado.
§ Declaración unilateral de pago (debo y pagare).
§ Indicación de la persona o a cuya orden deba pagarse.
§ Indicación de las expresiones "a la orden" (Que la letra puede negociarse) y "sin aviso y sin
protesto" (que el requerimiento del pago no está sujeto al cumplimiento de tramite alguno).
§ Fecha de vencimiento.
§ Cantidad del crédito expresada en letras y en número, si difieren, prevalecerá la cantidad
expresada en letras.
§ Señalamiento de la tasa de interés a cobrar.
§ Lugar y fecha de emisión.
§ Firma del obligado.
§ Por lo común en el pagaré intervienen dos personas: El suscriptor que es la persona que firma el
documento con la promesa de pagarlo y el beneficiario que es la persona a quien debe pagarse el
documento.

CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta
su disposición final.

Fases del ciclo vital de los documentos:

1. Producción Documental: Es la generación de documentos de las instituciones en

cumplimiento de sus funciones.
2. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o Jurídica.
3. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen
a su destinatario.
4. Tramite de documentos: Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta
el cumplimiento de su función administrativa.
5. Organización documental: Se define como el conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte
integral de los procesos archivísticos.

29
 6. Consulta de documentos: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de
conocer la información que contienen.
7. Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas,
adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido.
8. Disposición final: Allí se determino decisión resultante de la valoración hecha en la tercera
etapa del ciclo vital de los documentos, resultado de la valoración secundaria
determinando su valor permanente, su eliminación, selección por muestreo así como la
implementación para la conservación en una Tecnología de imagen (microfilmación o
digitalización).

PRIORIDADES DE REDACCIÓN DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS

CARTA.
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a
un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre. El

nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres
manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que
no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del
remitente.

La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En
ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

Estilos de carta

El estilo de la carta debe ser marino para el receptor y entendible para el emisor:

Formal, Una carta formal es la comunicación entre dos personas que no se conocen o en la que el
tema a tratar obliga a la utilización del lenguaje formal.

Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos
entiendan.

Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es
específicamente para familiares.

Muy militar, En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento
de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la
institución) Don/Doña (nombre y apellido).

Características de la carta

Posee una actitud cortés y amable.

Busca impresionar positivamente al destinatario.

Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.

30
Hay un receptor y un emisor.

Estructura de una carta

La estructura de cada carta debe adecuarse en cada caso a nuestras necesidades y, sobre todo, a
las necesidades del lector.

Al analizar la estructura de una carta, debemos tener en cuenta tres partes principales:

1.-Encabezado

2.-Cuerpo de la carta.

3.-Cierre

Además en la parte superior de la carta, deben indicarse los datos del destinatario y del remitente.

MEMORANDUM.

Un memorándum es, en su aceptación básica, un informe donde se expone algo que debe ser
tenido en cuenta para un determinado asunto o acción. También puede ser
un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar.

El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre

diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación,
instrucción o disposición.

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

Nombre(s) de a quien se dirige

Nombre(s) del remitente(s)

Fecha

Asunto

Escrito redactado brevemente.

Firma(s)

A continuación presento el ejemplo de memorándum más utlizado:

|México, D. F. a ___ de ______ de _____.

EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.

Av. Vía Memorando 45,

Col. Memorándum

Del. Benito Juárez,

México, D. F. C. P. 03900

Memorándum

31
Para: Mauricio del Moral , Director General

De: Luz María Durán

Asunto: Reunión de Ventas

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se
discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a UD.

Atentamente
Luz María Durán

Gerente Ventas

OFICIO.

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas,

órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de
felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en
instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios, sindicatos y oficinas de gobierno,
entre otras.

Partes

Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

Nombre de Año

Es la denominación que se le da al año actual P. Ej. “Año de la Paz Mundial”.

Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en
curso.

Numeración

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con
mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación,
las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el
año en curso.

Destinatario

32
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre
completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y
luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento
recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se
escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o
convenios.

Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en

forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto,
tales como:

“Tengo a bien comunicarle…”

“Me es muy grato comunicarle…”

“Tengo el honor de dirigirme…”

Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones

conocidas como:

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.

Atentamente,

Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo
que le distingue, más el sello respectivo.

Iniciales

Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en
minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

Anexo

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas,
programas, etc.

Distribución

33
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las
dependencias a quienes va dirigido el oficio.

EJEMPLO.

SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN E INVESTIGACIÓN TECNOLÓGICAS

DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO

COORDINACIÓN, D.F.

FRAY SERVANDO TERESA DE MIER Y SUR 103 S/N

COL. AERONÁUTICA MILITAR C. P. 1597,0 MÉXICO, D. F.

OFICIO NÚM. 254.00/1685

ASUNTO: SUPERVISION

México, D. F.,…

DIRECTOR
Lic. Fernando Vázquez C.

ESCUELA COMERCIAL ADMINISTRATIVA

CALLE B no. 20 MANZ. XI

COL. EDUCACION
04400 Coyoacán, D. F.

Me permito presentar a los CC. David Guzmán Fuentes y Guillermina Monroy Suárez quienes
realizarán una Supervisión de seguimiento al plantel que tan atinadamente usted dirige.

