COMPUTACIÓN II -

TIC's PARA LA TOMA

DE DECISIONES
Docente: Zoila Fabara
Sarmiento
 UNIDAD N°2
EXCEL

• 2. Herramientas para el manejo de hojas de cálculo.

• 2.1. Pestaña de Archivo
• 2.2 Pestaña de Inicio
• 2.2.1 Alineación
• 2.2.2 Número
• 2.2.3 Estilo, Celdas
• 2.3 Filtros
• 2.4 Gráficos – Mini gráficos
• 2.5 Formulas Básicas ( Suma, Contar, Máximo, Mínimo,
• Promedio)
• 2.6 Prácticas de la Unidad
 UNIDAD N°2
Microsoft Excel - Introducción

➢ Microsoft Excel es un software

desarrollado por la compañía Microsoft
como parte de su suite
ofimática Microsoft Office. Excel es un
tipo de software conocido como hoja de
cálculo, compuesta por «celdas»
organizadas en forma de cuadrícula. Las
«filas» se identifican por medio de
números (1, 2, 3, etc.) y las columnas por
medio de letras (A, B, C, etc.). En la
imagen siguiente, podemos ver la interfaz
gráfica de Excel, donde se encuentra
seleccionada la celda B2.
• Cada celda es una unidad
independiente donde se puede
almacenar cierta información. Por
ejemplo, se puede guardar información
de las categorías: general, número,
moneda, fecha, hora, texto, por nombrar
algunas.

• La hoja de cálculo tiene una capacidad

para 65.536 filas por 256 columnas. Cada
celda admite hasta 32.000 caracteres.
HISTORIA
• Ante la demanda de una compañía que ya
comercializaba un programa con el nombre de
Excel, Microsoft fue obligada a presentar su
producto como Microsoft Excel en todos sus
comunicados oficiales y documentos jurídicos.

• Microsoft presentó en 1989 su primera versión

de Office, una suite ofimática (conjunto de
programas que son útiles en las tareas de oficina)
que incluía Excel, Word (un procesador de textos) y
PowerPoint (una aplicación para la creación de
presentaciones multimediales).
Ventajas y desventajas

• Formulas: Las fórmulas representan el

arsenal de Excel, con una gama amplísima
de opciones para diferentes tipos de
tareas. Este aspecto no es tan sencillo y
amerita una curva de aprendizaje que
permita familiarizarnos con la sintaxis y
todos los elementos de las funciones. Sin
embargo, una vez lo conozcas bien, tendrás
en tus manos muchas posibilidades para
potenciar tus hojas de cálculo.
Funcionalidad de gráficos

• Los gráficos son una forma de hacer que un

conjunto de datos complicados de leer, sean
completamente comprensibles. Esto es algo muy
fácil de hacer en Excel y lo único que necesitas
tener es una tabla con sus encabezados y valores.

• Bastará con seleccionarlos, ir a la sección de

gráficos y elegir el tipo de representación que
quieres entre las diferentes opciones. Encontrarás
de barras, lineales, circulares y más, con la
posibilidad de generarlos en un simple click.
Tablas dinámicas

• Las tablas dinámicas son una de utilidades más

interesantes y potentes de Excel, brindando la
posibilidad de reducir o resumir grandes conjuntos
de datos . Para ello, ejecuta operaciones como
sumar, restar, multiplicar, dividir o promediar y
muestra los resultados de una forma más digerible.
Asimismo, permite ordenar los datos de acuerdo con
diferentes criterios.

