Administración

Administrar es llevar a cabo distintas actividades enfocadas a controlar el manejo

de negocios, organizaciones, recursos (tanto materiales como humanos), con un
fin o propósito (objetivos).
CADENA DE VALOR:
o Materia prima
o Mano de obra
o Gastos de capital
o Publicidad
o Transporte
o Embalaje
o Impuestos
o Utilidad

DINERO: es un conjunto de monedas metálicas cuñadas y billetes de papel a los

que se les da un valor.
PRECIO: valor económico que le damos a las cosas
ACTIVIDAD: orden, organización, negocio, empresa, estado, etc.
ACCIÓN: es poner en práctica el conocimiento organizado a través de la
experiencia adquirida y del conocimiento de la administración.
Tiene características que la hacen o que le dan:
ESPECIFICIDAD: la administración es específica, y acompaña a otras ciencias,
pero únicamente las auxilia (bancos, hospitales, iglesias, universidades,
gobiernos, etc.), ya que cuenta con características propias.
VALOR INSTRUMENTAL: el fin que obtendremos por la administración será el
resultado, en la forma que se ha practicado (llevado a cabo), ya que la
administración solo es un medio para conseguir un resultado determinado.
INTERDISCIPLINARIA: la administración se relaciona con todas aquellas ciencias
y técnicas con el fin de lograr resultados en el trabajo.
FLEXIBLE: la administración se adapta de acuerdo a las necesidades propias de
cada empresa o institución, ya que se enfrenta a los retos y cambios en un mundo
globalizado.
 ¿Quiénes integran la empresa?

Personas que cubren y mantienen los cargos con aptitudes, capacidades y

conocimientos, se integran para crear un proceso armónico en áreas específicas
de la estructura de la organización.

DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

ORGANIZACIÓN: grupo de personas que se integran en tareas específicas y

pueden crear valor agregado.
VALOR AGREGADO: es el valor adicional que se adquieren los bienes y servicios
al ser transformados durante el proceso productivo. Sus componentes son: mano
de obra, materias primas, depreciación, intereses pagados, arrendamientos,
impuestos y utilidades de la empresa.
VALOR: importancia que le damos a las cosas, ya sea por su precio o valor
estimativo (subjetivo).
Al valor de los objetos, se le añade la publicidad, el transporte, el empacado, los
impuestos, la ganancia o utilidad, la facturación, los costos indirectos o
administrativos, la marca registrada, etc.
Cuando se compra una empresa también se adquiere la cartera de clientes,
proveedores, acreedores o deudores, la infraestructura, publicidad, etc.
EMPRESA: es una organización o institución dedicada a actividades con fines
económicos, comerciales o sin fines de lucro, para satisfacer necesidades de
bienes y servicios de la sociedad.
¿Qué integra? Elementos humanos, materiales y técnicos que hacen uso de
factores productivos.
Los factores productivos son trabajo, materia prima, capital y tecnología
EJEMPLOS: un negocio, una oficina de gobierno, una empresa paraestatal,
hospitales, universidades, asociaciones civiles.
 PRINCIPIOS GERENCIALES DE LA ADMINISTRACIÓN

1. Planeación
2. Organización
3. Integración o desarrollo de personal
4. Dirección
5. Control

Hay agentes externos que influyen en las actividades específicas, como

económicos, tecnológicos, sociales, políticos, religiosos, ecológicos y éticos. Son
limitaciones para las empresas.
EJEMPLO: No habrá una fábrica de Rolls Royce en México, ya que no es
mercado para ese tipo de automóviles.

La tecnología (era de la información)

En la época actual, nuevos avances se integran. El internet es una red de
información a nivel mundial interconectada, mediante la cual se puede ofrecer una
gran diversidad de servicios: comercio móvil, comunicación social, medios
noticiosos, biomédica, seguridad, etc.
ECOLOGÍA: rama de la biología que estudia la interrelación de diferentes seres
vivos entre sí y su entorno.
ÉTICA: buscar fundamentar la manera de vivir conforme al pensamiento humano.
MORAL: se basa en obediencia a las normas, costumbres, preceptos o
mandamientos de cultura o religiosos. La conducta humana define lo correcto e
incorrecto, lo bueno y lo malo.

Historia
Frederick Taylor (Administración Científica)
Henri Fayol (Teoría de la Administración Moderna)
  PRINCIPIO 1: PLANEACIÓN

Selección de misiones y objetivos, así como de las acciones para lograrlos. Lo

anterior requiere tomar decisiones, elegir una acción, al menos entre dos
alternativas (preferentemente entre varias alternativas).
PLANEAR: elegir misiones y objetivos, así como acciones para alcanzarlos, lo que
requiere decidir.
NOTA: en la planeación se requiere tomar decisiones, lo que representa que la
opción que decidamos es la que nos proporciona el mayor beneficio o cubre
nuestras expectativas de manera conveniente.
Cuando existan más opciones, es cuando verdaderamente surge la planeación y
la toma de decisiones se lleva a cabo.
Tipos de planes
1. Misiones o propósitos

 Se utilizan de modo indistinto. Definen la función o actividad

fundamental de la empresa u organización. Su razón de existir;
puesto que cubre necesidades básicas que la sociedad les asigna.

 Las empresas producen bienes y servicios, los tribunales imparten

justicia, la universidad forma profesionales a través de la enseñanza,
la investigación científica, como también proporcionar servicios a la
comunidad. Corresponde a todas las organizaciones tener un fin
establecido

2. Objetivos o metas

 Los fines hacia los que se dirige la actividad. También hacia quiénes
se dirige la organización, integración de personal o staffing, la
dirección y el control

 Tener un fin, actuar en una determinada dirección, hacia un

propósito y llegar a resultados deseados, todo está encaminado
hacia acciones específicas.
  Hacer notar que ambos términos se utilizan de manera indistinta.
Aunque podemos hacer notar que meta son pasos cortos a realizar,
objetivo es más amplio o general, pero todos están encaminados
hacia alguna acción específica.

3. Estrategias

 Determinar objetivos básicos a largo plazo de una empresa, la

instrumentación o implementación de cursos de acción, y asignación
de recursos necesarios para alcanzar los objetivos.

 Concepto que los militares han utilizado de manera amplia para

referirse a los planes de acción de lo que pueda hacer el enemigo.

 Es el plan que integra las principales metas y políticas de una

organización con una serie de pasos, de acciones a llevar a cabo.

 Al ejecutarse los objetivos, estos deberán ser claros y precisos.

4. Políticas

 Son guías de pensamiento llevadas a la acción

 Son declaraciones o interpretaciones generales que orientan o

dirigen las reflexiones para la toma de decisiones. Al definir las
reflexiones, es el hecho y efecto de considerar algo, con
detenimiento.

 Ayudan a solucionar problemas antes de que se vuelvan complejos.

 También se les llama normas, que están establecidas por la

dirección, un área, una sección o departamento para regular el
funcionamiento de una empresa.

 Si no son obedecidas no ponen en riesgo a la empresa, solo se

sanciona, son flexibles

5. Reglas

 Principio que se impone o se adopta para dirigir la conducta a

realizar una serie de acciones o su ausencia.
  Son necesarias o específicas, en las que no se permite la discreción.

 El hacer o no hacer una serie de acciones, su cumplimiento es de

carácter obligatorio.

 La finalidad de una regla es manifestar una decisión, sobre si cierta

acción debe llevarse a cabo o no.

 A diferencia de las políticas, estas tienen el propósito de orientar a

tomar sus decisiones de manera discrecional, en tanto que las reglas
no permiten discreción en su aplicación.

6. Procedimientos

 Planes que establecen un método por etapas de actuación necesario

para complementar pasos, actividades futuras.

