SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD CODIGO: SN-SF-P-001

PROCEDIMIENTO VERSION: 001

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DISPENSACION DE MEDICAMENTOS
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SERVICIO FARMACÉUTICO SENA

REGISTRO Y CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
01 No aplica para la primera versión.

DISPENSACION DE MEDICAMENTOS

NTC-ISO-9001: 2008

Sistema de Gestión de la Calidad

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Ivan Peña Alexander Garzon Alexander Garzon
Alvaro Solano Diana del carmen Agudelo Diana del carmen Agudelo
Ana luisa Rosero
FIRMA: FIRMA: FIRMA:

FECHA: FECHA: FECHA:

01-07-2016 01-07-2016 01-07-2016
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1. OBJETIVO

Definir y establecer el procedimiento a seguir dentro de la dispensación de medicamentos, para orientar a

todas las personas que intervienen en el proceso de atención a clientes en el servicio farmacéutico con el
propósito de garantizar una adecuada dispensación de medicamentos.

2. ALCANCE

El proceso se inicia cuando el cliente y/o usuario llega al servicio farmacéutico con su respectiva formula
médica y termina cuando adquiere los productos que necesita; este proceso abarca a todo auxiliar de
servicio farmacéutico encargado de la dispensación.

3. GENERALIDADES

DISPENSACION
Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos médicos a un paciente y la información sobre su
uso adecuado, realizada por el Químico Farmacéutico y el Tecnólogo en Regencia de Farmacia.
Cuando la dirección técnica de la droguería, o del establecimiento autorizado para la comercialización al
detal de medicamentos, esté a cargo de personas que no ostenten título de Químico Farmacéutico o
Tecnólogo en Regencia de Farmacia la información que debe ofrecer al paciente versará únicamente
sobre los aspectos siguientes: condiciones de almacenamiento; forma de reconstitución de medicamentos
cuya administración sea la vía oral; medición de la dosis; cuidados que se deben tener en la
administración del medicamento; y, la importancia de la adherencia a la terapia.

EL DISPENSADOR DEBERA VERIFICAR, DENTRO DE LAS ACTIVIDADES DEL

PROCEDIMIENTO, LOS SIGUIENTES REQUISITOS:
- Que la  prescripción esté elaborada  por el  personal de salud debidamente autorizado, con
letra clara, legible y concisa y con las indicaciones necesarias para su administración y que
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cumpla con lo previsto en el artículo 17 del decreto 2200 de 2005 modificado parcialmente por el
decreto 2330 de 2006.
- Que la formula este escrita  en idioma  español,  ya  sea  por autocopia,  mecanográfica, medio
electromagnético y/o computarizado.
- Que la prescripción no contenga  enmendaduras,  tachaduras, siglas, claves, signos secretos,
abreviaturas  o  símbolos  químicos, con la  excepción de las abreviaturas  aprobadas  por el
Comité de farmacia y terapéutica de la institución.
- Que permita la confrontación entre el medicamento prescrito y el medicamento dispensado.
- Que las  dosis  de cada  medicamento  esté expresada en el sistema  métrico decimal y en casos
especiales, en unidades internacionales.
- Que exista la prescripción para aquellos medicamentos en los que aparezca en la etiqueta la
leyenda “venta bajo formula medica”.
- que la  prescripción de medicamentos  de control especial cumpla con las disposiciones
especiales sobre la materia, lo establecido en el Decreto 2200 de 2005 modificado parcialmente
por el Decreto 2330 de 2006, las disposiciones del presente manual, la resolución que lo adopta y
las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

EL DISPENSADOR NO PODRÁ:
- Realizar algún cambio en la prescripción de la formula médica.
- Cambiar el principio activo, forma farmacéutica, cantidad y dosis prescrita.
- Dispensar medicamentos alterados.
- Recomendar a los usuarios el uso de medicamentos.
- Distribuir, dispensar y administrar muestras medicas.
- Enviar por correo medicamentos de venta bajo prescripción médica y que se garanticen las
condiciones y requisitos para el transporte de los mismos. En ningún caso, podrán enviarse por
correo  los  medicamentos  de control especial. 
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ELEMENTOS PRINCIPALES
Área de atención: Área disponible dentro de la farmacia, destinado al acto de dispensación, con espacio
suficiente para realizar adecuadamente las tareas de entrega del medicamento e información para su uso
correcto de acuerdo a la legislación vigente.