• Son especialmente funcionales para crear

informes en donde necesites obtener promedios a
partir de grandes tablas. Son de fácil actualización y
además, puedes generar gráficos mucho más
precisos.
El problema de compatibilidad entre las distintas versiones de Excel: Por ejemplo, si
creaste un documento en Excel 2013 y lo compartes con alguien que tenga una versión
posterior o anterior, es posible que muchas fórmulas no funcionen.
Curva de aprendizaje: Excel es un programa que amerita práctica y dedicación. Si bien es
una herramienta que potencia resultados y agiliza procesos, es necesario conocerla para
sacarle el mayor provecho.
Fórmulas complejas: Anteriormente, comentábamos como las fórmulas pueden
ahorrarnos muchísimo tiempo y errores. Sin embargo, hay una realidad a considerar y es
que su uso no es sencillo. Incluso, cuando revisamos las instrucciones sobre su utilización,
notamos que es necesario tener conocimientos previos para comprender bien su sintaxis.
Grandes volúmenes de datos: Cuando las pequeñas bases de datos comienzan a crecer,
Excel empieza a presentar fallas que pueden ir desde la ralentización del programa, hasta
la pérdida de información.
Costos de licencia: Excel no es un programa gratuito. En ese sentido, emplearlo en tu
trabajo diario implica también el pago de una licencia a Microsoft, cuyos costos
generalmente son bastante elevados. Esta es una de las desventajas que mayor peso
tienen en Excel, puesto que, se trata de una herramienta que no es accesible para todo el
mundo.
Usar y administrar la cinta de opciones
• La cinta de opciones es el elemento más importante de la ventana de Excel, pues contiene los
recursos necesarios para el correcto desarrollo de las actividades ofimáticas y de los procesos
relacionados con las bases de datos.
• La cinta de opciones de Excel es el conjunto de herramientas y comandos mediante los cuales se
pueden realizar las diferentes tareas en las que se enfoca este software. De igual manera, se le
conoce como banda o barra de opciones. Se ubica en la parte superior de la ventana de Excel,
debajo de la barra de título y sobre la barra de fórmulas.
• Conforma, junto a la mencionada barra de fórmulas y de acceso rápido, la barra de herramientas
de Excel, y es uno de los elementos más importantes de la misma. A su vez, cuenta con una
estructura constituida por:
Pestañas o fichas: también conocidas, en conjunto, como barra de menú, son los
botones de acceso mediante los cuales se clasi{can cada una de las herramientas de
Excel.

Grupo: dentro de cada una de las clasificaciones de herramientas definidas por barra
de menú, se encuentran diferentes grupos con funciones u opciones específicas, de
acuerdo a la sección en la que se encuentre en ese momento.
Para qué sirve la cinta de opciones en Excel

La cinta de opciones es la base funcional de la interfaz gráfica de Microsoft Excel, pues

permite y facilita al usuario encontrar las herramientas pertinentes para cada actividad
involucrada en un trabajo o proyecto, es decir, personalización de texto, búsqueda de
datos, edición de página, implementación de funciones, entre otras labores.
Pestañas que integran la cinta de
opciones en Excel

• Pestaña Archivo
En esta pestaña se ubican,
principalmente, todas aquellas
herramientas relacionadas al
almacenamiento del archivo en el
equipo, así como su impresión.
También se encuentra un acceso a las
diversas opciones mediante las
cuales se pueden modi car ciertas
características de Excel.
Atajos de teclado en
Excel

En la siguiente tabla
visualizamos ejemplos
de atajos de teclado en
Microsoft Excel.
Tener en cuenta que los
atajos cambian si
usamos Excel en
español o en inglés. Por
lo tanto, agrego 2
columnas con las
diferencias.
• Pestaña Inicio
En este apartado se encuentran las herramientas básicas y más utilizadas en el desarrollo de
cualquier tipo de actividad, como opciones de personalización y formato de texto, comandos
comunes como cortar y pegar, y otra clase de accesos relacionados al filtrado de datos, funciones,
entre otros.
• "Hoja nueva" y "Cambiar nombre" de una hoja de Excel

