Programa de auditoría para sistemas integrados de gestión

Una auditoria de un sistema integrado de gestión es aquella en la que se evalúa la

eficacia de un sistema de gestión establecido para cumplir con varias normas o
estándares, como por ejemplo un sistema integrado de:

• Calidad
• Ambiental
• Salud y seguridad ocupacional

El sistema integrado de gestión de calidad es un conjunto de políticas, procesos y

procedimientos utilizados por una organización para asegurar que sus productos o
servicios cumplan con los estándares de calidad y satisfagan las necesidades y
expectativas de sus clientes.

Sus objetivos son que

Las empresas orienten sus procesos a la satisfacción del cliente.

El liderazgo en calidad por parte de las empresas.
La inclusión del personal.
La mejora continua

Elementos de un sistema de gestión de calidad

Entre los elementos de un Sistema de Gestión de la Calidad, se encuentran los

siguientes:

1. Estructura Organizacional: la jerarquía dentro de una organización, es decir,

identificar cada puesto, definir su función y establecer cómo reporta cada
área.

2. Planificación (Estrategia): proceso en el que se diseñan, desarrollan y se

ejecutan una serie de planes con el fin de alcanzar objetivos específicos para
mantenerse vigente.
 3. Recursos: se refiere a los activos o suministros que son utilizados para llevar
a cabo los procesos planeados.

4. Procesos: son el conjunto de actividades que transforman elementos de

entradas en productos o servicios. Todas las organizaciones tienen
procesos, pero no siempre se encuentran identificados.

5. Procedimientos: son la forma de llevar a cabo un proceso. Es decir, es el

conjunto de pasos detallados que se deben de realizar para poder
transformar los elementos de entrada en productos o servicios.

Por lo que la empresa debe establecer, implantar, ejecutar, mantener y buscar

continuamente una forma de mejorar su SGC. Lo anterior para mantener en la
medida de lo posible estándares de calidad a nivel internacional con el sello de
calidad ISO 9001.

Beneficios

Los beneficios que una empresa obtiene a través de una gestión por procesos en
un sistema de calidad son entre otros:

Para el Cliente

a. Recibir servicios oportunos, eficientes y de calidad

b. Ahorrar esfuerzos y dinero al no tener que repetir pasos y documentación

Para el personal

a. Permiten detectar los puntos en que es necesaria la mejora

b. Reducir el esfuerzo tanto físico como mental
c. Aumentar la satisfacción en sus actividades diarias
d. Mejorar el clima organizacional
e. Reducir las molestias derivadas de las sobrecargas o subcargas de trabajo
Requisitos de un sistema de gestión de calidad

Para la implementación de un SGC podemos encontrar como requisitos generales:

• La identificación de procesos
• Su secuencia y alcance
• Los criterios de control
• La medición de resultados
• El análisis de la información

Así mismo, se debe contemplar la definición y elaboración de la documentación

siguiente:

• Política de calidad
• Objetivos de calidad
• Manual de calidad
• Procedimientos documentados
• Control de documentos y registros
• Instrucciones de trabajo
• Planes de calidad

El sistema de gestión ambiental trata sobre un marco formal para mejorar el

desempeño ambiental y desarrollar su trabajo de forma más eficiente en líneas
generales. Un sistema de gestión ambiental es una poderosa herramienta para
reducir los residuos y mejorar la eficiencia, sin sacrificar los beneficios.

Su objetivo es lograr una protección efectiva del medio ambiente, atendiendo,

de este modo, a una necesidad social y no individual.

Elementos de un sistema de gestión ambiental

1. Marco ambiental y social específico según el proyecto, que establece los

objetivos y principios socioambientales para guiar el proyecto y lograr un
desempeño sólido. También resume los procesos socioambientales
aplicables, así como la estructura y el funcionamiento del SGA del proyecto.
2. Identificación de riesgos e impactos de acuerdo con el tipo, el tamaño y la
ubicación del proyecto. En el proceso se considerarán todos los riesgos e
impactos ambientales y sociales pertinentes del proyecto, que pueden ser
directos, indirectos o acumulativos. El alcance de dicho proceso vendrá dado
por la aplicación de la jerarquía de mitigación, acorde con las buenas
prácticas internacionales en el sector correspondiente. Por otra parte, la
naturaleza dinámica del desarrollo de un proyecto debe ser reconocida e
integrada en el proceso de identificación de riesgos e impactos ambientales
y sociales, siendo necesarias herramientas de evaluación adecuadas para
identificar los riegos e impactos, como análisis de alternativas, estudios de
antecedentes, análisis ambientales y sociales, auditorías, encuestas,
estudios especializados y consultas con especialistas técnicos.

