XVI JORNADAS DE ARCHIVEROS DE ARGENTINA

50 ANIVERSARIO DE LA ESCUELA DE ARCHIVOLOGÍA

50 ANIVERSARIO DE LA PRIMER JORNADA DE ARCHIVEROS DE ARGENTINA

LOS ARCHIVOS Y EL SISTEMA ÚNICO DE ATENCIÓN

AL CIUDADANO, DOCUMENTOS E INFORMACIÓN
ACCESO DE LA INFORMACIÓN: ESTADO DE LA CUESTIÓN. DESAFÍOS.
R ESUMEN PONENTES
EL MAYOR DESAFÍO QUE SE PRESENTA EN LA ACTUALIDAD NO ES LA ADQUISICIÓN DE TECNOLOGÍA DE SISTEMA DE
INFORMACIÓN, SINO LA ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO DE LA MISMA EN LAS ORGANIZACIONES. UN SISTEMA DE ROBERTO LUCAS ANDRADA
INFORMACIÓN CORRECTAMENTE DESARROLLADO Y UTILIZADO, ES LA BASE DE OPERACIÓN EXITOSA DE LAS
EMPRESAS, SIENDO REQUERIDA POR TODO ADMINISTRADOR. E-MAIL: RLANDRADA@GMAIL.COM
EL ARCHIVO DE LA SECRETARIA GENERAL DE LA GOBERNACIÓN DEBERÍA TENER UN ROL MUY IMPORTANTE EN LA INSTITUCIÓN: GOBIERNO DE LA
CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN Y LA INFORMACIÓN, YA QUE RECIBE, ADMINISTRA Y COMUNICA UNA AMPLIA PROVINCIA DE CÓRDOBA.
VARIEDAD DE TIPOS DOCUMENTALES. PERO EL ARCHIVO, NO ES SOLAMENTE DOCUMENTACIÓN, CORRESPONDE REPÚBLICA ARGENTINA.
QUE FUNCIONE COMO UN SISTEMA O UN SUBSISTEMA DONDE TRABAJAN PERSONAS (PROFESIONALES), CON
PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS PARA FUNCIONAR EN CONJUNTO CON OTRAS ÁREAS, EN ESPECIAL SE DEBERÍA
ARTICULAR CON EL SISTEMA ÚNICO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO, DONDE SE INICIAN TODOS LOS TRÁMITES DE LA
PROVINCIA DE CÓRDOBA.
LA APLICACIÓN DE LAS TIC EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA COMO APOYO AL PROCESO DE GESTIÓN DE LOS
ARCHIVOS ES POSIBLE CON UN MAYOR ENLACE ENTRE EL SISTEMA ÚNICO DE ATENCIÓN DEL CIUDADANO
(S.U.A.C) Y TODOS LOS ARCHIVOS DE LAS DIFERENTES ÁREAS. ESTO PERMITIRÁ AUTOMATIZAR LAS TAREAS,
LOS PROCESOS DOCUMENTALES Y POR ENDE EL ACCESO A LA INFORMACIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS. BIBLIOGRAFIA
SE HARÁ HINCAPIÉ EN LA LEY PROVINCIAL N° 8803 SANCIONADA EL 06-10-99, “DERECHO AL ACCESO AL
CONOCIMIENTO DE LOS ACTOS DEL ESTADO”, DESDE LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA MISMA EN LA Ley Provincial N° 8803. “Derecho al acceso al
ORGANIZACIÓN, Y DETERMINANDO EL ROL DEL ARCHIVO EN SU INTERDEPENDENCIA CON TODAS LA ÁREAS. conocimiento de los actos del Estado”.
PALABRAS CLAVES: INFORMACIÓN, TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN (TIC), PROCESO DE Sancionada el 06-10-99
GESTIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO, SISTEMA. Pirela, Bertha Cambar y Graterol Evelin. Las
Tecnologías de Información y Comunicación
INTRODUCCIÓN en el Proceso de Gestión Documental.
Universidad del Zulia – Facultad de
EL GOBIERNO PROVINCIAL MANEJA GRANDES VOLÚMENES DE INFORMACIÓN, CONOCIMIENTO Y SOSTIENE LA Humanidades y Educación -Escuela de
MEMORIA E IDENTIDAD DEL PUEBLO. CON LAS TIC, ACTUANDO DE MANERA SISTEMÁTICA ENTRE EL S.U.A.C Y Bibliotecología y Archivología. Disponible en:
LOS ARCHIVOS CONSTITUIRÁN UN ELEMENTO DE INTERACCIÓN SOCIAL QUE AFECTA A LAS INSTITUCIONES. LA www.asocarchi.cl/DOCS/51.PDF. 18/06/08
IMPLEMENTACIÓN LOGRARA EFICIENCIA, Y FACILITARÁN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES Y DE ESTA FORMA
PUEDAN CONTRIBUIR CON EL DESARROLLO SOCIAL. DICHO TRABAJO PRETENDE RELACIONAR AL S.U.A.C CON LOS Sabés Turmo, Facundo. (2008). Los
ARCHIVOS Y SUS PARTICULARIDADES. Documentos y Archivos. Una necesaria
