COMENCEMOS POR EL PRINCIPIO

ACTIVIDAD EVALUATIVA – EJE 2

 
 
 
 

Presentado por:

 
 Presentado A:

Fabian Toro Sánchez

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad De Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Administración De Empresas

Herramientas para la toma de decisiones, 2023

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 1. INTRODUCCION

Con esta actividad aprenderemos a definir problemas empresariales así mismo

identificaremos diferentes elementos que lo componen y las posibles causas

apoyándonos en diferentes recursos como diagrama análisis 5W2H, diagrama de

Ishikawa, saber como y en que momento de usa también conocer problemáticas de

diferentes campos que desconoces en base a los aportes de cada uno de los

integrantes del grupo.

2. PROBLEMÁTICA.

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 A. Aerolínea Viva air.  Fast Colombia Sas.   Fast Colombia Sas:

Es una de compañías de la industria aérea que ha impactado el mercado Colombiano,

impulsando el modelo de bajo costo en la región, ha agregado 15 de 50 nuevos aviones

a su flota y en año pasado realizó 40.000 vuelos.

Debido al cese de operaciones el pasado 27 de febrero de 2023 donde paró

temporalmente sus operaciones tras anunciar que cancelarían todos sus vuelos debido

a problemas económicos graves el volumen de correos y requerimientos aumentaron

de manera exponencial, convirtiendo los buzones de email  en un medio donde la

información se sobrecarga y se acumula.

Sumada a los trabajos asignados a cada colaborador del área de aeropuertos, en

cuanto a sus ocupaciones, la saturación de información en sus buzones de email se

convierte en un enorme problema, afectando la productividad y el rendimiento del

área.  

Diariamente un empleado que se desempeñe dentro de un área administrativa recibe

un promedio entre 80 y 100 correos electrónicos diarios, todos con requerimientos

necesarios para darle dinamismo a la operación diaria.  En una estadística general

aproximadamente las personas dedican entre un 50 a un 75 % de su tiempo a leer y

contestar el correo electrónico.

La oportunidad de mejora en este tema, lo guiaremos en cómo organizar un correo

electrónico abarrotado con el fin de que la productividad no se vea perjudicada.

B. Empresa de Energía A-ire:

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Es una empresa dedicada a la prestación del servicio público domiciliario de energía

eléctrica, con presencia en tres departamentos del país: Atlántico, La Guajira y

Magdalena, distribuye y comercializa energía eléctrica para los hogares colombianos, la

industria y el comercio.

Problemática 

Un grupo de  personas del barrio el carmen, usuarios de la empresa de energía Aire,

desconocen el uso de los canales  de atención virtual para presentar trámites de PQRS.

Personas pertenecientes al barrio el Carmen que se encuentran en una zona bastante

retirada de las instalaciones de la empresa de energía Aire, y sus posibilidades de

transportarse para realizar pagos y procesos son bastantes complejos, llegando a

dichas instalaciones se encuentran  con un  alto flujo  de usuarios y solo dos asesores

brindan la atención, teniendo en cuenta que la oficina tiene horarios establecidos y se

corre el riesgo de que no todos los usuarios sean atendidos, esto conlleva a

inconformidad y a generar un ambiente no tan agradable , ellos desconocen los canales

virtuales de atención  de la empresa por lo tanto deciden acercarse para que sean

atendidos.

C. Syrus Qca:

Es una empresa que distribuye materia prima para la fabricación del plástico a nivel

nacional.

Problemática: En el área comercial de la empresa se realizan varios informes para

mostrar la efectividad y el comportamiento de ventas, cada informe contiene varios

procesos, pero la mayoría se realiza de forma manual con fórmulas en Excel y no hay
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un sistema donde se pueda descargar la información necesaria para un reporte diario lo

cual evitará algún error en fórmulas y tiempo de entrega, actualmente dura entre hora y

media realizando la entrega de tal informe. 

D. La Dania.  Unión de arroceros:

Problemática: Faltante en la entrega de mercancía a los clientes de la compañía La

Dania, unión de arroceros.

Actualmente tenemos inconvenientes con la entrega de mercancía a clientes en su

totalidad según lo requerido con el área comercial, en la planta se realiza el cargue de

producto con una orden de compra según enviada por el área comercial y cliente 

cargamos cantidades y referencias según lo solicitado cerramos vehículo y colocamos

``Precintos` para asegurar la mercancía pero al llegar al cliente y entregar mercancía

realizan conteo de cantidades y referencias facturas haciendo comparación con la

orden de compra, y contamos con el inconvenientes que casi siempre encontramos

faltantes de mercancía.

No hemos logrado encontrar un proceso que nos asegure y nos evita reprocesos en las

áreas para evitar que entreguemos incompleto a nuestros clientes según lo solicitado.

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 3. ARGUMENTO DE PROBLEMÁTICA ESCOGIDA.

El problema escogido por el grupo ha sido la problemática que encontramos en la

aerolínea Fast Colombia sas, debido que un gran número de empresas actualmente

tienen este mismo problema creando déficit en el desempeño de las funciones de los

colaboradores y retrasando la solución de problemas o de actividades asignadas  día a

día en las respuestas que siempre se necesitan a tiempo y en un corto periodo de este, 

a diario recibimos cantidades masivas de correos por parte de los clientes tanto internos

como externos;  generando un embotellamiento en las tareas que cada uno de los

colaboradores debe realizar, teniendo en cuenta que cada correo se debe responder

también porque está implícito en las responsabilidades de estos, y q muchas veces

esos correos corresponden a algunas de las responsabilidades asignadas.

