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Organizacin y Sistemas Contables

Universidad Nacional Autnoma de Nicaragua Recinto universitario Carlos Fonseca Amador


Jun. 18

UNAN-RUCFA Trabajo de: Organizacin y Sistemas Contables HOTEL PLAZA COLON

Integrantes:

Geysel Garca Yaoska Lara Vargas Marta Hellen Jalina Claudia Lpez Hernndez

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INDICE Tema: Organizacin y Sistemas Contables Subtema: Hotel Plaza Colon Introduccin al Tema Introduccin al Subtema Objetivo General Objetivos Especficos Justificacin Captulo I Generalidades de la Organizacin Oferta Tcnica y Econmica Escritura de Constitucin Organigrama Catalogo de cuentas Captulo II Sistemas Contables Instructivo del Catalogo de cuentas Formularios Instructivo de los Formularios Manuales de Funciones Captulo III Polticas y Control Interno Flujogramacion Polticas Contables Control Interno

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INTRODUCCION

AL

TEMA

ORGANIZACIN Y SISTEMAS CONTABLES La Organizacin: Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr el objetivo. Es una indicacin de la autoridad y la responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecucin de las funciones respectivas. Probablemente lo ms importante sea que por medio de una buena organizacin, cada miembro de la estructura sepa qu actividad tiene que desempear, que sus labores sean bien definidas para que puedas cumplirlas con toda eficiencia y que se reduzca al mnimo las confusiones e incomprensiones respecto a lo que cada quien tenga que hacer. Tiene como objetivo decisiones eficientes y eficaces de los dirigentes del negocio o instituciones de servicios debern mantener una contabilidad organizada y que esta responda a los diferentes cambios que se sucedan en la economa actual. Sistemas: La integracin de un sistema contabilidad, requiere que las formas y procedimientos estn bien diseados, no para las necesidades de un departamento, sino ms bien como parte de todo un sistema de informacin para el negocio en general. Para crear un sistema integrado de tal naturaleza el especialista en sistema contable trate de coordinar todo el trabajo de documentacin y procedimientos que produzcan un flujo rpido e interrumpido de toda la informacin requerida en la conduccin del negocio como una entidad. Componentes de un Sistema Contable Desembolsos en efectivo. Recibos de efectivo. Compra de artculos y servicios incluyendo el pago de Nominas. Ventas a cualquier otra forma de prestar servicios o entrega de artculos.

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Clasificacin de sistemas El sistema de contabilidad se deber de clasificar segn las necesidades de la empresa las cuales las podramos identificar de la siguiente manera: Sistemas de Contabilidad Financiera. Sistemas de Contabilidad Administrativa. Sistemas de Contabilidad de costos. INTRODUCIN Hotel Plaza Colon Hotel Plaza Colon es una empresa de servicios tursticos que est ubicada en el rea central de la ciudad colonial de granada. Esta construida en una casa con estilo colonial que conserva de sus fachadas originales, y que cuenta con 5 aos de operacin ya que inicio el 17 de Abril 2006, convirtindose en una empresa de referencia debido a la calidad de sus servicios que le han valido ser considerada segn la categorizacin del INTUR con Cuatro Estrellas. Las inversiones para empezar a funcionar se han hecho a travs de un proyecto que busco la creacin de una empresa con prestigio y que atienda las demandas de los clientes con un servicio de calidad. La empresa es propiedad de Molinos de Nicaragua Sociedad Annima (Monisa), Siendo propietarios una familia Granadina. La empresa est ubicada est en una casa estilo colonial que conserva muchas de sus caractersticas de construccin de inicios del siglo XX, principalmente la fachada. El nombre de Hotel Plaza Colon se debe a que antiguamente a lo que hoy es el parque central de la ciudad de granada se le llamo La Plaza Cristbal Colon o Plaza Colon. Actualmente la empresa cuenta con una oferta de 27 habitaciones con capacidad para atencin de 80 personas en 40 camas de manera simultnea. La empresa posee otros ambientes que permiten una estancia agradable para los clientes y de uso exclusivos para los empleados, entre los que se mencionan la piscina, jardines internos, pasillos y reas de desayunos, recepcin, sala de espera, oficina administrativa, cocina, lavandera, Bar, parqueo y el rea utilizada por los empleados. El equipo de trabajo est compuesto por 28 personas, incluyendo a la gerente general. Todos los empleados cuentan con contratos laborales
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por escrito y gozan de los beneficios que les brinda la legislacin laboral del pas, es decir cuentan con sus prestaciones sociales, su seguro, vacaciones, aguinaldo, salarios mayores al salario mnimo entre otros.
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La empresa tiene ingresos promedios mensuales de $69,700.00 en la temporada alta y de $25,000.00 en temporada baja. El nivel de consumo promedio por cliente es de $85.00 por da. El Hotel Plaza Colon es miembro de la Cmara Nacional de Turismo (CANATUR), adems cuenta con alianzas con otras organizaciones como Rainforest Alliance.

Objetivos generales y metas del Hotel Plaza Colon. Ofrecer un hotel de 4 estrellas a Granada con un concepto innovador nico y de alta calidad. Satisfacer todas las necesidades del cliente en el rea de alojamiento. Misin, Visin y Lineamientos estratgicos Del Hotel Plaza Colon Misin Ofrecer un servicio de alojamiento personalizado en instalaciones de alta calidad, desarrollando relaciones de largo plazo con nuestros clientes, proveedores y colaboradores, dentro de un ambiente donde se propicie la sostenibilidad y se promueve el uso suficiente de los recursos. Visin Ser reconocidos como la empresa lder en la industria Hotelera independiente a nivel nacional, distinguindonos por nuestros altos ndices de servicio al cliente. Lineamientos Estratgicos Polticas de Calidad: El Hotel Plaza Colon provee de servicios de alojamientos de turistas nacionales y extranjeros que visitan la ciudad de Granada por ms de un da, ofreciendo un servicio que cumple y rebasa las expectativas de los huspedes, logrando as su completa satisfaccin. La calidad de las instalaciones, el trato personal y especializado que ofrece nuestro personal permite que el husped se sienta como en su casa y lo anima a prolongar su estada.

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Como Parte del Proceso de mejora continua, el Hotel Plaza Colon aplica los criterios de sostenibilidad dictados por Rainforest Alliance, paralelo a esto realizan capacitaciones para el personal, mantenimiento constante de las instalaciones, ampliacin y mejoras de las amenidades de las habitaciones y de las reas comunes. Valores Empresariales: Honestidad Trato Personalizado Respeto Sostenibilidad Calidad

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OBJETIVOS Objetivo General

Describir la Organizacin y Sistema Contable del Hotel Plaza Colon.

Objetivos Especficos

Evaluar la Organizacin del Hotel Plaza Colon dentro de la economa en Nicaragua.

Explicar El Sistema Contable del Hotel Plaza Colon.

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JUSTIFICACION

Hotel Plaza Colon dedica al servicio turstico de alojamiento, ubicada en la ciudad de Granada que es un punto de referencia para ser visitado cuando el turista llega a Nicaragua, con capacidades para atender turistas de alto grado de exigencia en el servicio de alojamiento. La propia ubicacin del hotel le permite ser influyente a nivel local, ya que se brinda mucha informacin al cliente para que visite sitios de inters en la ciudad. La parte del manejo interno es solida y hace que pueda solucionar todos estos factores que puedan perjudicar la estabilidad del hotel. Realizamos un estudio detallado de la Organizacin y Sistemas de dicha empresa. El anlisis realizado permitir identificar las debilidades dentro de los procedimientos que se realizaran dentro de las operaciones, para garantizar el correcto y adecuado registro de las transacciones contables de la empresa. Esto posibilitara ofrecer un servicio con valor agregado, midiendo el grado de eficiencia y eficacia que presentan los procesos asociados al registro contable de la empresa.

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Una vez finalizado este estudio daremos las recomendaciones con las que pretendemos que se mejoren las actividades operativas y estratgicas de la empresa para que siga en mejora continua en la atencin de los clientes.

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Granada Nicaragua 24 de Mayo de 2011

Lic. Mara Isabel Cantn Rodrguez Gerente General Granada, Nicaragua Su Despacho

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Estimada Licenciada Cantn: MYGC S.A. tiene el agrado de someter a su consideracin nuestra propuesta de servicios profesionales para trabajar en la consulta de Organizacin y Sistemas Contables de Hotel Plaza Colon. Naturaleza y Objetivo del Trabajo: Nuestro trabajo consistir en una consultora de la organizacin de sistema contable que estriba en brindar procedimiento y sugerencia por un periodo del 1 de Junio de 2011 al 30 de septiembre de 2011. Teniendo como objetivo de la consultora la expresin de un juicio sobre la organizacin y sistema contable. Para ello se planificara y se realizara la consultora con el fin de obtener la seguridad razonable acerca del criterio brindado sobre la Organizacin y Sistema Contable. Cabe destacar que la consultora deber tener prueba y evidencia suficiente que respalde los cambios sugeridos o efectuados. Alcance de Trabajo: Nuestra consultora tiene como propsito revisar y analizar toda la informacin que nos facilite Hotel Plaza Colon sobre la estructura organizacional de la empresa y sus sistemas contables con el nico objetivo de obtener conocimiento de estos dos aspectos. Haremos una revisin minuciosa de las polticas y control interno con el propsito de comprender como funciona dentro de la empresa y si le dan resultados satisfactorios a la institucin. Tambin se revisara cuidadosamente la estructura orgnica para verificar si existe una adecuada distribucin de personal en todas las reas o departamentos y sobre todo revisaremos si existe funciones bien definidas para cada cargo y de esta manera evitar el cruce de funciones entre el personal. Procedimientos que Aplicaremos: Revisin y anlisis de la estructura de organizacin. Estudio Sobre la escritura de constitucin. Revisin y anlisis de la estructura del catalogo de cuentas. Estudio sobre el instructivo del catalogo de cuentas. Revisin y anlisis de los manuales de Funciones. Revisin de los formularios implementados por la empresa.

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Estudio del instructivo de los formularios. Revisin de las polticas contables. Revisin del control interno.
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Informe que presentaremos: Al concluir nuestro trabajo y una vez que haya sido aprobado por el contratante, emitiremos los siguientes informes: Informe de las generalidades de la organizacin, enfatizando el organigrama de la empresa, la escritura de constitucin y el catalogo de cuentas. Informe de organizacin del sistema contable, enfatizando aspectos como el instructivo del catalogo de cuentas, manual de funciones, formularios e instructivos de los formularios. Informe del procedimiento de la empresa, enfatizando en las polticas contables, el flujograma y el control interno. Tambin emitiremos un informe conteniendo comentario de forma general sobre aspectos que consideremos pueden ser tiles para la empresa. La naturaleza y el detalle de tal informacin depender por supuesto de los resultados de nuestras revisiones. Breve resea histrica de MYGC S.A MYGC S.A. es una de las tres firmas ms importantes a nivel nacional e internacional en el campo de la consultora. En Nicaragua tiene el compromiso de ser la firma lder en el mercado de servicios de consultora, principalmente demandadas por las compaas o entidades que necesitan una valorizacin independiente acerca de si sus actividades se han realizado de manera transparente, eficiente, econmica y efectiva. MYGC S.A. en sus 15 aos de ejercer la profesin, ha hecho suyo el compromiso y la misin de brindar los servicios de la ms alta calidad con un mximo valor agregado en nuestros clientes ayudndolos a cumplir sus metas y objetivos. Nuestro personal est integrado por profesionales altamente capaces, creativos y con un niel de experiencia y conocimiento en su campo. MYGC S.A. tiene el honor de haber sido seleccionado por la administracin de Hotel Plaza Colon para realizar consultora de la estructura organizacional y sistemas contables; Esto nos brinda la oportunidad de presentarles nuestro portafolio de ideas y conocimientos para mejorar la estructura organizacional y sistemas contables de su empresa.

