GUIAS DE BUENAS PRÁCTICAS PARA LA

EVALUACIÓN DE OFERTAS Y NEGOCIACIÓN DE

CONTRATOS

Norma Nydia Salcedo

Esteban Bogut
GUIAS DE BUENAS PRÁCTICAS
PARA LA EVALUACIÓN DE
OFERTAS Y NEGOCIACIÓN DE
CONTRATOS

1
I. PARTE I. INTRODUCCIÓN

II. PARTE II. ASPECTOS COMUNES EN LA EVALUACIÓN DE

OFERTAS DE BIENES, OBRAS, SERVICIOS DIFERENTES A
CONSULTORIA Y SERVICIOS DE CONSULTORÍA PRESTADOS POR
FIRMAS CONSULTORAS

III. PARTE III. EVALUACIÓN DE OFERTAS Y NEGOCIACIÓN DE

CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS
DIFERENTES A CONSULTORÍA

IV. PARTE IV. EVALUACIÓN DE OFERTAS Y NEGOCIACIÓN DE

CONTRATOS DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA PRESTADOS POR
FIRMAS CONSULTORAS

V. PARTE V. COMUNICACIONES. PROTESTAS. REUNION

INFORMATIVA

VI. PARTE VI. ANEXOS

2
 PARTE I

INTRODUCCIÓN

1. Objeto y alcance

El Objeto de estas guías es servir como material de apoyo a los Organismos Ejecutores
(OE) de un Proyecto financiado total o parcialmente por el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID).

En ellas se recogen las buenas prácticas para la evaluación de ofertas y negociación de los
contratos y se acompañan distintos modelos de documentos que pueden ser utilizados por
los OE.

Las guías son un recurso de apoyo y capacitación, pero la información en ellas contenidas
no sustituye ni modifica el contenido o la obligatoriedad convenida en los documentos
legales que el BID haya acordado con el Prestatario ni lo previsto en las Políticas del BID
(Políticas para la Adquisición de Bienes y Obras Financiados por el Banco Interamericano
de Desarrollo y Políticas para la Selección y Contratación de Consultores Financiados por
el Banco Interamericano de Desarrollo).

2. Objetivos de la guía

2.1. Objetivos generales

Dotar a los Proyectos de una herramienta que garantice un adecuado proceso de evaluación
de las ofertas y negociación de los contratos.

2.2. Objetivos específicos

a. Mejorar los conocimientos específicos de todos los partícipes de los procesos de

evaluación de ofertas y negociación de contratos.

3
b. Fortalecer la aplicación de los principios de las contrataciones durante el proceso de
evaluación de ofertas y negociación de los contratos, especialmente los relativos a
eficiencia, concurrencia, igualdad y transparencia.

c. Fomentar la mayor utilización de criterios objetivos de evaluación de las ofertas, como

límite preventivo de la arbitrariedad.

d. Asegurar el éxito de las contrataciones, mediante un adecuado desarrollo del proceso de

evaluación de ofertas y negociación de contratos que limite los riesgos de incumplimientos
o contratos no elegibles.

e. Fomentar el uso de los formularios de evaluación de ofertas recomendados por el Banco.

3. Destinatarios

Funcionarios que se desempeñan en proyectos con financiamiento del Banco

Interamericano de Desarrollo. Especialmente quienes integran Comisiones Evaluadoras.

4. Glosario

BID: Banco Interamericano de Desarrollo.

Banco: Banco Interamericano de Desarrollo.

LPI: Licitación Pública Internacional.

Las Políticas: Se refieren, según el contexto, a las Políticas para la Selección y

Contratación de Consultores Financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo (GN-
2350-9 / Marzo 2011) o a las Políticas para la Adquisición de Bienes y Obras financiadas
por el Banco Interamericano de Desarrollo (GN-2349-9 / Marzo 2011), o a ambas.

Las Políticas para la Selección y Contratación de Consultores: Las Políticas para la

Selección y Contratación de Consultores Financiados por el Banco Interamericano de
Desarrollo (GN-2350-9 / Marzo 2011).

4
Las Políticas para la Adquisición de Bienes y Obras: Las Políticas para la Adquisición
de Bienes y Obras financiadas por el Banco Interamericano de Desarrollo (GN-2349-9 /
Marzo 2011).

Documentos de Selección: documentos que rigen un proceso de selección cualquiera sea el

método de selección que se utilice. Dentro de esta denominación se incluye a los
Documentos Estándar de Licitación -también designados Documento de Licitación o
Pliego-, para los supuestos de selección de proveedores y contratistas para la adquisición
y/o contratación de bienes, obras y servicios distintos a los de consultoría, y a las
Solicitudes de Propuestas para los casos de selección de firmas consultoras. Comprende
también a las Solicitudes de Cotizaciones utilizadas para la comparación de precios y
documentos empleados en la Selección Directa.

SBCC: Selección Basada en la Calidad y el Costo.

SBC: Selección Basada en la Calidad.

SBPF: Selección Basada en Presupuesto Fijo.

SBMC: Selección Basada en el Menor Costo.

SCC: Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores.

SD: Selección Directa.

CI: Carta de Invitación.

IC: Instrucciones a los Consultores.

SP: Solicitud de Propuestas.

TR: Términos de Referencia.

UN: Naciones Unidas.

UNDB: United Nations Development Business.

OE: Organismo Ejecutor

5
 PARTE II

ASPECTOS COMUNES EN LA EVALUACIÓN DE OFERTAS DE BIENES,

OBRAS, SERVICIOS DIFERENTES A CONSULTORIA y SERVICIOS DE
CONSULTORÍA PRESTADOS POR FIRMAS CONSULTORAS

1. Introducción

1.1. Pautas generales

La evaluación es el proceso de análisis, comparación y valoración de ofertas, que debe

realizarse de acuerdo con la metodología y los criterios establecidos en los documentos de
selección.

Una vez recibidas y abiertas las ofertas se debe proceder a su evaluación para determinar si
ellas cumplen con los requisitos de elegibilidad y demás criterios o pautas previstas, y
luego compararlas para establecer cuál es la mejor oferta.

Esos requisitos, los criterios de evaluación y el método para aplicarlos deben ser definidos
durante la preparación de los documentos de selección y deben ser:

i) Objetivos. Debe evitarse que la adjudicación quede librada a la

discrecionalidad de los funcionarios. La fijación y aplicación de criterios
objetivos de evaluación asegura la transparencia y el trato igualitario durante
el proceso de selección. Lo contrario favorece la arbitrariedad.

ii) Razonables. No debe restringirse la concurrencia de ofertas y debe

asegurarse que el proceso finalice con la adjudicación a la oferta que
representa la relación óptima entre costo y calidad. Debe existir una
adecuada proporcionalidad entre la exigencia a los oferentes y los fines
perseguidos.

iii) Suficientemente exhaustivos y detallados. Es preciso que abarquen

todos los aspectos que deben evaluarse, cubriendo la totalidad de los

6
 requerimientos, teniendo en consideración las diferentes perspectivas
técnicas, legales, financieras, comerciales, etc. Se deben evitar las lagunas,
pues la falta de definiciones adecuadas puede afectar el procedimiento de
selección y llevarlo a su fracaso.

iv) Claros y amigables. Se debe utilizar un vocabulario y redacción que no

deje lugar a dudas o admita interpretaciones disímiles. Es sumamente
importante que durante la aplicación de los criterios no surjan
interpretaciones distintas a las que se tuvieron en miras al preparar los
documentos de selección, pues ello puede dar la impresión de que las reglas
han cambiado y que el procedimiento no es transparente.

El proceso de evaluación debe desarrollarse de un modo transparente, otorgando un

tratamiento igualitario, justo e imparcial a todos los oferentes y debe finalizar con una
recomendación de adjudicación o rechazo de las ofertas.

Una gran cantidad de procesos de selección fracasan por una inadecuada definición de los
criterios de evaluación o de su método de aplicación, y la violación de los principios arriba
mencionados puede acarrear como consecuencia que la contratación sea declarada no
elegible para financiamiento del Banco.1

Debe tenerse presente que en todos los procesos de selección, con independencia del
método de selección que se aplique, el Banco recomienda la utilización de los formularios
de evaluación distribuidos por el BID2.

1
Sobre las Contrataciones No Elegibles para Financiamiento del Banco sus efectos, ver numerales 1.12 y
1.17 de Las Políticas para la Adquisición de Bienes y Obras y Las Políticas para la Selección y Contratación
de Consultores, respectivamente.
2
Formulario de Evaluación de Ofertas para la adquisición de bienes, obras y servicios diferentes a
consultoría y Formulario de Evaluación de Propuestas aplicable a la selección y contratación de firmas
consultoras.

7
 1.2. El derecho aplicable: Las Políticas

Las Políticas tienen por objeto informar a los encargados de la ejecución de un proyecto
financiado, en su totalidad o en parte, con fondos del Banco los procedimientos que rigen la
adquisición de los bienes, de las obras y servicios conexos (distintos de los servicios de
consultoría) y la selección de firmas que presten servicios de consultoría, necesarios para el
proyecto. Las relaciones legales entre el Prestatario y el Banco se rigen por el Contrato de
Préstamo, el Plan de Adquisiciones y la aplicabilidad de las Políticas para las
contrataciones se estipula en dicho contrato. Los derechos y las obligaciones del
Prestatario, de los proveedores, contratistas o consultores para el proyecto se rigen por los
documentos de selección y por los contratos firmados por el Prestatario con tales
proveedores, contratistas o consultores, y no por las Políticas ni por el Contrato de
Préstamo.

En ningún caso serán de aplicación, aun de manera supletoria o analógica, las normas
locales que impliquen apartarse del texto expreso o implícito del Contrato de Préstamo, las
Políticas o los documentos de adquisición o selección estándar aprobados por el Banco o
acordados con el Prestatario.

El incumplimiento de las Políticas por parte del Prestatario, así como su cumplimiento
parcial o defectuoso, puede traer como consecuencia que la contratación sea declarada no
elegible para financiamiento del Banco.

En este marco, la Comisión Evaluadora al realizar la evaluación deberá atenerse a lo

establecido en los documentos de selección, tomando en consideración las pautas
establecidas en las Políticas respecto a cómo el Prestatario debe evaluar las ofertas y no la
normativa local.

Conteste con ello, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública3 de la
República del Ecuador prevé expresamente que las “En las contrataciones que se

3
Artículo 3.- Contratos financiados con préstamos y cooperación internacional. Por su parte, el Reglamento
de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, artículo art. 2, último párrafo, establece
que el régimen especial previsto en el artículo 3 de la Ley se observará independientemente que el

8
financien, previo convenio, con fondos provenientes de organismos multilaterales de
crédito de los cuales el Ecuador sea miembro, o, en las contrataciones que se financien con
fondos reembolsables o no reembolsables provenientes de financiamiento de gobierno a
gobierno; u organismos internacionales de cooperación, se observará lo acordado en los
respectivos convenios….”

1.3. Responsables de la evaluación

De conformidad con las Políticas, la responsabilidad en cuanto a la ejecución del Proyecto,

y por lo tanto de la evaluación de las ofertas, selección del adjudicatario y administración
de los contratos que se celebren en virtud del mismo, es del Prestatario.

El Banco no es responsable de la evaluación de las ofertas y su intervención, en los casos

en que esté prevista, tiene por única finalidad asegurar que el producto de todo préstamo
que efectúe o garantice, o en el que tenga participación, se destine únicamente a los fines
para los cuales el préstamo se haya efectuado, dando debida atención a las consideraciones
de economía y eficiencia.

A tal efecto, el Banco examina los procedimientos, documentos, evaluaciones de ofertas,

recomendaciones y adjudicaciones de contratos para asegurarse que el proceso de
contratación se lleve a cabo de conformidad con los procedimientos convenidos. Estos
procedimientos de revisión por parte del Banco se describen en el Apéndice 1 de las
Políticas, y el Plan de Adquisiciones aprobado por el Banco en el cual se especifican la
medida y oportunidad en que estos procedimientos de examen han de aplicarse con
respecto a las diferentes categorías de contratos que han de financiarse, total o
parcialmente, con recursos del Banco.

financiamiento internacional sea total o parcial, siempre que se observen las condiciones previstas en el
Convenio.

9
2. Recepción y Apertura de las Ofertas o Propuestas

2.1. Recepción de las Ofertas o Propuestas

El Prestatario debe establecer en los documentos de selección, la fecha límite para la

presentación de las ofertas o propuestas y la de su apertura, con indicación precisa del día,
horario límite y lugar. El Prestatario recibirá todas las ofertas o propuestas que sean
entregadas por los oferentes en el lugar y hasta la fecha y hora límite establecida.

Se debe permitir a los oferentes o proponentes enviar ofertas por correo postal o entregarlas
por mano. Los Prestatarios pueden utilizar sistemas electrónicos que permitan a los
oferentes o proponentes entregar sus ofertas por medios electrónicos, siempre y cuando el
Banco esté de acuerdo con la eficacia del sistema, el que deberá ser seguro, mantener la
confidencialidad y la autenticidad de las ofertas entregadas. En este caso, los oferentes o
proponentes deben poder continuar utilizando la opción de entregar sus ofertas o propuestas
en copia impresa.

En el supuesto de las ofertas enviadas por correo postal, con independencia de la fecha en
que hubieren sido remitidas, solo deberán ser recibidas en el lugar indicado y hasta el
vencimiento del plazo fijado para la presentación de ofertas.

Como se trata de una fecha límite y los oferentes o proponentes pueden entregar sus ofertas
o propuestas antes de dicha fecha, se recomienda que se designe un funcionario encargado
de recibirlas y responsable de custodiarlas y guardarlas en un lugar seguro bajo llave, hasta
el día y hora en que se lleve a cabo el acto de apertura.

Es una buena práctica que una vez recibidas las ofertas, el Prestatario deje constancia en un
acta, respecto de cada una de las ofertas o propuestas que recibe, de la siguiente
información: i) cantidad de paquetes o sobres presentados; ii) denominación de la firma o
nombre del oferente o proponente; iii) lugar de la entrega; y iv) fecha y hora de la entrega.

10
2.1.1. La recepción de ofertas en la adquisición de bienes, obras y servicios diferentes
a la consultoría

En la contratación de bienes, obras y servicios diferentes a la consultoría, las ofertas deben

contener tanto la propuesta técnica como la económica en un único sobre y solo pueden ser
recibidas aquellas presentadas dentro del plazo estipulado para ello. Por ello, las ofertas que
se reciban una vez vencido el plazo estipulado para ello, así como las que no se hayan
abierto y leído en el acto de apertura, no deben ser consideradas para su evaluación y serán
devueltas a sus oferentes sin abrir.

2.1.2. La recepción de propuestas en la contratación de firmas consultoras

Para la contratación de firmas consultoras en la Selección Basada en la Calidad y el Costo

(SBCC), la Selección Basada en Presupuesto Fijo (SBPF) y Selección Basada en el Menor
Costo (SBMC), la propuesta técnica y la propuesta de precio deben ser entregadas al mismo
tiempo (pero en sobres separados), puesto que el precio es un factor de selección.

En los supuestos de Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores (SCC) y

Selección Directa (SD), si bien la propuesta técnica y la propuesta de precio se deben
presentar de manera conjunta y dentro del plazo límite, toda vez que ambas propuestas solo
se solicitan a un único oferente hay mayor flexibilidad en su recepción y no se deben
rechazar si se presentan fuera del plazo fijado para ello si existe alguna causa justificada.