 Es una serie de actividades o etapas que se llevan a cabo de

manera cronológica de acciones requeridas o necesarias, son
lineamientos para actuar (más que para pensar), y detallan la
manera exacta en que deben realizarse

7. Programas

 Los programas son un complejo de metas, políticas, procedimientos,

reglas, asignación de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y
otros elementos necesarios para poder llevar a cabo, se sustentan
en un presupuesto que permite poder cumplirlo.

 Son conceptos que ya manejan, como:

 Programa de obra, para elaborar una pieza o partes de un

producto que se fabrica por etapas hasta su elaboración final.

8. Presupuestos

 Es un informe detallado de resultados esperados, en términos

numéricos, también se les llama plan cuantificado, presupuesto
financiero-operativo, también plan de utilidades y se representa en:
 horas-hombre, unidades de producto, horas-máquina, esto es
cualquier término numérico medible.
 Un presupuesto de gastos, un presupuesto de inversión.

 Es una previsión, proyección o estimación de gastos.

Pasos de la planeación

Los pasos que se listan a continuación son de aplicación general; sin embargo, en
la práctica se debe estudiar lo factible, que son los posibles cursos de acción en
cada etapa.

1. Estar atento a las oportunidades.

Tanto en el ámbito externo e interno de la organización. Es el punto de

inicio de la planeación, todas las oportunidades deberán ser analizadas,
estudiadas con objetividad y entender la posición de la empresa, ante las
oportunidades que se le presentan y con objetividad o claridad resolver ante
nuestras fortalezas y debilidades para enfrentar los retos. La planeación
requiere un diagnóstico realista de la situación de oportunidad. A la luz de:
el mercado, competencia, deseo de los clientes, cambio en los aspectos
económicos, sociales, políticos.

2. Establecer objetivos.

Para toda la empresa y luego para cada unidad de trabajo, en la estructura

del organigrama. Esto debe realizarse tanto en el corto, como largo plazo.
Los objetivos determinan los resultados esperados y lo que desea lograrse
en toda la estructura piramidal.

Ejemplos: Dónde queremos estar, qué deseamos hacer y cuándo.

3. Desarrollo de premisas.

Establecer premisas de planeación, tales como las políticas básicas, los

planes existentes, así como los pronósticos.

Las premisas son supuestos sobre el ambiente en el que se desarrollará el

plan. Los pronósticos son importantes en el establecimiento de premisas:
 ¿Qué tipo de mercados habrá?, ¿qué niveles de sueldos?, ¿qué
productos?, ¿qué desarrollos tecnológicos?, ¿qué volumen de ventas?

4. Determinar cursos alternativos.

Buscar y examinar cursos de acción, analizar todas las posibilidades, aun

las que no son evidentes. A menudo, las menos obvias demuestran ser la
mejor, pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas
razonables.

Ejemplo: ¿Cuáles son las alternativas más viables para cumplir con los
objetivos propuestos?

5. Evaluar los cursos alternativos.

Ya teniendo los cursos propuestos para llevar a cabo y examinado sus

puntos fuertes y débiles, se requiere sean evaluados frente a las premisas y
metas que se establecen. Al comparar los planes alternativos para alcanzar
un objetivo, se debe considerar:

FACTORES CUANTITATIVOS, factores que se miden en términos

numéricos.

FACTORES CUALITATIVOS O INTANGIBLES, que son difíciles de medir

numéricamente, como el riesgo de los cambios tecnológicos, condiciones
políticas o económicas a nivel mundial. Para evaluar y comparar los
factores intangibles de un problema, se deben identificar y después si se les
puede asignar un valor cuantitativo, calificarlo y comparar su incidencia en
los resultados, con los factores cuantitativos.

Se pueden utilizar 3 enfoques.

1) Experiencia
2) Experimentación
3) Investigación y análisis
Generalmente la elección la llevamos a cabo por la experiencia. Si la
persona analiza con detenimiento, más que hacerlo por sentimiento (a
ciegas), y extrae los motivos fundamentales de éxito o fracaso, que le
sea útil para decidir.
SI decide por la experimentación o investigación y análisis, entre estas
alternativas, es probar y analizar cada una de las alternativas con
detenimiento y ver qué ocurre; en la administración, la forma en que un
 gerente puede estar seguro de que algunos planes son viables, es
probar las alternativas y decidirse.
EJEMPLO: ¿Qué alternativa ofrece mayores posibilidades de cumplir las
metas al menor costo y con mayores utilidades?
6. Seleccionar un curso

Cuando tomamos la decisión final sobre el curso de acción a tomar y al

evaluar los cursos alternativos, puede ser que dos o más son aconsejables
y el gerente puede utilizarlos, en lugar del mejor.

7. Formular planes derivados

Casi siempre se necesitan más opciones, lo cual indica que casi siempre se
requieren planes derivados para apoyar el plan básico, compra de equipo,
compra de materiales, contratar y capacitar empleados, desarrollar un
nuevo producto.

8. Cuantificar los planes

Cuantificarlos y convertirlos en costos, si se calculan bien los presupuestos

se convierten en medios para sumar todos los planes y establecer
estándares, contra los que se puede medir el progreso de la planeación.

EJEMPLOS: volumen, precio de las ventas, gastos de operación necesarios

para los planes, inversión en bienes de capital.

Estrategias, políticas y premisas de planeación

La planeación se lleva a cabo en un ambiente de incertidumbre, analizar la

situación actual y la que se espera a futuro, planear la dirección de la empresa y
desarrollar medios para lograr la misión, no es tarea fácil, identificar y analizar
factores internos y externos, serán los mismos el mes próximo, más complicado
aún a varios años, por lo tanto, solo se hacen supuestos o pronósticos a futuro.

 La naturaleza y el propósito de las estrategias y políticas.

Están estrechamente relacionadas, ambas orientan, la base de planes

operativos e inciden en todas las áreas de la administración.
  Definir la estrategia

Se refiere a determinar la misión, los objetivos básicos a largo plazo de una

empresa y emplear cursos de acción y contar con los recursos necesarios
para alcanzar las metas u objetivos que son parte de la formulación de la
estrategia.

 Definir las políticas

Que son declaraciones que orientan a reflexionar por parte de los gerentes
para la toma de decisiones, casi nunca requieren una acción, solo tienen el
propósito de orientar, al compromiso con la decisión que tomaron.

La esencia de la política es el criterio y la estrategia a la dirección o sentido

en la que se aplicarán los recursos humanos, materiales, económicos, y
alcanzar los objetivos.

Principales tipos de estrategias y políticas

Para una empresa que busca obtener utilidades, se encuentran en sus áreas
como son las finanzas, organización, personal, relaciones públicas, productos o
servicios y marketing.
Se analizarán:
La empresa ofrece bienes y servicios y busca satisfacer a los consumidores, en un
sentido real, recompensando a la empresa por medio de las ventas, que se
traduce en utilidades.
En el caso de productos, los planteamientos y preguntas clave que deben
cuestionarse son: ¿cuál es el giro de nuestra empresa?, ¿quiénes son nuestros
clientes?, ¿qué quieren nuestros clientes?, ¿cuánto comprarán nuestros clientes y
a qué precio?, ¿cuál es nuestra ventaja competitiva?, ¿qué utilidades podemos
esperar?
Marketing

Es un conjunto de técnicas y estudios que tienen como objeto estudiar el

comportamiento de los mercados y consumidores, analiza la gestión comercial de
la empresa con la finalidad de captar clientes, satisfacer las necesidades y deseos
de los mismos.
Algunos objetivos de la mercadotecnia son:

 Estudiar las necesidades de los consumidores, y cómo satisfacen las

mismas
 Convencer a las personas de comprar el producto
 Captar la atención a través de la publicidad
 Aclarar cualquier duda que tengan los consumidores para garantizar la
compra
 La mercadotecnia suele concentrar sus actividades en las 4P: producto,
precio, plaza y publicidad

NOTA: Ha sido creado para satisfacer las necesidades del mercado (clientes) a
cambio de beneficios para las empresas

