GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN Versión: 01

Dirección General de Administración Fecha: 20.04.2023

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DIRECTIVA DE GASTOS DE VIAJE Y VIÁTICOS

Elaboró: Revisó: Aprobó;

Planeamiento y Control de Gestión Dirección de Finanzas Dirección General de Administración

abril 2023 Abril 2023 Abril 2023

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Contenido Página

1. Objetivo 3

2. Alcance 3

3. Responsabilidad 3

4. Base Normativa 4

5. Disposiciones Generales 4

6. Disposiciones Específicas 5

7. Disposición Complementaria 7

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1. OBJETIVO

Establecer disposiciones aplicables a los gastos de viaje, viáticos y otros gastos afines que
realice el personal de la Universidad para el desarrollo de sus actividades laborales autorizadas,
en otras localidades a nivel nacional o en el exterior. Esta Directiva explica lo conceptos de
gastos que suponen un viaje, los requisitos de sustento, los límites para gastos y la forma de
rendir el gasto al retorno.

Es un documento complementario a las normas y procedimientos del proceso de control de

gestión del presupuesto y de la directiva de gestión del plan de funcionamiento y desarrollo.

2. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de cumplimiento obligatorio por el

personal docente, no docente e investigador que labora en la Universidad, que, por necesidad o
naturaleza del servicio, se requiera realizar viajes al interior o exterior del país, debidamente
autorizada por la instancia que corresponde.

3. RESPONSABILIDAD

3.1. La Dirección General de Administración es responsable de velar por el cumplimiento de la

presente Directiva. 3

3.2. El personal de la Universidad que hace uso de fondos para viajes y viáticos son
responsables del debido y estricto cumplimiento de las disposiciones contenidas en la
presente Directiva.

3.3. La Dirección General de Administración a través de la Dirección de Finanzas lleva el

control de los viáticos y pasajes otorgados, además efectuará la revisión de la rendición de
cuentas documentada; dando su conformidad y teniendo la potestad de realizar las
observaciones pertinentes de acuerdo a la normativa vigente.

3.4. La Unidad Orgánica o Proyecto de Investigación requirente es responsable por el

seguimiento del cumplimiento de las actividades a desarrollar producto del viaje para
garantizar la eficiencia de las actividades y verificar el cumplimiento de la presentación de
la rendición de cuentas del personal a su cargo.

3.5. El personal que hace uso del fondo para viajes y viáticos responde por la veracidad y
exactitud de los documentos que sustentan los gastos efectuados, de la respectiva rendición
de cuenta de la devolución del saldo no utilizado dentro de los plazos establecidos en la
presente Directiva.

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3.6. El incumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva genera las responsabilidades

administrativas, disciplinarias a que hubiere lugar.

4. BASE NORMATIVA

a. Estatuto de la Universidad Peruana Cayetano Heredia

b. Reglamento General de la Universidad Peruana Cayetano Heredia
c. Directiva de Gestión del Plan de Funcionamiento y Desarrollo
d. Presupuesto Institucional aprobado en el Consejo Universitario
e. Normas y Procedimientos de Control de Gestión del Presupuesto
f. Reglamento de Comprobantes de Pago
g. Ley de Impuesto a la Renta
h. Ley de Impuesto General a las Ventas
i. Reglamento Interno de Trabajo
j. Tratándose de proyectos financiados por la cooperación internacional se aplicará
primero las normas de la entidad financiadora y, a falta de estas, las contenidas en la
presente Directiva.

5. DISPOSICIONES GENERALES
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5.1. Para efectos del presente documentos se entiende:
a. Gastos de viaje: Desembolsos realizados para trasladarse a otra localidad en el país o
en el exterior. Incluye el pasaje y el impuesto aeropuerto.

b. Viáticos: G astos que incurre el viajero durante su estadía en otra localidad. Incluye
el alojamiento, la alimentación y la movilidad. Se otorga de acuerdo a una cantidad
diaria previamente establecida.

c. Alojamiento: G asto de hospedaje que se paga a un establecimiento hotelero.

Forma parte del viático.

d. Alimentación: La asignación diaria que se otorga al viajero para su sustento y que se

incluye en la tarifa para viáticos.

e. Movilidad: Gastos en taxi y ómnibus que el viajero incurre para trasladarse en la

localidad de destino. Forma parte del viático.

f. Gastos operativos: Otros gastos realizados por el viajero para cumplir la misión
objeto del viaje. Puede incluir conceptos tales como tarjetas prepago de teléfono,
courrier para el envío de muestras o documentos, alquiler de cabina de i nternet, pagos

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a pacientes, atenciones a terceros, fotocopias, movilidad para actividades de campo

(planilla de movilidad), etc. No forman parte de los gastos de viaje.

g. Declaración jurada: Documento sustentatorio excepcional, usado para rendir cuentas

cuando se trate de casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtener
comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la
SUNAT.

5.2. No se asigna viáticos al personal que tengan fondo con cargo a rendir pendientes de
rendición, salvo que estén dentro de los plazos establecidos para dicha rendición.

5.3. El reembolso de viáticos y pasajes procede únicamente ante situaciones excepcionales,

debidamente justificadas, que hubieran motivado la falta de entrega del viático
correspondiente.

5.4. En caso de cancelación o postergación del viaje y, en caso que la Dirección de Finanzas-
Tesorería haya efectuado la entrega de los fondos por los viáticos, la persona devuelve el
íntegro del importe recibido a la Caja Central de Dirección de Finanzas-Tesorería en un
plazo que no exceda el día hábil siguiente.