Solicito a usted se les brinden las facilidades necesarias para su labor.

Atentamente.

SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION

COORDINADOR EN EL D. F.

Lic. Raúl Mancilla Blanco

CIRCULAR.

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o
evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.

Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios
destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de
éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.

Características que debe reunir una circular

34
Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo
sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.

Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.

Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

EJEMPLO.

DOCUMENTOS TECNICOS.

PROYECTO.

Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran

interrelacionadas y coordinadas. La razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro
de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de
tiempo previamente definido.Lagestión de proyectos es la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para
satisfacer los requisitos del proyecto.

Un proyecto consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, es un emprendimiento que tiene
lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta
a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función
del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que
colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles.

Documentación de un proyecto

1 Importancia.

2 Informe técnico del proyecto.

2.1 Plan estructurado del proyecto. (Marco Lógico)

2.2 Plan de control de personal.

2.3 Otros planes.

2.4 Manejo de recursos.

3 Informe administrativo.

3.1 Plan organizacional del proyecto.

3.2 Plan de gastos / plazos.

3.3 Plan de actividades del personal.

3.4 Plan de gestión de riesgos.

3.5 Otros planes.

4 Manuales de un proyecto.

4.1 Manual técnico.

35
4.2 Manual de usuario.

4.3 Manual administrativo.

CURRICULUM.

Curriculum vitæ (o currículum vítae, en español) es un concepto latino que significa “carrera de la
vida”. Surgió en contraposición y por analogía a cursus honorum, que se utilizaba para denominar
la carrera profesional de los magistrados romanos. Como una forma de simplificar el concepto,
suele utilizarse sólo el término curriculum o currículum. Incluso puede usarse la abreviatura C.V.

En la actualidad, la palabra currículum permite referirse al conjunto de experiencias de un sujeto,

entre ellas las laborales, las educacionales y las vivenciales. El currículum resulta un requisito casi
ineludible a la hora de presentarse para solicitar un empleo.

Podría decirse que cada persona tiene su propio estilo a la hora de elaborar su currículum, aunque
los especialistas aconsejan respetar ciertas pautas para que el potencial empleador tenga
un acceso simplificado a la información.

Existen tres grandes tipos de currículum a la hora de organizar los datos: el cronológico (ordena la
información laboral desde el empleo más antiguo al presente; no se recomienda para aquellos que
han cambiado de trabajo con frecuencia), el inverso (destaca la experiencia laboral más reciente,
ideal para quien busca un nuevo puesto de empleo que mantiene una relación con el actual) y
el temático (organiza la información por bloques temáticos, una opción útil para quien cuenta con
experiencia en campos muy diversos).

MANUAL.

Un manual de estilo es un conjunto de normas para el diseño y la redacción de documentos, ya

sea para el uso general, o para una publicación u organización específica. Los manuales de estilo
son frecuentes en el uso general y especializado, en medios escritos, orales y gráficos. Y para
publicaciones de estudiantes y académicos de diversas disciplinas como, la medicina, el
periodismo, la abogacía, el gobierno, las empresas y la industria. El manual de estilo se compone
tanto de normas lingüísticas, como de estilo, para que elmensaje sea más coherente, eficaz y
correcto.

Algunos manuales de estilo se centran en el diseño gráfico, y abarcan tópicos tales como la
tipografía, los colores y espacios en blanco. Los manuales de estilo de sitios webs en cambio, se
centran en los aspectos técnicos y visuales de la publicación, la prosa, uso correcto del lenguaje,
la gramática, la puntuación, la ortografía, y la estética. La estricta aplicación de los reglamentos del
manual de estilo proporciona uniformidad en el estilo y el formato de un documento.

REPORTE.

Un reporte es un informe o una noticia. Este tipo de documento (que puede ser impreso, digital,
audiovisual, etc.) pretende transmitir una información, aunque puede tener diversos objetivos.
Existen reportes divulgativos, persuasivos y de otros tipos.

El reporte puede ser la conclusión de una investigación previa o adoptar una estructura de
problema-solución en base a una serie de preguntas. En el caso de los informes impresos,
el texto suele ir acompañado por gráficos, diagramas, tablas de contenido y notas al pie de página.

36
En el ámbito de la informática, los reportes son informes que organizan y exhiben la información
contenida en una base de datos. Su función es aplicar un formato determinado a los datos para
mostrarlos por medio de un diseño atractivo y que sea fácil de interpretar por los usuarios.

El reporte, de esta forma, confiere una mayor utilidad a los datos. No es lo mismo trabajar con una
planilla de cálculos con 10.000 campos que con un dibujo en forma de torta que presenta dichos
campos de manera gráfica. Los reportes tienen diversos niveles de complejidad, desde una lista o
enumeración hasta gráficos mucho más desarrollados.

Según el programa informático y la base de datos en cuestión, los reportes permiten la creación de
etiquetas y la elaboración de facturas, entre otras tareas.