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Nuestro lema es que la calidad, eficiencia y eficacia ser determinante para nuestro xito como negocio. Estamos totalmente convencidos que la calidad es la que nos diferencia de nuestros competidores y fortalece nuestras relaciones con los clientes, ya que ellos evalan la calidad con base a muchos factores incluyendo su necesidad de servicios, costo y excelencia tcnica de cmo se proporciona el servicio que ofrecen los competidores, sigo sosteniendo como orgullo y satisfaccin que contamos con las ms altas calificaciones de calidad de parte de nuestros clientes. Equipo de servicio: La responsabilidad de cada uno de los miembros de este equipo de consultores se resume a continuacin: Socio encargado del trabajo: Lic. Yaoska Lara Vargas, cuenta con una vasta experiencia profesional en consultora, ya que ha tenido a su cargo por ms de quince aos la direccin, Planificacin y Ejecucin en dichas consultoras realizadas a diferentes empresas privadas y entidades pblicas del pas y ser quien asumir la responsabilidad de todo el trabajo. Entre sus responsabilidades esta participar directamente en la determinacin del enfoque planeacin y alcance del trabajo en conjunto con el supervisor y tres asistentes, revisin y aprobacin de los informes que se emitan, as como la determinacin de que se ha cumplido con los estndares de calidad establecidos por la firma y se ha puesto en disposicin los recursos de la misma en relacin con el trabajo. Encargada de la consultora: El trabajo lo llevara a cabo la Lic. Marta Hellen Jalina, quien tiene 10 aos de experiencia en el campo de consultora tanto industrial, comercial, compaas transnacionales e instituciones gubernamentales. La Lic. Jalima trabajara conjuntamente con el socio encargado de la consultora a fin de determinar el enfoque, planeacin y alcance del trabajo, as como en el desarrollo y preparacin de los programas de consultora.

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Supervisor de la Consultora: Lic. Geysel Garca, cuenta con una vasta experiencia profesional en consultoras gerenciales y ha tenido a su cargo por ms de 10 aos la

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direccin, planificacin y ejecucin de consultoras realizadas a diferentes empresas del pas. Su funcin ser de asegurar la calidad tcnica de los informes as como de evaluar el servicio prestado, adems de trabajar estrechamente con la encargada de consultora. Asistentes de consultoras: El trabajo ser ejecutado por la Lic. Claudia Lpez Hernndez, quien tendr a su cargo la ejecucin del trabajo siendo responsables de todas las labores desarrolladas en el proceso designado. Durante su permanencia en la firma han acumulado vasta experiencia en consultoras realizadas a instituciones industriales, comerciales, compaas transnacionales, financieras y entidades que realizan proyectos financieros por organismos internacionales. Honorarios: Les hacemos saber que los honorarios aqu consignados consideran los siguientes factores: Capacidad y experiencia de nuestro personal, tiempo calculado sobre la base de las actividades que se planea realizar y el personal asignado de acuerdo a los niveles de experiencia que requiere un trabajo de calidad. Siempre que nos sea brindada la colaboracin de parte del Hotel Plaza Colon estimaremos terminar nuestro trabajo de acuerdo a lo presupuestado por ustedes en tres meses, comprendiendo solamente das hbiles. Como es nuestra prctica los honorarios por los trabajos antes indicados estn basados en el tiempo estimado incurrido por nuestro personal a nuestras tarifas normales. Basados en lo anterior nuestros honorarios sern de $ 12000.00 (Doce mil dlares netos) ms IVA. Los honorarios sern efectuados de la siguiente forma y cancelados en dlares o en crdobas de acuerdo a la tasa oficial de cambio del da de pago: 50% A la firma del contrato 30% A la entrega del informe borrador 20% A la entrega del informe final. Atentamente, Lic. Yaoska Lara Vargas Contador Pblico Autorizado Encargado del trabajo de consultora.
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Lic. Yaoska Lara Vargas MYGC S.A. Granada, Nicaragua. Sus manos. Estimado Lic. Mora:

En atencin a su gentil oferta le notificamos que estamos con su propuesta y honorarios establecidos, proporcionarle toda la documentacin requerida para realizar exitosamente y en el tiempo establecido el consultora.

de acuerdo adems de que pueda trabajo de

Atentamente,

Lic. Mara Isabel Cantn Rodrguez Gerente General. Telfono: 2552-8489

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Molinos de Nicaragua S.A

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En la ciudad de Granada a las ocho de la maana del da 14 de Abril del ao dos mil seis. Ante mi Ricardo Varela Castelln, Abogado y Notario publico de la Republica de Nicaragua, con domicilio y residencia en esta ciudad de Granada, debidamente autorizado por la Excelentsima Corte Suprema de Justicia, para caratular durante un quinquenio que finalizara el catorce de Abril del ao dos mil Once. Comparecen; los seores: Don Ernesto Chamorro Pasos, abogado e industrial, Don Alberto Chamorro Bernard, ingeniero agrnomo, Doctor Gabriel Pasos Wolf, abogado y Don Horacio Guzmn Bernard, banquero, los cinco mayor de edad, casados y de este domicilio y Don Miguel Gmez Arguello, Industrial Y la Seora Doa Carmen Chamorro de Pellas. Que han dispuesto constituir y constituyen una sociedad de carcter mercantil, de naturaleza annima, la cual se regir por las estipulaciones que a continuacin se expresan:

PRIMERA:

DENOMINACIN Y DOMICILIO.

La sociedad se denominara Molinos de Nicaragua S.A. Hotel Plaza Colon. La que podr abreviarse y usarse con el de Molinos de Nicaragua, S.A. y con las siglas MONISA Hotel Plaza Colon. Domicilio: la sociedad tendr su domicilio en la ciudad de Granada, departamento de Granada, Republica de Nicaragua; pero podr establecerse sucursales, agencias u oficinas en cualquier otra parte de la Republica o fuera de ella segn lo resolviere la junta directiva.

SEGUNDA: OBJETO.

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El objeto principal de la sociedad, es proveer de servicios de alojamientos personalizados siendo entendido que para la consecucin de los intereses legtimos de su objeto y finalidad, la Sociedad, podr adquirir, toda clases de bienes, derechos, acciones, propiedades y celebrar todos los actos y contratos civiles, mercantiles, y de cualquier otro tipo que sean necesario, convenientes, incidentales o concurrentes a la obtencin de sus finalidades, sociales dentro del marco de las leyes vigente en nuestro pas.

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TERCERA: DURACIN.

La Sociedad tendr un periodo de duracin de noventa y nueve aos a contarse desde la fecha de inscripcin de su pacto social y estatutos en el Registro Publico Mercantil. No obstante los socios podrn. Empezar de inmediato las operaciones mercantiles. La existencia de la sociedad, automticamente, se prorrogara por un periodo igual, si ninguno de los socios pide expresamente su disolucin, y consecuente liquidacin, en un plazo no menor de seis meses de anticipacin a la fecha de vencimiento de duracin.

CUARTA: CAPITAL SOCIAL

El capital social, escriturado, suscrito y pagado, ser por la suma de Dos millones de crdobas netos (C$2,000.000.00) representados y divididos en dos mil (2000) acciones con valor nominal de un mil (1.000.00) crdobas cada una, los accionista en este acto suscriben el noventa por ciento de las acciones y pagan en efectivo el dieciocho por ciento del capital social en la siguiente proporcin: El Doctor Ernesto Chamorro Pasos suscribe cuatrocientas acciones y paga la cantidad de ochenta mil crdobas; Don Alberto Chamorro Bernard, suscribe doscientas acciones y
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paga cuarenta mil crdobas; el Doctor Gabriel Pasos Wolff, suscribe trescientas acciones y paga setenta mil crdobas; Don Horacio Guzmn Bernard suscribe cien acciones y paga veinte mil crdobas; Don Miguel Gmez Arguello suscribe para si cincuenta acciones y paga diez mil crdobas, y a nombre de su hermano Don Carlos Gmez Arguello, suscribe trescientas acciones y paga la suma de setenta mil crdobas; y la seora Doa Carmen Chamorro de Pellas, suscribe doscientas acciones y paga la suma de cuarenta mil crdobas. En esta forma quedan suscritas un mil ochocientas acciones que representan el noventa por ciento del capital de la compaa y pagados totalmente el dieciocho por ciento del capital social o sean trescientos sesenta mil crdobas. El ochenta por ciento a pagar en la proporcin que cada socio le corresponde se verificara por llamamientos en cuotas del diez por ciento de su valor de suscripcin, en la fecha que sealare la junta directiva y con veinte das de anticipacin por lo menos. A cada socio se le extender recibos firmados por el tesorero por los abonos que verifique.

