El OFICIO y la SOLICITUD

Características:

EL OFICIO es un documento protocolar de carácter oficial que se utiliza en los

organismos del sector público y en instituciones privadas. En todos los casos, el que remite es
una persona jurídica, mientras que el destinatario puede ser una persona natural o jurídica.
Suele estar firmado por el máximo representante legal de la institución o por los jefes de la
misma.

Características generales del oficio:

• Debe estar correctamente redactado.
• Se puede usar papel membretado o no.
• Debe poseer un código o numeración correlativo para que facilite su archivo.
• Pertenece a la comunicación oficial.
• Puede ser firmado por una o más personas.
• Cuando es de algún club o comité, generalmente lo firman varias personas.
• Se envía en un sobre cerrado que tiene impreso el número del oficio, datos del destinatario
(trato, nombre y cargo) y la dirección del mismo. Ejemplo:

Oficio Nº 035-INC-D/06
Señor:
Jorge López Loyola,
Gerente General de Editorial Chan Chan.
Av. Arenales 1486, Lima – Jesús María

Presente

Clases de oficio:•
Oficio simple
• Oficio múltiple
• Oficio de transcripción
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 Clases de oficio

• Oficio simple

• Oficio múltiple

• Oficio de transcripción
 Oficio simple

Se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola

persona. Generalmente, en caso de una invitación, una
felicitación, una petición, agradecimiento o información de
eventos o actividades culturales y deportivas
 Oficio múltiple

Se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y

varios destinatarios. Por esta razón, el número de oficio es el
mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.

Los oficios múltiples generalmente son vertical- descendentes y

horizontal. Es decir, van dirigidos a subordinados o a jefes de
instituciones del mismo nivel o jerarquía.

Se usa para emitir órdenes, instrucciones, recomendaciones,

sugerencias e informaciones a diferentes oficinas y despachos,
simultáneamente.
 Oficio de transcripción

Oficio que sirve para transcribir el contenido de otro documento,

tal como se da en el original, íntegramente, sin ninguna alteración.
Todo el texto o párrafos transcritos deben ir entre comillas y ser fiel
al original.

A través de este tipo de oficio se transcriben resoluciones,

acuerdos, circulares, directivas u otros textos de interés.

El trato de relación que se cumple por medio de este documento es

de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel,
dentro y fuera de una entidad.
 Secciones del oficio de
transcripción:

Fórmula de apertura. Se usa, por ejemplo, la siguiente:

“Se ha expedido la siguiente resolución directoral regional que dice:…”

Transcripción propiamente dicha. Brinda en forma literal el

documento o fragmento que se ha anunciado.

Párrafo de cierre. Suele contener las motivaciones que

impulsan a realizar la transcripción. Fórmula más usada:

“Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento y demás fines”.

 Partes del oficio

• Lugar y fecha. Se anota el lugar desde donde se

envía, el día, el mes y el año en curso:
Chiclayo, 15 de noviembre del 2006
• Numeración. Se escribe la palabra OFICIO con
mayúscula, seguido del número de expedición;
separada por una línea oblicua, a continuación de la
sigla de la oficina de procedencia con letras
mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año
en curso. Ejemplo:
OFICIO Nº 142/APAFA-SJ/06
 Partes del oficio…

• Destinatario. Aquí se escribe el trato, nombre,

apellidos completos y cargo de la persona
destinataria, así como se hace mención del lugar en
donde está la sede de la institución en la que se
ejerce tal cargo. Ejemplo:

Señor:
Dr. Guillermo Guerra Cruz,
Rector de la Universidad Privada Antenor Orrego.
Trujillo.
 Cuando el destinatario ejerce un cargo en forma interina, se hace
notar tal eventualidad, incluyendo en la denominación de tal cargo,
entre paréntesis, la letra e, (e) , de “encargado”.
Ejemplo:

Señor:

RÓGER PATIÑO CASTILLO,

Jefe (e) de la Gerencia

de Desarrollo de
MINSA. CIUDAD
 Cuando el oficio no está dirigido a una persona sino a una
institución o empresa, el tratamiento del destinatario debe
hacerse en plural (“Señores”).
Ejemplo:

Señores

Universidad Nacional de Pasco “Daniel Alcides Carrión”.

