Universidad de Panamá

Facultad de Ciencias Naturales, Exactas y Tecnología

Licenciatura de Registros Médicos y Estadística de Salud

Integrantes

Gálvez, Ingrid
8-868-2472

González, Sobeyda
3-739-319

Trejos, Glenda
8-825-2239

Morris, Sofia
10-715-370

Ana herrera
8-947-565

Tema

Historia clínica

Historia del archivo

Materia: Teoría Archivística 125A

Profesora

Gregoria Velázquez

Fecha de Entrega

Martes,10 de abril de 2023.

 Introducción

Desde tiempos muy lejanos en la antigüedad el hombre sintió la necesidad de

ordenar sus manuscritos y escrituras para su mayor compresión en su totalidad, la
cual le permitiera actuar con más rapidez la hora de obtener una información
cualquiera.

Desde ese acontecimiento se utilizaron diversos métodos para este fin, los cuales
fueron los inicios de los archivos. Con esto los métodos fueron tomando cada vez
más generalización por lo cual permitió clasificarlos para su mejor compresión.
Estos han sido mejorados a través del tiempo hasta la actualidad.

Hoy en día muchos trabajos, no solo de oficina, utilizan los archivos como método
de organización de papeles importantes y no importantes para la empresa. Para la
práctica de manejo de archivo en una oficina se debe tener en cuenta una buena
colocación de los papeles ya que muestra una eficiencia completa de la persona. Y
actualmente y cada vez más, los documentos electrónicos integran mayor parte de
los recursos de información de las organizaciones. Por eso es muy importante que
se diseñe un buen sistema de gestión de documentos que soporte las necesidades
de la organización y sea capaz al mismo tiempo de proveer la información requerida
rápida y eficazmente, y de proteger los datos almacenados en el sistema.

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los

documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

La historia clínica según la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de

la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y
documentación clínica es el conjunto de documentos que contienen los datos,
valoraciones e informaciones de cualquier índole sobre la situación y la evolución
clínica de un paciente a lo largo del proceso asistencial.

El objetivo de la historia clínica es facilitar la asistencia sanitaria, dejando

constancia de todos aquellos datos que permitan el conocimiento veraz y
actualizado del estado de salud. Aunque se puede pensar que la historia clínica se
trata de una herramienta reciente, lo cierto es que sus orígenes se remontan al año
2500 a.C. En esta investigación que realizamos se explica la evolución de la historia
clínica desde Hipócrates hasta la actualidad.
 La Historia Clínica

La historia clínica se puede definir como un documento donde se recoge la

información que procede de la práctica clínica relativa a un paciente, y donde se
mencionan todos los procesos a los que ha sido sometido. Este documento forma
parte importante en la atención adecuada e integral del paciente. Es un documento
médico-legal que avala la actuación del personal médico.

La correcta administración y gestión de las historias clínicas contribuyen a mejorar la

calidad de atención de los pacientes. Además, ayuda a la recolección de datos para
estudios de investigación, elaboración de estadísticas y sirve de enseñanza para
estudiantes y profesionales.

Existe una relación directa entre la calidad de la atención prestada y la calidad de

las historias clínicas, permitiendo el análisis retrospectivo del desempeño de los
profesionales sanitarios. Estos registros constituyen la base para la toma de
decisiones médicas en el diagnóstico y tratamiento, y permiten la evaluación de los
diferentes problemas de salud. Sin embargo, la ausencia de datos en las historias
clínicas es un error frecuente.

Un problema frecuente en las historias clínicas es la ausencia de datos del paciente

y la ilegibilidad de la letra, lo que dificulta conocer la situación de salud del paciente.
Esto puede generar que el médico no tenga información suficiente sobre la
evolución clínica y el tratamiento previo del paciente. Así mismo la evolución y el
tratamiento son datos importantes para valorar si hay o no respuesta clínica
adecuada.

Con frecuencia los datos ausentes en la historia clínica son: antecedentes

patológicos, exámenes auxiliares, procedencia, prioridad de atención, y fecha y hora
de ingreso de los pacientes.

La historia clínica es un instrumento utilizado tanto por el personal médico como por
enfermeras, nutricionistas, psicólogos, como por otros profesionales de la salud. La
enfermera cumple un papel importante al efectuar las indicaciones médicas escritas
en la historia clínica, por lo tanto, la ilegibilidad de la letra, así como el uso de un
lenguaje médico inadecuado puede generar dificultades en el cumplimiento de estas
indicaciones.

Otro problema es la falta de registro de la Clasificación Internacional de las

Enfermedades (CIE-10) junto a los diagnósticos en las historias clínicas; dificultando
el registro sistemático, el análisis y la comparación de los datos de mortalidad y
morbilidad de diferentes países o áreas.

Para hacer frente a este problema se pueden implementar medidas de incentivo

destinadas al personal de salud comprometido con la realización de una historia
clínica de calidad. Entre estas medidas se puede proponer el envío de cartas de
reconocimiento por parte de los directivos médicos al personal que cumpla de
manera adecuada el cumplimentado de la historia clínica.
Otra alternativa para mejorar el registro de las historias clínicas es crear un manejo
de historias clínicas electrónicas, que por medio de un software contribuya a unificar
todos los datos del paciente, obteniéndose un cumplimentado más rápido, fácil y
accesible para cualquier personal de salud. y así mejorar el proceso de atención.

Una herramienta importante para elevar la calidad de historias clínicas sería cumplir
de manera consciente y responsable las sugerencias de las auditorías de registro de
historias clínicas, ya que en nuestro medio es casi frecuente ver las faltas y
omisiones con cierta reiteración.

Es nuestra obligación profesional, intentar modificar esta situación. Se pretende con

esto generar una sensibilización en quienes son los protagonistas, para que
motivados produzcan los cambios pertinentes para transformar esta realidad.

Es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva.

