Manual de Uso.

Módulo de gestión para administración de

consorcios.

Unidad 2
Proveedores y Pagos
Contenido
¿Cómo cargar un proveedor?.............................................................................................................. 2
Crear un proveedor desde la opción “NUEVO”............................................................................... 2
¿Cómo cargar Facturas, Notas de Débito y Notas de Crédito de Proveedores? ................................ 4
Creación de Conceptos Generales a través de la opción “NUEVO” ................................................ 4
Carga de Facturas desde el menú principal .................................................................................... 5
Cargar una factura de proveedor desde el panel de Facturas utilizando el botón “NUEVO” ........ 6
Cargar una Nota de Crédito o Débito de Proveedor ....................................................................... 7
Caso particular de heredar un consorcio con deudas a proveedores para los que no se cuenta
con el detalle de Facturas. .............................................................................................................. 9
¿Cómo cargar un Pago a Proveedores? .............................................................................................. 9
Cargar un concepto de pago desde el botón “NUEVO” .................................................................. 9
Carga de un pago a proveedores desde el menú principal. .......................................................... 10
¿Cómo consultar la Cuenta Corriente de un Proveedor? ................................................................. 11

1
¿Cómo cargar un proveedor?
A los fines de poder realizar las distintas operaciones que involucran proveedores (carga de
facturas, pagos, notas de débito, notas de crédito, consultas de cta cte, liquidaciones de expensas,
etc.) es necesario cargar previamente dichos proveedores.

Para realizar dicha tarea, una vez conectados al sistema debemos elegir en el menú desplegable
del margen superior derecho el consorcio para el cual se desean cargar proveedores y acto
seguido ir a la barra de menú superior a la opción “PROVEEDOR”

En nuestro caso será el “Consorcio Ejemplo” y una vez ingresado a la opción “Proveedor”
accederemos al panel de proveedores donde podremos cargar, consultar, modificar y eliminar
proveedores para el consorcio de manera sencilla.

Crear un proveedor desde la opción “NUEVO”

Haciendo click en el botón nuevo podremos acceder al menú de carga de proveedores. A modo de
ejemplo cargaremos el proveedor “Administrador de Consorcios” como se muestra en la siguiente
pantalla.
Datos básicos del Proveedor:

a) “Nombre”: completar con la Razón Social o nombre del Proveedor

b) “Rubro”: completar con el Rubro específico del proveedor
c) “CUIT”: completar con el CUIT del proveedor
d) “Telefono”: completar con el teléfono público del proveedor
e) “Telefono Privado”: completar con un teléfono directo de contarse con él
f) “Mail”: completar con el mail del proveedor de contarse con él
g) “Mostrar en Liquidación”: tildar esta opción si se desea que en la liquidación mensual de
gastos figuren los datos de contacto del proveedor independientemente de que ese mes
se hubieran realizado gastos o no. Los datos que se mostrarán son los introducidos en los
campos “Nombre”, “Rubro” y “Telefono”

Una vez completados los datos se irán cargando los proveedores y listando en la pantalla anterior
de la siguiente manera:

Nota: se deberán cargar todos los proveedores necesarios para trabajar.

¿Cómo cargar Facturas, Notas de Débito y Notas de Crédito de
Proveedores?
Nuestro sistema prevee la administración integral de proveedores ingresando los distintos
comprobantes que pudieran surgir de la operatoria normal de la administración.

Antes de proceder a la carga de estos comprobantes debemos introducir el concepto de

“Concepto general” que es la herramienta que utiliza el sistema para organizar los conceptos que
nuestros proveedores nos Facturan a fines de hacer más eficiente la Administración de Gastos.

Supongamos por ejemplo que deseamos cargar la Factura de “Honorarios” del proveedor
Administrador de Consorcio. Deberemos crear como se explica en el párrafo anterior el concepto
general “Honorarios”.

Para realizar esto debemos ir a la barra de menú superior a la opción “Configuración”, sub menú
“Concepto” y por último “Concepto General”

Nota: es importante destacar que a los fines de la liquidación de gastos, los conceptos que se utilizan en la
misma son los pagos a proveedores, concepto que veremos más adelante.

Accederemos así al panel de conceptos generales donde prodremos cargar, consultar, modificar y
eliminar conceptos de uso general.