6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

6.1. Relacionados al viaje: 5

a. Todo viaje debe ser siempre informado al superior inmediato antes de ser realizado.

b. La necesidad del viaje debe quedar siempre acreditada en correspondencia escrita

(correos, cartas, etc.) con la entidad o persona que atenderá al viajero en el lugar de
destino.

c. El dinero que se necesite para un viaje será habilitado por la Universidad a través de un
fondo con cargo a rendir cuenta. Deberá solicitarse con una anticipación no menor de 24
horas.

d. Toda solicitud de fondos para viaje deberá estar previsto en el presupuesto

respectivo e indicar el centro presupuestal o proyecto, convenio o consultoría que
financiará el viaje.

e. Los pasajes aéreos y terrestres siempre serán comprados por intermedio de la

División de Logística. El viajero podrá sugerir otras alternativas que por su costo, ruta o
sustento tributario puedan ser factibles y convenientes.

f. La tarifa de pasaje aéreo que se escoja deberá ser la que corresponda a clase
económica. En los casos de proyectos el uso de clase ejecutiva requiere autorización del
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ente financiador.

g. Dado que la Universidad es agente retenedor y está obligada a efectuar detracciones, en

el caso de viajes en el territorio nacional, está prohibido pagar facturas mayores a los
S/ 700.00. En caso de necesidad el pago deberá ser tramitado por la Tesorería de la
Universidad.

h. Las asignaciones para gastos de viaje no incluyen acompañantes.

i. Si el viaje requiere gastos operativos, estos serán solicitados por separado.

6.2. Relacionados a los viáticos:

a. Viajes nacionales:
- Tratándose de viajes en el territorio nacional los viáticos consistirán en
asignaciones diarias conforme a los siguientes montos máximos:

GASTOS VIATICOS VIAJE NACIONAL (S/)

Alimentación Movilidad Hospedaje Total

Rector, Vicerrectores, Decanos, Vicedecanos,
80.00 50.00 250.00 380.00
Director EPG, Director General DGA

Personal en general con otros cargos 80.00 50.00 150.00 280.00

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- La Universidad reconoce el viático de viaje nacional cuyo desglose es el siguiente:
Alimentación, se sustenta con declaración jurada
Movilidad, se sustenta con declaración jurada
Alojamiento, en hotel debidamente sustentado con factura

b. Viajes internacionales:
- Tratándose de viajes al exterior, los viáticos consistirán en asignaciones diarias
conforme a los siguientes montos máximos:

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GASTOS VIATICO VIAJE AL EXTERIOR (US $)

Región Hospedaje Hospedaje (*) Alimentación Movilidad Total Total (*)

AMERICA CENTRAL 100.00 160.00 80.00 50.00 230.00 290.00

AMERICA DEL SUR 100.00 160.00 80.00 50.00 230.00 290.00
AMERICA DEL NORTE 150.00 240.00 80.00 50.00 280.00 370.00
EL CARIBE 100.00 160.00 80.00 50.00 230.00 290.00
EUROPA 120.00 190.00 80.00 50.00 250.00 320.00
ASIA 200.00 320.00 80.00 50.00 330.00 450.00
(*) Rector, Vicerrectores , Decanos , Vicedecanos , Director de EPG y Director General de DGA

- En el caso de los proyectos, se aplicará la tarifa establecida por el ente – cooperante.

- La Universidad reconoce el viático de viaje nacional cuyo desglose es el siguiente:
Alimentación, se sustenta con declaración jurada
Movilidad, se sustenta con declaración jurada
Alojamiento, en hotel debidamente sustentado con factura

6.3. Rendición de gastos

a. La liquidación de gastos de viaje será presentada a la Dirección General de Administración
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hasta tres (3) días hábiles después del regreso.

b. La rendición de gastos se presentará en forma cronológica.

c. Si se encontrara en la rendición un gasto totalmente ajeno a los fines del viaje, se notificará
al rindente y éste deberá reintegrarlo a la Universidad dentro de las 48 horas. Caso contrario
se descontará de sus haberes.

d. Excepcionalmente, en caso los fondos hubieran resultado insuficientes, se podrá admitir el

reembolso del gasto, siempre que esté debidamente justificado y el superior inmediato del
rindente lo autorice y además tenga previsión en el presupuesto.

6.4. Restricciones y prohibiciones

a. La no rendición del adelanto para gastos, dentro de los plazos establecidos.

b. La inclusión en la rendición de gastos totalmente ajenos a la naturaleza del viaje.

c. En caso de viáticos nacionales, el pago de comprobantes mayores a S/ 700.00.

d. El pago de gastos con tarjetas de crédito.

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e. En caso de incurrir en los supuestos mencionados, la Universidad descontará de la

remuneración del rindente, los gastos que ocasione la contravención o la
restitución de los fondos indebidamente dejados de rendir o utilizados para fines ajenos
al viaje.

f. No se considera como gasto para la rendición del fondo, la declaración jurada efectuada por
conceptos que no guarden relación con el concepto de viáticos establecido en la presente
directiva.

7. DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA
a. Aprobadas la presentes normas y procedimientos, deja sin efecto toda directiva relacionada
al presente documento y sus modificatorias.

b. Las presentes normas y procedimiento entrarán en vigencia a partir del día siguiente de su
aprobación.

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