revisión histórica para afrontar el reto de la e-
EL ARCHIVO DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA GOBERNACIÓN, DENOMINADO CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DE administración pública. Revista Venezolana de
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS (C.A.DYA), FUNCIONA EN UN EDIFICIO PROPIO DESDE EL AÑO 2004, Y ALLÍ Información, Tecnología y Conocimiento, 5
DESARROLLAN TRES ÁREAS DIFERENTES SUS ACTIVIDADES, Y SON: 1) RECONOCIMIENTOS MÉDICOS, 2) (2), 31- 45.
DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL Y 3) DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, QUE ESTA ÚLTIMA ES LA Senn James, A. (1987). Sistemas de
QUE MÁS TIPOS DOCUMENTALES CONSERVA, Y DE LA CUAL DEPENDEMOS ORGÁNICAMENTE.
Información para la Administración, México:
EL S.U.A.C SE PUSO EN FUNCIONAMIENTO APROXIMADAMENTE EN EL AÑO 2000, EN EL MARCO DE LA Grupo editorial Iberoamericana.
MODERNIZACIÓN ESTATAL, BRINDANDO INFORMACIÓN PERMANENTE A LAS PERSONAS SOBRE LA GESTIÓN PÚBLICA
A TRAVÉS DE UN SISTEMA AMPLIO, PRECISO, TRANSPARENTE, ACTUALIZADO Y DE FÁCIL ACCESO. SE PUEDE
HACER UN SEGUIMIENTO DEL ESTADO DEL TRÁMITE Y EN QUE OFICINA O DEPENDENCIA SE ENCUENTRA, INCLUSO
FIGURAN CAMPOS PARA USO DEL ARCHIVO, QUE SON A LOS QUE SE ASPIRA A MEJORAR.
ESTE DERECHO A LA INFORMACIÓN SE AFIANZA CON LA LEY N° 8803, DONDE EN SU ARTÍCULO PRIMERO
ESTABLECE QUE “TODA PERSONA TIENE DERECHO, DE CONFORMIDAD CON EL PRINCIPIO DE PUBLICIDAD DE LOS
ACTOS DE GOBIERNO, A SOLICITAR Y A RECIBIR INFORMACIÓN COMPLETA, VERAZ, ADECUADA Y OPORTUNA, DE
CUALQUIER ÓRGANO PERTENECIENTE A LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PROVINCIAL, MUNICIPAL Y COMUNAL,
CENTRALIZADA Y DESCENTRALIZADA, DE ENTES AUTÁRQUICOS, EMPRESAS Y SOCIEDADES DEL ESTADO,
SOCIEDADES ANÓNIMAS CON PARTICIPACIÓN ESTATAL MAYORITARIA, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA Y TODAS
AQUELLAS OTRAS ORGANIZACIONES EMPRESARIALES DONDE EL ESTADO PROVINCIAL, LAS MUNICIPALIDADES O LAS
COMUNAS TENGAN PARTICIPACIÓN EN EL CAPITAL O EN LA FORMACIÓN DE LAS DECISIONES SOCIETARIAS, DEL
PODER LEGISLATIVO Y DEL JUDICIAL, EN CUANTO A SU ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA, Y DEL DEFENSOR DEL
PUEBLO, TRIBUNAL DE CUENTAS, CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL Y MINISTERIO PÚBLICO FISCAL” Y LOS
ARTÍCULOS SEXTO Y SÉPTIMO HABLAN DE LAS FORMAS Y PLAZOS “LA SOLICITUD DE INFORMACIÓN DEBE SER
REALIZADA POR ESCRITO, CON LA IDENTIFICACIÓN DEL REQUIRENTE, SIN ESTAR SUJETA A NINGUNA OTRA
FORMALIDAD” “TODA SOLICITUD DE INFORMACIÓN REQUERIDA EN LOS TÉRMINOS DE LA PRESENTE LEY DEBE SER
SATISFECHA EN UN PLAZO NO MAYOR DE DIEZ (10) DÍAS HÁBILES. EL PLAZO SE PODRÁ PRORROGAR EN FORMA
EXCEPCIONAL POR OTROS DIEZ (10) DÍAS HÁBILES DE MEDIAR CIRCUNSTANCIAS QUE HAGAN DIFÍCIL REUNIR LA
INFORMACIÓN SOLICITADA”. ESTE ÚLTIMO PÁRRAFO DE PRÓRROGA, ES GENERADO POR LA FALTA DE
INTERRELACIÓN DE LAS ÁREAS Y EN ESPECIAL POR LA FALTA DE CONCIENCIA PARA CON LOS ARCHIVOS PÚBLICOS.
ES UN HECHO QUE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LA COMUNICACIÓN ESTÁN
TRANSFORMANDO LAS DEFINICIONES DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS, Y LA ACCESIBILIDAD A LA INFORMACIÓN, ASÍ
COMO TAMBIÉN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Y LOS CIUDADANOS. LAS TIC TIENEN UNA VISIÓN INTEGRAL,
COMO GARANTÍA PARA ALCANZAR LA EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD.

