ESCUELA DE NUTRICIÓN

FACULTAD DE CIENCIAS MÉDICAS

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CÓRDOBA

... Enseñar no es transferir conocimiento, sino crear las posibilidades

para su producción o su construcción. Quien enseña, aprende al
enseñar y quien aprende, enseña al aprender...

Paulo Freire.

1 Alimentación Institucional - Escuela de Nutrición - FCM - UNC

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 UNIDAD 7
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
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 EN ESTA UNIDAD TUS METAS SERÁN....

Conocer que es una auditoria y cuáles son sus objetivos.

Identificar las etapas de una auditoria y comprender la

secuencia lógica para su realización.

Comprender las principales características de un Check

List y su importancia para el auditor.

Aplicar un Check List en una situación practica en un

servicio de alimentación.

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 AUDITORIA

En toda organización existe la necesidad de implementar un Sistema de

Gestión de Calidad, definido como aquella estructura operacional de trabajo,
documentada e integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales, que
guian las acciones de la fuerza de trabajo, la maquinaria o equipos, y la
información de de organización de manera práctica y coordinada, con el fin de
asegurar la satisfacción del cliente y bajos costos para la calidad.

En el rubro alimentario, los sistemas de gestión de calidad han surgido con la

necesidad de garantizar la seguridad de los alimentos a lo largo de toda la
cadena alimentaria, empezando en la producción primaria y llegando hasta el
consumidor final.

Con el propósito de revisar el Sistema de Gestión de Calidad y confirmar que

funciona eficazmente conforme a estándares internacionalmente establecidos
(Ej: Norma ISO 9000, ISO 22000, etc.) y lograr la certificación pertinente, se
llevan a cabo Auditorias de Calidad.

¿A qué nos referimos cuando hablamos de Auditoria?

" La Auditoria es un proceso sistematizado, independiente y documentado

de evaluación objetiva de los sistemas de gestión de la calidad que se lleva
a cabo para obtener evidencias que permitan determinar si se cumplen los
criterios de la auditoria".

Como vemos en la definición, la auditoría tiene tres características claves:

SISTEMÁTICA

• Establecer e implementar un procedimiento con el fin de asegurar que

las auditorias se lleven a cabo de forma consistente y profesional.

INDEPENDIENTE

• Los auditores deben ser objetivos cuando analizan evidencias.

DOCUMENTADA

• Los resultados deben documentarse con el fin de poder llevar a cabo

acciones posteriores y monitorear su eficacia.

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OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Las auditorías se realizan generalmente para conseguir uno o varios de los

siguientes objetivos:

• Determinar la conformidad o no conformidad del sistema de gestión

con los requisitos especificados,

• Determinar la eficacia del sistema de gestión implantado para

alcanzar los objetivos de calidad especificados,

• Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar el sistema de

gestión,

• Cumplir los requisitos reglamentarios,

• Mantener registros de las evidencias encontradas en las distintas áreas

auditadas.

PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA

La auditoría se caracteriza por depender de varios principios que hacen de

ella una herramienta eficaz y fiable, proporcionando información sobre la cual
una organización puede actuar para mejorar su desempeño.

Los principios referentes a los auditores:

• Conducta ética: es el “fundamento de la profesionalidad”. La confianza,

integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para auditar.

• Presentación ecuánime: constituye “la obligación de informar con

veracidad y exactitud”.

• Debido cuidado profesional: se refiere a “la aplicación de diligencia y

juicio al auditar”.

Los principios referentes a la auditoría:

• Independencia, es “la base para la imparcialidad de la auditoría y la

objetividad de las conclusiones de la auditoría”.

• Enfoque basado en la evidencia. La evidencia de la auditoría debe ser

verificable.

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CLASIFICACIÓN DE AUDITORIAS:

Una forma de clasificar las auditorías es según quién sea el cliente. Así
tendremos:

AUDITORIA DE AUDITORIA DE AUDITORIA DE

PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE
•Son realizadas por una •Realizadas por una •Realizadas por una
organización a su organización a otra organización
propio sistema de organización con la independiente a la que
gestión. Estas son las cual tiene algún nexo requiere el Servicio y
"auditorias internas" comercial. Es el caso paga por el. Son
requeridas por las de la organización que Auditorias del Sistema
normas ISO. El cliente audita los sistemas de (de calidad) en relación
es la alta dirección que, sus proveedores. Aqui a una norma de
habiendo el cliente es referencia (Ej: Normas
implementado el generalmente el ISO), realizada por un
sistema de gerente de compras de auditor independiente.
organización, debe la organización que Normalmente tiene
saber como funciona y solicita la auditoria. como finalidad la
si cumple con los certificación del
requisitos. sistema.