Para los medios de comunicación, un reporte es un contenido informativo. Puede tratarse de un

programa (o de un segmento) televisivo o radial, una nota publicada en un periódico o una revista o
de un documento digital. Por ejemplo: “Ahora vamos a ver el reporte sobre el estado del tránsito en
la ciudad de Buenos Aires”, “Juan López nos presentará un reporte sobre la actuación de los
tenistas chilenos en Roland Garros”.

BITACORA.

El cuaderno o bitácora de trabajo es un cuaderno en el cual estudiantes, diseñadores y artistas

plásticos, entre otros, desarrollan sus bocetos, toman nota de ideas y cualquier información que
consideren que puede resultar útil para su trabajo.

Su relevancia es tal que en los últimos años se han realizado exposiciones sobre las bitácoras de
distintos artistas. El nombre bitácora se basa en los cuadernos de viaje que se utilizaban en
los barcos para relatar el desarrollo del viaje y que iban situados en la bitácora. Aunque el nombre
se ha popularizado en los últimos años a raíz de su utilización en las carreras gráficas, el cuaderno
de trabajo o bocetos ha sido utilizado desde siempre por los artistas plásticos.

INFORME.

El concepto de informe, como derivado del verbo informar, es la descripción, oral o escrita, de las
características y circunstancias de un suceso o asunto. Se trata, en otras palabras, de la acción y
efecto de informar (dictaminar).

En el ámbito del derecho, un informe es la exposición total que hace el abogado o el fiscal ante el
tribunal que debe fallar el proceso.

Por otra parte, el término informe puede tener su origen en el latín informis. En este sentido, hace
referencia a aquello que no tiene la forma, figura y perfección que le corresponde, o que es de
forma vaga e indeterminada.

En escritura, un informe es el documento que se caracteriza por contener información que refleja el
resultado de una investigación o de un trabajo, adaptado al contexto de una situación determinada.

Por lo general, el propósito del informe es, obviamente, informar. De todas formas, estos escritos
pueden incluir elementos persuasivos, como recomendaciones o sugerencias.

Los informes pueden ser públicos o privados. Por ejemplo, permiten responder las preguntas que
las personas realizan al gobierno o a una empresa.

37
 En cuanto a su estructura, los informes suelen repetir la estructura de una investigación científica
(introducción-métodos-resultados-debate). También pueden basarse en la estructura de problema-
solución, de acuerdo a las inquietudes de la audiencia.

El formato de los informes puede ser simple, con títulos y subtítulos que indican los asuntos
tratados, o complejos, con gráficos, imágenes, tablas de contenido, diagramas, apéndices,
resúmenes, notas al pie de la página y referencias varias.

MINUTA.

Es el extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa, anotando las cláusulas o partes
esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su
perfección.

CUALIDADES DE REDACCIÓN DE UN ESTILO RESPONSABLE

Todo texto bien escrito, sea académico, literario o comercial, suele reunir al menos las siguientes
cinco cualidades. Te recomendamos tenerlas muy presentes y procurarlas en tu trabajo:
 Claridad. Comunicarse de forma tal que cualquier hablante pueda entender sin dificultades el
sentido de cada palabra, de cada oración y del mensaje global de nuestro texto. Es la cualidad
esencial de cualquier trabajo escrito.
 Propiedad. Usar cada expresión o vocablo según las normas gramaticales, el propósito del
texto y el contexto en que habrá de difundirse.
 Precisión. Emplear palabras y oraciones con el sentido adecuado, que expresen exactamente
lo que el autor desea transmitir.
 Sencillez. Utilizar la lengua escrita con naturalidad y transparencia, sin rebuscamientos ni
artificios innecesarios.
 Concisión. Usar la cantidad estrictamente necesaria de palabras para expresar ideas con
claridad, propiedad, precisión y sencillez.

ERRORES QUE OBSTACULIZAN UNA BUENA COMUNICACIÓN ESCRITA

Si el propósito de la comunicación escrita es permitir la fluidez de la información, así como agilizar

el desarrollo de funciones y obtención de resultados, todo obstáculo es un tropiezo para el
cumplimiento del mismo propósito que conduce a su fracaso.

Entre algunos impedimentos para la buena comunicación podemos citar:

Vicios del lenguaje:

La intención comunicativa en toda conversación es emitir un mensaje. Pero muchas veces, este
mensaje no es interpretado correctamente por el emisor por culpa de los vicios del lenguaje. Para
evitarlos, debemos conocer en qué consisten y cuáles son, para que podamos evitarlos y así
mejorar nuestra expresión oral, y lograr una buena comunicación.

38
DEFINICIÓN DE LOS VICIOS DEL LENGUAJE: Los vicios del lenguaje son aquellas formas de
construcción o empleo de vocabulario inadecuado que pueden dificultar la interpretación correcta
de un mensaje. Involucra tanto la dicción como el vocabulario, pues comprende todos los factores
que alteran el flujo normal de la comunicación.

CLASIFICACIÓN DE LOS VICIOS DEL LENGUAJE

EL DEQUEÍSMO

El dequeísmo es una incorrección frecuente en la utilización de los verbos transitivos de dicción o

pensamiento: pensar, imaginar, suponer, creer, opinar, aconsejar.

Por ejemplo: Pienso de que está equivocado. (Pienso que está equivocado).