Un archivo en Excel se conoce como Libro y puede estar compuesto por una Hoja o muchas. En
la parte inferior de la interfaz tenemos la opción de crear una Hoja nueva con el botón redondo
con signo de «+». Al dar click derecho sobre el nombre de una hoja, nos aparece un menú con
la opción de Eliminar la hoja o también Cambiar nombre.
• Pestaña Insertar
Las herramientas de este espacio están relacionadas a la inserción de, principalmente, gráficos o
imágenes, capaces de evidenciar un comportamiento de unos datos comprensiblemente. Este es
uno de los apartados más importantes en cuanto a estadística descriptiva se refiere, debido a la
gran variedad de guras que permite utilizar a la hora de graficar un estudio. De igual manera, ofrece
otros elementos que facilitan la graficación de diagramas.
• Pestaña Dibujar
Excel 2019 y las versiones más recientes, incluido Office 365, le permiten dibujar y escribir con tinta
en una hoja de cálculo de Excel.
En la pestaña Dibujar, se visualizan múltiples opciones de bolígrafos, incluidos los normales:
bolígrafos, lápices, resaltadores; y un bolígrafo de acción.
• Pestaña Disposición de página

El enfoque de estas herramientas está relacionado al diseño y presentación de la página para su

posterior impresión o exportación a un archivo PDF.
 • Pestaña Fórmulas
Microsoft Excel cuenta con un gran conjunto de funciones de distintas clases, entre las cuales se
encuentran

Todas estas se pueden encontrar en la pestaña de Fórmulas, en donde se ubican otro tipo de
herramientas como los cálculos con echas y la auditoría de funciones, mediante las cuales se puede
llevar un control de las diversas operaciones implementadas en el archivo.
• Pestaña Datos

La pestaña Datos abarca todo el conjunto de herramientas que permite modificar, filtrar y organizar
las bases de datos de la hoja de cálculo, así como realizar consultas sobre las mismas.
• Pestaña Revisar

Aquí se incluyen las opciones y herramientas de revisión y protección del texto y datos contenidos
en la hoja de cálculo del archivo.
• Pestaña Vista

Se re ere al conjunto de herramientas que permiten modificar el formato de la hoja de cálculo y su

visualización.
• Pestaña Automatizar

La pestaña Programador o Desarrollador contiene herramientas de programación y codi

ficación, mediante las cuales se pueden programar diseñar macros para plantillas y utilizar
otro tipo de complementos para el desarrollo de las mismas.
• Pestaña Ayuda

Es un apartado en el cual se pueden ingresar diferentes preguntas referentes a la

implementación de las herramientas de
Excel, lo que permite al usuario conocer de qué manera se pueden utilizar las opciones de
este software y cuándo hacerlo.
¿Cómo mostrar/ocultar la cinta de opciones en Excel?

Existen tres situaciones:

Modo pantalla completa: En este caso, el

programa solo permite visualizar la hoja de
cálculo o entorno de trabajo de Excel, ocultando
toda la parte superior de la interfaz. Para
visualizar nuevamente la cinta de opciones, solo
debemos hacer click sobre los tres puntos
ubicados en la parte superior derecha de la
ventana.

Mostrar solo pestañas: En este segundo caso,

solo se puede visualizar la barra de menú, con
las pestañas mientras que la cinta de opciones
se encuentra oculta.
Mostrar siempre la barra de herramientas: En este caso, se puede visualizar cinta de
opciones.
Mostrar la barra de herramientas
de acceso rápido:

Esta opción permite ocultar

automáticamente la cinta de
opciones.
 ¿Cómo personalizar la cinta de opciones en Excel?

La cinta de opciones de Excel cuenta con unas pestañas visibles por defecto. Sin
embargo, existen otras pestañas las cuales se encuentran desactivadas y que pueden
ofrecer una gran utilidad, como en el caso de la pestaña Desarrollador. Para
personalizar este elemento, debemos ingresar, a través del botón Opciones de la
pestaña Archivo, a las Opciones de Excel.

Una vez allí, podemos ingresar a la opción Personalizar cinta de opciones, en donde
podremos agregar y ocultar diversas pestañas e, incluso, comandos.