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QUINTA: JUNTAS GENERALES DE ACCIONISTAS. La autoridad mxima de esta sociedad es la Junta o Asamblea General de Accionistas. Por consiguiente, las resoluciones que legalmente adopte, sern obligatorias tanto para la sociedad, como para los accionistas, aun cuando estos no hubiesen participado en la sesin o hubiesen manifestado su desacuerdo con la resolucin tomada. Las Juntas Generales de Accionistas sern: ORDINARIAS Y LAS EXTRAORDINARIAS. Las ORDINARIAS, debern celebrarse una vez al ao durante los dos primeros meses posteriores al cierre del ao fiscal. Las EXTRAORDINARIAS, Se celebraran cuando sean convocadas por la Junta Directiva, ya sea por solicitud de la misma, de su presidente, o bien por solicitud presentada a este rgano por socios que representen el cuarenta por ciento del capital social (40%). Las convocatorias para ambas clases de Juntas Generales de Accionistas, se harn mediante aviso enviado, a los socios segn la direccin que tengan registrada en el libro de Registro de Acciones de la Sociedad y, adems mediante el aviso que deber publicarse en un diario local, al

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menos con quince das (15) con anticipacin al da en que haya de celebrarse la junta, estos quince das (15) se
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Empezaran a contar un da despus de haberse publicado en el diario ni el da de celebracin de la Junta. Este aviso deber contener los requisitos establecidos para tal fin como son: Lugar, da, fecha, hora, en que debe de verificarse la junta, en tanto que el aviso para la convocatoria a las Juntas General de Accionistas, deber contener, adems de los datos mencionados, la agenda para sta. Para ambas juntas en primera citacin el QURUM, se formara con el setenta y cinco por ciento (75%) del capital social equivalente a las tres cuartas partes, en tanto la segunda citacin el QURUM, se formara con el nmero de socios o porcentaje del capital social que asista. En caso de no poder reunir el QURUM necesario en primera citacin, la segunda citacin se har con diez das de anticipacin, en el mismo lugar, hora y agenda sealados para la primera citacin. El aviso deber contener estas circunstancias. Cuando se haga presente el cien por ciento (100%) del capital social, las decisiones se tomaran por mayora absoluta del capital, en otra circunstancia, se tomaran como decisin de mayora simple. Debern siempre respetarse las regulaciones pertinentes en los casos que menciona el arto.262 CC y en los casos especialmente regulados por los estatutos. Sin embargo en cualquier tipo de junta cuando se hallen presente el cien por ciento de los socios (100%) podr prescindirse de cualquier tipo de formalidades. Todo accionista tiene el derecho de hacerse representar a travs de un respectivo PODER O CARTA PODER, dirigida al secretario de la Junta Directiva, Las Juntas podrn llevarse a cabo en el domicilio de la sociedad, o en cualquier otro lugar de la Republica, incluso fuera del pas siempre y cuando las leyes vigentes lo permitan. SEXTA: Acciones Las acciones sern nominativas, inconvertibles al portador y no podrn ser transferidas por actos entre vivos ni ser dadas entre prendas ni en garantas sin aprobacin previa de la junta directiva, salvo que las transferencias o garantas se verifiquen entre los mismos socios o dentro de quien los ligan, dentro del cuarto grado de sanguinidad o segundo de afinidad. En el caso de subastas voluntarias o forzadas para adquirir las

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acciones, los socios tienen el derecho de tomarlas al valor de los libros a al valor precio ofrecido si este ultimo fuese menor que el precio de los libros. Las acciones conferirn iguales derechos a los socios. Las acciones llevaran numeracin sucesiva del uno al dos mil, pero los ttulos definidos pueden comprender varias acciones. Por ultimo los socios fundadores no se reservan ninguna ventaja o derechos particulares. SPTIMA: VIGILANCIA. La fiscalizacin de la administracin social estar a cargo de un vigilante que podr ser o no accionista, nombrado por la junta general de accionistas, al mismo tiempo que la junta directiva y por un periodo igual a este, correspondindoles las atribuciones que determinen los estatutos y las leyes respectivas. Podr ser reelecto y su falta temporal o absoluta ser llenada por la junta general de accionistas, la que ser convocada a los quince das que ocurra la vacante, e interinamente sus funciones sern llenadas por la junta directiva. OCTAVA; DIRECCION Y ADMINISTRACION El manejo direccin y administracin del negocio est a cargo de una junta directiva electa o nombrada por la junta general de accionista en seccin ordinaria, se compondr de cinco miembros que duraran dos aos en el ejercicio de sus funciones y dividirn sus actividades con los ttulos y cargos de Presidente, que al mismo tiempo ser el presidente de la compaa, un secretario, un tesorero, primer vocal y segundo vocal, pudiendo todos Sr. reelectos. La junta general de accionista podr aumentar el nmero de directores otorgndoles los cargos correspondientes. La junta directiva en representacin de la sociedad tendr las ms amplias facultades de administracin y aun de disposicin que corresponda a un mandatario generalsimo sin restriccin alguna. A toda seccin de la junta directiva debern concurrir por lo menos siete miembros con cuya asistencia se formara qurum. Los siete socios fundadores convienen expresamente en que puedan ser miembro d la junta directiva personas que estn ligadas dentro del cuarto grado de consanguinidad y el segundo de afinidad. La junta Directiva o la Junta General de Accionistas, podrn crear las Gerencias que estimen convenientes y determinarles sus facultades, el Presidente de la Sociedad deber de otorgarle al Gerente General, las facultades y poderes que estime conveniente. Por unanimidad se elige Gerente General a la Licenciada Mara Isabel Cantn Rodrguez, ser el

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representante judicial y extrajudicial de la empresa con facultades de un mandatario generalsimo, in prejuicio de los poderes de la junta directiva. NOVENA: CONTABILIDAD, BALANCES, UTILIDADES Y PRDIDAS. El ejercicio econmico de la sociedad terminara el da treinta de Junio de cada ao, pero la junta general de accionista podr variar la fecha de cierre, dictando para el lapso intermedio las providencias que estime conveniente. Las cuentas de la Sociedad se llevaran por partida doble, todo de acuerdo a lo establecido por el Cdigo de Comercio de la Republica de Nicaragua, sin perjuicio de poder utilizar los libros o sistemas auxiliares que sean necesarios, cumpliendo debidamente con todos los requisitos de ley. Se formara el Balance general con un estado de ganancias y prdidas. En la compilacin del inventario y balance las mercaderas y los otros elementos patrimoniales del activo circulante se valuaran al menor precio entre el de las adquisiciones o costo y el del mercado al da de cierre del ejercicio. Los activos fijos debern evaluarse al precio de costo disminuido, est en cada ejercicio, segn una racional depreciacin, y las acciones compradas de la propia sociedad se podrn incluir el el activo siempre que se inscriba en el pasivo un rubro de igual valor deducido de la cuenta de utilidades. El balance deber reflejar claramente la situacin financiera de la sociedad. Se tendr por utilidad liquida anual el saldo que resulte despus de deducirse de las entradas brutas, los gastos generales y de administracin, los impuestos que se causaren y los castigos por deterioro. El consejo de directores formulara el plan de aplicacin de las utilidades liquidas y propondr a la junta generales un plan para la distribucin de dividendos entre los accionistas, la cual ser hecha a prorrata entre las acciones suscritas. DECIMA: FONDO DE RESERVA Deber formarse obligatoriamente el fondo de Reserva Legal a quien se refiere el articulo 249 del Cdigo del Comercio. Este Fondo de Reserva estar destinndose de las utilidades liquidas anuales un mnimo de un cinco por ciento hasta que dicho fondo llegue por lo menos a una suma que represente una dcima parte del capital social, cantidad que se repondr cuantas veces fuere necesario por haber sufrido disminucin. UNDCIMA: DISOLUCIN Y LIQUIDACIN.
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Para disolver la Sociedad y siguiendo lo establecido en el Cdigo de Comercio vigente en la Republica de Nicaragua, se necesita de un acuerdo unnime de la Junta General de Accionistas. Una vez disuelta la sociedad, se proceder a la liquidacin del patrimonio, y de las operaciones sociales, mediante la actuacin de una Comisin de Liquidacin, designada por la Junta General de Accionistas, e integrada por uno o mas miembros, los que efectuaran las operaciones necesarias para realizar los bienes sociales y su conversin a Efectivo o Valor negociables. Una vez efectuada estas operaciones, la Junta Liquidadora, deber formular debidamente la liquidacin del haber social de los accionistas, sometindola a la consideracin de la Junta General de Accionistas para su respectiva aprobacin. La Liquidacin y posterior distribucin debern ser efectuadas y concluidas dentro del plazo que seale la Junta General de Accionistas. El Procedimiento de liquidacin estar sujeto a las regulaciones previamente establecidas por la Ley. Los Liquidadores tendrn las facultades que taxativamente les confiere la Ley, as como las que de manera expresa designe la Junta General de Accionistas, en el acto mismo de su designacin. DUODCIMA: ARBITRAMENTO... Las desavenencia que pudieran surgir entre los socios, deber ser dirimida, por dos arbitradores designados de comn acuerdo, y si no se llegase a ningn acuerdo, lo har el Sr. Juez Civil de Distrito del domicilio de la Sociedad, los arbitradores quedan facultados para nombrar el tercero en caso de discordia y contra el Laudo de este, no podr interponerse recurso alguno ni ordinario ni extraordinario. Los Arbitradores tendrn el plazo de sesenta das (60) para dictar su resolucin, a partir de sus respectivos nombramientos, el tercero tendr el trmino de treinta das (30) a partir de la fecha que se ponga en su conocimiento la existencia de la discordia, para dictar su resolucin.

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DECIMO TERCERA: ACEPTACION. As se expresaron los otorgantes, bien instruidos por m, el Notario, acerca del valor, objeto y trascendencia legal de este acto, de las clusulas generales que aseguran su validez, y de las especiales que contiene, de las que envuelven renuncias y estipulaciones implcitas y explicitas as como de las que como en concreto se han hecho. Y leda que fue la presente escritura a los

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Comparecientes la encuentran conforme, aprueban, ratifican sin hacerle ninguna modificacin y firman ante mi el Notario, que doy fe de todo lo relacionado.
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ORGANIGRAMA Es la representacin grafica de la estructura de una empresa u organizacin, representa las estructuras departamentales y en algunos casos las personas que las dirigen. Hace un esquema sobre la relacin jerrquica y competenciales de vigor en la organizacin. El organigrama es un modelo abstracto y sistemtico que permite tener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organizacin, nos revela lo siguiente: El tamao de la organizacin. La naturaleza del negocio.

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La divisin de funciones. Las lneas de autoridad y responsabilidad. La naturaleza Steffi o funcional de las autoridades.
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Como realizar el Organigrama. Las lneas deben de ser claras y directas al puesto que se quieren sealar. En los recuadros no se deben mencionar nombres de personas, preferiblemente el puesto que se ocupa. Las posiciones que tengan mayor responsabilidad administrativa deben aparecer en la parte superior, mientras que en la parte inferior deben aparecer la de menor autoridad. Los niveles que representan autoridad debe siempre deslizarse hacia abajo y debe sacarse en una sola lnea hacia la mitad del recuadro. Las funciones que se relacionan entre s deben situarse juntas. Finalidad Desempea un papel informativo permitiendo que los integrantes de la empresa conozcan a nivel global sus caractersticas generales. Requisitos Obtener todos los elementos de autoridad. Los diferentes elementos de jerarqua y la relacin entre ellos. Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar. Debe contener los elementos indispensables.

Presentacin del Organigrama Vertical Horizontal Mixto Circular Escalar - Tabular

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

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HOTEL PLAZA COLON ORGANIGRAMA ACTUALIZADO

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Conclusiones: Se hicieron cambios en el organigrama de la empresa ya que en su representacin todos los empleados estaban subordinados a la Gerente General. Tambin agregamos el rea de reservacin que la empresa todava no lo haba incluido en su Organigrama.

