TITULO TRABAJO FIN DE MÁSTER

Curso 2022-23

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FICHA DEL TRABAJO FINAL

 Título del trabajo:

Nombre del/la estudiante:

Nombre del Tutor/a:

Fecha de entrega
(dd/mm/aaaa):

Resumen del trabajo (máximo 250 palabras):

EL RESUMEN SE REALIZARÁ AL FINALIZAR EL TFM

Abstract (in English, 250 words or less):

Palabras clave (entre 4 y 8):

Contenido
1. Introducción...................................................................................................4
2. Objetivos........................................................................................................6
2.1. Objetivo General......................................................................................6
2.2. Objetivos Específicos..............................................................................6
3. Hipótesis a contrastar o preguntas a responder...........................................6
4. Marco teórico del trabajo...............................................................................7
4.1. Antecedentes...........................................................................................7
4.2. Bases legales........................................................................................10
4.3. Bases Teóricas......................................................................................12
5. Metodología....................................................................................................15
6. Análisis de les datos y resultados...............................................................17
6.1. Descripción del Sistema Actual.............................................................17
7. Conclusiones (resolución de les hipótesis o respuestas a les preguntas)....23
8. Implicaciones y propuesta de acciones..........................................................23
9. Bibliografía......................................................................................................24
10. Anexos..........................................................................................................24
1. Introducción

El constante aumento de los niveles de complejidad del mercado, caracterizado

por una intensa competencia, cambiante y la continua presión de la demanda,
trajo consecuencias inmediatas para el desarrollo de las organizaciones que
configuran la dinámica de la economía del país. Las empresas de todos los
sectores no eluden los efectos que estos factores externos tienen sobre ellas y
determinan sus actividades, principalmente los relacionados con los costes de
producción en los que incurren durante los procesos productivos que
transforman las materias primas en productos terminados, para luego ser
ofrecidos al mercado o en la prestación de servicios y comercialización de
productos diversos.

Con base en lo anterior, los costes de los insumos directos, costes de mano de
obra directa y costes indirectos de producción se encuentran actualmente en
constante fluctuación; debido a la falta de concienciación y conocimiento de la
situación creada en las organizaciones. Generalmente, se debe considerar que
un discernimiento profundo de la organización de los costes de la compañía
puede ser un enorme beneficio en la exploración de ventajas relativas y
competitivas sostenibles, especialmente en el entorno actual caracterizado por
los rápidos procesos de globalización y la aparición de nuevas tecnologías.

Estos nuevos requisitos obligan a las empresas a planificar, implantar y

establecer modelos o sistemas de costes, cuyo objetivo principal es aumentar
la rapidez y fiabilidad de la información sobre costes de producción y aumentar
la rentabilidad de la gestión. En este sentido, el propósito de esta investigación
es analizar la inclusión de la inteligencia artificial (IA) en los procesos
administrativos, especialmente en el departamento de compras, donde ya
existe un sistema ERP (SAP) para el registro y control de este departamento.

La aplicación de la Inteligencia Artificial en los procedimientos administrativos

posee una gran ventaja para su aplicación, ya que la mayoría de las
operaciones a realizar son repetitivas y se utiliza la tecnología en ordenadores
para ello. Por lo cual las tareas de consultas, registro de datos pueden ser
realizables por esta tecnología y pueden ser comprobables por un personal
especializado para ello. Ahorrando de esta manera mucho más tiempo a los
analistas en la realización de tareas monótonas, permitiendo invertir mas
tiempo en procesos administrativos más importantes.

De igual forma la inteligencia Artificial puede colaborar en la predicción de la

demanda de los productos y materiales, lo que permite a la empresa planificar
y programar las compras con anticipación. Además, puede ayudar a identificar
patrones y tendencias en los precios y la disponibilidad de los productos, lo que
facilita la toma de decisiones por parte de la directiva de la organización con
una serie de datos más confiables.
El objetivo es que el sistema permita recopilar, registrar e informar los costes
de producción, los costes de mano de obra directa y los costos de producción
indirectos, para brindar información oportuna, válida y confiable que se pueda
usar de manera efectiva para aspectos como el costo del producto o el servicio,
la valoración del inventario, la fijación de precios, determinación de beneficios,
operaciones comerciales entre otros, diseñando e implementando controles
más efectivos y básicamente tomando alternativas de gestión y decisiones
estratégicas pre-analizadas por la Inteligencia Artificial y un informe adaptado
a los pronósticos futuros.

Al realizar esta investigación se debe considerar que SAP ERP es un software

de planificación de recursos empresariales, creado por la empresa alemana
SAP, el cual contiene las funciones básicas de negocio de una organización
que permite administrar los costes y gastos en cada etapa de producción en el
proceso comercial utilizando planes de cuentas que buscan una mejor
rentabilidad. De ello se deduce que las organizaciones utilizan este sistema
cuando participan en los procesos de planificación, así como en la previsión de
inversiones y la gestión de operaciones.

Es por ello que fue necesario la realización del presente trabajo investigativo el
cual tendrá un aporte final permitirá a las organizaciones disponer de una visión
más objetivas sobre la incorporación de la tecnología de Inteligencia Artificial a
sus Procesos Administrativos, que facilite la gestión gerencial, permita
incorporar nuevos sistemas de monitoreo y resguardo de los activos de la
organización.

En lo Metodológico se proyecta como un estudio que sirva de guía para otros

estudios con características similares y que permita la promoción de
investigaciones en esta área que contiene tópicos de diferentes ramas del
conocimiento. Finalmente, también se puede justificar desde el punto de vista
general, ya que pretende incentivar a los inversionistas a nivel nacional o
regional para que, en el momento de la construcción o puesta en marcha de
empresas, además de estimar que estas cubran la oferta y la demanda en los
productos; puedan determinar cuáles son los costes específicos en la actividad
que realizan.

El trabajo de investigación se encuentra estructurado en tres capítulos, los

cuales se describen a continuación:

El Capítulo I: Referido al Problema, Contextualización del Problema,

Justificación, Objetivo General y Específicos, Hipótesis.

El Capítulo II: Comprende lo relativo al Marco Referencial, Antecedentes,

Bases Teóricas, Bases Legales, Cuadro de Variables, Operacionalización de la
Variable y Definición de Términos Básicos.

El Capítulo III: Describe el Marco Metodológico, que comprende Modalidad de

la Investigación, Diseño y Tipo de la investigación, Procedimientos de la
Investigación.
.
En el capítulo IV: En el cual se analizan los resultados los cuales se presentan
de una manera lógica y secuencial de acuerdo al desarrollo de los objetivos.

Bibliografía: En este apartado se presentan las consultas realizadas que

sustentan la presente investigación

Anexos.

2. Objetivos

2.1. Objetivo General

 Evaluar la aplicación de la inteligencia artificial en el departamento de

compras de una empresa.

2.2. Objetivos Específicos

 Diagnosticar las aplicaciones del ERP SAP en el Departamento de

Compra.