También encontramos:

➢ Auditorías Combinadas: Cuando se auditan juntos un sistema de gestión

de la calidad y un sistema de gestión medioambiental.
➢ Auditorías Conjuntas: Cuando dos o más organizaciones cooperan para
auditar a un único auditado.

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 GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

La gestión de un programa de auditoría es una actividad que consiste en

planificar, organizar, poner en práctica y dirigir el tipo y número de auditorías de
forma eficaz y eficiente dentro de lo programado.

Las actividades del proceso de gestión de un programa de auditoría se basan

en la metodología de Planificar-Hacer-Verificar-Actuar. (Ciclo PHVA)

ETAPAS DE UNA AUDITORIA:

1) Inicio de la auditoría: El inicio de la auditoría o gestión de la auditoría,

consiste en determinar las actividades, tiempo, recursos y especificaciones
requeridas para programar, dirigir y controlar el desarrollo de la auditoría; las
actividades del proceso comprende:

a) Selección del Equipo auditor: debe tener la competencia necesaria

para lograr los objetivos de la auditoría.
b) Designación de un auditor líder dentro del equipo.
c) Definición de:

• Los objetivos: definen qué es lo que se va a lograr con

la auditoría. Los determina el cliente.

• El alcance: describe la extensión y los límites de la

auditoría y es determinado por el auditor en conjunto con el
cliente para poder cumplir con los objetivos de la misma, por
ejemplo: unidades de la organización, localizaciones físicas,
actividades y procesos a ser auditados, período de tiempo
cubierto por la auditoría, etc. Puede ser el alcance completo de un
sistema o parte de éste. El alcance y los objetivos se deben
comunicar al auditado antes de la auditoría.

• Los criterios de auditoría: se utilizan como una referencia frente

a la cual se determina la conformidad. Pueden incluir políticas,
procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del
sistema, requisitos contractuales, etc. Los define el auditor en
conjunto con el cliente.

• Determinación de la viabilidad de la auditoría.

• Establecimiento del contacto inicial con el auditado: lo

realiza el responsable del programa de auditorías o el auditor líder.
Establece los canales de comunicación con el auditado, acuerda
fechas, solicita documentos, etc.

2) Revisión de la documentación: Comprende el estudio de la pertinencia de

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 la documentación del auditado, antes del desarrollo de las actividades de
auditoría in situ, para determinar la conformidad del sistema de acuerdo con
los criterios de auditoría.
Entre ellos: la declaración de la política, los manuales, los procedimientos,
los programas, los antecedentes sobre la organización, la legislación
aplicable, los informes de auditorías previas y de acciones correctivas para
poder evaluar su implementación y eficacia. El auditor puede realizar una
visita preliminar al lugar para obtener una visión general apropiada de la
información disponible o, también para decidir si se continúa o suspende la
auditoría, en caso de que la documentación fuera inapropiada.

3) Preparación de las actividades de auditoría in situ:

a) Preparación del plan de auditoría, tiene que ver con la elaboración del
plan de auditoría por el líder del equipo auditor. El Plan de Auditoría
comprende la descripción de las actividades y los detalles acordados de
una auditoría:

• Objetivos de la auditoría
• Criterios de auditoría y documentos de referencia.
• Alcance.
• Fechas y lugares donde se van realizar las actividades de la
auditoría.
• Hora y duración estimadas de las actividades, incluyendo
cronograma de las reuniones a celebrar (entre auditor y auditado, y
entre los miembros del equipo auditor).
• Funciones y responsabilidades de los miembros
del equipo auditor y acompañantes.
• Logística y asignación de recursos.
• Identificación del representante del auditado.
• Definición del idioma de trabajo y del informe de la auditoría.
• Identificación de las personas o funciones que
posean responsabilidad directa del sistema.
• Identificación de las unidades a auditar.
• Identificación de los elementos del sistema prioritarios.
• Requisitos de confidencialidad y retención de documentos.
• Los temas del informe de auditoría.

b) La asignación de las tareas al equipo auditor.

c) Preparación de los documentos de trabajo: puede incluir el diseño de

listas de verificación (Check list) y planes de muestreo de auditoría y,
formularios para registrar información, tal como evidencias de apoyo,
hallazgos de auditoría y registros de las reuniones.