En el caso de la mercadotecnia, las preguntas clave sirven de guía para crear

estrategias como: ¿En dónde están nuestros clientes y por qué compran?, ¿cómo
compran nuestros clientes?, ¿cuál es la mejor forma de que vendamos?, ¿cómo
podemos atender mejor a nuestros clientes?, ¿ofrecemos algo diferente que los
competidores?
  PRINCIPIO 2: ORGANIZACIÓN

Para que una función organizacional exista y se establezca para las personas
debe tener:
1) Contener objetivos definidos
2) Claro concepto de actividades o responsabilidades
3) Determinar de manera específica las funciones por parte de las personas,
así como de quien tiene la autoridad, para cumplir con las metas
En la estructura deben quedar establecidas las tareas específicas que cada
persona deberá asumir con responsabilidades, así como obtener resultados a
través de la comunicación para especificar y clarificar correctamente los objetivos
de cada una de las áreas de la empresa.
ORGANIZACIÓN: estructura intencional y formal de funciones o puestos. Es
intencional por estar establecida con objetivos claros, así como funciones en cada
una de las áreas específicas. Es formal porque se estructura a través de
actividades específicas a cumplir por cada departamento en la estructura de la
empresa.
La organización se establece con dos estructuras:
ORGANIZACIÓN FORMAL: estructura intencional de funciones en una empresa
formalmente organizada. Para que un gerente pueda llevar a cabo sus actividades
en una estructura organizacional deberá fomentar el desempeño individual y
ayudar a mantener las metas del grupo, debe ser flexible y permitir la aportación
individual, fomentar el talento, la creatividad, así como el reconocimiento a las
capacidades de quienes integran la empresa.
ORGANIZACIÓN INFORMAL: red de relaciones interpersonales que surgen
cuando los individuos se asocian entre sí, podemos pedir ayuda a quien
conocemos, no importando de qué área o departamento sea. La organización
informal es una red de relaciones interpersonales que surgen cuando los
individuos se asocian entre sí, grupos de diferentes áreas que comparten gustos,
afinidades y se reúnen para establecer vínculos de amistad o trato.

División organizacional:
La acción de organizar comprende, entre otras acciones, establecer
departamentos. El término departamento designa un “área”, una división o
unidades específicas de una organización, sobre la cual un gerente o jefe tiene
autoridad para el desempeño de las actividades establecidas.
DEPARTAMENTO: un departamento determina un área específica que influencia
para una cierta cantidad de actividades o funciones, con metas y objetivos
específicos, puede ser la división de producción, el departamento de ventas, la
unidad de la costa oeste, la sección de investigación de mercados o la unidad de
cuentas por cobrar. La finalidad de esta división es la de optimizar con eficiencia la
estructura de la organización.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: La cantidad de subordinados que es
posible tener de manera directa limitaría el tamaño de las empresas de no ser por
la departamentalización. Agrupar actividades y personas en departamentos
permite que la organización se extienda, al menos en teoría a un grado indefinido.
Se analizarán estructuras de organización, desarrollados a partir de la lógica y la
práctica. Son una referencia porque no existe una única y mejor forma de crear
departamentos, los modelos utilizados, dependerán de cada situación (o
necesidad) y de lo que los jefes consideren les dará el mejor resultado.
DIFERENTES TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN:
 Por funciones de la empresa: agrupar las actividades según las funciones
que decida la empresa llevar a cabo. Refleja lo que esta hace, sus
funciones básicas son:

 Producir (crear utilidad o agregar utilidad)

 Vender (encontrar usuarios, pacientes, clientes, estudiantes,
personas que estén de acuerdo en aceptar el producto o servicio a
un precio o costo)
 Financiar (reunir, cobrar, ahorrar, distribuir los ingresos por ventas,
gastar de manera eficiente los ingresos).

Todos se deben agrupar de manera conveniente en departamentos como:

 Ingeniería
 Producción
 Ventas o marketing
 Finanzas

La departamentalización funcional es el sistema que más se emplea para

organizar actividades y está presente, al menos en algún nivel, en la
estructura organizacional de casi cualquier empresa.

Presidente

Asistente Personal

Comercialización
Ingeniería Producción Finanzas
o marketing

Investigación de Administración de Planeación de Planeación

mercados la ingeniería producción financiera

Planeación de la Ingeniería
Diseño preliminar Presupuestos
comercialización industrial

Publicidad y Ingeniería Ingeniería de Contabilidad

promoción eléctrica producción general

Administración de Ingeniería Contabilidad de

Compras
las ventas mecánica costos
 Ventas Montaje procesamiento de
hidráulica
datos

Producción
Empaque
general

 Por territorio o área geográfica: esta es común en empresas que operan en

grandes áreas geográficas o en todo el territorio.
Control de calidadEsta departamentalización
la utilizan empresas de gran tamaño o compañías que sus actividades se
despliegan de manera física o geográfica. Adoptan esta forma
organizacional en su esfuerzo por proporcionar servicios similares de
manera simultánea en todo el territorio nacional.

Presidente

Comercialización
Personal Regiones Compras Finanzas
o marketing

Región Occidente Región Suroeste Región Centro Región Sureste Región Este

Coordinación de
Administración

Ingeniería

Producción

Contabilidad

Ventas
  Por grupo de clientes: agrupación de las actividades de una empresa que
reflejen un interés primario en los clientes. Cada grupo de clientes es
administrado por un gerente de departamento, quien lleva a cabo sus
actividades con el fin de atender los requisitos de grupos bien definidos.

Presidente

Préstamos
Banca Banca Banca
inmobiliarios e Banca agrícola
comunitaria empresarial institucional
hipotecarios
  Por producto: para empresas con líneas de producción variadas y a gran
escala, la agrupación de sus actividades con base en sus productos o
líneas de producto; es práctico para quienes diversifican en su producción y
la complejidad que para estos representa el control, supervisión en cada
línea.

Presidente

Comercialización
Personal Compras Finanzas
o marketing

División de División de
División de División de luces
mediciones herramientas
instrumentos indicadoras
electrónicas industriales

Ingeniería Contabilidad Personal Ventas

Autoridad y poder
Poder es un concepto amplio y por esa razón lo trataremos de inicio.
 PODER: capacidad que tienen los individuos o grupos para inducir o influir
en las creencias o acciones de otras personas o grupos. Cuando el poder
surge de la experiencia de una persona o grupo, se está frente al poder del
conocimiento. Médicos, abogados, profesores, etc. pueden influir de
manera importante en los demás, porque son respetados por su
conocimiento especializado.

Podemos establecer tres tipos de poder:

 Poder de referencia: influencia que personas o grupos pueden

ejercer en otros porque los demás creen en ellos y sus ideas.

 Poder de recompensa: capacidad que una persona tiene para

otorgar recompensas.
  Poder coercitivo: derecho de castigar a un subordinado con el
despido o la retención de aumento de sueldo porque está
condicionado al hacer o no.

Requisitos del poder

Según Jeffrey Pfeffer, investigador de la Universidad de Stanford sobre
liderazgo, recursos humanos y poder en las organizaciones, para tener
poder se necesita cubrir tres aspectos:
1) Voluntad o el interés de ejercer el poder
2) La habilidad para hacerlo
3) Un cargo en la estructura organizacional que lo otorgue

Además, Pfeffer menciona seis características personales, que son

fuente de poder:
1) Energía, resistencia y fuerza física
2) Enfoque en el objetivo
3) Sensibilidad hacia los otros
4) Flexibilidad
5) Tolerancia al conflicto
6) Afabilidad

 AUTORIDAD: derecho inherente a un cargo, de ejercer discrecionalidad en

la toma de decisiones que afectan a otros.

La autoridad en el contexto administrativo está identificada con la base

legítima del poder y se puede definir como “el derecho legal de ordenar a
otros una acción y de exigir su cumplimiento”. Sin embargo, la obediencia
se gana de varias maneras: por persuasión, sanciones, solicitudes,
coerción, restricción o fuerza.