 Evaluar la factibilidad técnica – económica de la aplicación de la

Inteligencia Artificial en el Departamento de Compras.

 Determinar los ámbitos en que la Inteligencia Artificial puede optimizar

los procesos administrativos del Departamento de Compras.

3. Hipótesis a contrastar o preguntas a responder

 ¿Qué beneficios conllevaría la implementación de la Inteligencia Artificial

en el Departamento de Compras con ERP SAP?
4. Marco teórico del trabajo

Luego de haberse establecido el problema de investigación y definido sus

objetivos generales y específicos, en este punto es necesario explicar las
teórias que respaldaron dicha investigación. Por tal motivo, se revisó la
recopilación de datos recolectados en estudios anteriores, los cuales
permitieron establecer las bases de diversas teorías y conceptos que de alguna
forma tienen relación con la propuesta de aplicar inteligencia artificial en los
procesos administrativos de una empresa utilizando el sistema SAP.

De igual forma se precisaron los aspectos conceptuales, epistemológicos y

filosóficos para el aval científico de la investigación. Para lograr los objetivos
planteados en este trabajo, se analizaron los aspectos referentes con la
representación de las características del departamento de compras, la
identificación de las actividades del departamento, el proceso de producción y
la acumulación de costes, y los fundamentos teóricos de la inteligencia artificial.

En conclusión, en este apartado se desarrollan todos aquellos aspectos

conceptuales que sirven para ser utilizados como lineamientos para cimentar el
presente Trabajo final de Master.

En la ordenación del marco teórico se consideró lo asegurado por Hernández,

Fernández y Batista (1995) en relación a que “Un buen marco teórico no es
aquel que contiene muchas páginas (…) sino el que trata con profundidad
únicamente los aspectos que se relacionan con el problema y que vincula
lógica y coherentemente los conceptos y proposiciones existentes en estudios
anteriores.” (Pág. 52)

4.1. Antecedentes

Para Palella y Martins (2012) los documentos anteriores relacionados a la

investigación son entendidos como “los diferentes trabajos realizados por otros
estudiosos sobre el mismo problema, estos antecedentes pueden ser tanto
internacionales, nacionales y locales”. (p. 62) 1. Luego se muestran
investigaciones relacionadas con el tema, se muestran los siguientes estudios
en el ámbito internacional, los cuales brindan sustento tanto práctico, teórico y
científico, ya que de alguna manera son compatibles con el tema, pero aun así
es necesario explicar que el espacio y el tiempo son diferente.

Cobisa I. (2022) presenta un informe denominado: Inteligencia Artificial como

palanca de generación de valor. Madurez del mercado en España. En donde se
1
Palella, S. Martins, F. (2012). Metodología de la Investigación Cuantitativa, edit. FEDUPEL.
2da edición, Caracas.
valora el proceso de digitalización, impulsado por la crisis sanitaria mundial y la
aparición de nuevas necesidades por parte de las organizaciones. En este
informe se realiza un estudio cuantitativo donde se determina que alrededor del
90% de las empresas españolas aceptan que implementar una táctica digital la
cual se ha transformado en un requisito necesario para la venta o sus
operaciones.

Por lo tanto, las empresas que tuvieron una primera visión digital y la
implementaron como pieza central de sus estrategias tienen nuevas
oportunidades que surgen de las tecnologías habilitadoras como la
hiperautomatización, la nube conectada y especialmente la inteligencia
artificial. Esto se debe a que la IA ha asumido el papel de habilitador de todas
las nuevas tecnologías que ingresan a la fuerza laboral, ya que su uso ha
incidido directamente en las operaciones en mayor o menor medida.

El informe detalla que cerca del 50% de las empresas en España están
utilizando o probando actualmente sistemas basados en tecnología de
inteligencia artificial. El principal beneficio percibido por los usuarios es la
automatización de actividades de carácter repetitivo, lo que va acompañado de
un incremento en la calidad del servicio, del producto o de un proceso
determinado.

Los departamentos de TI regularmente están al frente de la mayoría de los

procedimientos innovadores de la corporación. Esto es lo que se busca con la
IA, que se transforme tanto la columna vertebral de su empresa como la forma
en que atiende a sus clientes, transforme sus métodos de seguridad y
procedimientos internos, sus modelos operativos y de producción.

También el informe destaca que el 31% de las organizaciones españolas, no

tiene definido la instalación de la Inteligencia artificial en sus procedimientos,
mientras que el 46% de las empresas planean presentar soluciones a sus
problemáticas basándose en el uso de la IA, para ello manejan tres opciones
que son las mas destacadas como lo son: desarrollo por parte de un equipo de
servicio de TI general, de un equipo de TI interno o de asesoría empresarial y
por organizaciones especializadas en desarrollo de IA.

Una de las limitantes encontradas por el autor para la aplicación de la

inteligencia Artificial en los procedimientos de las organizaciones es el bajo
nivel de inversión de recursos destinado para este fin, ya que más del 50% de
las organizaciones destinan menos de 50.000 € en recursos humanos y
humanos, necesarios para las operaciones. Generándose de esta manera una
limitante que es la contratación de personal humano con el talento y el
discernimiento para el manejo de los instrumentos que permitan la optimización
de los sistemas administrativos de las organizaciones.

Para Codisa, la inteligencia artificial será un habilitador de posibilidades como

por ejemplo la subsistencia predictiva, la estimación de resultados o el
descubrimiento anticipado de incidentes. De igual forma, brindan una visión de
general de la empresa, vinculando producción con la experiencia, posibilitando
ofertas personalizadas a través de machine learning, recomendaciones de
futuro, optimización de procesos y logística.

Fernández A. (2019) elabora un artículo denominado “Inteligencia artificial en

los servicios financieros”. Presentado por el Banco de España en su boletín
económico 2/2019 artículos analíticos. En donde destaca la proliferación del
uso de herramientas de la inteligencia artificial en la división de la economía en
los últimos años. Propiciado por el incremento en los niveles de manejo de
datos digitales y al crecimiento de la capacidad computacional.

Por lo tanto, la adopción de estas herramientas en los servicios financieros trae

importantes beneficios para las instituciones financieras y la sociedad. En él se
mencionan las ventajas de implementar inteligencia artificial, así como las
limitaciones de esta tecnología y las implicaciones que puede generar para el
buen funcionamiento del sistema financiero.

Los beneficios que observó Fernández aplicando tecnologías de inteligencia

artificial a la realización de servicios financieros son la optimización de la
eficiencia, la disminución de los costes, la mejora de la calidad, la satisfacción
del cliente y una mayor inclusión financiera, que es el resultado de la
automatización de procesos con mayores operaciones, y mejor capacidad
analítica.