QUEÍSMO

El queísmo es el uso incorrecto de “que” sin la preposición “de”.

Por ejemplo: Llegó la hora que me lo digas. (Llegó la hora de que me lo digas).

No cabe duda que María lo recibió. (No cabe duda de que María lo recibió).

COSISMO

Es un vicio de construcción que consiste en abusar del uso de la palabra “cosa”, por pobreza de
vocabulario.
Por ejemplo: El altruismo es cosa rara.

ANFIBOLOGÍA

La anfibología es el doble sentido de la palabra. Esta oscuridad en la expresión puede dar más de
una interpretación.

Por ejemplo: Medias para señoras de algodón. (¿Existen señoras de algodón?)

Ventilador de bolsillo eléctrico.

ARCAÍSMO

Son las frases o expresiones que cayeron en desuso.

Por ejemplo: Vuestra Excelencia. (Su excelencia).

BARBARISMO

Este vicio consiste en pronunciar mal las palabras o en emplear palabras impropias. Es también el
abuso con vocablos extranjeros.

Por ejemplo: Está okéi. (Está bien).

Tenemos que praticar la solidaridá.

¿Qué onda?

39
CACOFONÍA

Encuentro o repetición de las mismas sílabas o letras. La construcción de las frases resulta
desagradable al oído.

Por ejemplo: Ára da la vara a Aarón.

Tanto molestan tantos tontos cuanto un solo tonto no tanto.

EXTRANJERISMO

Uso innecesario de una voz, una frase o un giro de un idioma extranjero.

Por ejemplo: El libro fue un best-seller. (Éxito de venta).

Nos quedaremos en un bungalow. (Casa de campo).

IDIOTISMO

Es un modo de hablar contrario a las reglas gramaticales.

Por ejemplo: La alcanzabilidad del programa deja mucho que desear. (El alcance).

Me alegro de que me haga esta pregunta. (Su pregunta es acertada).

IMPROPIEDAD

Es la falta de propiedad en el uso de las palabras al emplearlas con un significado distinto del que
tienen.
Por ejemplo: Es un empresario arrogante. (Es un ejecutivo audaz).

Julián ostenta el cargo de concejal. (Julián ejerce el cargo de concejal).

NEOLOGISMO

Es un proceso regular de la lengua. Sin embargo, ocurren alteraciones cuando el hablante deforma
la lengua inventando o construyendo alguna palabra fuera de las convenciones y con pocas
posibilidades de integrarse adecuadamente al sistema.

Por ejemplo: La aerocriptografía (Representación de las figuras de vuelo acrobático) me apasiona.

PLEONASMO

Es el empleo de palabras innecesarias. Es la repetición sin sentido de un mismo concepto con

palabras sinónimas o con frases análogas.

Por ejemplo: El niño subió para arriba y luego bajó para abajo.

A mí personalmente me parece que el problema eres tú.

SOLECISMO

Es el error cometido contra la exactitud o pureza de un idioma.

40
Por ejemplo: Después de que andé caminando por la calle, lo encontré en la casa. (Después de
que anduve caminando por la calle, lo encontré en la casa).

No se olviden de entrar las sillas. (No se olviden de meter las sillas).

ULTRACORRECCIÓN O HIPERCORRECCIÓN

Es la deformación de una palabra pensando que así es correcta, por semejanza con otra parecida.

Por ejemplo: Madrecita, me metí en un lido sólo por bañarme en el rido. (Madrecita, me metí en un
lío sólo por bañarme en el río)

La ciudad de Bilbado es una de las más importantes del País Vasco. (La ciudad de Bilbao es una
de las más importantes del País Vasco)

VULGARISMOS

Por ejemplo: Antiyer llegó el soldao al intituto militar. (Anteayer llegó el soldado al instituto militar.

El abujero lo hizo Grabiel durmiendo. (El agujero lo hizo Gabriel durmiendo).

METÁTESIS

Vicio que consiste en cambiar el lugar del sonido en un vocablo.

Por ejemplo: Haya la suma total de los productos. (Halla la suma total de los productos).

¡Qué perjuicios tienes acerca de tu prójimo! (¡Qué prejuicios tienes acerca de tu prójimo)

EUFEMISMO

Este vicio del lenguaje consiste en disfrazar con suavidad o adornos lo que puede decirse con un
lenguaje directo.

Por ejemplo: Las mujeres de vida fácil sufren discriminaciones varias.

MULETILLA

Hábito de repetir sistemática e inconscientemente una palabra, frase u oración.

Por ejemplo: Cuando salí al patio, o sea, a la piscina, él estaba ahí, o sea, yo le encontré, o sea,
nos encontramos...

ACTIVIDADES

I.Cita tres ejemplos para cada uno de los siguientes vicios del lenguaje:

II.Reconoce qué vicio aparece en las siguientes expresiones (Considera su pronunciación oral):

Yo jamás me adecúo a los problemas.

41
En el fútbol, Juan es el number one.

Me parece de que estás equivocada.

Iba a Alcalá.

Delante mío tomó la medicina con la agua que yo la traje.

La controlabilidad de la enfermedad es el objetivo de esta campaña.

