PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE

REQUISITOS LEGALES Y OTROS

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para la identificación, acceso y evaluación de cumplimiento de los

requisitos legales y de otra índole, en el SG-SST; aplicable a la empresa de acuerdo a sus
actividades realizadas.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las actividades realizadas por la empresa y que
requiere de la aplicación de la legislación colombiana y de otra índole.

3. DEFINICIONES

 Organización. Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte

o combinación de ellas sean o no sociedades, publicas o privada, que tiene sus
propias funciones y administración.

 Salud. Estado de bienestar físico, mental y social.

 Trabajo. Es toda actividad que el hombre realiza de transformación de la naturaleza

con el fin de mejorar la calidad de vida.

 Ambiente de trabajo. Es el conjunto de condiciones que rodean a la persona y que

directa o indirectamente influyen en su estado de salud y su vida laboral.

 Salud ocupacional. Se define como la disciplina que busca el bienestar físico, mental
y social de los empleados en sus sitios de trabajo.

 Población. Grupo de organismos de la misma especie, que viven juntos en un área o

región particular o en una zona geográfica.

 Aspecto ambiental. Elemento de la actividades, productos o servicios de una

organización que pueden interactuar con el medio ambiente.

 Ley. Norma jurídica escrita que emana del poder legislativo.

 Decreto. Disposición promulgada por el poder ejecutivo sin ser sometido al órgano
legislativo competente.

 Resolución. Decreto, decisión o fallo de una autoridad gubernativa o judicial.

  Ordenanzas. Conjunto de preceptos referentes a una materia.

 Acuerdo. Pacto, tratado.

 Parte interesada. Persona o grupo de tiene interés o esta afectado por el desempeño
de una organización.

4. RESPONSABLE

Es responsabilidad del la Gerencia o a quien se delegue:

 Apoyar el cumplimiento de este procedimiento por parte de los trabajadores.

 Actualizar la matriz de requisitos legales, y verificar su cumplimiento en cada proceso.

 Verificar el cumplimiento de cada uno de los requisitos legales identificados.

5. CONTENIDO

Los requisitos de otra índole, hace referencia a normas técnicas, o compromisos adquirido
con entidad u parte interesa como convenios con las comunidades, acuerdos entre
empresas, condiciones contractuales.

Para efecto de este procedimiento es importante tener en cuenta que la estructura y jerarquía
de la normatividad Colombiana es la denominada Pirámide de Kelsen, cuya aplicación en el
país es la siguiente:
 C.N.

LEYES

DECRETOS

RESOLUCIONES

DECISIONES, ACUERDO Y OTROS

En esta pirámide, lo que está en la cúspide, predomina por encima de lo que está en la base,
es decir la CONSTITUCION NACIONAL (C.N.); prevalece sobre las otras normas y ninguna
de ellas puede contradecir o ser menos exigente.

5.1. Requisitos legales en Gestión ambiental.

Los requisitos legales de Gestión ambiental involucran:

 Requerimientos de carácter nacional, Ministerio de Medio Ambiente, Agricultura,

Protección Social, Industria – Comercio y Turismo, Interior, Transporte, Minas y
Energía y otros.

 Requerimiento de carácter regional: Corporaciones Autónomas Regionales y

Desarrollo Sostenible.

 Requerimientos locales: Departamento Administrativo de Medio Ambiente

 Planeación Municipal y Nacional

 Secretaria de Medio Ambiente (Gobernación y Alcandías)

  Leyes, decretos, resoluciones y autos.

 Licencias ambientales y planes de manejo ambiental

 Permisos de uso de los recursos naturales (agua, aire, suelo, fauna, flora)

 Permisos de residuos sólidos y líquidos.

5.2 Requisitos legales en gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

La ley 100 de 1993, estableció la estructura de la Seguridad Social en el país, la cual consta
de tres componentes como son:

 El régimen de pensiones

 La atención en salud

 El sistema general de riesgos profesionales

Cada uno de los anteriores componentes tiene su propia legislación y sus propios entes
ejecutores y fiscales para su desarrollo.

El Gobierno Nacional determino la organización y funcionamiento del Sistema General de

Riesgos Profesionales, el cual está integrado así:

a. El Ministerio de la Protección Social: Es el organismo de dirección del Estado en materia

de Riesgos Profesionales. Tiene como función la determinación de los regímenes
específicos de vigilancia epidemiológica. El desarrollo de actividades de prevención y
controlar la prestación del servicio de salud a los afiliados al sistema en las condiciones
de calidad determinada por la ley. Para poder implementar sus funciones se creó la
dirección técnica de riesgos profesionales esta dependencia tiene la responsabilidad de
promover la prevención de los riesgos profesionales, vigilar y controlar el funcionamiento
del sistema y aplicar las sanciones por violación a la norma.

b. El consejo nacional de riesgos profesionales: organismos de dirección del sistema

conformado por miembros del ministerio, entidades ARL, trabajadores, empleadores y
asociaciones científicas de salud ocupacional.

c. El comité nacional de salud ocupacional: órgano consultivo del sistema conformado por
miembros de salud ocupacional del ministerio de las ARL

d. El fondo de riesgos profesionales: tiene por objeto desarrollar estudios, campañas y

actividades de promoción de divulgación para la prevención de riesgos profesionales.

e. Las juntas de calificación de invalidez: son organismos de carácter privado creado por la
ley, sus integrantes son designados por el ministerio de protección social. A través del
dictamen médico laboral, resuelve las controversias suscritas frente a la determinación del
origen y/o grado de invalidez, incapacidad permanente o parcial, enfermedad profesional, el
accidente o muerte de los afiliados al sistema.