Mediante el uso del método de procesamiento del lenguaje natural o

reconocimiento de imágenes, las instituciones pueden automatizar aquellas
tareas manuales que son más repetitivas o de menor valor agregado,
reduciendo el potencial de error humano y aumentando la productividad y
reduciendo los costes asociados a estas tareas. De esta manera, se logra una
mayor satisfacción del cliente a un precio más bajo.

Del mismo modo, la inteligencia artificial permite a las instituciones financieras

efectuar un análisis de los datos más completos y más rápidos.
Adicionalmente, el incremento de la cantidad de variables conlleva a un mejor
análisis de calidad, ya que es posible saber más sobre el cliente y lograr
resultados más confiables.

De igual manera la inteligencia Artificial posee un conjunto de restricciones al

momento de su aplicación, ya que la disponibilidad del recurso Humano
especializado en este ámbito es escasa, así como la capacidad que debe
presentar para poder reconocer posibles inconvenientes en las instituciones o
sospechas de crisis en los mercados dependientes de los niveles de la calidad
y de la diversidad de los datos con los que configuran los algoritmos.

Otra de las limitantes que presenta el manejo de la Inteligencia Artificial es la

posibilidad de que los resultados ofrecidos incorporen sesgos y que la
comprensión de los resultados sea dificultosa gracias a los algoritmos utilizados
para ello.
Para Fernández, el uso del instrumento de la inteligencia artificial en el sector
financiero ya es una realidad palpable, trayendo muchos beneficios a los
participantes del mercado. Sin embargo, para realizar con éxito su potencial,
existen muchos riesgos y limitaciones que deben reconocerse y gestionarse.
Para ello, es importante diferenciar entre los diversos tipos de acciones a las
que se emplean estas herramientas. Esto se debe a que cuestiones como el
sesgo en los resultados y la dificultad para interpretar las inferencias
subyacentes son menos importantes en algunos casos que en otros. Por lo
tanto, cada caso de uso debe medir las ventajas y desventajas de usar esta
tecnología.

La autora recomienda en el gran número de los casos, que la IA sea una

opción que ofrezca un equilibrio razonable entre los beneficios y riesgos que es
utilizar estas herramientas para complementar las técnicas tradicionales. Por lo
que no se debe aceptar automáticamente los resultados proporcionados por el
algoritmo, sino de utilizarlos como parte del proceso de mejora y validación de
decisiones.

En el trabajo de Pérez y Rojas. (2019) denominado Impacto de la inteligencia

artificial en las empresas con un enfoque global. Se analiza aspectos
fundamentales de la Inteligencia Artificial y la huella controversial relacionada al
empleo y desempleo en las empresas. De igual forma se examinan la evolución
histórica de la Inteligencia Artificial, el estudio de las diversas representaciones
y su implementación.

En el estudio de realiza una investigación sobre las ventajas de los sistemas

inteligentes y los principales motivos por los que se utilizan actualmente entre
los que destacan razones de índole económico, por lo que su aplicación en los
sectores económicos más avanzados es más frecuente.

La introducción de la inteligencia artificial podría producir resultados positivos

en el ahorro de ingresos y costes de las organizaciones, mejorar los procesos y
aumentar la rentabilidad. También el uso de los diversos recursos provocaba
acciones adversas derivadas de su uso, pues había que abandonar el trabajo o
los puestos de trabajo, lo que repercutía negativamente en el empleo de la
población. En la elaboración del estudio se manejó una metodología
correlacional, descriptiva y conceptual.

Este trabajo investigativo concluye que el beneficio que tiene la sobre la

sociedad la inteligencia Artificial en considerable, en donde se pone en
entredicho su aplicación y si realmente dicha tecnología mejorara la vida del
ser humano en el futuro. Ya que la aplicación de ella por parte de las
organizaciones generaría un gran beneficio económico.

4.2. Bases legales

La Inteligencia Artificial según Libro Blanco sobre la Inteligencia Artificial se

describe de diversas maneras: inicialmente como la combinación de diferentes
tecnologías que permite agrupar datos, algoritmos con capacidad informática.
Para el Parlamente europeo la Inteligencia Artificial es la destreza que posee
una máquina de presentar las mismas capacidades que poseen los seres
humanos, en cuanto al aprendizaje, planeación, creatividad y razonamiento.

Con la creación de la Inteligencia Artificial y la manipulación de datos

personales de forma automatizada. Lo respectivos órganos reguladores
europeos y españoles han presentado un conjunto de normativas que avalen el
uso apropiado de los mismos, es por ello que se crea en el año de 2016 el
Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo
(Reglamento General de Protección de Datos, RGPD), y en España la Ley
Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y
garantía de los derechos digitales (LO 3/2018).

Adicionalmente la Ley española agrega, respecto al Reglamento General de

Protección de Datos (RGDP), el amparo de los derechos digitales en sus
artículos 80 a 97, que no están inmersos en el ámbito objetivo de la
implementacion del RGPD.

La aprobación del Reglamento (UE) 2018/1807, de 14 de noviembre de 2018,

permite mejorar la competitividad del continente europeo en relación a todo lo
relacionado con la protección de datos y los derechos fundamentales de las
personas. De esta manera la Unión Europea busca la impulsar la libre
circulación de los datos sin afectar los derechos fundamentales establecidos en
los artículos 7 y 8 de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión
Europea.

En el ámbito de la Unión Europea se implementaron dos Directivas que

permiten el resguardo de los datos, las cuales son la Directiva (UE) 2019/1024
de 20 de junio de 2019 relacionada con los datos abiertos y la reutilización de
la información del sector público, incluidas las empresas públicas y la Directiva
(UE) 2016/680 de 27 de abril de 2016, que se refiere a la protección de las
personas físicas en el tratamiento de datos personales por parte de las
autoridades competentes para la prevención, investigación, detección o
persecución de delitos o la ejecución de sanciones penales y la libre circulación
de dichos datos. Cabe destacar que las 2 directivas se enfocan en el sector
público, optimizando la disponibilidad de información dinámica en tiempo real y
mejorando el intercambio de información sobre protección y seguridad de datos
con las autoridades de cada país.

Para finalizar el marco normativo de la Inteligencia Artificial en Europa se tiene

a la Directiva 2002/58/CE, y en España el Real Decreto-Ley 13/2012 de 30 de
marzo, modificando la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad
de la información y de comercio electrónico (LSSI). Esta normativa introduce la
solicitud de permisos para el uso de cookies, que son “pequeños ficheros de
texto que los sitios web instalan en el ordenador o el dispositivo móvil de los
usuarios que los visitan”.

En el contexto de España, la norma de los aspectos de inteligencia artificial en

la reglamentación española trajo un avance significativo en 2021. Con la
adopción de leyes que contengan inteligencia artificial, publicaré tres leyes para
este propósito, que tienen en cuenta, el disminuir las emisiones de dióxido de
carbono y crear una agencia española de control de la IA.