Prescripción: Documento legal por medio del cual los médicos legalmente capacitados prescriben la
medicación al paciente para su dispensación por parte del farmacéutico.

Documentación: El dispensador debe registrar las formulas medicas dispensadas (libro recetario,
psicotrópicos y estupefacientes y preparados magistrales) y los servicios farmacéuticos (libro de
inyecciones o vacunas).

Información y comunicación: Se requiere el consejo profesional del dispensador, el cual se compone de

las informaciones que el solicitante necesita recibir para alcanzar los objetivos de la farmacoterapia.

El contenido de la información abarca: dosis de medicamento a tomar, forma correcta de administración,

conservación, posología, efectos adversos e interacciones de relevancia clínica, riesgos del
incumplimiento del tratamiento y mal uso del medicamento.

PRESCRIPCIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

Las formulas médicas deben cumplir con las cantidades máximas permitidas de acuerdo a los siguientes
parámetros:
- Medicamentos correspondientes a: "Analgésicos Narcóticos", "Analgésicos Moderadamente
Narcóticos", a "Barbitúricos o Medicamentos, que contienen Barbitúricos, con excepción de
Fenobarbital; a "Anfetaminas y Estimulantes Centrales"; a "Tranquilizantes e Hipnóticos no
“Barbitúricos” y demás medicamentos de control especial, hasta la dosis requerida para treinta
(30) días calendario.
- Medicamentos correspondientes a "Oxitócicos y Antihemorrágicos Uterinos", la dosis ordenada
bajo la responsabilidad del médico tratante.
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PRECAUCIONES EN LA FORMULA
Revisar cuidadosamente que concuerden los datos del paciente registrado en la formula médica, con los
documentos exigidos.
Revisar que la dosificación de la formula tanto en letras como en número concuerden, además debe
coincidir con la posología para el tiempo autorizado. Por ejemplo, si la formula médica dice (una) 1 vez
al día por (treinta) 30 días, debe decir en números y letras 30 y este valor debe coincidir con la cantidad
máxima a prescribir estipulada.

REGISTRO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL EN FOLIO DE CADA

MEDICAMENTO:
- Cada establecimiento debe tener un libro foliado de cinco (5) columnas para el registro de los
movimientos de los medicamentos de control especial.
- Se debe abrir para cada medicamento de control especial, un folio para especificar fecha,
descripción, entradas, salidas y saldo. En la descripción se debe colocar el número de
identificación del usuario y el número del recetario oficial del FNE. Registro médico y fecha.
- Las entradas y salidas deben realizarse por unidad, es decir por forma farmacéutica. Si se
presenta el caso en que se despacha por cajas, el registro debe efectuarse en la unidad mínima de
presentación (frasco, Inyectable y/o Tableta). El registro debe ser diario.

ATENCION PREFERENCIAL:
De acuerdo con la normatividad vigente que rige el Articulo 13 de la ley 19de 2012 y la circular 0001 del
2014 se brindará atención preferencial a los usuarios que cumplan con los requisitos anteriormente
expuestos.
El usuario debe anunciarse en el momento de su llegada al personal encargado de la droguería,
argumentando que cumple con los requisitos para recibir atención preferencial.
El punto de venta cuenta con los avisos correspondientes de atención preferencial.
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ATENCIÓN FARMACÉUTICA.
Es la asistencia a un paciente o grupos de pacientes, por parte del Químico Farmacéutico, en el
seguimiento del tratamiento farmacoterapéutico, dirigida a contribuir con el médico tratante y otros
profesionales del área de la salud en la consecución de los resultados previstos para mejorar su calidad de
vida.

