MUNICIPIO DE ANAPOIMA – CUNDINAMARCA

SECRETARIA DE CONTRATACION
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ESTUDIO PREVIO
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1. IDENTIFICACION DE LA DEPENDENCIA REQUERIENTE

FECHA DE ELABORACION FEBRERO 11 DE 2022

DEPENDENCIA REQUERIENTE SECRETARÍA GENERAL

2. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD

La justificación de la Necesidad, las razones por las que no se puede realizar con personal de planta, el cumplimiento o no
de horario y la coordinación de actividades, y demás condiciones contractuales del futuro contrato se encuentran descritas y
analizadas en la ficha RADICADA y FIRMADA por parte de la SECRETARÍA GENERAL, la cual hace parte integral del
presente estudio.

3. CLASIFICACION UNSCP

Niveles Numero Descripción

Segmento 82 Servicios editoriales, de diseño, de artes gráficas y bellas artes
Familia 8211 Escritura y traducciones
Clase 821119 Servicios de noticias y publicidad
Producto 82111901 Servicios de comunicados de prensa

4. OBJETO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA PUBLICACIÓN DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS, ASÍ COMO ACTOS
ADMINISTRATIVOS, EDICTOS, ETC., Y LOS DIFERENTES EVENTOS QUE ADELANTA LA ADMINISTRACIÓN
MUNICIPAL EN UN PERIÓDICO DE CIRCULACIÓN LOCAL Y REGIONAL EN LAS PROVINCIAS O CABECERAS DE
PROVINCIA DEL ALTO MAGDALENA, SUMAPAZ, MAGDALENA CENTRO, SABANA CENTRO, SABANA OCCIDENTE Y
TEQUENDAMA

5. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR

Los servicios a contratar y sus respectivas especificaciones técnicas, para el presente proceso, se encuentran descritos en las
tablas subsiguientes:

Íte
Descripción Unidad de medida Can Valor Unitario Valor Total
m
1 Publicación de aviso de 1 página Unidad 1 $ 1.617.466 $ 1.617.466
2 Publicación de aviso de 1/2 página Unidad 1 $ 898.091 $ 898.091
3 Publicación de aviso de 1/4 página Unidad 1 $ 497.991 $ 497.991
4 Publicación de aviso de 1/8 página Unidad 1 $ 320.080 $ 320.080

6. ANALISIS DEL SECTOR

En vista de la necesidad solicitada por la SECRETARIA GENERAL, se elabora el presente estudio previo, en el cual se
fundamenta en el decreto 1082 de 2015, Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y demás normas contractuales vigentes, es por esto,
que se han adelantados condiciones de Procesos de Contratación en vigencias pasadas para contratar ese tipo de servicios, se
recopilan e identifican los siguientes procesos:

Año Entidad Objeto Plazo de Valor

Ejecución
Municipio Contrato de prestación de servicios No. 300 – 2018 Hasta
2018 de Prestación De Servicios Para La Publicación De La Rendición De agotar el $10.000.000,00
Anapoima Cuentas 2018, Campañas Navideñas Y Los Diferentes Eventos Que monto
Adelanta La Administración Municipal En Un Periódico De Circulación
Local Y Regional En La Provincias O Cabeceras De
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Provincia Del Alto Magdalena, Sumapaz, Magdalena Centro, Sabana
Centro, Sabana Occidente Y Tequendama.
2019 Municipio Contrato de prestación de servicios No. 281 – 2019 Hasta $14.253.290,00
de Publicación De Planes, Programas Y Los Diferentes Eventos Que agotar el
Anapoima Adelanta La Administración Municipal En Un Periódico De Circulación monto
Local Y Regional En Las Provincias O Cabeceras Del Alto Magdalena,
Sumapaz, Magdalena Centro, Sabana Centro, Sabana Occidente Y
Tequendama
Contrato de prestación de servicios No. 218 – 2020
2020 Municipio Invitación pública 105 - 2020 Hasta $6.000.000,00
de Promoción De La Oferta Económica, Cultural Y Turística Del Municipio agotar el
Anapoima De Anapoima, Como Estrategia De Reactivación Económica A Través monto
De Publicación En Periódicos De Circulación Local Y Regional En Las
Provincias O Cabeceras Del Alto Magdalena, Sumapaz, Magdalena
Centro, Sabana Centro, Sabana Occidente Y Tequendama
Contrato de prestación de servicios No. 141 - 2021
2021 Municipio Invitación pública No. 048 - 2021 Hasta $15.000.000,00
de Prestación De Servicios Para La Publicación De Planes, Programas Y agotar el
Anapoima Proyectos, Así Como Actos Administrativos, Edictos, Etc. Y Los monto
Diferentes Eventos Que Adelanta La Administración Municipal en Un
Periódico De Circulación Local Y Regional En Las Provincias O
Cabeceras De Provincia Del Alto Magdalena, Sumapaz, Magdalena
Centro, Sabana Centro, Sabana Occidente Y Tequendama