La historia clínica, independientemente del formato que se utilice para almacenarla,

debe recoger una información mínima del paciente.
Modelo de historia clínica
● Datos del paciente que permitan su
identificación
● Anamnesis y exploración física
● Informes de urgencia
● Evolución clínica de forma
cronológica.
● Órdenes médicas cursadas (recetas,
tratamiento y cuidados a seguir por el
paciente)
● Exploraciones complementarias
solicitadas por el personal médico-
sanitario
● Hoja de interconsulta
● Consentimiento informado del
paciente en el que da permiso para la realización de tratamiento o
intervenciones quirúrgicas.
● El informe de anestesia, de quirófano y de anatomía patológica
● La evolución y planificación de cuidados de enfermería tras la intervención
● La aplicación terapéutica de enfermería
● El gráfico de constantes del paciente
● El informe clínico de alta
Y en función de la especialidad, podemos encontrar distintos tipos historial clínico
por incluir aspectos diferenciales:

● La salud mental cuenta con la historia clínica en el sector de la salud mental

con particularidades propias que atienden, sobre todo, a la privacidad de la
información del paciente.
● Historia clínica pediátrica
 ● La historia clínica nutricional
● En Fisioterapia, historia clínica para fisioterapeutas
● Historial clínico en ginecología y obstetricia
● Historia clínica en traumatología
● Y otras

Tipos de historia clínica

La asistencia a pacientes, ya sea en Hospital,

ambulatorio o cualquier otro centro médico, genera
una gran cantidad de información (médica y
administrativa) que queda registrada en varios
documentos. Ese conjunto de documentos es lo que
constituye la historia médica

según la situación en la que se recoge la información del historial encontramos tres

grandes tipos de historia:

● De emergencia (Parte de urgencias): Se realiza durante una emergencia

médica. Este tipo de historia tiene algunas particularidades; por ejemplo,
para agilizar la atención se obvian algunos datos que no sean necesarios
por el momento. Por otro lado, la situación del paciente en Emergencias
hace que a veces sea imposible extraer determinada información.
● De consulta: El modelo más habitual es el historial que se realiza en la
consulta del médico.
● De hospitalización: Historial que se realiza durante la estancia en el
hospital del paciente.
● Otras: también se pueden considerar otros tipos de historia como la de la
visita domiciliaria o la atención en ambulancia.

También se puede hablar de historia clínica según la especialidad médica:

● De medicina
● De pediatría
● De cirugía
● De traumatología
● De ginecología

Y también según el formato:

● Historia clínica tradicional, almacenada en papel.

● Historia clínica electrónica, guardada en soporte informático.

Ventajas de un historial clínico electrónico:

● 1. Historias Clínicas Accesibles en Tiempo Real
● 2. Apoyo a la Seguridad y Privacidad del Paciente
 ● 3.Mejoramiento de Seguridad y Atención al Paciente.
● 4. Eficiencia Médica y Ahorro en Costos de los Centros de Salud.
● 5.Modernización de la Atención Médica con Historias Clínicas Electrónicas.

● Desventajas:
● 1.Requiere mucho tiempo introducir todos los datos en los ordenadores y es
algo que no se usará mucho a posteriori.

Ventajas de una historial clínico en papel

● La información suele tardar más tiempo de la cuenta en enviarse, como

aquella que solicita el cliente
● Copiar, almacenar y transportar la documentación es caro
● Es fácil que se destruya, como por culpa de una trituradora, un incendio, un
robo, un extravío o el agua.

Desventajas de un historial clínico en papel

● Es difícil realizar un seguimiento para saber quién ha visualizado la

información, sin ninguna pista de auditoría
● Tiene un gran impacto medioambiental.

La información recogida y ordenada en la historia clínica es un registro de

datos imprescindible para el desarrollo de las funciones profesionales de los
médicos:

● Clínica o asistencial: es la principal, y la que le da sentido a la creación y

manejo continuo en la relación médico-paciente.
● Docencia: permite aprender tanto de los aciertos como de los errores de
las actividades desarrolladas.
● Investigación: a partir de la información que aporta la historia clínica se
pueden plantear preguntas de investigación sanitaria, con el objetivo de
buscar respuestas científicas razonables.
● Epidemiología: con los datos acumulados en las historias clínicas, se
puede extrapolar perfiles e información sanitaria local, nacional e
internacional.
● Mejora continua de calidad: la historia clínica es considerada por las
normas deontológicas y legales como un derecho del paciente, derivado
del derecho a una asistencia médica de calidad; puesto que se trata de un
fiel reflejo de la relación médico-paciente, así como un registro de la
actuación médico-sanitario prestada al paciente. Su estudio y valoración
permite establecer el nivel de calidad asistencial prestada.
 ● Gestión y administración: la historia clínica es el elemento fundamental
para el control y gestión de los servicios médicos de las instituciones
sanitarias.
● Médico-legal: la historia clínica es un documento legal, que se usa
habitualmente para enjuiciar la relación médico-paciente

ORÍGENES DE LA HISTORIA CLÍNICA

Antigua Grecia

En la antigua Grecia existían dos escuelas de

medicina: la de Cnido y la de Cos, cuyo creador
y máximo representante era Hipócrates de Cos.

Antes de Hipócrates, la Medicina había sido una

mezcla de empirismo y magia, influida por la
visión religiosa de cada pueblo. Se consideraba
que las enfermedades eran un castigo de los
dioses. Gracias a Hipócrates, las enfermedades
dejaron de tener un origen divino para
considerarse fenómenos naturales, provocadas
por causas ambientales.

Para el médico de la escuela de Cnido la enfermedad era más importante que el

enfermo. A la hora de tratar una enfermedad, se centraba en el diagnóstico, que
construía basándose principalmente en la teoría, ya que sólo examinaba al paciente
si era estrictamente necesario. Las enseñanzas de la escuela cnidia eran muy
eficaces para tratar enfermedades comunes, pero no eran capaces de averiguar qué
causaba enfermedades con síntomas poco conocidos.

Esto se debía en parte a que la medicina de esta época desconocía muchos

aspectos de la anatomía y la fisil médico de la escuela de Cos se centraba en el
cuidado del paciente y el pronóstico. La escuela hipocrática o de Cos tuvo mucho
éxito aplicando tratamientos pasivos y fue capaz de tratar enfermedades de manera
eficaz. A diferencia de la escuela de Cnido, que casi nunca examinaba a los
pacientes, Hipócrates insistía en que la exploración física era muy importante y
había que hacerla con todos los sentidos.ología humanas, ya que en Grecia estaba
prohibida la disección de cadáveres.Para Hipócrates la capacidad para curarse
residía en el propio cuerpo, por lo que el médico debía intentar ayudar en este
proceso de auto restauración. Mantener el cuerpo limpio y estéril e ingerir alimentos
adecuados según la enfermedad eran elementos básicos del tratamiento. Cuando la
enfermedad alcanzaba la crisis, había dos posibilidades para el enfermo: o
empeoraba y moría, o se curaba.

