Sustentantes:

Ana Luisa Perez German

Materia:

Auditoria de la calidad

Tema:

Tema 2. Fases de una auditoria de sistema de gestión

Profesor:

Johan Manuel Hernández Abad

Fecha:

23/6/2021.
Fase Inicial

Planificación

La auditoría de sistema debe iniciar con una fase de planeación en la cual participen todas las
áreas de la organización para identificar los recursos necesarios que permitirán llevar a cabo un
proyecto, como son, objetivos que se pretenden alcanzar con el proyecto, análisis
costo/beneficio, personal humano que intervendrá en el proyecto, marco de referencia de
Auditoria de Sistema que se va a utilizar.

Para que la auditoría sea exitosa es primordial elaborar un plan de ejecución en el cual se
presentan, entre otros, los siguientes puntos:

- Propósito de la auditoría
- El alcance
- Actividades a desarrollarse
- Asignación del equipo auditor
- Cronograma y tiempos de ejecución establecidos
- Detalles de los procedimientos
- Detalle de los departamentos, procesos o las empresas que serán auditadas.
- Personas que serán entrevistadas y sus agendamientos correspondientes.

Creación de una agenda de auditoria

Se trata de una agenda cerrada en dónde se detalla qué requisitos de la norma se auditarán a lo

largo de la jornada de auditoria.

Reunión de apertura.

El propósito que persigue la reunión de apertura es: Confirmar el acuerdo de todas las partes
interesadas sobre el plan de auditoría. Presentar al equipo auditor. Asegurarse de que se pueden
llevar a cabo todas las actividades de auditoría planificadas.

La apertura de la reunión es responsabilidad única del líder de la misma. Los demás roles que
intervienen en la reunión –facilitador, redactor y participantes– juegan un rol pasivo en ella.
Objetivos de la reunión de apertura

- Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no existe.

- Aclarar desde el comienzo, si es necesario, los conceptos básicos de la auditoria. 
- Confirmar la logística.

Inspección Física de las Facilidades

Para el auditor es de vital importancia inspeccionar las instalaciones de la planta y las oficinas de
la empresa a auditar, para así conocer la ubicación de las mismas, sus condiciones de operación,
los tipos de producto que fabrico distribuye, los controles imperantes etc.

Durante esta fase, el auditor observará las operaciones de la organización, haciendo énfasis en las
de producción y/o distribución para de esta manera constatar la forma en que son realizadas estas
para iniciarse de entrada en el conocimiento del Control Interno y planear los métodos de
evaluación del mismo.

Recolección de Información Física.

las técnicas de recolección de información son procedimientos especiales utilizados por los
auditores para obtener las evidencias necesarias y formarse un juicio profesional y objetivo sobre
la materia examinada. Estas se clasifican en:

Técnicas de Verificación Ocular

Consisten en verificar en la entidad auditada, en forma directa y paralela, como se desarrollan y

documentan los procesos, procedimientos, controles, las instalaciones físicas, los movimientos
diarios, la relación con el entorno, accionar de sus directivos, trabajadores, etc., permitiendo
tener una visión de la organización desde el ángulo que el auditor necesita. Entre ellas está la
Observación, Comparación y Revisión Selectiva.

Técnicas de verificación oral o verbal

Permite obtener información oral dentro o fuera de la unidad auditada. Esta puede ser por
entrevistas, indagación, encuestas y cuestionarios.
Técnicas de verificación documental

Consisten en obtener de la entidad documentación escrita para soportar las afirmaciones, análisis
o estudios realizados por los auditores.

técnicas de verificación físicas

Es el reconocimiento real, sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados y

se emplea como técnica la inspección, que no es más que el examen minucioso de los recursos
físicos y documentos para determinar su existencia y autenticidad de un activo o de una
operación registrada en la contabilidad o presentada en los estados financieros de la entidad.

Técnicas de verificación escrita

Se fundamentan en reflejar información importante, para el trabajo del auditor.

Entrevista con el personal de la gerencia.

Selección de Departamentos a Entrevistar.
La selección de personal es un procedimiento esencial del departamento de Recursos Humanos
(RR. HH.). Consiste en la elección de los profesionales que han de ocupar los puestos vacantes
en la empresa. Por ello, debe ser realizado de manera objetiva y exhaustiva y por profesionales
cualificados para ello.
¿Cómo se realiza el proceso de selección de personal?

A lo largo del proceso de selección de personal se desarrollan una serie de etapas que permiten
analizar cada candidatura a nivel profesional y personal. El objetivo es seleccionar los perfiles
más adecuados a las necesidades de la empresa. Las fases más relevantes dentro del proceso de
selección de personal son el reclutamiento, la selección y la incorporación de los candidatos a la
empresa.

Reclutamiento

Tras realizar un análisis de necesidades de la empresa, se da paso a la fase de reclutamiento. Esta

es la etapa en la que se busca a los que pueden ser los mejores candidatos para los puestos a
cubrir. Durante la fase, se desarrollan diversas acciones para la búsqueda de perfiles: publicación
de ofertas de empleo o contacto con headhunters o cazatalentos. En función de cómo se transmita
el mensaje será posible captar unos candidatos u otros.

Selección

El objetivo es elegir uno o varios candidatos que encajan a priori en cada uno de los puestos a
cubrir. Tras una serie de pruebas fijadas de forma individual por cada empresa, se opta por elegir
al candidato que mejor responde a las necesidades del puesto. La retención del talento, la
inclusión, la objetividad y la equidad son fundamentales en este sentido.

Incorporación

Finalmente, se produce la incorporación del nuevo personal a la organización. Es importante que

con antelación se haya planificado cada paso de la incorporación y también que queden muy
claras las funciones a desarrollar. De este modo, es habitual en esta etapa realizar procesos de
acogida del nuevo trabajador.
Definición de los distintos niveles de hallazgos encontrados.

Hallazgos de la auditoria

La hoja de hallazgos permite describir el resultado de la comparación que se realiza entre un

criterio y la situación actual encontrada durante el examen realizado a un área, actividad u
operación en las cuales el criterio fue aplicado.

¿Cómo se clasifican los hallazgos de auditoria?

Los hallazgos de auditoría están clasificados como:

conformidad y no conformidad.

La no conformidad está claro lo que es y lo que implica. Pero una conformidad puede tener
matices que se clasifican en: observaciones y oportunidades de mejora.

Una observación es un hallazgo en el cual sí existe un cumplimiento pero que en el futuro puede
convertirse en un incumplimiento debido a cómo se está desarrollando una actividad, tarea o
proceso concreto. En el siguiente apartado te pondré ejemplos de este tipo.

Una oportunidad de mejora es un hallazgo en el cual sí existe un cumplimiento, pero a pesar de

ello se determina, bajo criterios objetivos, que existe un margen de mejora para optimizar más
una actividad, tarea o proceso concreto.