Fecha: 03/01/2020

MANUAL DE
Versión 2
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
GASTOS DE VIAJE Elaboro: Nora Londoño

1. OBJETIVO

Determinar un mecanismo que le permita a la Cámara de Comercio del Magdalena

Medio y Nordeste Antioqueño, controlar y racionalizar los gastos de viaje de sus
funcionarios, desde el momento de la planeación del viaje hasta su legalización final.

2. GENERALIDADES

El contenido de este manual establece el procedimiento para el reconocimiento y

pago de gastos de viaje a los trabajadores de la Cámara de Comercio, en
consonancia con las decisiones de la Junta Directiva.

3. DEFINICIONES

Comisión: Desplazamiento que por autorización u orden de su superior inmediato

deba hacer un funcionario a un sitio diferente a su habitual sede de trabajo y que
implique el reconocimiento de gastos ocasionales por alojamiento, manutención y
transporte.

Avance para gastos de viaje: Es el anticipo de dinero que la Cámara entrega a

un funcionario autorizado, para el cubrimiento de los gastos en que deba incurrir por
concepto de alojamiento, manutención y/o transporte. Este valor se calcula multiplicando
en número de días de duración de la comisión por el valor máximo diario autorizado de
gastos de viaje para el funcionario.

Legalización de gastos de viaje: Es la presentación de los documentos que

soporten los gastos efectuados por el funcionario en la comisión realizada (recibos
de pago, facturas, etc.), junto con el diligenciamiento del formato respectivo y la
devolución del dinero que no se haya utilizado o justificado su gasto.

4. SOLICITUD DE ANTICIPO DE GASTOS DE VIAJE

El proceso se lleva a cabo cuando un funcionario de la Cámara de Comercio debe

realizar un desplazamiento a otra ciudad diferente a la de su sede habitual por causa
de las actividades relacionadas con su cargo.

1
 Fecha: 03/01/2020
MANUAL DE
Versión 2
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
GASTOS DE VIAJE Elaboro: Nora Londoño

Los anticipos que cubren la tarifa de gastos de viaje contemplan el alojamiento, la

manutención o alimentación, transporte y otros gastos derivados de la comisión,
hasta las cantidades autorizadas.

4.1 Tarifas aprobadas y políticas vigentes: Los viáticos se establecerán mediante

acuerdo de la Junta Directiva de la entidad, en las cuantías requeridas para el
adecuado desplazamiento del funcionario, las cuales se incrementarán en un valor
equivalente al índice de precios al consumidor (IPC), causado el año
inmediatamente anterior.

Cuando un funcionario deba desplazarse a otra ciudad en el cumplimiento de una

comisión en la cual exista convenio con otra entidad, para que ella suma los gastos
de alojamiento y manutención, al comisionado se le podrá entregar un anticipo para
gastos de viaje hasta por el 50% del valor de la tarifa autorizada en el acuerdo de la
Junta Directiva, con el propósito de cubrir aquellos gastos en que incurra y que no
estén contemplados en el convenio. Dicho anticipo deberá ser legalizado y
soportado con las facturas y relaciones correspondientes.

4.2 Etapas del proceso de solicitud y entrega de anticipo de gastos de viaje:

Toda comisión estará sujetada a la disponibilidad presupuestal, aspecto que se
deberá tener en cuenta al momento de aprobar el anticipo de gastos de viaje, el
cual tiene las siguientes etapas:

a. Diligenciamiento de forma “SOLICITUD GASTOS DE VIAJE”. Esta solicitud se

diligenciará en original y dos copias, debe estar firmada por el jefe inmediato y
el ordenador del gasto. Original para pagos, primera copia para contabilidad y
tercera copia la tendrá el comisionado, para legalizar los gastos ocasionados,
mediante el formato “LEGALIZACIÓN DE GASTOS DE VIAJE”, con el cual
deberá aportar los datos y soportes necesarios, así como un informe de la
respectiva comisión.
b. Cuando se trate de comisiones para asistir a cursos, congresos y seminarios y
la Entidad haya cancelado previamente una reserva por el alojamiento del hotel
deberá indicarse en el formato, para que se descuente del anticipo de gastos de
viaje.

2
 Fecha: 03/01/2020
MANUAL DE
Versión 2
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
GASTOS DE VIAJE Elaboro: Nora Londoño

c. Elaboración y autorización de cheque: Una vez recibido el formato de

autorización, el área financiera efectuara los siguientes pasos:
- Revisará la solicitud que esté debidamente diligenciada y aprobada.
- Elaborará el cheque y comprobante de egreso respectivo.
- Si el funcionario requiere que parte o la totalidad de los gastos de viaje le
sean estregados en cheques viajeros, deberá formular la solicitud en el
formato respectivo y esperar que el área financiera le notifique que puede
recogerlos en el banco señalado.
- Entrega del cheque y copias respectivas al comisionado: Una vez elaborado
el cheque de anticipo de gastos de viaje, se le entregara al comisionado,
junto con una copia del comprobante de egreso.
d. Si el funcionario no emplea ni soporta los gastos por la totalidad del valor
entregado como anticipo para los gastos de viaje, debe efectuar el reintegro de
la diferencia entre el valor entregado y el valor utilizado, dentro de los cinco días
hábiles siguientes a la fecha de regreso de la comisión.

4.3 Gastos de viaje en moneda extranjera: Cuando se requieran gastos en

moneda extranjera, el área financiera al recibir el formato de autorización deberá
gestionar la compra de dichas divisas para ser entregadas al comisionado.

4.4. Reintegro por la no realización parcial o total de la comisión: Si el

funcionario se ve obligado a aplazar el viaje, solo podrá hacer uso de los tiquetes y
anticipo durante los cinco días calendario siguientes a la fecha prevista. Si la
comisión no se realiza dentro de este plazo, se debe reintegrar el dinero al sexto
día calendario, a la caja y diligenciar el formato de LEGALIZACIÓN DE AVANCE
POR GASTOS DE VIAJE, anexando el recibo de caja por el reintegro realizado,
remitiendo todo el paquete al área financiera. De igual manera deben ser remitidos
los paquetes a la agencia de viales, por la secretaria de la presidencia, parta su
anulación.

4.5. Extensión del tiempo de duración de la comisión: En el evento que, por

razones de trabajo, el comisionado deba ampliar la comisión, deberá hacer la
solicitud a quien inicialmente autorizo el viaje, de la ampliación de dicha comisión.

5. PASAJE AÉREOS

3
 Fecha: 03/01/2020
MANUAL DE
Versión 2
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
GASTOS DE VIAJE Elaboro: Nora Londoño

Cuando sea necesario la obtención de pasajes aéreos para el desplazamiento, la

solicitud se hará cuando se haya obtenido la respectiva autorización, a la agencia
de viajes debidamente autorizada por el funcionario que aprueba la comisión. La
solicitud de pasaje se hará mediante comunicación escrita del presidente ejecutivo
de la Cámara, a la entidad con la cual la Cámara tenga convenio para la provisión
de este servicio.

6. PASAJES TERRESTRES

Los pasajes terrestres serán adquiridos directamente por el comisionado y la

caratula o recibo deberá adjuntarse al formato de legalización.

7. LEGALIZACIÓN GASTOS DE VIAJE

Es obligación de todo funcionario enviado en comisión, legalizar los anticipos para

gastos de viaje que le hayan sido entregados, cumpliendo siempre con los plazos y
condiciones previstas en este manual.

Etapas del proceso:

a. Diligenciamiento de la forma legalización de avance por gastos de viaje.

Después de la comisión, se debe diligenciar el formato pertinente, dentro de
los cinco días hábiles siguientes a la fecha de regreso. El incumplimiento de
esta forma constituye falta grave y acarreara acciones disciplinarias previstas
en el reglamento interno de trabajo.
b. Se debe anexar las facturas correspondientes a: Pasajes terrestres
intermunicipales, hoteles, restaurantes, atenciones y otros gastos especiales,
las cuales deberán expedirse a nombre de la Cámara de Comercio y/o del
comisionado. Además de las caratulas o desprendibles de los tiquetes
aéreos. En caso de extravió de dichas cubiertas, el comisionado deberá
dejar constancia escrita de la perdida.
c. Los comprobantes deberán tener anotado el NIT del establecimiento o en su
defecto el número de cédula de ciudadanía del propietario, la fecha y el lugar
de expedición. Si el bien o servicio facturado causa IVA, dicho valor debe

4
 Fecha: 03/01/2020
MANUAL DE
Versión 2
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
GASTOS DE VIAJE Elaboro: Nora Londoño

especificarse claramente en la factura. Las facturas relacionadas con

atenciones, debe anotarse en lo posible, el nombre de las personas
atendidas.
d. Elaborar un informe escrito al superior inmediato sobre los resultados de la
comisión que le fue autorizada, salvo para cuando se trate de congresos,
seminarios o cursos.
e. Anexar copia de la autorización para giro de gastos de viaje, que se diligenció
al tramitar el avance.
f. Anexar fotocopia de recibo de caja como constancia del reintegro, cuando no
se soporta gastos por la totalidad del valor entregado como anticipo.
g. Verificación y aprobación de la legalización: El superior inmediato,
aprobará la legalización y, en consecuencia, se remitirá al Departamento de
Contabilidad para que se proceda a contabilizar tales gastos en los ítems
contables que guarden relación con la naturaleza del egreso.

7.1 Saldo a favor del comisionado

En caso de que el comisionado deba prolongar el viaje por asuntos relacionados

con su trabajo, deberá presentar saldo a favor por el valor de los gastos de viaje
estipulados por la reglamentación respectiva, correspondiente a los días no
previstos por la comisión. En tal circunstancia, el área de tesorería procederá a
elaborar el cheque para efectuar el pago respectivo. El tiempo de duración de esta
actividad no debe ser superior a un día.

Una vez aprobada la legalización de los gastos de viaje con sus anexos, el área de
Contabilidad realiza las contabilizaciones del caso. Además, se invalidan con un
ANULADO los documentos soporte de cada uno de los gastos y anota en cada uno
de ellos la fecha del registro contable y el número del comprobante al cual hayan
sido adheridos, para luego archivar la legalización con los comprobantes contables
y de egreso respectivos que soportan la operación.

FORMATO 1

AUTORIZACIÓN DE COMISIÓN Y SOLICITUD DE ANTICIPO DE GASTOS DE

VIAJE

5
 Fecha: 03/01/2020
MANUAL DE
Versión 2
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
GASTOS DE VIAJE Elaboro: Nora Londoño

CÁMARA DE COMERCIO DEL MAGDALENA MEDIO Y

NORDESTE ANTIOQUEÑO
NIT 800.029.972-2

DE: Coordinadora de Control Interno

PARA: Dirección Administrativa y Financiera

LUGAR DE COMISIÓN: El Bagre

FECHA: Del 2 Al 4 de septiembre de 2019

MOTIVO: Auditoria Aleatoria Seccional El Bagre

CANTIDAD V/R DÍA V/R TOTAL

DÍAS CON PERNOCTA 1 $ 155.000 $ 155.000

DÍAS SIN PERNOCTA 1 $ 100.000 $ 100.000

________________________

TOTAL………… $ 255.000

NORA LONDOÑO MEJIA Nota: Estoy enterado del plazo de

Coordinadora de Control Interno cinco (05) días hábiles que tengo
Para legalizar este anticipo.
Formato 2 Versión 1 En caso contrario me será descontado
Fecha de Actualización: 16-01-2019 de la próxima liquidación de salario.

FORMATO 2

LEGALIZACIÓN DE ANTICIPO PARA GASTOS DE VIAJE

6
 Fecha: 03/01/2020
MANUAL DE
Versión 2
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
GASTOS DE VIAJE Elaboro: Nora Londoño

CÁMARA DE COMERCIO
Cra 4 49-22 Pbx:833 27 30
DEL MAGDALENA MEDIO Y Puerto Berrío, Antioquia-www.ccmmna.org.co
NORDESTE ANTIOQUEÑO AFILIADA A CONFECAMARAS

I. AUTORIZACIÓN Y CERTIFICADO DE COMISIÓN

SE AUTORIZA A:
CARGO: DEPENDENCIA:
AUTORIZACIÓN DE COMISÓN OFICIAL A:
A PARTIR DEL: DURACIÓN
APROX. ____________________________________________
DÍA MES AÑO MESES DÍAS Autoriza

II. CUENTA DE VIÁTICOS

SALARIO MENSUAL: $_____________

VIÁTICOS: $_____________

Días con pernocta (Municipio) $ _____________ a $ _____________ c/u Subtotal $ _____________

Días con pernocta (Capital DEPTO) $_____________ ______________ _____________

Días der regreso $_____________ ______________ _____________

Total viáticos $ _____________

GASTOS DE VIAJE $ _____________

SON:__________________________________________________________ TOTAL $ _____________

Recibí Firma:

C.C. De: Director Administrativo Gerente

III. RESUMEN DE COMISIÓN OFICIAL
Medio de Transporte utilizado: __________________________________________________________________

Se cumplio la comisión? Si______ No:______ Porque? ________________________________________

Objetivo de la comisión: _______________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

CARTIFICADO DE COMISIÓN OFICIAL FECHA DE

DESDE HASTA EXPEDICIÓN
D M A D M A D M A _________________________________________
CERTIFICA-CARGO
ANEXOS
*Recibo de transporte *Certificado de asistencia
*Comprobante de pago

7
 Fecha: 03/01/2020
MANUAL DE
Versión 2
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
GASTOS DE VIAJE Elaboro: Nora Londoño

Puerto Berrío, 03 de enero de 2020.

LAURA DANIELA SOTO ECHEVERRY

Presidenta Ejecutiva