OBJETIVOS
DIAGRAMAR NUEVOS CAMPOS DE LA BASE DE DATOS DEL S.U.A.C, PARA RESPONDER A UNA EVENTUAL PUESTA
EN MARCHA DEL SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVOS DE LA PROVINCIA DE CÓRDOBA.
APLICAR LA TIC, APORTA EN DOS ASPECTOS Y DIFERENTES ESPACIOS TEMPORALES:
· PRIMERA FASE – CORTO PLAZO
MEJORES SERVICIOS A UN MENOR COSTO (EFICIENCIA)
COMUNICACIÓN A LOS USUARIOS (EFECTIVIDAD)
· SEGUNDA FASE – MEDIANO PLAZO
IMPLEMENTAR LAS ISO 9000 CON RESPETO AL CONTROL DE PROCESOS DOCUMENTALES.

DESARROLLO INTEGRADO ARCHIVO – S.U.A.C

EL ÁMBITO DE APLICACIÓN QUE SE PROPONE ES EN LA SECRETARÍA GENERAL DE LA GOBERNACIÓN, PARA LUEGO
SISTEMATIZARLO Y DESARROLLARLO EN TODO EL GOBIERNO PROVINCIAL.
UNO DE LOS PRIMEROS PASOS ES LOGRAR QUE EL C.A.DYA SEA RECATEGORIZADO Y PASE A SER ORGÁNICA Y
FUNCIONALMENTE COMO ARCHIVO CENTRAL, PARA LOGRAR COORDINAR MEJORES TODAS LAS ACTIVIDADES
INTERNAS Y LA GESTIÓN DEL ARCHIVO. ES INCREÍBLE EL TIEMPO Y EL ESFUERZO QUE SE PIERDE CON SÓLO
TRATAR DE CONSENSUAR CON LAS DOS ÁREAS RESTANTES, UN CRITERIO COMÚN PARA LA ORGANIZACIÓN DEL
DEPÓSITO. ES UN DESGASTE INNECESARIO, QUE INDIRECTAMENTE AFECTA LA ATENCIÓN DE LOS USUARIOS.
EL SEGUNDO PASO ES TRABAJAR CON UN EQUIPO INTERDISCIPLINARIO PARA QUE LA BASE DE DATOS QUE
GENERA EL S.U.A.C SE UTILICE EN EL ARCHIVO, GENERANDO LOS CAMPOS NECESARIOS Y LA INDEPENDENCIA EN
LA CARGA DE DATOS. ES UNA ACCIÓN TOTALMENTE FACTIBLE DE REALIZARSE, CON MADUREZ Y DECISIÓN
POLÍTICA SE PUEDE LOGRAR ESTE PROYECTO.
HAY UNA OBLIGACIÓN DESDE LOS ARCHIVOS, COMO REPARTICIÓN, DE PRESTAR SERVICIOS DE CALIDAD, PARA
SATISFACER LAS NECESIDADES DE LOS USUARIOS.
EL TERCER PASO, ES IMPLEMENTAR UNA HERRAMIENTA COMO LO SON LAS TIC, PARA UN BUEN PROCESO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL, Y PARA ELLO DEBE HABER PLANIFICACIÓN, COORDINACIÓN Y ADMINISTRACIÓN CON EL
RESTO DE LAS REPARTICIONES. ES APLICAR SIMULTÁNEAMENTE EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y EL ARCHIVÍSTICO.
LA APLICACIÓN DE LAS TIC, REPERCUTIRÁ EN DOS SENTIDOS: A) PRODUCIR LOS SERVICIOS CON COSTES MÁS
EFICIENTES Y B) MEJOR COMUNICACIÓN CON LOS USUARIOS FINALES DE ESOS SERVICIOS.
EL USO DE LAS TIC, ESTARÍA PIVOTEANDO ENTRE LA RELACIÓN ARCHIVO-S.U.A.C, YA QUE PRIMERO DEBEN
DEFINIRSE LOS PROCESOS (CONSTITUYEN UNA SERIE DE ACCIONES U OPERACIONES QUE SE REALIZAN DE