Creación de Conceptos Generales a través de la opción “NUEVO”

Nuestro sistema prevee la utilización de múltiples Conceptos de utilización General para tener un
mayor control sobre los movimientos que realizan tanto las cuentas de Proveedores como las
Unidades del Consorcio y sus Caja.

Procederemos a cargar el concepto “Honorarios” para el proveedor “Administrador de

Consorcios” del consorcio “Consorcio Ejemplo” tal y como se muestra en la siguiente imagen:
Campos a la hora de cargar un concepto:

a) “Nombre”: Completar con el nombre que se desea darle al Concepto General

b) “Se usa en Unidades”: tildar si el concepto se utilizará para movimientos directos de
unidades relacionadas al consorcio.
c) “Se usa en Proveeores”: tildar si el concepto se utilizará para comprobantes de
proveedores.
d) “Se usa en Consorcio”: tildar si el concepto se utilizará para movimientos directos del
consorcio.

Una vez presionado “Guardar” se generará el “Concepto General” y se listará de la siguiente

manera:

Nota: se deberán cargar todos los conceptos necesarios para la carga de comprobantes de
Proveedores. Un mismo concepto podrá ser utilizado por más de un Proveedor.

Una vez cargados los conceptos generales necesario procederemos a la carga de los
comprobantes.

Carga de Facturas desde el menú principal

Para proceder a la carga de una factura de proveedor, debemos seleccionar en el menú superior la
opción “Caja” y luego la sub opción “Factura”, tal y como se muestra en la imagen a continuación:
Una vez hecho esto procederemos al panel de facturas de proveedores, donde podremos ingresar,
consultar, modificar y eliminar facturas de proveedores.

Cargar una factura de proveedor desde el panel de Facturas utilizando el botón

“NUEVO”
Presionando el botón nuevo, accederemos al panel de carga de factura. En este ejemplo
cargaremos la factura del proveedor “Administrador de Consorcio” del mes de “Enero 2015” por
“Honorarios” por “$3.000”. A continuación se grafica el ejemplo:

Campos a completar en la carga de una Factura de Proveedor

a) “Fecha”: completar con la fecha de la Factura

b) “Proveedor”: seleccionar del menú desplegable el proveedor deseado. Los mismos fueron
cargados previamente y su procedimiento se explica en este documento en la sección
¿Cómo cargar un proveedor?
 c) “Concepto”: seleccionar del menú desplegable el concepto general utilizado en la factura.
Los mismos fueron cargados previamente y su procedimiento se explica en este
documento en la sección Creación de Conceptos Generales a través de la opción “NUEVO”
d) “Detalle”: Completar con la aclaración de texto libre que usted considere necesaria
e) “Importe”: Completar con el importe final de la factura

Una vez cargados los campos, guardamos el comprobante presionando el botón “Guardar”

Todas las facturas que se carguen se irán listando en el panel de Facturas de Proveedores.

Cargar una Nota de Crédito o Débito de Proveedor

En esta sección explicaremos como cargar una Nota de Crédito o Débito de Proveedor.

Como el procedimiento es idéntico para ambos comprobantes ejemplificaremos solamente una

Nota de Crédito.

Para realizar la carga del documento debemos proceder al menú superior a la opción “Caja”, luego
la opción “Nota de Crédito” y por último “A proveedor”

Una vez cumplido esto accederemos al panel de Notas de Crédito de Proveedores donde
podremos cargar, modificar, consultar y eliminar Notas de Crédito de Proveedores.

A través del botón “NUEVO” procederemos al panel de carga de Notas de Crédito de Proveedor.

A modo de ejemplo cargaremos una Nota de Crédito del proveedor “Administrador de Consorcios”
por un importe de “$500”.
Nótese que los campos son idénticos a los de carga de Factura ejemplificados en la sección Cargar
una factura de proveedor desde el panel de Facturas utilizando el botón “NUEVO”

Una vez guardado el comprobante se listarán en el panel de Notas de Crédito de Proveedores los
comprobantes tal y como se muestra a continuación.