Una persona con autoridad influye en la actividad o comportamiento de otro

individuo o de un grupo. Sin embargo, una persona puede contar con esta
influencia sin tener autoridad, esto es, no tiene ningún derecho oficial o
legal a ordenar o imponer una acción a otros.

 ESTILOS DE DIRECCIÓN:

 Autocrático o autoritario: el jefe impone las normas y sus criterios, sin

consultar con sus subordinados. Es el jefe quien diseña, planifica y
 asigna el trabajo. El grado de autoridad es alto y se genera un
ambiente de trabajo tenso.

 Laissez Faire (dejar hacer): Establece una actitud protectora con los
subordinados. No interviene en las decisiones, no motiva, no da
instrucciones de trabajo, deja libertad de actuación, los cuales
realizan libremente su trabajo, tomando sus propias decisiones. Este
tipo de dirección conduce a un desequilibrio o desconcierto, al no
estar definidas las acciones de trabajo (liberal).

 Democrático: mantiene un equilibrio entre autoridad y metas

(definiendo acciones y direccionando estas) y la libertad de los
empleados, que participan en la toma de decisiones. Contribuye a
crear un clima agradable de trabajo, da oportunidad de interactuar a
los subordinados y fomentar la participación.

Algo interesante para comentar como parte del conocimiento.

Como definición actual de “guiar”, se propone como liderazgo:

cualquier intento expresado de influenciar e impactar la conducta de
otras personas.

El liderazgo es una acción sobre personas, no sobre máquinas o

aparatos. Indica mucho más en sentimientos, intereses,
aspiraciones, valores, actitudes y todo tipo de reacciones humanas.

El líder hace que los otros hagan. Entonces, debe tener la capacidad
de entender por qué la gente actúa y sabe manejar todos esos
“impulsos”, es decir, las motivaciones.

CONCLUSIÓN: todo líder es un motivador. Un motivador es un

manipulador.

Toda conducta de liderazgo, por definición, mira al futuro, porque lo

que el líder pretende que se haga, aún no está hecho. Y nadie
predice conductas si no conoce a la gente.

Asimismo, se involucra la capacidad de CONTROLAR las

actividades hacia los objetivos propuestos: líder no es solo quien
inicia el movimiento, sino quien lo dirige y si es el caso, lo detiene.
Por último, el líder requiere autoridad y PODER.
 El poder es la base del impacto e influencia del líder sobre el
seguidor.

 RELACIONES ORGANIZACIONALES

Para promover el funcionamiento efectivo de las organizaciones formales, se

requieren varias relaciones de autoridad. Estos tipos de autoridad, que se
extienden por toda la estructura organizacional dan origen a varias relaciones
formales entre los gerentes de las unidades organizacionales, y estas relaciones
son necesarias para hacer que la organización (empresa) funcione de manera
adecuada.

TIPOS DE AUTORIDAD:
a) Autoridad de línea ____: la relación de autoridad superior-subordinado por
la cual un superior toma decisiones y las comunica a un subordinado, quien
a su vez toma decisiones y también las comunica a un sub-subordinado, y
así sucesivamente, forma una línea desde la cumbre hasta el nivel inferior
de la estructura organizacional. Esta línea de autoridad da origen al nombre
de autoridad de línea.

Esta línea consta de una serie ininterrumpida de pasos de autoridad y

forma un arreglo jerárquico presente en todo tipo de organización formal
(esto es, presidentes a vicepresidentes, a jefes de departamento, y así
sucesivamente).

b) Autoridad de staff -------: la palabra staff significa literalmente “bastón que

se lleva en la mano para apoyarse”. De aquí que la autoridad de staff
originalmente significara “autoridad utilizada para apoyar a la autoridad de
línea”. Este concepto existe en la actualidad y es válido. En tanto que el
funcionamiento de línea tiene autoridad directa sobre otros individuos y
puede ordenar que las ideas sean utilizadas, una persona de staff por lo
general debe “vender” sus ideas al personal de línea. Es como el
organigrama de la organización informal, pero de autoridad, no solo de
relaciones.

Es un apoyo con sus conocimientos y experiencia para la mejor toma de

decisiones, por quienes deberán tomar esas decisiones, apoyados en estos
grupos staff.
 Cuando tanto las autoridades de línea como de staff están incluidos en una
organización, esta se conoce como de staff, esto es, dentro de las
relaciones organizacionales.

NOTA: es útil recordar que, si la autoridad sobre las actividades está

directamente relacionada al logro de los principales objetivos, las
autoridades son de línea, en contraste, si la autoridad sobre las actividades
está relacionada indirectamente al logro de los objetivos principales, las
unidades son de staff.

 PRINCIPIO 3: INTEGRACIÓN DE PERSONAL

Pocos ejecutivos pondrán en duda que las personas con talento son importantes
para la actividad efectiva de una compañía. Los gerentes también declaran que las
personas son el capital más importante ya que se invierte una fuerte cantidad de
dinero en la búsqueda de talento (reclutamiento), selección y capacitación de las
personas.
Lo importante aquí es reconocer que la integración de personal es una función
decisiva de los gerentes que bien puede determinar el éxito o el fracaso de una
empresa.
La función gerencial de integración de personal o staffing se define como: “cubrir y
mantener cubiertos los cargos (puestos) en la estructura de la organización”. Esto
se lleva a cabo al identificar las necesidades de la fuerza de trabajo, ubicar los
talentos disponibles y reclutar, seleccionar, colocar, promover, evaluar, planear las
carreras profesionales, compensar y capacitar o desarrollar de otra forma a los
candidatos y ocupantes actuales de los puestos para que cumplan sus tareas con
efectividad y eficiencia y, por lo tanto, eficacia.

 Efectividad: es el logro de objetivos

 Eficiencia: alcanzar los fines con el mínimo de recursos
 Eficacia: la suma de ambos
TEMAS PRINCIPALES EN ESTE PRINCIPIO
1) Reclutamiento de personal: el personal de una organización constituye su
recurso más importante y el que solo se puede obtener mediante los
esfuerzos de reclutamiento; la dotación efectiva de personal comprende el
desarrollo y mantenimiento de los recursos humanos y solo podrán ser
reclutados y seleccionados los solicitantes calificados.

El reclutamiento de personal, como primer paso en este proceso, es un

análisis de las necesidades de la empresa, los puestos que hay que cubrir,
las funciones que se desarrollarán y determinar si es posible disponer del
personal que ya se encuentra dentro de la empresa o bien hacerlo de
manera externa a quienes ocuparán los puestos vacantes.

El reclutamiento es un conjunto de procedimientos orientados a captar

candidatos potencialmente capacitados y capaces de ocupar esos puestos
dentro de la empresa.

Proceso en el reclutamiento de personal: cuáles son los puestos vacantes y

las razones por los que se dan estos (renuncia, nuevos puestos, por
jubilación, despido, fallecimiento, enfermedad de trabajo, maternidad,
enfermedad, permisos, contratación temporal).

Tipos de reclutamiento:

 INTERNO: cuando se da la vacante y la empresa trata de

cubrirlas con su propio personal. Ventajas: ahorro para la
empresa en ciertos gastos como pagar publicidad en avisos,
medios (internet, revistas especializadas), reacomodo de los
empleados en los puestos a cubrir de forma casi inmediata,
reconocer en los candidatos de sus capacidades y ser
tomados en cuenta, motivación en la fuerza laboral para
desarrollarse dentro de la misma, se fomenta la competencia
en el personal ante las oportunidades.

 EXTERNO: cuando no se cuenta con la persona con el perfil

del puesto y esto puede ser si es de reciente creación

Medios de reclutamiento externo: internet, correo

electrónico, revistas especializadas, prensa, recomendaciones
entre empleados, organizaciones profesionales y embajadas.
Ventajas: nuevos enfoques, experiencias a la organización,
 se pueden aprovechar las experiencias y grados de
conocimiento.