En el caso de la Selección Basada en la Calidad (SBC) se podrá: i) pedir únicamente la

presentación de propuestas técnicas y luego de evaluadas requerir la propuesta económica
solo al proponente mejor calificado, o ii) se podrá solicitar la presentación simultánea de
propuestas técnicas y de precio, pero en sobres separados (sistema de dos sobres).

2.2. Apertura de las ofertas o propuestas

Debe notarse que el plazo límite de recepción de ofertas puede ser diferente de la hora
fijada para la apertura.

11
Las ofertas o propuestas recibidas no pueden ser abiertas sino hasta la fecha prevista para
su apertura. La transgresión de esta regla, dependiendo de las circunstancias, puede viciar el
procedimiento y la contratación resultante podrá ser declarada inelegible para ser
financiada con recursos del Banco.

Con las ofertas recibidas dentro del plazo límite fijado al efecto se debe proceder a realizar
el acto de apertura de las ofertas. El acto de apertura es diferente, según se trate de un
proceso de adquisición de bienes, obras y servicios diferentes a la consultoría o de un
proceso de selección de firmas consultoras.

En ambos casos, se recomienda que el acto de apertura se desarrolle de manera simultánea

o inmediatamente después del vencimiento del horario y fecha límite de recepción de las
ofertas. En este último supuesto, el intervalo no debe superar el necesario para hacer los
preparativos y arreglos adecuados para realizar la apertura de las ofertas o para llevar las
ofertas al lugar anunciado para su apertura pública (en caso que proceda), si este último
difiere del lugar de recepción de las ofertas. Si el acto de apertura es lo suficientemente
cercano al cierre de la recepción de la ofertas se reduce la posibilidad de pérdida y
alteración de las mismas.

En el acto de apertura no se realiza ningún tipo de análisis o evaluación de las ofertas.

2.2.1. La apertura de ofertas en la adquisición de bienes, obras y servicios diferentes a

la consultoría

En los procedimientos de adquisición de bienes, obras y servicios diferentes a la

consultoría, se deben abrir tanto la oferta técnica como la financiera en un mismo acto.
Dicho acto de apertura es un acto público, por lo que se debe permitir la presencia de los
oferentes o de sus representantes (en persona o por medios electrónicos cuando se utilicen
procedimientos por medios electrónicos) que deseen asistir. Al momento de abrir cada
oferta, se deben leer en voz alta y deben publicarse por medios electrónicos cuando se haya
utilizado un procedimiento de este tipo y registrar en un acta, el nombre del oferente, sus
representantes y el precio total de cada oferta aclarando si incluye o no el IVA, descuentos

12
y de cualesquiera ofertas alternativas, si se las hubiese solicitado o se hubiese permitido
presentarlas y cualquier otra información que el ejecutor considere pertinente.

El acta de apertura será firmada por los funcionarios intervinientes y los representantes de
los oferentes participantes que deseen hacerlo.

Copia del acta debe enviarse prontamente a todos los participantes y en los casos que se
trate de procesos de selección sujetos a revisión ex ante, cualquiera sea el método de
selección que se aplique, también se debe enviar una copia al Banco.

2.2.2. La apertura de propuestas en la contratación de firmas consultoras

En los casos de Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC) se abrirán en una

primera etapa las propuestas técnicas. Las propuestas de precio deben permanecer cerradas
y será resguardadas o depositadas en un lugar seguro para ser abiertas con posterioridad,
una vez finalizada la evaluación de las propuestas técnicas.

Para la apertura de las propuestas técnicas las Políticas no exigen que ésta se realice en acto
público, no obstante ello si por cuestiones de buenas prácticas el Organismo Ejecutor opta
por realizar la apertura en acto público se recomienda labrar un acta de lo actuado.

Cuando se emplee la Selección de Consultores Basada en Presupuesto Fijo (SBPF) y

Selección Basada en el Menor Costo (SBMC) primero se deben abrir todas las propuestas
técnicas y evaluarlas como en el método de Selección Basada en la Calidad y el Costo
(SBCC) y una vez finalizada la evaluación de la calidad y que el Banco, de corresponder,
haya expresado su “no objeción”, el Prestatario debe proceder a abrir, en acto público, los
sobres con los precios.

Para ello, concluida la evaluación de la calidad debe notificarse el puntaje técnico a todos
los consultores que hayan presentado propuestas. Además, a los consultores cuyas
propuestas no obtuvieron la calificación mínima necesaria o que no se ajustaron a la SP o a
los TR, dicha notificación debe incluir la indicación de que sus propuestas de precio les
serán devueltas sin abrir después de concluido el proceso de selección, y a los consultores

13
que hayan obtenido la calificación mínima necesaria se les debe precisar la fecha, lugar y
hora que se hayan fijado para abrir las propuestas de precio.

La fecha de apertura debe establecerse con el tiempo suficiente que permita a los
consultores hacer los arreglos necesarios para asistir a la apertura de propuestas.

Las propuestas de precio deben ser abiertas en público en presencia de los representantes de
los consultores que decidan asistir (en persona o por medios electrónicos). Cuando se abran
las propuestas de precio, se deben leer en voz alta y registrar en un acta el nombre del
consultor, el puntaje de calidad obtenido y los precios propuestos (esta información debe
ser publicada electrónicamente cuando se haya utilizado este mismo medio para la
presentación de propuestas), y se debe enviar de inmediato al Banco una copia del acta
correspondiente, cuando sean procesos sujetos a revisión ex ante.

Copia del acta debe entregarse también a todos los consultores que presentaron propuestas.

En el caso de la Selección Basada en la Calidad (SBC), conforme fue explicado en el

numeral 2.1.2. de estas guías se podrá pedir únicamente la presentación de una propuesta
técnica, sin una propuesta de precio o la presentación simultánea de propuestas técnicas y
de precio, pero en sobres separados (sistema de dos sobres). Si solo se invita a presentar
propuestas técnicas el Prestatario pedirá al consultor cuya propuesta técnica se clasifique en
primer lugar que presente una propuesta de precio detallada e inmediatamente se procederá
a su apertura. Si se ha pedido a los consultores que presenten inicialmente propuestas de
precio junto con las propuestas técnicas, se debe proceder de conformidad con el método de
Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC) con el fin de asegurarse de que solo se
abrirá el sobre con los precios de la propuesta mejor calificada y que los demás sobres serán
devueltos sin abrir, después de que las negociaciones hayan concluido exitosamente.

En el supuesto de Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores (SCC) y

Selección Directa (SD), la propuesta técnica y económica se abren de manera simultánea, y
no es necesaria un acto público de apertura.

14
3. La Comisión Evaluadora

3.1. Que es la Comisión Evaluadora y cuál es su cometido?

La Comisión Evaluadora, también denominada Comité de Evaluación o Técnico, es un

órgano de asesoramiento, colegiado, de carácter técnico, cuya función es evaluar las ofertas
y asesorar al órgano encargado de la toma de decisiones en la materia.

En efecto, el cometido de la Comisión Evaluadora es verificar que los oferentes y sus

ofertas satisfagan los requerimientos de los documentos de selección, y evaluar las ofertas
según los criterios predefinidos de evaluación y no puede cambiarlos, ni modificar los
pliegos o solicitudes de propuestas sino que deberá estarse estrictamente a lo que en los
documentos de selección se hubiere previsto.

En tal orden de ideas, la Comisión Evaluadora no solo debe evaluar las ofertas y a los
oferentes teniendo en consideración aspectos de fondo, sino que también debe velar porqué
se cumplan los aspectos formales que tienen por finalidad, entre otras cuestiones, la de
asegurar la autenticidad y veracidad de la información.

Por ello, la Comisión Evaluadora también debe verificar que la documentación presentada
por los oferentes o proponentes cumpla con los requisitos exigidos para su presentación:
por ejemplo asegurarse que las copias se encuentren debidamente certificadas o
apostilladas, en caso de corresponder. También es muy recomendable, y en algún caso
necesario, que la Comisión Evaluadora compruebe a través de la consulta directa con
clientes, bancos, profesionales, etc., que la evidencia documental presentada por los
oferentes es verídica, sin perjuicio de procurar además de que se cumpla con las
formalidades requeridas como se expuso más arriba. Se debe tener en cuenta, que ese tipo
de formalidades y las consultas buscan evitar la aceptación de documentación falsificada o
adulterada falsificación de documentos y que la evaluación de las ofertas o propuestas no se
realice sobre información fraudulenta.

En tal orden de cosas, la Comisión Evaluadora debe verificar la autenticidad de los títulos
de los profesionales propuestos, Currículum Vitae (CV), y de la información declarada,
tales como experiencias, compromisos, historial de contratos, etc.

15
 3.2. En qué casos se debe constituir?
En todos los casos, es necesario que el organismo ejecutor designe una comisión de
evaluación integrada por profesionales calificados, quienes serán responsables de analizar
detallamente las ofertas/propuestas según los criterios y requisitos sobre aspectos legales,
financieros, técnicos, experiencias generales y específicas, y comerciales, establecidos en
los documentos de licitación/solicitud de propuestas, respectivamente, al amparo de los
procesos de adquisición de bienes, obras, servicios diferentes a consultoría y servicios de
consultoría. Para el caso de la selección y contratación de firmas consultoras, las políticas
de consultoría en su numeral 2.15 establecen la utilización de un comité de evaluación
integrado por tres o más especialistas en el sector.

3.3. Sobre qué aspectos debe expedirse la Comisión Evaluadora?

La Comisión Evaluadora debe expedirse acerca de la admisibilidad de las ofertas, la
determinación de la mejor propuesta o el rechazo de las mismas, según sea el caso, y
concluir la evaluación con una recomendación final, objetiva e independiente en base a su
conocimiento específico del tema.

La evaluación que realiza la Comisión Evaluadora -así como sus recomendaciones- debe
sustentarse en un reporte o informe de evaluación que sea autosuficiente y describa todo el
proceso llevado a cabo y deje constancia de los criterios aplicados, la metodología
empleada y sus resultados.

3.4. Cuantos deben ser sus miembros?

Es recomendable que la Comisión Evaluadora esté conformada por al menos tres
funcionarios y no más de cinco. La cantidad de personas en la Comisión de Evaluación
dependerá de la naturaleza, de la complejidad y del valor de las adquisiciones.

Sin perjuicio de ello, cuando sobre determinado aspecto se requieran conocimientos

técnicos o especializados distintos a los de la formación de los miembros que integran la
Comisión Evaluadora, se pueden solicitar informes a instituciones estatales o privadas con

16
tales conocimientos específicos. Adicionalmente, se podrá designar un grupo o
subcomisión de apoyo para la gestión de determinadas actividades o tareas relacionadas con
la evaluación de las ofertas/propuestas. Los miembros del indicado grupo o subcomisión se
someterán a idénticas reglas que aquellos quienes forman parte de la Comisión Evaluadora.

3.5. Quién debe designar a sus miembros?

Los miembros de la Comisión Evaluadora deben ser designados por la máxima autoridad
del Prestatario que sea responsable de la contratación de que se trate, es decir del organismo
encargado o gestor de la contratación.

3.6. Quiénes deben integrarla?

Se aconseja que la Comisión Evaluadora esté conformada por funcionarios del Prestatario
con conocimientos en la materia de la cual se trate, y preferentemente con experiencia en
procesos de selección y aplicación de criterios de evaluación. Asimismo es aconsejable que
al menos uno de sus miembros tenga un amplio conocimiento de las Políticas.
Siempre que sea posible, es preferible que la Comisión Evaluadora esté conformada por
funcionarios del Prestatario, pues le permite a este último una mejor evaluación de la
integridad, experiencia profesional, competencia y familiaridad que poseen dichos
funcionarios con los parámetros o técnicas de evaluación. Excepcionalmente, cuando sea
necesario o conveniente se pueden contratar expertos externos en el tema que deba analizar
la Comisión Evaluadora.
En el caso de la selección de firmas consultoras la Comisión Evaluadora necesariamente
deberá estar integrada exclusivamente por especialistas en el sector objeto de los servicios a
contratar. En caso que dichos expertos no posean experiencia en procesos de selección y
aplicación de criterios de evaluación se puede designar a un funcionario o consultor
independiente que ayude a los miembros de la Comisión Evaluadora a comprender los
procedimientos de selección, como llevar a cabo la evaluación y la redacción de los
informes de pertinentes.

17
Es recomendable evitar que siempre sean los mismos funcionarios o un grupo reducido de
ellos quienes integren las Comisiones Evaluadoras para la misma materia en particular. Una
adecuada rotación mejorará el control interno y ayudará a asegurar procedimientos
transparentes.

Por otra parte, la imparcialidad e integridad de los miembros de la Comisión Evaluadora es

tan importante como su conocimiento y experiencia sobre la materia objeto de evaluación o
dominio de los procedimientos de evaluación.

Por ello, se debe garantizar que las personas que integran la Comisión Evaluadora no
posean conflictos de interés ni existan circunstancias que puedan afectar su imparcialidad e
independencia respecto de los oferentes. Una buena práctica es exigir a todos los
participantes de la Comisión Evaluadora, antes de su designación y aceptación del cargo, la
presentación de una declaración en la que manifiesten si poseen algún conflicto de interés y
describan cualquier situación o circunstancia que pueda incidir sobre su imparcialidad o
independencia (por ejemplo, no pueden ser parientes, empleados, asesores, etc., de las
firmas o empresas participantes de un proceso). Además, deberán asumir en ese momento
la obligación de denunciar cualquier circunstancia posterior a su nombramiento que pueda
hacer variar la declaración efectuada. Estos recaudos también deben ser exigidos a otras
personas, que si bien no integran la Comisión Evaluadora, asisten o asesoran a sus
miembros durante el proceso de evaluación.

De igual forma es recomendable que quienes integren la Comisión Evaluadora, o quienes

asistan a sus miembros (experto o consultor independiente) durante el proceso de
evaluación, suscriban un compromiso o declaración de confidencialidad.

3.7. Cuando debe ser constituida?

A fin de asegurar la transparencia del procedimiento de selección, la Comisión Evaluadora

debe ser conformada de manera previa a la presentación de las ofertas.

3.8. Naturaleza de su intervención

18
La Comisión Evaluadora no es un órgano decisor, sino consultivo. Por ello, la labor que
desarrolla la Comisión Evaluadora es una función de colaboración técnica y que tiende a
lograr el mayor acierto por parte de quién deba decidir.

En consecuencia, la recomendación que realiza la Comisión Evaluadora no es vinculante

para el organismo de contratación, quién puede aceptar la recomendación o en casos
especiales y de manera fundada, se puede apartar de lo expuesto por la Comisión
Evaluadora en su reporte o informe de evaluación. En este orden de cosas, la autoridad que
debe decidir puede solicitar mayor información a la Comisión Evaluadora y en casos
extremos y excepcionales incluso designar nuevos integrantes y repetir la evaluación.

3.9. Modo de deliberación

Se recomienda que las Comisiones Evaluadoras funcionen en base a una estructura formal
de trabajo, dejando constancia escrita en actas acerca del contenido de sus deliberaciones,
las conclusiones obtenidas o las recomendaciones efectuadas.