En relación con las condiciones de la demanda para determinar el valor de los presentes ítems, se tomaron los precios del
contrato de prestación de servicios No. 218 – 2020, invitación pública No. 105 – 2020, y el contrato No. 141 – 2021, invitación
pública No. 048 – 2021, se le aumentó el IPC 1,61% año 2020, IPC 5.62% año 2021, se le sacó el promedio a cada ítem,
arrojando el siguiente resultado:

Unidad de Fuente 1 Contrato IPC 1,61% año 2020 Fuente 2 Contrato IPC 5,62%
Ítem Descripción Can Promedio Valor Total
medida 218 - 2020 IPC 5,62% año 2021 141 - 2021 año 2021
1 Publicación de aviso de 1 página Unidad 1 $ 1.933.333 $ 2.073.113 $ 1.100.000 $ 1.161.820 $ 1.617.466 $ 1.617.466
2 Publicación de aviso de 1/2 página Unidad 1 $ 1.133.333 $ 1.215.273 $ 550.000 $ 580.910 $ 898.091 $ 898.091
3 Publicación de aviso de 1/4 página Unidad 1 $ 633.333 $ 679.123 $ 300.000 $ 316.860 $ 497.991 $ 497.991
4 Publicación de aviso de 1/8 página Unidad 1 $ 400.000 $ 428.920 $ 200.000 $ 211.240 $ 320.080 $ 320.080

Variables para calcular los valores de los ítems:

El análisis que soporta el valor estimado del futuro contrato, se realizó teniendo en cuenta el valor de cada uno de los
elementos requeridos por la entidad, así como el estudio de mercado realizado con base en los requerimientos de la entidad.

Se tuvieron en cuenta las siguientes variables:

1. Lugar de ejecución.
2. Plazo de ejecución
3. Costos indirectos:
4. IPC 1,61% año 2020, IPC 5,62% año 2021

Los que se relacionen con el objeto del contrato. Optando como precio estimado el presupuesto oficial

7. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO/ PRESUPUESTO OFICIAL

El presupuesto total del contrato será hasta por la suma de: TRECE MILLONES DOSCIENTOS SESENTA Y CINCO MIL
DOSCIENTOS DIECISEIS PESOS M/CTE ($13.265.216,00)
El valor del contrato corresponde a los valores establecidos en las directrices enviadas por parte de la SECRETARIA
GENERAL en la respectiva ficha.

8. JUSTIFICACIÓN DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

La modalidad de contratación es mínima cuantía de conformidad con el artículo

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2 de la ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 94 de la ley 1474 de 2011 y el decreto 1082 de 2015 se establece como
modalidad de selección la contratación de mínima cuantía, cuando se trate de adquisiciones de bienes, servicios y obras
cuyo valor no se exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, para este caso es decir, la
suma de $28.000.000,00 independientemente de su objeto.  