Método SOAP: Ante cualquier paciente, identificado por la presencia de un PRM, potencial o real, se
propone la metodología SOAP, es decir, el registro y la documentación de datos subjetivos, datos
objetivos, su análisis e interpretación. A partir de este momento es más fácil desarrollar el plan a
implantar en el paciente para la resolución o prevención del PRM.
a) Datos subjetivos: Son datos descritos por el paciente, identificados en la entrevista con el mismo o en
la información recogida en la historia clínica por otros profesionales sanitarios.
b) Datos objetivos: Son datos procedentes de las pruebas analíticas, procedimientos diagnósticos, examen
físico, signos vitales, etc.
c) Análisis: consiste en analizar e interpretar los datos subjetivos y objetivos más relevantes de cada
problema, para valorar los siguientes aspectos:
• Etiología del problema y sus causas
• Necesidad de farmacoterapia (inicial/actual) y alternativas disponibles
• Selección adecuada del medicamento
• Posología, vía y método de administración adecuados al paciente e indicación
• Duración del tratamiento
• Necesidad de monitorización farmacocinética o clínica.
d) Plan: Tras el análisis e interpretación de los aspectos anteriores, el QF debe concretar un plan
farmacoterapéutico y de seguimiento para resolver o prevenir el PRM identificado. Esto implica los
siguientes aspectos:
1. Definir objetivos específicos para cada PRM identificado
2. Implantar el plan farmacoterapéutico
3. Establecer el plan de seguimiento del paciente
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PROCEDIMIENTO – PASO A PASO

01 RECIBIR SOLICITUD DE MEDICAMENTOS

El procedimiento se inicia con la prescripción que el médico tratante realiza al paciente, una vez finaliza
la consulta médica.

02 RECEPCION Y VALIDACION DE LA PRESCRIPCION

Consiste de una orientación específica y decisión terapéutica que está plasmada en una formula médica,
la cual debe ser presentada para su respectiva dispensación, con letra clara y legible. (Esto para los
medicamentos que se dispensan bajo formula medica).

03 ANALISIS E INTERPRETACION DE LA PRESCRIPCION

Se realiza la lectura e interpretación de la formula médica.
Se procede a realizar la verificación de los contenidos de cada una de las prescripciones acorde a los
lineamientos establecidos en el decreto 2200 de 2005.

04 PREPARACION Y SELECCIÓN DE LOS ARTICULOS

La prescripción se ha comprendido sin dudas y se consulta la disponibilidad del medicamento. De esta
actividad en adelante, se procede a la dispensación aplicando en todo momento los cinco (5) correctos:
medicamento correcto, paciente correcto, dosis correcta, vía y frecuencia correcta.

05 INSPECCION VISUAL Y FISICA

Verificar las condiciones físicas del medicamento, fechas de vencimiento y su correspondencia con lo
solicitado en la formula. Los medicamentos dispensados se disponen de forma cuidadosa y ordenada en
bolsas de polietileno transparentes y sobre canastas plásticas.

06 REGISTRO DE MEDICAMENTO
El registro de entrega de medicamentos es útil para verificar las existencias y son necesarias para la
solución de problemas relacionados con los medicamentos entregados a los usuarios.
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07 ENTREGA DE MEDICAMENTOE INFORMACION SOBRE USO ADECUADO

Los medicamentos deben entregarse con instrucciones claras, añadiendo la información que se estime
conveniente. Es necesario asegurarse que el usuario comprenda las instrucciones y siempre que sea
posible, se solicitara al paciente que repita las instrucciones brindadas.
El dispensador brindara información y orientación sobre la administración, uso y dosis del producto
farmacéutico, sus interacciones medicamentosas, reacciones adversas y sus condiciones de conservación.

08 ATENCION FARMACEUTICA
La Atención Farmacéutica implica el proceso a través del cual un farmacéutico coopera con un paciente y
otros profesionales mediante el diseño, ejecución y monitorización de un plan terapéutico que producirá
resultados terapéuticos específicos para el paciente. Esto a su vez supone tres funciones primordiales:
1) Identificación de PRM (problemas relacionados con los medicamentos) potenciales o reales.
2) Resolver PRM reales.
3) Prevenir PRM potenciales.

08 SEGUIMIENTO FARMACOTERAPÉUTICO PERSONALIZADO

Práctica profesional en la que el farmacéutico se responsabiliza de las necesidades del paciente
relacionadas con los medicamentos mediante la detección, prevención y resolución de problemas
relacionados con la medicación (PRM), de forma continuada, sistematizada y documentada, en
colaboración con el propio paciente y los demás profesionales del Sistema de Salud, con el fin de
alcanzar resultados concretos que mejoren la calidad de vida del paciente.
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4. ABREVIATURAS

AMP Ampolla ml Milímetro

Cap. Capsula ML Mililitros
CC Centímetro cubico M.O microorganismos
Comp Comprimido PAC. Paciente
C/H Cada hora Sol Solución
DEC Decúbito Susp Suspensión
Fco Frasco v.o vía oral
gr Gramo V. otica Vía otica
IM Intramuscular V. oft vía oftálmica
KG Kilogramo V. nasal vía nasal
Mcg microgramo V. top vía tópica
MED Medicación tto Tratamiento
Min Minuto

5. DEFINICIONES

Atención de salud.
Se define como el conjunto de servicios que se prestan al usuario en el marco de los procesos propios del
aseguramiento, así como de las actividades, procedimientos e intervenciones asistenciales en las fases de
promoción y prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación que se prestan a toda la población.