Yo te quiero mucho vida mida.

En la farmacia de don José venden pañales para adultos desechables.

Ha terminado el redactado de la nota.

Pásame el tubo hueco por dentro.

Ayá viene Alice.

III. Explica por qué son anfibológicas las siguientes expresiones:

Por ejemplo: Pedro va a casa de Paco en su coche (¿en el coche de quién?).

CONTROL DE LA DOCUMENTACION
Objetivo del control de la documentación.

Por definición, los documentos deben actualizarse. Debe establecerse un sistema para
gestionarlos de forma que siempre se pueda disponer de las versiones actualizadas.

El sistema de control de la documentación facilita los procedimientos de formato y mantenimiento

de los documentos y debe:

 garantizar que se está utilizando la versión más actual de todos los documentos;
 garantizar la disponibilidad y facilidad de uso cuando se necesite un documento;
 facilitar un sistema adecuado de archivo de documentos para cuando se deban sustituir.

Elementos del control de la documentación.

El sistema de control de la documentación proporciona un método para dar formato a los

documentos y que así puedan gestionarse fácilmente y establece además los procesos de
mantenimiento del inventario de la documentación. Para implantar este sistema será necesario que
el laboratorio cuente con:

 un formato uniforme que incluya un sistema de numeración e incorpore un método para

identificar la versión (fecha) del documento;
 un proceso para la aprobación formal de los documentos nuevos, un plan o lista de
distribución y un procedimiento para la actualización y revisión de la documentación del
laboratorio;
 un registro principal o un inventario de todos los documentos del laboratorio;

42
  un proceso para garantizar que las personas que necesitan los documentos pueden
disponer de ellos, incluidos los usuarios ajenos al laboratorio;
 un método para archivar los documentos que queden obsoletos pero que deban guardarse
para futuras consultas.

Elaboración del sistema de control de la documentación.

Al establecer un programa de control de la documentación deben tenerse en cuenta los siguientes

puntos.

 Un sistema para normalizar el formato y/o la numeración: es muy útil tener un sistema de
numeración o de códigos que se aplique a todos los documentos que se creen en la
organización. Dado que los documentos están en evolución constante y necesitan actualizarse,
el sistema de numeración debe indicar la versión del documento.
 Una sugerencia para un sistema de numeración es utilizar una letra para el tipo de documento,
seguida de un número más para cada uno de los documentos de este tipo.

Todas las páginas de los documentos contendrían el número correspondiente. Por ejemplo, L1, L2,
L3… para los libros; T1, T2... para los textos oficiales. Podría utilizarse un código de localización,
que sería útil para el registro principal o el archivo.

El proceso de revisión y aprobación normalmente está a cargo de la dirección del laboratorio y la

aprobación se indica mediante las firmas y fechas pertinentes. Las políticas para la aprobación,
distribución y revisión de la documentación deben ser claramente parte de la política de
documentos y registros.

 Registro principal: este instrumento permitirá a la persona responsable del control de la

documentación saber exactamente qué está en circulación y dónde pueden encontrarse las
copias. El registro debe mantenerse actualizado en todo momento.
 Accesibilidad: el plan de control de la documentación debe contar con un proceso para
garantizar que se dispone de las versiones pertinentes de los documentos en el lugar de su
uso. Esto podrá incluir hacer previsiones para disponer de información de recogida de
muestras actualizada fuera del laboratorio si la recogida de muestras se realiza en otros
lugares, como en salas de hospital o en consultas médicas.
 Sistema de archivo: recuerde que será muy importante archivar las antiguas versiones de los
documentos. Con frecuencia es necesario consultar antiguas versiones de documentos cuando
se investiga un problema o cuando se revisan las políticas de la calidad. Como parte del
proceso de distribución, será necesario recopilar todas las antiguas versiones de la
documentación para su archivo o destrucción.

CONCEPTOS BÁSICOS DE ARCHIVÍSTICA

1. EL NACIMIENTO DE LA ARCHIVÍSTICA

La archivística es una ciencia relativamente moderna con origen en el siglo XIX. Se inicia con el
nombre de archivología. Se comienza como una ciencia que se va a encargar del arreglo y la
conservación de los archivos. Se desarrolla la idea de que los documentos se pueden organizar
de acuerdo a la estructura de la institución de la que proceden, diferenciándose de las bibliotecas.

43
1. CONCEPTO DE ARCHIVO.

Es el conjunto orgánico de documentación custodiada por un ente (público, privado…), producida o

recibida por él y por diversas instituciones, a cualquiera de sus niveles, en el ejercicio normal de su
actividad.

COMPOSICIÓN DEL ARCHIVO.

Los documentos son un conjunto en el que no importa la fecha ni el material. Desde el punto de
vista de sus caracteres internos o externos.

¿Quién crea, produce, genera un archivo? Cualquier persona física o jurídica.

¿Cómo se forma? Mediante el ejercicio de la actividad propia de esa entidad que da lugar a la
tramitación de asuntos diverso cuya materialización se plasma en forma de documentos.

¿Para qué se producen? Para cubrir diversas necesidades:

1- la gestión administrativa, la más importante (información a los cuidadnos).