9. INFORMACION DEL CONTRATO

A. TIPOLOGÍA CONTRACTUAL

Prestación de servicios

B. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

OBLIGACIONES GENERALES
1. Acreditar, de conformidad con la normatividad vigente, en el cumplimiento del pago mensual de los aportes de sus
empleados a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, Servicio Nacional de Aprendizaje. SENA, Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar y Cajas de Compensación Familiar, mediante certificación expedida por el
representante legal o revisor fiscal según el caso.
2. Ejecutar el objeto del contrato derivado de este proceso en el plazo establecido.
3. Responder por la buena calidad de los materiales y/o servicios y/o elementos utilizados para el cumplimiento del objeto
del contrato.
4. Cancelar en su totalidad los impuestos, tasas y contribuciones a que hubiera lugar en razón o con ocasión de la
celebración, ejecución, liquidación y/o pago de este contrato.
5. Firmar el Acta de Inicio dentro del día hábil siguiente al perfeccionamiento y la legalización del contrato.
6. Desarrollar cada una de las actividades en el marco del trabajo en equipo, respeto, tolerancia y buena comunicación.
7. Mantener comunicación con la entidad a través del supervisor del contrato, a fin de recibir las orientaciones y evaluar el
cumplimiento del objeto del mismo
8. Notificar, por escrito y en forma inmediata al Municipio cualquier retraso en la ejecución y desarrollo del contrato,
manifestando la causa y tiempo estimado de cumplimento.
9. Asumir cualquier tipo de responsabilidad por las violaciones que pudieran darse en materia de patentes, marcas o
derechos de autor tanto en el ámbito Nacional como Internacional con respecto al bien objeto de este contrato.
10. Responder por los vicios ocultos cuya causa sea anterior a la suscripción del contrato.
11. Programar las actividades que deba desarrollar para el cumplimiento del objeto del contrato.
12. Facilitar la labor de supervisión dando respuesta oportuna a las observaciones o requerimientos que se realicen.
13. Informar oportunamente al Municipio de Anapoima, cuando exista o sobrevenga alguna de las inhabilidades e
incompatibilidades previstas en la Constitución y la ley.
14. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le imparta por parte de Municipio.
15. Presentar la factura con los documentos requeridos para proceder al pago, previa certificación a satisfacción parte del
supervisor del contrato.
Si es responsable de emitir factura electrónica, se debe enviar al correo facturae@anapoima-cundinamarca.gov.co
16. El contratista será responsable ante las autoridades correspondientes por los actos u omisiones en el ejercicio de las
actividades que desarrolle en virtud del presente contrato, cuando con ellos cause perjuicio a la administración o a
terceros igualmente será responsable de los términos del artículo 52 de la ley 80 de 1993.
17. Mantener indemne al municipio en oportunidad sobre cualquier eventualidad que se presente en el desarrollo del objeto
del contrato.
18. Pagar por su cuenta todos los derechos, impuestos y los gastos legales en que incurra para el cumplimiento del objeto
del contrato.
19. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales evitando todo tipo de dilaciones o en trabamientos
que pudieren presentarse
20. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo al vehículo conforme el programa de revisión y mantenimiento
preventivo de la empresa de transporte. Esto con el fin de brindar comodidad y mayor seguridad a los pasajeros.
21. No podrá acceder a peticiones o amenazas de quienes actuando por fuera
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de la Ley pretendan obligarlo a hacer u omitir un acto o hecho. Cuando se presenten tales situaciones al contratista,
deberá informar de tal evento al Municipio y a las autoridades competentes, para que ellas adopten las medidas
necesarias. El incumplimiento de esta obligación daría lugar a la declaratoria de caducidad del contrato
22. Cumplir con todos los protocolos de bioseguridad establecidos por la Alcaldía Municipal de Anapoima en el desarrollo de
las actividades y Mantener el inventario de elementos de protección personal y/o protección respiratoria para
reemplazarlos en caso de deterioro o perdida. El costo de estos elementos estará a cargo del contratista.
23. Asimismo, deberá mantener la reserva y confidencialidad sobre la información que conozca con ocasión de la ejecución
del contrato. Esta obligación estará vigente por el término del contrato y dos (2) años más, cualquiera que sea la causa
de terminación.