Hasta la época de Hipócrates no existía la historia clínica. Fue la escuela hipocrática

quien comenzó a registrar el curso clínico de la enfermedad, haciendo un análisis
entre lo normal y lo anormal y clasificando las enfermedades como agudas o
crónicas según su desarrollo. Cada anormalidad con respecto a lo esperado se
basaba en lo que el paciente tenía (síntomas) y lo que el médico observaba con
todos sus sentidos (signos). La suma de ambos constituía la enfermedad. Todos
estos registros se recogieron en los Tratados hipocráticos (Corpus hippocraticum),
un conjunto de unos cincuenta escritos médicos. La historia clínica hipocrática no
sólo tenía el propósito de informar acerca de las dolencias del paciente, sino
también de educar a los médicos novatos.

La historia clínica hipocrática tenía una estructura ordenada que constaba de:
numeración ordinal del enfermo dentro del grupo, nombre del enfermo, localización
social, breve referencia a datos sobre enfermedades anteriores y descripción día a
día del curso de la enfermedad con una ordenación cronológica de los hechos muy
precisa.

Edad Media

En la Edad Media existían los barberos cirujanos y los médicos. Los barberos
cirujanos no habían asistido a una universidad, sino que se habían formado como
aprendices de otros cirujanos – barberos más experimentados. Además de las
tareas propias de la barbería, se encargaban de realizar sangrías, extraer muelas,
arreglar huesos rotos, sacar piedras del riñón o amputar miembros.

Los médicos, para obtener su licenciatura, debían estudiar un año en la Facultad de

Arte y luego tres años en la de Medicina. La mayoría de los aspirantes a médicos
estaban muy preparados desde el punto de vista teórico, pero comenzaban a
ejercer sin haber visto nunca a un paciente. Este hecho hizo que los médicos con
experiencia y prestigio comenzasen a escribir los Consilium para los médicos que
acababan de finalizar sus estudios. En ellos se recogían consejos y ayudas para
identificar enfermedades.

Los Consilium o historias clínicas de los que se valían los médicos para ejercer su
profesión estaban compuestos de tres partes: en la primera se describen los
síntomas del paciente y se emitía un diagnóstico; en la segunda se daban
sugerencias para un estilo de vida que ayuda a superar la enfermedad y en la última
se describe la terapia aplicada y la evolución del paciente con ese tratamiento. Ahí
se utilizaba toda la sabiduría científica del autor y se incluían opiniones o
interpretaciones religiosas.

A diferencia de la historia Hipocrática, en el Consilium se enumeraban los síntomas

sin tener en cuenta el momento en que aparecían.

En el Renacimiento se produjo un cambio de mentalidad y, como veremos a

continuación, las historias clínicas se convirtieron en un relato objetivo, riguroso y
carente de interpretaciones religiosas
Renacimiento

Durante el siglo XV las Facultades de Medicina establecieron como requisito para

obtener la licenciatura que el alumno hubiese recibido formación práctica, a
diferencia de la Edad Media, donde comenzaban a ejercer sin haber visto nunca a
un paciente.

Esta formación práctica se adquiere mediante visitas a enfermos bajo la supervisión

de un médico con experiencia. Las universidades, coordinadas con los hospitales,
impartían lecciones clínicas para estudiantes. En dichas lecciones, los alumnos
tenían como libros de apoyo las Observaciones. Las Observatio eran una versión de
las actuales historias clínicas mucho más detalladas que los Consilium de la Edad
Media. Eran relatos precisos, objetivos y, a diferencia de los Consilium, estaban
exentos de interpretaciones religiosas. Finalizaban con un diagnóstico y las
indicaciones terapéuticas. Si el paciente se curaba se denominaba «Exitus» y si
moría, “Exitus letalis”. Al proceso morboso individual se le comenzó a llamar
“casus”.

Las Observatio se mantuvieron durante todo el Renacimiento y principios del siglo

XVII.

Siglo XVII

Sydenham fue considerado el Hipócrates inglés, ya que interpretó las enseñanzas

de éste. Su trabajo se caracterizó por ser siempre de estrecho contacto con el
paciente.

Estudiaba los síntomas y signos mediante un método basado en la experiencia y en

la observación. Describía y nombraba con precisión dichos síntomas y signos y los
clasificaba en: propios de la enfermedad, constantes (aparecen siempre pero no son
propios) y accidentales (añadidos por la naturaleza del enfermo, edad, sexo, otras
enfermedades… etc.). Al igual que Hipócrates, tomaba nota del momento en que
aparecían. Esto le llevó a exponer con claridad los fenómenos de cada enfermedad
sin basarse en suposiciones.

Redactó las historias clínicas individuales de sus pacientes y reunió su experiencia

clínica en el “Observationes medicae”.
Siglo XVIII

El holandés Herman Boerhaave, al igual que Thomas Sydenham en el siglo XVII,

siguió el método hipocrático de enfrentarse a los problemas clínicos a la cabecera
del enfermo. Para ello daba clases prácticas en los hospitales, siendo él quien
introdujo el método de instrucción clínica a la cabecera del enfermo tal como se lo
practica hoy en las facultades de medicina de todo el mundo.

Boerhaave elaboró la estructura de la historia clínica que conocemos hoy en día,

estableciendo que el examen de los enfermos debía constar de tres partes:
inspección, interrogatorio anamnesis y exploración objetiva.

● La inspección permitía al médico conocer el sexo del paciente, su

estado y sus hábitos, clase social y costumbres.
● El interrogatorio anamnésico consistía en obtener información acerca
de los antecedentes, tanto familiares como personales para conocer
las enfermedades anteriores, el comienzo de la enfermedad y el
desarrollo de ésta hasta el momento en el que el paciente iba al
médico.
● La exploración objetiva tenía como finalidad averiguar el estado
morfológico y funcional de las distintas partes del organismo del
paciente.

Finaliza con el tratamiento para la enfermedad y la autopsia en el caso de que el

paciente muriera, mostrando a los alumnos la relación entre las lesiones y los
síntomas.

Siglo XIX

El siglo XIX fue un siglo de grandes avances médicos e invenciones.

A principios de siglo se inventó el estetoscopio y una máquina para medir la presión

sanguínea.
En la segunda mitad del siglo, Joseph Lister desarrolló métodos quirúrgicos
antisépticos, usando ácido carbólico para limpiar las heridas y los instrumentos
quirúrgicos. Fue muy criticado por sus compañeros al principio, pero el éxito
inmediato de sus métodos acalla las críticas y condujo a su adopción general. Las
muertes por infección pasaron de un 60% a un 4%.