En efecto, resulta aconsejable que se mantenga un registro de las reuniones de la Comisión

Evaluadora sobre la evaluación de las ofertas y que dicho registro se incluya en el informe
de evaluación pertinente.
También es recomendable que la Comisión Evaluadora sea presidida o asistida por una
persona con vasta experiencia en adquisiciones, un sólido conocimiento del objeto de la
contratación y habilidades para interactuar eficientemente con los restantes miembros de la
comisión y otras personas oficialmente involucradas en el proceso de selección.
En la evaluación de ofertas para la adquisición de bienes, obras y servicios diferentes a la
consultoría, los acuerdos se tomarán por mayoría absoluta, calculada sobre el total de sus
miembros.
En la evaluación de las propuestas técnicas para servicios de consultoría, al ser un producto
intelectual, su evaluación debe basarse en el juicio profesional e individual de los
evaluadores y no debe ser reducida a un ejercicio puramente aritmético. Por ello, cada

19
integrante de la Comisión Evaluadora aplicará el puntaje a la propuesta técnica y luego se
realizará un promedio de ese puntaje individual.

3.10. Mediante qué documento se expide la Comisión Evaluadora?

La Comisión Evaluadora deberá emitir un informe o reporte de evaluación que debe ser
autosuficiente y debe contener un detalle de todas las actividades llevadas a cabo por la
Comisión, la descripción acabada del desarrollo del proceso de evaluación y su
recomendación.
Se recomienda que la Comisión Evaluadora utilice los Formularios de Evaluación4
provistos por el Banco para elaborar su informe o reporte en todos los procesos de
adquisición de bienes, obras, servicios diferentes a consultoría y para la selección de firmas
consultoras, independientemente del método de selección que se utilice.

3.11. Informes de Evaluación: Su contenido

El desarrollo del procedimiento de evaluación de ofertas y calificación de los oferentes
llevado a cabo por la Comisión Evaluadora deberá ser documentado en el informe de
evaluación, el que concluirá con una recomendación. Dicho informe contendrá tantos
anexos como corresponda para complementar su contenido.
El informe de evaluación de las ofertas, en los procesos sujetos a revisión ex ante, debe ser
elevado al Banco acompañado de una carta de remisión del Prestatario, en la cual se
incluyan las conclusiones y cualquier información adicional que se considere relevante o
las cuestiones potencialmente contenciosas.
El informe de evaluación que documenta el proceso de evaluación será firmado por todos
los miembros de la Comisión Evaluadora e inicializado en cada página (excepto para
documentos oficiales, tales como anexos del llamado a licitación, circulares aclaratorias,
enmiendas, etc.), deberá ser fechado, identificar el proceso al cual se refiere y el nombre de

4
Formulario de Evaluación de Ofertas para la adquisición de bienes, obras y servicios diferentes a consultoría
y Formulario de Evaluación de Propuestas aplicable a la selección y contratación de firmas consultoras.

20
cada uno de los firmantes debe estar impreso bajo las firmas. Además, debe contener un
resumen del proceso de evaluación y de cada una de sus etapas.
En el informe se deben reflejar los criterios de evaluación utilizados, incluida una
declaración que confirme la razonabilidad del precio, e indicarse claramente cualquier
rechazo, incumplimiento y aclaraciones requeridas y sus respuestas, incluida una lista con
la calificación final de las ofertas y el fundamento del porqué se realiza una recomendación
determinada.
A modo de resumen, y dependiendo del procedimiento de selección, la Comisión
Evaluadora deberá al menos exponer la siguiente información:
a. Identificar a los miembros de la Comisión evaluadora;
b. Consignar fecha y hora de las reuniones realizadas;
c. Anexar el acta de apertura de las ofertas;
d. Si durante la evaluación de las ofertas fue necesario realizar consultas,
solicitar aclaraciones y/o subsanaciones, se deben detallar dichas consultas o
solicitudes y sus respectivas respuestas;
e. Exponer el análisis de cada uno de los criterios de evaluación sobre cada una
de las ofertas;
f. Proponer al oferente o proponente al que se le debe adjudicar el contrato y
eventualmente el rechazo de otras o todas las ofertas;
g. Todos los integrantes de la Comisión Evaluadora deben suscribir el informe
o reporte de evaluación;

El informe de evaluación es un documento confidencial y en tal medida, ni éste ni la

información que contiene debe ser distribuido o divulgado a personas que no estén
involucradas en el proceso de selección respectivo.

3.12. Formulario de evaluación de ofertas para la adquisición de bienes, obras y

servicios diferentes a consultoría y Formulario de evaluación de propuestas aplicable
a la selección y contratación de firmas consultoras

21
Sendos formularios tienen por objeto específicamente ayudar a evaluar las ofertas recibidas.
Muestran, paso a paso, el procedimiento que debe seguir la Comisión Evaluadora para
realizar la evaluación. Al realizar la evaluación y completar los formularios, deberán
aplicarse los métodos y criterios establecidos en el documento que rija el procedimiento de
selección en cuyo marco se realizaron las presentaciones de ofertas que están evaluándose.

En el Anexo IV se adjuntan ambos formularios y las pautas básicas para el uso de cada uno
de ellos.

4. Confidencialidad de la información

4.1. Alcance

Para evitar que las personas que examinen las ofertas de parte del Prestatario y del Banco
tengan interferencias inapropiadas, reales o percibidas, no debe darse a conocer a los
oferentes ni a personas que no estén oficialmente involucradas en el proceso de evaluación,
información alguna acerca del análisis, aclaración y evaluación de las ofertas ni sobre las
recomendaciones relativas a la adjudicación, hasta cuando se haya publicado la
adjudicación del contrato.

Por ello, los miembros de la Comisión Evaluadora deben adoptar las medidas necesarias
para resguardar la confidencialidad de los documentos que deben revisar en el ejercicio de
sus funciones y las comunicaciones con los oferentes. Esta información no se debe
compartir fuera de la Comisión de Evaluación y demás funcionarios que tengan
participación oficial en el proceso de selección.

También es fundamental para asegurar la integridad del proceso de selección mantener en

confidencialidad las deliberaciones de la comisión, por ello la importancia de que las
personas que participen en el proceso de evaluación suscriban un compromiso o
declaración de confidencialidad conforme se recomienda en el numeral 3.6 de estas guías.

En la contratación de consultoría existen dos excepciones donde hay aspectos del proceso
de evaluación que tienen que darse a conocer antes de la adjudicación: i) el primero de los
casos, es la notificación del puntaje técnico que debe darse a conocer a los oferentes, antes

22
de proceder a la evaluación de las propuestas de precio; y ii) el segundo supuesto, se refiere
al deber del Prestatario de informar al proponente con el cual se encontraba negociando, las
razones por las cuales dichas negociaciones culminaron, y simultáneamente cursar la
invitación a negociar a la siguiente firma mejor calificada; y solo después que las
negociaciones hayan finalizado exitosamente, y que el Banco haya emitido su “no
objeción”5 al contrato negociado, el Prestatario debe notificar con prontitud a las demás
firmas incluidas en la lista corta que sus propuestas no fueron seleccionadas.

4.2. Derivación de la confidencialidad: Improcedencia de la notificación o

publicación de “convalidaciones”

Como se indicó en el apartado anterior no debe darse a conocer a los oferentes ni a

personas que no estén oficialmente involucradas en el proceso de evaluación, información
alguna acerca del análisis, aclaración y evaluación de las ofertas ni sobre las
recomendaciones relativas a la adjudicación, hasta cuando se haya publicado la
adjudicación del contrato.

La información proporcionada por un oferente o proponente como resultado de solicitudes

de aclaraciones, proceso de convalidación o subsanación de deficiencias no sustanciales, es
parte de la oferta presentada y el análisis que sobre dicha información se realice forma parte
del proceso de evaluación.

En consecuencia, dar a conocer o permitir que se conozcan las aclaraciones,

convalidaciones o subsanaciones de deficiencias no sustanciales, ya sea mediante la
notificación a los oferentes o su publicación, constituye una transgresión al deber de
mantener la confidencialidad del proceso de evaluación y de las ofertas o propuestas.

5
En el caso de contratos sujetos a la revisión ex-ante del Banco.

23
 4.3. Consecuencias de la violación del deber de confidencialidad

Si el Banco determina que no se respetaron los procedimientos acordados con el

Prestatario, entre ellos, el deber de mantener la confidencialidad del procedimiento y las
ofertas, podrá declarar la contratación no elegible para financiamiento del Banco y/o
cancelar la porción del préstamo asignada a dicha contratación, sin perjuicio de otras
medidas que pueda ejercitar.

5. Modificación de las ofertas y solicitudes de aclaraciones, subsanación de omisiones,

reservas o desviaciones no sustanciales

5.1. Conceptualización

Las ofertas deberán ser evaluadas exclusivamente tomando como base la información
proporcionada en ellas y ningún oferente podrá modificar su propuesta una vez vencido el
plazo para su recepción.

Sin embargo, luego de la presentación de las ofertas y después de una evaluación

preliminar, para conducir un proceso apropiado de evaluación la Comisión Evaluadora
podrá requerir a los oferentes que realicen aclaraciones sobre sus ofertas y subsanen
omisiones no sustanciales, pero no se debe pedir ni permitir a los oferentes que modifiquen
su contenido sustancial ni sus precios después de la apertura de las ofertas.

Todas las comunicaciones con los oferentes, incluidas las solicitudes de aclaración y
subsanación, como las respuestas de los oferentes deben realizarse por escrito.

En todos los casos, se debe otorgar al oferente un plazo razonable para que presente su
aclaración o subsane los defectos no sustanciales que pueda tener su oferta.

24
 5.2. Qué diferencia existe entre esas categorías?

La solicitud de aclaración, es requerida al oferente para que éste elimine una duda que
puede haber surgido durante su evaluación o esclarecer algún aspecto de la oferta,
explicando el punto con mayor detalle para hacerlo más fácil de comprender y despejar así
cualquier incertidumbre sobre el particular.

Por su parte, el pedido de subsanación tiene lugar cuando es necesario rectificar alguna
cuestión, cumplir con alguna omisión o enmendar un defecto que no sea sustancial. Es
decir, no cualquier defecto u omisión es susceptible de ser subsanado.

Solo pueden ser objeto de subsanación aquellas omisiones, desviaciones o reservas no

sustanciales. Se entiende que una desviación, omisión o reserva es sustancial cuando:

a. afecta de una manera sustancial el alcance, la calidad o el desempeño del objeto del
contrato; o
b. limita de una manera sustancial, contraria a los documentos de selección, los
derechos del comprador o las obligaciones del oferente en virtud del contrato; o
c. de rectificarse, afectaría injustamente la posición competitiva de los otros oferentes
que presentan ofertas que se ajustan sustancialmente a los documentos de licitación.
Si bien será necesario analizar cada caso en particular, se puede afirmar que no se considera
sustancial o esencial la omisión de acompañar documentación de carácter histórico como
balances, estatutos, folletos, certificados, etc., o los errores aritméticos. Un documento no
tiene carácter histórico si es un documento que debe ser preparado específicamente para
participar en el procedimiento de selección y del que no se esperaría que el oferente cuente
con anterioridad (por ejemplo, el formulario de la oferta).
Claro está, que es imposible hacer una enumeración exhaustiva de los posibles errores o
defectos materiales u omisiones que pueden observarse en la compleja documentación que
debe acompañarse a las ofertas en un proceso de selección y definir cuál es subsanable. Ello
dependerá de las circunstancias del caso y se deberá realizar un análisis de la razón de ser
de la exigencia, el carácter de la omisión, etc.- y si luego de ese análisis se determina que el
defecto es subsanable se deberá solicitar aclaración al oferente que corresponda..

25
Si se determina que no es subsanable y el requisito es esencial se debe rechazar la oferta y
en el informe de evaluación explicar fundadamente las causas que motivaron el rechazo
detallando el no cumplimiento de un requisito esencial.
La subsanación no siempre se traduce en un acto del oferente a solicitud del ente
convocante del proceso de selección.
En efecto, frente a omisiones o desviaciones consideradas no sustanciales o errores
aritméticos, directamente el ente convocante debe realizar la corrección de oficio o
dispensar al oferente de cumplir con dicho requerimiento.
Se trata de deficiencias menores, que se refieren a cuestiones de forma, no de contenido.
Ejemplo de ello es la omisión de un oferente de acompañar determinada información
volcada en un formulario previsto en los documentos de selección, cuando esa información
fue precisada en otros documentos presentados en su oferta.

5.3. Las aclaraciones y/o subsanaciones de aspectos no sustanciales deben ser

presentadas necesariamente a instancia del contratante o directamente por parte
del oferente sin requerimiento alguno?
El pedido de aclaraciones o subsanaciones solo procede ante un pedido expreso de la
Comisión Evaluadora. Ésta podrá, a su discreción, en cualquier etapa del proceso de
evaluación, solicitar a cualquier oferente aclaraciones sobre su oferta con el fin de facilitar
el proceso de revisión, evaluación, comparación y de corresponder, poscalificación de las
ofertas.
En ningún caso se considerarán aclaraciones a una oferta presentadas por oferentes cuando
no sean en respuesta a una solicitud escrita expresa por parte del contratante.

5.4. Como se formaliza una solicitud de aclaración?

Tanto las solicitudes de aclaración que deba realizar el ente convocante como las respuestas
que brinde el oferente deberán ser hechas por escrito y son confidenciales.
El pedido de aclaración debe estar dirigido al oferente al que se le realiza el requerimiento y
no al resto de los oferentes (no se circula ni se pone en conocimiento de los demás
oferentes, pues de esa manera se vulneraría el deber de mantener la confidencialidad de la

26
evaluación). La respuesta, que también debe recibir trato confidencial, se agrega al
expediente como parte de la oferta pertinente.
El alcance del pedido de aclaración o subsanación que se realice, debe ser claro y concreto
evitando ambigüedades que permitan al oferente, sustituir o mejorar la oferta original.
En ningún caso se solicitarán, ofrecerán o permitirán cambios en los precios o a la esencia
de la oferta, excepto para confirmar correcciones de errores aritméticos descubiertos por la
Comisión Evaluadora, al evaluar.
No es aplicable el ejercicio de convalidación público y abierto que se establece en el marco
del Sistema Nacional de Contratación Publica (SNCP) de Ecuador a través del portal
www.compraspublicas.gob.ec y previsto en el artículo 23 del Reglamento General de la
Ley Orgánica del Sistema Nacional Contratación Pública de Ecuador, así como en ningún
otro medio de divulgación. La difusión de cualquier información, incluidos los pedidos de
aclaración, a sujeto distinto al proponente al cual va dirigido, puede determinar la
declaración de contratación no elegible para financiamiento del Banco y/o la cancelación de
la porción del préstamo asignada a dicha contratación, sin perjuicio de otras medidas que el
Banco pueda adoptar.

27
 PARTE III

EVALUACIÓN DE OFERTAS Y NEGOCIACIÓN DE CONTRATOS DE

ADQUISICIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS DIFERENTES A
CONSULTORÍA

1. Examen preliminar de las ofertas

Para evitar asignar recursos a la evaluación de ofertas no válidas, antes de proceder a una
evaluación detallada, se debe realizar un examen preliminar para confirmar: i) que las
propuestas recibidas contienen todos los documentos e información solicitada; ii) que cada
documento entregado está completo; iii) que el oferente, los bienes y los servicios son
elegibles; y iv) que las propuestas no contienen desviaciones sustanciales con respecto a
determinados criterios estipulados en el documento de selección que sean fácilmente
advertibles, en una etapa temprana del proceso de evaluación.