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 4. CONTEXTUALIZACIÓN.

Viva air es una aerolínea de bajo costo que opera en Colombia con vuelos domésticos,

con vuelos internacionales a Brasil, Argentina, Punta Cana, México y Perú.  lleva diez

años en el mercado y a ganado el 20% en la cuota de mercado Colombiano, es una

aerolínea que revolucionó la manera de volar, disruptiva de concepto fresco y muy

cercano a la gente, es la aerolínea de la nuevas oportunidades, frecuentemente viajan

por primera vez muchos de nuestros clientes, que aman la marca, aman su concepto y

también brinda oportunidades a todas las personas que quieren trabajar en ella creando

un concepto abierto de inclusión y resiliencia.

En el día a día de la compañía para que su flota esté en el aire detrás de todo ese

despliegue de aviones, se encuentra muchas personas haciendo posible que volar sea

lo más placentero, y ello conlleva un sin número de actividades, para todas las áreas,

como es aeropuertos, contabilidad, recursos humanos, finanzas, operaciones aéreas,

ingeniería aérea, controladores, tripulación etc. 

Antes del cese de operaciones las bandejas de los correos corporativos se inundaban

de solicitudes y posterior a dejar de operar la problemática aumentó saturando de

manera exponencial las áreas de toda la compañía.

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 5. PROBLEMÁTICA.

A. Enunciado del problema: 

Déficit en la productividad de los colaboradores, por saturación de emails de clientes

internos y externos, además el aumento de spam genera un impacto negativo en

tiempo, esfuerzo y dinero.

B. Profundización del enunciado:   Los correos corporativos son muy importantes en

una empresa, es el medio de comunicación que más se utiliza para designar tareas,

para diferenciar la comunicación personal de la laboral, nos ayuda a mantener el

contacto entre los trabajadores y con los clientes externos, además se puede tener

organizada la información, pero cuándo hay una cantidad masiva de emails, se

presenta dificultad para que los colaboradores sean más productivos o eficientes en las

responsabilidades asignadas, puesto que se deben responder de manera oportuna y

muchas veces son solicitudes que no corresponden a las áreas o los mismos correos

empiezan a dar vueltas sin ninguna respuesta al no ser direccionados al área

correspondiente, creando muchas solicitudes sobre los mismos casos acumulándose

en las bandejas de entradas. 

C. Ubicación:   

Viva air, sus oficinas están ubicadas en Rionegro, Antioquía a 500 mts después del

tablazo, sector llano grande, esta es su sede principal en Medellín el el poblado en we

work se cuenta con la segunda sede. La situación se presenta a nivel general de la

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empresa y se ven involucradas todas las áreas de la compañía.  Pues cada colaborador

utiliza un correo corporativo.

D. tiempo:

Esta situación se viene presentando desde marzo de 2020 debido a la crisis que generó

la pandemia, y actualmente se ha acrecentado debido al cese de operaciones desde el 

27 de febrero del presente año.

F. Magnitud:

Afecta a todas las personas y proveedores, usuarios de la compañía (clientes externos)

y sus colaboradores (clientes internos).  Ya que todos estos esperan una respuesta de

manera inmediata. 

Según el artículo de la BBC, El correo electrónico basura -o spam- que recibimos en

nuestra computadora a diario produce 17 millones de toneladas de dióxido de carbono,

si bien algunos de los correos electrónicos no son spam si está generando impacto

negativo “La energía que se gasta en su producción, transmisión y eliminación, dice el

informe, es equivalente a la electricidad que utilizan 2,4 millones de hogares en Estados

Unidos.”  Es decir, no solo es la productividad la que se ve afectada sino también los

costos por energía eléctrica, y el impacto ambiental que muchas veces no llegamos a

relacionar y se está emitiendo gran cantidad de Co2 cada día.

G. Causas:

 Falta de instrucción a los empleados o entrenamiento a los equipos acerca de los

procesos y los responsables de cada área, para que una vez lleguen correos se

transmitan sólo a la persona responsable. 

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  Al recibir muchos correos la cuenta envía automáticamente el siguiente mensaje

“El usuario al que intentas contactar está recibiendo correos electrónicos con una

frecuencia que impide que se entreguen otros mensajes”.

Es decir que debido a la cantidad de correos dificulta que salgan las respuestas de los

buzones. Esta es una causa que sigan enviando mensajes ya que el usuario no obtiene

respuesta acrecentando el problema.

 La línea de asunto no es clara, y se reprocesa la información ocasionando que el

hilo del correo inicial se pierda y se considere como una nueva actividad por

resolver y no como una que ya tiene un avance en la solución.

 No se es oportuno en las respuestas, y al no dar una solución rápida los clientes

nuevamente vuelven a enviar solicitudes duplicando las, triplicando las, o hasta

llevándolas a un nivel de reclamo frecuente.

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6. ANÁLISIS 5W2H.

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7. LLUVIA DE IDEAS.

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 8.DIAGRAMA DE ISHIKAWA

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 9. BIBLIOGRAFIA.

Influencia de la tecnología en la comunicación organizacional interna. 1,Gloria Jiménez-

Marín, 2,Isabel González Boudet, 3, Rodrigo Elías Zambrano

 https://www.bbc.com/mundo/ciencia_tecnologia/

2009/04/090417_spam_co2_men#:~:text=El%20correo%20basura%20emite

%2017,empresa%20de%20programas%20antivurs%20McAfee.

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