Poco tiempo después, Louis Pasteur y Robert Koch establecieron la teoría de los
gérmenes, según la cual una enfermedad específica es causada por un organismo
específico. Antes de este descubrimiento, la mayoría de los médicos creían que las
enfermedades eran causadas por generación espontánea. De hecho, los médicos
realizaban las autopsias de personas que habían muerto de enfermedades
infecciosas y luego atendían a los pacientes sin lavarse las manos, transmitiendo la
enfermedad sin darse cuenta.

A finales de siglo, se descubrieron las vacunas contra el cólera, la rabia, el tétanos y

la difteria.

Todos estos descubrimientos, prácticas e inventos, sumados a nuevas técnicas de

auscultación y exploración permitieron recoger datos más precisos de los pacientes,
enriqueciendo la historia clínica.

En esta época surgió la Enfermería como disciplina, lo que hizo que la historia
clínica dejase de ser uso de un solo médico, convirtiéndose en un documento que
podía ser elaborado y consultado por varios médicos y por otras disciplinas.
Siglo XX y actualidad

Fue un siglo de gran desarrollo tecnológico, comenzando por la radiología que

supuso la primera de las técnicas de diagnóstico por imagen. Se desarrollaron las
especialidades médicas y comenzaron a incluirse dentro de la historia clínica
informes de pruebas especializadas.

A finales de 1960 el doctor Lawrence Weed creó la historia clínica orientada por
problemas. Era una nueva forma de ordenar la información centrándose en los
problemas que tenía el paciente (Weed consideraba problema a todo aquello que
requería diagnóstico, manejo posterior o interfiriera en la calidad de vida de acuerdo
con la percepción del paciente). El médico anotaba los problemas tanto médicos
como psicológicos del paciente, basándose en la historia, la exploración y estudios
complementarios. Para cada problema de salud que detectaba, elaboraba un plan
diagnóstico, otro terapéutico y un seguimiento.

En la segunda mitad del siglo XX comenzaron a crearse los Servicios Nacionales de

Salud, que proporcionaban cobertura sanitaria pública a los trabajadores. Se
establecieron unos servicios de documentación y custodia de la historia clínica,
donde se archivaban los contactos del paciente con el sistema público de salud

ordenados por episodios.

El 16 de mayo de 2003 entró en vigor la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica

reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de
información y documentación clínica. Según el artículo 15 de dicha ley, el contenido
mínimo de la historia clínica será el siguiente:

1. La documentación relativa a la hoja clínica estadística.

2. La autorización de ingreso.
3. El informe de urgencia.
4. La anamnesis y la exploración física.
5. La evolución.
6. Las órdenes médicas.
7. La hoja de interconsulta.
8. Los informes de exploraciones complementarias.
9. El consentimiento informado.
10. El informe de anestesia.
11. El informe de quirófano o de registro del parto.
12. El informe de anatomía patológica.
13. La evolución y planificación de cuidados de Enfermería.
14. La aplicación terapéutica de Enfermería. ñ) El gráfico de constantes.
15. El informe clínico de alta.
La evolución de la historia clínica se debió a cambios en la mentalidad y
creencias de la gente, pasando de pensar que las enfermedades eran un
castigo divino, a ver que se deben a fenómenos naturales. También influyó la
mayor cualificación de los médicos: dejaron de ser aprendices sin estudios
para convertirse en personas con formación universitaria y preparación
práctica. Los avances tecnológicos jugaron un papel importante en la
evolución de la historia clínica: la invención de aparatos para diagnosticar y
detectar síntomas ayudó a elaborar historias clínicas más detalladas y
precisas.
 HISTORIA DEL ARCHIVO

CONCEPTO DEL ARCHIVO:

El término archivo (latín archīvum). Es el conjunto de documentos fuera cual fuere

su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. No
obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

· El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por

una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

· El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.

· La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del

fondo.

La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión

administrativa, la información, la investigación y la cultura.

LOS ARCHIVOS DESDE SUS INICIOS

La historia de los archivos y su documentación puede remontarse a la aparición de

la escritura, puesto que excavaciones arqueológicas en Tell Hariri, Nipur, Ras-
Shamra y Egipto han dejado muestra de la existencia de archivos en la antigüedad.
Los documentos que había en estos primeros archivos contenían documentación
legal, padrones, censos, títulos de propiedad, registros de soldados y
documentación privada. A fin de cuentas, la documentación era una herramienta de
control de la población y de la riqueza.
Estos primeros documentos eran principalmente tablillas de arcilla sobre las cuales
los babilonios, sumerios y acadios escribían usando la escritura cuneiforme. Otras
veces se escribía sobre pieles, madera o marfil, y los egipcios también sobre papiro.

En Grecia y en Roma: los archivos son anteriores a las bibliotecas, y esto se debe
a la propia manera de entender la cultura y la diferencia entre libro y documento.
En el siglo IV a.C. Se produce una centralización de los documentos públicos de
Atenas, y el archivo central fue el “Metroon” (dedicado a Rea/Cibeles).
Era un lugar de conservación abierto a consultas, e incluso se podía obtener copias
y reproducciones de los documentos. Como los templos tenían un fuerte carácter
sagrado, se hace referencia a que era un lugar de garantía y credibilidad.

A diferencia de Grecia, en Roma existía una extensa red de archivos, ya que

paralelamente a la creación de las provincias se habían ido formando los archivos.
En el siglo V a.C. se crea el “Tabularium”, que se convierte en el archivo público
más importante y está vinculado al templo de Saturno (también es considerado un
“loca credibilidad”). Además de la red de archivos de Roma se puede mencionar la
existencia de archivos de distinta tipología: archivos provinciales, municipales,
militares, religiosos.

Edad media: solamente se conservan archivos en los monasterios se dio en

España la decadencia del archivo romano por los bandoleros.

Los que tenían el desarrollo de los documentos eran el rey, y el señor feudal. Se
conservan los documentos de propiedades y privilegios. Se introduce una
clasificación sistemática y cronológica y se conserva la información en legajos.
En el siglo XIII y XIV se comienzan los archivos locales.

Renacimiento: en el año 1540 nace el primer archivo de la colonia y en 1545

Carlos I crea el primer archivo llamado si-mica. Siglo XVI, XVII organizan los
documentos dispersos y mejoran todos los métodos del archivo

La Revolución Francesa: en 1794 se crea el archivo nacional y los archivos de

carácter público. En 1836 los archivos religiosos pasan a ser del estado y en 1844
se reconoce el archivo y también en 1901 se dividieron en archivos generales,
regionales, especiales. En 1979 se da la necesidad de crear archivos autónomos.

