Proyecto final de diagnóstico organizacional

Objetivo:
Es conocer en forma cualitativa y mensurable la realidad de la organización, para tomar
conocimiento de las causas que ocasionan problemas, plantear alternativas de solución a las
restricciones y perfeccionar los aspectos positivos de la gestión, dentro de una metodología
validada técnicamente.

1. Primera etapa

Planeación:
a) Definición del estudio a desarrollar
Llevar a cabo un diagnóstico en la empresa “Toyota” ya que se pretende detectar la
funcionalidad o disfuncionalidad de las líneas de mando encargadas de reclutar al
personal, por ello en este diagnóstico se pretende analizar el proceso de selección
del personal, ya que a través de este elemento se puede garantizar que la
organización obtenga un rotundo éxito, pues cuando se consigue la selección de
candidatos idóneos al puesto requerido, la productividad y la eficiencia de la empresa
estará en aumento.

El proceso de selección consiste en escoger entre los candidatos reclutados los más
adecuados, para ocupar los cargos existentes en la empresa, tratando de mantener
o aumentar la eficiencia y el desempeño del personal, así como la eficacia de la
organización. La selección de personal funciona como un proceso compuesto de
varias etapas o pasos secuenciales que atraviesan los candidatos, y que por tanto
este elemento está al tanto de un personal capacitado y que forma parte propiamente
de la administración que realiza la selección de personal.

b) Diagnostico administrativo
Este diagnóstico tiene lugar en cuatro principios fundamentales:
Planificación; Donde se pretende desarrollar estrategias para llevar a cabo una
mejora en la empresa, a través de la iniciativa, el trabajo en equipo, apoyar y coordinar
el trabajo con los demás participantes, analizar para detectar tendencias, patrones o
relaciones en un conjunto de datos erróneos o inadecuados.
Organización; Crear entornos funcionales, a partir de la asertividad o firmeza donde
se pretende defender ante los demás los intereses y políticas de la organización,
tomando en cuenta la innovación y creatividad para desarrollar formas creativas para
abordar una cuestión o resolver un problema, y el autocontrol para manejar las
propias emociones en situaciones estrés, presión e incertidumbre.
Dirección; Dirigir el trabajo de los demás a través de la flexibilidad.
Control; Controlar el avance del trabajo y los resultados en un tiempo estimado de
seis meses, en donde se permita prever la solución de problemas organizacionales
y ejecutar soluciones efectivas a los problemas de la organización.

c) Elaboración de programación de diagnóstico

Esta planeación la definimos como el desarrollo secuencial de las actividades
encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo
requerido para el desarrollo de una de sus etapas. La finalidad de esta planeación
consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquellos factores que se
quieran y que por ausencia de estos no limiten el curso de acción a seguir en mejora
de los objetivos esperados

● De acuerdo con las características particulares de esta empresa, se definen

las actividades paso a paso, consiguiente de la disponibilidad de horarios para
incorporar cambios y así obtener resultados satisfactorios.
● Finalidad de los trabajos, se busca optimizar el rendimiento independiente del
encargado del selección del personal para el mejor funcionamiento del área
que desarrolla
● Secuencial, en virtud de los trabajadores determinaremos un proceso
ordenado para su desarrollo, basado en tiempos, por lo que estimaremos
precisando la fecha de iniciación y terminación de los mismos
● Personal de intervención, en nuestra selección de personal escogimos a los
más aptos y capacitados para desarrollar este trabajo
● Técnicas a utilizar, evaluando las características particulares de este objetivo,
la capacidad y experiencia del personal que se auxiliara en el desarrollo de los
trabajos para dar mejores resultados
● Materiales, los materiales que se requieran desarrollo de las actividades
requeridas serán explicadas en su tiempo
 d) Aprobación del programa
Para contar con los elementos suficientes para la elaboración de los programas
específicos, es necesario, antes de iniciar, recopilar documentación y recabar
información, a fin de tener conocimiento amplio de la unidad

La información se captará por medio de los manuales de organización y operación,

catálogo de formas, proyectos, fundamento legal que norme y regule el desarrollo del
trabajo.

e) Desarrollo del diagnóstico

Concluida la investigación preliminar en la cual se conocieron las características y
condiciones de la unidad de auditoría, se procederà a un análisis de la información y
documentación recabada, a fin de detectar el/las, área(s) que se puedan representar
alguna problemática y por consecuencia, necesidad de una revisión más detallada o
de mayor profundidad.