Para cargar Notas de Débito de Proveedores debe seguir los mismos pasos que para una Nota de
Crédito pero accediendo desde el menú principal a la opción “Caja”, “Notas de Débito”, “A
Proveedor”
Caso particular de heredar un consorcio con deudas a proveedores para los que no
se cuenta con el detalle de Facturas.
Dado este caso particular una solución operativa para poder registrar lo adeudado por el consorcio
a un proveedor en particular es crear el “Concepto General” “Saldo Anterior” (ver Creación de
Conceptos Generales a través de la opción “NUEVO”) y luego cargar una “Nota de Débito A
proveedor” utilizando dicho concepto (ver Cargar una Nota de Crédito o Débito de Proveedor).

¿Cómo cargar un Pago a Proveedores?

Los pagos a proveedores son conceptos muy importantes para el sistema ya que son los
comprobantes que se utilizarán para el cálculo de los gastos mensuales o expensas del consorcio.

Antes de proceder a la carga de los mismos deberemos crear los “Conceptos de Pago” de manera
similar a los conceptos generales utilizados en la carga de los demás comprobantes de
Proveedores, su finalidad es tener un mayor control de los conceptos pagados.

Para cargar un concepto de pago deberemos ir al menú superior a la opción “Configuración”,

luego a la opción “Concepto” y por último “Concepto de pago”:

Accederemos así al panel de “Conceptos de Pago” donde podremos cargar, modificar, consultar y
eliminar los distintos conceptos de pago necesarios para trabajar.

Cargar un concepto de pago desde el botón “NUEVO”

Presionando “NUEVO” procederemos al panel de carga de “Conceptos de Pago”. En este ejemplo
cargaremos el concepto de pago “Honorarios” para poder cargar el pago correspondiente.

Datos necesarios para la carga de conceptos de pago:

 a) “Nombre”: Completar con el nombre que desea asignarle al concepto
b) “Grupo de unidades”: seleccionar el grupo de unidades al que pertenecerá el gasto a fines
de que se aplique el porcentaje correspondiente según el reglamento de copropiedad. Los
grupos de unidades fueron cargados previamente (ver “Manual de Uso - Unidad 1 -
Consorcios y Unidades”, sección “Menú de carga de PORCENTAJES de Unidades”)
c) “Extraordinario”: tildar en los casos que el concepto de pago sea extraordinario

Una vez cargados los datos daremos “Guardar” y los conceptos generados se listarán de la
siguiente manera:

Una vez generado el concepto de pago procederemos a cargar un pago a proveedor.

Carga de un pago a proveedores desde el menú principal.

Para generar un pago a proveedores deberemos seleccionar en el menú principal, la opción “Caja”
y luego la opción “Pago”.

Accederemos así al panel de pagos, donde podremos cargar, modificar, consultar y eliminar pagos
realizados a proveedores.

Si se ha seguido el presente documento, presionando el botón “NUEVO” tendremos todo lo

necesario para cargar un pago a proveedor. En nuestro caso, cancelaremos nuestra deuda con el
proveedor “Administrador de Consorcios” de “$2500” por el concepto “Honorarios”
Datos necesarios para el ingreso de un pago:

a) “Fecha”: completar con la fecha en la q se realizó el pago

b) “Proveedor”: seleccionar del menú desplegable el proveedor deseado. Los mismos fueron
cargados previamente y su procedimiento se explica en este documento en la sección
¿Cómo cargar un proveedor?
c) “Concepto”: seleccionar del menú desplegable el concepto de pago deseado. Los mismos
fueron cargados previamente (ver Cargar un concepto de pago desde el botón “NUEVO”)
d) “Detalle”: completar con texto libre el detalle que usted crea necesario
e) “Utiliza Fondo de Reserva”: tildar si el pago se realizó del fondo de reserva, en caso de que
esto sea así, el pago se detallará en la liquidación de gastos mensuales pero no generará
un saldo a pagar para las unidades.
f) “Importe”: completar con el importe del pago realizado.

Una vez completados los campos y presionando el botón guardar, los pagos se listarán de la
siguiente manera.

¿Cómo consultar la Cuenta Corriente de un Proveedor?

En cualquier momento se podrá consultar la Cuenta Corriente de un Proveedor desde el menú
principal, accediendo a “Caja”, “Cuenta Corriente”, “De Proveedor”:
Esta acción nos llevará a la pantalla de consulta de Cuenta Corriente donde deberemos completar
el período de tiempo a consultar, en nuestro caso del 01/01/2015 al 01/02/2015, y el proveedor a
consultar. Por último haremos click en el botón de la “LUPA” y accederemos a los datos
consultados: