Gestión de compras: Qué es y

qué etapas tiene

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Se conoce como gestión de compras a la actividad relacionada con la adquisición de
 los bienes y servicios cuyo objetivo es la ejecución de un proceso productivo,
(
comercial o administrativo. Se trata de un proceso en el que se estudian las
condiciones del mercado, los proveedores y los requerimientos internos de una
empresa para producir de manera eficiente algún bien o servicio.

Definición del concepto y características

La gestión de compras se encuentra a cargo del departamento de compras, el cual se
encarga de la gestión propiamente dicha de los insumos necesarios para asegurar
la producción y satisfacer las necesidades operativas de la empresa.

Se trata de un proceso complejo que hoy en día se encuentra, en la mayoría de los

casos, automatizado y cuyas etapas son más o menos estables al tratarse de una
práctica que cualquier empresa necesariamente debe realizar para asegurarse los
insumos que le permitirán llevar a cabo sus actividades.

Es por ello que es tan necesario un estudio constante del mercado, las

cotizaciones, los proveedores y otros factores que puedan surgir al considerar las
necesidades de la empresa. Esto incluye también la estructura organizativa de la
empresa y la capacidad de realizar solicitudes, pagos, la logística de transporte y
almacenamiento de los insumos comprados, entre muchos otros requerimientos
operativos.

Actividades relacionadas con la gestión de compras

Al tratarse de un proceso complejo que depende de una multitud de tareas y
operaciones asociadas con la emisión de solicitudes y su adjudicación, su
procesamiento busca evitar costos innecesarios de tiempo y dinero, lo que a su vez
asegura un óptimo abastecimiento. Esto es, satisfacer los requerimientos
productivos de costo, calidad y disponibilidad de materiales.

En resumen, podemos definir a las siguientes como las actividades que se realizan en
el proceso de gestión de compras.

Distribución física

Coordinar el flujo de insumos, las tareas y los mecanismos informáticos que se
emplean para su distribución dentro de la empresa.

Trato con los proveedores

Estudio de la oferta, precios, calidad y disponibilidad de materiales, así como de los

agentes de intercambio asociados con su adquisición.

Proceso de compra

Requerimientos y parámetros de adquisición cuyo objetivo es la optimización de la

relación entre el precio de los insumos y su calidad. Esto incluye el análisis de las
operaciones y su correspondiente registro.

Organización del proceso y estrategias de compra

Determinación de las tareas, responsabilidades e instancias de validación necesarias

para que el proceso se realice con base en un estándar de operatividad óptima.
Incluye la elaboración de decisiones estratégicas asociadas con las necesidades
actuales de la empresa y el estado del mercado y la situación de los proveedores.

Etapas de la gestión de compras

La gestión de compras es un proceso estandarizado que suele disponer de ciertas

etapas consecutivas que desde el punto de vista teórico deben tenerse en cuenta
para mejorar el rendimiento de la gestión. Sin embargo, dichas etapas pueden variar
en función de las necesidades y características de la empresa en cuestión.

Determinar necesidades

Implica la planificación logística y operativa. Con base en las indicaciones cada

sector en particular y la decisión de la dirección de la empresa, se establecen
prioridades y se asigna presupuesto. Esto permite, por un lado, mejorar el
rendimiento del presupuesto y, por el otro, especificar las tareas a realizar en un
plazo determinado. Incluye la cotización y actualización de la oferta disponible.

Adquisición

Una vez realizada la cotización, se selecciona un proveedor y se realiza la emisión

de la solicitud de compra y la adjudicación del pedido. Comprende el conjunto de
operaciones involucradas en el análisis, la aceptación de las condiciones de compra y
el desembolso de capital —u obligación de pago o crédito—.

Recepción de la compra

En esta etapa se obtiene efectivamente el pedido, lo que adjudica la responsabilidad

sobre su integridad al comprador. La recepción implica el inventario, el registro de
stock y el cronograma de reparto de los bienes. Incluye también el control de
calidad sobre dichos bienes.

Almacenamiento

Responde al proceso de almacenamiento de los bienes para su eventual reparto,

así como también su cuidado. Por lo general las empresas con experiencia disponen
de sus propios espacios de almacenamiento, acondicionados con base en las
características de conservación y almacenamiento de los productos.

Distribución

Entrega de suministros e insumos a sus sectores correspondientes. Se consideran en

este punto también las operaciones de entrega y disponibilidad; deben asegurarse
las cantidades, cualidades y otras características.

Inventario y existencia de stock

Se trata del
correcto ordenamiento, relevamiento y subsiguiente registro de las existencias en
el sistema de la empresa. El control preciso que asegure la falta de ambigüedades y
redundancias permite que los sectores de la empresa puedan conocer en tiempo real
sobre su disponibilidad y recurrir al stock actualizado.

La gestión de compras se encarga de la gestión y el funcionamiento por el cual se

adquieren aquellos bienes, materiales y servicios que son necesarios para desarrollar
las actividades de la empresa. En este caso, su función principal es el
aprovisionamiento y suministro de los bienes y su adjudicación a los distintos
sectores de la empresa.

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