4) Realización de las actividades de auditoría in situ:

Es la realización de la auditoría propiamente dicha. Esto incluye:
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 • Conducción de la reunión de apertura.
• Comunicación con los auditados.
• Papel y responsabilidades de los guías y observadores.
• Recolección de la información, es decir de evidencias objetivas.
• Generación de los hallazgos de la auditoría.
• Preparación de las conclusiones de la auditoría
• Conducción de la reunión de cierre.

5) Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoría. El

líder del equipo auditor es responsable de la preparación y del
contenido del informe de la auditoría. Se debe presentar por escrito
en un período de tiempo acordado y debe distribuirse a los receptores
designados por el cliente de la auditoría.

6) Finalización de la auditoría. La auditoría finaliza cuando todas las

actividades descritas en el plan de auditoría se hayan realizado y el informe
se haya distribuido.

7) Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría: se debe

verificar la implementación y la eficacia de las acciones correctivas
pertinentes a las conclusiones de la auditoría.

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 ETAPAS DE UNA AUDITORIA:

Como hemos visto en las etapas del proceso de Auditoria, a medida que se
lleva a cabo el auditor obtendrá Evidencias, aquellos registros, declaraciones de
hechos o cualquier otra información verificable y pertinente para los criterios de
auditoría.

¿Qué tipos de evidencia podemos encontrar?

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Posteriormente, el auditor debe evaluar cada evidencia con relación a
los criterios de auditoría, que son los grupos de políticas,
procedimientos o requisitos usados como referencia y contra los cuales se
compara la evidencia de auditoría, por ejemplo: Norma ISO 9001, ISO 22000,
Reglamento Mercosur 80/96, contratos, etc.
De dicha evaluación surgen los hallazgos de auditoría, que son los
resultados de la evaluación de la evidencia recopilada frente a los
criterios establecidos. Los hallazgos pueden indicar tanto conformidad como
no conformidad con los criterios de la auditoría.

➢ Conformidad: Es cuando el Sistema de Gestión cumple con los

requisitos preestablecidos.

➢ No Conformidad: Es el Incumplimiento de un requisito en función al

Criterio. Se fundamenta con la Evidencia Objetiva obtenida en la
Auditoría.

➢ Oportunidad de Mejora: A juicio del auditor, algo que uede

mejorar o facilitar el sistema auditado. No es un Incumplimiento. Es un
“consejo”.

➢ Observación: Es la constatación de hechos realizada en el

marco del proceso de Auditoría y justificada por evidencias objetivas.
Se considera un desvío, una No Conformidad Parcial.

Una vez obtenidos los hallazgos se llevarán a cabo las Conclusiones de la

auditoría, es decir, los resultados de una auditoría, que proporciona el
equipo auditor tras considerar los objetivos propuestos y los hallazgos
obtenidos en la misma.

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AUDITORES DE CALIDAD
El sujeto de la auditoría de sistemas, es un auditor profesional a nivel
universitario, con competencia para llevar a cabo una auditoría, para sustentar
una opinión respecto de la conformidad de la evidencias de la auditoría con los
criterios de comparación y, con conocimientos sobre criterios y normas
internacionales de calidad.
Debido a su formación, el profesional de la Nutrición es consierado un sujeto
capacitado para llevar a cabo Auditorias de Calidad Alimentaria.

Competencias del Auditor:

Los auditores deberían poseer ciertos atributos personales que les permitieran
actuar de acuerdo con los principios de la auditoría que describimos al
comienzo. Es decir que un buen auditor debería ser: ético, imparcial, sincero,
honesto, discreto, de mentalidad abierta, diplomático, amable, paciente,
observador, perceptivo, versátil, tenaz, decidido, seguro de sí mismo, preciso y
con sentido común, puntual y positivo, capaz de reconocer sus errores.