2) Selección: la selección de personal es el proceso de determinar cuáles de

entre los solicitantes para ocupar el puesto son los que mejor cubren los
requisitos y se les da la oportunidad para integrarse en la empresa.

¿Cómo se lleva a cabo? Por medio de procedimientos, así como pruebas a

los candidatos adecuados para ocupar el puesto, es un proceso que provee
los recursos humanos adecuados, asegurando su profesionalismo, nivel de
conocimientos, valores, etc. para desempeñar el puesto.

En el caso de los puestos de nueva creación es importante establecer la

descripción del puesto y consiste en enumerar y definir las funciones y
responsabilidades en cada uno de los puestos laborales establecidos en la
estructura organizacional. En esta descripción, se incluyen habilidades,
actitudes, así también, los conocimientos necesarios, nivel educativo y
formación, nivel de experiencia en áreas específicas y responsabilidades.

PROCESO DE SELECCIÓN:

1. Ingreso de solicitudes: tanto espontáneas o por la oportunidad de

vacantes

2. Preselección: entrevista rápida por vía telefónica. Preliminar y

descartar a los primeros aspirantes y pasar a un proceso más
profundo.

3. Llenado del formato de solicitud: sobre la base de información

específica que la empresa desea saber sobre el aspirante.

4. Exámenes (tests): de inteligencia (para medir la capacidad

mental y memoria, velocidad de pensamiento), de pericia y
aptitud (para describir intereses, capacidades existentes y
potenciales para adquirir habilidades), vocacionales (diseñados
para indicar la ocupación más adecuada del candidato en áreas
en las que los intereses del aspirante igualan a los de personas
que ya se encuentran es esas áreas), de personalidad (revelan
las características personales y la forma en que pueden
interactuar con otros, lo que nos da una medida de liderazgo
potencial), exámenes para interactuar en grupos (si pueden
socializar, interactuar, relacionarse con otras personas).
 5. Entrevista formal: conocer más a los candidatos, establecer y
formular preguntas directas de interés para los gerentes y
establecer posibles candidatos.

6. Investigación de antecedentes: es importante para la empresa

contratante conocer los antecedentes del aspirante al cargo.

7. Selección por parte del gerente del área: quien solicitó la

contratación al puesto ya que ha cumplido con todo el proceso.

8. Examen médico: trámite importante en esta parte final del

proceso, define la contratación.

9. Asignación al puesto (contratación)

La importancia de la entrevista: permite entender las verdaderas habilidades o

deficiencias del candidato. Es una plática que tiene un propósito, un fin
determinado, es una técnica de investigación para obtener información.
Definir de manera objetiva y clara lo que se va a preguntar para no derivar el tema,
enfocarnos en lo que necesitamos saber.

La importancia de los tests: sirven para evaluar habilidades y aptitudes. Estos

buscan tener información del candidato y miden factores como nivel profesional,
actitudes, intereses, capacidades y aún más, sus valores.
Tipos y clasificaciones de los tests:
 Inteligencia
 Aptitudes múltiples
 Destreza
 Destreza de oficina
 Habilidad mecánica
 Personalidad
 Creatividad y criterio
 Habilidades administrativas y de supervisión
 Interés
 Otros como: aptitud verbal (capacidad para expresar y comprender
conceptos de manera oral, escrita, ortográfica y tener un vocabulario
amplio, comprensión verbal, definiciones, utilización de sinónimos y
antónimos), aptitud espacial (distancias, posiciones en el espacio, volumen,
formas, etc.), atención-concentración-retención, aptitud numérica,
 razonamiento abstracto, beneficios para la empresa. Estos tests
psicotécnicos es una forma de conocer a los candidatos.

3) Capacitación: la capacitación de personal permite a los empleados realizar

de manera más eficiente sus actividades en colaboración con los demás
integrantes de su área, así como de la organización.

La capacitación o desarrollo de personal es toda actividad que busca

mejorar la actitud, conocimientos, habilidades o conductas en el personal.

La capacitación es proporcionar a los empleados nuevos conocimientos y

técnicas para que desarrolle todo su potencial en habilidades y destrezas
en el desempeño de sus actividades. Los beneficios de la capacitación son:

 Prevenir riesgos de trabajo

 Genera actitudes positivas
 Eleva la moral del personal
 Incrementa la productividad y calidad del trabajo
 Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas

4) Motivación: es un estado interno que activa, dirige y mantiene la conducta

de la persona hacia metas o fines determinados; es el impulso que mueve a
la persona a realizar determinadas acciones.

NOTA: la percepción es un mecanismo individual que realizan los seres

humanos, que consiste en recibir, interpretar y comprender las señales que
provienen desde el exterior, codificándolas a partir de la actividad sensitiva.
Se trata de una serie de datos que son captados por el cuerpo, es
información que adquirirá un significado luego de un proceso cognitivo, que
también es parte de la propia percepción.

COGNITIVO: se aplica a todo aquello relativo al conocimiento. Es la

facultad propia del ser humano de aplicar su raciocinio a la comprensión de
las cosas que nos rodean, pudiendo establecer relaciones, obtener
conclusiones, predecir eventos y proyectar teorías.

MOTIVACIÓN: la dinámica de la conducta.

El conocimiento del proceso motivacional proporciona la base para

entender el por qué las personas hacen lo que hacen. Implica tratar de
encontrar las respuestas a preguntas tales como: ¿por qué una persona se
esfuerza más que otra?, y ¿por qué algunos individuos buscan mayores
niveles de responsabilidad? Estas y otras preguntas se formulan de manera
continua los responsables de la administración en el manejo de las
personas, como son los recursos humanos, departamento de personal,
relaciones laborales.
La motivación puede definirse como el estado o condición que induce a
hacer algo. En lo fundamental, implica necesidades que existen en las
personas e incentivos o también objetivos que están fuera de él.

Las necesidades son: una carencia o escasez de algo que se considera

imprescindible y lo obligan a dirigir su conducta hacia el logro de incentivos.

INCENTIVO: premio o gratificación que se ofrece o entrega a una persona

para que desempeñe mejor su trabajo o actividad.

Conducta Incentivo
Necesidad Tensión
dirigida al u objetivo
o tensión reducida
objetivo logrado

Clasificación de las necesidades (A.H. Maslow):

Psicólogo que desarrolló la teoría sobre la motivación humana. Clasificó las
necesidades humanas en cinco categorías.

1. Necesidades fisiológicas: son la primera y más básica de las

necesidades humanas, pues están relacionadas con la supervivencia
y son las necesidades biológicas innatas de cualquier persona,
como: respirar, dormir, comer, tomar agua, desechar, tener una
temperatura corporal adecuada, evitar el dolor y el sexo.

No se puede llegar a formular otro tipo de necesidades si no hemos

conseguido satisfacer las fisiológicas para sobrevivir.

2. Necesidades de seguridad y protección: el segundo tipo de

necesidades en la pirámide son las relacionadas con nuestra
seguridad personal y lo que la garantiza; eso es, estabilidad, orden,
 seguridad física y de salud, seguridad laboral para tener ingresos y
recursos, seguridad familiar, moral y de posesión de cosas.

3. Necesidades de afiliación y afecto: al haber conseguido un techo,

seguridad en salud, ingresos y recursos, podemos aspirar a otras
necesidades relacionadas con nuestro lado afectivo. Esto es, el
afecto, el sentido de pertenencia a un grupo social y el amor, como
humanos relacionarnos, integrarnos en familia a una comunidad.
Encontramos lazos afectivos como la amistad, la pareja y los grupos
con los que tenemos afinidad y con los que nos relacionamos.

4. Necesidades de reconocimiento y estima: este está enfocado a

qué forma nuestra autoestima y tiene que ver con el reconocimiento
por parte de los demás y nuestro propio reconocimiento. Maslow lo
divide en dos grupos:

a. Con el respeto, el estatus, la dignidad, la atención, la

reputación, la fama y la gloria.

b. Con el hecho de respetarnos a nosotros mismos, de nuestra

autoestima, libertad, independencia, autoconfianza y logros.