El programa específico será elaborado con base en la información obtenida de los

trabajos previos de la auditoría o investigación preliminar, así como por la
determinación de área que requieran una revisión más detallada o profunda

f) Definición del objetivo

Descubrir la funcionalidad operativa administrativa del proceso de selección de

personal, así como sus posibles deficiencias y áreas de oportunidad para trabajar en
estas y llevar a cabo un proceso de selección organizado, transparente y justo que dé
lugar a la contratación de un candidato idóneo al puesto requerido.

g) Alcance específico del diagnóstico

Se pretende diagnosticar el funcionamiento operativo administrativo del proceso de

selección de la empresa mediante la planeación, organización, dirección y control de
este. El análisis de los resultados obtenidos en dicho proceso es entonces relevante
para realizar una mejora en la empresa y llevar así a la selección de candidatos
idóneos. Con un diagnóstico adecuado y mediante un proceso de trabajo en conjunto
en el cual se desarrollen estrategias que involucren iniciativa, creatividad, innovación,
asertividad, trabajo en equipo, etc., se pretende cumplir con el objetivo planteado.

h) Determinación del personal necesario

Para llevar a cabo el proyecto se considera necesario el presente diagnóstico, el cual

permitirá mejorar la funcionalidad del proceso de selección de personal, esto
mediante la utilización de una guía de evaluación que permita realizar un análisis del
funcionamiento en las cuatro área, así como el manejo de gráficas que expongan y
verifiquen los datos de la guia de evaluacion. Posterior al diagnóstico presentado es
necesario un asesor y capacitador especializado en el área de selección del personal
así como una buena coordinación, colaboración y trabajo en conjunto del
departamento de Recursos Humanos, pues estos determinan el proceso necesario y
oportuno para la selección del candidato idóneo.

i) Programación del tiempo estimado

Se estima que el presente diagnóstico, se realizará en 20 días hábiles. (Se anexa
gráfica)

j) Definición de las técnicas y herramientas a utilizar

● Técnicas de investigación: las cuales son un conjunto de procedimientos
metodológicos y sistemáticos cuyo objetivo es garantizar la operatividad del
proceso investigativo. Es decir, obtener mucha información y conocimiento
para resolver diferentes cuestionamientos. Por lo que en este diagnóstico se
hace uso de la ENTREVISTA al jefe del departamento de selección de
personal para saber cual es el procedimiento que utiliza en cada selección.

● Análisis de la actitud: con el fin de identificar la capacidad con la cuenta el o

la encargado (a) del área de “selección del personal” para resolver cualquier
situación laboral, es decir se evalúa la manera de realizar las cosas y su
predisposición. Por lo anterior es importante identificar el comportamiento que
desempeña en el trabajo y que forma parte de su personalidad.
 ● Análisis de las condiciones de trabajo: Para analizar el medio en que se
encuentra el encargado del área, y determinar cuáles son las condiciones que
requieren de mayor atención o en todo caso, una nueva reestructuración, por
parte de un medio externo como lo es este diagnóstico.

➔ Mediante el uso de las siguientes técnicas

● Guía de administración: El cual es un documento de comunicación destinada
a ofrecer asistencia a las personas en una empresa, para la mejora de algún
área específica dentro de su organización.
● Cuestionario específico por área: Se realiza un pequeño cuestionario con
afirmaciones cortas para poder determinar la eficiencia y eficacia del área de
“selección de personal” así como para poder identificar los puntos a favor y
aquellos en los cuales se debe trabajar con el encargado de esta área.
● Cuestionario de análisis de procedimientos: Este tiene la finalidad de
indagar de manera más profunda cómo realiza todo el procedimiento de la
selección de personal, es decir, de qué manera utiliza los recursos que tiene a
su mano y en base a qué condiciones realiza cada selección.
● Cuestionario de análisis de las condiciones de trabajo: En esta parte se
realizan algunas preguntas cortas y sencillas respecto a qué tan eficiente son
los procedimientos para la selección del personal, si el encargado del área
cuenta con el material suficiente para desempeñarse en su área y si el espacio
físico es apto para realizar su trabajo.

2. Segunda etapa
Examen:
Aplicación de una ENCUESTA, la cual es una técnica del diagnóstico administrativo
que permite captar la información planteada por el área de “selección de personal”,
mediante los instrumentos previamente diseñados.

Escala
A continuación, se te mostrarán una serie de reactivos, los cuales deberás
puntuar de acuerdo a tu labor como ENCARGADO de la selección del personal
en la organización.

1.Carente 2.Deficiente 3. Elemental 4.Adecuada 5.

Excelente

Elemento 1 2 3 4 5

Planeación

Cómo consideras las normas en las

planeaciones que realizas para cumplir con
los objetivos de la selección de candidatos

Cual es el nivel en que planteas los objetivos

a corto, mediano y largo plazo para obtener
resultados idóneos en la obtención de
candidatos

Cómo evalúas tus políticas para cumplir con

tus objetivos al seleccionar a los candidatos

Elemento 1 2 3 4 5

Organización
La selección que realizo provee una estructura
basada en jerarquías, funciones, obligaciones
y responsabilidades que promuevan la
eficiencia y eficacia de mi trabajo

Cuento con un manual de organización que

comprenda los objetivos, políticas, estructura,
organigrama, y las funciones que debo cumplir
en la selección del personal.

Considero que la unidad cuenta con las

técnicas apropiadas que permitan el
aprovechamiento del personal en todas sus
manifestaciones

Elemento 1 2 3 4 5

Dirección

En general, ¿Cómo consideras el nivel en que

estás capacitado para solventar los asuntos
relacionados con la atracción del talento
humano en la empresa?

En tus planeaciones cuentas con medios o

herramientas diarias que respondan a las
necesidades de información requeridas por el
personal a contratar
Cómo califica el nivel de supervisión de tu
liderazgo

Elemento 1 2 3 4 5

Control

Cómo evalúas el control llevado a cabo en el

proceso de generar actividades del personal,
reportes y documentos relacionados con la
captura de información de los candidatos

¿Consideras que tu unidad de trabajo cuenta

con manuales de operación que normen los
procedimientos y actividades?

La unidad cuenta con elementos de control

suficientes en la selección del personal que
permita una medición de resultados oportuna
y confiable acerca de los registros del
personal, control de trámites, y reportes en
general.

Tabla de calificación del cuestionario de preguntas

 3. Tercera etapa

Evaluación

a) Análisis y evaluación de la información captada

● Análisis de la situación anterior: se aplica la investigación operativa, para

contar con una información histórica con cinco años de antigüedad
aproximadamente, tanto del entorno externo como del entorno de la
organización materializada en indicadores cualitativos y cuantitativos, que
reflejan su impacto en la gestión empresarial sustantivamente en sus áreas
estratégicas de producción, operación, finanzas, administración, etc.
● Análisis de la situación actual: se desarrolla en función a situaciones
estructurales y coyunturales por la que atraviesa la empresa, mediante un
sistema de información gerencial más actualizado
● Pronóstico: consiste en proyectarse al futuro mediante el análisis de las
situaciones anteriores y actuales precisadas, para diseñar una imagen objetivo
a un plazo fijado, determinando causas, problemas y soluciones.
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL, el siguiente esquema será utilizado para reflejar la
situación del área de “selección de personal”

4. Cuarta etapa:

Presentación

a) Elaboración del informe final

Introducción: Comprende aspectos generales que motivaron el trabajo

Presentación de hechos: Se desarrolla la metodología técnica empleada

Caracterización de la problemática: Producto final del diagnóstico

Factor Problema Causas Soluciones Prioridad

Conclusiones: Aspectos relevantes de carácter restrictivo de la gestión

organizacional.