Por ejemplo, no se debe continuar con la evaluación detallada de las ofertas cuando:

a) El formulario de la oferta no se acompaña a la oferta o no contiene las firmas en las

partes clave de dicho formulario cuando esto se especifica claramente en los
documentos de selección. Se debe tener presente que lo que determina el rechazo de la
oferta es la falta de firma en partes claves de los formularios de oferta o la no
presentación de la información en ellos requerida. Pero no ocurre lo propio en aquellos
casos en que se varió el formato del formulario pero la información requerida se brinda
aunque en un formato diferente al requerido. Si la información se encuentra y tiene la
firma del representante, aun cuando no se respete el formato del formulario o su
redacción haya variado, no existe una omisión sustancial sino un defecto formal que no
determina el rechazo de la oferta.
b) La oferta no está acompañada por la garantía o declaración de mantenimiento de
oferta cuando ha sido requerida.
c) El oferente se encuentra en una de las listas de sanciones del Banco Interamericano
de Desarrollo, o de otros organismos multilaterales o de las Naciones Unidas y por

28
 ende es inelegible o su nacionalidad no corresponde a los de un país miembros del
Banco. También procede el rechazo, si ha sido declarado contratista incumplido y
consta así registrado en el SNCP, siempre y cuando esta causal se encuentre prevista
en el Pliego.
d) Los bienes o servicios ofrecidos no provienen de un país elegible.
e) La oferta no es por el total de la prestación, en especial en el caso de ofertas
parciales si estas no son aceptadas de conformidad con el documento de selección.
f) La oferta incluye evidencia de la no aceptación de otras condiciones importantes, es
decir se encuentra condicionada, por ejemplo; respecto de la garantía de cumplimiento,
garantía de bienes, plan de entrega y términos de pago, etc.

Una vez realizado el examen preliminar de las ofertas, se lleva a cabo la evaluación de la
propuesta económica, la comparación de las ofertas económicas, la evaluación de la oferta
técnica y la evaluación de los requerimientos de poscalificación.

2. Evaluación de la propuesta económica

La finalidad de la evaluación de las propuestas económicas es determinar si el precio

cotizado incluye todos los bienes y servicios requeridos, ya sea que se haya solicitado su
cotización individual, o como formando parte de un lote, o en el caso de obras como
precios unitarios de una lista de cantidades o un precio global junto con un calendario de
actividades, o una combinación de ellos.
Además, también a partir de la evaluación de la propuesta económica se puede determinar
cuál es el costo evaluado de cada una de ellas, de manera que permita su posterior
comparación sobre la base del costo evaluado de cada una.
La oferta que resulte con el costo evaluado más bajo, sin que sea necesariamente aquella
cuyo precio cotizado sea el más bajo, es la oferta que debe ser seleccionada para la
adjudicación, siempre que cumpla sustancialmente con los requerimientos del pliego.

29
3. Comparación de las ofertas económicas

Una vez finalizada la evaluación de todas las propuestas económicas que han superado la
etapa de evaluación preliminar, los precios de todas las ofertas serán corregidos y, si fuere
el caso, convertidos a la moneda de comparación fijada en el documento de licitación al
tipo de cambio y término allí establecidos, para luego proceder a la comparación de las
ofertas y determinar cuál de ellas es la de costo evaluado más bajo.

3.1. La oferta evaluada como la más baja o de costo evaluado más bajo

En el caso de la Licitación Pública Internacional y la Licitación Pública Internacional

Limitada, para adquisición de bienes, la evaluación y comparación de las ofertas se debe
efectuar sobre la base del precio cotizado utilizando el Incoterms6 especificado en los
documentos de licitación, sumado a los precios de toda instalación, capacitación, puesta en
marcha y otros servicios similares que se requieran.

En el supuesto de Licitación Pública Internacional, para la adquisición de bienes, la

evaluación de las ofertas no debe tomar en cuenta: (a) los derechos aduaneros y otros
impuestos aplicables a los bienes importados cotizados utilizando el Incoterms especificado
en los documentos de licitación (para los cuales están excluidos de los derechos aduaneros);
y (b) impuestos de venta o similares relacionados con la venta o entrega de los bienes.

6
Los Incoterms o términos del comercio internacional, son un conjunto de reglas internacionales recogidos
por la Cámara de Comercio Internacional, que determinan el alcance de las cláusulas comerciales incluidas en
el contrato de compraventa internacional. También se denominan cláusulas de precio, pues cada término
permite determinar los elementos que lo componen. La selección del Incoterms influye sobre el costo del
contrato. El propósito de los Incoterms es el de proveer un grupo de reglas internacionales para la
interpretación de los términos más usados en el Comercio internacional. Los Incoterms determinan: i) el
alcance del precio, ii) en qué momento y donde se produce la transferencia de riesgos sobre la mercadería del
vendedor hacia el comprador, iii) el lugar de entrega de la mercadería, iv) quién contrata y paga el transporte,
v) quién contrata y paga el seguro y vi) qué documentos tramita cada parte y su quién asume su costo.

30
Por ello, en los casos de Licitación Pública Internacional y Licitación Pública Internacional
Limitada para la adquisición de bienes, la selección de la oferta evaluada como la más baja
se debe hacer sobre la base del precio CIP (lugar de destino convenido)7.

A no ser que en los documentos de licitación se especifique otra cosa, en el caso de algunos
contratos llave en mano o en contratos de construcción de obras los contratistas son
responsables por el pago de todos los derechos, impuestos y otros gravámenes, y los
oferentes deben tomar en cuenta estos factores al preparar sus ofertas. La evaluación y
comparación de las ofertas se debe hacer sobre esta base.

La evaluación de las ofertas relativas a obras se debe hacer estrictamente en términos

monetarios. No se acepta procedimiento alguno en virtud del cual se descalifiquen
automáticamente las ofertas que se sitúen por encima o por debajo del presupuesto
referencial o de un nivel predeterminado para el valor de las ofertas. Cuando el tiempo
fuese un factor crítico, y si así se hubiese estipulado como criterio en los documentos de
licitación, se puede tomar en cuenta el valor de la terminación adelantada de las obras,
solamente si en el contrato se estipulan penalidades de la misma magnitud por concepto de
incumplimiento.

Por otra parte, bajo cualquier método de selección competitivo, en caso que en los
documentos de selección se determine que, además del precio, se tendrán en consideración
otros factores de competencia, éstos deberán ser debidamente identificados y detallados la
forma en que serán evaluados y calificados, asignándoles preferiblemente, un equivalente
expresado en términos monetarios, que pueda ser combinado con el precio ofertado, a fin
de determinar la oferta evaluada como la más baja a la cual se adjudicará el contrato.

7
CIP significa flete y seguro pagado (al lugar de destino enunciado). Este término puede ser utilizado sin
relación con el medio de transporte, incluyendo el transporte por medios múltiples. El término CIP se refiere a
derechos aduaneros y otros impuestos de importación no pagados, que son responsabilidad del Prestatario,
tanto para los bienes previamente importados o que vayan a ser importados. Para bienes de importación
previa, el precio CIP cotizado debe ser distinto del valor original de importación de los bienes declarados en
aduanas y debe incluir cualquier descuento o aumento del agente o representante local y todos los costos
locales con excepción de los derechos de aduana e impuestos, los cuales deben ser pagados por el comprador.

31
Los factores que, además del precio, suelen tomarse en cuenta en estos casos son, entre
otros: (i) los plazos de entrega de las obras o bienes; (ii) el monto del anticipo y el
calendario de pagos; (iii) la cobertura y periodo de garantía de buen funcionamiento; (iv)
los costos de transporte al sitio del proyecto; (v) la eficiencia, compatibilidad y costos de
operación y mantenimiento del equipo o sistema a entregar; (vi) la disponibilidad de
talleres de servicio y repuestos; (vii) los métodos de construcción propuestos y su impacto
en el medioambiente; (viii) la transferencia tecnológica y capacitación; etc. El peso relativo
asignado a cada uno de estos factores debe reflejar los costos y beneficios que aportarán al
proyecto. En la evaluación y comparación de ofertas no deben tomarse en cuenta las
disposiciones sobre ajuste de precios aplicables al período de ejecución del contrato.

En el caso de la Licitación Pública Internacional para la adquisición de bienes también

puede incidir en la determinación de la oferta evaluada como la más baja la aplicación de
un margen de preferencia doméstica, si así lo establecen los documentos de licitación. En
tal caso deberá aplicarse el procedimiento de evaluación establecido a tal efecto en el
Pliego.

Para determinar la oferta de precio evaluado más bajo, también puede ser necesario realizar
ciertos “ajustes” al precio cotizado a los efectos de la evaluación de conformidad a como
esté previsto en el Pliego.

3.2. Correcciones de precio

El precio de cada oferta leído en el acto de apertura de las ofertas debe ajustarse para
corregir cualesquiera errores aritméticos, de ser el caso.

Si bien los documentos de licitación establecen como se deben corregir esos errores y se
deben seguir sus previsiones, en general ellos disponen que:

 si hay una discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en

palabras,

 si hay una discrepancia entre un precio unitario y el precio total obtenido al

multiplicar ese precio unitario por las cantidades correspondientes, prevalecerá el

32
 precio unitario y el precio total será corregido a menos que el contratante considere
que hay un error obvio en la colocación del punto decimal, caso en el cual el total
cotizado prevalecerá y el precio unitario se corregirá,

 si hay un error en un total que corresponde a la suma o resta de subtotales, los

subtotales prevalecerán y se corregirá el total.

De conformidad con lo establecido en el documento de licitación, el monto indicado en la

oferta debe corregirse, previa consulta al oferente y el nuevo monto se considerará de
obligatorio cumplimiento para el oferente.

Si el oferente confirma que el precio corregido es correcto, la evaluación puede proceder. Si

el oferente no reconoce el precio corregido entonces la oferta debe ser rechazada. La
comunicación con el oferente debe ser por escrito y ser archivada para el registro y
posteriores auditorías.

Una vez que se haya completado la corrección de los precios, deberán evaluarse los
descuentos cuando aplique, y la conversión de divisas a una moneda base (Moneda de
Comparación – tal como se especifica en el documento licitatorio) deberá también
realizarse para una correcta comparación de las ofertas.

3.3. Ajustes del precio cotizado a los efectos de la evaluación y comparación de

las propuestas

Además, para el propósito de la comparación de las ofertas, deben hacerse los ajustes de
precios que sean necesarios para valorar cualquier desviación o reserva no significativa que
puedan contener las ofertas para hacerlas homogéneas.

El ajuste del precio de la oferta se debe realizar para corregir el impacto que puedan tener
en el precio las omisiones aceptables y variaciones de las cantidades, para así poder
comparar las ofertas sobre parámetros equivalentes.

33
Así, las desviaciones no sustanciales8, si así fue previsto en el Pliego, pueden ser corregidas
o “ajustadas” directamente por la Comisión Evaluadora, asignándole a tales desviaciones
un valor monetario que se añada al precio como penalidad a efectos de la comparación con
otras ofertas durante el proceso de evaluación, en tanto y cuanto no importen una
modificación del objeto y fueran aceptadas en el contrato final por el oferente adjudicado.

De igual forma, en vinculación a omisiones no sustanciales que se hayan hecho en la oferta,

en tanto se prevea en el Pliego, puede corresponder realizar ajustes a través de adiciones 9,
esto es completarlas agregando los costos que se estimen necesarios para corregir esa
deficiencia durante el proceso de evaluación.

Dependiendo como se establezca en los documentos de licitación, en el caso que falten

algunos ítems en las propuestas y en otras sí estén presentes, se podrá utilizar, para poder
evaluar adecuadamente la oferta, un promedio de los precios cotizados por otros oferentes a
fin de hacer comparaciones entre las propuestas de los competidores. Sin embargo, en
algunos supuestos, de conformidad con lo que se disponga en los documentos de licitación,
los precios faltantes en determinados rubros, se consideran incluidos en los precios de otros
ítems relacionados o que lo engloban. Por ejemplo, si para procesos de adquisición de
bienes y servicios conexos se optara por aplicar la alternativa prevista en los Documentos
Estándar en las IAO/DDL 36 a) donde se establece la posibilidad de realizar ajustes en los
supuestos en que un artículo no se prevea en la lista de precios y la oferta cumpla
sustancialmente con los requisitos del Pliego; la Comisión Evaluadora deberá determinar
que la oferta cumple sustancialmente con los requisitos el Pliego y calcular un costo total
equivalente de la oferta agregándole el precio promedio del artículo cotizado por las demás

8
Puede considerarse que las ofertas que contienen desviaciones responden sustancialmente a lo solicitado -al
menos desde el punto de vista de la equidad- si se puede asignar a estas desviaciones un valor monetario que
se agregaría como penalidad durante el proceso de la evaluación detallada, conforme se hubiere previsto en el
Pliego, y fueran aceptables en el contrato final.
9
Cuando los rubros omitidos en algunas ofertas se encuentran en otras, podría usarse un promedio de los
precios cotizados para comparar las ofertas. Otra opción es usar fuentes externas, como listas de precios,
tarifas de transporte publicadas, etc.

34
ofertas que cumplen sustancialmente con los requisitos. Éste costo total equivalente es el
que debería ser utilizado, al solo efecto de la evaluación, para la comparación de precios.

3.4. Moneda de comparación

En general, en la LPI se permite a los oferentes expresar el precio de sus ofertas en

diferentes monedas de libre convertibilidad y el precio de cada oferta será la suma de todos
los pagos en diversas monedas requeridos por cada oferente.

Por lo tanto a los fines de homogeneizar la moneda para poder realizar la comparación de
las ofertas económicas, los precios de todas las ofertas deben convertirse a una sola moneda
escogida por el Prestatario utilizando para ello el tipo de cambio vendedor publicado en la
fuente designada a una fecha determinada; todo ello debe ser establecido claramente en el
documento de licitación. La fecha determinada no podrá preceder en más de cuatro
semanas a la fecha establecida como límite para la recepción de las ofertas, ni ser posterior
a la fecha original prescrita para el vencimiento del plazo de validez de la oferta.

3.5. Preferencia domestica

Solamente a los efectos de la comparación de las ofertas y para el supuesto de Licitación

Pública Internacional y en el caso que así se hubiere previsto en el documento de licitación,
y con sujeción a condiciones que han de establecerse en el Contrato de Préstamo, se dará un
margen de preferencia a las ofertas de los bienes fabricados en el país del Prestatario
cuando se comparen las ofertas de tales bienes con las de bienes fabricados en el extranjero.

En tal caso, deben seguirse los métodos y etapas especificados en el Apéndice 2 de las
Políticas para la Adquisición de Bienes y Obras financiadas por el Banco Interamericano de
Desarrollo (GN-2349-9 / Marzo 2011).

Este Apéndice, establece que si en el documento de selección se hubiere previsto la

aplicación de preferencias para bienes de fabricación nacional, al comparar ofertas
nacionales con ofertas extranjeras el Prestatario debe observar el siguiente procedimiento

35
Clasificar las ofertas en tres grupos10:

(a) Grupo A: ofertas de bienes fabricados exclusivamente en el país del Prestatario,

si el oferente demuestra a satisfacción del Prestatario y del Banco que: (i) la mano de obra,
las materias primas y los componentes provenientes del país del Prestatario representarán
más del 30% del precio del producto ofrecido; y (ii) la fábrica en que se producirán o
armarán tales bienes ha estado produciendo o armando productos de ese tipo por lo menos
desde que el oferente presentó su oferta.