2- Como fuente de información para la investigación y para la difusión cultural.

3- Además esta documentación debe conservarse de forma adecuada, organizada, que debe
respetar el orden según el cual fueron creados, manteniéndolos ligados por un vínculo necesario.

4- Tienen que tener capacidad de tener información recuperable para su uso.

Además el termino archivo admite otras realidades reflejadas en el diccionario. Por archivo
hablamos también del continente: locales e instalaciones.

Servicio que presta tanto el fondo documental como el edificio.

2. FUNCIONES DE UN ARCHIVO.

Son tres fundamentalmente: Recoger, conservar y servir los documentos.

EQUIPOS Y MATERIALES DE ARCHIVO

Archivos verticales.
Son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener en ellas
carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material archivado. Los títulos escritos
en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos cómodamente, debido a la visibilidad horizontal
que proporciona la ubicación de las carpetas.

44
Archivo horizontal o estanterías con anaqueles fijos: son muebles que consta de divisiones
colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otros están provisto de
puertas corredizas o plegables. Para estos muebles se utilizan un tipo especial de carpetas, las
cuales tienen pestañas en uno de los bordes angostos.

Fichero: es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fichas o tarjetas
contentivas de información relacionada con el contenido de las carpetas archivadas.

Equipos electrónicos.

Computadora: es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor, un teclado muy
parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento donde reside la memoria y se
efectúan las operaciones y procesos.

45
Discos duros o fijos: es un disco magnético que se encuentran en el Cpu de la computadora, en el
se encuentran almacenados los principales programas y archivos de una computadora.

Dispositivos de almacenamiento de información: son los medios en los cuales se guarda

información que ha sido procesada en la computadora. Pueden ser electrónicos como las
memorias y ópticos como los discos compactos CD.

Carpetas: son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón, cartulina y se usa para
resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen con un individuo, empresa o
institución, pueden ser de tamaño carta u oficio, éstas traen una pestaña donde se escriben el
encabezamiento o título correspondiente.

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Carpetas de acordeón o carpeta de fuelle: son aquellas que tienen varias divisiones en forma de
pliegues, de allí su identificación como carpeta de acordeón o de fuelle. ésta por lo general vienen
clasificada numéricamente o con letras del alfabeto lo cual permite ordenar fácilmente la
documentación, se le considera como un archivo auxiliar.

Tarjetas: son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene infinidad
de uso, sin embargo, el principal es la organización de ficheros, el cual tiene como objeto facilitar la
localización de las carpetas, gavetas o archivadores donde se encuentran la información
necesaria.

Índices: son listados con referencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de cada equipo de
archivo.

Marbetes: son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para indicar lo que ha quedado
archivado o debe archivarse.

Bandeja de escritorios: es un equipo que se coloca sobre el escritorio, para colocar en ella la
correspondencia recibida.

Ganchos: son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos dentro de las carpetas,
pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de documentos a sujetar.

Guías y subguías: son láminas de material resistentes cartón fibra pesada cuyo objetivo es indicar
la clase de material archivado en las carpetas y establecer divisiones dentro de las gavetas.

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 PROCEDIMIENTO DE ARCHIVOS
Después de que la correspondencia ha sido autorizada para su archivo, pasa por 5 etapas
diferentes:

Inspección

Clasificación

Codificación

Distribución

Archivo

A.- INSPECCION

Es importante, especialmente en las instalacionesde archivo mas grandes, que toda la

correspondencia sea examinadapara comprobar que tiene las iniciales de autorizacionantes de que
sea archivada. Este es el primer paso en el procedimiento de acrchivo. Si un documento llega
hasta el empleado del archivosin as inicialesde autorización, escostumbre devolverlo a la persona
a quien estaba dirigido.

B.- COASIFICACION.

La clasificaciones el proceso mental mediante el cual se determina el nombre, el asunto u otro

encabezamiento bajo el cual se debe archivarla correspondencia

Existen por lo menos 5 claves diferentes para determinar el encabezamiento baj el cual se debe
colocar una correspondencia:

1.- bajo el nombre del membrete ( correspondencia recibida).

2.- bajo el nombre de la persona o compañía quien la carta esta dirigida(copias de

correspondencia enviada).

3.- nombre de quien firma la carta (correspondencia recibida).

4.- nombre del tema o asunto mencionado en la carta(correspondencia recibida o enviada).

5.- nombre de la localidad geográfica a la que se refiere la correspondencia(correspondencia

recibida o enviada).

La correspondencia debe ser clasificadabajo en encabezamiento por el cual es mas probable que
sea solicitadapor los usuarios. Cuando un ducumento puede ser solicitadode varias formas, se
debe archivarbajo el ancabezado mas usado y se debe hacer referenciabajo los otros.

C.- CODIFICACION.

La clasificación es el proceso mental de determinarel ancabezamientobajo el cual se debe archivar

la correspondencia. Escribir o indicar de algu8na maneraese encabezamiento en la
correspondencia recibe el nombre de codificar. Existen tres métodos comunes de codificar la
correspondencia para sistemas alfabeticos.