5. Necesidades de autorrealización: también llamada motivación de

crecimiento o “necesidad de ser”; la cual justificamos porque
logramos darle sentido a nuestra vida, mediante el desarrollo
potencial de alguna actividad interna, moral y espiritual, la ayuda a
otros, los actos desinteresados hacia otros,
 Nec
esid
ades
de
auto
rreal
izaci
Necesidades de
ón
reconocimiento y
estima

Necesidades de afiliación y afecto

Necesidades de seguridad y protección

Necesidades fisiológicas

TIPOS DE INCENTIVOS: la razón de los incentivos es motivar a los

empleados de la empresa a que mejoren su rendimiento y productividad. El
beneficio de los incentivos laborales es: mejorar la productividad, retener y
atraer a los mejores candidatos a la empresa, identificar los empleados con
mayor potencial, desarrollar la competitividad entre los empleados.

INCENTIVO: estímulo que se ofrece a los empleados con el objetivo o

finalidad de incrementar la producción y mejorar el interés en la planta
laboral.

INCENTIVOS ECONÓMICOS: la mejora en los salarios, comisiones,

gratificaciones, bonos.

INCENTIVOS NO ECONÓMICOS: seguros de vida, planes de pensión,

vales de despensa, flexibilidad en el horario laboral, servicio de comedor,
seguro médico-odontológico, guarderías, becas a los hijos, bonos de
transporte, reconocimientos, vacaciones, lentes.

5) Frustración y conflicto: imposibilidad de satisfacer una necesidad o

deseo. La frustración genera un sentimiento de molestia, depresión,
ansiedad, angustia, enojo. Surge en la persona cuando no consigue lo que
quiere.

La presencia de una barrera en el logro de un objetivo y de la satisfacción

de una necesidad crea una situación frustrante y la tensión en el individuo
se hace persistente o se vuelve más fuerte.

Incentivo
Conducta
Necesidad u objetivo La tensión
dirigida al
o tensión no persiste
objetivo
alcanzado
Cuando la persona se ve bloqueada para lograr un objetivo por alguna
barrera, se dice que está frustrada.

Barreras internas: cumplir con metas personales, falta de confianza o temor

a situaciones sociales, el conflicto puede ser fuente interna de frustración.

Barreras externas: obstáculos para llegar a su objetivo, una tarea difícil e

insalvable, no adaptarse a los cambios en la empresa.
Otros síntomas de frustración: comúnmente, la persona cuya conducta está
bloqueada debido a un conflicto, se siente tensa, intranquila y por lo general
se le llama ansiedad.

ANSIEDAD: estado mental que se caracteriza por una gran inquietud, una
intensa excitación y una extrema inseguridad.

Por lo tanto, la ansiedad provoca cambios en diferentes sistemas del

cuerpo (activándolos), que nos preparan para actuar y ayudan a responder
de manera rápida.

La ansiedad está acompañada por síntomas físicos similares a los que se

asocian con el temor: temblores, náuseas, taquicardias, resequedad en la
garganta, etc. Como resultado del efecto fisiológico que la ansiedad tiene
sobre el cuerpo, su persistencia puede conducir a enfermedades
psicosomáticas. Ante esta situación y con el interés de una buena salud
física y emocional, esta ansiedad debe ser reducida.

Mecanismos de defensa y ajuste: otro síntoma de frustración y conflicto

para salvar bloqueos, alcanzar metas, satisfacer necesidades o aliviar
frustraciones, son la manera como son resueltos por los individuos; y la
elección del cómo enfrentarlos depende principalmente del carácter y
personalidad.

CARACTERÍSTICAS DE LA FRUSTRACIÓN

Estas pueden ser observadas en el trabajo o en la convivencia:

 AGRESIÓN: es un impulso para destruir, es una conducta hostil

cuya finalidad es provocar un daño a otro. Es un instinto innato y solo
se manifiesta ante una amenaza o peligro.

Causas de la agresión (ejemplos): en casa, exposición a contenido

violento, ausencia de reglas en casa, intolerancia a la frustración,
comunicación deficiente, etc.

 REGRESIÓN: el mecanismo de defensa que consiste en un

retroceso, en una vuelta atrás en el tiempo, casi siempre a la etapa
infantil, y se reconoce porque la persona empezará a actuar y a
manifestarse como un niño.

Manifestaciones de regresión: el enojo que una persona muestra

atrapado en el tráfico, sus reacciones, la pérdida de la pareja genera
una reacción de abandono y no levantarse de la cama o salir de su
cuarto; otros ejemplos, fumar sin parar, comer en exceso o dejar de
comer, maltratar de manera verbal, etc.

 FIJACIÓN: idea, palabra o imagen que se impone en la mente de

una persona de forma repetitiva. Obsesión o manía que no se puede
quitar de la cabeza (tener el pensamiento fijo), sentir admiración o
atracción por alguien (un comportamiento de fascinación o interés
desmesurado hacia algo: cosa o persona), sobreprotección de la
madre hacia su hijo, hacia un objeto externo que es gratificante
(comer, beber, fumar en momentos de crisis).

 RESIGNACIÓN: aceptar una situación, dejarse vencer, no buscar

soluciones al problema, aparece cuando algo es inevitable o cuando
el sujeto se ha cansado de enfrentar el problema.

Causas de resignación: sentimiento de injusticia, un amigo que nos

defrauda, un desengaño, un despido, la muerte de una persona
querida, etc. Existen dos posibles reacciones: la desesperación, la
 tristeza profunda y la rebelión; del lado opuesto, entender que las
desgracias suceden y por tal motivo, asumirlas con resignación.

6) Estrés: es el nerviosismo, la sensación de ansiedad o la tensión física que

se presentan cuando un individuo piensa que las exigencias que pesan
sobre él, son superiores a su capacidad para enfrentarlas.

Reacción del ser humano ante el estrés

Se generan cambios en el organismo: la respiración y el ritmo cardiaco

aumentan, el cuerpo se prepara para trabajar al máximo, la actividad
cerebral aumenta para permitir que funcione al máximo, el oído y la vista se
agudizan, los músculos se tensan para generar acción.

Hans Selye, una autoridad en el concepto del estrés, lo describe como “la
tasa de desgaste ocasionada por la vida”. Existen fuentes físicas del estrés,
como la sobrecarga de trabajo, horarios irregulares de trabajo, el insomnio,
los ruidos fuertes, las luces brillantes y la luz insuficiente. Las fuentes
psicológicas, como un trabajo aburrido, rutinario, la incapacidad para
socializar, la falta de autonomía, los objetivos irreales, la ambigüedad. El
carácter en la persona es lo que determina el grado de reacción, lo que
podría ser estresante para una persona, para otra no lo es; edad, género,
experiencia. Los estresores son exigencias físicas o psicológicas impuestas
por el entorno y que llevan a una condición de estrés. Los estresores de
vida se refieren a las tensiones, las ansiedades y los conflictos que se
derivan de las presiones y exigencias que están presentes en la vida de las
personas.

EFECTOS DEL ESTRÉS

Los efectos probables por un alto estrés laboral se presentan en 3 áreas:

 Efectos fisiológicos: presión arterial alta, ritmo cardiaco acelerado,

sudoración, ataques de calor y frío, dificultad para respirar, trastornos
gastrointestinales y ataques de pánico.

 Efectos emocionales: ira, ansiedad, depresión, baja autoestima,

disminución en la capacidad intelectual (concentrarse, tomar
decisiones), nerviosismo, irritabilidad, resentimiento e insatisfacción
laboral.
  Efectos conductuales: mal desempeño, ausentismo. Altos índices de
accidentes, la rotación de personal, consumo de alcohol y drogas,
comportamiento impulsivo y dificultad para comunicarse.