Además, los auditores deben demostrar su desarrollo profesional continuo a

través del mantenimiento y la mejora de los conocimientos, habilidades y
atributos personales.

La competencia de los auditores brinda confiabilidad al proceso de

auditoría, es por eso que es necesario planificar, implementar y registrar la
evaluación de los auditores. El procedimiento de evaluación debe identificar
las necesidades de formación y de mejora de otras habilidades.

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 LISTA DE VERIFICACIÓN O “CHECK-LIST”

Definición

Las “listas de verificación o check list” son documentos de trabajo que

elaboran los auditores previo al inicio de la auditoría, luego de analizar la
documentación y confeccionar el plan de auditoría. Consisten en listados
de temas o preguntas que sirven de guía al auditor para recordar los puntos
que deben ser inspeccionados.

El objetivo del checklist es definir una buena directriz que le permita al

auditor seguir un camino lógico y coherente y al auditado conocer previamente
cuáles serán las líneas maestras de la auditoría. El auditor puede y tiene el
derecho de abordar cualquier cuestión que considere necesaria, aunque no se
encuentre incluida en el checklist previo.

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MODELOS DE CHECKLIST

Generalmente consisten en una planilla donde se coloca el listado de

puntos a relevar con su respectivo número de requisito (si se audita una
norma) y se deja un espacio para anotar los comentarios. Encontramos los
siguientes tipos de Checklist:

✓ Lista de preguntas: En este caso, el auditor se guía por las preguntas del
cuestionario y, de acuerdo con las evidencias presentadas por el
auditado y con su propio criterio, contesta sí, no, ó no aplicable. Es el
más utilizado.

✓ Lista de actividades: El auditor utiliza una lista de actividades que quiere

auditar. Para cada una de ellas verifica si realmente se está realizando y
además puntúa, según una determinada escala, el grado de adecuación
y efectividad.

✓ Diagrama de flujo: Es un checklist para realizar una auditoría por

actividades o tareas. El auditor dispone de un diagrama de flujo completo
de la actividad en el que se indican, para cada uno de los puntos críticos,
todos los elementos de la misma: personas, materiales, equipos e
información.

Las listas de verificación juegan un rol clave en el éxito de las auditorías,

ya que sin ellas los auditores deberían confiar en su memoria para poder
asegurar que sean vistos todos los temas que fueron juzgados como
importantes durante el análisis de la documentación.

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Ejemplo de Checklist:

HIGIENE DEL PERSONAL

Auditoría realizada por: Fecha:

Nombre del establecimiento: Interlocutores:

ACTIVIDADES Si No Observaciones

¿La higiene personal de los empleados, es buena?

¿Mantienen sus uniformes limpios, completos y en buen

estado de conservación?

¿Mantiene su barba y bigotes arreglados y cubiertos?

¿Mantienen sus uñas cortas y limpias?

¿Usan collares, aros, pulseras, relojes y perfumes fuertes?

¿Cumplen la orden de no fumar en el establecimiento?

¿Usan guantes descartables correctamente, según

indicación?
¿Se lavan las manos después de usar el baño, fumar, toser
o tocar residuos, secándose con toallas descartables?

¿Utilizan calzado cerrado y limpio?

¿Mantienen los utensilios de trabajo, correctamente limpios?

¿Usan toallas de papel, en las actividades de trabajo?

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 AUTOEVALUACIÓN

1) ¿Qué es una Auditoria? ¿Cuáles son sus características clave?

2) ¿Cómo se pueden clasificar las Auditorías?

3) ¿Qué etapas tiene una auditoria? ¿Consideras algunas más importantes

que otras?

4) ¿Qué tipos de evidencias se pueden encontrar al realizar una auditoría?

5) ¿Qué competencias debe tener un auditor de calidad?

6) ¿Qué es un Check List o Lista de Chequeo? ¿Qué objetivos tiene este?

7) ¿Considera que es útil para el auditor contar con un Check List? ¿Porque?

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Este material es resultado del trabajo de compilación y producción de la
Asignatura de Alimentación Institucional destinado a sus alumnos.
Solicitamos por favor la discreción en su utilización y difusión.
Prohibida su reproducción con fines comerciales.

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