La SECRETARÍA GENERAL, determinaron que el contratista debe cumplir las siguientes obligaciones especificas:

OBLIGACIONES ESPECIFICAS
El contratista deberá cumplir en forma eficiente y oportuna desarrollando las siguientes actividades:

1. Publicación de Planes, programa y proyectos, así como Actos Administrativos, edictos y los diferentes eventos que
adelante la Administración Municipal en un periódico de circulación local y regional LAS PROVICIAS o CABECERAS DE
PROVINCIA DEL ALTO MAGDALENA, SUMAPAZ, MAGDALENA CENTRO, SABANA CENTRO, SABANA OCCIDENTE Y
TEQUENDAMA”

2. Publicación de Rendición de Cuentas de la vigencia en un periódico de circulación local y regional LAS PROVICIAS o
CABECERAS DE PROVINCIA DEL ALTO MAGDALENA, SUMAPAZ, MAGDALENA CENTRO, SABANA CENTRO,
SABANA OCCIDENTE Y TEQUENDAMA”

3. Garantizar la distribución del Periódico en todo el Municipio de Anapoima y zona de influencia.

4. Garantizar que la persona de enlace dispuesto para atender los requerimientos de la Administración Municipal, tenga
disponibilidad inmediata para atender los requerimientos de la Entidad.

5. Atender, programar, crear y/o diseñar, según corresponda, las solicitudes requeridas por la Administración Municipal, en un
plazo máximo de dos (2) días hábiles después de enviado el requerimiento. La Administración Municipal podrá enviar los
requerimientos vía correo electrónico.

6. Atender, programar, crear y/o diseñar, según corresponda, las solicitudes requeridas por la Administración Municipal, en un
plazo máximo de dos (2) días hábiles después de enviado el requerimiento. La Administración Municipal podrá enviar los
requerimientos vía correo electrónico.

7. Garantizar la calidad en la impresión de los diseños aportados por parte de la Secretaría de General.

8. Entregar muestra física de cada edición.

9. Cumplir con el Contrato teniendo en cuenta lo señalado en la Invitación Pública, Estudios Previos, anexos técnicos si los
hubiere, ofertas y en el mismo Contrato.

10. Suscribir oportunamente Contrato con otro medio escrito que cumpla con las especificaciones del presente con el fin de
brindar la cobertura necesaria en las provincias solicitadas.

11. Suscribir oportunamente el Acta de Inicio, el Acta de Liquidación del Contrato y modificaciones si la hubiere.

12. Certificación de la Impresión de 20.000 ejemplares mensuales.

13. Garantizar la distribución del Periódico en todo el Municipio de Anapoima y zona de influencia.

14. El periódico debe de adjuntar el ISSN.

15. Acreditar Cámara de Comercio superior a 15 años de vigencia.

16. Y las demás que indique la Secretaría General y/o el supervisor del contrato para el correcto desarrollo del objeto
contractual.

10. OBLIGACIONES DEL MUNICIPIO

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OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR
1. Autorizar y tramitar el pago del valor del contrato;

2. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de él forman parte;

3. Prestar la mayor colaboración suministrando la información necesaria para el desarrollo del objeto contractual.

4. Las demás inherentes a la naturaleza del contrato.

11. PLAZO DE EJECUCIÓN.

El contrato se ejecutará, a partir de la suscripción del acta de inicio, sin que supere el 20 de diciembre de 2022

12. FORMA DE PAGO

El supervisor autoriza la cancelación del contrato mediante pagos parciales, según la ejecución del contrato, previa
presentación por parte del contratista de:

 Informe de ejecución de actividades relacionadas con el objeto contractual de acuerdo con los formatos establecido
por la administración municipal.
 Factura y/o documento equivalente, con el cumplimiento de los requisitos legales.
 Cumplimiento aportes de seguridad social
 Certificado bancario.
 Y Demás exigidos por el supervisor

13. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO.

Son funciones del Supervisor, las contenidas en el contrato, de conformidad con lo señalado en el manual de contratación y
supervisión, de acuerdo con la ley 1474 de 2011 y manual de contratación, supervisión e interventoría del Municipio de Anapoima.

Teniendo en cuenta las directrices estipuladas en la ficha adjunta al presente estudio, la supervisión del contrato estará a cargo
del funcionario que funge como SECRETARIO DE LA SECRETARIA GENERAL y/o QUIEN HAGA SUS VECES.