Calidad de la atención de salud.

Se entiende como la provisión de servicios de salud a los usuarios individuales y colectivos de manera
accesible y equitativa, a través de un nivel profesional óptimo, teniendo en cuenta el balance entre
beneficios, riesgos y costos, con el propósito de lograr la adhesión y satisfacción de dichos usuarios.

Condiciones  esenciales.
Conjunto de recursos  indispensables  con que obligatoriamente debe contar el servicio farmacéutico en el
cumplimiento de sus actividades  y/o procesos. 

Denominación  Común  Internacional (DCI)

Nombre recomendado por la Organización Mundial de la Salud (OMS) para cada medicamento. La
finalidad de la Denominación Común Internacional (DCI) es conseguir una buena identificación de cada
farmaco en el ambito internacional.

Establecimiento farmacéutico. 
Establecimiento dedicado a la producción, almacenamiento,  distribución,  comercialización,
dispensación, control o aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos o de
las materias  primas  necesarias  para  su  elaboración y  demás  productos autorizados por ley para su
comercialización en dicho establecimiento. 
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 Farmacoterapia
Conjunto de conocimientos y prácticas orientados al tratamiento y recuperación de la salud a través de los
medicamentos. Implica la responsabilidad de la profesión que ejerce el farmacéutico desde el
medicamento hacia el paciente.

Medicamentos de control
Sustancias farmacológicamente activas que pueden ocasionar dependencia física o síquica, ser objeto de
abuso o implicar peligro en su uso.

Prescripción, fórmula u orden médica.

Orden escrita emitida por un médico o profesional de la salud autorizado por la ley, para que uno o varios
medicamentos, especificados en ella, sea(n) dispensado(s) a determinada persona.

Servicio farmacéutico.
Es el servicio de atención en salud responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones de
carácter técnico, científico y administrativo, relacionados con los medicamentos y los dispositivos
médicos utilizados en la promoción de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación
de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armónica e integral al mejoramiento de la calidad de
vida individual y colectiva.

Uso adecuado de medicamentos.

Es el proceso continuo, estructurado y diseñado por el Estado, que será desarrollado e implementado por
cada institución, y que busca asegurar que los medicamentos sean usados de manera apropiada, segura y
efectiva.

6. SÍMBOLOS

7. RESPONSABLE.

Todo el equipo farmacéutico, tanto regentes y/o auxiliares de farmacia son responsables de la ejecución y
cumplimiento del presente procedimiento. El director técnico es responsable de verificar el cumplimiento
y de reportar los indicadores pertinentes a los eventos y problemas relacionados con la correcta, adecuada
y oportuna dispensación de los medicamentos.
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8. PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN

EMISOR RECEPTOR CANAL RESPUESTA

El comité de farmacia Químico farmacéutico, Oral y escrito Garantizar una buena
terapéutica tecnólogo en regencia dispensación al
de farmacia y auxiliar usuario.
de farmacia.

9. FLUJO DE ACTIVIDADES.

Nº DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Valorar el tipo de usuario y su respectiva solicitud, si necesita o no
Auxiliar serv.
01 formula médica.
farmaceutico
Se realiza la recolección de la formulación.
02 El contenido de la formula medica debe llevar:
Nombre, direccion y # del profesional.
Nombres y apellidos del paciente.
Nombre del producto farmaceutico en su DCI.
Concentracion y forma farmaceutica.
Posologia y duracion del tratamiento. Auxiliar serv.
Lugar y fecha de expedicion y expiracion de la formula. Farmaceutico y/o
Sello y firma del preascriptor que la desarrolla. Regente de farmacia
Para los medicamentos de control especial adicionalmente debe
solicitar:
Nombre del paciente, dirección y número del documento de identidad.
En ella no deben prescribirse otros medicamentos diferentes a los
sometidos a control especial.
03 Realizara la correcta interpretacion de abreviaturas utilizadas,
Auxiliar serv.
confirmacion del ajuste de dosis, realizacion correcta del calculo de
Farmaceutico y/o
dosis y la cantidad a entregar del medicamento, identifiacion de las
Regente de farmacia
ineteracciones medicamentosas y la duplicidad terapeutica.
04 Se valida si los medicamentos estan disponibles en las cantidades
requeridas. Se identifica el articulo en la estanteria, leyendo la etiqueta
del producto. Se debe asegurar que el nombre, la concentracion, la Auxiliar serv.
forma y presentacion farmaceutica corresponden a lo prescrito. farmaceutico
Si las cantidades requeridas no estan disponibles, se debe llenar el
formato reporte de productos pendientes.
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Nº DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