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CATAL0GO DE CUENTA NUMERO DE CUENTAS 1 11 1110 1111 1111-01 1111-02 1112 1112-01 1112-02 1113 DESCRIPCION

ACTIVOS
CIRCULANTE
EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS Efectivo en Caja

Caja General Caja Chica


Efectivo en Banco

BAC - Cta.Cte. N 003-13283-4 ( Crdobas ) BAC - Cta.Cte. N 003-13697-5 (Dllar)


CUENTAS POR COBRAR

01 Clientes - Empresas e Instituciones 02 Otros 1114 01 02 03 04 05


ADELANTOS A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS

Administracion Bar Cocina Meseras Limpieza

1115 01 02 03 04 05

PRESTAMOS A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS

Administracion Bar Cocina Meseras Limpieza

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ANTICIPO A JUSTIFICAR

Por Compras

1118

DOCUMENTOS POR COBRAR

01 Clientes - Empresas e Instituciones

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02 Otros

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1119

IMPUESTOS PAGADOS POR ADELANTADOS

01 Administracin de Rentas de Granada 02 Alcalda Municipal de Granada 03 Otros 1120 01 02 03 04 05 06 1121 01 02 03 04 Clasificacin Contable 1122 1122-01 1122-01-01 1122-01-02 1122-01-03 1122-01-04 1122-01-05 1122-01-06 1122-01-07 1122-01-08 1122-01-09 1122-02 1122-02-01 1122-02-02 1122-02-03 1122-02-04 1122-02-05 1122-02-06 1122-02-07 1122-02-08 1122-03 1122-03-01 1122-03-02
INVENTARIOS OTRAS CUENTAS POR COBRAR

Administracin Bar Cocina Meseras Limpieza Seguridad


GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Por Publicidad Por Arrendamiento Por Seguros Otros Servicios

Alimentacin Aceite, Vinagre, Etc. Carnes, Pollo, Jamn, Etc. Condimentos, Salsas, Etc. Enlatados, Empacados, Etc. (Tahini, etc) Lcteos (Queso, Cremas, Crema dulce, Etc) Vveres y Abarrotes Pan, Tortillas, Chips, Harina, Etc. Perecederos, (Frutas, Verduras, Legumbres, etc) Repostera y Otros (Sorbete, semillas, etc.) Bebidas Cervezas Frutas Hielo Licores Miscelneos (Mesclador, Yogur, Crema Coco, Jugos ,ect.) Gaseosas Bebidas No Alcohlicas y Aguas Vinos Tabacos y Cigarros Puros Cigarros

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1122-04 Miscelneas

1123 1123-01 1123-01-01 1123-01-02 1123-01-03 1123-01-04 1123-01-05 1123-01-06 1123-01-07 1123-01-08 1123-01-09 1123-02 1123-02-01 1123-02-02 1123-02-03 1123-02-04 1123-02-05 1123-02-06 1123-02-07 1123-02-08 1123-03 1123-03-01 1123-03-02 1123-04 1123

COMPRAS

Jun. 18

Alimentacin Aceite, Vinagre, Etc. Carnes, Pollo, Jamn, Etc. Condimentos, Salsas, Etc. Enlatados, Empacados, Etc. Lcteos (Queso, Cremas, Etc) Viveres y Abarrotes Pan, Tortillas, Chips, Harina, Etc. Perecederos, (Frutas, Verduras, Legumbres, Etc) Repostera y Otros Bebidas Cervezas Frutas Hielo Licores Miselanias (Yogut, Sorbetes, Etc.) Gaseosas Bebidas No Alcoholicas y Aguas Vinos Tabacos y Cigarros Puros Cigarros Miselaneos
INVERSIONES TEMPORALES

01 En Propiedad Arrendada 12 121 122 123 124 125 126 127 13 131 132 133 134 135 136 14
ACTIVOS FIJOS

Mobiliario y Equipo de OFICINA Mobiliario en reas de ATENCION A CLIENTES Mobiliario y Equipo BAR Mobiliario y Equipo de COCINA Otros Equipos Activos Menores

DEPRECIACION ACUMULADA

Mobiliario y Equipo de OFICINA Mobiliario en reas de ATENCION A CLIENTES Mobiliario y Equipo BAR Mobiliario y Equipo de COCINA Otros Equipos Activos Menores
OTROS ACTIVOS

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141 Inversiones a Mediano y Largo Plazo 142 Gastos de Organizacin e Instalacin 15
ACTIVOS DIFERIDOS

Jun. 18

151 Activos Diferidos 16 NOMINA POR DISTRIBUIR

2
21 2110 01 02 03 04 05 07 09

PASIVOS
CIRCULANTE Proveedores

Maquinsa Best Host Casa Pellas Ferreteria Lugo S A Gonper Librera Magna S.A Otros

2111 2111.01 01 02 03 04 05 06

Retenciones e Impuestos por pagar Administracin de Rentas IVA 15% Retencin del 1% Anticipos IR 1% I.R. en la Fuente Pago Mnimo Definitivo 1% Otros

2111.02 Alcalda Municipal de Granada 01 Cuota Fija 02 Imp. Municipal 1% s/Ventas

2112 Gastos Acumulados por Pagar

01 02 03 04

Sueldos Acumulados por Pagar Vacaciones Acumuladas por Pagr Aguinaldos Acumulados por Pagar Inss Patronal

2113 Documentos Por Pagar 2114 Cuentas por pagar a socios

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2115 Acreedores Diversos 2116 Otras cuentas por Pagar
Jun. 18
22 3 2117 Anticipos a Proveedores

2118 Anticipo De Clientes


PASIVOS FIJOS

221 Documentos por Pagar L/P 222 Prestamos Bancarios por pagar a largo Plazo 223 Intereses por pagar L/P

311 311.01 311.02 311.03 311.04 311.05 317.01

PATRIMONIO Capital Social Aporte de los Socios Nuevas Aportaciones Retiro de los Socios Utilidad del Ejercicio Perdida del ejercicio Utilidad y/o Prdida Acumulada

4 INGRESOS
41 Ventas 41.01 ingresos de Habitaciones

41.02 41.03 41.04 41.05 41.06 41.07 42

Descuento y Ajuste en Ingreso p/Habitaciones Ingreso de alimentos Room Service Llamadas telefnica lavandera Mini bares Rebajas sobre Ventas

5 COSTOS DE VENTAS
41 Costo de alojamiento

42 43 44 6 61 62 63 64 65 66 67

Bar inventario de suministro para huspedes Otros GASTOS DE OPERACIN Gastos de Ventas Gastos de Administracin Gastos por Servicios Profesionales, Tcnicos y Otros Oficios Gastos Por Sueldos, Salarios y dems Compensaciones Gastos por Aporte Patronal al INSS Gastos por Depreciacin de Activos Fijos Otros Gastos de Operaciones

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68 Deduccin Proporcional
7 OTROS INGRESOS Y GASTOS FINANCIEROS

71 71.01 71.02 71.03 72 72.01 72.02 72.03 72.04 72.05

Otros Ingresos Utilidad Cambiaria Sobrante en Caja Otros Ingresos Otros Egresos Prdida Cambiaria Perdida en Costos Desperdicio de Inventarios Faltante en Inventarios Otros Egresos

Jun. 18

8 IMPUESTOS SOBRE LA RENTA 01 IR ANUAL


9 CUENTAS DE CIERRE

90 Prdidas y Ganancias

61 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

Gastos de Ventas Viticos Publicidad Impuesto Sobre Ventas a Alcalda Matrculas y licencias Transporte (Taxi) Mejora a la propiedad arrendada y Mantenimientos Artculos de limpieza y aseo Gastos mdicos Energa elctrica Telfonos Agua potable Papelera y tiles Alquiler del local Fletes y acarreo Inss patronal Inatec Basura comisiones sobre ventas Gas propano Combustible y lubricantes Bolsas, material de empaque. Alquiles mesas, sillas, vasos, copas, manteles, toldos Mantenimiento de equipos y reparaciones Uniformes Productos de Cocina Productos Desechables

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27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 Productos de Iluminacin Kilometraje Prdida de productos Servicios Bancarios Trabajos Eventos musicales Tarjeta Telefnica Gastos de representacin Fotocopias, emplasticado, encolochados, impresiones. Servicios de Vigilancia Servicios de Pasantas Fumigacin, Limpieza de Sumideros, entre otros Cable e internet Varios

Jun. 18

62 01 02 04 05 12 16 27 31 40 64 01 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 02 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 63

Gastos de administracin Tarjeta Telefnica Gastos de representacin Fotocopias, emplasticado, encolochados, impresiones. Transporte Papelera y tiles Inatec Servicios de bancos Trabajos Varios Gastos por sueldos, Salarios y otras compensaciones Ventas Sueldos y Salario Horas extras Feriados Vacaciones Aguinaldo Otras compensaciones Administracin Sueldos y Salario Horas extras Feriados Vacaciones Aguinaldo Otras compensaciones Gastos por Servicios Profesionales

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INSTRUCTIVO DEL USO DE LAS CUENTAS ACTIVOS: Son los bienes y derechos propiedad de la empresa. ACTIVO CIRCULANTE: Bienes y derechos que tienen cierta rotacin o movimiento constante y de fcil conversin en dinero efectivo. CAJA La cuenta de caja registra los aumentos y disminuciones que sufre el dinero en efectivo propiedad de la entidad, el cual est representado por la moneda de curso legal o sus equivalentes, tales como giros bancarios, postales o telegrficos, o la moneda extranjera y los metales preciosos amonedados. Esta cuenta se utilizar para almacenar el dinero a cuenta de ingreso, luego su saldo se traslada a banco.Su saldo es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad. Se presenta en el balance general como la primera partida del activo circulante, cuando no tenga restricciones. En caso de existir restricciones formales en cuanto a su disponibilidad o fin, estas partidas de efectivo se muestran en rengln por separado en el activo circulante o no circulante si su disponibilidad es mayor a un ao o al ciclo financiero a corto plazo, o si su destino est relacionado con la adquisicin de activos no circulantes, o con la amortizacin de pasivos a largo plazo, en cuyo caso se mostrar como activo no circulante.

Debe Haber 1) Al iniciarse el ejercicio 1. Durante el ejercicio Del importe de su saldo deudor, que Del importe del valor nominal del efectivo representa el valor nominal de la entregado por la entidad (salidas de existencia en efectivo propiedad de la efectivo). entidad. 2. Al finalizar el ejercicio 2) Durante el ejercicio Del importe del valor nominal de los Del importe del valor nominal del sobrantes de efectivo (segn libros, efectivo recibido por la entidad faltantes segn arqueo de caja).
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(entradas) 3) Al finalizar el ejercicio Del importe del valor nominal de los faltantes en efectivo (segn libros, sobrantes segn arqueo de caja).

Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros).

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BANCOS La cuenta de Bancos registra los aumentos y las disminuciones que experimenta el efectivo propiedad de la entidad, depositado en cuentas de cheques de instituciones del sistema financiero (bancos).Su saldo es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad depositado en instituciones financieras (bancos). Se presenta en el Balance General dentro del activo circulante, excepto cuando existan restricciones formales en cuanto a su disponibilidad y fin, en cuyo caso se mostrarn por separado.

Debe 1. Al iniciarse el ejercicio Del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal de efectivo propiedad de la entidad depositado en instituciones financieras.