SIGLO XIX: Se inicia el periodo archivista y se configura la archivística como una

disciplina creciente cuyas necesidades fueron : Concentrar la documentación y
concebir un sistema global de organización de documentos. Se diferencia el
archivo: Histórico, y el administrativo y también se crean archivos documentales
para concentrar fondos.

El siglo XX se caracteriza por la consolidación de avances en términos

profesionales. En los países desarrollados aumenta la sensibilidad social por los
archivos y crecen los archivos privados.

Se acaba el aislamiento de los archivos, ya que se crean leyes de cooperación y

sistemas de archivo
LÍNEA DE TIEMPO RELATIVA A LA EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LOS
ARCHIVOS

LA EDAD ANTIGUA: LOS ARCHIVOS DE PALACIO

El más antiguo significado de la palabra archivo

es el lugar donde se conservan los documentos
(Sandri: 1969,107. Lodolini: 1990,50). Los
templos y los palacios de las antiguas
civilizaciones eran los lugares por excelencia
para la constitución de estos depósitos. Los más
antiguos se remontan al 4000 a. C., en el Antiguo
Oriente, En la ciudad de Ebla, en Mesopotamia,
se han encontrado numerosas tablas de barro,
dispuestas en estantes de madera y en distintas
salas: grandes volúmenes de documentos,
órdenes de gobierno, sentencias judiciales,
cuentas, actos privados, que indican la existencia
de una sociedad muy organizada en el momento en que fue truncada. Así mismo,
los palacios de Lagash, Maarí, Nínive, Ugarit, etc., encontrados y estudiados por los
arqueólogos, jalonan la historia de los archivos desde el cuarto milenio hasta el siglo
iv a.C.

Edad antigua Período:4000 a.a476

Mesopotamia y Siria: El antiguo Oriente nos aportó ya los archivos y los archiveros
en palacios y templos, en lugares dignos y sagrados, como instituciones
fundamentales para la continuidad y seguridad de los derechos políticos, religiosos y
económicos de la sociedad. La técnica de conservación y servicio de archivos
comenzó en el IV-III milenios a.d.C.

Egipto: Escribió más que Mesopotamia. En un soporte, el papiro, más informático:

Los documentos, Armas de los burócratas al servicio del Faraón.
La propiedad de cada egipcio estaba catalogada en la Oficina de los documentos
sellados.
Los tratados de Papirología, realizados en Universidades europeas, son una fuente
fundamental sobre los Archivos.

Grecia dio la palabra Archivo:El

mnemon u hombre de la memoria y
la inscripción en piedra, cómo
elementos de memoria social.
Archivos conocidos sólo por la
Literatura.
Aportan la palabra archivo
(gobierno) y el diseño de edificios en la Edad Moderna y Contemporánea.
Revestidos de Carácter sagrado: Las pronaos de los Templos de Gea y Palas
Atenea se convirtieron en archivos.
Carácter gubernativo: Cada magistrado tenía su archeion en las polis. Carácter
“notarial” y público: Los archivos.

Roma: Tabularium o Archivo de tablillas de madera, de cera o blancas:

Primero en el Templo de Saturno, dios de la medida, junto al Erario o Tesoro.
Año 780 a.de C.: Edificio propio de Archivo entre dos templos, en el Foro, junto a la
colina del Capitolio.
Existieron Archivos imperiales, tabularios provinciales y tabularios municipales
(Importancia de la epigrafía para la Historia de los Archivos) En Pompeya, el Archivo
del banquero Lucio Cecilio Jucundo.

EL MUNDO GRECO-ROMANO: EL ARCHIVO PÚBLICO

Ya dentro de nuestra civilización occidental, también

en las ciudades griegas los archivos se situaban en
los templos. Los de Gea y Palas Atenea parecen
haber sido depósitos de importantes documentos
como leyes y decretos, plebiscitos, actas judiciales o
cuentas públicas. Pero, además, dado el desarrollo
administrativo alcanzado por las griegas en Atenas,
cada magistratura tenía el lugar en el que se
redactaban y conservaban los documentos
expedidos por la autoridad (Favier: 1959, 10.
Georgoudi:1988, 221-427). Dicho concepto y función
pasaron al mundo romano. En la época republicana
era costumbre conservar los documentos en el
Templo de Saturno, junto al erario público. Luego
sería el Tabularium, situado en el Capitolio, el
depósito de las leyes y los documentos judiciales,
mientras el Templo de Júpiter se reservaba para los
documentos diplomáticos y el de Vesta para los
testamentos (Cencetti:1971,171-220).

LA EDAD MEDIA: LOS “TESOROS DE CARTAS”

La caída del Imperio Romano supuso la

desaparición de la compleja administración
que había desarrollado; más aún, se
derrumbó la idea romana de salud pública y
bien común frente al ideal de vida privada,
que se convirtió en factor predominante de
la nueva civilización. Del Estado como
república se pasó a la consideración del
Estado propiedad personal de quien ejercía
el gobierno. En consecuencia, la noción de archivo público de la época anterior
desapareció. El derecho o facultad para crear archivos, ius archivi, transmitido a la
Edad Media por el Código Justiniano, correspondería a quienes gozaban de la
autoridad para legislar: emperadores, soberanos y pontífices (Lodoloni: 1991, 52-
56). Durante toda la Alta Edad Media, la característica esencial fue la concentración
de documentos en las catedrales y monasterios. Varios motivos llevaron a la Iglesia
a ocupar el lugar que dejó el Imperio en materia de archivos:

a. La Iglesia Católica se funda en preceptos sagrados conservados mediante la

palabra escrita (La Biblia, los Evangelios, textos de los Padres y Doctores de la
Iglesia, etc.). Es una religión basada en el Libro que recoge la palabra revelada por
Dios. Tenían, por tanto, una clara predisposición a la guarda y custodia de códices y
documentos.

b. El derecho reconocido a la Iglesia de adquirir bienes y propiedades. El extenso

patrimonio de ésta tenía que estar respaldado por los documentos que acreditaban
su titularidad y que les permitían defender sus derechos sobre esas propiedades.

c. El influjo de la burocracia romana en la Iglesia y el hecho de que ésta última fuese

su sustituía en la administración municipal de muchas urbes.

d. La cultura y, por tanto, el conocimiento dé la escritura, quedó en manos de la

Iglesia, y eran catedrales, parroquias y monasterios los lugares donde se
redactaban documentos para terceros, ya fuera a petición del monarca o de
particulares.

e. El hecho de que el archivo eclesiástico, principalmente el episcopal, confiriera fe

pública a los documentos que custodiaba (Cenceíti: 1970b, 34), demostrado por la
paradoja de que algunos documentos falsos adquiriesen credibilidad, en época
medieval, por "encontrarse" en un archivo.