La Ley 7/2021, de 20 de mayo, relacionada al cambio climático y transición

energética. Donde se estableció que el gobierno implementaría medidas para
impulsar la digitalización de la economía, lo que contribuiría a la consecución
de los objetivos económicos de descarbonización como parte de la estrategia
España Digital 2025, se introdujeron tecnologías como la artificial. la
inteligencia se utiliza para lograr el objetivo de una economía más verde.

La otra ley aprobada en el año 2021 relacionada a la inteligencia artificial es

Ley 12/2021, de 28 de septiembre, en donde se modifica el texto refundido de
la Ley del Estatuto de los Trabajadores. Dicha ley permite el derecho de
información de la representación de personas trabajadoras, en el entorno
actual laboral digitalizado. Esta ley permite a que el comité de empresa sea
informado por la empresa de los parámetros, reglas e instrucciones en los que
se basan los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que afectan a la
toma de decisiones que pueden incidir en las condiciones de trabajo, el acceso
y mantenimiento del empleo.

La última ley aprobada en el año 2021 es la Ley 22/2021, de 28 de diciembre,

dirigida a los Presupuestos Generales del Estado para el año 2022. Por medio
de su Disposición adicional centésima trigésima, se autoriza al Gobierno a
impulsar una Ley para la creación de la Agencia Española de Supervisión de
Inteligencia Artificial en España.

Lo que permite la fundación de una organización estatal que impulse el

desarrollo, supervisión y seguimiento de los proyectos enmarcados dentro de la
Estrategia Nacional de Inteligencia Artificial, así como aquellos impulsados por
la Unión Europea, en particular los relacionados al desarrollo regulaciones
sobre la inteligencia artificial y aplicación a futuro. Dicha agencia estará adscrita
a la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, dentro del
Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

Para el Año 2022 en España se publica la Ley Orgánica 3/2022, de 31 de

marzo, de ordenación e integración de la Formación Profesional. De acuerdo
con la ley, el gobierno, en colaboración con el sector tecnológico, aprueba el
plan de competencias para la digitalización de la educación profesional y la
inteligencia artificial, que incluye una propuesta de contenido transversal común
del currículo para todos los aprendices del sistema. Entrenamiento vocacional.

4.3. Bases Teóricas

Para Méndez, (2008) las bases teóricas de una investigación son “todas
aquellas fundamentaciones teóricas que apoyan al tema investigado,
ordenadas en sentido que permitan comprensión de los diversos temas
relacionados con el mismo y ubicado dentro del contexto del conocimiento”
(p.59)2. Por lo cual es necesario que se tenga un dominio del tema y tener un
soporte bibliográfico para el desarrollo de la investigación.

Los sistemas de compras

Para Leenders, M. (2005) Los sistemas de compras surgen de la necesidad de

gestionar todas las compras de la organización, ya sea para el proceso
productivo o para operaciones administrativas. Para ello, se denotan que las
etapas importantes del proceso de compra son identificar y describir la
necesidad, determinar las fuentes de suministro, el precio y las condiciones de
compra, crear, emitir y dar seguimiento a la orden de compra, recibir y controlar
envíos, pagar facturas y llevar la contabilidad.

De Igual forma Rosemberg, J. (1999) comenta que el sistema de compras A su

vez, es una herramienta auxiliar del sistema contable y está íntimamente
relacionado con otros sistemas que componen la funcionalidad de las
organizaciones, como finanzas, facturación, producción, entre otros.

Gitman, L. (2003) y Brigham, E., y Houston, J. (2006) Consideran que

justamente por eso las organizaciones requieren de un acorde al proceso
contable, pues se componen de diversos subsistemas auxiliares que inciden
en la eficiencia de la gestión, por lo que es importante procurar un correcto
control de las operaciones y transacciones financieras.

Sistemas de Costes

Los sistemas de costes tienen como función principal la clasificación,

asignación, acumulación y control de la información de los costes de las
acciones de la compañía, este este control de los procedimientos y productos,
facilita la toma de decisiones, la planificación y la vigilancia administrativo de
las organizaciones por parte de la junta directiva. Para González (2013) los
sistemas de costes están definidos como:

“la fase ampliada que se encarga de registrar, acumular, analizar o

interpretar la información relacionada con los costes de producir o
vender un determinado artículo o de prestar un servicio con la
finalidad de proporcionar información relevante, suficiente y
oportuna necesaria para la adopción de decisiones adecuadas por
parte de la gerencia” (p. 101)

Mediante el cálculo y el manejo de esta información permite a la organización

estipular los costes de producción y precio de ventas de los productos, así
como la determinación del servicio prestado. Calculando en tiempo real dichos
valores se puede lograr una mejor gestión de control de los recursos, teniendo
a la mano los costes generados por la materia prima, la mano de obra y carga
fabril de cada articulo.
2
Méndez, A. (2008). La investigación en la era de la información. guía para realizar
bibliografía y fichas de trabajo. México: Trilla.
A través de la utilización de estos sistemas de Costes de productos la
compañía por realizar una toma de decisiones más segura, de igual forma
también implementan un proceso de un planificación y vigilancia sistemática de
los costes de producción, gracias a las a las ventajas que facilita dicho sistema.

Entre las funciones de los sistemas de costes se pueden sintetizar de la

siguiente manera:

 Representar precios individuales más precisos, lo que facilita una mejor

estipulación de precios y la exclusión de artículos desperdiciados.

 Facilitar el costeo de nuevos productos y diseños.

 Controlar la cancelación de materiales, mano de obra y canastas de

producción indirecta.

 Presentar informes financieros más frecuentes y precisos.

 Ofrecer el mayor rendimiento operativo, establecer puntos de referencia

y comparar los resultados reales con los puntos de referencia
establecidos.

Adicionalmente, el sistema de costes le permite alcanzar ciertas metas tales

como:

 Determinar el valor real de los costes de materiales, mano de obra y

fabricación generados durante la producción o departamento de
supervisión en particular.

 Establecer la ponderación del inventario de productos terminados, tanto

individualmente como en conjunto, para propósitos de estados
financieros.

 Comprobar el valor real de los recursos puestos en el mercado para

deducir la utilidad o pérdida del período y reflejar los resultados en los
estados financieros.

 Facilita la creación de un conjunto de informes en los que basar las

decisiones comerciales.

 Realizar investigaciones económicas y servir como medios de

información de costes para tomar ciertas decisiones, principalmente
basadas en la inversiones a largo plazo.

Mientras que para Rodríguez (2014)

 “Es el conjunto de procedimientos, técnicas, registros e informes
estructurados sobre la base de la teoría de la partida doble y otros
principios técnicos que tienen por objeto la determinación de los
costes unitarios de producción y el control de las operaciones
fabriles realizadas.” (p. 212).

En base a la definición anterior, es un grupo de normativas, métodos, procesos

y técnicas que permiten el registro e interpretación sistemática de las
operaciones financieras relativas a los factores de producción, distribución y
control, con el fin primordial de establecer los costes. Se puede decir que una
unidad utilizada para elaborar un artículo, comercializar un artículo en particular
o proporcionar un servicio.