Apartado Postal 654.

CERRO DE PASCO
Si la sede de la institución a que pertenece el destinatario se halla en
la misma localidad donde presta servicios el remitente, se usa,
indistintamente, PRESENTE o CIUDAD. Ejemplos:

Señor:

CARLOS TAPIA CALDERÓN,

Jefe de
Operaci
ones de
SENATI.
PRESE
NTE

Señor

CARLOS TAPIA CALDERÓN,

Jef
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Op
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 Partes del oficio…

Asunto. Aquí se escribe con mayúscula la palabra

ASUNTO, seguido de dos puntos. Luego, en resumen, se
indica con claridad el tema, que será explicado en el cuerpo
del oficio. Ejemplo:

ASUNTO: Invitación a la juramentación del nuevo alcalde

de la ciudad.
 Partes del oficio…

Referencia. Se usa sólo cuando se necesita mencionar la

numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo
contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se
escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos se usa para mencionar decretos, resoluciones,

directivas o convenios.

REFERENCIA: Oficio Nº 142/2006-DRE-LA LIBERTAD

 Partes del oficio…

Cuerpo o texto. En esta parte, la más importante, se da a conocer el

mensaje en forma clara y precisa.
Suele iniciarse con expresiones como:
Tengo el agrado de comunicarle…
Cumplo con poner en su
conocimiento… Tengo el honor de
dirigirme a usted… Me es muy grato
comunicarle…

Por la presente…

De mi mayor consideración…
Otras fórmulas de apertura.

En algunas directivas internas de organismos estatales se

mencionan dos fórmulas de apertura:

“Tengo el honor…”, cuando el oficio es dirigido a un superior.

Y “Tengo el agrado…”, si es enviado a un funcionario de igual o

menor jerarquía.
 Partes del oficio…

Despedida. Aquí se muestra amabilidad, cortesía. Se utilizan

expresiones conocidas como:

Hago propicia la ocasión para expresarle los

sentimientos de mi especial consideración.

Atentamente.
 Partes del oficio…

Firma y posfirma.

La firma es la escritura de la rúbrica a mano.

La posfirma es la colocación del nombre y apellidos de la persona

que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más
el sello respectivo si lo hay.

Enrique Cabrera
Loyola

Jefe RR. PP. Municipalidad de Trujillo

 Partes del oficio…

Iniciales. Al igual que en el memorándum, se colocan las

iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del
mecanógrafo con minúsculas:

ECL/msa
 Partes del oficio…

Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al

oficio, como catálogos, programas, tarjetas, folletos, etc.:

ANEXO:

-Un programa completo (8 hojas)

- 10 entradas (invitaciones de honor).

 Partes del oficio…

Distribución. Se usa, generalmente, en los oficios múltiples,

porque aquí se mencionan a las personas y/o dependencias a
quienes va dirigido el oficio:

DISTRIBUCIÓN:

-Jefes de Departamento.

-Diarios de circulación local.

 LA SOLICITUD

Características. Estructura.
La solicitud es un documento que una persona dirige a otra que
ostenta un cargo o una función pública o privada, para pedir el
goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que
puede ser atendido.

Toda solicitud debe escribirse con una copia simple, la misma

que le servirá al recurrente como constancia para reclamos
posteriores o para agilizar y exigir respuestas inmediatas.
Consta de las siguientes partes:

• Sumilla.

• Destinatario.

• Datos personales del solicitante.

• Cuerpo o texto.

• Párrafo de cierre o final.

• Lugar y fecha.

• Firma del remitente.

