Archivos antiguos

GANCHO O ESPIGÓN:
Se usa de la siguiente manera: los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben.Este sistema de
archivo lo usan actualmente las abarroterías pequeñas, lavanderías, tiendas pequeñas, oficinas pequeñas, almacenes,
pero en forma temporal, ya que después lo pasan a un archivo permanente.

CASILLERO O NIDO DE PALOMA

Otro método antiguo de archivos que consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con
suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños. En estas divisiones se
guardan las cartas de acuerdo con el orden de recibo y a cada división se le asigna una letra del alfabeto. Se le denomina
así porque se asemeja a un palomar.
Ejemplo del casillero es el mueble que se usa en los apartados de correos y hoteles para guardar la correspondencia que
se distribuirá al público.

TABLA DE SHANNON:
Forma antigua de archivo que consiste en una tabla de madera con ganchos de presión para sostener los documentos.
Generalmente se cuelga en la pared y los documentos se archivan de acuerdo con el orden de recibo. Hoy día se usa en
las oficinas del registro civil, las notarias, tribunales de justicia, hospitales. También la usan los empleados que prestan
servicios al aire libre, como los ingenieros, capataces, inspectores de buses para el contador, cuando realiza el inventario
físico, para apoyarse al escribir la información.
Presenta las mismas desventajas del gancho o espigón, e igualmente se utiliza en forma temporal.

ARCHIVO DE CAJA
El sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la guía para ordenar alfabéticamente. Este sistema consiste en
una caja pequeña de madera, plástica o de metal. Dentro de está se usa un juego de guías y se ordena alfabéticamente
colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido. El archivo de caja ofrece la ventaja
de que los documentos se protegen contra el polvo, los papeles se mantienen en orden alfabético y se localiza con
facilidad. Este archivo es el que usan las amas de casa para guardar las recetas de cocina y otros documentos de uso
personal. Se usa en las oficinas para guardar las tarjetas de los clientes y en las bibliotecas para conservar las tarjetas de
los lectores.

CARPETA DE FUELLE O DE EXPANSIÓN

Se le denomina de fuelle porque se asemeja a un acordeón. Consiste en una carpeta de manila o cartón sólido con varias
divisiones, cada una de las cuales tiene unas letras en orden alfabético. Este sistema de archivo también se conoce con
el nombre de carpeta de expansión y la usan en las oficinas para la clasificación de formularios y facturas originales de
clientes para facilitar el cobro de la cuenta y poder revisar diariamente los clientes morosos. También se utiliza para
guardar cheques que van a ser entregados. En ocasiones se aprovecha para guardar en orden de fecha de vencimiento
las letras de cambio. En los colegios lo utilizan para guardar los créditos que se entregarán a los alumnos.
El archivo de expansión dio origen al archivo de asuntos en posición vertical u constituye un paso de avance en las
formas modernas de archivo.

ARCHIVO HORIZONTAL
El archivo horizontal introdujo el uso de las gavetas y las carpetas. Consiste en un mueble con distintas gavetas donde se
guardan todos los documentos colocándolos uno encima del otro. Este sistema, desde luego, resulta incómodo porque
no se puede localizar con facilidad los documentos, ya que es necesario buscar todos los papeles para localizar los de
una persona determinada. Ofrece la desventaja de que ocupa espacio en el mueble y resulta difícil la visibilidad de los
mismos. Se usa frecuentemente en las oficinas de negocios pequeños que manejan un reducido número de documentos
de varios tamaños.
Administración de personal

La administración de personal busca coordinar eficazmente los esfuerzos individuales del grupo de personas que
conforman una organización, además de propender por asegurar su bienestar, con la finalidad de lograr la consecución
de ciertos objetivos planteados por la dirección.

En esta corta exposición se expresará la definición de la administración de personal, por qué y cómo surgió, su
importancia, los objetivos que persigue y cómo se organiza un departamento de personal de una organización tipo, se
presenta un ejemplo sencillo.

Actualmente las organizaciones esperan y aspiran de un profesional o Administrador de Personal, una persona capaz de
hacer el mejor uso de las personas de las cuales dispone, que represente un costo no oneroso y que coadyuven
definitivamente en el logro de objetivos y metas organizacionales; tomando en cuenta que ello constituye el
rendimiento o utilidad que toda organización quiere obtener.

Sin embargo, a pesar de que hoy día se considera a la gente no como un recurso, ni como un capital, sino más bien como
“talento humano”, el personal o conglomerado de personas que prestan sus servicios a la orden de cualquier
organización continúa siendo el factor más sensible al momento de realizar recortes presupuestarios como consecuencia
de acciones financieras saludables para el buen funcionamiento de las organizaciones; es por ello, que es el factor
humano el que primero sufre las decisiones de reorganización de las estructuras organizativas, lo que comúnmente
conocemos con el nombre de “Reducción de Personal”.

El papel que ha jugado la Administración de Personal, como se le comenzó a conocer a finales de la Segunda Guerra
Mundial, también llamada Administración de Recursos Humanos, Administración del Capital Humano o Administración
del Talento Humano, ha sido definitivamente importante y decisiva en la creación, desarrollo y expansión de las
empresas como unidades económicas, cuyo fin primordial es la producción de bienes y servicios para el consumo y uso
de la sociedad y, es allí donde nos preguntamos ¿para qué producir tantos bienes y servicios si no es para la gente? Sin
embargo a lo largo de la historia de la revolución industrial, el factor humano ha sido desplazado a un segundo plano,
olvidando que es el primer factor que debe ser tomado en cuenta para el desarrollo de las organizaciones y su
consecuente éxito.

En virtud de lo antes expuesto, se observa que ello obedece a que uno de los costos primordiales en cualquiera
organización es el costo de la nómina de trabajadores, que necesariamente está en relación estrecha con la producción
de sus bienes o servicios, cuyos costos están determinados no solo por la cantidad de sueldos y salarios que se cancela al
personal, sino también por la contribución invalorable que este personal aporta a la organización a cambio del pago que
recibe por la prestación de sus servicios o desempeño laboral.

La Administración de Personal o Administración del Talento Humano, surge por la necesidad que tuvieron los patronos o
dueños de empresas de brindar a los trabajadores “Bienestar Social”, cuyo origen en realidad estaba marcado por la
intención de acabar con los sindicatos que ponían en jaque a los empresarios; no obstante, este motivo dio origen a lo
que conocemos hoy día como una especialidad de la Administración de carácter interdisciplinario porque el profesional
que labora en este campo debe tener conocimientos y guarda estrecha relación con disciplinas tales como:
Administración general, psicología industrial y organizacional, sociología, ingeniería industrial, derecho laboral,
seguridad e higiene industrial, medicina laboral, informática y sistemas entre otras especialidades.