Manual Instructivo

Sistema Administracin de
Presupuestos






Pgina 2

ndice

1 Modulo Presupuesto ................................................................................................. 3
1.1 Ingreso al Sistema y Men Principal. ................................................................... 4
1.2 Generar un correcto ingreso de Presupuesto. ........................................................ 5
2 Modulo Proyecto ....................................................................................................... 8
2.1 Gua Instructiva para realizar un ajuste de Proyecto. ............................................ 9
3 Modulo rdenes de Compra .................................................................................. 11
3.1 Gua Instructiva para crear una Orden de Compra y Egresos. ............................. 12
3.2 Bsqueda de rdenes de Compra. ...................................................................... 13
4 Contabilidad ............................................................................................................ 14
4.1 Gua Instructiva para crear Ingresos. .................................................................. 15
4.2 Bsqueda de Egresos. ........................................................................................ 16
5 Reportes .................................................................................................................. 17
5.1 Gua Instructiva para Generar Reportes en Excel................................................ 18
6 Bodega ..................................................................................................................... 19
6.1 Gua Instructiva de Recepcin de Materiales. ..................................................... 20
6.2 Gua Instructiva de Solicitud de Materiales. ....................................................... 20
6.3 Bsqueda de Inventario. ..................................................................................... 21
7 Configuracin Sistema ............................................................................................ 23
7.1 Gua de Ingreso de Mantenedores. ..................................................................... 24















Pgina 3





















1 Modulo Presupuesto



















Pgina 4



























1.1 Ingreso al Sistema y Men Principal.

Para ingresar al sistema deber identificarse con su nombre de usuario y contrasea
asignada.


(Pantalla de Ingreso al Sistema).

Una vez ingresados los datos solicitados en la pgina anterior, se visualizar un men
con diversas opciones administrativas. Cada opcin corresponde a una seccin o
modulo del sistema los cuales, dependiendo del tipo de usuario, podrn ser visibles.


Pgina 5


(Pantalla Men de Seleccin de Mdulos).










1.2 Generar un correcto ingreso de Presupuesto.

Los siguientes pasos son para generar un correcto ingreso de un presupuesto:

Ingresar todos los datos solicitados en Datos Cliente del formulario de
creacin de presupuesto.
Luego, en Presupuesto oprima el botn para determinar la cantidad de
sub-tems que desee incorporar, teniendo en cuenta que el mximo permitido
es de 15 tems.
Si desea agregar ms tems, oprima el botn Agregar tems, ubicado en el
encabezado del presupuesto y luego vuelva a determinar la cantidad de sub-
tems a incorporar.
Ingrese todos los datos solicitados. Una vez digitados las cantidades y precios
unitarios, el total de cada sub-item aparecer automticamente al oprimir la
caja de texto.
Finalmente, una vez tenga todos los datos digitados en el Presupuesto, oprima
la caja de texto Total Neto para que automticamente genere el total de todos
los sub-tems ingresados.
En caso que el Presupuesto posea ciertas condiciones, incorporarlas en el
formulario. Para finalizar oprima el botn Guardar.


Pgina 6


(Pantalla de Creacin de Presupuesto).






Una vez ingresado el Presupuesto, puede efectuar una bsqueda en caso que se desee
editar el presupuesto o bien generar como proyecto el presupuesto creado.


Pgina 7


(Pantalla de Bsqueda de Presupuestos Creados).

Adems, puede realizar una impresin del documento de presupuesto una vez que el
proyecto haya sido generado.


(Pantalla Emergente de Impresin de Presupuesto).




Pgina 8

2 Modulo Proyecto















































Pgina 9

2.1 Gua Instructiva para realizar un ajuste de Proyecto.

Para realizar un ajuste de proyecto se deben realizar los siguientes pasos:

Buscar el proyecto apoyndose con los distintos filtros de bsqueda utilizados
para ello.
Seleccione el proyecto a ajustar, y oprima . Se abrir una pantalla de
edicin.
Ajuste los porcentajes de cantidad o de precio unitario segn estime
conveniente. Oprima el botn Guardar.
Puede realizar el proceso de ajuste cuantas veces estime necesario. Una vez
que no se efectuarn mas ajustes al proyecto, oprima el botn Cerrar
Definitivo para que el estado del proyecto cambie a Ajustado.


(Pantalla de Bsqueda de Proyecto).




Pgina 10


(Pantalla de Ajuste de Proyecto).

































Pgina 11


3 Modulo rdenes de
Compra













































Pgina 12


3.1 Gua Instructiva para crear una Orden de Compra y
Egresos.

Para crear una orden de compra, se deben realizar los siguientes pasos:

Seleccionar Proyecto, luego oprimir el botn buscar.
Se desplegara una lista de productos que corresponden a los sub-tems
incorporados en el proyecto. Deber seleccionar el proveedor al cual se
realizaran los pedidos de estos productos. Podr adems incorporar la persona
encargada de recibir dicha orden y un centro de costo (campos opcionales).
Luego, seleccionar los productos a solicitar y determinar la cantidad en cada
caso.
Finalmente, en el Formulario de Pago deber ingresar los pagos que recibir
el proveedor, a una cuenta determinada ingresada previamente en
Configuracin del Sistema. En caso de ser mas de un pago, oprima el botn
para agregar mas opciones de ingreso. Finalmente, oprima el botn
Guardar para cerrar el proceso de ingreso de Orden de Compra.


(Pantalla Orden de Compra).




