Tablas dinámicas (I): Diseño y

segmentación
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 Indice
Tablas dinámicas (I): Diseño y segmentación 3
Objetivos generales del curso y de la unidad 3
Tablas dinámicas: Introducción 5
Creación de una tabla dinámica 6
Tablas dinámicas filtradas: Tablas 3D 16
Paneles de segmentación 18
Conexiones de informe 20
Escalas de tiempo 20
Modificar el diseño de una tabla dinámica 21
Desde la Lista de campos de tabla dinámica 21
Desde la ficha Opciones (analizar) 22
Resumen de la unidad 24
Actividades prácticas 25
Recursos 31
Enlaces de Interés 31

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Tablas dinámicas (I): Diseño y segmentación

Objetivos generales del curso y de la unidad

El presente curso desarrolla los contenidos formativos que todo profesional que gestiona bases de datos de mayor
o menor extensión debe conocer para, trabajando desde Excel pueda analizarlos con la máxima eficiencia y
precisión y extraer las conclusiones que necesita para la toma de decisiones.

Este curso tiene dos objetivos muy claros:

Aprender a trabajar de forma profesional con las tablas dinámicas Excel, conociendo todas sus
herramientas y utilidades como para saber utilizarlas y aplicarlas en el entorno laboral concreto en el que el
alumno desarrolla su actividad.

Conocer las herramientas que Microsoft ha desarrollado en el ámbito de la inteligencia de

negocios (Power Pivot, Power Map, Power View y Power Query) y que desde Excel nos permiten
trabajar con grandes bases de datos con un importante fin: sintetizarlas, analizarlas y extraer conclusiones
que ayuden al usuario a tomar decisiones.

&

Importante: Organización del curso

Este curso se presenta en módulos y unidades:
- El primer módulo está dedicado al estudio de las tablas dinámicas.
- El segundo módulo está dirigido a aprender a trabajar con las herramientas Power BI de
Excel.
A su vez cada módulo se distribuye en 3 unidades formativas.

A lo largo de este curso el alumno aprenderá a obtener los resúmenes de información que desee sea cual sea la
naturaleza de los datos que maneje y razonará las distintas posibilidades y vertientes de trabajo que las
herramientas Power BI nos proporcionan como utilísimos complementos de Excel.

Sugerencia: Todo en el curso es interesante

Se recomienda no pasar por alto ningún apartado de las 6 unidades en las que hemos
estructurado este curso porque explicaciones posteriores pudieran estar basadas en conceptos
expuestos en apartados precedentes.

La realización de los ejercicios al final de cada unidad suponen unas actividades fundamentales
para el claro asentamiento de los contenidos que se desarrollan en secuencia para cada tema
o conjunto de temas.

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Independientemente de que trabajemos con Excel 2010, 2013 o bien 2016, el análisis certero de los datos
convirtiéndolos en valiosa información de la que extraer conclusiones es el fin de las herramientas estudiadas tanto
en las unidades dirigidas al estudio de las tablas dinámicas como las unidades dedicadas a Power BI (utilidades
de Excel en el campo de la inteligencia de negocio).

Las tablas dinámicas en Excel, son mecanismos avanzados que precisan de un desarrollo detenido y detallado.
Merece mucho la pena dominarlas y para ello es preciso saber utilizarlas correctamente pero sobre todo saber
aplicarlas.
Al finalizar el estudio de estos contenidos seremos capaces de obtener el dato necesario, el resultado exacto, o la
información certera extraídos de una base de datos, tenga la dimensión que tenga y la cantidad de datos que
tenga.
Excel limita el tamaño de las bases de datos a 999.999 registros más una primera fila de cabecera con los
nombres de los campos si bien mediante las herramientas Power BI podremos trabajar con lo que se ha dado en
llamar Big Data (bases de datos con millones de registros).

Importante: ¿No tenemos WinRAR?

Desde el apartado RECURSOS del curso y para esta Unidad 1, se ofrece un enlace como
para poder descargar el programa WinRAR , necesario para poder descomprimir los archivos
descargados desde el curso.

Descarga: Descarga de archivos para trabajar

RECOMENDACIÓN IMPORTANTE: Una correcta forma de asimilar los conceptos

desarrollados a continuación es practicar cada uno de ellos a pie de programa disponiendo de
bases de datos de ejemplo para comprender plenamente sus posibilidades reales.
Para ello recomendamos descargar desde el siguiente enlace:
./BASES% 20DE% 20DATOS% 20LECCION.rar el libro Excel (BASES DE DATOS LECCIO
N.RAR ) que dispone en varias hojas de diferentes bases de datos con las que practicar.
La descarga es de un archivo .RAR que contiene el libro Excel con las bases de datos tanto en
formato Excel 2007/2010/2013/2016 -.xlsx- como en formato compatible con versiones
anteriores -.xls-.
Una vez guardado y abierto dicho libro en nuestro equipo, trabajaremos a partir de él con cada
una de las posibilidades que nos aporta Excel en este ámbito de estudio.

Desde el siguiente enlace podemos descargar los mismos archivos pero en formato
.ZIP (BASES DE DATOS LECCION.ZIP).

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Objetivos de estas 3 primeras unidades

Conocer TODAS las posibilidades de trabajo que ofrecen las tablas dinámicas
de Excel. Saber definir sus diferentes configuraciones así como aplicar correctamente
cada una de sus opciones con el fin de resolver situaciones y necesidades de trabajo
concretas.
Aprender a utilizar eficazmente las tablas dinámicas, como precisa herramienta de
síntesis y análisis de datos de forma que el usuario sea capaz de realizar tomas de
decisión acertadas.

Objetivos de esta unidad

Introducirnos a la necesidad de analizar los datos a través de tablas dinámicas.

Saber crear una tabla dinámica basada en la información de una base de datos.
Conocer las técnicas necesarias para su edición y modificación.
Conocer los mecanismos de filtrado existentes a aplicar sobre una tabla dinámica.
Modificar el diseño e información que aporta una tabla dinámica de acuerdo a
nuestras necesidades.

Crear paneles de segmentación.

Insertar escalas de tiempo asociadas a una tabla dinámica.

Tablas dinámicas: Introducción

También llamadas Pivot Table, las tablas dinámicas de Excel suponen una de las más valiosas herramientas de
análisis de que dispone el programa. Muy versátiles y con una practicidad enorme a nivel gerencial, comercial,
financiero y de observación de datos en general, son sin duda imprescindibles cuando se manejan grandes
bloques de datos: Bases de datos.
Las tablas dinámicas son las estructuras de análisis de datos más potentes y espectaculares que tiene Excel. Se
utilizan para elaborar tablas de resumen que permiten analizar grandes cantidades de datos procedentes de una
base de datos introducida en Excel o bien en otra fuente de base de datos con origen no Excel (aunque ya
sabemos como "traer" a Excel incluso con vinculación datos procedentes de otros formatos externos -esto se
estudia en el curso "Excel expertos"-).

Teniendo en cuenta que el término dinámico implica movimiento, lo más interesante de estas tablas es que la
tabla resumen obtenida es dinámica; esto significa que arrastrando mediante el ratón elementos de ella a otro
lugar de la misma (trabajando en vista clásica), los resultados son presentados bajo otro punto de vista distinto y en
el momento, y de este modo el análisis de los mismos mucho más versátil y amplio. En suma, se pueden analizar y
estudiar los datos así como datos de resumen desde múltiples puntos de vista.

Por ejemplo, a partir de una base de datos de ventas de marcas de vinos en diferentes bodegas, la siguiente tabla
dinámica, resume las ventas por marcas a lo largo de los años, pudiendo elegir desde el desplegable de la esquina
superior izquierda una determinada bodega para visualizar los datos de las ventas por una u otra bodega.
La actualización del contenido de la tabla no se hace en tiempo real y automáticamente respecto a los datos de
origen que la alimentan. Hay que actualizar la tabla de forma explícita por parte del usuario mediante la opción
Actualizar.
Queda señalada en la imagen , la SUMA TOTAL de las ventas de la MARCA-B en el AÑO 2007 efectuadas desde
TODAS las BODEGAS:

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Se trata de una tabla dinámica de referencias cruzadas que por un lado, como títulos de fila resume las
marcas, que por otro lado como título de las columnas resume los años y que desde una zona superior y
exterior a la tabla permite filtrar por bodega. Los datos que se resumen en la parte central de la tabla dinámica
son las ventas totales habiendo aplicado la función Suma -la función a aplicar en el resumen la puede elegir el
usuario al diseñar la tabla dinámica-.

Obtener ese certero dato a partir de una base de datos donde pudiéramos tener -por ejemplo- 5.000 líneas de
detalle de ventas, llevaría tiempo... Confeccionando una tabla dinámica, cualquier resultado necesitado se
puede aportar en segundos.

Vamos a estudiar cómo se crea una tabla dinámica.

Creación de una tabla dinámica

Vamos a partir para desarrollar esta explicación, de una base de datos con las ventas de unos vendedores por
regiones, años y meses, por familias de productos. Tomaremos para ello el archivo BASES DE DATOS -que
hemos podido descargar desde el primer apartado de esta unidad-.

Importante: Habilitar contenido

Si al abrir el archivo aparece una advertencia de seguridad, deberemos hacer clic en el botón
Opciones y elegir la opción Habilitar el contenido:

Los datos se encuentran en la hoja VENDEDORES:

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Anotación: ¿Cuándo son más útiles las tablas dinámicas?

La practicidad de las tablas dinámicas se aprecia claramente por parte del usuario cuando se
trabaja con miles, o quizás decenas o centenas de miles de registros en la base de datos.

En este primer ejemplo, vamos a crear una tabla resumen -tabla dinámica- que nos cruce o resuma las ventas de
los vendedores por familias de productos y vendedores, es decir, una tabla en la que en el lateral izquierdo y
como títulos de fila presente los nombres de los vendedores, en el flanco superior y como títulos de columna las
familias de productos, y en el centro de la tabla como resumen, la suma de las ventas de cada vendedor.
Deseamos poder filtrar la tabla también para cada familia de artículo.
Esta tarea de diseñar esta tabla "a mano" nos llevaría un rato. Con ayuda de las tablas dinámicas la tarea se
puede resolver en muy poco tiempo:

Para poder diseñar esta tabla dinámica seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionaremos el rango correspondiente a toda la base de datos, o simplemente nos

posicionaremos dentro de su área de datos con el cursor. La tabla no tiene que tener ningún dato "pegado"
por ninguno de sus laterales ni fila inferior.

2. En la ficha Insertar, dentro del grupo izquierdo Tablas, seleccionaremos la opción Tabla dinámica

, desde su zona inferior desplegable. Excel ofrece dos posibilidades: Crear una tabla dinámica o

directamente un Crear un gráfico también dinámico que resume la información necesitada pero en forma
de gráfico, no de tabla de datos numéricos. (de pulsar directamente en la parte central del botón crea una
tabla dinámica sin dar opción de elegir entre tabla o gráfico):

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Anotación: Anotación para Excel 2013-2016

En Excel 2013-2016 la opción de Insertar gráfico dinámico ha sido desplazada al grupo
Gráficos de la misma ficha Insertar.

En el primer grupo de botones Tablas, aparece también el botón de Tablas dinámicas

recomendadas que según la estructura de campos de la tabla de datos, propone distintos
diseños pre-configurados para poder elegir y posteriormente a partir de ellos diseñar la que
realmente necesita el usuario:

3. Se accede al cuadro de diálogo de Crear tabla dinámica, donde especificaremos el origen de los datos
en los que se basará la tabla dinámica que vamos a crear. La elección puede ser:

Rango de la base de datos situada en la hoja actual, o bien

Una fuente de datos externa. De desear elegir una base de datos externa, será preciso elegir una
conexión a datos externos previamente creada o bien es también posible definirla en ese momento.

También indicaremos en la parte inferior del panel dónde deseamos situar la tabla dinámica resultante, si en la hoja
actual "junto a los datos" (hoja de cálculo existente), o bien en otra hoja del presente libro:

Una vez establecidos estos parámetros pulsamos sobre el botón Aceptar para crear la tabla dinámica
correspondiente. En principio la tabla consta de una estructura vacía.

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En versiones de Excel hasta la 2003, el asistente para crear tabla dinámicas desembocaba -en
su paso 3 de 3-, en un panel en el que desde el botón Diseño permitía estructurar la tabla
dinámica resultante de una forma muy intuitiva mediante arrastres.

Si escogemos ubicar la tabla dinámica en una hoja nueva, se habrá creado una nueva hoja de cálculo, en la que se
abre a la derecha un panel con la lista de campos. Además, en la cinta de opciones contamos ahora con dos
fichas contextuales más desde donde poder manejar a posteriori cualquier opción o posibilidad para con ESA
tabla dinámica: La ficha Opciones (Analizar a partir de Excel 2013) y la ficha Diseño, correspondientes ambas, al
nuevo grupo de fichas: Herramientas de tabla dinámica.
En la zona central de la hoja Excel, una plantilla base de lo que va a ser la tabla dinámica:

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El aspecto del panel derecho de Lista de campos de tabla dinámica puede ser diferente en cuanto a la
distribución de sus apartados según se elija en el desplegable de selección de modo para la sección de campos y
de áreas:

Para agregar un campo a un área, podemos utilizar varios métodos, todos con el mismo fin:

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FORMA-1

Éste es el método más intuitivo: Dentro del panel que aparece a la derecha de la tabla, seleccionamos -arriba-
el campo que queremos utilizar y lo arrastraremos hasta el área correspondiente en el que debe aparecer
dentro de la tabla: Como rótulo de fila, como rótulo de columna, como campo exterior a la tabla por el que poder
aplicar filtros al contenido de la tabla, o bien como campo por el que resumir datos -el que aparecerá en la parte
central de la tabla-.

FORMA-2

Seleccionando el campo a insertar, pulsamos el botón derecho y elegimos dentro de su menú contextual el
destino del mismo dentro de la tabla dinámica (los mismos cuatro que por el método anterior):

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FORMA-3

Si desde el menú de contexto sobre la plantilla de la tabla dinámica en la propia hoja de cálculo
elegimos Opciones de Tabla dinámica y en el panel presentado bajo la ficha Mostrar activamos la opción:
Diseño de tabla dinámica clásica (permite arrastrar campos en la cuadrícula), podremos diseñar la tabla
dinámica arrastrando los campos desde la lista de campos a las zonas de tabla, en la propia tabla, dando la
forma definitiva a la tabla de esta sencilla forma.

Bajo este modo de diseño también resultará cómodo en la propia tabla, arrastrar campos de un lugar a otro
(incluso a la zona de filtro) para cambiar "dinámicamente" su forma y en consecuencia los datos e información
que presenta.

En nuestro ejemplo colocaremos:

1. El campo producto en el área de columnas (ya que los diferentes valores para el campo producto serán
los que conformarán los títulos de las columnas de la tabla).
2. El vendedor en el área de filas (ya que los diferentes valores para el campo vendedor -los diferentes
vendedores- serán los que conformarán los títulos de las filas horizontales de la tabla).
3. Las ventas en el área de datos -deseando la suma, que es la operación de resumen que se propone por
defecto-.

En el caso de estar diseñando la tabla arrastrando los campos a la zona correspondiente y no se manifieste
inmediatamente en la tabla de la hoja dicha modificación en el diseño, será porque se encuentra activada la casilla
inferior de verificación de Aplazar la actualización del diseño. En este caso habrá que actualizar el diseño
explícitamente haciendo clic en el botón Actualizar:

Al final y de esta manera obtendremos la siguiente tabla:

... y recordemos que nuestro objetivo era:

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Se observa como haciendo clic en la zona de la tabla dinámica, ésta toma el control y aparecen las fichas
contextuales desde donde poder trabajar con ESA tabla dinámica. Aparece también en el lateral derecho de la
pantalla Excel, el panel de Campos de tabla dinámica desde donde poder cambiar dinámicamente (mediante
arrastres) el aspecto y el modo de resumir qué información por parte de la tabla. Clic dentro o clic fuera de la tabla,
por lo tanto, permite trabar con ella o trabajar con el resto de las celdas del libro normalmente.

Con la tabla obtenida podremos dar respuesta rápida y certera a cuestiones tales como:

- ¿Qué cifra de ventas ha conseguido Juan González de Verduras? 51.810

- ¿Cuánto ha vendido en total Andrés? 98.531
- ¿Qué cifra de ventas hemos logrado entre nuestros dos vendedores en todos los productos? 182.983
- Teniendo en cuenta que el objetivo de ventas para la carne era de 40.000, ¿Hemos logrado los objetivos para
este producto? Sí.

Para terminar esta introducción a las tablas dinámicas vamos a observar algunos aspectos interesantes:

ASPECTO-1

Con la tabla dinámica en pantalla es posible visualizar u ocultar cualquier valor mostrado tanto en la zona de
rótulos de fila como de columna. Pensemos que esta tabla dinámica la vamos a poder ubicar, por ejemplo en
una diapositiva de PowerPoint, y ante un determinado colectivo (clientes o inversores quizás) no nos interesa
visualizar cierta información.
Para ello haremos clic en el selector de desplegable en el campo de rótulo pertinente:

Podremos deseleccionar un valor, o todos, o cambiar el orden de visualización... Esta es una forma de
filtrar la tabla.

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ASPECTO-2

Es posible también, desde este desplegable aplicar filtros por etiqueta y filtros por valor de cara a la
visualización de los datos en la tabla dinámica:

- Los filtros por etiqueta disponibles son (se recomienda leerlos para saber las posibilidades):

- Los filtros por valor disponibles son (se recomienda leerlos para saber las posibilidades):

La forma de saber que hay un filtro aplicado es observando el icono con un embudo suplantando al triangulo de
desplegado a la derecha del campo (rótulo de fila o de columna):

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ASPECTO-3

Al sobrevolar un valor de la tabla dinámica aparece un pequeño cartel que presenta información sobre el valor
sobrevolado:

ASPECTO-4

Al hacer doble clic sobre alguno de los valores de una tabla dinámica, Excel inserta una nueva hoja en el
libro, y crea una tabla a modo de lista, con los registros de la base de datos que aportan y participan en ese
resultado. En este caso las ventas que corresponden con ese dato resumen. Presenta los registros
seleccionados, y a su rango le ha adjudicado un nombre. Este procedimiento se puede llevar a cabo
explícitamente por parte del usuario de la misma manera, seleccionando un rango y acudiendo a la ficha Insertar
- Tabla:

En resumen, las tabla dinámicas aportan un gran potencial para los resúmenes basados en bases de datos.

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Importante: Podemos crear tablas dinámicas complejas

Una tabla dinámica puede constar de varios campos, tanto en la zona de títulos de fila, como
de títulos de columna como de filtros, como de valores. Otra cosa bien diferente será la
dificultad que podamos tener a la hora de interpretar la información que presenta.
Por ejemplo, la siguiente tabla dinámica presenta en la zona de Filas el campo Vendedor y el
campo Región.
En la zona de columnas los Productos. En la zona de Valores, las ventas y las comisiones (en
breve estudiaremos la forma de cambiar la función de resumen de suma a promedio). En la
zona de Filtro tenemos los campos Año y Mes de las ventas:

Podemos observar las ventas de los vendedores por zonas territoriales, y las comisiones
pagadas por esas ventas. La tabla nos permitirá además, estudiar estos datos por años y
meses.

Pensemos en si no hubiéramos tenido esta herramienta de tablas dinámicas, cuanto tiempo emplearíamos para
obtener estas respuestas.

Las tablas dinámicas: conceptos y creación

Tablas dinámicas filtradas: Tablas 3D

Las tablas dinámicas son, en su forma más básica, estructuras bidimensionales (planas) de forma rectangular
que presentan unos datos de resumen a partir de los datos contenidos en una base de datos.

Además de los campos ubicados en la zona de rótulos de fila y de columna, es posible incorporar otros campos
de la base de datos a una zona fuera de la propia tabla dinámica. Esta zona, en versiones anteriores se
denominaba zona de página.
Con estos campos de página, ahora llamados campos de filtro, una tabla dinámica aportará la información que
satisfaga el criterio de filtrado impuesto por elección de valor, desde estos campos. Son campos por los que poder
filtrar la información de la tabla. Según elijamos un valor y otro para ese o esos campos, la tabla mostrará la
información que dentro de la base de datos de origen cumpla ese criterio, ese filtro. Es posible colocar varios
campos en a zona de página con lo que las posibilidades de estudio y análisis de los datos aumentan.

Para incorporar campos a la zona, exterior de página (o de filtros), deberemos desde la lista de campos
arrastrarlos al área inferior denominada Filtro de informe. Como hemos comentado, es posible "bajar" más de
un campo. Eso repercute automáticamente en que los campos aparecen encima de la tabla dinámica
posibilitando el filtrado:

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En la relación de campos aparece el icono de un embudo, y en los campos de filtro bajo los cuales se ha impuesto
un criterio de filtrado aparece otro embudito suplantando al triángulo típico de desplegado.
La tabla dinámica cambia y actualiza sus valores y muestra los que satisfacen el o los filtros:

En el desplegable de campo de filtro, es posible seleccionar más de un valor como criterio, o Todas (valor por
defecto), marcando la casilla inferior de verificación:

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El resultado de utilizar filtros equivale a disponer según los valores elegidos en esos filtros, no de una tabla sino de
varias para los diferentes valores de esos campos de filtro. El resultado pues, obedece al siguiente esquema:

... Por este motivo hablamos en este caso de tablas tridimensionales, ya que conforman una estructura de "cubo"
de datos.
La cantidad de información mantenida en dicho cubo puede ser enorme. Podría compararse pero en pequeño y en
modo local con los cubos OLAP ubicados en servidores:

Tablas tridimensionales

Paneles de segmentación

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Una forma mucho más cómoda, interactiva, vistosa e intuitiva de aplicar filtros sobre los valores de uno o varios de
los campos de una tabla de datos que están siendo resumidos a través de una tabla dinámica es mediante el uso
de los paneles de segmentación.
Si se desean establecer criterios de filtrado por valores EXACTOS sobre más de un campo de la tabla de datos,
se insertará más de un panel de segmentación.

Un panel de segmentación es un recuadro flotante interactivo y dimensionable con el ratón desde sus bordes, que
presenta en forma de botones rectangulares de alternar (on/off) todos los valores distintos que para un campo
existen en la base de datos. Se puede establecer el orden bajo el cual aparecen los valores, así como propiedades
de formato (estilos estéticos) para los paneles.

Activando o desactivando uno o varios valores en los paneles de segmentación, esos valores serán los que
indiquen el criterio a aplicar sobre un campo en concreto de la tabla. El resultado del filtrado será el que se
muestre resumido en la tabla dinámica. Detrás de cada panel de segmentación hay un campo.

En la ficha contextual de Herramientas de la tabla dinámica - Analizar (estando situados sobre una tabla dinámica),
encontramos el botón Insertar Segmentación de datos.

En pantalla aparece un panel de Insertar segmentación de datos que permite marcar cualquiera de los campos de
la base de datos por los que se van a desear presentar paneles interactivos de filtrado: paneles de segmentación.
Por cada campo que se active, aparecerá en la hoja un panel de segmentación que posibilitará el filtrado por los
valores diferentes de ESE campo.

Para poder seleccionar varios valores del panel mantendremos pulsada la tecla Control mientras hacemos clic en
cada uno de los valores. Para seleccionar un intervalo de valores desde uno hasta otro, mantendremos pulsada la
tecla May (como para cualquier tipo de selección múltiple en Windows)..

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Un controlador en la esquina superior derecha del panel de segmentación permite quitar el filtro actual dejando el
panel con Todos los valores seleccionados.
En Excel 2016 un nuevo controlador en esa esquina del panel de segmentación permite activar o no la selección
de varios valores:

Los paneles se pueden dimensionar desde sus puntos de pinzamiento, desplazar, y además de desde su menú de
contexto, desde la ficha de Opciones de herramientas de segmentación podremos cambiar su estilo de color, su
título, el tamaño y número de columnas de los botones...

Conexiones de informe
Desde el botón Configuración de segmentación de datos podremos cambiar opciones tales como el orden en
el que aparecen los botones en el panel así como desde el botón Conexiones de informe si deseamos mantener
activas o no las acciones de ese panel respecto a la tabla dinámica; en suma, el panel se puede inhabilitar o
habilitar.
En caso de tener más de una tabla dinámica en nuestro libro con informaciones diferentes basadas en la misma
tabla de datos y puesto que cada tabla dinámica desde sus Opciones tiene un nombre asignado, podremos
mediante las conexiones de informe hacer que la información de cada tabla dinámica pueda ser gobernada por
cada panel de segmentación, es decir, podemos conexionar o no cada panel de segmentación con las diferentes
tablas dinámicas existentes en un libro. Esto resulta útil de cara a diseñar paneles de mando.

Paneles de segmentación

Escalas de tiempo
Cuando en una base de datos existen campos con información en formato fecha, como por ejemplo fechas de
alta, fechas de contratación, fechas de pedidos, existe una vistosa forma de segmentar los los valores de fecha de
esos campos el contenido de una tabla dinámica... Bajo estas situaciones definiremos paneles de Escala de
tiempo.

Si bien es posible agrupar la información de campos de tipo fecha en las tablas dinámicas como veremos en un
próximo apartado de esta unidad, las escalas de tiempo se insertan de la misma forma que los paneles de
segmentación: Ficha Analizar (de herramientas de tabla dinámica) - Grupo Filtrar - Insertar escala de tiempo. Se
marcan los campos para los que insertar paneles de escala de tiempo.

En el libro descargado en el que disponemos de varias bases de datos de ejemplo, en la hoja

SOCIOS tenemos una tabla de Socios de un club de golf con 548 registros. Entre sus campos
contamos con los campos Fecha_Nacimiento (de los socios) y Fecha_alta de los mismos en el
club. Podemos probar esta interesante opción trabajando con esa tabla.

Insertando un panel de escala de tiempo para el campo fecha_alta (en este caso) se presenta en la hoja el panel
que nos va a permitir filtrar la tabla dinámica creada. Podremos acotar su información entre fechas, ya sea por
años, por trimestres, meses o días:

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Mediante la ficha Opciones de Herramientas de escala de tiempo podremos variar su estilo y resto de opciones
en la misma línea que los paneles de segmentación.

Escalas de tiempo

Modificar el diseño de una tabla dinámica

Desde luego, a partir de una base de datos se pueden diseñar tantas tablas dinámicas y gráficos dinámicos como
se desee ubicándolos en diferentes partes de nuestro libro. Pero existe una cómoda posibilidad para estudiar los
datos de resumen bajo el prisma que se desee: Efectuando múltiples modificaciones sobre la tabla dinámica
creada inicialmente.

Una tabla dinámica puede ser modificada tras su creación, utilizando para ello y tras posicionarnos en la tabla
creada, las fichas contextuales de Opciones y Diseño que aparecen en la parte superior de la cinta de opciones.

Los pasos son por lo tanto:

Primero

Situarse sobre alguna celda de la tabla dinámica a modificar.

Segundo

De forma automática aparecerá a la derecha de la pantalla el panel de Lista de campos de tabla dinámica,
así como las fichas de Herramientas de Tabla dinámica, en la cinta de opciones.

Tercero

En el caso de que no se active de manera automática el panel derecho de la lista de campos al colocarnos
sobre alguna zona de la tabla dinámica, podremos activarlo manualmente pulsando sobre el botón Lista de
campo , que aparece disponible dentro del grupo de opciones Mostrar o ocultar de la ficha
Opciones de Herramientas de tablas dinámicas.

Cuarto

Realizaremos ahora las modificaciones necesarias en la tabla siguiendo los mismos procedimientos explicados
para la creación de la misma.

Desde la Lista de campos de tabla dinámica

Podremos desde el panel derecho de lista de campos modificar la estructura de la tabla de forma global:

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- Es posible eliminar un campo colocado en la tabla, solo con seleccionarlo y, sin soltar el botón del ratón,
arrastrarlo fuera de la misma.
- Del mismo modo se puede desplazar un campo de un apartado a otro.
- Arrastraremos de igual forma con el fin de insertar nuevos campos a la estructura de tabla dinámica.
Por ejemplo, observemos el siguiente nuevo planteamiento para con la misma base de datos en el que agregamos
a los rótulos de fila los años de las ventas y a la zona central de valores la suma de las comisiones. Apreciar en
rótulos de columna como se agrega un elemento automáticamente de sumatorio de valores.
La forma de la tabla resumen es ahora distinta y más completa:

Desde la ficha Opciones (analizar)

Desde la ficha contextual de Opciones de la tabla dinámica de la cinta de opciones (en Excel 2016 esta ficha se
denomina Analizar) , mediante sus diferentes botones podremos variar el contenido de la tabla. Unas opciones
serán más interesantes que otras. Pasemos a recorrer los botones de esta ficha:

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Desde el primer botón Tabla dinámica podremos cambiar el nombre a la tabla dinámica así como

otros aspectos generales u opciones sobre la misma:

Opciones de diseño y formato: Comportamientos de formato, forma en la que se muestran "afuera" los campos
de filtro, cómo mostrar las celdas con valores cero, anchura de las celdas al actualizar...

Totales y filtros: Si mostrar o no totales generales por fila y por columna...

Mostrar: Forma de visualizar los datos, ordenados según el origen de los datos o no...

Una interesante opción de esta ficha es la de Activar diseño de tabla dinámica clásica lo cual permite cambiar
la estructura de una tabla dinámica arrastrando sus propios elementos de una zona a otra, cambiando la
significación de la tabla en tiempo real y de forma más dinámica. Podemos cambiar arrastrando, un campo de título
de columna a zona de filtro, de filtro a título de fila... esto mediante arrastres en la propia tabla dinámica.

Impresión: Si se deben imprimir o no los botones triangulares de expansión de campos, si se deben repetir títulos
de fila en todas las páginas del informe en caso de ocupar más de una página, si imprimir los títulos de la tabla...

Datos: Otras opciones sobre los datos que conforman la tabla.

El botón nos permite diferentes opciones según estemos situados sobre un valor de la tabla dinámica o bien

sobre un rótulo de fila o bien de columna.

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Permite alterar tanto el nombre bajo el cual se visualiza el título para el campo activo, o sea, para el campo que se
corresponde con el valor sobre el cual tenemos situado el cursor en un determinado momento.

Modificar una tabla dinámica

Resumen de la unidad

Los aspectos más interesantes de la unidad estudiada son entre otros, que para definir
una tabla dinámica deberemos disponer de una base de datos rectangular sobre la que
debemos estar situados cuando la insertemos y que disponemos de cuatro zonas
fundamentales en el panel de diseño de las tablas dinámicas: Filtros, títulos de fila,
títulos de columna y área de totales.
También sabemos que podemos colocar más de un campo en esas zonas
complejizando así la estructura y los resultados que muestra la tabla.
Podemos modificar la configuración del campo valor permitiendo visualizar los datos
bajo diferentes prismas.
La información de las tablas dinámicas se puede filtrar colocando campos en la zona de
filtros o bien insertando cómodos paneles de segmentación que permiten seleccionar
uno o varios valores de los posibles.
Cuando se desea filtrar por valores de campos de tipo fecha lo más eficiente es insertar
escalas temporales junto a las tablas dinámicas.
Es posible insertar paneles de segmentación que filtren la información de aquellas
tablas dinámicas con los que las asociemos mediante la opción denominada
Conexiones de informe (de filtro).
Por último recordar que cuando nos encontramos sobre una tabla dinámica, el panel
derecho de lista de campos es el que define la configuración de ESA tabla dinámica y
también mediante las dos fichas contextuales de la cinta de opciones podemos cambiar
su diseño, formato, propiedades, origen de datos, elementos de filtrado...

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Actividades prácticas
1- Obtener datos concretos de una Base de Datos

A partir de una base de datos aportada (CLIENTES CLUB), obtener tablas dinámicas por un lado y respuestas
concretas a las preguntas propuestas por otro, en el menor tiempo posible.

Insertar y diseñar las tablas dinámicas con las que poder encontrar lo más rápidamente
posible los datos solicitados.
Cada respuesta a cada cuestión planteada (que será una tabla dinámica o bien una
información concreta que se localizará en una tabla dinámica) se situará en una hoja
diferente de un libro Excel por organizar mejor el trabajo.
Las preguntas que solicitan un resultado concreto, tras encontrarlo en las tablas,
enfatizarlo en letra negrilla (opcional) y color de relleno amarillo.

El archivo descargado (bases de datos.zip) contiene dos libros Excel. Uno que nos permite trabajar tanto
desde Excel 2007 y versiones posteriores (2013, 2016 o 2019) y otro para poder hacerlo con Excel 2003
y versiones anteriores (aunque para realizar con eficacia este curso se recomienda tener instalada una
versión 2013 o posterior).

Estos libros contienen en la hoja llamada CLIENTES CLUB, la base de datos de Socios de un Club de
Golf con la que poder realizar las prácticas de esta unidad.

Junto a la respuesta de la penúltima cuestión de esta actividad práctica se encuentra el vídeo

que nos ayuda a entender una forma de resolver lo que se plantea en este ejercicio y junto a la
solución de la última cuestión, el archivo final para descargar con las soluciones.

Adjuntos

BASES_DE_DATOS_4.zip
967.3kb

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 Tablas dinámicas (I): Diseño y segmentación

1. Definir una tabla dinámica cuya información mostrada sea la recaudación derivada de las cuotas
(suma de cuota) por nivel de juego y por estados civiles.

Explicar brevemente como respuesta a esta pregunta los pasos y campos

que en cada zona definen la tabla dinámica solicitada y en su caso alguna
información adicional como pudiera ser la configuración del campo valor,
formato, ordenación...

2. Obtener la Edad media de los socios de nivel NO principiante de la ciudad de Logroño.

La edad no la tenemos en la base de datos por lo que habrá que generar una
columna (un nuevo campo en la base de datos) con las edades.
Para obtener la edad intervienen la fecha de hoy y la fecha de nacimiento y la
fórmula (adaptada a las celdas de la tabla Excel) será de alguna de las
siguientes formas:
=ENTERO((hoy()-[fecha_nacimiento])/365,25) o bien
=ENTERO(frac.año(hoy();[fecha_nacimiento]))

Explicar brevemente como respuesta a esta pregunta los pasos y campos

que en cada zona definen la tabla dinámica solicitada y en su caso alguna
información adicional como pudiera ser la configuración del campo valor,
formato, ordenación...

3. Calcular la Cuota media de federados y no federados para cada uno de los estados civiles. Se
permitirá filtrar por localidad y nivel de juego.

Explicar brevemente como respuesta a esta pregunta los pasos y campos

que en cada zona definen la tabla dinámica solicitada y en su caso alguna
información adicional como pudiera ser la configuración del campo valor,
formato, ordenación...

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 Tablas dinámicas (I): Diseño y segmentación

4. Cuánto de más o de menos facturan los demás estados civiles respecto a los solteros expresando
el resultado en forma de porcentajes y concretamente los socios casados y los viudos?

Esto lo estudiamos en otra unidad pero estamos en condiciones de con la indicación siguiente,
intentarlo.

En la tabla dinámica resultante, el resumen en el apartado Valores será por el

campo Cuota pero entrando a Configuración del campo de varlor bajo la
pestaña Mostrar valores como se elegirá el tipo % de la diferencia de.

Explicar brevemente como respuesta a esta pregunta los pasos y campos

que en cada zona definen la tabla dinámica solicitada y en su caso alguna
información adicional como pudiera ser la configuración del campo valor,
formato, ordenación...