Por lo tanto, la acumulación y asociación de cifras clave relacionadas con los

costes de producción por parte de un sistema de contabilidad de costes es una
tarea fundamental y relevante, ya que permite lograr uno de los objetivos
fundamentales de la contabilidad de costes.

El sistema de contabilidad de costes ajusta de manera efectiva los diferentes

elementos de costes (mano de obra, materiales, carga de fabricación) de
acuerdo con los requerimientos y cualidades de la compañía, y al garantizar el
abastecimiento continuo de los materiales necesarios para la producción,
contribuimos a la continuidad del negocio.

Finalmente, representa una herramienta de apoyo a la gestión porque no solo

toma buenas decisiones desde una perspectiva de planificación y gestión, sino
que también puede predecir el impacto económico de estas decisiones,
proporcionando así la información necesaria en tiempo y forma. Los sistemas
de costes se pueden categorizar como:

Control de los Materiales

En una organización, la inversión en materiales representa una parte

significativa de todos los costes de producción. Es por ello, que es fundamental
que los materiales sean controlados cuidadosamente para poder asegurar un
uso eficiente y eficaz y para evitar el riesgo de su deterioro, pérdida por daño,
robo o vencimiento de su vida útil.

El control de materiales lo determina la empresa funcional y asigna

responsabilidad, mediante el uso de formatos impresos y registros que inciden
en los insumos desde que son demandados al distribuidor, hasta que el
producto terminado ingresa al depósito correspondiente. Según Neuner (2013),
el ciclo funcional de la supervisión de los materiales está constituido por cinco
acciones que deben cumplirse de manera metodología, lógica y programada
estas son:

 Ingeniería, planificación y comercialización de la producción.

 Adquisición de materiales.
  Admisión e supervisión de la materia prima.

 Acopio y despacho de los insumos.

 Conteo de las operaciones concernientes con los insumos.

Ingeniería, Planeación y Distribución de la Producción

El Departamento de Tecnología, Planificación y Distribución de la Producción

o en su defecto, al responsable de estas funciones le corresponde:
 Fiscalizar la producción de la fábrica.

 Diseña el articulo a producir.

 Indicar que material se debe adquirir.

 Investigar las causas de usar un material alternativo.

 Crear un inventario de materia prima necesaria para diversos pedidos

por producción.

 Adquisición de materiales.

Las compañías suelen tener un departamento de compras que cuenta con las
siguientes características:

 Recepcionar solicitudes de compra de todos los insumos que deben ser

utilizados en la organización.

 Realizar las ordenes de compra.

 Certificar que los productos pedidos cumplen con los requisitos de

calidad determinados por la compañía y obtenido al precio más
adecuado posible.

Existen dos formas de comprar materiales:

Solicitud de compra y orden de compra.

La Solicitud de Compra o Requisición de Compra:

Es un documento en el cual se solicita la compra de un material específico al

departamento de compras o entrega para producción. Entre las descripciones
incluidas la solicitud incluye: la solicitud, el nombre de la persona o
departamento solicitante, cantidad de productos solicitados, características del
artículo, identificador del número de catálogo, precio unitario, precio total,
precio total del pedido, fecha del pedido, fecha de entrega y fumador
autorizado.
La Orden de compra:

El modelo implementado por el departamento de compra debe incluir los

siguientes parámetros: Razon social y dirección fiscal de la organizacion que
produce el producto, correlativo de orden de compra, razón social y dirección
del distribuidor, fecha de pedido, fecha de despacho, condiciones de despacho
y pago, cantidad de productos pedidos, número de catálogo, descripción,
precio por unidad y cantidad total, precio total del pedido y humo permitido.

Recepción e inspección de materiales.

De las tareas que debe realizar el departamento de recepción y control de

materiales se encuentran:

 Recibir los materiales con el correspondiente arreglo de entrega.

 Comparar los materiales recibidos con la copia de la orden de compra.

 Verificar el número y condiciones de los materiales.

Si hay alguna deficiencia, no podrá recibir los materiales. Si el material cumple

con las especificaciones, crearemos el formulario informe de recibo.

Informe de recibo: un formato especialmente diseñado Indica el material

recibido. Este formato incluye proveedor, número de pedido, fecha de pedido
Llegada, número de llegadas, descripción del producto, diferencia con el
producto Orden de compra (si la hubiere), y firma legal.

Almacenamiento y entrega de materiales.

El departamento de almacén realiza las siguientes tareas:

 Recibir los materiales junto con el informe de admisión.

 Revisar los materiales y colócalos en sus respectivos lugares.

 Elaborar la Tarjeta de Control de Materiales.

 Recepcionar un formulario de solicitud de material diseñado por el area

que requieren materiales.

 Publicar materiales en Sistema.

 Enviar los materiales solicitados a producción junto con el productor.

Formularios involucrados en el proceso de almacenamiento y entrega de los

materiales.
 Tarjeta de control.

 Formulario de solicitud de documentos.

  Tarjeta de control secundario de Material

En el se plasmará la información relacionada con la cantidad y precio del

material recibido, cantidad y precio del material entregado y cantidad y precio
materiales disponibles. Así como también el departamento donde se requieren
los materiales, para proporcionar ciertos materiales dirigidos para el uso de
departamento de solicitud.

Dicho formato debe contener: Fecha y número de correlativo, Identificación del

departamento que solicita facturas y materiales, cantidades y descripciones de
materiales, así como precios unitarios y costos totales. Producto enviado.
departamento de producción o parte del departamento según sea el caso

En caso del que el cliente desee devolver el material al almacén por excedente,
errores de entrega, defectos materiales. El mismo requerirá llenar un formulario
llamado material devuelto, en donde podrá reintegrar materiales devueltos a
almacén. Los informes de devoluciones tienen el efecto contrario a las
solicitudes
Indica material devuelto al depósito.

Contenido:
 Fecha y el número del informe.

 Numero y el tipo de materiales devueltos.

 Nombre de la división de donde proviene.

Se debe tener en cuenta que los sistemas de costeo por procesos no necesitan
distinguir entre materiales directos e indirectos. Para cargar estos costes a los
procesos correspondientes, solo necesitamos saber en qué proceso o sector se
utiliza el material que sale del almacén de materiales para la producción, pero
Hurgadon y Munera (2015) argumenta que cuando se producen dos tipos de
productos, se debe hacer una diferenciación entre la materia prima directa e
indirecta, ya que puede que no sea posible determinar la parte del consumo de
materiales indirectos que representa cada clase de producto. Por lo tanto,
cuando el material se retira del almacenamiento para producción, se carga la
cuenta de trabajo en proceso y se acredita la cuenta de inventario
correspondiente.