Así pues, los archivos eclesiásticos cumplieron la función de ser custodios de los
títulos de propiedad, no sólo de la Iglesia, sino también de otras instituciones
públicas y de particulares con la finalidad de conservar los documentos para que
pudieran surtir los efectos requeridos donde y cuando fuera menester.

Edad media Período: 476 a 1492

La herencia del imperio romano a través de la iglesia

y del monacato, heredero de las funciones sagradas
del estado antiguo, hizo que el clero tuviera un gran
protagonismo y monopolio en archivos de las
chancillerías y escribanías de la alta edad media y
en custodia de sus archivos catedralicios y
monásticos, salvaguarda de sus tierras, edificios,
rentas, derechos civiles y eclesiásticos, patrimonio
sacro…, y aunque no se hallen recopilados las
noticias de los archivos, habrá que admitir que
existieron.
S.XIV: Se produce en Castilla la clásica división de Archivos de Consejos
Reales/Archivos de Real Chancillería de Valladolid.

Entre ellos los Archivos de Gobierno y Archivos de Justicia, Archivos de expedientes

(iniciación, instrucción, resolución, comunicación) y archivos de procesos
(demandas y querellas, instrucción, cargos, alegaciones, sentencias). En la
Reconquista surgen sucesivamente los archivos catedralicios (no los diocesanos),
nobiliarios, entre otros.

LA EDAD MODERNA: LOS ARCHIVOS DE ESTADO

Durante el siglo XVI se van conformando los

Estados modernos, que se caracterizaban por un
poder basado en monarquías absolutistas y
centralizadoras. A lo largo de este periodo asistimos
a la utilización de la documentación como fuente de
poder y unida a esta importancia de los documentos
y de la Archivística surgen los «archivos de
Estado», denominación propuesta por Bautie
Robert-Henri

A lo largo de las etapas anteriores los fondos

documentales pertenecientes a los asuntos de los
estados solían estar dispersos en manos de
consejeros, secretarios, diplomáticos y otros miembros cercanos al poder real. Ante
esta situación se crean los «archivos de Estado» que se fueron convirtiendo en un
elemento muy importante, debido a la necesidad de conservar la documentación
producida, dentro de las administraciones del Estado y en el ámbito jurídico-político.
A esto hay que unir la aparición del expediente, que provocará grandes
acumulaciones de documentos de carácter administrativo de manera secuencial. Es
un cambio respecto al periodo anterior, donde lo característico era la existencia de
documentos sueltos. También asistimos a la conversión de los archivos hacia una
función cultural ya que van desarrollándose los primeros escritos sobre Archivística,
Paleografía y Diplomática.

Edad moderna Período:1637 a 1789

La consolidación y autoridad del estado moderno, proceso que venimos observando

desde el renacimiento romanista del siglo XII, preciso la herramienta documental y
el archivo como necesitó las armas o el dinero para el derecho y la política. Los
estados modernos exigieron un enorme esfuerzo de organización de archivos. Y se
ven forzados a crear archivos generales de documentos en la tercera edad
procedentes de varias magistraturas y dependencias de la Corona.

Período:1300 a 1500 Renacimiento

1540 nace el primer archivo de la Corona

En 1543, Carlos I de España fundó el Archivo General de Simancas. En Portugal, se
crea el Archivo Central en la Torre de Tombo (Lisboa). En Francia, intentan crear un
archivo en el Louvre. En Inglaterra, en 1578, se crea un archivo para los papeles de
Estado. En Italia se crean los archivos de Florencia, Siena y los Archivos Vaticanos.

A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan

estos archivos por la concentración de todos los fondos documentales dispersos.
España fue la pionera en la creación de este tipo de archivos.

Siglo XVII mejoran los métodos de archivo

Período:1637 a 1789 ilustración

Desde el siglo XVIII debido a la

Tendencia Racionalista se conservan
todos los documentos.

El archivo tiene una gran división, nace

el archivo de Indias y el archivo de
Sevilla

Carlos III: Fundación en 1785 del

Archivo General de Indias, desgajado
de Simancas con edificio grecorromano
adaptado a Archivo. Sus Ordenanzas
de 1791 son importantísimas. Recoge
fondos del Consejo de Indias (Madrid), Casa de la Contratación (Sevilla y Cádiz) y
Consulados de Sevilla y Cádiz.

LA EDAD CONTEMPORÁNEA: LOS ARCHIVOS COMO LABORATORIOS DE LA

HISTORIA

Con la llegada de la etapa contemporánea se

producen algunos cambios respecto al periodo
anterior. Asistimos a un cambio en cuanto a los
archivos se refiere, ya que pasan de ser un
«arsenal de autoridad» del poder a convertirse en
laboratorios de la Historia.

Tras la Revolución Francesa y con la llegada de la

soberanía nacional los archivos pasan a formar una
parte importante de todo el movimiento ciudadano
que se estaba produciendo, los estudiosos podrán
acceder libremente a los depósitos documentales
ya que estos están al servicio de la gente. Cabe
destacar la mutación archivística que se produce, pasando de reales a nacionales.
El sentimiento nacionalista provocó la creación de archivos nacionales los cuales
servían para legitimar este pensamiento a través del estudio del pasad

Edad contemporánea 1781

Uno de los acontecimientos más importantes por sus consecuencias en la historia
de los archivos es la Revolución Francesa. De la convención dictó un decreto para
que los documentos de los archivos franceses fueran puestos bajo tutela y directa
propiedad del estado y concentrados en los Archivos Nacionales de París. Esto
originó unos expurgos calificados como salvajes y la sucesiva creación de los
archivos departamentales.
Muchos fondos y series documentales se acumulan en palacios, castillos.

Edad contemporánea período:1789 a 1799

Archivos organizados y descritos:

• Siglo XVIII: Armas ofensivas y
defensivas
• Para apoyo político y patrimonial
• Para Conocimiento ilustrado y
erudito de los Mauristas sobre los
documentos
• Para apoyo de identidades
particularistas (señoríos, catedrales,
abadías (Cartularios...)
• Siglo XIX: Nuevo espíritu
• Documentos son monumentos y
fundamentos de una identidad
colectiva: Una historia colectiva accesible a todos, objeto de instrucción pública y
renovable con
documentos.