(b) Grupo B: todas las demás ofertas de bienes fabricados en el país del Prestatario.

(c) Grupo C: ofertas de bienes fabricados en el extranjero, que ya han sido

importados o que se importarán directamente.

En la primera etapa, todas las ofertas evaluadas de cada grupo deben ser comparadas para
determinar la oferta evaluada como la más baja dentro de cada grupo. Luego, las ofertas
evaluadas como las más bajas dentro de cada grupo deben ser comparadas entre sí y si,
como resultado de esta comparación, una oferta del Grupo A o del Grupo B resulta ser la
más baja, ésta debe ser seleccionada para la adjudicación del contrato.

Si como resultado de la comparación efectuada con arreglo al párrafo 4 precedente, la

oferta evaluada como la más baja es una del Grupo C, esa oferta deberá ser comparada con
la oferta evaluada como la más baja del Grupo A después de haberle agregado al precio
evaluado de la oferta de bienes importados del Grupo C, y solamente para efectos de esta
comparación adicional, una suma igual al 15% del precio CIP propuesto. La propuesta
evaluada como la más baja en virtud de la comparación efectuada en esta última
comparación debe ser seleccionada.

10
El precio cotizado por los oferentes del Grupo A y B debe incluir todos los derechos e impuestos pagados o
pagaderos por los materiales o componentes comprados en el mercado nacional o importados, pero debe
excluir el impuesto sobre las ventas y otros impuestos semejantes que se apliquen al producto terminado. Los
precios cotizados por los oferentes del Grupo C deben excluir los derechos de aduana y otros impuestos de
importación ya pagados o por pagarse.

36
La nacionalidad del fabricante o proveedor no es una condición para determinar la
elegibilidad de una oferta para efectos de dicha preferencia.

La aplicación del margen de preferencia doméstica se limita a la adquisición de bienes

mediante LPI y no resulta aplicable para la selección y contratación de obras o servicios.

3.6. La comparación de ofertas en caso de adjudicación de varios lotes o

contratos (contratos múltiples). Los descuentos cruzados

En los supuestos donde se permita la cotización por lotes se debe admitir que los oferentes
realicen descuentos cruzados.

Los descuentos cruzados son descuentos condicionados que se ofrecen para el caso de que
se adjudique más de un contrato o lote al mismo oferente. En tales circunstancias, la
evaluación de las ofertas puede ser bastante compleja, sobre todo en lo que respecta a los
contratos para la adquisición de bienes a los que pueda aplicarse el margen de preferencia.
La magnitud de los descuentos cruzados propuestos por cada oferente puede variar de
acuerdo con el número potencial de contratos adjudicados. Además, es posible que en los
documentos de adquisición se limite el número o el valor total de las adjudicaciones a un
mismo oferente teniendo presente su capacidad técnica y financiera que será objeto de
evaluación en la poscalificación. Por lo tanto, debido a esa restricción es posible que a un
oferente que presente la oferta evaluada como la más baja respecto a un determinado
contrato se le niegue la adjudicación.

En estos supuestos, el Prestatario debe elegir la combinación óptima de adjudicaciones

sobre la base del costo mínimo global del contrato total, en concordancia con los criterios
de poscalificación.

Todos los cálculos realizados para la evaluación y comparación de las ofertas económicas
deben plasmarse en un anexo al informe de evaluación.

4. Evaluación de las ofertas técnicas

37
Para lograr una evaluación técnica eficiente, es importante que los requerimientos técnicos
se encuentren bien definidos, pues ello reducirá el tiempo de evaluación técnica y ayudará a
que ella sea fácil, rápida y exitosa. Por lo tanto, los esfuerzos deben concentrarse en la
definición de las especificaciones correctas durante la planificación y elaboración de los
documentos antes del inicio del proceso de licitación.

La Comisión Evaluadora debe examinar todas las ofertas para confirmar que todas las
estipulaciones y condiciones del contrato fueron aceptadas por el oferente sin desviaciones
o reservas mayores y evaluar los aspectos técnicos de la oferta para confirmar que los
bienes, obras o servicios requeridos han sido cumplidos sin ninguna desviación importante
o reserva significativa.

Se dispensan diferencias, omisiones u errores menores si la oferta se ajusta sustancialmente

al Pliego. De lo contrario, si después de haber examinado los términos y condiciones y
efectuada la evaluación técnica, el contratante establece que la oferta no se ajusta
sustancialmente al Pliego la oferta será rechazada.

5. Poscalificación de los oferentes

Si no hubiera habido precalificación de oferentes, el Prestatario debe determinar si el

oferente cuya oferta ha sido considerada como la evaluada más baja cuenta con la
capacidad y los recursos financieros necesarios para ejecutar satisfactoriamente el contrato
en la forma indicada en la oferta. Los criterios que se aplicarán serán exclusivamente
aquellos consignados y detallados en los documentos de licitación, y si el oferente no reúne
las condiciones necesarias su oferta debe ser rechazada. En tal caso, el Prestatario debe
realizar la poscalificación del oferente cuya oferta haya sido evaluada como la siguiente
más baja.

Cuando una oferta se rechaza por razones de calificación se requiere una justificación
motivada, razonada y de fondo, la que debe ser claramente documentada en anexos del
informe.

38
Además, en los que se prevea la adjudicación por lotes se debe evaluar la capacidad técnica
y financiera en base a cada lote ofertado.

6. Prórroga de la validez de las ofertas

El plazo de validez de las ofertas que se indique en los documentos de selección debe ser
suficiente para que se puedan realizar adecuadamente la revisión, evaluación, comparación
y calificación las ofertas, obtener la no objeción del Banco relativa a la adjudicación (si así
lo exige el Plan de Adquisiciones) u otras aprobaciones que resulten necesarias (según la
normativa local) y se pueda adjudicar el contrato dentro de dicho plazo.

En este sentido, la evaluación de las ofertas y la adjudicación de los contratos deben

realizarse dentro del período inicial de validez de las ofertas, de modo tal que no sean
necesarias las prórrogas.

La prórroga de la validez de la oferta, cuando se justifique debido a circunstancias

excepcionales, se debe solicitar por escrito a todos los oferentes, antes de la fecha de
vencimiento de las mismas. La prórroga debe ser por el período mínimo que se requiera
para finalizar la evaluación, obtener las aprobaciones necesarias y adjudicar el contrato.

En el caso de los contratos de precio fijo, las Políticas permiten la solicitud de una segunda
prórroga y prórrogas subsecuentes solamente si en la solicitud de dichas prórrogas se
establece un mecanismo apropiado de ajuste de los precios cotizados para reflejar el cambio
de costo de los insumos del contrato durante el período de la prórroga. Cuando se solicite
una prórroga de la validez de las ofertas, no se puede solicitar o permitir a los oferentes
modificar el precio (básico) cotizado ni otras condiciones de sus ofertas.

Los oferentes deben tener el derecho de negarse a otorgar tal prórroga y en tal caso sus
ofertas serán rechazadas, pero sin que la garantía o declaración de mantenimiento de sus
ofertas sea ejecutada. Los que prorroguen la validez de sus ofertas deben también prorrogar
la garantía o declaración de mantenimiento de la oferta.

Finalmente se debe tener presente que si el Prestatario requiriera una prórroga de la validez
de la oferta para completar el proceso de evaluación, obtener las aprobaciones y
39
autorizaciones necesarias y adjudicar el contrato, debe solicitar la aprobación previa del
Banco para la primera solicitud de prórroga, si ésta fuese superior a cuatro semanas, y para
toda solicitud de prórroga ulterior, cualquiera fuese el período de ésta.

7. Rechazo de todas las ofertas

El rechazo de todas las ofertas se justifica cuando no haya competencia efectiva, o cuando
ninguna de las ofertas respondan sustancialmente a lo solicitado, o los precios cotizados
sean sustancialmente más elevados que los presupuestos disponibles o sea notoriamente
inferior al precio de mercado y contrario al principio de razonabilidad. Sin embargo, la falta
de competencia no se debe determinar exclusivamente sobre la base del número de
oferentes; aun cuando solamente una oferta sea entregada, el proceso podrá ser considerado
válido, si se ha dado adecuada publicidad al llamado o invitación a presentar ofertas y los
precios son razonables en comparación con los valores de mercado.

En los procesos sujetos a revisión ex ante, con la autorización previa del Banco, los
Prestatarios pueden rechazar todas las ofertas. Si todas las ofertas son rechazadas, el
Prestatario debe examinar las causas que motivaron el rechazo y considerar la posibilidad
de modificar las condiciones del contrato, los planos y especificaciones, el alcance del
contrato o efectuar una combinación de estos cambios, antes de llamar a una nueva
licitación.

Si el rechazo de todas las ofertas ha sido motivado por la falta de competencia, el

Prestatario debe considerar una mayor publicidad. Si el rechazo se debió a que la mayoría
de las ofertas, o todas ellas, no respondían a los requisitos, se puede invitar a las firmas
inicialmente precalificadas a que presenten nuevas ofertas o, con el consentimiento del
Banco, invitar solamente a las empresas que presentaron ofertas la primera vez.

No deben rechazarse todas las ofertas y llamarse a nueva licitación sobre la base de las
mismas especificaciones con la sola finalidad de obtener precios más bajos. Si la oferta
evaluada como la más baja que responde a lo solicitado excediera el costo estimado por el
Prestatario, previamente a la licitación, por un monto considerable, el Prestatario debe

40
investigar las causas del exceso de costo y considerar la posibilidad de llamar nuevamente a
licitación, como se indica en los párrafos anteriores.

8. Negociación

Las negociaciones son discusiones con un oferente, realizadas antes de la adjudicación del
contrato.

En principio, no se admite la negociación en la adquisición de bienes, obras y servicios

diferentes a la consultoría. Además, a ningún oferente se le debe exigir, como condición
para la adjudicación del contrato, que asuma responsabilidades por trabajos que no
hubiesen sido previstos en los documentos de licitación, o que efectúe cualquier
modificación a la oferta que presentó originalmente.

8.1. En qué casos se negocia?

Excepcionalmente, el Prestatario podrá negociar con el oferente que haya presentado la

oferta evaluada como la más baja, cuando dicho precio excediera el costo estimado por el
Prestatario, previamente a la licitación, por un monto considerable, para tratar de obtener un
contrato satisfactorio mediante una reducción del alcance del contrato.

Sin embargo, para poder llevar adelante la negociación se debe proveer una justificación
adecuada que explique las razones por las cuales se deben llevar a cabo las negociaciones
en el caso particular y en procesos sujetos a revisión ex ante se debe obtenerse el acuerdo
previo del Banco.

8.2. Con quién se negocia?

Las negociaciones solo pueden llevarse a adelante con el oferente que haya presentado la
oferta evaluada como la más baja y que responda sustancialmente a los requisitos exigidos
en los documentos de selección.

41
La negociación con los demás oferentes no están permitidas en las Políticas del Banco.

8.3. Que se negocia?

No se puede utilizar la negociación con la sola finalidad de que se baje el precio ofertado,
ya que esto contraviene al principio de trato equitativo y justo de todos los oferentes y
significa un cambio de las reglas de juego.

Solo es posible la negociación, y en el supuesto arriba mencionado, para tratar de obtener

un contrato satisfactorio mediante una reducción del alcance del contrato, la reasignación
del riesgo y la responsabilidad, o ambas cosas, que se traduzca en una reducción del precio
del contrato. Sin embargo, si la reducción del alcance de los trabajos o la modificación que
hubiera que introducir en los documentos del contrato fueran considerables podría ser
necesario llamar a una nueva licitación.

8.4. Que recaudos se deben tomar durante la negociación?

Por cuestiones de integridad y transparencia, las negociaciones deben ser realizadas por al
menos dos funcionaros del Prestatario y ser registradas en un acta.

Bajo ninguna circunstancia un funcionario del Prestatario debe encontrarse individualmente

con un oferente.

9. Adjudicación

El Prestatario debe adjudicar el contrato, previa no objeción del Banco en los casos que así
se requiera, dentro del período de validez de las ofertas, al oferente que reúna los requisitos
apropiados, en cuanto a capacidad y recursos, y cuya oferta: (i) responda sustancialmente a
los requisitos exigidos en los documentos de selección; y (ii) represente el costo más bajo
evaluado, de conformidad con la recomendación realizada por la Comisión de Evaluación
en el informe de evaluación.

42
Una vez hecha la adjudicación y perfeccionado el contrato, las garantías de seriedad o
mantenimiento de las ofertas presentadas por los oferentes no adjudicatarios deben
devolverse prontamente.

Además, en los casos de Licitación Pública Internacional (LPI) y Licitación Pública

Internacional Limitada (LPIL), dentro del plazo de dos semanas de recibir la “no objeción”
del Banco a la recomendación de adjudicación del contrato, el Prestatario debe publicar
utilizando el modelo del Banco, en los sitios de Internet del UNDB online y del Banco los
resultados que identifiquen la oferta y los números de lotes y la siguiente información: (a)
el nombre de cada oferente que haya entregado una oferta; (b) los precios de las ofertas
leídos en voz alta en el acto de apertura de ofertas; (c) el nombre y precio evaluado de cada
oferta que hubiese sido evaluada; (d) el nombre de los oferentes cuyas ofertas hubiesen sido
rechazadas y las razones de su rechazo; (e) el nombre del oferente ganador y el precio que
ofreció, así como la duración y resumen del alcance del contrato adjudicado.

43
 PARTE IV

EVALUACIÓN DE OFERTAS Y NEGOCIACIÓN DEL CONTRATO DE

SERVICIOS DE CONSULTORÍA PRESTADOS POR FIRMAS CONSULTORAS

1. Introducción
Las Políticas del Banco prevén diversos métodos de selección y contratación de servicios
de consultoría, que se diferencian básicamente por el peso o preponderancia que se dé a los
criterios de calidad o de costo, en concordancia con el grado de complejidad de los
servicios solicitados.
Por otra parte, el Banco considera al sistema de Selección Basado en la Calidad y Costo
(SBCC) como el método más competitivo y el que mejor se ajusta a los principios que se
establecen en sus Políticas.
Por ello, siguiendo el criterio metodológico establecido en las Políticas, se explicitarán las
pautas que se deben seguir para la evaluación de las propuestas técnicas con especial
referencia a la Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC), cuyas premisas, con
algunas adecuaciones, también son aplicables a la Selección Basada en la Calidad (SBC), a
la Selección Basada en Presupuesto Fijo (SBPF), y a la Selección Basada en el Menor
Costo (SBMC).
Del mismo modo, las pautas para la evaluación de las propuestas de precio que se
desarrollarán son plenamente aplicables a la Selección Basada en la Calidad y el Costo
(SBCC), la Selección Basada en Presupuesto Fijo (SBPF), y la Selección Basada en el
Menor Costo (SBMC).
Sin embargo, los procedimientos que se describirán a continuación no se aplican a la
Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores (SCC) y Selección Directa (SD),
aunque si pueden servir de una guía general para la revisión de las propuestas recibidas en
el marco de esos procesos de selección.

La evaluación de las propuestas se debe llevar a cabo en dos etapas.

44
En efecto, en una primera etapa se evalúa la propuesta técnica y en una segunda etapa, la
propuesta de precio o financiera.