Además, se mantendrán registros de respaldo que muestren el porcentaje de

cada clase de producto en el coste total del material para cada proceso. Si
producción devuelve material al almacén, no se requiere contabilizar por
separado el material devuelto si una copia del informe de devoluciones se
transfiere a contabilidad junto con una copia de los requisitos de material. Al
sumar las solicitudes de pedido, simplemente se resta del monto la suma de los
avisos de devolución correspondientes, lo que da como resultado la
contabilización anterior.
Mano de obra como material

Los controles internos apropiados permiten garantizar una atribución adecuada

para ciertos productos. En este sentido, recopilamos, clasificamos, registrar los
costos correspondientes a los beneficios pagados. Una fuerza de trabajo de
producción representa una prioridad para lograr cualquier objetivo del sistema
de costes.

Gestión laboral interna

Incluye una serie de actividades que incluyen:

 Procedimientos satisfactorios de selección, capacitación y asignación de
costes laborales a los puestos.

 Programas de compensación adecuados.

 Condiciones sanitarias de trabajo y beneficios sociales, cómo garantizar

la eficiencia del trabajo.

 Controles para garantizar que solo se pague a los trabajadores

capacitados y eficientes.

Además, la empresa debe mantener registros adecuados al respecto del

personal que debe incluir.

Sistemas base

Según Sriram (1997) El núcleo del sistema está formado por el equipamiento y
servicio técnico de la organización, que facilita el desarrollo de las operaciones
de compras y la comunicación con el resto de operaciones de la empresa.
Incluyendo intranet, suministro de computadoras, suministro de periféricos,
software central y consultoría y empleo de expertos técnicos de software y
hardware como parte de la función del departamento de compras.

Inteligencia Artificial

Para el Consejo de Estabilidad Financiera (2019), La inteligencia artificial es un

conjunto de teorías y algoritmos que habilitan a que las computadoras puedan
realizar tareas que normalmente requieren la inteligencia humana (como por
ejemplo: la percepción visual, el reconocimiento de voz o la interpretación de
textos) y, en ciertas ocasiones, mejoran esas habilidades.

Farid Fleifel Tapia describe a la Inteligencia Artificial como: “la rama de la

ciencia de la computación que estudia la resolución de problemas no
algorítmicos mediante el uso de cualquier técnica de computación disponible,
sin tener en cuenta la forma de razonamiento subyacente a los métodos que se
apliquen para lograr esa resolución.”
Sistema ERP (Enterprise Resource Planning o sistema de planificación de
recursos empresariales)

Para Microsoft el ERP:

“es un sistema que ayuda a automatizar y administrar los procesos

empresariales de distintas áreas: finanzas, fabricación, venta al por
menor, cadena de suministro, recursos humanos y operaciones. Los
sistemas ERP desglosan los silos de datos e integran la información
obtenida en los diversos departamentos, de esta forma, ayudan a los
directivos a extraer conocimientos, optimizar operaciones y mejorar
la toma de decisiones.”

Sistema ERP (planificación de recursos empresariales) o sistema de

gestión de información estructurada

Son sistemas diseñados para satisfacer la solicitud de requerimientos

para lograr una gestión empresarial efectiva, basadas en proporcionar
una solución general que las compañías puedan evaluar e implementar y
administrar mejor un paquete de software de clase mundial.

Estos paquetes de software cuentan con módulos específicos que cubren

las necesidades de cada área operativa de la organización de tal manera
de crear un flujo de trabajo entre los diferentes usuarios. Este flujo te
ayuda a mitigar las tareas repetitivas y mejorar la comunicación en directa
entre todas las unidades que conforman a la organizacion. Un sistema
ERP consta de tres tipos de módulos:

Módulos Base: Son los módulos de adquisición necesarios a los que

se añaden otros módulos. Por ejemplo el módulo de contabilidad.

Módulos opcionales: no se requiere compra, se agregan al módulo

base para integrar nuevas funciones en su sistema ERP.

Módulos verticales: Son módulos opcionales específicamente

diseñados para resolver las funciones de sectores específicos como
administración pública, hospitales, bancos, entre otros.

Gestión de procesos de negocio

La gestión de procesos de negocio, o BPM (business process management en

inglés) Es una rama de la gestión empresarial que combina las prácticas
empresariales más relevantes con la tecnología que optimiza la elaboración de
la gestión.
 Esta teoría se enfoca en el mejoramiento continuo de la organización,
comenzando con los procesos y finalizando con la información histórica
recolectada para tomar las decisiones correctas. Este control es una
combinación de prácticas utilizando software de automatización de procesos.
Este es un cambio que debe suceder juntos.

Fases de la gestión de procesos de negocio

Esta área tiene cuatro fases bien definidas que impulsan tanto la adopción
como la ejecución para crear un ciclo de mejoramiento continuo. Las fases de
la gestión de procesos de negocio son:

 Modelado gráfico de procesos que le permite visualizar cómo se vería un

proceso y compartir sus operaciones.

 Utilice un software BPM para automatizar el proceso y permitir que cada

participante realice sus tareas.

 Medir el rendimiento del proceso. Con la ayuda de indicadores clave de

rendimiento (KPI), es posible extraer información objetiva de diferentes
aspectos del proceso, ayudándole a saber qué necesita mejorar.

 Optimizar en base a la información recibida en fases anteriores. Esto

vuelve al principio y comienza un ciclo de mejora continua.

Gestión de la cadena de suministro

Para (Min y Zhou, 2002) El objetivo de la gestión de la cadena de suministro es

optimizar la eficiencia en las operaciones, la capacidad de respuesta y la
rentabilidad de una compañía y a sus asociados de la cadena de suministro.

El proceso de gestión de la cadena de suministro es un sistema integrado que

sincroniza el conjunto de actividades que se enumeran a continuación:

 Aprovisionamiento de materias primas y/o repuestos.

 Transformar esta materia prima y/o partes en un producto final.

 Adicionar valor al producto finalizado.

 Comercializar o publicitar productos terminados a distribuidores o

clientes.
  Proporcionar el flujo de información bidireccional entre las operaciones
comerciales de la empresa.

5. Metodología

Para (Arias 2012) “el proceso que recoge fundamentalmente los pasos a seguir
desde que se inicia el estudio hasta su culminación, sobre las bases de la
sistematización radical del fenómeno estudiado, en cuanto a los conocimientos
obtenidos, en función de la demostración de los objetivos específicos” (p.58).
Una vez culminada la revisión bibliográfica, se continua a considerar el marco
metodológico en el que se enmarca dicha investigación, de igual forma se
establecen criterios como el diseño de la investigación, el tipo de investigación,
la población objeto de estudio, las técnicas e instrumentos para la recolección
de datos y su validez, con la finalidad de responder de forma sistemática las
incógnitas planteadas.