3. Programas de gestión que incluyan medidas de mitigación para abordar los

riesgos e impactos ambientales y sociales que se hayan identificado en el
proyecto. Los programas pueden consistir en una combinación documentada
de procedimientos operativos, prácticas, planes y convenios legales
existentes entre el prestatario y terceros, en los que se aborden medidas de
mitigación relativas a impactos específicos. En los programas de gestión se
establecerán planes de acción ambiental y social que definirán los resultados
deseados y las acciones, las cuales serán proporcionales a los riesgos e
impactos del proyecto y tendrán en cuenta los resultados del proceso de
interacción con las partes interesadas.

4. Capacidad y competencia a través de una estructuración organizativa que

defina las funciones, responsabilidades y facultades para la aplicación del
SGAS. Este elemento incluye los recursos humanos y financieros, el
compromiso gerencial y administrativo, y el personal del prestatario
responsable de la implementación del proyecto.
 5. Preparación y respuesta ante situaciones de emergencia para atender
adecuadamente situaciones accidentales y de emergencia vinculadas con el
proyecto que puedan perjudicar a las personas o al medio ambiente. Es
importante asegurar un proceso participativo con los organismos
gubernamentales locales en sus preparativos para responder eficazmente a
situaciones de emergencia.

6. Participación de las partes interesadas mediante un análisis de las personas

afectadas por el proyecto, así como de aquellas partes no afectadas
directamente pero que tienen interés en el proyecto, como autoridades
nacionales y locales, proyectos vecinos u organizaciones no
gubernamentales. Con este elemento se definen los procesos de consultas,
mecanismos de reclamación y de divulgación de la información, entre otros.
La participación de las partes interesadas es un proceso continuo e iterativo.

7. Seguimiento y evaluación según los riesgos e impactos ambientales y

sociales del proyecto y los requisitos de cumplimiento. Este elemento es el
principal medio con que cuenta el prestatario para controlar y evaluar el
progreso en la implementación del proyecto y sus programas de gestión,
incluyendo la adaptación del SGA a las condiciones reales durante la etapa
de ejecución.

Beneficios

a. Cumplimiento de la legislación vigente: da a conocer la legislación ambiental

que aplica para cada tipo de actividad y esto lleva a su cumplimiento, lo cual
evita grandes multas o clausuras.
b. Reducción de costos: permite llevar un control eficiente de los recursos, que
conlleva un ahorro en el consumo de agua, energía y materias primas,
mejorando así la eficacia de los procesos productivos, y reduciendo la
cantidad de residuos que se generan.
 c. Reducción del riesgo de accidentes: al tener identificados los sectores y
partes del proceso más riesgosos, se logran controlar aquellas áreas que
puedan afectar al medio ambiente y con esto se reduce el riego de accidentes
laborales.
d. Mayor calidad y eficiencia de los productos, servicios y procesos: se generan
mejoras en la calidad de los servicios prestados y aumenta la eficacia en el
desarrollo de sus actividades gracias a la definición procedimientos e
instrucciones de trabajo, ya que se evitan interrupciones de procesos y/o
servicios.
e. Mayores oportunidades en el mercado: el compromiso con el medio ambiente
mejora la imagen corporativa ante la sociedad y los consumidores, además
de motivar y reconocer a los trabajadores por su labor, sitúa a la empresa en
un puesto ventajoso frente a competidores en el mercado.
f. Mayor satisfacción de los clientes y mejora en la imagen corporativa: contar
con una certificación de nivel internacional le dará mayor confianza a los
clientes y consumidores en la marca, ya que ellos están cada vez más
concientizados con respeto al medio ambiente y optan por empresas
comprometidas con la causa que tengan certificaciones internacionales. Esto
viene acompañado de una mayor demanda y aumento de ventas.

Requisitos de un sistema de gestión ambiental

• Documentación: La documentación del sistema de gestión Ambiental,

conforme a los requisitos de la Norma ISO 14001 debe incluir:

Declaración documentada de una política y de los objetivos ambientales, Manual de

Gestión Ambiental, Procedimientos documentados requeridos por la norma y
necesarios para el control operacional de aspectos ambientales significativos,
Registros, Documentos, instrucciones técnicas necesarios para poder planificar, y
controlar los distintos aspectos ambientales de la organización. Los documentos y
registros anteriormente especificados deben ser controlados para evitar el uso de
documentos o registros obsoletos.
 • Política Ambiental: La Norma ISO 14001 establece, entre otros, los siguientes
requisitos relacionados con la política y planificación para la identificación de
aspectos ambientales, requisitos legales y establecimiento de objetivos y
metas:

La dirección de la empresa tiene que comprometerse con el desarrollo e

implementación del sistema de gestión ambiental, mediante el establecimiento de
la política ambiental. Esta política debe estar a disposición del público. La dirección
tiene que asegurarse de que se han identificado y evaluado los aspectos
ambientales de sus actividades, productos y servicios que pueda controlar y de
aquellos sobre los que pueda tener influencia. Además, debe determinar aquellos
que tienen o pueden tener impactos significativos sobre el medio ambiente.

