PROGRAMA ESPECIALIZADO EN GESTIÓN DE PROYECTOS

MÓDULO 4. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO I

CLASE 1. OBJETIVOS DEL PROYECTO Y LAS R ESTRICCIONES

Contenido

 Objetivos del proyecto

 Consejos para gestionar los objetivos del proyecto
 Objetivo SMART
 Restricciones en Dirección de Proyectos
 Impacto de las restricciones
 Las 7 restricciones de la Gestión de Proyectos

Desarrollo

El dicho de los marineros es que no hay buen viento para quien no conoce el rumbo. Si no
conoces los objetivos de tu proyecto, difícilmente podrás alcanzarlos. Esta clase proporciona
algunos consejos básicos para definir y gestionar adecuadamente los objetivos del proyecto.
Es recomendable anotar esto en el documento lo antes posible para que quede muy claro y
escrito.

Objetivos del proyecto

Los objetivos del proyecto son objetivos simples y claros. Los objetivos de negocio que
quieres alcanzar en tu proyecto. En la gestión de proyectos, es importante articular
claramente los objetivos del proyecto, ya que afectan todas las decisiones en el ciclo de vida
del proyecto. Los objetivos del proyecto deben ser medibles e incluir indicadores clave de
rendimiento que se utilizarán para medir el éxito del proyecto. Estas métricas a menudo
cubren áreas como el presupuesto, la calidad y el tiempo de finalización. Entonces, ¿cuáles a
que se define como objetivo del proyecto en la gestión de proyectos? Estos son los objetivos
específicos que debe lograr con su proyecto.

El primer paso para definir el objetivo de un proyecto es determinar qué aspectos del
proyecto son realmente importantes. Aquí tenemos que separar las dos áreas.

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Debemos de diferenciar siempre lo que es un Plan, Programa, Proyecto, por su nivel
jerárquico y el trabajo a desarrollar en cada uno de ellos, así tenemos que:

 Objetivos del proyecto a nivel de producto que un proyecto debe proporcionar a una
organización, cliente u otra parte interesada.

 Estos aspectos internos del proyecto son de suma importancia y por lo tanto
requieren más atención para alcanzar la meta.

Consejos para gestionar los objetivos del proyecto

Debe comenzar por identificar y priorizar sus objetivos a través de la información

proporcionada por las partes interesadas (clientes, patrocinadores, usuarios, etc.) y los
documentos contractuales (pedidos, ofertas, etc.) que podrían conducir a su proyecto. El
tema de la priorización es muy importante, ya que el objetivo es cumplir con todo, pero la
realidad es que puede que te encuentres en una situación en la que no lo hagas, porque
necesitas saber qué objetivos puedes alcanzar y ser más flexible.

“No se puede controlar lo que no se puede medir”, por lo tanto, si desea controlar si se
cumplen los objetivos de su proyecto, debe definir sus objetivos de manera medible. Este es el
llamado objetivo SMART.

Objetivo SMART

SMART se refiere a los criterios para establecer metas y objetivos, es decir, que estos
objetivos son: Specific (específicos), Measurable (cuantificables), Attainable (alcanzables),
Relevant (pertinentes) y Time-bound (de duración determinada). De esta forma se debería
tener en cuenta que los objetivos que cada proyecto deben cumplir son los criterios SMART
para ser efectivos. Por lo tanto, al planificar los objetivos de su proyecto, cada uno debe verse
así:

Specific (específico): Deben abordar áreas específicas de mejora o abordar necesidades

puntuales.

Measurable (cuantificable): Deben ser cuantificables o al menos permitir un progreso

medible.

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Attainable (alcanzable): Deben ser realistas y basarse en los recursos que se encuentren
disponibles y las limitaciones existentes.

Relevant (pertinente): Deben alinearse con otras metas comerciales para que se consideren
válidos.

Time-bound (de duración determinada): Debe tener un plazo definido o una fecha de
finalización.

Como sabe, el éxito de un proyecto depende de una buena ética de trabajo, un buen esfuerzo
de equipo y un plan de gestión de proyectos eficaz. Esto permite que todos los miembros del
equipo y colegas se concentren en su trabajo y mantengan el negocio funcionando sin
problemas. Al hacer un plan, debe mirar más allá de los resultados esperados y considerar
cada detalle que pueda ayudar o dificultar el logro de sus objetivos. Decida qué miembros del
equipo participarán en las diversas fases que planifican el presupuesto, anticipan fallas y
planifican el cronograma como parte integral del proyecto.

Restricciones en Dirección de Proyectos

Ya en la década de 1980, el físico Eliyahu M. Goldratt explicó la teoría de las restricciones o la

teoría de las restricciones en su libro "Objetivos". Además, Goldratt explicó cómo superarlos
proponiendo un modelo de cinco pasos.

Identificar el cuello de botella. - Se trata de encontrar obstáculos en la cadena del

proceso. Las restricciones se pueden asociar con el tiempo, la asignación de trabajo o los
recursos.

Decidir cómo explotar el cuello de botella. - La solución no es detenerlo, sino "abusar"

de él para no interferir en el proceso. Esto se logra marcando acciones correctivas por parte
del proyecto y la empresa.

Subordinar todo a la decisión anterior. - Una vez que sepa qué hacer con el cuello de
botella, debe ceñirse a sus planes y no dejar un punto muerto.

Elevar el cuello de botella. - A medida que aumenta el rendimiento del sistema en

general, también lo hace el rendimiento del cuello de botella. Esto requiere aumentar la
eficacia de todo el equipo material y humano.

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Una vez eliminado el cuello de botella, se debe empezar de nuevo. En este punto, el
objetivo es asegurarse de que no es necesario solucionar el cuello de botella, luego reiniciar el
proceso y analizar el rendimiento del sistema.