2. Procedimiento de evaluación de las propuestas técnicas

2.1. Consideraciones generales

Las propuestas técnicas para servicios de consultoría son un producto intelectual y su

evaluación debe basarse en el juicio profesional individual y no debe ser reducida a un
ejercicio puramente aritmético.

Por otra parte, la evaluación se debe llevar a cabo de plena conformidad con las
disposiciones de la Solicitud de Propuestas, en especial en base a los criterios y subcriterios
de selección y los Términos de Referencia.

La Comisión Evaluadora debe evaluar cada propuesta técnica teniendo en cuenta varios
criterios, tal como se hicieron constar en la Solicitud de Propuestas.

Los criterios a considerar se referirán a:

(a) la experiencia relevante del consultor en relación con la tarea asignada;

(b) la calidad de la metodología propuesta;

(c) las calificaciones profesionales del personal clave propuesto;

(d) la transferencia de conocimientos, si así se establece en los Términos de Referencia; y

(e) en la medida en que se incluya a nacionales entre el personal clave que desempeñará el
trabajo.

Se calificará cada criterio conforme a una escala de 1 a 100 y luego se ponderará cada
calificación, lo que dará un puntaje. Las siguientes ponderaciones son indicativas, y pueden
ajustarse en la Solicitud de Propuestas para ciertas circunstancias específicas y deben estar
dentro de los rangos indicados más adelante.

Las ponderaciones propuestas se darán a conocer específicamente en la Hoja de Datos.

Los rangos son los siguientes, tal como surgen expresamente de las Políticas:

45
Experiencia específica del consultor: 0 a 10 puntos

Metodología: 20 a 50 puntos

Personal clave: 30 a 60 puntos

Transferencia de conocimientos11: 0 a 10 puntos

Participación de nacionales12: 0 a 10 puntos

Total: 100 puntos

El Prestatario dividirá estos criterios en subcriterios en la Solicitud de Propuestas y así

deberá evaluarlo la Comisión Evaluadora. (Por ejemplo, en el caso del criterio de la
metodología, los subcriterios podrían ser innovación y nivel de detalle).

En este orden de ideas, al momento de confeccionar la Solicitud de Propuestas se debe

lograr un adecuado equilibrio entre los extremos identificados con un excesivo
reglamentarismo y con una absoluta discrecionalidad. En efecto, por un lado se deben
utilizar los subcriterios que sean indispensables para que las pautas de evaluación no sean
arbitrarias y por el otro se recomienda no utilizar listas excesivamente detalladas de
subcriterios que puedan hacer de la evaluación un procedimiento mecánico en vez de una
evaluación profesional de las propuestas.

En lo que atañe a la ponderación, se puede asignar un valor relativamente pequeño a la

experiencia específica pues este criterio ya se ha tenido en cuenta al incluir al consultor en
la lista corta. Se asignará una ponderación mayor al criterio de metodología cuando se trate
de servicios más complejos (por ejemplo, estudios multidisciplinarios de factibilidad o de
gestión).

11
La transferencia de conocimientos puede ser el objetivo principal de algunos servicios; en esos casos, debe
indicarse en los TR y, con la aprobación previa del Banco, se le podrá asignar una ponderación mayor que
denote su importancia.
12
Según se desprende del número de nacionales que forman parte del personal clave presentado por firmas
extranjeras y nacionales.

46
Por otra parte, en lo que atañe al personal propuesto, se recomienda precisar en la Solicitud
de Propuestas que la evaluación se realice únicamente respecto del personal clave, debido a
que este último es el que determina en definitiva la calidad del desempeño del consultor y
se deberá asignar una ponderación mayor a este criterio si los servicios propuestos son
complejos.

Como se indicó al tratar el rol de la Comisión Evaluadora, ésta al examinar la información

sobre las calificaciones y la experiencia del personal clave propuesto que figura en sus
Currículum Vitae (CV), deberá cerciorarse de que estos son fidedignos y completos, y que
estén suscriptos por el consultor individual propuesto y un funcionario autorizado de la
firma de consultoría. Incluso puede la Comisión Evaluadora, de considerarlo pertinente,
verificar la autenticidad de la información (mediante llamadas telefónicas,
videoconferencia, correos electrónicos, etc.) de cada uno de los profesionales propuestos.

Se calificará al personal clave de acuerdo a los tres subcriterios siguientes, siempre que
sean aplicables a los servicios y así se encuentre estipulado en la solicitud de propuestas:

(a) calificaciones generales: educación general y capacitación, años de

experiencia, cargos desempeñados, tiempo de permanencia como personal
de la firma de consultores, experiencia en países en desarrollo, y otros
similares;

(b) idoneidad para los servicios: educación, capacitación y experiencia en el

sector específico, en el campo profesional, en el tema de los servicios y otros
aspectos concretos de importancia para los servicios de que se trate; y

(c) experiencia en la región: conocimiento del idioma o dialecto local, la

cultura, el sistema administrativo, la organización del gobierno, y otros
similares.

Para una adecuada evaluación de las propuestas y aplicación de los criterios y subcriterios
de selección, los miembros de la Comisión Evaluadora deberán leer primero todas las
propuestas, pues este primer examen les permitirá determinar si las mismas están libres de
omisiones sustanciales o desviaciones de los términos de referencia o de otros requisitos

47
esenciales de la Solicitud de Propuestas. También permitirá a los integrantes de la
Comisión Evaluadora valorar la claridad de las propuestas e identificar los aspectos que
requieren un análisis o estudio profundo durante la evaluación.

La Comisión Evaluadora podrá solicitar aclaraciones o subsanaciones para mejor evaluar,

tal como se indicó en la Parte II de estas guías.

Posteriormente se debe proceder a la evaluación de las propuestas mediante la aplicación de

los criterios y subcriterios previstos, las que deberán ser juzgadas por sus propios méritos y
no mediante la comparación entre las propuestas presentadas. Es decir que la Comisión
Evaluadora debe evaluar cada propuesta sobre la base de la calidad técnica con que ésta
responda a los Términos de Referencia. Una evaluación comparativa de los criterios y
subcriterios podría dar como resultado la selección de una propuesta muy pobre, cosa que
no sucederá con una evaluación de la calidad en términos absolutos contra los criterios y
subcriterios establecidos en la solicitud de propuestas.

Finalmente, una propuesta se debe considerar inadecuada y debe ser rechazada en esta
etapa si no responde a aspectos importantes de los Términos de Referencia o cuando no
alcance el puntaje técnico mínimo especificado en la Solicitud de Propuestas.

Los encargados de evaluar las propuestas técnicas no deben tener acceso a las propuestas de
precio hasta que el proceso de evaluación técnica no haya concluido, incluyendo cualquier
revisión por parte del Banco y de corresponder, la no objeción haya sido emitida.

2.2. Evaluación de las propuestas. Sistema de puntaje

Como se indicó más arriba, la evaluación debe basarse en el juicio profesional individual de
cada integrante de la Comisión Evaluadora por lo que cada uno de ellos debe realizar su
propia evaluación y volcar la misma en hojas de calificación individual de cada propuesta y
luego la Comisión Evaluadora, en pleno, deberá volcar en el informe de evaluación el
puntaje promedio de los puntajes asignados por cada profesional a cada una de las
propuestas.
48
En el caso de la Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC), la Selección Basada en
Presupuesto Fijo (SBPF), y la Selección Basada en el Menor Costo (SBMC), los oferentes,
cuyas propuestas técnicas alcancen el puntaje mínimo establecido en la solicitud de
propuestas pasarán a una segunda etapa, de evaluación del precio.

En el caso de la Selección Basada en la Calidad (SBC) solo se continuará con la evaluación

del precio de la propuesta que obtenga el mejor puntaje.

2.3. Informe de evaluación de la propuesta técnica

Al final del proceso, la Comisión Evaluadora debe preparar un informe o reporte de

evaluación técnica acerca de la “calidad” de las propuestas “Informe de Evaluación
Técnica” (IET), utilizando los formularios de evaluación recomendados por el Banco. En
dicho informe de evaluación técnica, la Comisión Evaluadora debe registrar la puntuación
de cada criterio y subcriterio, y explicar el porqué de cada una de sus recomendaciones.

Además, en el informe se deben describir las fortalezas y debilidades de cada una de las
propuestas, así como las desviaciones que puedan tener respecto de los Términos de
Referencia y realizar un comentario acerca de su aceptabilidad.

Todos los registros referentes a la evaluación, tales como las hojas de calificación
individual de cada propuesta, se deben conservar hasta que el proyecto se termine y se haya
realizado la auditoría correspondiente y hasta el período establecido en los contratos de
préstamo o en otro documento anejo.

En el caso de contratos sujetos a revisión ex-ante, el Prestatario debe someter el informe de

evaluación para la revisión del Banco y así obtener la “no objeción” correspondiente antes
de notificar los resultados de la evaluación y proceder a la apertura de las propuestas de
precio de las firmas que calificaron técnicamente.

2.4. Notificación a los consultores

49
Si bien todo el proceso de evaluación es confidencial, y la información relativa a la
evaluación de las propuestas y a las recomendaciones sobre adjudicaciones no se debe dar a
conocer a los consultores que presentaron las propuestas ni a otras personas que no tengan
participación oficial en el proceso, en esta etapa -en los supuestos de SBCC, SBPF, SBMC-
el Prestatario luego de obtenida la no objeción, en los casos de procesos sujetos a revisión
ex ante, debe notificar el puntaje técnico a los consultores que hayan presentado propuestas
y debe notificar también a los consultores cuyas propuestas no obtuvieron la calificación
mínima necesaria o que no se ajustaron a la Solicitud de Propuestas o a los Términos de
Referencia, con la indicación de que sus propuestas de precio les serán devueltas sin abrir
después de concluido el proceso de selección. Asimismo se debe notificar simultáneamente
a los consultores que hayan obtenido la calificación mínima necesaria e indicar la fecha,
lugar y hora que se hayan fijado para abrir las propuestas de precio. La fecha de apertura
debe establecerse con el tiempo suficiente que permita a los consultores hacer los arreglos
necesarios para asistir a la apertura de propuestas.

En el caso de la Selección Basada en la Calidad (SBC), si se ha pedido a los consultores

que presenten inicialmente propuestas de precio junto con las propuestas técnicas, se debe
proceder de igual modo con el fin de asegurarse de que solo se abrirá el sobre con los
precios de la propuesta técnica mejor calificada y que los demás sobres serán devueltos sin
abrir, después de que las negociaciones hayan concluido exitosamente. En caso que no se
haya solicitado la presentación de ambas propuestas de manera simultánea, además de la
notificación del resultado de la evaluación técnica se debe solicitar al consultor mejor
calificado que presente una propuesta de precio.

3. Procedimiento de evaluación de las propuestas de precio

Una vez abiertas las propuestas de precio, conforme lo establecido en el numeral 2.2.2 de
estas guías la Comisión Evaluadora las debe examinar enseguida.

Si hay errores aritméticos, éstos deben corregirse. Con el fin de comparar las propuestas,
los costos deben convertirse a una sola moneda escogida por el Prestatario (moneda del país
del Prestatario o una divisa plenamente convertible) según lo indicado en la solicitud de
propuestas. El Prestatario debe hacer esta conversión de las ofertas de precio efectuadas en

50
distintas monedas utilizando los tipos de cambio vendedor de una fuente oficial en caso que
las cotice (como por ejemplo el Banco Central) o por un banco comercial o un periódico de
circulación internacional para transacciones similares. En la Solicitud de Propuestas se debe
especificar la fuente y fecha del tipo de cambio que se utilizarán para la conversión, a
condición de que dicha fecha no preceda en más de cuatro semanas a la fecha establecida
como límite para la presentación de propuestas, ni sea posterior a la fecha original prevista
para el vencimiento del período de validez de la propuesta.

Para propósitos de evaluación, se deben excluir del precio a) los impuestos nacionales
indirectos identificables tales como el impuesto a las ventas, impuestos al consumo (Todos
los impuestos indirectos exigidos en las facturas del contrato a nivel nacional, provincial y
municipal) y que apliquen al Contrato, y b) los impuestos locales aplicables a las
remuneraciones de los profesionales no residentes en el país del Prestatario que se deban
pagar al mismo.

El precio debe incluir la remuneración total del consultor y otros gastos, tales como viajes,
traducciones, impresión de informes y gastos administrativos.

En el caso de la Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC), se puede asignar un

puntaje financiero de 100 a la propuesta de costo más bajo y otorgar a las demás propuestas
puntajes financieros inversamente proporcionales a sus respectivos precios. Como alternativa, se
pueden asignar calificaciones directamente proporcionales al precio u otra metodología. En la
solicitud de propuestas se debe detallar la metodología que se utilice.

4. Procedimiento de evaluación combinada para el método de SBCC

El puntaje total se debe obtener sumando los puntajes ponderados relativos a la calidad y el
costo. El factor de ponderación del “costo” se debe elegir teniendo en cuenta la
complejidad de los servicios y la importancia relativa con respecto a la calidad. Salvo
supuestos especiales, la ponderación asignada al costo puede ser de 20 o de 30 puntos de un
puntaje total de 100. Las ponderaciones propuestas para la calidad y el costo se deben
indicar en la solicitud de propuestas.

51
Se debe invitar a negociaciones a la firma que obtenga el puntaje total más alto13.

5. Informe Final de Evaluación

Al evaluar las propuestas de precio el Comité de Evaluación realizará el informe final de

evaluación para lo cual completará los formularios aplicables según el método de selección
utilizado. Se recomienda el uso del Formulario de Evaluación de Propuestas, suministrado
por el Banco.

En los casos de procesos sujetos a revisión ex ante, el informe final de evaluación suscripto
por el Comité de Evaluación, junto con el nombre de la firma que se propone como
ganadora y la indicación de que se la invitará a negociar un contrato, deberán ser remitidos
al BID para su conocimiento antes de iniciar las negociaciones.

El envío es meramente informativo. Tan pronto se haya enviado el informe al Banco se

podrá notificar a la firma que haya recibido la calificación más alta en la evaluación final la
intención de adjudicarle el contrato y se la invitará a iniciar la negociación, sin que sea
necesario esperar la respuesta del Banco al informe final.

6. Rechazo de todas las propuestas

El rechazo por el Prestatario de la totalidad de las propuestas solo se debe considerar

justificado si todas ellas son improcedentes y ninguna responde a los requerimientos, ya sea
porque presentan deficiencias importantes en lo que respecta al cumplimiento de los
términos de referencia o porque su costo es considerablemente superior a la estimación
inicial. En este último caso y en consulta con el Banco, se debe investigar la factibilidad de
aumentar el presupuesto o de reducir el alcance de los servicios de la firma. En contratos

13
En los otros métodos de selección en los que no se realiza evaluación combinada se procede como sigue:
SBC: se identifica la propuesta mejor evaluada y a ésta se la invita a negociar un contrato, SBPF: se
identifica a la firma con la propuesta técnica mejor evaluada y que presentó una propuesta de precio igual o
menor al presupuesto referencial, y a esta se la invita a negociar un contrato y SBMC: se identifica a la firma
que, habiendo alcanzado o superado el puntaje mínimo, presentó el precio más bajo y a esta se la invita a
negociar el contrato.

