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1 © Asturias Corporación Universitaria

Índice

1 Introducción .......................................................................................................................... 3

2 Registro Mercantil................................................................................................................ 3

2.1 Contenido del Registro ............................................................................................4

2.2 Sanción por Omisión en el Registro ....................................................................6

2.3 Entidades Encargadas del Registro .....................................................................6

3 Las Cámaras de Comercio ................................................................................................ 7

3.1 Organización ...............................................................................................................8

3.2 Control y Vigilancia Administrativa de las Cámaras de Comercio ..............8

3.3 Funciones de las Cámaras de Comercio.........................................................9

4 Libros de Contabilidad ..................................................................................................... 10

4.1 Conductas Prohibidas en los Libros de Contabilidad .................................... 11

4.2 Sanción por Infringir las Prohibiciones ......................................................... 11

4.3 Reserva y Exhibición de los Libros de Contabilidad................................... 11

4.4 Sanciones por Violación de la Reserva ......................................................... 12

5 Resumen ............................................................................................................................... 12

6 Referencias Bibliográficas .............................................................................................. 13

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Objetivos

• Objetivo 1: Conocer el trámite que debe agotar todo comerciante para

obtener el Registro Mercantil.
• Objetivo 2: Identificar la estructura y funcionamiento de las Cámaras de
Comercio.
• Objetivo 3: Conocer el manejo que debe hacerse sobre los libros de
comercio, las prohibiciones y reservas que se deben tener.

1 Introducción
El Registro Mercantil, las Cámaras de Comercio y los Libros de Comercio son los
temas que trataremos en esta unidad. Hacer pública la calidad del comerciante a
través del registro ante la cámara de comercio y tener plena certeza de cuáles son
los libros que debe llevar de manera correcta un comerciante, es vital para su
diario vivir.
Las menciones que se hacen de las normas legales corresponden al Código de
Comercio.

2 Registro Mercantil
El Registro Mercantil comprende la matrícula de los comerciantes y de los
establecimientos de comercio, la inscripción de todos los actos, libros y
documentos que la ley exige.
Art. 26: “El Registro Mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los
comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de
todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa
formalidad.
El Registro Mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y
archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y
obtener copias de los mismos.”
Las personas naturales lo deben efectuar dentro del mes siguiente al día en que
se inician las actividades. Las personas jurídicas conocidas como empresarios o

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“En interés de terceros: El registro es
público y cualquier persona puede
acceder a la información”
sociedades dentro del mes siguiente a la protocolización del acta constitutiva a
través de la escritura pública. Su renovación se hace dentro de los 3 primeros
meses de cada año.
Art. 31: “La solicitud de matrícula será presentada dentro del mes siguiente a la
fecha en que la persona natural empezó a ejercer el comercio o en que la sucursal
o el establecimiento de comercio fue abierto.
Tratándose de sociedades, la petición de matrícula se formulará por el
representante legal dentro del mes siguiente a la fecha de la escritura pública de
constitución o a la del permiso de funcionamiento, según el caso, y acompañará
tales documentos.
El mismo plazo señalado en el inciso primero de este artículo se aplicará a las
copropiedades o sociedades de hecho o irregulares, debiendo en este caso
inscribirse todos los comuneros o socios.”
2.1 Contenido del Registro
Los comerciantes están obligados a registrar, en su propio interés y en el de
terceros, actas, libros y documentos que la ley señala, tales como:
Constitución, reforma, disolución y liquidación de sociedades, apertura de
agencias y sucursales, enajenación y cancelación de establecimiento de comercio,
contratos de prenda, reserva de dominio, agencia comercial, concordatos,
poderes, permisos de funcionamiento a las sociedades comerciales, libros de
comercio, embargos, secuestros, sucesiones, entre otros.
Cuando se dice que es en interés de terceros es porque el registro es público
y cualquier persona puede acceder a la información allí contenida, ya que su
finalidad es la información y la publicidad de los actos (Artículo 26).
Cada año, durante los primeros 3 meses se debe renovar la inscripción en el
registro (Artículo 33).
El registro contiene:
• Nombre del Comerciante
• Identificación
• Registro
• Nacionalidad
• Domicilio
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 • Actividad mercantil
• Patrimonio
También se inscribe los siguientes actos:
1. Las personas que ejercen profesionalmente el comercio y sus
auxiliares.
2. Capitulaciones matrimoniales y la liquidación de sociedades
conyugales, en el caso de que alguno sea comerciante.
3. La interdicción judicial declarada contra comerciantes.
4. Sentencias que prohíban el comercio.
5. Autorizaciones a menores para ejercer el comercio.
6. Apertura de establecimientos de comercio.
7. Libros de contabilidad, registro de accionistas, actas de la asamblea y
juntas de socios.
8. Constitución, adiciones o reformas estatutarias.
9. Las demás que establezca la ley.
Art. 28: “Deberán inscribirse en el Registro Mercantil:
1. Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares,
tales como los comisionistas, corredores, agentes, representantes de
formas nacionales o extranjeras, quienes lo harán dentro del mes siguiente
a la fecha en que inicien actividades.
2. Las capitulaciones matrimoniales y las liquidaciones de sociedades
conyugales, cuando el marido y la mujer, o alguno de ellos sea comerciante.
3. La interdicción judicial pronunciada contra comerciantes, las providencias
en que se imponga a estos la prohibición de ejercer el comercio; los
concordatos preventivos y los celebrados dentro del proceso de quiebra; la
declaración de quiebra y el nombramiento de síndico de ésta y su remoción;
la posesión de cargos públicos que inhabiliten para el ejercicio del
comercio, y en general, las incapacidades o inhabilidades previstas en la ley
para ser comerciante.
4. Las autorizaciones que, conforme a la ley, se otorguen a los menores para
ejercer el comercio, y la revocación de las mismas.