Haber 1. Durante el ejercicio

Del importe del valor nominal de los cheques expedidos a cargo de la empresa. Del importe del valor nominal de los intereses, comisiones, situaciones, etc. 2. Durante el ejercicio Que el banco cobra por servicios y Del importe del valor nominal del cargados en la cuenta corriente, segn efectivo recibido en la cuenta avisos de cargo del banco. corriente, Del importe del valor nominal de los 2. Al finalizar el ejercicio intereses ganados y depositados en la Del importe del valor nominal de los cuenta corriente, segn avisos de intereses, comisiones, situaciones, etc. abono del banco. Que el banco cobra por servicios y cargados en la cuenta corriente, segn

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3. Al finalizar el ejercicio avisos de cargo del banco. Del importe del valor nominal de los intereses ganados y depositados en la Del importe de su saldo para saldarla cuenta corriente, segn avisos de (para cierre de libros). abono del banco. CUENTAS POR COBRAR

Jun. 18

La cuenta de clientes registra los aumentos y disminuciones derivados de la prestacin de servicios, nica y exclusivamente al crdito, ya sea documentado (ttulos de crdito) o no. Tradicionalmente, algunos autores y contadores registran en la cuenta de clientes solamente las ventas de mercancas a crdito abierto,, y las ventas de mercancas a crdito con documentos las registran como documentos por pagar. Su saldo es deudor y representa el importe de prestacin de servicios a crdito, por las cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir, represente un beneficio futuro fundadamente esperado. Se presenta en el Balance General dentro del grupo circulante, inmediatamente despus del efectivo (caja, fondos, bancos, inversiones temporales)

Debe 1. Al iniciarse el ejercicio Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir a sus clientes el pago por la venta de mercancas y la prestacin de servicios a crdito.

Haber 1. Durante el ejercicio Del importe de los pagos parciales o totales que a cuenta o en liquidacin de su adeudo efecten los clientes. Del importe de las rebajas y bonificaciones sobre prestaciones de servicios concedidas a los clientes

2. Durante el ejercicio Del importe originalmente pactado con los clientes por la prestacin de Del importe de los descuentos sobre servicios a crdito. prestaciones concedidos a los clientes.

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Del importe de los intereses normales y moratorios (mora: retardo en el Del importe de las cuentas que se pago) consideran totalmente incobrables.
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3. Al finalizar el ejercicio Del importe de las cuentas que se consideran totalmente incobrables. Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros). DOCUMENTOS POR COBRAR La cuenta de documentos por cobrar registra los aumentos y disminuciones derivados de la prestacin de servicios, nica y exclusivamente a crdito documentado (ttulos de crdito, letras de cambio y pagars) a favor de la empresa. Su saldo es deudor y representa el importe del valor nominal de los ttulos de crdito (letras de cambio, pagars) expedidos a favor de la entidad, derivados de la prestacin de servicios a crdito, por las cuales se tiene el derecho de exigir el pago, es decir, representa un beneficio futuro fundadamente esperado.Se presenta en el Balance General dentro del grupo del activo circulante, inmediatamente despus el efectivo (caja, fondos, bancos, inversiones temporales), formando parte de las cuentas por cobrar.

Debe 1. Al iniciarse el ejercicio Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir a los deudores el pago, derivado de la prestacin de servicio a crdito, de conceptos distintos a las mercancas o la prestacin de servicios a crdito, otros conceptos anlogos y los prstamos concedidos 2. Durante el ejercicio Del importe originalmente pactado con los deudores, por la prestacin de servicios a crdito, si garanta documental. ANTICIPO DE IMPUESTOS (IR)

Haber 1. Durante el ejercicio Del importe de los pagos parciales o totales que a cuenta o en liquidacin de su adeudo efecten los clientes. Del importe de las rebajas y bonificaciones sobre prestaciones de servicios sin garanta documental concedidas a los clientes Del importe de los descuentos sobre prestaciones sin garanta documental concedidos a los clientes. Del importe de las cuentas que se consideran totalmente incobrable

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Su saldo es deudor y representa el importe del derecho que tiene la entidad de solicitar la devolucin a la Secretara de Hacienda o la compensacin contra otros impuestos a cargo. Se presenta en el Balance General dentro del grupo del activo circulante, inmediatamente del efectivo, formando parte de los pagos anticipados.

Jun. 18

Debe 1. Al iniciarse el ejercicio Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad para solicitar la devolucin, o compensacin contra otros impuestos a cargo de la entidad.

Haber 1. Durante el ejercicio Del importe del impuesto de los saldos a favor cuya devolucin se solicit y se hizo efectiva, o la compensacin realizada contra otros impuestos.

2. Al finalizar el ejercicio 2. Durante el ejercicio Del importe de su saldo para saldarla, Del importe de los pagos aplicando contra el impuesto definitivo (a provisionales del IR efectuados a cargo) del ejercicio. cuenta del impuesto definitivo del ejercicio. ACTIVO FIJO: Son los bienes y derechos que tiene cierta permanencia o fijeza, adquiridos con el propsito de usarlos y no de venderlos. MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los muebles y equipos de oficina propiedad de la empresa, valuados a precio de costo. Su saldo es deudor y representa el precio de costo de mobiliario y equipo de oficina propiedad de la entidad. Se presenta en el Balance General dentro del grupo de activos no circulantes.

Debe 1. Al iniciarse el ejercicio Del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de los muebles y equipos de oficina propiedad de la entidad. 2. Durante el ejercicio

Haber 3. Durante el ejercicio Del importe del precio de costo del mobiliario y equipo vendido o dado de baja por terminar su vida til de servicio o por inservible u obsoleto. 4. Al finalizar el ejercicio

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Del precio de costo de los muebles y Del importe de su saldo para saldarla equipos de oficina comprados, el (cierre de libros). precio de adquisicin incluye los costos y gastos estrictamente indispensables, pagados por la adquisicin de los muebles. Del precio de costo adquisiciones o mejoras. de las

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DEPRECIACION ACUMULADA DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA Su saldo es acreedor, y representa la cantidad del precio de costo de adquisicin de mobiliario y equipo de oficina que se ha recuperado a travs de los cargos efectuados a los resultados del perodo; es decir, representa la depreciacin acumulada. Se presenta en el Balance General dentro del activo no circulante, disminuyendo el saldo de la cuenta de mobiliario y equipo de oficina.

Debe 1. Durante el ejercicio Del importe de las disminuciones efectuadas a la depreciacin acumulada con base en los estudios efectuados a la cuenta de mobiliario y equipo de oficina, con abono a los resultados del ejercicio.

Haber 1. Al iniciarse el ejercicio Del importe de su saldo acreedor, el cual representa la depreciacin acumulada de los mobiliarios y equipo de oficina propiedad de la entidad

2. Durante el ejercicio Del importe de la depreciacin de los Del importe de su saldo, cuando se da mobiliarios y equipos, con cargo a los de baja mobiliario que est resultados. totalmente depreciado o se ha daado y se considera inservible. Del importe de los incrementos efectuados a la depreciacin con base en Del importe de la depreciacin estudios tcnicos o la disponibilidad de acumulada cuando se vende un nuevos elementos que as lo permitan mobiliario. determinar. 2. Al finalizar el ejercicio Del importe de la depreciacin de los

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Por cualquiera de los conceptos nuevos mobiliarios y equipos adquiridos, anteriores, cuando estos no se construidos o recibidos por la entidad, con realizaron durante el ejercicio. cargo a los resultados.
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PROVEEDORES Su saldo es acreedor y representa el importe de las compras y adquisiciones de activos no circulantes y prestaciones de servicios a crdito, por las cuales se adquiere la obligacin de pagar. Se presenta en el Balance General dentro del grupo del pasivo circulante o a corto plazo como la primera partida, formando parte de las cuentas por pagar.

Debe

Haber

1. Durante el ejercicio 3. Al iniciarse el ejercicio Del importe de los pagos parciales o Del importe de su saldo acreedor, el cual totales a las cuentas o liquidacin del representa la obligacin de la empresa a adeudo con proveedores. pagar a sus proveedores por la prestacin de servicio o adquisicin de bienes a Del importe de las devoluciones sobre crdito. la prestacin de servicio o adquisicin de bienes a crdito. 4. Durante el ejercicio Del importe de la prestacin de servicio o Del importe de las rebajas sobre la adquisicin de bienes a crdito prestacin de servicio o adquisicin documentada o no. de bienes a crdito. Del importe de los intereses moratorios 2. Al finalizar el ejercicio que carguen los proveedores por mora en el pago. IMPUESTO SOBRE LA RENTA (IR) POR PAGAR Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados del clculo del impuesto sobre la renta a cargo de la empresa. Es una cuenta de pasivo, porque representa la obligacin de la empresa de pagar el impuesto sobre la renta, para contribuir con el Estado a los gastos pblicos. Su saldo es acreedor y representa el importe de la obligacin que tiene la empresa de pagar al Estado el IR del ejercicio. Se presenta en el balance general dentro del grupo del pasivo circulante o a corto plazo, formando parte de las cuentas por pagar.

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Debe

Haber

1. Durante el ejercicio 1. Al iniciarse el ejercicio Del importe del pago realizado para Del importe de su saldo acreedor, el cual liquidar el impuesto sobre la renta del representa la obligacin de la empresa a ejercicio. la DGI el impuesto sobre la renta. 2. Al finalizar el ejercicio 2. Al finalizar el ejercicio Del importe de su saldo para saldarla Del importe del impuesto sobre la renta (cierre de libros) del ejercicio, calculado sobre las utilidades. CAPITAL, PATRIMONIO Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que se efectan en el capital del propietario de la empresa. Su saldo es acreedor y representa el capital invertido por el propietario en su empresa.

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Debe

Haber

1. Durante el ejercicio 1. Al iniciarse el ejercicio Del importe de las disminuciones de Del importe de su saldo acreedor, el cual capital, por retiros del propietario. representa la diferencia entre el activo y el pasivo. 2. Al finalizar el ejercicio Del importe de su saldo para saldarla 2. Al finalizar el ejercicio (cierre de libros) Del importe de los aumentos de capital, por las nuevas aportaciones del propietario a su negocio. CAPITAL SOCIAL Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivadas de las aportaciones que efectan los socios o accionistas de sociedades mercantiles. Su saldo es acreedor y representa el importe del capital social de la empresa, totalmente suscrito, aun cuando pudiera estar no totalmente exhibido (pagado). Se presenta en el balance general, dentro del capital contable, formando parte del capital contribuido.

Debe

Haber

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1. Durante el ejercicio Del importe de las disminuciones de capital social, ya sea en caso de reintegro a los socios o accionistas de su capital (parte o totalmente), o para amortizacin de prdidas

1. Al iniciarse el ejercicio Del importe de su saldo acreedor, el cual representa el importe del capital social suscrito por los socios o accionistas de la sociedad.

Jun. 18

2. Durante el ejercicio 2. Al finalizar el ejercicio Del importe de los aumentos de capital, Del importe de su saldo para saldarla representados por la suscripcin de (cierre de libros) accionistas por los socios. Por los incrementos al capital por nuevos inversionistas, capitalizacin de utilidades, etc. Por las revaluaciones de activos, dando cumplimiento a los requisitos de carcter legal, como a las prcticas contables vigentes. UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimenta la utilidad neta del ejercicio. Su saldo es acreedor y representa la utilidad neta del ejercicio. Se presenta en el balance general, dentro del capital contable, formando parte del capital ganado.