Pgina 13

(Pantalla de Ingreso de Productos a Orden de Compra).








(Formulario de Pagos al proveedor).


3.2 Bsqueda de rdenes de Compra.

Para realizar una bsqueda de una orden, basta con seleccionar cualquiera de los
filtros de bsqueda determinados y oprimir el botn Buscar. Se desplegara una lista
con informacin preliminar. Para revisar el detalle de dicha orden de compra oprima el
botn y se desplegar una pantalla emergente con la informacin detallada de los
productos.


(Pantalla de Bsqueda de Ordenes de Compra).

Pgina 14




4 Contabilidad








































Pgina 15



4.1 Gua Instructiva para crear Ingresos.

Para ingresar los pagos relacionados con el cliente, debe seguir los siguientes pasos:

Seleccionar Cliente y Proyecto.
Ingresar los datos de cuenta a donde se depositar el pago. En caso de ser
varios pagos, oprimir el botn para agregar ms opciones y volver a ingresar
otros datos de cuenta.
Para finalizar oprimir el botn Guardar.
Si desea revisar los ingresos de pagos, oprimir en Ver Datos Ingresados.


(Pantalla de Ingreso de Pagos del Cliente).



















Pgina 16



4.2 Bsqueda de Egresos.

Para generar una bsqueda de los egresos, los cuales corresponden a los cobros de los
proveedores, debe seleccionar la orden y el mes en que se efectu la orden. Se
desplegara una lista de cobros. Seleccione de entre la lista los cobros que han sido
cancelados al proveedor y oprima el botn Guardar para que sean registrados en la
base de datos y cambien su estado a Pago Cancelado.



(Pantalla de Bsqueda de Egresos).























Pgina 17





5 Reportes







































Pgina 18




5.1 Gua Instructiva para Generar Reportes en Excel.

Para generar un documento Excel de reporte (Presupuesto, Proyecto, rdenes de
Compra, Ingresos, Egresos e Inventario) debe seguir los siguientes pasos:

Seleccionar Mes y Ao, oprimir botn Generar Reporte.
Se desplegara una lista de informacin los cuales podrn ser exportados a
documento Excel oprimiendo el botn Excel.


(Bsqueda de Informacin).


(Pantalla de Reporte de Presupuesto).





Pgina 19






6 Bodega







































Pgina 20





6.1 Gua Instructiva de Recepcin de Materiales.

Para realizar un correcto ingreso de materiales a bodega, es necesario que siga los
siguientes pasos:

Seleccione la Orden emitida correspondiente.
Ingrese la fecha de recepcin de los materiales junto con el nmero de factura
y la bodega en que sern almacenados dichos materiales.
Seleccione los materiales que han llegado junto con la factura y determine la
cantidad.
Finalmente oprima el botn Guardar.


(Pantalla de Recepcin de Materiales).

6.2 Gua Instructiva de Solicitud de Materiales.

Esta solicitud corresponde al pedido de materiales que el maestro de obra utilizar
para la elaboracin del proyecto y que son extrados de la bodega de donde se
encuentran. Para realizar la solicitud debe seguir el siguiente procedimiento.

Seleccionar Proyecto, Empleado (Maestro de Obra que solicita los materiales) y
Fecha.
Seleccione de la lista Productos en Bodega los materiales que se extraern de
la bodega. Luego en la lista de Productos Solicitados determine la cantidad a
extraer de la bodega.
Finalmente oprima el botn Guardar.
Luego de oprimir el botn Guardar, se abrir una pantalla emergente con la
solicitud para imprimir.

Pgina 21



(Pantalla de Solicitud de Materiales).

6.3 Bsqueda de Inventario.

En esta seccin se podrn visualizar en una lista todos los materiales que se
encuentren disponibles en todas las bodegas. Adems, podr realizar una bsqueda,
mediante los filtros correspondientes, de los materiales que desee observar.

En esta lista podr ver el detalle de los materiales al oprimir el botn . Se
desplegara una pantalla emergente en donde se podrn observar si se encuentran
todos los materiales solicitados en una orden o si an faltan materiales por llegar.


(Pantalla de Inventario).


Pgina 22


(Pantalla emergente de Detalle de Materiales).


































Pgina 23


7 Configuracin Sistema











































Pgina 24

7.1 Gua de Ingreso de Mantenedores.

En esta seccin se debern ingresar todos los datos (Empleados, Proveedores,
Clientes, Bancos, Bodegas, Cuentas Bancarias, Cuentas de Usuario) que el sistema
utilizar para llevar a cabo los procesos administrativos. Cabe sealar que es muy
importante llenar los mantenedores con informacin para el funcionamiento ptimo de
este sistema.

En cada mantenedor se solicita ingresar distintos datos. Los campos obligatorios son
representados por el smbolo (*) y representan mayor importancia que lo no
obligatorios. Sin embargo, cabe sealar que los campos no obligatorios corresponden a
informacin complementaria del mantenedor y no significa que no sean importantes en
un futuro, por lo que de igual manera es recomendable incorporar todos los datos que
son solicitados.

Una vez que se han incorporado toda la informacin, deber oprimir el botn
Guardar para que sean almacenados en la base de datos del sistema. En caso que
desee ver los datos ingresados, simplemente debe dirigirse a la izquierda del botn
Guardar y oprimir en Ver Datos Ingresados para que aparezca una lista de todos
los datos almacenados en la base de datos.



(Pantalla de Ingreso de Mantenedor de Empleado).













Pgina 25