14. LIQUIDACIÓN SI X NO

El presente contrato deberá liquidarse a más tardar antes del vencimiento de los cuatro meses siguientes a la finalización del
contrato con la expedición del acto administrativo que ordene la terminación o la fecha del acuerdo que la disponga

15. GARANTÍAS

En cumplimiento a lo estipulado en el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 2.2.1.2.1.4.5 del
Decreto 1082 de 2015 y dadas las características de la contratación, la Administración Municipal no exigirá garantías para el
presente proceso.

16. ANÁLISIS DE RIESGOS

Con el Ánimo de señalar y cumplir con la normatividad legal existente, respecto a la estimación, tipificación y Asignación
de los riesgos
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MATRIZ DE RIESGOS

¿Afecta la ejecución del

¿A quién se le asigna?
Impacto después del
Monitoreo y revisión
tratamiento

Probabilidad

Valoración

Categoría
Consecuencia de la

contrato?
Impacto
Fuente

Tratamiento / Control a ser

Etapa
Clase

Tipo
N Descripción ocurrencia del
implementado

Probabilida

monitoreo?

Periodicida
Valoración
evento

¿Cómo se
Categoría

realiza el
Impacto
d

d
No cumplimiento de
los plazos
OPERACIONAL

Que sea tardía la establecidos para

CONTRATACION

En la
EXTERNO

Contratista
GENERAL

presentación de las legalización del

redacción de

Medio

BAJO

N/A
NO
garantías para la contrato y en N/A
1

3
los
legalización del consecuencia
documentos
contrato. demora en el inicio
de ejecución del
mismo
Cuando el servicio Documentación
entregado no cuenta donde se soporte
OPERACIONAL

ejecución del
EJECUCION

con la calidad, ni el seguimiento y

EXTERNO

Contratista
GENERAL

Durante la
El supervisor exigirá la

contrato
cantidad contratada, sin Incumplimiento del recibo de las

Bajo
Alto

NO
ejecución idónea y oportuna
2

que satisfagan las
necesidades para las
cuales han sido
contratados.
3
contratista entregas de las
del objeto contratado
actividades que
desarrolla el
contratista
El contratista deberá
capacitar a su personal sobre

Durante la ejecución del

Actividad del supervisor
Supervisor y contratista
Accidentalidad y/o todo lo concerniente a salud
OPERACIONAL
EJECUCION

muerte del personal del ocupacional, y deberá

EXTERNO

Contratista
GENERAL

Demandas,

contrato
contratista dotarlos con los implementos
Bajo

bajo
indemnización es del
3

3
necesarios para la correcta
personal
Incumplimiento ejecución de sus trabajos. El
obligaciones laborales supervisor debe verificar el
cumplimiento de las
obligaciones laborales
Fluctuación de tasa de
Incumplimiento del

ejecución
GENERA

cambio, variaciones

informaci
contratist
EXTERN

EJECUC

FINANCI

Consulta

ón TRM

Durante

contrato
objeto contractual o La propuesta económica
ERO

bajo

bajo
ION

NO

Del
cambiarias y financieras
O

la
4

3
Desequilibrio debe Considerar el riesgo
por causa micro o
financiero
macroeconómica

NOTA: Los riesgos previsibles asignados al contratista, se deberán entender siempre incorporados en la propuesta del mismo. Así, en caso de que el
riesgo que se materialice haya sido aceptado por el contratista, NO podrá alegarse por parte de este algún desequilibrio económico del contrato.

En Caso de que la entidad no reciba observaciones a la presente matriz de riesgos, esta se entiende ACEPTADA.

El presente estudio fue elaborado, de acuerdo a la información suministrada en la ficha técnica enviada por la SECRETARÍA
GENERAL del Municipio, la cual se adjunta al presente documento.

FIRMAS

Proyectó y Elaboró Revisó y Aprobó

_____________________________________ ________________________________
MIGUEL FERNANDO RUEDA DELGADO YANED GARZON CHAPARRO
Técnico Administrativo Secretaria de Despacho
Secretaria de Contratación Secretaria de Contratación

Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y a las disposiciones legales y/o técnicas vigentes y, por lo
tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma del remitente.