52
sujetos a revisión previa, antes de rechazar todas las propuestas e invitar a presentar nuevas
propuestas, el Prestatario debe notificar al Banco, indicándole las razones del rechazo de
todas las propuestas, y debe obtener la “no objeción” del Banco antes de proceder al
rechazo de las propuestas y a la iniciación del nuevo proceso. El nuevo proceso puede
incluir la modificación de la Solicitud de Propuestas (incluso de la lista corta) y el
presupuesto. Las modificaciones deben ser convenidas con el Banco.

7. Negociación y adjudicación del contrato

7.1. Preparación de las negociaciones

El objetivo de las negociaciones es llegar a un contrato mutuamente satisfactorio entre el

Prestatario y el consultor seleccionado. Las partes discutirán la propuesta técnica
presentada por el consultor, deben acordar el alcance de los trabajos y todos detalles
relacionados, concertar las condiciones financieras y acordar en definitiva las condiciones
contractuales. El resultado de dicha negociación será un borrador de contrato que proteja,
de manera equitativa, los intereses de ambas partes.

Como se indicó, en la Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC) el Prestatario

notifica por escrito al consultor cuya propuesta haya obtenido el puntaje combinado más
alto y la invita a participar de las negociaciones. El Prestatario debe indicar en su
notificación la fecha y hora fijada para llevar adelante las negociaciones, y las cuestiones y
comentarios sobre la propuesta del consultor para que éste pueda preparar una respuesta y
hacer los arreglos necesarios.

Para participar en las negociaciones, el Prestatario debe designar a un equipo cuyos

miembros estén familiarizados con los términos de referencia, la propuesta del consultor,
los comentarios y recomendaciones realizados por la Comisión Evaluadora en los informes
de evaluación técnica y financiera (es recomendable que al menos un integrante de la
Comisión Evaluadora participe de las negociaciones) y todo otra circunstancia que haya
sido objeto de estudio o discusión por parte del Prestatario.

53
Para los procesos de selección donde las negociaciones de precio incluyen todas las
remuneraciones y otros gastos del consultor (es decir en la SD, SCC y en la SBC), el
equipo de negociación del Prestatario debe obtener información sobre las remuneraciones
de mercado (y de contratos similares) y salarios que percibe el personal del consultor para
una adecuada negociación, con el propósito de asegurar la calidad de los productos y de los
servicios a recibir.

Por otra parte, es recomendable que cada parte designe un jefe negociador.

7.2. Aspectos sujetos a negociación

Las negociaciones deben incluir la discusión de temas relacionados con los Términos de
Referencia, la metodología, la composición del equipo de personal, los insumos que
aportará el Prestatario y las condiciones especiales del contrato.

Los acuerdos que se tomen sobre estos temas no deben alterar sustancialmente los
Términos de Referencia iniciales ni los términos del contrato, de tal manera que no se
afecten la calidad del producto final, su costo y la validez de la evaluación inicial. No se
deben efectuar reducciones importantes de los insumos de los servicios con el solo
propósito de ajustarse al presupuesto. Los Términos de Referencia definitivos y la
metodología convenida deben incorporarse en la sección “Descripción de los Servicios”,
que formará parte del contrato.

7.3. Esquema de negociación

La negociación de contrato para servicios pequeños o sin complejidad puede demandar un

período de uno o dos días. Si los servicios son importantes en tamaño o tienen mucha
complejidad, la etapa de negociación puede llevar hasta una semana y aún más tiempo, por
lo que dependiendo de las circunstancias, las negociaciones pueden ser divididas en
diferentes etapas o fases.

54
El Prestatario debe preparar un cronograma de negociación que contemple las distintas
etapas o fases en que considere que se debe desarrollar la negociación, la que podrá ser
adecuada de conformidad con las inquietudes que pueda presentar el consultor. Por otra
parte, también el Prestatario es quién debe preparar las actas o minutas de las
negociaciones, aunque su contenido será consensuado con la contraparte, y se ira
plasmando en ellas el progreso de las negociaciones y los acuerdos parciales a los que se va
arribando.

Cuando el precio no es un factor de selección y el Prestatario tiene motivos para creer que
las tarifas de personal propuestas por los consultores son significativamente mayores a las
de mercado, el Prestatario podrá solicitar que los consultores proporcionen registros
financieros o administrativos que justifican tales tarifas.

Si el período de validez de las propuestas está a punto de caducar, el Prestatario debe pedir
a todos los consultores una prórroga o extensión. En este caso, los consultores podrán
proponer modificaciones de personal sin necesidad de cambiar la tarifa propuesta o podrán
retirar su propuesta. Sin embargo, el personal propuesto solo podrá sustituirse por otro
profesional que posea igual o mejor calificación que el sustituido (este nuevo profesional
debe evaluarse utilizando los mismos criterios y puntos especificados en la convocatoria y
debe recibir igual o mayor puntaje).

Si este no fuera el caso y si se determina que en la propuesta se ofrecieron servicios de

personal clave sin haber confirmado su disponibilidad, el Prestatario puede descalificar a la
firma y continuar el proceso con la siguiente firma mejor calificada.

7.4. Límites de la negociación

La propuesta constituirá la base para las negociaciones del Contrato y, eventualmente, para
la suscripción del Contrato con el Consultor seleccionado.

Las negociaciones deben comenzar teniendo en cuenta los comentarios, sugerencias y

requerimientos realizados por la Comisión de Evaluación sobre los informes de evaluación

55
técnica y financiera y las precisiones que pueda haber efectuado la autoridad que debe
decidir.

Se discuten los aspectos técnicos (enfoque, metodología, plan de trabajo y personal) para
conciliar la propuesta del consultor y las necesidades del Prestatario. Las negociaciones
técnicas no pueden afectar la calidad de los servicios ofrecidos de forma tal que afecte a la
puntuación de la propuesta técnica y cambie el orden de mérito. La propuesta económica
(incluyendo las tarifas de remuneración cuando el precio no ha sido un factor de selección)
también puede ser negociada, y por ende ello también podría impactar sobre el puntaje
obtenido, pero en ningún caso podría alterarse el orden de mérito establecido.

En lo que respecta a la negociación de la calidad de la propuesta técnica, cuando ella fue el

principal factor en el ranking de consultores, se debe tener en cuenta que ella no puede ser
modificada con la sola finalidad de bajar el precio y tampoco se puede variar
sustancialmente su alcance con la misma finalidad, ya que de lo contrario se estaría
cambiando la oferta que sirvió de evaluación y la razón por la cual esa propuesta logró el
mejor puntaje y en definitiva se desvirtuaría la razón de ser y la lógica del procedimiento de
selección.

En lo que atañe a las negociaciones financieras, también existen límites. La finalidad de las
negociaciones financieras es lograr coherencia entre la calidad y el precio de los servicios
que ofrece y no solo lograr una reducción injustificada o irrazonable del precio.

Cuando el método de selección incluye el precio como un factor de evaluación, es decir en

los casos de Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC), la Selección Basada en
Presupuesto Fijo (SBPF), y la Selección Basada en el Menor Costo (SBMC), solamente en
supuestos excepcionales se pueden negociar los honorarios del personal; por ejemplo, si los
honorarios propuestos son más altos que los que normalmente proponen los consultores en
contratos similares, es decir de los de mercado. Si el precio es de mercado, entonces no se
podrá negociar pues no existiría ningún justificativo para solicitar una reducción, pero si
puede ser objeto de negociación la ganancia que podría percibir el consultor sobre esa
tarifa.

56
Sin embargo, la prohibición de negociar las tarifas u honorarios de personal en estos casos,
no elimina el derecho del contratante de solicitar aclaraciones y, si los honorarios son muy
altos, solicitar un cambio en dichos honorarios, una vez que se haya consultado
previamente con el Banco.

En el caso de Selección Basada en el Menor Costo (SBMC), si bien las negociaciones

también deben centrarse en aspectos técnicos, se puede aceptar un aumento de precios
relacionadas con mejoras técnicas a condición de que la propuesta siga siendo la menos
costosa.

Los gastos reembolsables tampoco se negocian ya que se pagarán contra gastos reales
incurridos previa presentación de los comprobantes correspondientes y, por lo tanto, no
están sujetos a negociación. Sin embargo, si el contratante quiere definir previamente
niveles máximos a precios unitarios en ciertos gastos reembolsables (como son los gastos
de viaje y las tarifas de hotel), en la Solicitud de Propuestas indicará la información sobre
los niveles máximos de las tarifas o se definirá una tarifa de subsistencia diaria.

7.5. Negociación de aspectos técnicos

Las negociaciones técnicas pueden llevar a la reducción del precio sin que ello altere la
calidad o el alcance de los servicios, buscando un uso más eficiente del personal propuesto
para reducir el esfuerzo de meses de personal (por ejemplo, una mejor asignación de tareas
a expertos clave en el plan de trabajo) o una programación más eficiente de las actividades
o mediante la simplificación de la metodología propuesta, o a través de una combinación de
ambos.

El Consultor invitado a negociar deberá confirmar la disponibilidad de todo el personal

profesional clave incluido en la propuesta como prerrequisito de las negociaciones, o, si
fuere el caso, su reemplazo. El hecho de no confirmar la disponibilidad del personal
profesional clave podrá resultar en que la propuesta del consultor sea rechazada y que el
Prestatario proceda a negociar el contrato con el consultor que tenga el siguiente mejor
puntaje.

57
No obstante lo anterior, la sustitución de determinado personal profesional clave será
admitida únicamente debido a circunstancias que fueran imprevisibles o escapen de un
control razonable del consultor, como por ejemplo la muerte o la incapacidad médica de un
profesional clave propuesto. En tal caso, el consultor deberá ofrecer un experto clave
sustituto dentro del periodo que se indica en la carta de invitación para negociar el
Contrato, quien deberá tener calificaciones y experiencia equivalentes o mejores que las del
candidato original. Para determinar las calificaciones se utilizarán los mismos criterios y
subcriterios previstos en la solicitud de propuestas que sirvió de base para la evaluación del
profesional sustituido. Si el sustituto tiene calificaciones superiores, ello no dará derechos
al consultor a una mayor remuneración.

En la discusión de la organización y dotación de personal, se deben obtener aclaraciones

sobre el papel o rol de cada personal clave del equipo del consultor.

Como resultado de las negociaciones o discusiones técnicas, los términos de referencia

serán revisados o adecuados para incluir cualquier modificación acordada respecto del
alcance de los trabajos y los términos de referencia finales, es decir los negociados,
sustituirán a los términos de referencia contenidos en la solicitud de propuestas.

También formará parte del contrato la metodología y plan de trabajo acordado, incluyendo
el calendario de actividades con la lista de documentos a ser entregados por el consultor y
el programa de dotación de personal.

Igualmente será objeto de revisión y en todo caso de aclaración, el alcance de las

instalaciones y personal de contraparte que se comprometió a aportar el Prestatario en la
Solicitud de Propuestas. Dicho compromiso se deberá precisar en el contrato.

7.6. Negociación de aspectos económicos-financieros

58
La propuesta de precio o propuesta financiera se negocia en base a la lista de entregables, el
alcance y plan de los trabajos y el esfuerzo de meses de personal propuestos por el
consultor, incluyendo las modificaciones acordadas durante las negociaciones técnicas.

Los temas a discutir durante las negociaciones financieras pueden ser limitados según el
método de selección adoptado (es decir, varían según si el precio es o no un factor de
selección) y las disposiciones de pago de acuerdo al tipo de contrato (si el contrato es
basado en el tiempo o a precio alzado).

En este sentido, tal cómo se explicitó anteriormente, cuando el método de selección incluye
el precio como un factor de evaluación, es decir en los casos de Selección Basada en la
Calidad y el Costo (SBCC), Selección Basada en Presupuesto Fijo (SBPF) y Selección
Basada en el Menor Costo (SBMC), la negociación del costo de tarifas o remuneración no
está permitida (salvo que se encuentre fuera de precios de mercado). Sin embargo, los
costos totales a veces pueden reducirse mediante la adopción de soluciones más eficientes
(por ejemplo, tener teleconferencias en lugar de reuniones presenciales).

Cuando el precio no es un factor de selección, es decir en el método de Selección Basada en

la Calidad (SBC), Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores (SCC) o
Selección Directa (SD) las negociaciones de precio incluyen negociaciones de todas las
remuneraciones y otros gastos del consultor.

Otro aspecto a tener en cuenta es el tipo de contrato a suscribir.

En los Contratos de Suma Global (CSG) los pagos se basan en la entrega de resultados (o
productos) y el precio ofrecido incluye todos los costos que demanda su entrega (tiempo del
personal, gastos generales, viajes, gastos de hotel, etc.), y los Apéndices del contrato solo
indican las tarifas unitarias del personal y el detalle de los gastos reembolsables utilizados
por el consultor para determinar la remuneración por cualquier servicio adicional más allá
del alcance acordado de trabajo (por ejemplo, una ampliación). Si el método de selección
incluye costo como factor en la evaluación, no se negociará el precio total indicado en la
propuesta de precio.

59
En cambio, el caso de Contratos por Tiempo Trabajado (CTT), el pago se fundamenta en
aportes de la firma por tiempo trabajado de su personal y gastos reembolsables, y el precio
ofrecido solo debe incluir los honorarios del personal y un estimado de los gastos
reembolsables. En este supuesto, el trabajo se cobra de acuerdo a tarifas de personal
mensual, diario o por hora, que deben indicarse claramente en el contrato para evitar
malentendidos durante la implementación y llevar un correcto control. Si el precio fue un
factor de evaluación, no se harán negociaciones de tarifas unitarias, salvo que sean más
altas que las de mercado. En tal caso, se deberán solicitar aclaraciones y, si los precios son
muy altos, solicitar cambiar las tarifas luego de consultas con el Banco. Por otra parte, los
gastos reembolsables no están sujetos a negociación, ya que se pagarán contra gastos reales
y previa presentación de los comprobantes correspondientes.

Por otra parte, la Solicitud de Propuestas Estándar del Banco contiene un apéndice destinado
a orientar a las partes para llevar adelante la revisión de las tarifas de remuneración (es el
Apéndice A. Negociaciones Finales – Desglose de Tarifas de Remuneración) y un
formulario denominado de Muestra.

En el referido Formulario de Muestra se deben completar rubros tales como nombres del
personal clave, cargos sociales y gastos administrativos, tarifa de remuneración básica por
mes/día/año de trabajo, utilidad, viáticos, tarifa fija propuesta por mes/día/hora de trabajo.
Además el consultor debe realizar determinadas declaraciones respecto de la información
indicada y acompañar copias correctas de los últimos comprobantes de pago de los
profesionales que figuran en la lista.

Si la Solicitud de Propuesta solicita únicamente la presentación de una propuesta técnica, el

Formulario de Muestra es utilizado por el Consultor seleccionado para preparar las
negociaciones del Contrato. Si la Solicitud de Propuesta solicita la presentación de la
propuesta de precio, se deberá completar el Formulario de la Muestra y adjuntarlo como
parte de su propuesta.

Las hojas de desglose acordadas en las negociaciones formarán parte del contrato
negociado y se incluirán en este Apéndice del mismo.

60
En dicho apéndice se indican que las tarifas de remuneración están conformadas por salario
o por una comisión básica, gastos sociales, gastos administrativos, utilidades y cualquier
prima o viático que se pague por concepto de trabajos fuera de la sede o de la oficina base y
se define cada uno de esos rubros.

Además, se indica que al momento de las negociaciones, la firma deberá estar preparada
para divulgar sus estados financieros auditados de los últimos tres años que justifiquen sus
tarifas, y aceptar que sus tarifas propuestas y otros aspectos financieros sean objeto de
revisión.