Edad contemporánea Período:1801 a 1900

1794 se crea el Archivo Nacional, se crean los archivos públicos, 1836 los archivos
de orden religioso pasan a manos del estado, 1901 los archivos se dividen entre
generales, regionales y especiales, 1947 se crea la División General de España,
179 surge la necesidad de crear archivos autónomos. Con el surgimiento de la
imprenta aumenta la producción documental.

LOS ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD

Con los rápidos avances en las tecnologías de la

información los cuales han llegado a muchos
ámbitos, y han afectado también a los archivos.
En este campo se comenzó a utilizar la
informática para gestionar los grandes volúmenes
de información que se generaban; después
empezó a crecer el número de documentos
creados directamente en los ordenadores y que
se almacenaban en el mismo formato electrónico
en el que habían sido originados, dando lugar a
documentos electrónicos de archivo.
Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben
adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo
Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar,
salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y
comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan
en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho
ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la
creación y la preservación del valor probatorio de las actividades o transacciones
realizadas por los creadores de los documentos.

Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a

ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y
selección, su preservación, su acceso y su uso.

No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que
cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin
pasar por el formato papel.

LAS ETAPAS DEL ARCHIVO

Un fondo documental atraviesa diversas etapas, establecidas en función del ciclo de

vida de los documentos:

Archivo de gestión: Los documentos

en fase de tramitación, así como los
que son de uso frecuente para la
gestión de los asuntos corrientes,
están bajo la responsabilidad y
manejo directo de las unidades
administrativas, es más conocido
como archivo de oficina. La
documentación permanece en esta
fase de 2 a 5 años, aunque a veces
es muy amplio este plazo, porque los
plazos de utilidad son cada vez más cortos y porque cada vez es mayor la
documentación que se acumula en las oficinas.

Archivo administrativo o intermedio: Archivo Administrativo Sólo las grandes

organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como archivo
administrativo, en la mayoría de los casos es el propio archivo quien acoge esta y
las demás etapas. Las oficinas remiten la documentación al archivo. Pueden
regresar a la fase anterior si se requieren. A partir de esta fase la documentación
está bajo responsabilidad del archivero. Tras cien años de antigüedad los
documentos pasan a la siguiente fase.

En el Archivo Intermedio La documentación ha perdido prácticamente la utilidad por

la cual había sido creada: la gestión. Hasta los treinta años de antigüedad
permanecen en el archivo, aquí se procede a la valoración, selección y expurgo, a
fin de conservar lo pertinente.
Archivo histórico: A partir de este momento, la documentación seleccionada por
su valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones
que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto
constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la
humanidad.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

Un documento electrónico se define

como: “información registrada,
producida o recibida en el inicio, en el
proceso o en la resolución de una
actividad de una institución o de un
particular, y que consta del contenido,
del contexto y de la estructura
suficiente para proveer a la actividad
de valor probatorio”.

Respecto al documento electrónico,

su definición es la siguiente: “unidades
estructuradas de información
registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en
sistemas de información”. En esta definición se atiende a dos características:

Son unidades estructuradas de información registrada. Los documentos electrónicos

tienen una estructura lógica de relaciones entre pequeños elementos de datos que
comprenden el total del documento.

Son gestionados como unidades individuales en sistemas de información. Un

documento electrónico se distingue de otros documentos electrónicos (incluso de
otras versiones de ese mismo documento) porque permite ser gestionado y usado
como una unidad.

Actualmente y cada vez más, los documentos electrónicos integran mayor parte de
los recursos de información de las organizaciones. Por eso es muy importante que
se diseñe un buen sistema de gestión de documentos que soporte las necesidades
de la organización y sea capaz al mismo tiempo de proveer la información requerida
rápida y eficazmente, y de proteger los datos almacenados en el sistema.

No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que
cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin
pasar por el formato papel.

LA HISTORIA Y LA MEMORIA DE
PANAMÁ EN EL ARCHIVO

Hace más de un siglo los archivos y

la historia ocupaban un mismo
espacio, consumado física e idealmente en este magnífico edificio, en el sentido de
colaboración con el estudio del pasado, definidos de manera colectiva por aquellos
que estudiaban el archivo como una ventana al pasado y también por los
designados en influenciar el archivo en su formación y contenido. Holger M. Meding
en “Historical Archives of the Republic of Panama” (1999) sobre los archivos en la
historia de Panamá menciona que una considerable porción de las fuentes
panameñas del siglo XIX y XX está almacenada en los archivos de los EE. UU.,
particularmente en el National Archives y The Library of Congress de Washington
DC.Si se examina más atrás, Christopher Ward en “Historical Writing on Colonial
Panamá” (1989) menciona el Archivo General de Indias (AGI), el Archivo Nacional
de Perú en Lima y el Archivo Histórico Nacional de Colombia como los principales
archivos que contienen el material relacionado al Panamá Colonial.

ARCHIVO NACIONAL

El Archivo Nacional de Panamá se

crea como una institución gracias a
la promulgación de la Ley No. 43 de
14 de diciembre de 1912 bajo la
administración del presidente
Belisario Porras Barahona y tiene
como antecedente la creación en
1885 del cargo “Archivero Público de
la Ciudad de Panamá” durante la
época de Unión a Colombia.

Tras la separación de Panamá de Colombia y luego de retornar de una vista por el

Registro Público de Londres, los Archivos Reales en Bruselas y la División de
Manuscritos de la Biblioteca del Congreso de Washington entre otros, el Dr. Porras
sorprendido de la dedicación prestadas a los registros públicos en los anteriores
países se dispuso a fundar un Archivo Nacional, siendo Panamá el primer país en
América que construía un edificio para ese fin.

Desde sus inicios, se concibió como una dependencia de la Secretaría de Gobierno

y Justicia, en 1941 pasa de denominarse “Archivos Nacionales” al actual nombre
“Archivo Nacional de Panamá”. En 1964 pasa a manos del Ministerio de Educación;
y luego en 1982 se adscribe como dependencia del Instituto Nacional de Cultura.
Finalmente, en 1999 se transfiere el Archivo Nacional como una Dirección adscrita
al Registro Público de Panamá.

Desde su creación ha tenido el mandato de resguardar el material documental de

valor patrimonial y registro de la memoria histórica del país, además de la
preservación del acervo histórico-cultural para las generaciones actuales y futuras.

Funciones del Archivo:

● La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos,

ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de
 conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos
documentos se conservarán debidamente ordenados y clasificados. Esta
conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos
tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentre
rápidamente lo que se busca.
● Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que
permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además
sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones
del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el
organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma
de hacerlo.