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 5. Todo acto, en virtud del cual, se confiera, modifique o revoque la
administración parcial o general de bienes o negocios del comerciante.
6. La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos
que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración.
7. Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de
asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de
sociedades mercantiles.
8. Los embargos y demandas civiles relacionados con derechos, cuya
mutación esté sujeta a Registro Mercantil.
9. La Constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de
sociedades comerciales, así como la designación de representantes legales
y liquidadores, y su remoción. Las compañías vigiladas por la
Superintendencia de sociedades deberá cumplir, además de la formalidad
del registro, los requisitos previstos en las disposiciones legales que
regulan dicha vigilancia.
10. Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley.”

2.2 Sanción por Omisión en el Registro

El no cumplir con el requisito del registro ocasiona multas impuestas por la

“Los libros de comercio no registrados
Superintendencia de Industria y Comercio. Debe tenerse en cuenta que los
libros de comercio no registrados carecen de valor probatorio.
carecen de valor probatorio”
Art. 37: “La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en
el registro mercantil incurrirá en multa hasta de 17 salarios mínimos legales
mensuales, que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin
perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se aplicará cuando
se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio.”

2.3 Entidades Encargadas del Registro

En principio y por regla general, las Cámaras de Comercio son las entidades
encargadas de efectuar y llevar el registro de los actos de comercio y de los
“Cámaras de Comercio son las
comerciantes en general.
entidades encargadas de efectuar y

llevar el registro de los actos de Art. 27: “El Registro Mercantil se llevará por las Cámaras de Comercio, pero la
Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros necesarios para
comercio y de los comerciantes en

general”

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cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dará las instrucciones
que tiendan al perfeccionamiento de la institución.”
En circunstancias especiales, llevan el Registro Mercantil:
• La Aeronáutica Civil
• Las capitanías de puerto
• La dirección general de tránsito y transporte
• La Superfinanciera
• La Supervalores
• La Superintendencia de Industria y Comercio
Ejemplo:
La sociedad inmobiliaria León & Villamizar SAS se constituye el día 12 de abril de
2014 y protocoliza el acta constitutiva el 15 de abril del mismo año mediante la
escritura pública No. 123 de la Notaria Primera del Círculo de Bogotá. Nombra
como revisor fiscal a la compañía Deloitte & Touche.
Ante la Cámara de Comercio, registran el acta constitutiva y el nombramiento de
sus órganos directivos el día 28 de abril de 2014, dando así, cumplimiento a lo
ordenado en la ley.
John Bernal quien está interesado en realizar negocios con la mencionada
sociedad, solicita ante la Cámara de Comercio un certificado de existencia y
representación legal de la empresa y la entidad.