Por otra parte, en el curso de las negociaciones se debe incluir la aclaración de las
obligaciones tributarias del consultor en el País del Prestatario y la forma en que la misma
deba figurar en el Contrato.

Los plazos, importes, calendario de pagos y tasa de interés que debe abonar el Prestatario
también deben ser definidos durante las negociaciones e incluidos en las condiciones
especiales del contrato si no fueron definidas en la Solicitud de Propuestas.

También puede ser objeto de negociación, la fórmula de actualización del precio que se
prevea utilizar para contratos superiores a los 18 meses o en circunstancias económicas
especiales, como puede ser por ejemplo una alta tasa de inflación. En efecto, en caso que
los índices que se prevean utilizar no sean representativos de algunos costos, las partes
pueden acordar la utilización de aquellos que reflejen mejor los componentes del precio del
contrato.

Finalmente, los impuestos locales indirectos (no sólo los que fueron indicados por el
Consultor) y excluidos del precio a los efectos de la evaluación deben ser analizados, y de
corresponder, se agregarán al monto del Contrato como un renglón separado, indicando
también cuáles de esos impuestos serán pagados por el Consultor y cuáles serán retenidos y
pagados por el Prestatario en nombre del Consultor.

61
 7.7. Negociación de las condiciones contractuales

Las partes también deben negociar las cláusulas del Contrato. Las Condiciones Generales
del Contrato (CGC) y Condiciones Especiales del Contrato (CEC) deben ser revisadas para
asegurarse que las partes entiendan los términos y condiciones contractuales y que el
mismo refleje fiel y claramente el acuerdo alcanzado.

Sin embargo, las Condiciones Generales del Contrato (CGC) no se pueden modificar y por
lo tanto no son objeto de negociación. Solo las Condiciones Especiales del Contrato (CEC)
están sujetas a negociación, pero si éstas ya se han completado antes de que el consultor
presente su propuesta, las negociaciones deben limitarse a las necesidades específicas y
justificadas del Consultor y no pueden ser objeto de modificación en beneficio del
Consultor ni del Prestatario.

Las negociaciones del contrato deben finalizar con la rúbrica o iniciales al borrador del
Contrato y sus anexos.

El proyecto de contrato debe incluir todos los Apéndices requeridos por el formulario de
contrato aplicable, los que deben proporcionar la siguiente información:

 Los Términos de Referencia negociados, incluyendo el alcance del trabajo, la

metodología, organigrama y programa de actividades indicando las fechas de inicio,
finalización y la realización de las diversas tareas intermedias. Informes que debe
presentar el consultor, frecuencia, contenido, fechas de presentación y
procedimientos de aprobación;
 Descripciones de personal clave y el programa de asignación del personal;
 Lista de servicios, instalaciones y personal de contraparte que aportará el
Prestatario, con indicación del momento en que los proveerá y su duración;
 Los apéndices referidos a la estimación de Costo de Remuneración y de Gastos
Reembolsables;
 Los Formularios de Garantía de Pagos Anticipados, en caso que se prevean en el
contrato; y

62
  Programa detallado de capacitación (si se trata de una tarea requerida en los
términos de referencia).

7.8. Conclusión de las negociaciones y adjudicación

Las negociaciones concluirán con una revisión del contrato preliminar, el cual será
rubricado por el Prestatario y por el representante autorizado del Consultor.

Si las negociaciones fracasan, el Prestatario informará al Consultor por escrito todos los
aspectos pendientes y desacuerdos, y dará al Consultor una oportunidad final para
responder. Si el desacuerdo persiste, el Prestatario terminará las negociaciones e informará
al Consultor las razones para hacerlo.

Una vez que obtenga la no objeción del Banco (en el caso de contratos sujetos a la revisión
ex-ante), el Prestatario invitará al Consultor cuya propuesta haya recibido el siguiente
puntaje más alto para negociar el Contrato.

Una vez iniciadas las negociaciones con la siguiente firma mejor clasificada, el Prestatario
no debe abrir nuevamente las negociaciones anteriores.

Después de que las negociaciones hayan finalizado exitosamente, y que el Banco haya
emitido su “no objeción” al contrato negociado y rubricado (en el caso de contratos sujetos
a la revisión ex-ante), el Prestatario adjudicará y firmará el contrato y notificará con
prontitud a las demás firmas incluidas en la lista corta que sus propuestas no fueron
seleccionadas.

Una vez adjudicado el contrato, el Prestatario debe publicar en el sitio de Internet del
United Nations Development Business (UNDB online), en el sitio de Internet del Banco y,
si corresponde, en el sitio de Internet único oficial del país, la siguiente información: (a) los
nombres de todos los consultores que presentaron propuestas; (b) el puntaje técnico
asignado a cada consultor; (c) los precios evaluados de cada consultor; (d) el puntaje final
asignado a los consultores; y (e) el nombre del consultor ganador, el costo, duración y un

63
resumen del alcance del contrato. Esta información debe ser enviada a todos los consultores
que hayan presentado propuestas.

64
 PARTE V

COMUNICACIONES. PROTESTAS. REUNION INFORMATIVA.

1. Introducción

En el marco de un proceso de selección en general y durante el proceso de evaluación en

particular pueden existir circunstancias que determinen que quienes tienen interés en
participar en él o hayan presentado ofertas, deseen comunicarse con el Banco o con el
Organismo Ejecutor (OE), sea para realizar una queja o protesta o para conocer las razones
por las cuales su oferta no fue calificada.

En esta parte de las Guía se explica cómo se canalizan las comunicaciones, el tratamiento
que se le da a las protestas o quejas que se presenten y como debe procederse si un oferente
requiere explicaciones de por qué su oferta no fue seleccionada.

2. Comunicaciones entre oferentes y el Banco: su tratamiento por parte del Banco.

Los oferentes no tienen vinculación alguna con el Banco, solo se vinculan con el
Organismo Ejecutor (OE) de un Proyecto en el marco de un proceso de selección
determinado.

La responsabilidad por la preparación y ejecución del Proyecto y, por consiguiente, por la

selección del consultor, proveedor o contratista, la evaluación de ofertas que estos
presenten y de la adjudicación y posterior administración del contrato es exclusiva del
Organismo Ejecutor del Prestatario, conforme se expuso en el numeral 1.3. de estas guías.

El Banco se limita revisar ex ante o ex post las contrataciones realizada por el OE con el
objeto de cerciorarse a su satisfacción que el proceso de selección se lleve a cabo de
conformidad con las Políticas.

En este marco, los oferentes pueden enviar al Banco copias de su correspondencia con el
OE respecto a problemas y cuestiones que se hayan suscitado entre ambos, o escribir
directamente al Banco cuando el OE no responda prontamente, o cuando tal

65
correspondencia sea una protesta contra el OE14. El tratamiento que el Banco da a estas
comunicaciones es el siguiente:

2.1. Comunicaciones enviadas por posibles oferentes, antes de la fecha límite para
la presentación de las ofertas:

El Banco las envía al OE, cuando sea apropiado, con sus observaciones y recomendaciones
para que el OE tome medidas o las considere en su respuesta.

2.2. Comunicaciones enviadas por los oferentes después de la apertura de las

ofertas:

 Revisión ex post: En el caso de los contratos que no están sujetos a revisión ex-ante
el Banco le envía la comunicación recibida al OE para que éste la considere y tome las
medidas del caso, si hubiere lugar a hacerlo, y éstas son examinadas posteriormente por
funcionarios del Banco o por consultores o a través de las firmas auditoras contratadas para
estos fines como parte de la supervisión del proyecto.

 Revisión ex ante: En el caso de los contratos sujetos a revisión ex-ante, la

comunicación será examinada por el Banco, en consulta con el OE. En caso de necesitarse
información adicional para completar el proceso, ésta será solicitada al OE. Es decir, no
hay comunicación directa con el oferente, si se necesitara información adicional o una
aclaración del oferente, el Banco le pide al OE que la obtenga y que formule sus
observaciones o las incorpore, cuando esto sea apropiado, en el informe de evaluación. El
examen por parte del Banco no se finalizará sino una vez que la comunicación haya sido
examinada y considerada cabalmente.

14
Todas las comunicaciones de ese tipo que sean enviadas al Banco deben dirigirse a la Representación del
Banco en el país del OE con copia a la División de Adquisiciones de Proyectos del Banco en Washington,
DC.

66
 Con excepción de los acuses de recibo, el Banco se abstendrá de toda discusión o
correspondencia con los oferentes durante el proceso de evaluación y examen de las ofertas,
hasta que la adjudicación del contrato haya sido publicada.

3. Tratamiento de protestas presentadas en el marco de un proceso de selección.

i. Definición: Por protesta se entiende una queja presentada por escrito en cualquier
etapa de un proceso específico de selección, inclusive después de la adjudicación del
contrato15, por un oferente o tercero interesado que considere haber sido afectado por las
actuaciones contrarias a las Políticas por parte del Organismos Ejecutor en dicho proceso.

ii. Responsabilidades: Ante la presentación de una protesta asociada a un proceso de

selección determinado, la responsabilidad principal recae sobre el OE quien tiene la
obligación de darle trámite y debida consideración a la queja y responder al protestante en
el marco de las Políticas. El Banco, a través del equipo de proyecto, tiene la responsabilidad
de evaluar la protesta y la respuesta del OE a dicha protesta para verificar que estén
alineadas con las Políticas, pero no emite decisiones sobre la reclamación en particular.

iii. Procedimiento: Los oferentes podrán presentar las protestas directamente ante el
OE o ante el Banco, en cuyo caso éste la hará llegar, inmediatamente al OE para su
tratamiento y respuesta.

iv. Rol del OE: Debe resolver la protesta e informar al Banco conforme se expone más
abajo.

v. Rol del Banco: El Banco se debe abstener de tener comunicaciones directas con los
protestantes, salvo por el acuse recibo que enviará informando del envío de la protesta al
OE. En caso que el Banco estime que la propuesta de respuesta del OE no se ajusta a las
Políticas, deberá solicitar al OE los cambios necesarios para responder la protesta. Si el OE
decide responder a la protesta sin considerar las recomendaciones del Banco, éste podrá
declarar la adquisición no elegible para financiamiento del Banco.

15
La protesta debe versar sobre el proceso de selección y no sobre el contrato en ejecución.

67
vi. Denuncia de Práctica prohibida incluida en las protestas: Cuando el Banco
reciba una protesta, deberá analizar si la protesta incluye denuncias de actos de prácticas
prohibidas, en cuyo caso deberá remitir copia de la protesta a la Oficina de Integridad
Institucional (OII) del Banco para la investigación de la denuncia.

vii. Tratamiento: El tratamiento que se le debe dar a una protesta varía según se haya
previsto revisión ex ante o revisión ex post del proceso de que se trate.

 Revisión ex ante

En los supuestos de revisión ex ante el procedimiento para el tratamiento de la

protesta se define en consideración de la etapa en que se encuentre dicho proceso.

Si, en opinión del Banco la propuesta

de respuesta está de acuerdo con las
Políticas de Adquisiciones, emitirá la
no objeción para que, a su vez, el OE
emita la respuesta al protestante

68
  Revisión ex post

Cuando se reciba una protesta en el marco de un proceso de adquisiciones bajo

supervisión ex post, el OE deberá analizar y responder la protesta en el debido
tiempo y con sujeción a las Políticas. Dicho proceso será identificado por el OE y
por el Banco para ser incluido en la siguiente revisión ex post que esté programada
dentro del plan de supervisión de la operación. En dicha revisión, el Banco
determinará si la protesta fue resuelta de acuerdo con las Políticas o de lo contrario,
si se ha constituido un gasto inelegible para el financiamiento del Banco.
Excepcionalmente, si el Banco conoce de una protesta y ella es de carácter
particularmente grave, el Banco podrá optar por revisar la protesta de manera ex
ante, es decir con anterioridad a que el OE emita su respuesta.

4. Reunión informativa.

Cualquier oferente que desee averiguar las razones por las cuales su oferta no fue
seleccionada, debe solicitar una explicación del OE.

A tal efecto, las Políticas prevén que en la publicación de la adjudicación debe

especificarse este derecho de los oferentes no seleccionados.

Al oferente excluido solo le asiste el derecho a conocer las razones de la exclusión o

declaración de inadmisibilidad de su propia oferta y no puede tomar vista de las
actuaciones ni de las ofertas de sus competidores.

De solicitarse explicaciones, el OE deberá proporcionar oportunamente una explicación

del por qué esa oferta no fue seleccionada, ya sea por escrito o mediante una reunión de
información, o ambas, a opción del Prestatario.

Si el oferente no considera satisfactoria la explicación proporcionada por el OE y desea

una reunión con funcionarios del Banco, deberá dirigirse por escrito a la Representación
que corresponde al país OE con copia a la División de Adquisiciones de Proyectos del

69
Banco en Washington, DC, quien organizará una reunión al nivel y con los funcionarios
apropiados.

En esa reunión se discutirá exclusivamente la oferta del oferente, y no las ofertas de los
competidores.

70
 PARTE VI: ANEXOS

ANEXO I. PASO A PASO

a) Paso a Paso: evaluación de ofertas y negociación de contratos para la

adquisición de bienes y contratación de obras y servicios diferentes a
consultoría.
b) Paso a Paso: evaluación de ofertas y negociación de contratos de
servicios de consultoría para la contratación de firmas consultoras.

ANEXO II: FLUJOGRAMAS

a) Flujograma: evaluación de ofertas para la adquisición de bienes y

contratación de obras y servicios diferentes a consultoría.
b) Flujograma: evaluación de ofertas y negociación de contratos de servicios de
consultoría para la contratación de firmas consultoras.

ANEXO III: MODELOS.

a) Modelos de Acta (registro) de Recepción de Ofertas y Acta de Apertura de

Ofertas (aplicable en procesos de selección para la adquisición de bienes obras y
servicios diferentes a los de consultoría).
b) Modelos de Acta (registro) de Recepción de Propuestas y Actas de Apertura
de Sobres I y II (aplicable en proceso de selección de firmas consultoras).
c) Modelo de Compromiso de confidencialidad, imparcialidad e independencia
(aplicable en procesos de selección para la adquisición de bienes obras y servicios
diferentes a los de consultoría).
d) Modelo de Compromiso de confidencialidad, imparcialidad e independencia
(aplicable en proceso de selección de firmas consultoras).

71
 e) Modelos de cronograma negociación (aplicable en negociación con firmas
consultoras).
f) Modelo de primer minuta de negociación (aplicable en negociación con
firmas consultoras).
g) Modelo de minuta de seguimiento de las negociaciones (aplicable en
negociación con firmas consultoras).

ANEXO IV: FORMULARIOS DE EVALUACIÓN

a) Pautas básicas para el uso del Formulario de Evaluación de Ofertas (aplicable en

procesos de selección para la adquisición de bienes obras y servicios diferentes a los de
consultoría).
b) Pautas básicas para el uso del Formulario de Evaluación de Ofertas (aplicable en
procesos de selección para la contratación de firmas consultoras).
c) Formulario de Evaluación de Ofertas (aplicable en procesos de selección para la
adquisición de bienes obras y servicios diferentes a los de consultoría).
d) Formulario de Evaluación de Ofertas (aplicable en procesos de selección para la
contratación de firmas consultoras).

72