Recomendaciones: Alternativas viables de solución señalando el tiempo para su

ejecución.

● Planeación: Es pertinente acoplarse a los lineamientos, alcances, y objetivos

propios de la empresa y de los objetivos propios del departamento en que
labora, por ello es importante que el encargado de seleccionar al personal
planifique la selección de acuerdo con las políticas basadas en la misión y
visión empresarial, analizando que los usuarios a contratar brinden
oportunamente a la empresa, calidad y eficiencia evitando amenazas y
 competencias con otras organizaciones, a través de planes de trabajo
elementales, programas y bitácoras mensuales actualizadas y supervisadas
de lo contrario puede ocasionar un desorden en la planificación y generar una
selección inadecuada.

Recordando que los pasos básicos en una selección son 1. Recepción Preliminar de
Candidatos (Solicitudes y Currículos) 2. Entrevistas de Clasificación 3. Aplicación de
Pruebas Psicométricas (Integración de Baterías) 4. Entrevista de Selección 5.
Evaluación Técnica 6. Verificación de Datos y Referencias en el Proceso de Selección
7. Análisis Médico 8. Decisión de Contratar 9. Inducción

Organización: El departamento de selección de personal debe contar con un manual

actualizado de la descripción de las funciones que debe cumplir, dentro de este se
deben abordar jerarquías, responsabilidades y deberes que se necesitan en su puesto
de trabajo. Además, tratándose de un departamento que implica relacionarse con
mucha gente es indispensable que se contemple a los candidatos requeridos
específicos para su carga de trabajo, ya que, de lo contrario, un exceso de estos
puede ocasionar un bajo rendimiento y productividad.

Por lo anterior también es fundamental que las funciones que administre se

encuentren programadas y que se contemplen las limitaciones que puedan mermar
su área de trabajo

Dirección: Es recomendable que el encargado del área de “selección de personal”

tenga rapidez y eficiencia para el desarrollo de las actividades que no se han delegado
a otras personas. El encargado debe conocer cuales son las labores que se
desempeñan en su departamento y ajustarse muy estrictamente a las instrucciones
de los jefes superiores, en este caso del jefe de RRHH, debe dedicarse a las labores
que demandan su puesto y mantenerlas de manera eficiente.

El jefe del área de “selección de personal” debe tener iniciativa para definir lo que
debe hacerse en cualquier imprevisto y encontrar una solución de la mejor manera.
Se recomienda, además, tener decisiones juiciosas y críticas, para que pueda prever
de manera correcta los resultados de posibles problemas, otra sugerencia que puede
hacerse es trabajar de manera eficaz en la planeación de su área, en este caso la de
“selección de personal”.
Control: Para que se pueda tener una sistema de control eficiente debe tomarse en
cuenta la naturaleza de la función controlada y se debe de considerar lo siguiente: la
flexibilidad para adaptarse a las condiciones de cambio, el poder justificar la utilidad
que se ha reportado en función del costo,además, es factible contribuir a la realización
de los objetivos, con el fin de prever actividades que puedan tener desajustes y tener
un punto de comparación, ya que, en el caso de que sean disfuncionales los
resultados, deben evaluarse acorde a las circunstancias que se controlan.

Firma de los planificadores:

Ballesteros Jimenez Brenda Marcelo Jeronimo Marifer

Pérez Mia Paula Daniela Vazquez Amador

Cesar Adan