La organización debe implementar procedimientos para identificar y tener acceso a

los requisitos legales aplicables y otros requisitos que suscriba en relación con sus
aspectos ambientales y determinar cómo se aplican estos requisitos a sus aspectos
ambientales. La dirección debe establecer objetivos y metas ambientales
documentados en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización.
Estos deben establecerse teniendo en cuenta los requisitos legales y sus aspectos
ambientales significativos y documentando claramente los medios y plazos para
lograrlos.

• Recursos y Comunicación: La Norma ISO 14001 establece, entre otros, los

siguientes requisitos relacionados con la asignación de recursos y la
comunicación interna y externa:

La organización tiene que determinar y proporcionar los recursos necesarios para

implantar y mantener el sistema de gestión ambiental y controlar sus efectos
ambientales. Las funciones, responsabilidades y autoridad se deben definir,
documentar y comunicar para facilitar una gestión ambiental eficaz. La organización
debe asegurarse que cualquiera que realice funciones para ella o en su nombre y
que pueda causar impactos ambientales significativos sea competente en base a
formación, educación o experiencia adecuadas.
Deben mantenerse registros de esta competencia. La organización debe en relación
con su sistema de gestión y sus aspectos ambientales determinar decidir si
comunica o no externamente, sin requerimiento previo de partes interesantes
información sobre sus aspectos ambientales significativos. Esta decisión debe
quedar documentada.

• Control Operacional y Respuesta ante Emergencias: La Norma ISO 14001

establece que la organización debe identificar y planificar las operaciones
asociadas a sus aspectos ambientales significativos para asegurarse que se
realizan bajo condiciones especificadas. Se deben establecer
procedimientos documentados para operaciones en las cuales su ausencia
puede llevar a desviaciones en su política ambiental.

La organización debe a su vez establecer procedimientos relativos a la

comunicación de los procedimientos y requisitos aplicables a sus proveedores
referidos a sus aspectos ambientales significativos. La organización tiene que
evaluar y seleccionar a los proveedores en función de criterios ambientales

La organización tiene que establecer procedimientos para identificar situaciones

potenciales de emergencia que puedan tener impacto en el medio ambiente y como
responder ante ellos. Se deben revisar periódicamente estos procedimientos y
realizar pruebas periódicas de estos cuando sea factible. La organización tiene que
responder ante situaciones reales de emergencia y prevenir o mitigar los efectos
ambientales adversos asociados.

• Verificación: La Norma ISO 14001 establece, entre otros, los siguientes

requisitos relacionados con el proceso de verificación:

La organización tiene que determinar, planificar e implantar los procesos de

seguimiento, y medir de forma regular las características de sus operaciones que
puedan causar impacto significativo en el medio ambiente. La organización debe
asegurarse que si utiliza equipos de seguimiento y medición se mantengan
calibrados o verificados y guardar registros que lo evidencien.
La organización tiene que establecer procedimientos para identificar los requisitos
legales aplicables y evaluar periódicamente su cumplimiento La organización tiene
que realizar un seguimiento de incidentes ambientales y tomar acciones para
eliminar las causas de estos. Se tiene que establecer un procedimiento de gestión
de no conformidades, incidentes y emergencias ambientales, acciones correctivas
y preventivas.

La organización tiene que realizar una auditoría interna anual mínima sobre la
implantación del sistema ambiental. Se tiene que documentar un procedimiento de
auditoría interna y dejar constancia en el registro correspondiente. La dirección debe
revisar el sistema de gestión ambiental, a intervalos planificados, para asegurarse
de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. Estas revisiones deben incluir
las oportunidades de mejora y cambios a realizar en el sistema.

• Instalaciones: La Norma ISO 14001 al ser una norma muy genérica

determina con respecto a las instalaciones que la organización debe
determinar, proporcionar y mantener las instalaciones necesarias para lograr
la conformidad con los requisitos legislativos ambientales

El sistema de gestión de la salud y seguridad ocupacional se define como el

conjunto de medidas legislativas, higiénico sanitarias, técnicas, organizativas y
socioeconómicas encaminadas a preservar y garantizar la salud y bienestar de los
trabajadores. La seguridad y salud en el trabajo contempla generalmente todos los
riesgos, tanto los relacionados con la seguridad industrial y salud de los
trabajadores, como son incendios, un medio ambiente favorable en sus puestos de
trabajo, entre otros.