3 Las Cámaras de Comercio

Las Cámaras de Comercio son personas jurídicas de derecho privado, de
carácter corporativo y gremial que cumplen la función pública de efectuar y
llevar el registro de los actos de comercio y de los comerciantes en general
y privadas como las de promoción del gremio, capacitación y representación.

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 3.1 Organización

La administración, gestión y contratación de las Cámaras de Comercio

pertenece al ámbito del derecho privado. Cuando ejerce funciones públicas por
“La administración, gestión y contratación
delegación compete al derecho público.
pertenece al ámbito del derecho privado”
Tienen un sólo patrimonio y conforman un sólo presupuesto (arts. 91 y 93 del C. de
Co.), como tal, los dineros que lo integran no pertenecen a sus miembros, llámese
comerciantes afiliados o matriculados, administradores o funcionarios.
Fuente: CCB
Sus órganos de dirección son la Junta Directiva, la Presidencia de la Junta
Directiva y la Presidencia Ejecutiva. Su órgano de control es la Revisoría
Fiscal. Sus miembros pueden ser inscritos o afiliados.

3.2 Control y Vigilancia Administrativa de las Cámaras de Comercio

El control y vigilancia de las Cámaras de Comercio, para asegurar el

cumplimiento de las funciones administrativas, le corresponde a la

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 Superintendencia de Industria y Comercio. En cuanto a la gestión fiscal, es
competencia de la Contraloría General de la República.

3.3 Funciones de las Cámaras de Comercio

A. Gremiales:
i. Órgano de ayuda para los comerciantes.
ii. Información comercial para el público.
iii. Tribunales de arbitramiento.
iv. Promoción y fomento cultural, comercial e industrial, a través de cursos y
conferencias.
v. Sistemas para la solución de conflictos:
1. Negociación directa entre las partes.
2. Contrato de transacción.
3. Tribunal de arbitramiento:
a) Compromiso.
b) Cláusula compromisoria.
4. Conciliación.
5. Amigable composición: Si se llega a un acuerdo entre las partes, se
celebra el contrato de transacción.
B. Administrativa:
i. Llevar el registro público de comercio.
ii. Órgano consultivo del gobierno en materia mercantil.
iii. Llevar expertos en materia concordatoria.
En conclusión, las funciones más importantes de las Cámaras de Comercio
son:
a) Llevar el registro público de comercio.
b) Servir como organismo de solución de conflictos.

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“Es un sistema que se adopta para
registrar, clasificar y resumir todos los
hechos y los actos que se traducen en
cifras monetarias”
Ejemplo:
La Cámara de Comercio, al registrar el acta constitutiva y expedir el certificado de
la sociedad mencionada en el ejemplo anterior, cumple con la función pública de
llevar el Registro Mercantil.
Por sus estatutos, los miembros afiliados, mediante votación, eligen los miembros
de la Junta Directiva y, ésta a su vez, nombra el Presidente de la entidad, proceso
que es vigilado por la Superintendencia de Industria y Comercio para darle
transparencia a todo el proceso.
4 Libros de Contabilidad
La contabilidad es el sistema que se adopta para registrar, clasificar y
resumir todos los hechos y los actos que se traducen en cifras monetarias.
Debe ser en español por el sistema de partida doble, que deben suministrar una
historia clara y fidedigna de los negocios. Hacen parte de la contabilidad, los
comprobantes que sirven de respaldo a las partidas asentadas en los libros.
El art. 3 del Decreto 2649 del 93 enuncia los objetivos básicos de la
información contable y dispone que debe servir para:
1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las
obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios
que hubiere experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el
periodo.
2. Presidir flujos de efectivo.
3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización, y dirección
de los negocios.
4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
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 9. Contribuir a la evaluación en beneficio o impacto social que la
actividad económica de un ente represente para la comunidad.
Puede ser llevada de manera manual o a través de un medio electrónico como
un computador, lo importante es que la información plasmada sea real.

4.1 Conductas Prohibidas en los Libros de Contabilidad

Todo comerciante debe llevar libros, registros, inventarios y estados financieros.