Debe

Haber

1. Durante el ejercicio 1. Al iniciarse el ejercicio Del importe de las separaciones de Del importe de su saldo acreedor, que utilidad, para ser aplicada a las representa la utilidad neta del ejercicio. reservas. En este caso, esta utilidad es la que corresponde a la del ejercicio inmediato Del importe de su saldo, traspasado a anterior, la cual se obtuvo del traspaso de la cuenta de utilidades acumuladas la cuenta de prdidas y ganancias). (resultado de ejercicios anteriores) 2. Al finalizar el ejercicio 2. Al finalizar el ejercicio Del importe de la utilidad neta del Del importe de su saldo para saldarla ejercicio, con cargo a la cuenta de (cierre de libros) prdidas y ganancias.

PRDIDAS NETAS DEL EJERCICIO

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Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimenta la prdida neta del ejercicio. Su saldo es deudor y representa la prdida neta del ejercicio. Se presenta en balance general, dentro del capital contable, formando parte del capital ganado (Dficit)

Jun. 18

Debe 1. Durante el ejercicio Del importe de su saldo deudor, el cual representa la prdida neta del ejercicio. (En este caso, la prdida es la que corresponde al ejercicio inmediato anterior, el cual se obtiene del traspaso de la cuenta de prdidas y ganancias) 2. Al finalizar el ejercicio Del importe de la prdida neta del ejercicio, con abono a la cuenta de prdida y ganancia. UTILIDADES (ACUMULADAS) RETENIDAS

Haber 1. Durante el ejercicio Del importe de su saldo, traspaso a la cuenta de prdidas acumuladas en el ejercicio (resultado de ejercicios anteriores). 2. Al finalizar el ejercicio Del importe de su saldo para saldarla (cierre de libros).

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de los traspasos de las utilidades del ejercicio (de cada perodo contable). Su saldo es acreedor y representa las utilidades acumuladas y retenidas en la empresa por la decisin de la asamblea de accionistas. Se presenta en el balance general, dentro del capital contable, formando parte del capital ganado. Debe Haber

1. Durante el ejercicio 1. Al iniciarse el ejercicio Del importe de las aplicaciones de las Del importe de su saldo acreedor, que utilidades, por pago de dividendos, representa la utilidad acumuladas y etc. retenidas por disposicin de asamblea de accionista, para ser aplicada en forma, 2. Al finalizar el ejercicio tiempo y condiciones que la asamblea Del importe de su saldo para saldarla decida

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(cierre de libros) 2. Al finalizar el ejercicio Del importe de los incrementos de las utilidades acumuladas, con cargo a la cuenta utilidad neta del ejercicio. PERDIDAS ACUMULADAS Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones de las prdidas acumuladas. Su saldo es deudor y representa las prdidas acumuladas. Se presenta en el balance general, dentro del capital contable, formando parte del capital ganado (dficit)

Jun. 18

Debe

Haber

1. Al iniciar el ejercicio 1. Durante el ejercicio Del importe de su saldo deudor, el Del importe de las amortizaciones que se cual representa las prdidas hagan de las prdidas acumuladas. acumuladas 2. Al finalizar el ejercicio 2. Durante el ejercicio Del importe de su saldo para saldarla Del importe de las prdidas neta del (cierre de libros). ejercicio, con abono a esta misma cuenta. VENTAS Esta cuenta registra las disminuciones y aumentos relativos a la operacin de ventas de prestacin de servicios de la entidad, las que constituyen su actividad o giro principal, ya sean al contado, a crdito o con documentos. Registradas a precio de venta. Su saldo es acreedor y representa el importe de las prestaciones de servicios realizadas en el perodo contable, al contado, a crdito o con garanta documental. Se presenta en la primera parte del estado de resultados.

Debe

Haber 1. Durante el ejercicio Del importe de las ventas de prestacin de servicio al contado, a crdito o con garanta documental, a precio de venta.

REBAJAS SOBRE VENTAS

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Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de las bonificaciones que sobre el precio de venta se concede a los clientes, sobre ventas de prestacin de servicios al contado, a crdito o documentado, registradas a precio de venta. Su saldo es deudor y representa el importe de las bonificaciones que sobre el precio de venta se concede a los clientes durante el perodo contable, registradas a precio de venta. Se presenta en la primera parte del estado de resultados.

Jun. 18

Debe 1. Durante el ejercicio El importe de las bonificaciones que sobre el precio de venta se concede a los clientes, a precio de venta COMPRAS

Haber

Su saldo es deudor y representa el precio de costo de adquisicin de los bienes o prestaciones de servicios comprados durante el perodo contable, de contado, a crdito o con garanta documental. Se presenta en la primera parte del estado de resultados.

Debe 1. Durante el ejercicio Del importe del precio de costo de adquisicin de bienes o prestaciones de servicios compradas al contado, a crdito o con documentos

Haber

GASTOS DE VENTAS Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativos a las erogaciones que la empresa realiza con la finalidad de incrementar el volumen de sus ventas, o derivados del departamento de ventas. Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas por el departamento de ventas, con la finalidad de incrementar o

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desarrollar el volumen de ventas. Se presenta en la segunda parte del estado de resultados, formando parte de los gastos de operacin.
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Debe

Haber

1. Durante el ejercicio 1. Durante el ejercicio Del importe de las erogaciones Del importe de su saldo para saldarla, con efectuadas por la empresa, tendientes cargo a la cuenta de prdidas y ganancias a incrementar y desarrollar el volumen de las ventas, tales como propaganda y publicidad, renta de bodegas, telfonos del departamento de ventas, sueldos de gerentes de ventas, empleados, comisiones, empaques y envase, luz, papelera y tiles, seguros de bodegas y mercancas, gratificaciones, vacaciones, INSS, aguinaldo, depreciaciones y amortizaciones de equipo e instalaciones del departamento de ventas, estimacin para cuentas de cobro dudoso de clientes y, en general, todas aquellas que sean realizadas por el departamento de ventas. 2. Al finalizar el ejercicio Del importe, de los gastos del departamento de ventas que se hayan devengado, por cualquiera de los conceptos anteriores. GASTOS DE ADMINISTRACION Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativos a las erogaciones que la empresa realiza con la finalidad de lograr los objetivos para los que fue establecida, es decir, aquellos gastos relacionados con las personas y oficinas encargadas de la direccin o administracin del negocio. Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas por el departamento de administracin, el cual es el encargado de tomar las decisiones, con miras a lograr los objetivos para los cuales fue creada la sociedad o empresa.

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Debe
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Haber

1. Durante el ejercicio 1. Al finalizar el ejercicio Del importe de las erogaciones Del importe de su saldo para saldarla, con efectuadas por la empresa, tendientes cargo a la cuenta de prdidas y ganancias a lograr los objetivos para los que fue creada, es decir, todos los gastos efectuados por el departamento de administracin, incluyendo a todas aquellas personas encargadas de tomar decisiones, tales como directores, gerentes, administradores, contadores, etc. y por lo tanto, incluye: renta de oficinas, telfonos, luz, sueldos, salarios, honorarios, gratificaciones, vacaciones, aguinaldo, INSS, papelera y tiles, seguros, depreciaciones y amortizaciones del equipo e instalaciones utilizados por el departamento de administracin, combustibles y lubricantes, gastos de representacin y, en general, todos aquellos gastos efectuados por el departamento administrativo. 2. Al finalizar el ejercicio Del importe de los gastos del departamento de administracin que se hayan devengado por cualquiera de los conceptos anteriores. GASTOS FINANCIEROS Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativos a las erogaciones que la empresa realiza con la finalidad de obtener financiamiento (dinero, prstamos, servicios bancarios, etc), es decir, del manejo de dinero. Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas por la empresa al conseguir financiamiento para poder llevar a cabo sus actividades de una manera normal y estimular su crecimiento. Se presenta en la segunda parte del estado de resultados, formando parte de los otros ingresos y costos.

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Debe
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Haber

1. Durante el ejercicio 1. Durante el ejercicio Del importe de los intereses pagados. Del importe de su saldo para saldarla, con Del importe de los descuentos cargo a la cuenta de prdidas y concedidos ganancias. Del importe de las comisiones y situaciones que cobre el banco Del importe de las prdidas obtenidas en valuacin de metales preciosos amonedados. 1. Al finalizar el ejercicio Del importe de los gastos financieros que se hayan devengado, por cualquiera de los conceptos anteriores. OTROS GASTOS Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de las prdidas o gastos como consecuencia de aquellas operaciones que no corresponden a la actividad o giro principal de la entidad y que son espordicas o eventuales. Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas por la empresa, derivadas de aquellas operaciones espordicas, eventuales o especiales que realiza la empresa, las cuales no constituyen su actividad principal. Se presenta en la ltima parte del estado de resultados, despus de la utilidad antes de partidas extraordinarias, dentro de los otros gastos y productos o partidas extraordinarias.

Debe

Haber

1. Durante el ejercicio 1. Durante el ejercicio del importe de las erogaciones Del importe de su saldo para saldarla, con efectuadas por la empresa, derivadas cargo a la cuenta de prdidas y de aquellas operaciones eventuales o ganancias. espordicas que no constituyen el giro o la actividad principal de la empresa, como la prdida en venta de activos fijos, la prdida de venta de

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inversiones temporales, faltantes o sobrante, robos, etc. 2. Al finalizar el ejercicio Por cualquiera de los conceptos anteriores
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PRDIDAS Y GANANCIAS

Esta cuenta, conocida como cuenta liquidadora, registra los aumentos y disminuciones que corresponden a todas y cada una de las cuentas de resultados, de ingresos, costos, gastos y productos, con la finalidad de obtener la utilidad o prdida neta del ejercicio. Su saldo puede ser deudor o acreedor, segn presente utilidad o prdida neta del ejercicio, pero tngase presente que en cualquier caso, este saldo deber traspasarse a las cuentas de utilidad o prdida neta del ejercicio, segn corresponda y la cuenta quedar saldada. El saldo de esta cuenta debe corresponder al importe arrojado como resultado final del estado de prdidas y ganancias, mostrado ya sea como utilidad o prdida neta del ejercicio.

Debe 1. Al finalizar el ejercicio Del importe del saldo de la cuenta de gastos de venta. Del importe del saldo de la cuenta de gastos de administracin Del importe del saldo de la cuenta de gastos financieros. Del importe del saldo de la cuenta de otros gastos. Del importe de las provisiones de impuestos, cuando se obtenga utilidad.

Haber 1. Al finalizar el ejercicio Del importe del saldo de la cuenta de ventas, el cual representa la utilidad en ventas o utilidad bruta. Del importe del saldo de la cuenta de productos financieros Del importe del saldo de la cuenta de otros productos Del importe de su saldo para saldarla, cuando ste represente la prdida neta del ejercicio, con cargo a la cuenta de prdida neta del ejercicio.

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FORMULARIOS Concepto de Formularios: Los formularios son una herramienta o medio de comunicacin escrito, impreso a travs de un instrumento de reproduccin grfica, los cuales contiene informacin fija escrita y espacios para ser completados con informacin variable.

Importancia de los Formularios: Los formularios son importantes en las empresas ya que son los modelos que se utilizan para capturar informacin en el registro, control y proceso de las operaciones de una entidad. Son una herramienta de control efectivo si le damos el uso y seguimiento requerido.

Los Formatos como Fuente de Informacin: Preparadas para su uso interno. (Pedidos de papelera). Diseadas para la presentacin de resultados. (Informes a entidades del gobierno). Producto de una consultora externa. (Forma para un procedimiento) De uso comercial comn. (Solicitud de empleo, facturas). Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones. (Declaraciones de impuestos). Requeridas por una instancia externa para uso exclusivo. (Formatos de encuesta). Propuesta por un fabricante de papel o diseador profesional. (Formas continas para capturar informacin, facturas comerciales).

Manejo y Control de Formas: 1. Operativamente: Cada una de las reas de la empresa que utiliza formas para el desarrollo de su trabajo diario y que est familiarizada con su contenido y uso.

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2. En forma especializada: A Nivel Directivo: Personas que por su jerarqua aprueban todos los cambios organizacionales y por lo tanto, conocen las formas. Unidades de Apoyo Tcnico: reas especializadas con el anlisis, diseo y control de formas, en virtud de su especialidad y/o conocimientos tcnicos. Unidades encargadas de la administracin de los recursos: reas responsables del manejo de papelera, que cumplen la funcin de controlar, reimprimir y almacenar formas, vigilan su reposicin conforme a las especificaciones tcnicas y materiales de las reas usuarias y resguardan archivos en trnsito y definitivos. Caractersticas mnimas de los formularios: Sencillez en su diseo. Debe estar diseado para un procedimiento especfico. El orden segn la secuencia en que se generan los datos. Un mismo empleado no debe validar dos formularios. Las copias deben ser hechas y distribuidos pblicamente para aquellos departamentos que manejen la informacin que contienen los mismos. Tomando en cuenta el costo/beneficios se deben establecer formularios prenumerados. Espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones. Todo formulario debe estar codificado bajo algn esquema.

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Clasificacin de los Formularios: 1) De acuerdo a su presentacin pueden ser: Formularios Simples: Son aquellos documentos que estn representados por una sola forma y que no poseen copias anexas. Formularios Compuestos: Los formularios compuestos poseen ms de una hoja y son elaborados con base en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial.

2) De acuerdo a su uso pueden ser: Formularios para originar una accin: Tienen el objetivo de iniciar el proceso o procedimiento de algn grupo de tareas con un cierto objetivo. Por ejemplo, la emisin de una requisicin de materiales puede dar origen a la emisin de una orden de compras.

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Formularios para registrar una accin: Estn orientados a guardar informacin que puede ser consultada posteriormente. Ejemplo: Las hojas de vida del personal o planillas de solicitud de empleo.
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Formularios para informar resultados: Son aquellos que son usados para mostrar cifras o anlisis de procesos que se encuentran estandarizados.

3) De acuerdo a su elaboracin puede ser: Formularios Manuales: Formatos llenados en forma totalmente manual. Formularios Semimecanizados: Se llevan en parte manualmente y en parte, a travs de un elemento mquina. Formularios Mecanizados: Son aquellos que son elaborados totalmente por una computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

Otra clasificacin de los Formularios: A. Con base en el organigrama de la empresa: Es una de las formas ms sencillas, y lo constituye el tomar en cuenta los organigramas de la empresa. B. Con base en el grado de intervencin de un computador: Bajo este esquema, los formularios pueden clasificarse tomando en cuenta la utilizacin de un computador para su elaboracin. C. Con base en sus tamaos: Las medidas se establecen basadas en las normas emitidas por la ISO, Organismo Internacional para la Normalizacin. D. Con base en su propsito: Estos formularios deben ser ubicados tomando en cuenta el objetivo para el cual fueron diseados. De esta manera podemos tener formas para: registros contables, efectuar solicitudes, comunicar rdenes, etc. E. Con base en el nmero de copias: En este caso los formularios se agrupan con base en las copias que contiene cada formulario.

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F.

Combinaciones anteriores.

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COMPROBANTE DE PAGO Lugar y fecha: __________________________________________ de 20____ pguese a: _______________________________________________________________________ La cantidad de: ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _____ CONCEPTO:

Hecho por: ______________ Autorizado por: ________________ Revisado por: _____________ CUENTA No NOMBRE DE LA CUENTA PARCIAL DEBE HABER

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TOTALES C$

Hotel Plaza Colon Recibo de Papelera Impresa Con Fecha: Recib del Hotel plaza Colon Papelera Impresa Para el desarrollo de mis funciones La siguiente: Detalle del Tipo de Papelera: Correspondiente a la Siguiente Numeracin: Del N: Al N:

HOTEL PLAZA COLON RECIBO OFICIAL DE CAJA CHICA Entregue Conforme: Recib Conforme FECHA Roberto castillo Rosse SE ENTREGA LA CANTIDAD DE Contador General ___________________________________________________

VALOR:

_____________________________________________________________________ HOTEL PLAZA COLON _____________________________________________________________________ EN CONCEPTO DE : _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

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RECIBI CONFORME:

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Fecha____________________________________
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ORDEN DE COMPRA

Cantidad

Descripcin

Autoriza:____________________________________ Puesto: _____________________________________

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HOTEL PLAZA COLON No: _________________ ARQUEO EFECTIVO DISPONIBLE Fecha: ________________________ DETALLE DEL ARQUEO
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TIPO DE MONEDA DOLARES

CRDOBAS

MONTO ASIGNADO: ________________________________________ EFECTIVO DISPONIBLE CANTIDAD DENOMINACIONES MONTO TOTAL MONEDA 5 00.00 2 00.00 1 00.00 50.00 20.00 10.00 5.00 1.00 0.50 0.25 0.10 0.05 SALDO DISPONIBLE -

MONTO ASIGNADO MENOS SALDO DISPONIBLE MENOS: MONTO SEGN DETALLE DE FACTURAS
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Reembolso de Caja Chica Responsable del fondo: Gian Carlos Lara Vargas Fondo Asignado: C$ 2,000.00 (Dos mil crdobas)
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Fecha

Referencia

Beneficiario

Concepto

Monto Gastos

Saldo 2,000.00

Total gastos realizados Saldo en efectivo disponible

C$

2,000.00 C$ 2,000.00

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MANUAL DE FUNCIONES DE LA EMPRESA Concepto


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Los Manuales son herramientas de gran importancia para el manejo y planificacin de los recursos organizacionales. Es substancial contar con Manuales que describan, no solamente sus actividades, sino tambin, los procedimientos que deben efectuarse para alcanzar los objetivos para lo cual fueron constituidos. En las organizaciones podemos encontrar diversos tipos de Manuales, siendo los ms importantes los Manuales de Sistemas, Mtodos y Procedimientos, Manuales de Sistemas Computarizados y Contabilidad. Importancia La necesidad de la documentacin surge como una respuesta para justificar el trabajo que realizan los empleados en el instrumento organizacional. Esta documentacin se realiza por las siguientes razones: Sistematizar las relaciones entre los integrantes de la Empresa. Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, polticas, normas, procedimientos, funciones y autoridad. Servir de gua para la ejecucin de las tareas de los empleados. Servir de gua para la evaluacin de la eficiencia operacional. Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa. Normalizar el desarrollo de las tareas. Servir de gua para el entrenamiento de personal de reciente ingreso. Todas estas actividades deben ser efectuadas por personas que estn tcnica y profesionalmente capacitadas, a su vez deben contar con una herramienta administrativa que permita definir las diferentes actividades que demanda cada uno de las responsabilidades asignadas. El Manual de Funciones describe las actividades que desempean los empleados y el objetivo del puesto los cuales son diseados de acuerdo a las necesidades de la organizacin.

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Hotel Plaza Colon Nombre del cargo: Gerente General

Es el que realiza el planeamiento, organizacin, direccin y control de la empresa.

Funciones

1. Coordinar y dirigir el proceso de revisin por la gerencia. 2. Garantiza la implementacin y la ejecucin del sistema integrado de calidad. 3. Representar a la empresa y mantener las relaciones comerciales a nivel nacional e internacional. 4. Trabajar con el equipo de gerencia la organizacin interna de la organizacin de la empresa para que coincide y apoye el logro de la misin, visin, poltica y objetivos de calidad. Nombre del cargo: Gerente de Operaciones

Responsable del manejo de los departamentos y reas de cocina, el Bar, recepcin y los botones del hotel. Nombre del cargo: Contador General Lleva los registros de contabilidad de la empresa, registrando los movimientos monetarios de bienes y derechos, llevando los estados financieros y presupuestos

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Funciones: 1.
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Emisin de los estados financieros mensuales

2. Organizar y distribuir funciones a cada asistente de contabilidad y velar por su cumplimiento, ya que con esto garantiza la elaboracin de los estados financieros en tiempo y forma. 3. Preparacin de la declaracin de puestos directos e indirectos.

4. Colaborar con todas las gerencias de la empresa en lo que respecta en la informacin contable.

Nombre del cargo: Auxiliar de contabilidad Auxilia en el sistema contable, prepara cheques, caja chica, arqueo de cajas.

Nombre del Cargo: Ama de Llaves

Encargada de la supervisin de la limpieza de habitaciones, el departamento de mantenimiento en conjunto para la limpieza de reas comunes y reparaciones. Lleva inventario de lencera y productos de limpieza y amenidades. Funciones Es la responsable de mantener limpio el hotel Controlar los suministros de ropa blanca y artculos de limpieza Solicitar los servicios del departamento de mantenimiento para algn rea bajo su responsabilidad Nombre del cargo: RECEPCION Responsables de realizar la entrada y salida de los huspedes, facturar el costo de la habitacin y servicios extras (restaurante, Bar, lavandera).

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Tambin es el ultimo con el que es husped tiene contacto antes de abandonar el hotel, dejndole un buen o mal recuerdo, segn la forma con lo hayan tratado. De ah, la gran importacin que tiene su funcionamiento.

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Nombre del Cargo: Botones

Encargados de llevar las maletas de los huspedes hasta su habitacin al momento de ingresar y brindar informacin

Nombre del Cargo: Responsable de Cocina Encargada de la preparacin de alimentos para el posterior desayuno o plato fuerte del restaurante. Nombre del Cargo: Ayudante de cocina Apoya a la preparacin de los alimentos en la cocina, y sirve de ayuda en la realizacin de compras. Nombre del Cargo: Responsable del bar Encargado de la caja general y la caja chica del bar. Nombre del cargo: Mesero Encargados de brindar el servicio de llevar la comida hasta donde est el cliente. Nombre del Cargo: Bar tnder Encargado de servir bebidas y preparar ccteles a los clientes. Nombre del Cargo: Mucamas

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Encargada de la limpieza de habitaciones, reas decorativas, limpieza de pisos, ordenamiento de la lencera. Nombre del Cargo: Mantenimiento Responsable del mantenimiento peridico de las instalaciones como pintura de paredes, madera, reparaciones, supervisin de reas comunes como jardines etc. Nombre del Cargo: LAVANDERIA Responsable del lavado y secado de ropas de las habitaciones y de los clientes cuando la solicitan.
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FLUJOGRAMA:

CONCEPTO:

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos.