f. La superintendencia bancaria: controlan, autorizan, vigila y garantizan el ejercicio de la libre

competencia a las entidades A.R.L

g. Las entidades administradoras de riesgos profesionales A.R.L: compañías aseguradoras

de vidas a las cuales se les ha autorizado por parte de la superintendencia bancaria para la
explotación del ramo de los seguros. Deben cumplir las siguientes funciones:

 Afilar a los trabajadores

 Administrar las cotizaciones hechas al sistema

 Garantizar el reconocimiento de prestaciones asistenciales y económicas por parte de

accidentes de trabajo y enfermedad profesional

 Realizar actividades de prevención y promoción de los riegos profesionales a las

empresas afiliadas

5.3 Criterios para la selección de las normas

Los principales criterios a tener en cuenta para la selección de normas son las
siguientes:

a. La identificación de todas las disposiciones de instrucción y control para los peligros y

factores de riesgos e impactos ambientales que apliquen en la organización; es decir
aquellas que exijan la obtención de autorizaciones, o impongan obligaciones,
prohibiciones, sanciones, estándares. Entre otros.

b. El análisis debe cobijar el escenario internacional, nacional, regional y local, es decir

que debe incluir convenios, tratados o protocolos internacionales aprobados por
Colombia, leyes, decretos ejecutivos, resoluciones, ordenanzas y acuerdos.

c. Si se cuenta con licencias ambientales para el desarrollo de proyectos o con

permisos, concesiones o autorizaciones para el uso de los recursos naturales, es
necesario incluir las que todas las demás obligaciones y condiciones que haya
adquirido la entidad o que le haya impuesto la autoridad ambiental competente.

d. Además de la legislación es necesario establecer otros compromisos que haya

adquirido la empresa que resulten de interés, como por ejemplo, firma de convenios
interinstitucionales, firma de contratos, sistema de gestión en seguridad y salud
ocupacional y ambiental de las empresas contratantes, entre otros.
5.4 Matriz gestión de requisitos legales y de otra índole

Los requisitos legales se determinan en la matriz gestión de requisitos legales y de otra

índole:

 Legislación - Descripción: Nombre del reglamento (ley, norma, etc.) o documento

(permiso, licencia, etc.) aplicable.

 Año

 Articulo

 Requisito

 Implementación del requisito

 Evaluación del cumplimiento

En todos los casos como requerimiento de otra índole que aplican para los procesos de
ejecución en las prestaciones del servicio, se consideran los documentos contractuales
(como los términos de referencia, contratos y otro si, entre otros); y los demás que el cliente
especifique para utilización en la gestión integral de los sistemas.

Es responsabilidad del coordinador del sistema de gestión integral; mantener actualizada la

matriz de requisitos legales continuamente, la revisión se realizara cada 6 meses mediante el
formato XXXXXXX, al igual que informar a los cargos que les corresponda dar cumplimiento
según los cambios que surjan.

Si algún funcionario de la empresa tiene conocimiento de nuevos cambio o de nueva

reglamentación que aplique para la empresa, debe informar al Coordinador del Sistema de
Gestión Integral, para actualizar la matriz.

Para establecer y mantener actualizada la matriz gestión de requisitos legales y de otra

índole en seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, se puede acudir entre otras, a las
siguientes fuentes:

1. Gobierno:

1.1 Gestión ambiental ministerio del medio ambiente, corporaciones autónomas regionales,
corporaciones de desarrollo sostenible y departamentos administrativos de medio ambiente.

1.2 Gestión de seguridad y salud ocupacional: ministerio de la protección social

2. Asociaciones y grupos industriales: por ejemplo ANDI, asociaciones de profesionales de
ingeniería y afines (ACIEM, consejo nacional de ingeniería y sus profesiones auxiliares) entre
otros.

3. Bases de datos comerciales: LEGIS

4. Administración de riesgos profesionales – ARL

Servicios profesionales: empresas especializadas en la legislación ambiental y de seguridad

y salud ocupacional.

6 Cámara de comercio.

7 Periódico: la república a nivel nacional.

8 Listados: congreso de la república

9 Páginas web de las autoridades competentes ambientales y en seguridad y salud

ocupacional.

5.5. Verificación del cumplimiento de requisitos legales y de otra índole

El cumplimiento de los requisitos legales se verifica como sigue:

METODO DE VERIFICACIÓN QUE SE VERIFICA

El gerente o coordinador SIG realizara la Se verifica el cumplimiento de los requisitos
revisión y actualización de la matriz de legales aplicables a los servicios asociados;
requisitos legales semestralmente; de evidenciarse el no cumplimiento de alguna
mediante los controles enunciados en el norma o la falta de una deberá realizar un
numeral 5.1, 5.2. plan de acción en el formato XXXXXXX; una
vez realiza la revisión o actualización se
deberá realizar la evaluación del cumplimiento
de los requisitos legales en el formato
XXXXXXXXXX.

Auditorías internas En el plan de auditoría de cada ciclo se

establece en los criterios de auditoría los
requisitos legales aplicables. Con base en las
listas de chequeo de auditoría, el auditor
verifica el cumplimiento de dichos requisitos.

Revisión del sistema por la dirección En la revisión del sistema se incluye la

evaluación del cumplimiento de los requisitos
con base en el informe de auditoría.
 Con base en esta información se toman las
decisiones correspondientes.

Seguimiento al cumplimiento de los Los programas están orientados a dar

programas, tanto en las sedes cumplimientos a los objetivos y a la mitigación
administrativas, como en las actividades de los riesgos prioritarios. Al realizar
operativas seguimiento y hacer el correspondiente de los
requisitos legales asociados.