Cada proyecto tiene importantes desafíos de por vida que afectan su éxito. A medida que se
vuelve más intensa la competencia, estos desafíos se vuelven cada vez más restrictivos y
onerosos para los gerentes de proyectos y las organizaciones de todo el mundo.

Hay ventajas y desventajas en esta competitividad. En el lado positivo, las empresas

desarrollan soluciones/productos más eficientes, los jefes de proyecto gestionan todos los
proyectos de forma más adecuada y eficiente, y sacan el máximo partido a los recursos,
presupuesto y tiempo necesarios.

La desventaja es la capacidad de la empresa para continuar reduciendo el costo y el tiempo

requerido por sus clientes. Esto puede ser muy difícil para las pequeñas empresas. El secreto
es equilibrar todos los desafíos/limitaciones de su proyecto de la manera más perfecta
posible.

Existe una frase interesante a tomar en cuenta: “En los tiempos actuales, las empresas
parecen estar en una guerra de precios/tiempo/alcance para ver quien se hunde más
rápido”. Los bajos precios y los ajustados plazos exigidos por los clientes afectan la cantidad y
calidad de los recursos disponibles para una buena gestión de proyectos.

Por ejemplo, un proyecto con un presupuesto bajo y tiempos de finalización breves puede
ejecutarse con pocos recursos de calidad, pero el agotamiento de las partes interesadas puede
afectar la calidad final. O bien, hay muchos recursos de bajo costo que pueden afectar la
calidad final de su proyecto. El logro es más pequeño de lo deseado.

Si el equilibrio entre las limitaciones del proyecto no se gestiona y gestiona adecuadamente,

este caso puede seguir un camino en espiral con las muy malas consecuencias del cierre de la
empresa. Este es un ejemplo de la dificultad de la gestión de proyectos donde interactúan
varias restricciones.

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Impacto de las restricciones

Costo: Cada proyecto tiene un presupuesto limitado, los clientes están dispuestos a gastar
una cierta cantidad para ofrecer un nuevo producto o servicio. Reducir el costo de un
proyecto significa reducir el alcance o aumentar el tiempo.

Tiempo: "El tiempo es dinero". Los proyectos tienen plazos de presentación. Reducir el
tiempo del proyecto significa aumentar los recursos para aumentar el costo o reducir el
alcance.

Alcance: muchos proyectos no cumplen con esta restricción porque el alcance del proyecto no
está completamente definido o entendido desde el principio. A medida que aumenta el
alcance del proyecto, también debe hacerlo el costo o el tiempo.

Las 7 restricciones de la Gestión de Proyectos

Además de cumplir con el propósito para el que fue creado, el proyecto también debe cumplir
con una serie de restricciones: restricciones. Las restricciones indican, por ejemplo, la
duración esperada, el costo y el nivel de calidad esperado de un proyecto.

En pocas palabras, el objetivo dice qué, pero la restricción dice cómo. En el pasado se
consideraba que un proyecto tiene tres restricciones por defecto, llamadas "restricciones
triples". La restricción triple está representada por un triángulo, la calidad ocupa la forma
central del triángulo y representa el concepto de que la calidad deseada del proyecto se
logrará cuando todas las restricciones conocidas de costo, tiempo y escala funcionen juntas.
No puede cambiar una restricción sin afectar a la otra.

El PMI actualmente define que un proyecto tiene 7 restricciones:

1. Alcance.

2. Tiempo.

3. Costo.

4. Calidad.

5. Recursos.

6. Riesgos.

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7. Satisfacción al cliente.

Lo más importante que hay que entender acerca de las restricciones es que están
interrelacionadas. Es decir, cambiar una de las restricciones también afectará a la otra
restricción. Por ejemplo:

 Si un proyecto que desarrolla un software de contabilidad cambia su alcance al

proponer usar el software en teléfonos móviles, puede ser necesario extender la
duración del proyecto o agregar nuevos recursos, lo que aumenta el costo del
proyecto.

 Cuando se reduce el presupuesto para la construcción de nuevos apartamentos, la

calidad de los materiales debe reducirse, lo que puede reducir la satisfacción del
cliente.

Hoy en día, Internet y las nuevas tecnologías permiten a las organizaciones superar las
limitaciones de los proyectos agilizando los procesos. Las herramientas modernas mejoran
significativamente la gestión eficaz del tiempo y los costos, creando nuevas oportunidades
comerciales y de inversión.

El software de gestión de proyectos le permite controlar todas las operaciones y garantizar

que todas las entregas se realicen a tiempo.

Estos programas te permiten dividir un proyecto en tareas y subtareas, así como organizar y
planificar cada proyecto, y establecer plazos y relaciones (workflows) entre proyectos.

Bibliografía

Project Management Institute (2017). Guía de los Fundamentos para la Dirección de

Proyectos: Guía del PMBOK ® - 6ta Edición. Estados Unidos, Pennsylvania (Newtown
Square): Project Management Institute Inc.

Project Management Institute (2013). Building High-Performance Project Manager. Estados

Unidos, Pensilvania (Newton Square) Project Management Institute Inc.

WOEPPEL, Mark J, Guía del Fabricante para implementar la teoría de las Restricciones,
ISOT 2003

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GOLDRATT, Eliyahu. What is this Thing Called the Theory of Constraints, and How should it
be Implemented. Croton-on Hudson, North River Press, N.Y. p. 4. El énfasis es nuestro.
1994.

Díaz Ángel, El arte de dirigir Proyectos, Tercera edición, Editorial Alfa Omega grupo editor
S.A, México.

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