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Proporciona una visin detallada de un proceso. Cualquier persona realiza muchos procesos diferentes en su vida diaria, por ejemplo se adhiere a rutinas para tareas tan sencillas como desayunar o tomar una ducha: uno de estos procesos podra ser cortarse el cabello

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Es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener informacin adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc. IMPORTANCIA:

El Flujograma es importante ya que ayuda a designar cualquier representacin grfica de un procedimiento o parte de este. El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de informacin de un procedimiento.

SIMBOLOGIA DE LOS FLUJOGRAMAS Simbologa: Flujo de Informacin: Flecha representa el flujo de informacin desde/hacia. Se usa obligatoriamente para reflejar el orden que debe seguir la lectura del flujo grama y muestra igualmente como fluye la informacin a lo largo del proceso.

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Proceso: Rectngulo representa un proceso, en algunos casos manuales y en otros mecanizados. Su contenido debe comenzar con verbos en infinitivo.
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Archivo Temporal o permanente Triangulo invertido se utiliza para mostrar un archivo, ya sea de forma permanente o temporal. Dependiendo de que sea uno u otro, llevara internamente una letra P permanenteo T-temporal-. Conector Interno Crculo algunas veces un flujo grama puede requerir que se efecten saltos en la secuencia de los pasos, pero dentro de una misma pgina, por lo que tal accin se representa a travs de un conector interno. Conector de columnas y pginas se utiliza cuando un flujo grama es graficado en ms de una pgina o existen diferentes columnas en las cuales la secuencia de pasos es ininterrumpida. Decisiones Rombo este smbolo es utilizado cuando dentro del proceso, existen cursos alternativos de accin.

Documento utilizado cuando se requiere diagrama dentro del flujo del proceso, existen cursos alternativos de accin.

Inicio /fin de proceso como una formalidad, este smbolo se utiliza para iniciar un procedimiento y para indicar su terminacin. En algunos casos, se puede omitir el representar el final de un proceso en razn a que este contine en otro procedimiento. Clasificacin: Flujo grama Secuenciales: Se caracterizan por que los mismos no separan las personas y/o departamentos que llevan a cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la informacin es presentando en forma totalmente secuencial de izquierda hacia derecha.

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Flujo grama Columna res: Son los ms utilizados en las empresas y se diferencia de las secuencias en la separacin que se realiza de cada una de las tareas y responsabilidades de personas y departamentos dentro de un procedimiento. Flujo grama Analticos: Se caracterizan por poseer una columna adicional para comentaros, o sencillamente, con llamadas en el cuerpo del flujo grama se realizan observaciones en una hoja adicional respecto a cualquier aspecto que se desee destacar.

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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS FLUJOGRAMAS Ventajas


1. Representar grficamente un algoritmo.

2. Se basa en la utilizacin de diversos smbolos para representar operaciones especficas. 3. Los smbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de operaciones. Desventajas
1. Para que puedan ser comprendidos por todas las personas, los

smbolos se someten a una normalizacin, o lo que es en realidad se hicieron smbolos casi universales, ya que, en un principio cada usuario podra tener sus propios smbolos para representar sus procesos en forma de diagrama de flujo. Esto trajo como consecuencia que solo el que conoca sus smbolos los poda interpretar.
2. La simbologa utilizada para la elaboracin de diagramas de flujo es

variable y debe ajustarse a un patrn definido previamente.

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1- Polticas Contables

Fondo fijo de caja chica. Monto liquido que se mantiene en caja chica, para efectuar gastos menores, segn soportes adecuados, oportunos y pertinentes. Este fondo permanece fijo y se repone mediante reembolso, al final del ejercicio debe rendirse completamente, sea este en efectivo o en facturas de gastos. 2- Caja General. En esta cuenta se mantiene el fondo liquido que se recibe de contado o en cheque que no ha sido depositado, por conceptos de ventas de contado, abonos a crditos y/u otros conceptos. Debe ser depositado en la primera hora del da siguiente de haber sido recepcionado. Los montos que son recibidos por la maana se

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depositarn por la tarde y en todo caso en el momento que se recibi. Se debe preparar minuta de depsito si fuere necesario. Los cheques en caja sujetos a depsitos deben ser depositados anotando al reverso del cheque el no. De la cuenta Cte. de la empresa, y debe estar emitido a nombre del beneficiario (la empresa), no debe ser recibido al portador o beneficiario no jurdico.

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3- Estimacin para cuentas de Cobro Dudoso. Est basada en evaluaciones peridicas, considerando el grado de mora de estas cuentas, lo que permite establecer una estimacin de cuentas de cobros dudosos de conformidad con las Leyes del Pas, lo que permite cubrir prdidas eventuales en la recuperacin de cuentas por Cobrar. 4- Inventarios.
a. Los Inventarios de los Materiales y suministros estn valuados

al Costo de Adquisicin. El Costo para todos los Inventarios es determinado aplicando el Mtodo de Costo Promedio, el cual no excede del valor del Mercado. Como salida de inventario debe hacerse una forma o requisicin a bodega si fuese el caso.

5- Maquinaria, Mobiliario, Equipo y Mejoras a Propiedades Arrendadas.


a. La Maquinaria, Mobiliario y Equipo se registran al Costo de

Adquisicin. Los Costos de Mantenimientos y Reparaciones que no aumentan la vida til del activo se llevan a los resultados de las operaciones en el momento en que se incurren. Los Costos relacionados con renovaciones y mejoras importantes se Capitalizan. Como poltica propia se considera activo fijo un monto arriba de C$ 20000.00 y se mantiene en una cuenta de orden para su control fsico.

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6- Depreciacin y Amortizacin. a. Las Provisiones para Depreciacin se llevan a los resultados de las operaciones y se calculan utilizando el Mtodo de lnea Recta, en base a las tasas de depreciacin aplicadas segn la vida til estimada de los bienes.
b. Las mejoras a propiedades arrendadas se amortizan por el

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mtodo de Lnea Recta durante la vigencia del contrato o la vida estimada del bien, el que sea ms corto, siempre y cuando adquiera un valor que permita una plusvala al activo fijo.

7- Reconocimiento del deterioro de los Activos de Larga Vida.


a. El valor en Libros de los Activos de larga vida es revisado a la

fecha del Balance General para determinar si existe algn indicio de deterioro y si hay dudas sobre la capacidad de recuperar el valor en Libro del Activo segn peritaje.

8- Uso de Estimaciones. a. Se realizan estimaciones y juicios que afectan las cantidades informadas de los Activos y Pasivos y las revelaciones de las posibles contingencias.

9- Reconocimientos de los Ingresos. a. Bienes y Servicios. b. Los Ingresos por Ventas se reconocen cuando los riesgos de propiedad han sido transferidos al comprador.

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c. Los Ingresos por servicios son reconocidos en los resultados de las operaciones en cuanto los beneficios econmicos asociados fluyan hacia la Empresa.
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10-

Transacciones en Moneda Extranjera.


a. Las transacciones en Moneda Extranjera se contabilizan a su

equivalente en Crdobas al tipo de cambio oficial vigente, en el momento en que se efecta la operacin. Los Activos y Pasivos denominados en Moneda Extranjera son convertidos a la tasa de cambio oficial a la fecha de cierre. Las diferencias de cambios resultantes son reconocidas en los resultados de las operaciones, como diferencial cambiario y/o Perdida cambiaria.

11-

Indemnizacin por Antigedad. a. La Empresa registra el pago por indemnizacin segn la Legislacin Nicaragense, un mes de salario por cada ao laborado durante los primeros tres aos y veinte das de salarios por cada ao adicional de acuerdo a la vigencia del cdigo del trabajo y sus reformas.

12-

Reserva Legal.

13Se registra de acuerdo con la Escritura de Constitucin de la Empresa, el 5% de las utilidades Netas de cada ao hasta alcanzar una decima parte del Capital Social Autorizado. 14Impuesto Sobre la Renta. a. El Impuesto sobre la renta corriente estimado a pagar sobre la renta gravable para cada ao, utilizando las tasas vigentes a la fecha del Balance General y cualquier otro ajuste sobre el impuesto a pagar con respecto a aos anteriores.
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15-

Compaas Relacionadas. a. La Empresa considera como compaas relacionadas, las transacciones econmicas con los Dueos principales de la Empresa y sus Empresas Hermanas. Mensualmente se concilian los saldos por pagar y por cobrar.

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16-

Actualizacin de Clientes. a. Los expedientes de clientes se actualizan continuamente para actualizar la informacin sobre los montos de crditos otorgados y el seguimiento de recuperacin.

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Consultodores MYGC. S.A


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Consultores Empresariales CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE DISPONIBLE CLIENTE: Hotel Plaza Colon No. 1 PREGUNTAS Las entradas de disponible se controlan mediante pre numeracin, relacin de cobros etc.? Los ingresos por aprovechamientos se reportan en forma oportuna a contabilidad? Los ingresos diarios de disponible se depositan a primera hora del siguiente da hbil en la misma especie recibida? Todos los egresos de disponible se realizan por medio de cheque? Los giros de disponible se hacen siempre a nombre del primer beneficiario y se prohbe el giro al portador? El giro de fondos por cheque se hace con restricciones como de pguese al primer beneficiario, para depositar en cuenta solamente? Las cuentas bancarias son conciliadas en forma mensual y se realizan los ajustes necesarios al mes siguiente? Los cheques se giran usando como mnimo dos firmas? SI Junio 15 del 2011 NO OBSERVACIONE S

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Los dineros en poder de la empresa se mantienen en caja fuerte?

10 Los talonarios de cheques y su secuencia numrica son controlados por la persona responsable? 11 Los soportes que respaldan el giro de cheques se anulan con un sello de Pagado donde se describa el nmero de cheque y cuenta? 12 Las trasferencias de fondos entre un banco y otro quedan debidamente documentadas con las respectivas autorizaciones? 13 Existen restricciones transferencias electrnicas fondos? para de

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Fondos Fijos para gastos menores La creacin del fondo fijo se realiza mediante resolucin de gerencia en la cual: 14 Se determina el monto mximo a girar por cada pago? 15 Se prohbe fraccionar facturas? 16 Se determina claramente los pagos que se pueden realizar y los que estn prohibidos? 17 Se establece el momento de realizar el reembolso? 18 Se fija fianza para el responsable del fondo? 19 Se obliga al reembolso al final del ejercicio? 20 Se prohbe hacer prstamos con los dineros del fondo?

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