PROCEDIMIENTO DE GESTIÒN
GESTIÒN COMERCIA
COMERCIAL
L VERSIÓN:
VERSION 1
PROCESO DE GESTIÓN COMERCIAL Página 1 de 4

1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto establecer la metodología, para la captación de los
contratos de

2. ALCA
CAN
NCE
Este documento es de aplicación al proceso de gestión comercial de MECANA.

3. RE
RESP
SPON
ONSA
SABL
BLES
ES

Coordinador del proceso de gestión comercial

4. DEF
DEFINI
INICIO
CIONES
NES Y SIG
SIGLA
LAS
S

 Licitaci!"  La licitación
licitación es una invitación
invitación para proveedores
proveedores distintos,
distintos, para
proporciona
proporc ionarr un bien
bien o servici
servicio
o al licita
licitante
nte (organi
(organizac
zación
ión ue rea
realiz
liza
a la
soli
solici
citu
tud!.
d!. "onde
"onde el compcomprarador
dor (l(lic
icit
itant
ante!
e! estab
estable
lece
ce las
las base
basess para
para la
partic
par ticipa
ipació
ción
n (reuis
(reuisito
itos
s de la organi
organizaczación
ión como#
como# establ
estableci
ecimie
miento
nto del
prov
proveed
eedor or reregl
glam
amenenta
tado
do,, decla
declararaci
cion
ones
es de im impu
puest
estos
os al corri
corrien
ente
te,,
capacidad para proporcionar lo ue se licita, etc.! así convoca $ establece
por medio de los reuerimientos para cumplir con lo ue esta solicitando
auí puede incluir descripción del producto o servicio, cantidad, %ec&as de
entrega, consignaciones a distintos puntos de entrega etc.
 T#$%i!&' () $)*)$)!cia" contienen las especi%icaciones t'cnicas, objetivos
$ estructura
estructura de cómo ejecutar
ejecutar un determina
determinado
do estudi
estudio,
o, trabajo,
trabajo, pro$ect
pro$ecto,
o,
comit', con%erencia $ negociación ."escribe el mbito espacial donde &a de
ejecutarse el estudio o trabajo.

"e%ine el objetivo general $ los objetivos especí%icos)

"e%ine el tiempo disponible.

"etall
"etalla
a lo
los
s re
reu
uis
isit
itos
os de lo
los
s t'cn
t'cnic
icos
os ue
ue &an
&an de partpartic
icip
ipar
ar,, como
como
especialidades $ tiempos mínimos ue &an de dedicar al estudio o trabajo.

"etalla los resultados esperados $ contenidos de los in%ormes, entre otras

cosas.

PROCESO# conju
conjunt
nto
o de ac acti
tivi
vidad
dades
es mutu
mutuam
amen
ente
te relac
relacio
iona
nadas
das o ue
ue
interact*an, las cuales trans%orman elementos de entrada en resultados

GESTIÓN" actividades coordinadas para dirigir $ controlar una

organización.
 

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GESTIÓN COMERCIAL # actividades coordinadas para dirigir $ controlar la

organización, relativo a lo comercial.

  VERSIÓN# muestra el estado de los documentos en t'rminos de actualidad.

+. PR
PROC
OCED
EDIM
IMIE
IENT
NTO
O

GESTIÒN COMERCIAL

Cuando surge la necesidad de llevar a cabo la captación de un negocio,

iniciamos en el proceso comercial, el cual es el encargado de gestionar dic&a
activi
act ividad
dad,, empeza
empezando
ndo con el estudi
estudioo de la oportu
oportunid
nidad
ad de negoci
negocio,
o, &asta

co
conc
nclu
luir
ir con
con la
procedimiento ue%irm
%irmaa del
del lo
contiene cont
cosiguiente#
ntrat
rato
o .+
.+ara
ara esto
esto el proce
proceso
so cuent
cuenta
a con un

. -uentes de consultas de negocio

. Evaluación de pro$ectos
/. 0ealización de la licitación
1. +roceso de evaluación
2. -irma del contrato

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

 1 F,)!t)' () La b*sued
b*suedaa de oportu
oportunid
nidades Líder de gestión
ades 0egistro de
c&!',-ta () de negocio se e%ect*a mediante comercial. consulta de
!)&ci& la in inve
vest
stiigac
gació
ión
n const
onstan
antte o licitación
periódica de las publicaciones o
llamados a concursar en
licitaciones por medio de #

. la prensa# revisamos
diariamente
diariamente en estas %uentes las
di%erentes licitaciones publicadas
por las organizaciones.

  . +ginas 3eb# revisamos las

pginas 3eb de las
organi
org anizac
zacion
iones
es ue o%rezc
o%rezcan
an
licitaciones.
 

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ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

/.4nvitac
/.4nvi tación
ión privad
privada#
a# revisa
revisarr las
invita
invitacio
ciones
nes privad
privadas
as , ue nos
&acen
1.
1.vi
visi
sita
tass perso
persona
nali
lizad
zadas
as a laslas
empresa para la presentación de
porta%olios de servicios