En el presente TFM se plantea describir la situación laboral de un

departamento de compras si se le aplicase la Inteligencia Artificial a su
proceso. Para ello se realizó una investigación utilizando un método
exploratorio, que tiene como misión el análisis de la situación actual de dicho
departamento. Para Selltiz, C.; Wrightsman, L. y Cook, S. (2012) indican que
las investigaciones exploratorias son beneficiosas, ya que permiten al
investigador familiarizarse con el objeto de estudio, sirviendo como base para
una futura investigación descriptiva, de igual forma puede incentivar a que otros
investigadores tenga un interés por el estudio de este tema en particular o
ayudar en la determinación de una problemática, así como a definir la
formulación de una hipótesis.

Es por ello que el presente TFM tiene como entre una de sus fines el ser
utilizado en futura investigaciones como punto de referencia por la información
obtenida mediante el mismo, para de esta manera tener un mayor
conocimiento acerca del comportamiento de la Inteligencia Artificial en los
respectivos procesos de administración de una organización.

Técnicas de Investigación

Las técnicas de recolección de datos se pueden considerar como la manera o

los procedimientos que implementado por el investigador para recopilar la
información que sea necesaria para la estructura de la investigación. Así lo
expresa (Arias 2012: 78) “son las distintas formas o maneras de obtener la
información”.

Las técnicas de recopilación de información se incluyen la observación directa

y el análisis de documentos en una variedad de formas. Existen herramientas
como el “registros de observación” y “análisis de contenido” que reflejan la
información recopilada. Debido a la naturaleza de este estudio, se utilizarán las
siguientes técnicas, dependiendo de los datos requeridos.:

Revisión Documental

Según Cortes y García (2003) la investigación documental consiste en la

realización de una búsqueda bibliográfica empleando diferentes medios como,
por ejemplo: artículos, revistas, textos, relacionado con un tema en específico,
ya bien sea para iniciar un estudio o dar continuidad al mismo, motivo por el
cual se podría inferir que la exploración cumple con los requisitos para ser
considerado una investigación documental.

González (1994), estima que los estudios documentales, deben cumplir con un
procedimiento en donde, ya definido el tema de estudio, se continua con el
diseño de la investigación, para posteriormente, recopilar el material
bibliográfico, realizando una clasificación de datos, mediante un análisis de su
utilidad y después efectuar una redacción final y definitiva de los que se quiere
estudiar.

Para la recolección de datos de la presente investigación, se recurrieron a

diversas fuentes confiables como por ejemplo publicaciones realizadas en
revistas, informes relacionados con el tema del sector tecnológico, así como
también trabajos de grados disponible en buscadores como: Dialnet, Scielo,
Redalyc, entre otros.

En relación a los criterios de inclusión del material, se tomó en cuenta la

naturaleza de la investigación, ya que la misma consiste en el estudio de la
aplicación de Tecnologías a los procedimientos administrativos de las
organizaciones en España, por lo cual se tomaron todo tipos de trabajos que
pudieran facilitar el origen de la implementación de esta tecnología, los que nos
conllevó a una obtención valiosa de información, la cual se debió sintetizar para
cumplir con las expectativas del trabajo.

Análisis de Contenido

A juicio de (Bardin 2007) el análisis de contenido “es un grupo de instrumentos

metodológicos, que son aplicados a lo llamado discursos extremadamente
diversificados”. Los puntos en común de estas diversas técnicas se basan,
entre otras cosas, en la información obtenida de la lectura de documentos,
libros, revistas, y el análisis se basa en las conclusiones de los investigadores.
Esta técnica enfoca y busca símbolos y códigos que constituyen el contenido
de la comunicación y están en la lógica del entendimiento y la comprensión.
 Dado que cada capítulo está escrito de manera consistente, tanto en contenido
cronológico como en relación con otros capítulos, con el fin de dar continuidad
a la elaboración del estudio, ha servido de impulso para la inclusión de las
distintas secciones, para de esta manera cumplir con los requisitos de una
institución educativa.

Enfoque de la Investigación

Por consiguiente, esta investigación se justifica ya que tiene como propósito el

conocimiento del grado de integración de las tecnologías en los procedimientos
administrativos de una empresa. Dado que la evolución tecnológica de la
actualidad requiere obtener la mayor cantidad de información posible para ser
aplicadas y de esta manera lograr la mayor optimización de los recursos.

6. Análisis de les datos y resultados

6.1. Descripción del Sistema Actual

Sistema SAP

El software SAP es un sistema ERP que puede ser utilizado por pequeñas y
medianas empresas. Donde una organización puede decidir qué módulo usar
según el tamaño y el proceso.

Dicho software puede operar en bases de datos SAP HANA y Microsoft SQL.
Por lo tanto, no está tan restringido como SAP S/4 HANA. Las
implementaciones de SAP se pueden realizar en la nube, en las instalaciones y
de forma híbrida.
El sistema SAP ofrece una serie de funciones generales y otras más
específicas según la industria del cliente. Las principales funciones generales
disponibles en SAP son:

Departamento de Finanzas:

Las finanzas son una parte fundamental de cualquier empresa, por lo que las
actividades y los modelos de negocio se reflejan en la forma en que se
gestionan las finanzas. Por lo tanto, es importante elegir un sistema que
respalde la forma en que funciona su empresa.

Dentro del módulo SAP Financials, se encontrarán funciones como: informes

financieros, gestión bancaria, gestión presupuestaria, entre otros. Asimismo, el
sistema admite opciones para la internacionalización de la empresa, lo que le
permite administrar múltiples monedas, administrar diferentes sedes y
considerar los costes de las operaciones de importación y exportación.

Departamento de compras

Las ofertas de la empresa pueden ser pasadas por alto por las empresas de
servicios. Sin embargo, todas las organizaciones requieren la compra de
materiales o servicios para que su negocio funcione. Este software cuenta con
un módulo de compras con las siguientes características: gestión de pedidos.
gestión de fletes, costes de productos y planificación de requisitos de
materiales.
Departamento de Inventario

La gestión de inventario está estrechamente relacionada con la gestión de

compras. Las empresas deben considerar la cantidad de materias primas que
necesitan para sus operaciones y la cantidad de inventario fabricado que tienen
listo para vender a sus clientes.

La solución SAP ofrece las siguientes funciones para la gestión de inventario:

gestión de lotes, recuentos de inventario, gestión de entregas, definición de
artículos que producen o prestan servicios, entre otras características.

Departamento de ventas

Vender productos y servicios hace que una empresa sea rentable. Por lo tanto,
es necesario asegurarse de que los pedidos de los clientes sean correctos,
realizar un seguimiento y entrega de productos adecuado, así como la gestión
de devoluciones y reclamos son partes fundamentales de las ventas que el
sistema SAP puede realizar de forma efectiva y segura.

Elaboración de informes

Dentro del módulo SAP Reports tienes las siguientes posibilidades:

 Informe en formato de oficina.

 Informes predefinidos para cada área funcional.

  Compartir informes.

 La gestión de identidades

 Privacidad de los informes, ya que se puede garantizar que los usuarios

solo puedan acceder a los informes autorizados.