05 Se debe comprobar que los productos tengan sus empaques primarios y
secundarios en buenas condiciones.
Para el conteo de tabletas y capsulas por unidad se debe utilizar los Auxiliar serv.
materiales especiales, para evitar que las manos del dispensador esten Farmaceutico.
en contacto directo con el medicamento. Bajo supervision del QF
Si es necesario cortar tabletas o blister, se debe conservar la fecha de y/o Regente de farmacia
vencimiento y el # de lote del blister dentro de la caja original que no
se le entrega al cliente.
06 Registrar los medicamentos en el sistema informatico.
Notificar al usuario si requiere cobro, si es asi, se debe recibir y Auxiliar serv.
registrar el dinero de cobro de los medicamentos dispensados. Farmaceutico y/o
Archivar formula original, autorizacion y tiquite de la caja Regente de farmacia
registradora.
07 Se debe informar al paciente sobre:
Cuando tomar el medicamento, en relacion a los alimentos y a otros
medicamentos. Como tomar o aplicar el medicamento. Como Auxiliar serv.
almacenar y proteger los medicamentos para su adecuada Farmaceutico y/o
conservacion. Se debe incidir sobre la frecuencia, duracion del Regente de farmacia
tratamiento y via de administracion de los medicamentos.
Se debe informar con objetividad y claridad sobre las advertencias
relacionadas con los posibles efectos indeseables y secundarios.
08 Ejecutar una atencion farmaceutica: si en el paciente se ha detectado
un PRM, si lo requiere y lo necesita, a traves del metodo mas sencillo
y viable, según el tipo de PRM del paciente:
Metodo SOAP Regente de farmacia
Evaluar datos subjetivos, datos objetivos.
Analizar respectivos datos y establecer un plan para dar soluciony
cumplimiento con el problema detectado.

10. REFERENCIAS
Normas
Decreto 2200/2005
Decreto 1011/2006
Resolución 1403/2007
Resolución 1478/2006

11. REGISTROS
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PROTECCI
IDENTIFICACION ALMACENAMIENTO
ON
Tiempo de Disposició
N° Códig
o Medio de Responsable Retención n Final
Nombre Lugar Archivo
Form archivo de Archivarlo
ato
01. Dispensacion Manual de magnetico Quimicofarma 8 años Borrado
procedimiento ceutico,tecnol
ogo
defarmacia,
yauxiliar
defarmacia

12. ANEXOS
Anexo 1. Flujograma
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Anexo 2. Folio para medicamentos de control especial

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CLONAZEPAM 2 mg TAB. (NOMBRE COMERCIAL) CAJA X 30 TABLETAS.

LABORATORIO
DESCRIPCION
(#Identificación/
FECHA ENTRADAS SALIDAS SALDO
#Recetario oficial/Nombre
del usuario)

Final de folio Pasa a página 2

Anexo 3. Formato reporte de productos pendientes.

REPORTE DE PRODUCTOS PENDIENTES

NOMBRE ESTABLECIMIENTO RESPONSABLE GRABACION FECHA

Recomendaciones generales para diligenciamiento del formato:

1. Registre únicamente, de forma clara y utilizando números, los productos y cantidad que no pueda dispensar
al cliente cuando éste solicita una marca en particular.
2. Utilice cada casilla para registrar la cantidad de producto solicitado por cada venta no realizada.
3. Cuando un cliente solicita una sustancia y en la droguería no haya existencia de una marca en particular, se
le despachara alguna marca existente y se registrará la marca inexistente como demanda no servida.
Nota: Recuerde que el formato sólo se utilizará para recopilar datos de la demanda no servida y no para hacer
pedidos urgentes a la Sección de Medicamentos.
No. Codigo Descripcion del producto Demanda no servida Total
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10