EL EFECTO BURNOUT
Se refiere a los efectos negativos de las condiciones de trabajo en las
cuales los estresores son inevitables y tal parece que no están disponibles
fuentes de satisfacción laboral y un alivio del estrés.
Algunos indicadores: agotamiento emocional, que incluye fatiga crónica,
cansancio, estar mermado físicamente. Despersonalización de los
individuos, incluido el cinismo, el pesimismo e irritabilidad hacia los demás.
Sentimiento de pocos logros personales, pérdida de interés y motivación
para desempeñarse, y volverse olvidadizo.

La ruta del burnout laboral

1. Condiciones laborales: presión constante, inseguridad, competencia,
conflicto, problemas económicos, soledad, otros

producen

Expectativas no satisfechas, falta de significado, falta de control,

exceso de trabajo, malas decisiones

las cuales llevan a

Estrés, agotamiento, frustración, desamparo, despersonalización

 las cuales culminan en

BURNOUT LABORAL

El manejo del estrés, se refiere a toda iniciativa que lo reduce,

porque ayuda a que las personas entiendan cómo reaccionan ante el
estrés y disminuir sus efectos.

LINEAMIENTOS INDIVIDUALES

Eliminar o controlar las fuentes de estrés y hacer que la persona

tenga más resistencia o lo maneje de la mejor manera.
El primer paso, implica reconocer cuáles son los estresores que
afectan su vida. A continuación, la persona debe decidir cómo los
atacará.

Algunos lineamientos para el manejo del estrés:

 Planear con anticipación y practicar una buena administración

del tiempo.

 Hacer suficiente ejercicio, dieta balanceada, descanso y

cuidarse (salud).

 Ver las dificultades que encuentra como oportunidades de

aprender y desafíos que dominar.

 Reconocer y minimizar la tendencia a ser perfeccionistas.

 Concentrarse en equilibrar la vida laboral y la personal, tiempo

para la diversión, entretenimiento, aprender técnicas de
relajación y mantener sentido del humor.
  PRINCIPIO 4: DIRECCIÓN

Dirección: es la acción y efecto de dirigir, llevar algo hacia un término, guiar,

encaminar las actividades hacia un fin, dar reglas, aconsejar.
Dirigir: proceso mediante el cual se influye en las personas para que contribuyan
a las metas organizacionales y de grupo.
Administrar: requiere la creación y el mantenimiento de un ambiente donde los
individuos trabajen en grupos hacia la consecución de objetivos integrados.
Liderazgo: arte o proceso de influir en las personas para que participen con
disposición y entusiasmo hacia el logro de las metas del grupo.

LOS COMITÉS Y GRUPOS

Comité: un comité es un conjunto de personas a las que, como grupo, se les

comisiona un asunto.

Procesos grupales en los comités

Las cuatro etapas del desarrollo de un grupo son:

1. FORMACIÓN: cuando los miembros se conocen.

2. CONFRONTACIÓN: cuando determinan el objetivo de la reunión

para discutir el problema.

3. NORMATIVIDAD: cuando acuerdan normas y reglas de actuación.

4. DESEMPEÑO: cuando se dedican a resolver la actividad o misión

(para la que fue creado).
Estas características pueden encontrarse en la mayoría de los grupos, no
necesariamente siguen las etapas en ese orden.
Las personas desempeñan ciertas funciones en los comités: algunas buscan
información, otras la proporcionas, otras siguen el proceso de integración de la
información, y otras, quienes coordinan los esfuerzos para integrar la información.
Funciones y grado de formalidad de los comités y grupos
Algunos llevan a cabo las funciones gerenciales (planeación, organización,
integración, dirección y control).
Otros deciden, otros solo deliberan sobre los problemas, algunos tienen autoridad
para hacer recomendaciones a un área o departamento.
Otros solo para recibir información.

COMITÉ FORMAL: se establecen como parte de la estructura de una

organización con deberes y autoridad específicamente delegados.
COMITÉ INFORMAL: se organizan sin una autoridad específica, y casi siempre lo
conforma una persona que promueve una forma de pensar grupal o una decisión
sobre un problema en particular.

Los comités pueden ser permanentes o temporales.

El presidente de una compañía podría establecer un comité formal con una
asignación específica en la estructura de la organización, con el único propósito de
estudiar la factibilidad de ampliar o construir una nueva fábrica, y después,
disolverlo al concluir el objetivo o fin. El comité informal establecido por el gerente,
para hacer recomendaciones sobre mejoras en la calidad del producto o ayudar a
coordinar fechas de entrega ante retrasos.

LA OPERACIÓN EXITOSA DE COMITÉS Y GRUPOS

La importancia de la administración en grupo y la participación de estos en las

organizaciones, nos da a conocer ciertas pautas útiles.
 Autoridad: se debe especificar para que los miembros sepan si es su
responsabilidad tomar decisiones, hacer recomendaciones o solo deliberar
y presentar ideas sobre el tema.
  Tamaño: la complejidad de las interrelaciones aumenta en grado conforme
el tamaño del grupo; si es muy grande, la comunicación será insuficiente
entre sus miembros

 Quiénes lo integran: deben ser seleccionados, deben ser representativos de

los intereses, a los que se espera sirvan; debe tener autoridad (sobre el
tema a tratar) y ser capaces de trabajar bien en grupo, saber comunicarse y
llegar a decisiones.

 Asunto: debe conocerse el tema a discutir, si se conoce la información

relevante con antelación para que sea analizado antes de la reunión.

 Presidente: es importante seleccionar quién representará al grupo, preparar

la reunión, elaborar la agenda, conducir con efectividad la reunión. El
presidente establece los lineamientos de la reunión, las ideas e impide que
se desvíe. En ocasiones, los individuos salen de una reunión con diversas
interpretaciones de los acuerdos a los que llegaron; una minuta detalla de
los acuerdos tomados.

 Rentabilidad: estar conscientes del costo de inversión en tiempo, estas

reuniones no deben extenderse, al concretar el motivo, se deberá fijar
tiempo de reunión y la participación de los integrantes.

CONCEPTOS ADICIONALES DE GRUPO

También hay equipos, que se definen como “dos o más personas que actúan de
forma independiente y unificada para conseguir metas comunes”. Las metas
pueden referirse a tareas específicas.

CARACTERÍSTICAS DE LOS GRUPOS

1. Comparten una o más metas comunes, como las de desarrollar, fabricar,

comercializar nuevo producto.

2. Sus miembros asumen funciones dentro del grupo, se responsabilizan en

cada una de sus tareas.

Hay varias características sociológicas más con las que cuentan estos grupos.
Desarrollan normas respecto al comportamiento esperado, ejercen presión para
que cumplan el compromiso, la puntualidad, cooperación, responsabilidad, en
todas las tareas asignadas.

EQUIPOS: un equipo consta de varias personas. Se puede definir como “pequeña

cantidad de personas con habilidades complementarias que están comprometidas
con un propósito común, metas y mutuamente responsables”.

FORMACIÓN DE EQUIPOS:

1. Se deben seleccionar con habilidades necesarias para lograr el objetivo,

estar convencidos, que es importante y urgente.

2. Para resolver problemas y tomar decisiones.

3. El equipo debe orientarse con reglas de comportamiento, como asistencia

regular, confidencialidad, discusión con base en hechos y la contribución de
todos.

4. Las tareas y metas se deben asignar al inicio de la formación del grupo

(repartir tareas).