ACUERDO CON UNAS NORMAS, PRINCIPIOS, LEYES Y REGLAS) ENTRE AMBOS, Y LUEGO MEJORARLOS CON ESTA
HERRAMIENTA.
ES NECESARIO MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DEL C.A.DYA, REDUCIR EL REZAGO QUE SE GENERA ACTUALMENTE
EN EL ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN POR CUESTIONES DE INFRAESTRUCTURA, DE SUPERPOSICIÓN DE
FUNCIONES Y MALA POLÍTICA EN RECURSOS HUMANOS. EN EL VII C.A.M DE CHILE 2007, SE PRESENTO EL
“CURSOGRAMA DEL ERROR”, DONDE UN SIMPLE PEDIDO, CUANTIFICANDO EL TIEMPO QUE SE DILAPIDABA NOS
HACÍA UN MONTO DE $ 206,64 (14 HS X $ 14.64), POR ALGUNOS PROCESOS MAL DEFINIDOS.
MEJORANDO ESTOS PROCESOS, SE PODRÁN ALCANZAR LOS OBJETIVOS TRAZADOS UP SUPRA, Y HACER
ACCESIBLE LA INFORMACIÓN Y LOS DOCUMENTOS PARA LOS USUARIOS DE TODA LA ORGANIZACIÓN.
DEBEN DEFINIRSE INTERNAMENTE LAS POLÍTICAS A SEGUIR PARA LOGRAR ESTOS PROPÓSITOS, EN CUANTO AL
ARCHIVO HAY PAUTAS BÁSICAS QUE DEBEN CUMPLIR EL RESTO DE LAS REPARTICIONES, Y QUE SURGIERON DE
SITUACIONES DIARIAS QUE DIERON LUGAR A LINEAMIENTOS GENERALES Y HOY EN DÍA ES UNA COSTUMBRE,
AHORA DEBEN REGLAMENTARSE Y SISTEMATIZARSE. UNA VEZ DEFINIDAS, CONTRIBUIRÁN A UNA MEJOR RELACIÓN
EN LOS RRHH QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y EN EL ARCHIVO.
PROCEDIMIENTO PARA INICIAR EL PROYECTO:
1) RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN NECESARIA
2) ENCUESTAS, ENTREVISTAS Y OBSERVACIÓN, CON RESPONSABLES DE LAS REPARTICIONES.
3) BIBLIOGRAFÍA Y FUENTES DE DATOS INTERNAS.
UNA VEZ COMPLETADAS TODAS ESTAS ETAPAS MENCIONADAS, SE PODRÁ ALCANZAR EL OBJETIVO A CORTO PLAZO
DEFINIDO ANTERIORMENTE, Y ES NECESARIO SER CONSCIENTE QUE NO ES SENCILLO Y DEMANDARÍA UN TIEMPO
PRUDENCIAL Y MUCHO ESFUERZO.
A MEDIANO PLAZO, DEBEMOS AUMENTAR LA SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS, CON UNA MEJORA CONTINUA DE
NUESTROS PROCESOS, INTERPRETANDO CON MAYOR PROFUNDIDAD LA COMPLEJIDAD DE LOS PROCESOS
DOCUMENTALES Y PERFECCIONÁNDONOS EN LA HERRAMIENTA T.I.C, PARA POTENCIAR NUESTRA COMPETENCIA
COMO ARCHIVÓLOGOS. ES SUMAMENTE NECESARIA LA TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN PARA BRINDAR UN
SERVICIO DE CALIDAD.
REVISAR LOS RESULTADOS Y LAS ACCIONES RELACIONADAS CON LA EFICACIA DEL SISTEMA IMPLEMENTADO, CON
LA MEJORA DEL SERVICIO EN RELACIÓN AL CLIENTE Y LAS NECESIDADES DE RECURSOS.