Gestión de Relaciones con los clientes (CRM)

Todas las empresas operan un CRM hasta cierto punto. Cuantos más clientes
tengas, más compleja se vuelve la gestión. Además, este tipo de sistemas
suelen estar especializados en marketing, ventas y servicio al cliente.

Funcionamiento de la ERP SAP en el departamento de Compras

A continuación, detallamos cual sería el proceso completo de compras de un

determinado material; desde que el operario tiene la necesidad de comprar un
material para la realización de sus tareas diarias, hasta que finalmente el
proveedor recibe el pago por el material suministrado.

Para dar una visión global de dicho proceso, en ciertas fases haremos
referencia al ERP SAP que se utiliza en la empresa. Todas las empresas
medianas- grandes recurren a la utilización de ERPS ya que impulsa la
optimización, mejora la visibilidad de la cadena de suministro e integra todos
los procesos desde la adquisición de materiales hasta el pago de facturas.

El proceso sería el siguiente:

1. Identificación de los materiales que se necesitan

El proceso de compras se inicia en el momento en el que un trabajador
de la empresa necesita un determinado material para cumplir con las
tareas que le han sido encomendadas y no dispone de ellas.
Por lo tanto, el cometido del trabajador será identificar correctamente la
necesidad que le ha surgido, para ello se pueden dar dos casuísticas:

● La primera de ellas, que sea un material de rotación el cual tiene

plenamente identificado con lo que únicamente tendrá que buscar en
SAP el código de identificación del material.

● La segunda se daría en el caso de que el material nunca se haya

utilizado en la empresa, con lo cual solicitaría mediante una
transacción en SAP que le creasen dicho código.
En este primer punto, el trabajador ya tiene identificado el material ya sea un
material de rotación o un material de nueva creación. Por lo tanto, pasaría al
punto 2.

2. Trabajador solicita al almacén general que le suministren el

material que necesita:
En este caso el trabajador le indica al almacén general que cantidad de
material necesita y la prioridad de la misma. Es importante que el
almacén general conozca de primera mano cual importante es dispensar
el material al trabajador para cumplir con las tareas que le han sido
encomendadas (en la empresa no todos los materiales tienen la
consideración de prioritarios; únicamente serán considerados prioritarios
los que impidan cumplir con las tareas operativas que puedan influir en
el incorrecto funcionamiento de la empresa).

3. El almacén general realiza una solicitud de pedido al departamento

de compras:
En esta tercera fase el almacén general verifica que no dispone del
material que le ha solicitado el trabajador. Por lo tanto, es necesario
realizar una solicitud de pedido de material a través de SAP que llegará
al departamento de Compras para adquirir los materiales.

4. Departamento de compras recibe solicitud de pedido:

En esta fase, es donde el departamento de compras ya es conocedor de
las necesidades que tiene la empresa. Ha recibido una solicitud de
compra en la que tiene identificado el material que tiene que comprar,
que cantidad y cuál es la urgencia de suministro de este.

Durante esta fase que puede durar desde 1 hora hasta varios días
(dependiendo de complejidad de compra del material) el departamento
de compras negocia con diversos proveedores la adquisición del
material, asegurándose siempre que el proveedor tiene identificado
correctamente el material ofertado, así como la disponibilidad en la
entrega.

5. El departamento de compras realiza el pedido:

El departamento ya ha elegido el proveedor que va a suministrar el
material y para ello le generara una orden de compra al proveedor. Esta
orden de compra indica el material que se va a comprar, cantidad y
forma de pago.

6. Proveedor recibe el pedido:

El proveedor recibe el pedido formal vía correo electrónico.

7. Proveedor envía el pedido:

el proveedor envía el pedido solicitado por el departamento de compras
a la dirección donde se encuentra el almacén general. No hay ninguna
 franja horaria establecida para la entrega de pedidos ya que la mayoría
de proveedores tienen subcontratado el servicio de reparto d y por lo
tanto es muy complicado fijar o acotar una hora de entrega con las
empresas de mensajería.

8. Almacén general recibe el pedido:

aquí vuelve a entrar en escena el almacén general. Hasta este punto la
función que ellos habían realizado era la de generar la solicitud de
pedido al departamento de compras y desde ahí desentenderse del
proceso hasta que acaban de recibir el material en sus instalaciones.
Ellos no son conocedores de los plazos de entrega de los proveedores
(únicamente conoce esta información el dpto. de compras que es quien
a realizado la negociación con el proveedor).

El almacén general dispone de una zona para la recepción de la multitud

de pedidos que se entregan cada día. Es una tarea laboriosa ya que
tienen que verificar el material que entregan todos los repartidores,
prestando especial atención a que las cantidades que entregan sean las
correctas (es frecuente que en determinados picos de horas se
concentren bastante repartidores en la empresa a la espera de poder
entregar los pedidos).

Para Recepcionar el material y dar constancia del material recibido, es

de obligado cumplimiento sellar los albaranes de entrega por parte de
los trabajadore de la empresa. Los materiales que van entregando los
proveedores se apartan en una zona destinada a tal efecto.

9. Almacén general dispensa el material al trabajador:

una vez que el almacén general ha verificado que el material que ha
recibido es correcto, da la orden de traslado de dicho material al
trabajador que tenía la necesidad.

10. Trabajador recibe el material:

en este momento el trabajador ha recibido el material que necesitaba.
Desde que el trabajador que tenía la necesidad hasta el momento en el
que ha recibido dicho material puede pasar desde 1 día en el mejor de
los casos hasta un mes o más. (evidentemente cuanto más específico
sea un material las probabilidades de que los plazos de entrega sean
elevados son muy altas, mientras que si se trata de un material con
mucha rotación en el mercado, las posibilidades de que el material sea
entregado en 1-2 días son elevadas)

11. Proveedor envía la factura:

la empresa de mensajería reporta al proveedor que le ha contratado que
el material ya ha sido entregado en nuestras instalaciones.
 12. Proveedor envía factura al departamento de cuentas a pagar:
como explicábamos en el punto anterior el proveedor ya tiene constancia
que el pedido ha sido entregado, por lo tanto emite la factura
correspondiente al dpto. de cuentas a pagar para que proceda a
conformar dicha factura y se proceda el pago de la misma en los
términos acordados.

13. Cuentas a pagar da el ok a la factura

este departamento ha recibido la factura por parte del proveedor y
verifica a través de SAP que la empresa ha recibido el material y la
cantidad solicitada al precio que negocio el dpto. de compras. Si todos
estos parámetros coinciden (cantidad e importe) Contabilidad dará por
buena la factura e informará al proveedor de la fecha de pago estimada
de la misma.
Con estos pasos, explicaríamos de forma global cual sería el proceso de
compras (no entrando en procesos concretos o problemáticas concretas) de la
EMT de Madrid.

7. Conclusiones (resolución de les hipótesis o respuestas a les

preguntas)

8. Implicaciones y propuesta de acciones

9. Bibliografía

Cortés, G y García, S. (2003). Investigación Documental. Guía de

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10. Anexos