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1.- El encabezamiento, o nombre selecccionadopara clasificar,se sbraya o se le hace una marca
suave con lapz, que ouego pueda ser borrada, debido a razones anteriormente expuestas.

2.- Si el encabezamiento bajo el cualse debe archivar la correspondencia no esta mencionado en

la cartao en el cuerpo del mensaje, o no aparece en parte alguna del documento, ese
encabezamiento se debe escribir en la esquina superior derecha, de igual forma que se menciona
en el punto a).

3.- Si es necesario hacer una referencia de la correspondencia, el encabezamiento bajo el cual

debe ser colocada en el archivo se subraya o escribe como se explica en a o b. El
encabezamientoseleccionado para la referencia se debe subrayar o escribir y además se debe
colocar una X al final de la línea o después del encabezamiento escrito para indicar que es una
referencia. Examine la carta codificada que se ilustra.

El código entonces es el centinela silencioso que proporciona dirección,exactitud y rapidez a la

trayectoria inicialde la correspondencia a los archivos, lo mismo que los viajesde retiorno a ellos
después de que ha sido solicitada para utilizarla.

D.- DISTRIBUCION.

Distribuir es el proceso de ordenar los documentos alfabéticamente después de que han sido
codificsdos. Esto agiliza el proceso de colocación de la correspondencia en los archivos.

En mucgas oficinas la distribución encima del escritorio es suficiente. Se efectua de la siguiente

forma:

a).- En primer lugar, kis document6os se distribuyen en un numero pequeño de combinacioines de

letras, de acuerdo con las divisiones convenientes, tales como A-C, D-G, H-L, M-R Y S-Z.

b).- En segunda se colocan en orden alfabetico en cada división.

La primera pila será redistribuida de acuerdo con la Aes, Bes yCes, con lo cual salen tres grupos o
selecciones si están representadas todas las tres letras del alfabeto. La siguiente combinación
alfabetica, D-G tendría cuatro grupos. H-L, cinco; Y ASI SUCESIVAMENTE.

C).- Finalmente, los tres grupos A-C se colocanen secuencia alfabetica: la B encima de la C y la A
encima de la B. Despues de que se ejecuta este mismo paso para las combinaciones rstantes, la
correspondencia esta lista para ser archivada. Si elespacio para clasificaciones limitado, se puede
decidir almacenar el grupo A-C en el archivo, antes de repetir la rutina de clasificación para las
otras divisiones alfabeticas.

Estos pasos son para ordenar cuando se ha escogido el método alfabetico, pero después de que
se ha clasificado previamente.

En oficinas donde existe un gran volumen d correspondenciapara archivar, se emplean aparatos

especiales y equipos para clasificación con el fin de simplificar y agilizar la distribución.

E. ARCHIVAR.

El ultimo paso en el procedimiento de archivo es la colocación de los documentos en los archivos.

La correspondencia normalmente se guarda en carpetas de archivo. A continuación indicamos,

paso a paso las instruccionespara guardar documentos en carpetas de archivo.

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a) Abra la gavetadel archivador rotulada cn el encabezamiento adecuado

b) Utilice los encabezamientos de las guias para localizar lacarpeta que lleva el titulo bajo el cual
debe ser guardada la correspondencia.

Las guias deben ser manejadas por los costados hasta donde sea posible, para evitar que las
pestañas se doblen y se borren los encabezamientos. Aun las guias que tienen pestañas metalicas
no deben ser utilizadas para empujar el contenido de la gaveta dl archivo hacia adelante o hacia
atrás. Es mejor enderezar el contenido de la gaveta ocasionalmente halando los fondos de
pequeños grupos de carpetas hasta que estén derechas en la gaveta.

https://books.google.com.mx/books?id=ey1cZqQ_b8cC&pg=PA43&lpg=PA43&dq=inspeccion++cla
sificacion+codificacion+distribucion+y+archivo&source=bl&ots=N7NQ6qSqM-
&sig=ACfU3U2b2OMTasM_BaxkV7glxT1seS5Fjw&hl=es&sa=X&ved=2ahUKEwiU-
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%20codificacion%20distribucion%20y%20archivo&f=false

FASES DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Entendido como fondo universal pasa por diversas fases desde su recepción hasta la llegada de
solución del que ha generado el documento. Con el tiempo pierde valor según los fines para el que
había sido creado. Hasta que se plantea una solución: su destrucción o su conservación.

Principales: archivo de gestión, administrativo, intermedio e histórico.

Gestión: documentación en fase de tramitación así como los que son de uso frecuente, se
mantienen en la oficina. Tradicionalmente debe permanecer en esta fase cinco años al menos.

Administrativo: algunas instituciones que a la vez del archivo de gestión mantienen este archivo.
Normalmente tiene unas instalaciones diferentes como fase previa al archivo histórico. El
responsable de él cuando llegue será el archivero. La permanencia aquí es de 15 años aprox.

Intermedio: cuando la documentación deja de tener valor de gestión pasa a esta fase. Sería un
lugar parecido al administrativo, donde son depositados de manera masiva los documentos. Aquí
se procede a la valoración, selección y expurgo (positivo o negativo). Está de 15 a 30 años.