CONCLUSIONES
EL C.A.DYA ES UNA UNIDAD DE TRABAJO QUE CONSERVA Y ADMINISTRA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
CONTABLE Y ADMINISTRATIVA, QUE SIRVE DE APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES. AMBAS SON ESENCIALES.
ESTO HACE QUE TENGA UNA INTERDEPENDENCIA CON EL RESTO DE LAS UNIDADES DE LA ORGANIZACIÓN, NO ES
C.A.DYA UN AGRUPAMIENTO INCOHERENTE DE TRABAJADORES, SI NO EFECTUAMOS LOS PRÉSTAMOS EN TIEMPO
Y FORMA DE LA DOCUMENTACIÓN, SE DEMORA UNA DECISIÓN. ES POR ELLO, QUE ES IMPERATIVO RELACIONAR EL
S.U.A.C CON EL C.A.DYA. SI SE LOGRA ARTICULAR ESTE PROYECTO, SERÁ UN IMPORTANTE SISTEMA DE APOYO
PARA LA TOMA DE DECISIONES, YA QUE ACCEDERÁN EN TIEMPO Y FORMA AL DOCUMENTO PARA TRATAR LOS
PROBLEMAS QUE SE PRESENTEN, ES SABIDO QUE LA ÚNICA MANERA DE REDUCIR LA INCERTIDUMBRE ES CON
INFORMACIÓN.
DESDE YA ES VÁLIDO ACLARAR LAS RESISTENCIAS DE ESTA EMPRESA, Y ES NECESARIA CONOCERLAS PARA NO
CLAUDICAR. SOBRE TODO HAY QUE ANALIZAR LOS CAMBIOS QUE SE PRODUCEN EN LA ESTRUCTURA INFORMAL DE
LA ORGANIZACIÓN, PORQUE IMPLICA CAMBIOS SUSTANCIALES EN LAS RELACIONES DE TRABAJO. OTRO ASPECTO
ES LA TRANSPARENCIA QUE BRINDARÍA ESTE PROYECTO, PREGONADO EN LA LEY Y EN DISCURSOS, PERO
DESBASTADO EN LA PRÁCTICA.
SE PODRÁN EVITAR DOCUMENTOS REDUNDANTES, ESTRUCTURAR MEJOR LOS PROCESOS, MEJORAR EL SOFTWARE,
Y SOBRE TODO JERARQUIZAR AL PROFESIONAL ARCHIVERO DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN. SE CONTROLARÁ EL
ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN Y SU CONSERVACIÓN, DONDE EL SILENCIOSO DESEMPEÑO PROFESIONAL,
MANTIENE LA MEMORIA E IDENTIDAD DEL PUEBLO. SÓLO EL FUTURO RECONOCE NUESTRO ACCIONAR EN EL
PRESENTE, YA QUE SIN RECURSOS CUSTODIAMOS Y PRESERVAMOS LOS DERECHOS DEL PUEBLO.

DEL 16 AL 19 DE SETIEMBRE DE 2009 | VILLA CARLOS PAZ, CÓRDOBA, ARGENTINA.