COMUNICACIÓN
La transferencia de información de un emisor a un receptor, siempre y cuando el
receptor comprenda la información.
Propósito de la comunicación: para una empresa es disponer de información para
actuar en los procesos de cambio o facilitarlos. La comunicación es esencial para
el funcionamiento interno de la empresa, ya que integra las funciones gerenciales,
que son necesarias para:
1. Establecer y difundir las metas de una empresa
2. Desarrollar planes para su logro
3. Organizar los recursos humanos y otros, de la manera más eficiente
4. Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la empresa
5. Liderar, dirigir, motivar y crear un ambiente en el que las personas estén
decididas a actuar y llevar a cabo las metas de la organización o empresa
6. Controlar el desempeño
La comunicación relaciona a la empresa con su ambiente externo, es a través del
intercambio de información que permite conocer de las necesidades de los
clientes, lo que la empresa requiere de los proveedores, los derechos de los

Retroalimentación
 accionistas, las reglamentaciones gubernamentales y las inquietudes de la
sociedad.

TIPOS DE COMUNICACIÓN

 Escrita: por medio de pictogramas, jeroglíficos, alfabetos, siglas, grafiti,

logotipo. Transmisión
La codificación escrita codifica Recepción
con precisión el Decodificación
lenguaje hablado, Comprensión
Idea Codificación
tiene permanencia, sedel Mensaje
puede volver a usar, y queda registrada. Este tipo de
comunicación formal en la organización se lleva a cabo por medio de:

Memorándums, correos electrónicos, oficios, circulares, citatorios,

informes, reportes, bitácoras, actas, minutas, etc.

 Verbal: es el uso de palabras para la interacción entre las personas.

Formas de comunicación oral:

Gritos, silbidos, llanto, risas.

Cada uno de estos expresan diferentes situaciones en el estado de ánimo
de las personas y son las formas primarias. La más evolucionada es a
través del lenguaje, los sonidos estructurados que dan lugar a sílabas,
palabras, oraciones.
 Visual: es la transmisión y recepción de un mensaje a través de imágenes,
signos o símbolos. Este tipo de comunicación tiene la ventaja de traspasar
las barreras del idioma y se entiende aún entre personas con diferente
lenguaje, el mensaje con el paso del tiempo puede perpetuarse.

 Auditiva: en ella se utilizan sonidos, que son vibraciones del aire, voz
(código hablado), efectos sonoros (silbidos), golpes, sirenas, campanas,
música (notas musicales).

 Gestual: se analiza a través de expresiones corporales, saludo, seña para

autobuses y taxis (mano), las expresiones faciales (muecas), corporales.
Lenguaje por medio de señas, movimiento de las manos, el cuerpo,
ademanes y movimiento de los labios.

La comunicación inicia con el emisor, quien tiene un pensamiento o idea, esta se

codifica y la transmite al receptor, recibe el mensaje, lo decodifica y lo comprende.
Estos mensajes pueden ser hablados, escritos, visuales, auditivos, por señas o
gestual.

BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN

 Falta de planeación: el hablar y escribir sin primero pensar, planear y
establecer el propósito del mensaje.

 Distorsión semántica: un aviso “vendemos por menos”, intencional,

ambiguo ¡Y se pregunta! ¿Menos de qué?, “a lo muy, menos”, es la
ambigüedad total.

 Mensajes mal expresados: la idea en la mente puede ser clara, el

problema surge cuando se expresa o se construye con palabras mal
elegidas, omisiones, incoherencias, mala estructura de la frase.

 Mala retención: la necesidad de repetir el mensaje y utilizar varios canales

se hace necesaria, la empresa utiliza más de un canal para comunicar el
mismo mensaje.

 Atención deficiente y evaluación prematura: escuchar exige una

atención completa y autodisciplina, también requiere que el que escucha
evite la evaluación prematura de lo que la otra persona tiene que decir.

 Sobrecarga de información: las personas responden de diversas

maneras:

1. Pueden ignorar cierta información.

2. Cometer errores al procesarla: dejar palabras fuera del contexto del
mensaje, dejar fuera la palabra “no”, invertir el significado de
intención.
3. Puede demorar el proceso de información de manera permanente o
para hacerlo más adelante.
4. Responder a la sobrecarga de información, ignorándola o no
comunicándola.

PAUTAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN

 1. Aclarar el propósito del mensaje: tener claro qué es lo que quieres
comunicar.

2. Utilizar una codificación inteligible: se requiere que la codificación y la

decodificación se hagan con símbolos familiares al emisor y receptor del
mensaje, evitar los tecnicismos innecesarios, que solo son entendibles para
expertos en su área particular

3. Consultar los puntos de vista de los demás: consultar a otras personas

para recopilar datos, analizar el mensaje y seleccionar los medios
apropiados.

4. Considerar las necesidades de los receptores: se debe comunicar algo

valioso para ellos.

 PRINCIPIO 5: CONTROL

La función gerencial de control es “la medición y corrección del desempeño para

garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para
alcanzarlos, se logren”.
Proceso de control básico: las técnicas y los sistemas de control son básicamente
los mismos para el manejo del efectivo, los procedimientos administrativos, la ética
organizacional, la calidad del producto, etc. Incluye tres pasos:

1. Establecer estándares: son criterios de desempeño, los puntos

seleccionados de todo un programa de planeación, en los que se
establecen medidas de desempeño para que los gerentes (jefes) sepan
cómo van las cosas. Existen muchos tipos de estándares y los mejores
están en las metas u objetivos. Estándares son criterios del desempeño
establecidos.

2. Medir el desempeño contra los estándares: establecer la medición del

desempeño frente a los estándares, esto es, debe anticiparse para detectar
las posibles desviaciones antes de que ocurran y evitarlas en lo posible
mediante acciones.

3. Corregir las variaciones de los estándares y planes: es el punto en el

que el control se ve como una parte de todo el sistema de administración y
 relacionarse con las otras funciones gerenciales y se pueden corregir al
modificar sus planes o metas.

PUNTOS DE CONTROL CLAVE (ESTÁNDARES) Y PUNTOS DE REFERENCIA

(BENCHMARKING)

Los estándares son puntos de referencia respecto de los cuales se mide el

desempeño real o esperado.
Principio de control de puntos clave: El control efectivo requiere de la atención a
aquellos factores decisivos para evaluar el desempeño en relación con los planes.
Otra forma de control es comparar el desempeño de la compañía con el de otras a
partir de los puntos de referencia o benchmarking.

TIPOS DE ESTÁNDARES DE PUNTOS CLAVE

Cada objetivo, cada meta, cada actividad de los programas, cada política,
procedimiento y cada presupuesto se pueden convertir en estándares y con
referencia a él, medir el desempeño real o estimado. Quien administra, necesita
comparar el desempeño real con los estándares establecidos.

1. Físicos: son medidas no monetarias y comunes al nivel operativo, ya que,

en él, se utilizan materiales, se contrata mano de obra, se prestan servicios
y se producen bienes. Pueden reflejar cantidades, horas-hombre, mano de
obra por unidad de producción, piezas, litros de combustible, kilómetros
recorridos.

2. De costos: son medidas monetarias y también son comunes en el nivel

operativo. Asigna valores monetarios como costos directos e indirectos por
unidad producida, costo de mano de obra por unidad o por hora, costos de
materiales por pieza, costos de máquina por hora, costos de perforación de
pozo petrolero (por hora).

3. De capital: surgen de aplicar medidas monetarias a artículos físicos. Se

relacionan con el capital invertido en la empresa. El más utilizado es para
una nueva inversión, así como para el control en el rendimiento sobre la
inversión.
4. De ingresos: surgen de asignar valores monetarios a las ventas. Como
ingreso por pasajero, por autobús, por kilómetro, venta promedio por
cliente.

5. De programas: un programa formal de seguimiento para el desarrollo de

nuevos productos, o para mejorar la calidad de la fuerza de ventas.

6. Intangibles: son más difíciles de establecer porque no expresan medidas

físicas o monetarias. ¿Qué estándar puede utilizar un administrador para
determinar la competencia de su agente de compras, o director de
personal?

7. De metas: los gerentes han encontrado que, en las operaciones de

programas complejos, así como en su propio desempeño, pueden definir
metas, mediante la investigación y la reflexión, que luego pueden utilizar
como estándares del desempeño.