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POLITCNICO EMPRESARIAL COLOMBIANO

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GUA DE APRENDIZAJE

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1. IDENTIFICACIN
FECHA: 11 DE AGOSTO AL 27 DE NOVIEMBRE DE 2011 MODULO DE FORMACIN:
GESTION ADMINISTRATIVA (TECNICAS DE ARCHIVO)

MODALIDAD: PRESENCIAL DURACIN SEMANAL (PRIMER CORTE AL TERCER CORTE) 2 HORAS SEMANAL

UNIDAD DE APRENDIZAJE: ORGANIZAR LA DOCUMENTACION TENIENDO EN CUENTA LAS


NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACION

ACTIVIDAD DE ENSEANZA APRENDIZAJE EVALUACIN:


ARCHIVAR DOCUMENTO DE ACUERDO CON LAS NORMAS RECIBIR DOCUMENTOS DE ACUERDO A LA NORMA DESPACHAR LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS, TENIENDO EN CUENTA LA LEGISLACION Y LA NORMAS VIGIENTES

DOCENTE: SANDRA MILENA GUTIERREZ G.

2. PRESENTACIN
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, regul en su Ttulo V: Gestin de documentos, establece la obligacin que tienen las entidades pblicas y privadas, en elaborar programas de gestin de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la informacin para el cumplimiento de su cometido comercial, o del objeto social para el que fueron creadas.

En dicha norma, la gestin de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la produccin, recepcin, distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligacin de la elaboracin y adopcin de las Tablas de Retencin Documental, instrumento archivstico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujecin al principio de eficiencia que rige la funcin administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos de compaas privadas y que son de principio fundamental para los procesos informativos, tcnicos y administrativos de la compaa.

Debe crear una carpeta con cada una de las evidencias de aprendizaje propuestas.

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PRIMER CORTE
TEMA 1: INTRODUCCIN A LA GESTIN DOCUMENTAL ACTIVIDAD A REALIZAR RECURSO DE APRENDIZAJE AMBIENTE DE APRENDIZAJE FECHA

clase magistral, introduccin a los archivos administrativos, que es gestin documental, administracin de la informacin, ente productor y estructura funcional de la gestin documental Taller No 1, que es informacin, la importancia de la informacin y la comunicacin.

1 SEMANA TABLERO Y BORRADOR Gua de aprendizaje AULA DE CLASE

TEMA 2: DOCUMENTO EMPRESARIALES Y CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

Clase magistral sealando que es el documento y la clasificacin del documento

TABLERO BORRADOR

Y AULA DE CLASE

SEMANA 2

TALLER No 2 DE CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

TEMA 3: COMUNICACIONES OFICIALES, LEGISLACION PARA LA GESTION DOCUMENTAL


NOCIONES DE COMUNICACIN OFICIAL

Tablero y borrador Lecturas sugeridas

Aula de clase

3 4 Semana

ACTIVIDAD No 3 Presentar un ensayo Realizacin del taller de la legislacin documental en investigativo Colombia Fuente: LEY DE ARCHIVOS 594 DE PARCIAL 2000

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EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE corte 1:


Verificacin del cumplimento de los trabajos, informes o ensayos Utilizacin de las tcnicas adecuadas para la redaccin de textos Presenta portafolio de evidencias que contenga la gua, trabajos y evaluaciones Da respuesta a: Principios archivsticos. Conoce la legislacin archivstica. Identifica los espacios para la organizacin del archivo e implementacin de un centro de correspondencia

AUTOEVALUACIN SUGERIDA: para que sirve la legislacin de archivo que es gestin documental

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SEGUNDO CORTE
TEMA 4
1. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Conceptos, objetivos, misin, funciones, servicios que presta. Normas internas: Manual de procedimientos y legislacin vigente para el recibo y despacho de documentos. Medios de ingreso y despacho de documentos, Normas de correo y embalaje. Clasificacin de la documentacin producida y recibida: correspondencia, folletos revistas y publicaciones; comunicaciones oficiales recibidas, comunicaciones oficiales enviadas,

comunicaciones oficiales va fax y por correo electrnico.

ACTIVIDAD A REALIZAR

RECURSO DE APRENDIZAJE

AMBIENTE DE APRENDIZAJE
Crear ambientes de constante reflexin y discusin de las temticas planteadas tanto por el profesor y los estudiantes, a travs de la realizacin de exposiciones; que generen ambientes de constante crtica y construccin de nuevos conocimientos.

FECHA

Clase magistral Se dar conocer la importancia de la unidad de correspondencia en la entidad. TABLERO Y BORRADOR Gua de aprendizaje LECTURAS Sugeridas

SEMANA 5-6

Actividad No 4. Debate de la documentacin producida y recibida de acuerdo a la norma

AULA DE CLASE

TEMA 5: Planillas y formatos para la radicacin y registro de correspondencia recibida, enviada,


relacin de prstamo de documentos, recordatorio de correspondencia sin contestar, registro de correspondencia para la entrega directa en las entidades, registro de correspondencia en viada por fax.

Procedimiento para la radicacin y registro de comunicaciones oficiales recibidas. Enviar los documentos de acuerdo con las normas y legislacin vigente.

Clase magistral, donde se reconoce

TABLERO

Reconocer al estudiante como SEMANA 7 agente importante en

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que clases de formato debe manejarse en la unidad de correspondencia. ACTIVIDAD No 5, diligenciar formatos de acuerdo a la norma

BORRADOR Viedobeam

el proceso de aprendizaje, utilizando ayudas didcticas

AULA DE CLASE

TEMA 6: Interpretar las normas y legislacin vigentes para el envo de documentos


Aplicar las normas y legislacin vigente para el envo de documentos Interpretar las normas de correo y mensajera Aplicar las normas de correo y mensajera

8 y 9 Semana
Socializacin de de conceptos y debate del manejo de la correspondencia

Tablero y borrador

Aula de clase

Salida Pedaggica al centro cultural de Cali. (Archivo Histrico) PARCIAL

Lecturas sugeridas Listas de chequeo Cuestionario

EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE corte 2:


Conoce y aplica el proceso de correspondencia. Conoce y puede aplicar el manejo de la gestin en los documentos. Conoce y aplica un sistema de gestin documental manual Registrar correctamente los formatos de control documental, de acuerdo a la norma Crtica con la aplicacin de los procedimientos para clasificar los documentos de la unidad administrativa teniendo en cuenta el cuadro de clasificacin, el ciclo vital del documento, las tablas de retencin documental y las normas y principios archivsticos. Conoce la importancia de la confidencialidad de la informacin PRESENTA PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS USO CORRECTO DEL UNIFORME

AUTOEVALUACIN SUGERIDA: Que es comunicacin oficial Para que sirve la unidad de correspondencia

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TERCER CORTE
TEMA DEPSITOS DE ARCHIVO
Conceptos y principios. Condiciones fsicas y tcnicas de las instalaciones locativas destinadas para la custodia y conservacin de los archivos

ACTIVIDAD A REALIZAR

RECURSO DE APRENDIZAJE

AMBIENTE DE APRENDIZAJE
Crear ambientes de constante reflexin y discusin de las temticas planteadas tanto por el profesor y los estudiantes, a travs de la realizacin de exposiciones; que generen ambientes de constante crtica y construccin de nuevos conocimientos.

FECHA

Realizacin de Exposiciones, se organizaran grupos de 5 personas, para el desarrollo de la temtica: Archivo Funciones del archivo Clasificacin de los archivos segn su uso y organizacin Ciclo vital del documento Condiciones para local de archivo
TEMA 8:

TABLERO Y BORRADOR Gua de aprendizaje Lista de Chequeo

SEMANA 10 -11

AULA DE CLASE

Normas y legislaciones vigentes para las instalaciones locativas de los archivos Normas tcnicas y legislaciones vigentes para la organizacin y funcionamiento de los archivos y servicios y servicios archivsticos. Conceptos de: archivo, archivo total, organizacin de archivos, organizacin de documentos, clasificacin documental, ordenacin documental, archivo electrnico, documento electrnico de archivo, documento original. Reconocer al estudiante como agente importante en SEMANA el proceso de aprendizaje, 12-13 utilizando ayudas didcticas

Clase magistral y exposiciones de TABLERO Y las temticas. BORRADOR ACTIVIDAD No 6 ejercicios de AULA DE CLASE aplicacin-crucigrama Listas de Chequeo TEMA 9:
Agrupaciones documentales. Cdigo, concepto. Concepto de expediente, ordenacin del expediente.

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Fases de formacin del archivo, ciclo vital Concepto de archivo de gestin, central e histrico. Fundamentos de la clasificacin documental: principio de orden y procedencia. Metodologa de la clasificacin. Sistemas de ordenacin: Alfabtico, numrico, mixto.

CLASE MAGISTRAL Tablero y borrador ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: Lecturas sugeridas MANEJO DE LAS TRDAGRUPACION DOCUMENTAL Tcnicas y procedimientos archivsticos

Aula de clase

Semana 14

Tablas de retencin documental: Definicin e importancia, marco jurdico, principios bsicos, pasos metodolgicos para la elaboracin, conceptos de disposicin final, conservacin total, eliminacin.

Transferencias documentales. Preparacin fsica de la documentacin. Inventarios documentales. Formatos de control para prstamos y consulta de documento. Normas y procedimientos para prstamos y consulta de documentos

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE: EJERCICIOS DE APLICACIN CON MANEJO DE LOS FORMATOS

Tablero y borrador Lecturas sugeridas gua de aprendizaje

Aula de clase

SEMANA 15-16

PARCIAL

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EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE corte 3:


Da respuesta a: Principios archivsticos, Proceso de correspondencia, Tramite de los archivos de gestin, Formas de archivar documentos, Sistemas de archivos, Archivos electrnicos, Procedimiento para un CAD Conoce y puede aplicar el manejo de la gestin en los documentos. Registrar correctamente los formatos de control documental, de acuerdo a la norma Crtica con la aplicacin de los procedimientos para clasificar los documentos de la unidad administrativa teniendo en cuenta el cuadro de clasificacin, el ciclo vital del documento, las tablas de retencin documental y las normas y principios archivsticos. Conoce la importancia de la confidencialidad de la informacin PRESENTA PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS USO CORRECTO DEL UNIFORME

AUTOEVALUACIN SUGERIDA: Importancia de la administracin del documento Que condiciones fsica y ambientales se requiere para la organizacin del archivo Como es el manejo de las tablas de retencin documental

BIBLIOGRAFA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, Reglamento General de Archivos, 1994 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, Mini Manual de Gestin Documental, 1996 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, Gestin Documental 2008