Estos deben estar debidamente foliados y encuadernados. No pueden tener
tachones, ni enmendaduras, ni faltarle hojas, ni modificar fechas, ni dejar
espacios en blanco. Cualquier error de transcripción debe enmendarse a través
de una nota aclaratoria.
Los libros y papeles contables del comerciante deberán ser conservados cuando
menos por diez años en físico, puesto que conforme al artículo 60 del
Código de Comercio la conservación de los libros y papeles contables del
comerciante deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados
desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o
comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el
comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice
su reproducción exacta.

4.2 Sanción por Infringir las Prohibiciones

• Multa impuesta por la superfinanciera o la supersociedades.

• Carecimiento de valor legal probatorio a favor del comerciante que los
lleva. Cuando no puede establecerse el responsable directamente, serán
solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de los libros, el
contador y el revisor fiscal.

4.3 Reserva y Exhibición de los Libros de Contabilidad

Los libros de contabilidad podrán ser examinados por las entidades

jurisdiccionales y administrativas para la tasación de impuestos; vigilancia de los
establecimientos de crédito, sociedades mercantiles y de utilidad común;
investigación de delitos; procesos civiles. En casos de liquidación obligatoria de
sociedades, la exhibición general puede ser autorizada por los jueces civiles.
La reserva implica que:

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 • No pueden examinarse por personas distintas de sus propietarios o
personas autorizadas por ellos.
• Sólo se puede exceptuar lo anterior para los fines establecidos en la
Constitución y mediante orden de autoridad competente.
• Lo anterior debe diferenciarse del derecho de inspección que tienen los
asociados sobre los libros y papeles de las compañías comerciales.

4.4 Sanciones por Violación de la Reserva

Incurrirán en el delito de violación de secretos y correspondencias, el revisor

fiscal o el contador, o en su defecto, el tenedor de libros que infrinja la reserva.
Ejemplo:
La sociedad inmobiliaria León & Villamizar SAS para el registro de sus
actividades comerciales tiene un libro diario donde registra el movimiento del día
a día, un libro de socios donde consta el nombre de las personas que integran la
sociedad y son propietarios de la misma, y un libro de balance general con el P y
G de la contabilidad
El contador de la empresa por error omitió registrar las actividades comerciales
del día 2 de julio de 2014 y se saltó del día 1 al día 3, pero para subsanarlo
plasmó una nota aclaratoria en el día 4 del mismo julio.

5 Resumen
• El Registro Mercantil comprende la matrícula de los comerciantes y de los
establecimientos de comercio, la inscripción de todos los actos, libros y
documentos que la ley exige.
• El no cumplir con el requisito del registro ocasiona multas impuestas por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
• Las Cámaras de Comercio son las entidades encargadas de efectuar y llevar
el registro de los actos de comercio y de los comerciantes en general.
• Las Cámaras de Comercio son personas jurídicas de derecho privado, de
carácter corporativo y gremial que cumplen la función pública de efectuar y
llevar el registro de los actos de comercio y de los comerciantes en general

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 y privadas como las de promoción del gremio, capacitación y
representación.
• Sus órganos de dirección son la Junta Directiva, la Presidencia de la Junta
Directiva y la Presidencia Ejecutiva. Su órgano de control es la Revisoría
Fiscal. Sus miembros pueden ser inscritos o afiliados.
• El control y vigilancia de las Cámaras de Comercio, para asegurar el
cumplimiento de las funciones administrativas, le corresponde a la
Superintendencia de Industria y Comercio.
• La contabilidad es el sistema que se adopta para registrar, clasificar y
resumir todos los hechos y los actos que se traducen en cifras monetarias.
• Los libros de contabilidad no pueden tener tachones, ni enmendaduras, ni
faltarle hojas, ni modificar fechas, ni dejar espacios en blanco.

6 Referencias Bibliográficas
• NARVÁEZ GARCÍA, José Ignacio. Derecho Mercantil Colombiano, Parte
General. Vol1, 9ª Edic. 2002. Colombia
• T AMAYO JARAMILLO, Alfredo. Grandes temas del derecho comercial. Edil.
Diké, Medellín, 1993.
• Código de Comercio.

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