Su objetivo es lograr una protección de los derechos de los trabajadores,

asimismo proteger su integridad tanto física como emocional y mejorar la
relación trabajador-jefe.

Elementos de un sistema de gestión de la salud y seguridad ocupacional

Este es un resumen claro de los principales elementos que debe tener en cuenta en
el momento de la implementación del sistema:
1. DEFINA UNA POLÍTICA CLARA: Esta debe incluir aspectos como la mejora
continua o la integración de la actividad preventiva.

2. COMPROMISO Y MUCHO LIDERAZGO: Involucre a todos los equipos de

trabajo de la Organización. Establezca roles claros, defina responsables y
responsabilidades. Designe líderes que transmitan la política del Sistema de
Seguridad y salud en el Trabajo a todo nivel. “También hay aceptar que los
líderes deben tomar acción en la creación y promoción de un ambiente de
trabajo seguro. Esto se puede conseguir a través del liderazgo visible, estar
activo y visible en el campo, interactuando de manera positiva con los
empleados para brindarles coaching y alentarlos para un buen
comportamiento en seguridad”.

3. CAPACITE Y GENERE CULTURA: Propicie espacios de aprendizaje que le

permita al Organización obtener Feedback (realimentación) y a su vez
generar cultura dentro de todos los colaboradores. Es importante que trabaje
de manera ordenada y defina un Cronograma de Capacitaciones con los
diferentes temas y se lo comparta a todos los equipos de trabajo.

4. GESTIÓN DE LOS RIESGOS: El objetivo de la gestión del Riesgo no es

eliminar el riesgo per se, realmente lo que se busca es Mitigar la realización
de estos mediante su previa identificación. De esta forma se definen planes
de prevención. “Los procesos de identificación de peligros, la evaluación del
riesgo y el manejo del cambio constituyen un enfoque proactivo para abordar
las inquietudes y los problemas que tengan el potencial de crear
consecuencias no planeadas, inesperadas o no deseadas. Una mayor
conciencia y conocimiento del riesgo resulta esencial para poder tomar
decisiones más efectivas en el negocio y tener menos incidentes, y además
constituye un componente clave de la diligencia propia. Los peligros pueden
ser identificados, evaluados y mitigados mediante la aplicación de un efectivo
manejo del proceso de cambio”.
5. COMUNICACIÓN: Defina canales apropiados y eficientes de comunicación,
haga que toda la organización se entere de las decisiones que se toman con
respecto al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y permita que esos
canales sean de doble vía, de esta manera usted recibirá nueva
Realimentación por parte de los colaboradores. Un consejo es aprovechar
las herramientas tecnológicas de comunicación con las que contamos
actualmente.

6. PLANIFICACIÓN PREVENTIVA: Todo lo bueno empieza con un PLAN. Por

supuesto, el sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo no es la excepción.
“Esta evaluación inicial será muy útil para establecer la planificación
preventiva y así controlar los riesgos. Esta planificación abarcará: Acciones
para suprimir y minimizar riesgos, Información, formación y participación de
los empleados, Actividades para controlar riesgos, Actuaciones ante cambios
previsibles y Actuaciones frente a hechos previsibles”.

7. SALUD Y BIENESTAR: Un ambiente de salud y bienestar en el trabajo no

solo tiene que ver con prevención de riesgos y protección de sus
colaboradores. La Empresa debe velar por un ambiente tranquilo, de respeto
y si se quiere de Camaradería. La salud debe ser medida física, mental y
emocionalmente. “Un ambiente de trabajo saludable es importante para una
organización. Cada persona de regreso a casa sana y salva todos los días”.

8. CONTROL A CONTRATISTAS: “Muchas organizaciones emplean personal

contratista para la realización de una amplia gama de actividades, que van
desde apoyo administrativo hasta construcción, operaciones mineras,
reparación y mantenimiento de equipos. Es importante asegurar sistemas
efectivos de gestión para garantizar la seguridad y la salud de todos los
trabajadores. El desempeño en seguridad y salud son una consideración
principal para la selección de una empresa contratista”.
 9. PREPARACIÓN DE EMERGENCIAS: “Una organización debe implementar
sistemas de seguridad con el fin de prevenir todos los incidentes. No
obstante, la Empresa y los trabajadores deben estar preparados para
emergencias potenciales”. Las buenas prácticas como los Simulacros debes
ser tomados en cuenta y con mayor seriedad por parte de empresas y
colaboradores. Se trata de estar preparados para emergencias en las que se
encuentra en juego la vida de TODOS.