5. Cuál es la localidad (o localidades en su caso) entre cuyos socios menos se recauda.

Explicar brevemente como respuesta a esta pregunta los pasos y campos

que en cada zona definen la tabla dinámica solicitada y en su caso alguna
información adicional como pudiera ser la configuración del campo valor,
formato, ordenación...

6. Cuántos socios hay en el club que NO sean de la provincia de La Rioja.

Explicar brevemente como respuesta a esta pregunta los pasos y campos

que en cada zona definen la tabla dinámica solicitada y en su caso alguna
información adicional como pudiera ser la configuración del campo valor,
formato, ordenación...

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 Tablas dinámicas (I): Diseño y segmentación

7. Cuántos socios hay de la localidad de Arnedo.

Explicar brevemente como respuesta a esta pregunta los pasos y campos

que en cada zona definen la tabla dinámica solicitada y en su caso alguna
información adicional como pudiera ser la configuración del campo valor,
formato, ordenación...

8. Definir una tabla dinámica que presente por localidades el número total de socios (cuántos socios
hay en cada localidad), permitiendo filtrar por estados civiles y niveles de juego.

¿Cuántos socios hay en la localidad de Lardero?

Explicar brevemente como respuesta a esta pregunta los pasos y campos

que en cada zona definen la tabla dinámica solicitada y en su caso alguna
información adicional como pudiera ser la configuración del campo valor,
formato, ordenación...

9. Entregar adjuntando el archivo Excel con el resultado de responder a la secuencia de

cuestiones planteadas en esta actividad. Tablas dinámicas en este caso que aportan
respuestas concretas a preguntas y necesidades concretas.

En el apartado SOLUCIÓN se aporta el archivo con los resultados de la

práctica con el fin de cotejar el trabajo realizado por el alumno/a, frente a una
forma de resolverlo.

2- Filtrar y segmentar tablas dinámicas

Se necesita analizar los datos referidos a la facturación de la empresa contenidos en una tabla Excel que nos es
facilitada con el fin de obtener respuestas concretas a ciertas preguntas que se nos formulan desde dirección.

Explicar brevemente como respuesta a cada pregunta de esta actividad los pasos y campos que en
cada zona definen la tabla dinámica solicitada y en su caso alguna información adicional como pudiera
ser la configuración del campo valor, formato, ordenación... En algunos casos escribir la respuesta
concreta que se solicita.

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 Tablas dinámicas (I): Diseño y segmentación

Junto a la respuesta de la penúltima cuestión de esta actividad práctica se encuentra el vídeo

que nos ayuda a entender una forma de resolver lo que se plantea en este ejercicio y junto a la
solución de la última cuestión, el archivo final para descargar con las soluciones.

Adjuntos

BASES_DE_DATOS.zip
967.3kb

1. A partir de una base de datos aportada en la hoja FACTURACIÓN TELEFONÍA del archivo que se
propone descargar (bases_de_datos.zip) , insertar y diseñar en una hoja aparte una tabla
dinámica que permita conocer la facturación total y la facturación media por localidades
pudiendo filtrar el contenido de la tabla mediante:
Dos tableros de segmentación, uno para filtrar por tipo de servicio y otro aparte por sexo
del cliente y...
Un panel de escala de tiempo (filtrado por cronología) filtrar por las fechas de facturación.

Explicar brevemente como respuesta a esta pregunta los pasos y campos

que en cada zona definen la tabla dinámica solicitada y en su caso alguna
información adicional como pudiera ser la configuración del campo valor,
formato, ordenación...

2. RESPONDER A LA SIGUIENTE PREGUNTA : Cuál es la facturación media del segundo

trimestre de 2015 en servicio ADSL para las mujeres.

3. RESPONDER A LA SIGUIENTE PREGUNTA: Cuánto se ha facturado entre Santander y Madrid

en los dos primeros trimestres de 2015 en servicios de Fibra y Móvil.

4. RESPONDER A LA SIGUIENTE PREGUNTA: Cuánto se ha facturado en el cuarto trimestre de

2015 entre los varones en otros servicios en Galicia.

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 Tablas dinámicas (I): Diseño y segmentación

5. Entregar adjuntando el archivo Excel con el resultado de responder a la secuencia de

cuestiones planteadas en esta actividad. Tablas dinámicas en este caso que aportan
respuestas concretas a preguntas y necesidades concretas.

En el apartado SOLUCIÓN se aporta el archivo con los resultados de la

práctica con el fin de cotejar el trabajo realizado por el alumno/a, frente a una
forma de resolverlo.

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 Tablas dinámicas (I): Diseño y segmentación

Recursos

Enlaces de Interés
PÁGINA OFICIAL DE DESCARGA DEL PROGRAMA WINRAR PARA TRABAJAR CON ARCHIVOS
COMPRIMIDOS EN ESTE FORMATO
https://www.winrar.es/descargas
Desde este enlace podrás descargar el programa Winrar que sirve para descomprimir archivos en
formato .RAR y .ZIP así como otros formatos estándar de compresión. Varios de los archivos facilitados
en este curso para practicar, se descargan en este formato por lo que es preciso tener un programa
descompresor como WinRAR para poder extraer su contenido (archivos digamos "normales").

https://es.wikipedia.org/wiki/Big_data
Información que desarrolla el concepto de Big Data.

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