"onde se realiza un anlisis de

las propuestas donde se
determina como viable o %actible

5na vez de%inida

de%inida la participació
participación n
en la licitación se aduieren los
pliegos relacionados con
t'rminos de re%erencias,
es
espe
peci
ci%i
%ica
caci
cion
oneses t'cn
t'cnicicas
as o 0egistro de
2 S)-)cci! () t'cni
cnicas especí%icas de 6e%e de gestión selección de
&*)$ta' comercial.
co
cont
ntra
rata
taci
ción
ón de acue acuerdrdoo a lo o%ertas
estipulado por el o%ere erente
nte.
pued
pu eden
en baja
bajarsrse
e del
del ininte
terne
rnett o
adu
ad uir
irir
irlo
lo didire
rect
ctam
amen
entete en la
entida
ent idadd contrat
contratant
ante
e o con el
cliente
La selecci cción de las o%ert rta
as
depe
ependen de los reuis uisitos
e7igidos por el
cliente(e7periencia contractual ,
obje
ob jeto
to deldel seserv
rvid
idor
or,, valo
valorr dedell
se
serv
rvic
icio
io ,per
,perso
sonanall reu
reuer
erid
ido
o
tecnología reuerida ! 0egistro de
A/$&0aci! 8erente
3 estableciend
establ eciendoo los listados de las aprobación
() )$)!cia comercial
propuestas %actibles para de o%ertas
presentarlas en %orma individual
unión temporal o consorcio para
esto
estos
s dos
dos *l*lti
timo
moss el geregerent
nte
e
debe
de be conv
convoc
ocar
ar a jujunt
nta
a gener
general
al
de socios para pedir autorización
de e%ectuarlos
 

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ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

La
dell identi%icación
de cl
clie
ient
nte
e le
legade
gales,los$ reuisitos
les, de otra
otra
0egistro de
T#$%i!&' () índole se realizan con los pliegos 6e%e del proceso
4 reuisitos del
$)*)$)!cia' 9 ane7
ane7osos entr
entreg
egad
adosos por
por elel comercial
cliente
cliente

El contador $ la gerencia
realizan
realizan el anlisis
anlisis %inanciero del
pro$ect
pro$ ecto
o $ lo contracta
contractan n con el

valor
:i no presupuestado, si los &a$.
lo a&í se debe realizar un
0egistro de
Licitaci! /&$  pr
pres
esupu
upuest
estoo conoci
conocien
endo
do el  8erente
+ licitaciones p
c&!'&$ci& alcance total,total, se de%ine si &a$ la  comercial
consorcio
capaci
cap acidad
dad de brindar
brindar nuestr
nuestros
os
servicios, en caso de no cumplir 
co
conn lo
los
s rereu
uis
isit
itos
os se busc
buscan
an
socios con el cual se logre dar el
cumplimiento a esto.
 E-a0&$aci! La gerencia elabora la propuesta 8erente Elaboración
() -a comercial de propuesta
/$&/,)'ta . prepara
preparacio
cion
n del presupu
presupuest
esto
o
de la litación# el costo total del la
li
lici
cita
taci
ción
ón aj
ajust
ustad
adoo a los
los
re
reu
uer
erim
imie
ient
ntos
os deldel cl clie
ient
nte.
e. se
dete
de term
rminina
a el co cost
stoo tota
totall de la
licitación multiplicando el precio
tota
totall de cada
cada activ
activid
idad
ad por por la
cantidad indicada en los pliegos,
teni
tenien
endo
do en cuentcuenta a cost
costos
os del
del
pers
pe rsona
onal,l, eui
euipopo $ mate materi rial
ales
es
seg*
se g*n n la espe especi ci%%icac
icació
iónn deldel
cliente

.estudio t'cnico de la

programación
determ
determina
ina losde recurso
la licitación
rec ursos # se
s costo
cos to
 

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ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

pr
prog
ogra
rama
maci
ción
ón $ tieiem
mpo est
esto
debe
debe realiz
realizarse
arse $ program
programars
arse
e
para su ejecución en el tiempo
determinado

/.est
estdio %inanciero #es una
pro$ección de todos los %lujos de
dinero en este paso es necesario
analizar los riesgo gastos
adicionales los costos variables
$ los costos %ijos

5na vez ue se &aga la revisión

%inal de la o%er ertta se &ace
ace la
comp
compararaci
aciónón de lo recop
recopil
ilad
adoo
con los reuisitos
reuisitos establecido
establecidos s
en los pl plie
iego
gos,
s, docu
docume
ment
ntos
os,,
%ir
%irmas,
mas, aprobaci
aprobaciones
ones etc.
etc. $ se
debe
deb e autori
autorizar
zar su present
presentació
ación n
0evisión de
ante el cliente.
A!-i'i' 8erencia o%ertas $
 En la revis
revisión
ión de
de la prop
propuest
uesta a
*i!a!ci)$& comercial c&eueo de
antes de la entrega a la entidad
reuisitos
se rereal
aliizara un c&e &eueo de
cumpli
cum plimie
miento
nto de los reuisi
reuisitos
tos
identi%icados en el %ormato

5na ve
5na vezz &ec&
&ec&aa la re
revi
visi
sión
ón se
&ace la entrega de acuerdo a las

 Fi$%a () e7igencias del

0evisamos uecliente
en el documento 8erente Contrato
c&!t$at& se encuentren bien diligenciado, comercial
principalmente ue se
encu
en cuent
entre
ren
n esesti
tipul
pulad
ados
os los
los
mismos
mis mos t'rmin
t'rminos
os de re%eren
re%erencia
cia
ue determinaron inicialmente.

Contro
Cont rola
lamo
mos
s a dem
demss ue
ue se
encuentren las %irmas
correspondientes

El contrato debe identi%icarse, $

almacenarse en un lugar seguro
ante cualuier agente ue pueda
 

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ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

deteriorarlo
9 ue su recuperación sea %cil
para el personal autorizado para
su control.

Nos disponemos a comunicar al

pr
proc
oceso
eso de pl plan
ani%
i%ic
icaci
ación
ón para
para
ue
u e conoz
conozcan
can los t'rm
t'rmin
inos
os de
re
re%e
%ere
renc
ncia
ia del
del cont
contra
rato
to $ denden
inicio a sus actividades

+.2. ACT5ALI6ACIONES
FEC7A DE PARTE N5MERO DE MODIFICACIONES
MODIFICADA
MODIFICACION VERSION