Histórico: una vez que se valora culturalmente se conserva en el archivo histórico a perpetuidad en
condiciones que garanticen su integridad y trasmisión a generaciones futuras.

SISTEMAS DE CONTROL DE ARCHIVOS

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CLASIFICACION DE ARCHIVOS

1) ¿QUE SE ENTIENDE POR CLASIFICACION DE ARCHIVOS?

Clasificar es la actividad de ordenar o disponer por categorías los documentos que se van archivar

2) ¿CUALES SON LOS PASOS DE CLASIFICACION?

A. INSPECCION: es la revisión minuciosa de cada documento que va con archivo al destino.

B. CLASIFICAR: la clasificación consiste en determinar el titulo bajo el cual va a archivar el
documento.
C. MARCAR: es el procedimiento por el cual se indica definitivamente el titulo bajo el cual se
archivara el documento.

D. DISTRIBUIR: es la separación preliminar de los documentos, siguiendo algún tipo de

clasificación de manera que en el momento de archivarse dicha acción sea sistemática.

E. ARCHIVAR: Consiste en colocar los documentos en las carpetas respectivas de acuerdo con un
plan predeterminado.

3) ¿QUE TIPOS DE CLASIFICACION HAY?

Clasificación nominativa, por tema o asunto, geográfica, numérica, alfanumérica, y cronológica.

CLASIFICACION NOMINATIVA

La clasificación nominativa se basa en ordenar la documentación atendiendo al nombre alfabético

de: empresa, cliente, institución, personas, etc.

VENTAJAS: permite archivar y consultar con rapidez el archivo. Los contenidos de las carpetas
corresponden a una ordenación perfectamente lógica, de tal manera que o hay necesidad de
consultar un índice. Estas ventajas se mantendrán si el orden alfabético es respetado
estrictamente.

DESVENTAJAS: Es fácil que quede desordenado si lo utiliza mucha gente, la solución es encargar
a una persona responsable del archivo.

PROCESO:
a) Inspeccionar

b) Clasificar

c) Marcar

d) Distribución

e) Archivar

CLASIFICACION POR TEMA O ASUNTO

CONCEPTO: este sistema de clasificación debe contar con un tarjetero de materias que
corresponde a las actividades que desarrolla la empresa como por ejemplo: cobros, pagos,
inventario, proveedores.

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VENTAJA: su facilidad para ser entendido, puesto que resulta útil para la correspondencia y
documentos que tienen que ver con una actividad repetitiva. Es posible ampliarlo ilimitadamente.

DESVENTAJAS: la clasificación por tema o por asunto tiene el inconveniente que cuando se
desconoce el asunto no resulta fácil la localización de los documentos, a su vez se dificulta
determinar el asunto al que pertenece un documento.

TARJETA GUIA: se ha de crear una tarjeta guía en función de la actividad que desarrolla la
empresa, ejemplo: una empresa de comercio tendrá los siguientes temas: cobros, pagos,
inventario de oficina, proveedores, etc.

PROCESO:
a) Inspeccionar

b) Clasificar

c) Marcar

d) Distribución

e) Archivar

CLASIFICACION GEOGRAFICA

Este sistema permite clasificar los documentos por su procedencia, pudiéndose ordenar por:
países, estados, departamentos, provincias, ciudades, siguiendo un orden nominativo esta
modalidad de clasificación se emplea en oficinas cuya actividad principal sea la del comercio
exterior, en organismos oficiales o en empresas donde sea necesario segmentar las actividades
por zonas o áreas.

VENTAJAS: radica en que se es más indicado cuando la localización es lo fundamental dentro del
archivo; además se trata de un sistema de acceso directo.

DESVENTAJAS: es importante buenos conocimientos en geografía, también tiene el inconveniente

de que las actividades no siempre de desarrollan en territorios específicos y debe poseer tarjetero
de guía.

TARJETA GUIA: Se ha de crear una tarjeta guía de acuerdo al área geográfica que la empresa
cubre, la cual puede ser nacional y/o internacional e internamente se subdivide en función de la
distribución política, depto., estado, provincia, y estas se subdividen en ciudades; ejemplo:
COLOMBIA: Santander del sur, Antioquia, Caldas.

PROCESO:

a) Inspeccionar

b) Clasificar

c) Marcar

d) Distribución

e) Archivar

CLASIFICACION NUMERICA:

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Este sistema de clasificación asigna un número consecutivo a los documentos relativo a personas
o empresas con las que se mantiene una relación, y las carpetas se archivan según dicho orden
numérico, de tal manera que a cada número le corresponderá un nombre o un asunto.

CLASIFICACION ALFANUMERICA:

Este sistema de clasificación convina en un solo los dos sistemas, el alfabético y el numérico. En
este caso una o más letras se convierten en los primeros elementos del código y son los que
identifican el tema o el nombre de cada documento, grupo de documentos o divisiones en el
archivo, a estas letras se les adicionara los números, que les corresponde a un grupo de negocios.

CLASIFICACION CRONOLOGICA:

Este sistema de clasificación permite ordenar los documentos teniendo como eje la fecha de
creación del documento; el elemento que se toma como de orden es el tiempo.

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