 Sumilla

Va en el margen superior derecho. Se escribe la palabra

SOLICITA seguido de una síntesis de lo que se pide en el
cuerpo o texto de la solicitud. Debe ser breve, específico,
claro y escrito con mayúsculas y, si es posible, subrayado.
Ejemplo:

SOLI
CITA:
RECONO
CIMIENTO
PAGO DE
COMPEN
SACIÓN
POR
TIEMPO
DE
SERVICIO
S (CTS)
 Destinatario

Es la parte a quién va dirigida la solicitud, persona natural o jurídica.

Se nombra la función o cargo que desempeña el destinatario. Y, en
renglón seguido, las iniciales, con letras mayúsculas, de las primeras
palabras del tratamiento. Ejemplo:

Señor Director del Centro Educativo Ramón Castilla.

S.D.

Señor Jefe del Registro

Civil de Trujillo. S.J.
 Datos personales del solicitante

Son todos los datos que identifican al recurrente o solicitante:

nombres y apellidos, nacionalidad, estado civil, edad, profesión u
ocupación, número de DNI, y domicilio.

Para un empleado público, además: tiempo de servicio,

código, especialidad.

Para un estudiante universitario: universidad y facultad en donde

estudia, año de estudio o ciclo, sección, número de matrícula, etc.

Cada caso o dependencia, requiere de datos específicos.

 Cuerpo o texto

En esta parte se expone en forma detallada la razón o el

objetivo del pedido. Por la naturaleza del tema, a veces puede
dividirse en párrafos. El cuerpo comienza siempre con la palabra
Que. Ejemplo:

Que, teniendo que seguir una serie de trámites, para solicitar

un préstamo del Banco de Trabajo y siendo uno de los requisitos la
presentación de una constancia domiciliaria, suplico a Ud., Señor
Comisario, se me expida dicha constancia, lo antes posible, con la
verificación que el caso requiera.
Si queremos escribir varios motivos, podemos dividir el cuerpo de
la solicitud en varios párrafos, separándolos por punto aparte.

Cada uno de los párrafos del cuerpo o texto se

inician con el vocablo Que, al igual que el primer
párrafo.
 Párrafo de cierre o final

Suele redactarse con frases conocidas. como:

P
o
r

l
o

t
a
n
t
o
:

(
o
)

P
o
r

l
o
e
x
p
u
e
s
t
o
:
Ruego a Ud. acceder a mi petición por ser de
justicia. La expresión final puede variar:

“…por ser de justicia” (si lo que se pide es un derecho)

“…es gracia que espero alcanzar.” (si lo que se pide es un

favor).
 Lugar y fecha

Se especifica el lugar, el día, el mes y el año en el cual se ha

redactado o presenta la solicitud, después del párrafo de cierre.
Ejemplo:

Por lo expuesto:

Ruego a Ud. acceder a mi petición por ser de justicia.

Trujillo, 15 de noviembre del 2006.

 Firma del remitente

En esta parte el remitente, que es el recurrente, estampará

su firma. Se escribe en la parte derecha central.

Eduardo Paz Esquerre

 SOLICITO
:
CONSTA
NCIA DE

M
ATRÍCULA SEÑOR DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
SOCIALES DE LA UNMSM S.D.
ROBERTO CAMPOS ACEVEDO, estudiante del primer año
académico de la Escuela Profesional de Sociología, turno tarde, aula
11, con código Nº 34D489912, domiciliado en la Av. Los Precursores
519, Surco, ante Ud., respetuosamente expongo:

Que me es necesario presentar una constancia de

matrícula a la Subjefatura de Estadística de mi centro de labor, a
fin de que me den facilidades para asistir a clases. Por tal motivo
solicito a Ud. se sirva ordenar, a quien corresponda, la expedición
del mencionado documento. Con tal motivo, acompaño a la
presente el recibo de pago al Banco de la Nación, por derecho de
constancia.

Por lo expuesto:

Ruego a Ud. atender

mi pedido por ser de
justicia.

Surco, 4 de abril del 2006.

(Firma)