Importancia:

Los archivos son parte fundamental de cualquier empresa, ya que sin ellos no hay ni
historia ni memoria, y ya sabemos lo importante que son los soportes en todas las
actividades administrativas. Pese a esto, muchos líderes administrativos olvidan la
relevancia de los procesos de gestión documental y la digitalización de archivos,
ignorando las necesidades que suple para todas las dependencias de una
compañía.

"Los documentos son los grandes testigos de la evidencia tanto de los eventos del
pasado como para la toma de decisiones en el presente"

Un archivo estructurado y bien gestionado contribuye al avance de cualquier

sociedad, desarrollándose de manera plena. Se sabe que los archivos son
necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento, custodian y
preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los
ciudadanos, son garantía de Protección de datos y Protección intelectual, impulsan
la investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental de las
organizaciones, apoya a la transparencia y a la rendición de cuentas, además dan
agilidad en la localización de la información.

El Consejo Internacional de Archivos (ICA), a través de la Declaración Universal

sobre los Archivos busca dar un paso importante para mejorar la compresión y el
conocimiento de los archivos dentro del público en general y para los encargados de
la toma de decisiones. La declaración promueve la preservación y accesibilidad
universal del patrimonio documental mundial, debido a que los archivos protegen los
derechos humanos, fortalecen la memoria colectiva y sostienen gobiernos y
procesos transparentes.

La declaración está dividida en tres partes: la importancia de los archivos en la

sociedad, el reconocimiento de la necesidad de los archivos y el compromiso del
Consejo Internacional de Archivos para trabajar colectivamente otorgándoles la
importancia que se merece.

Importancia de los archivos en la sociedad:

1. Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria de cualquier

organización.
2. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite
de generación en generación.
3. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para
preservar su valor y su significado.
4. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la
seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas.
5. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la
constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.
6. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad,
promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la
calidad de vida.

La necesidad de reconocimiento de los archivos.

1. El carácter único de los archivos como fieles testimonios de las actividades

administrativas, culturales e intelectuales y como reflejo de la evolución de las
sociedades.
2. El carácter esencial de los archivos para garantizar una gestión eficaz,
responsable y transparente, para proteger a los derechos de los ciudadanos,
asegurar la memoria individual y colectiva y para comprender el pasado,
documentar el presente para preparar el futuro.
3. La diversidad de los archivos para dejar constancia del conjunto de
actividades de la humanidad.
4. La multiplicidad de soportes en los que los documentos son creados y
conservados: papel, audiovisual, digital y otros de cualquier naturaleza.
 5. El papel de los archiveros, profesionales cualificados, con formación inicial y
continuada, sirve a la sociedad garantizando el proceso de producción de los
documentos, su selección y su conservación para facilitar su uso.
6. La responsabilidad de todos - ciudadanos, gestores y responsables públicos,
propietarios y/o custodios de archivos públicos y privados, archiveros y otros
profesionales del campo de la información - en la gestión de los archivos.

El compromiso colectivo en la gestión de archivos:

1. El compromiso para aplicar políticas y normas legales en materia de archivos.

2. El compromiso de todas las organizaciones para utilizar archivos en ejercicio
de sus funciones, aplicando eficientemente la gestión de archivos.
3. El compromiso de obtener los recursos necesarios que nos proporcione una
gestión transparente incluyendo procesos cualificados.
4. El compromiso de la conservación documental para asegurar la fiabilidad e
integridad de los documentos.
5. Compromiso para que los archivos sean accesibles a todos, respetando las
leyes que se rigen sobre el mismo y que contemplen los derechos de las
personas, tanto de propietarios como de usuarios.
6. El compromiso de usar los archivos en pro de contribuir al desarrollo de una
sociedad.

En definitiva, los archivos constituyen herramientas por medio del cual los gobiernos
pueden rendir cuentas a los ciudadanos y promover valores democráticos. En
menor escala las empresas que implementan una buena gestión de archivos
aseguren una administración eficaz y responsable.

Ventajas de tener un archivo bien organizado:

● Tener localizados en todo momento los documentos producidos y

gestionados por la empresa.
● Acceder rápidamente a los documentos y a la información que contienen.
● Tener identificadas las copias y documentos obsoletos, manteniendo bien
custodiados los documentos originales.
● Reducir costes en el mantenimiento y gestión de documentos.
● Ahorrar costes en tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentos mal identificados.
● Optimizar el espacio disponible.
● Reducir el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones en la gestión diaria
de la empresa.
● Controlar el acceso a la documentación, garantizando la confidencialidad de
los datos sensibles.
● Tener claro qué documentos deben ser conservados y cuáles pueden ser
destruidos por ser innecesarios.
 CONCLUSIÓN

Es importante reconocer que los archivos sin la historia no existirían y la historia sin
los archivos tampoco.

Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las
organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni
futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de
los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y
documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los archivos
para conseguir este conocimiento.

Y es que los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el

conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio
histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de Protección de datos y
Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la
gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y a la rendición
de cuentas, además dan agilidad en la localización de la información.

Los archivos sean accesibles a todos, respetando las leyes sobre esta materia y las
relativas a los derechos de las personas, de los creadores, de los propietarios y de
los usuarios.

Con el nacimiento de la Historia clínica nace el documento elemental de la

experiencia médica que representa también el documento fundamental del saber
médico, más de veinticinco siglos después hemos pasado del papiro al formato
electrónico, hemos alcanzado una gran complejidad en documentos y pruebas
complementarias, pero el registro de las observaciones del paciente continúa siendo
el método que convierte en ciencia. La evolución de la historia clínica se debió a
cambios en la mentalidad y creencias de la gente, de pensar que las enfermedades
eran un castigo divino, a ver que se deben a fenómenos naturales. También influyó
que los médicos dejaron de ser aprendices sin estudios para convertirse en
personas con formación universitaria y preparación práctica. Los avances
tecnológicos jugaron un papel importante en la evolución de la historia clínica la
invención de aparatos para diagnosticar y detectar síntomas ayudó a elaborar
historias clínicas más detalladas y precisas y a obtener nuevas mejoras en la
calidad de atención y diagnóstico médico-paciente en los sistemas de salud
actualmente cuentan con historias clínicas electrónicas.

La historia clínica, independientemente del formato que se utilice para almacenarla,

debe recoger una información mínima del paciente Es un documento privado,
obligatorio y sometido a reserva.