Beneficios
a. Apoya en el cumplimiento de la legislación vigente
b. Ayuda a identificar y controlar los riesgos de salud y seguridad
c. Reduce y minimiza los costos de los accidentes ocurridos en el lugar de
trabajo
d. Mejora el entorno laboral
e. Involucra al capital humano en cumplimiento de las disposiciones
implementadas
f. Disminuye el ausentismo y la rotación de empleado

Requisitos de un sistema de gestión de la salud y seguridad ocupacional

Para implantar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se tienen
que considerar los siguientes requisitos:

• Establecer una política de seguridad en el trabajo.

• Establecer el sistema de gestión que se quiere implementar.
• Asignar y definir las responsabilidades y la organización preventiva.
• Analizar y realizar una evaluación inicial de los riesgos.
• Establecer las metas y los objetivos.
• Planificar las actividades preventivas.
• Establecer los programas de gestión.
• Realizar una elaboración del manual y la documentación necesaria.
• Controlar todas las actuaciones que se han planificado.
• Definir y establecer los riesgos.
 • Realizar una comunicación efectiva.
• Evaluar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Las auditorías de Sistemas Integrados ofrecen una reducción de tiempo de hasta

un 20% en el tiempo de realización, en comparación con la misma tarea en sistemas
individuales. Este ahorro puede ser optimizado cuando:

a) Se alcanza un grado muy alto de integración de los sistemas evaluados,

especialmente en el campo de la documentación.

b) El auditado y sus empleados clave, tienen capacidad para responder

preguntas sobre los sistemas auditados.

c) Los auditores tienen un conocimiento profundo acerca de las normas

auditadas.

Se debe considerar que durante la auditoría se deben revisar los informes anteriores
de auditoría y el estado de las acciones correctivas que se abrieron en su día como
respuesta a las no conformidades. Debe, asimismo, representar una oportunidad de
informar a la Dirección de la organización acerca del estado del sistema y de las
posibilidades de mejora de este.

La auditoría no tiene que ser considerada como una inspección fiscal, sino que más
bien debe ser entendida como la oportunidad para hablar directamente con los
trabajadores y que ellos cuenten sus impresiones directas sobre el procedimiento
que se ha auditado. Dado que estos son los que se encuentran trabajando
diariamente en las distintas tareas que comprenden a todo SIG, son quienes poseen
elementos de juicio para concluir si el método es el ideal, simplemente adecuado
para los fines que se pretenden o presenta deficiencias que deberían ser
subsanadas para maximizar la eficiencia del sistema.

Los negocios prosperan por tomar riesgos, pero fallan cuando los riesgos se
gestionan de manera ineficaz.
Ahora bien, antes de iniciar la auditoria se debe establecer un programa el cual
deberá de contener la siguiente información

Logo de la empresa:

El proceso que se auditara, Código, Vigencia y Versión:

Fecha de elaboración, Periodo que cubre, Objetivo, Alcance, Riesgos,

Criterios y Recursos:

Base legal:

Que son los decretos, las leyes y normas que aplican en los sistemas integrados de
gestión o rigen a la auditoria.

Definiciones:

Se realiza un glosario de todas las palabras que son clave en el programa, por
ejemplo, adecuación, eficacia, evidencia, hallazgo, entre otras.
Condiciones especiales

Van de acuerdo con los auditores, la auditoria y documentación.

El desarrollo que se compone por las siguientes actividades:

1) Programar auditorías

2) Seleccionar auditor líder y los auditores para cada ciclo de auditoria

3) Elaborar plan de auditoría
4) Comunicar el plan de auditoría al auditado
5) Preparar listas de verificación
6) Realizar reunión de apertura
7) Ejecutar el plan de auditoría
8) Realizar el balance de la auditoria
9) Realizar reunión de cierre
10) Realizar informe de auditoría
11) Documentar las no conformidades, observaciones u oportunidades de
mejora
12) Realizar seguimiento a las no conformidades, observaciones u
oportunidades de mejora
13) Evaluar la Auditoria Interna del SIG

Cada una de ellas debe tener su descripción, responsable y registro para

documentarlas.
Documentos asociados, por ejemplo:

➢ Lista de chequeo Auditoria SIG F-SIG-009

➢ Evaluación Auditoría Interna de SIG F-SIG-010
➢ Informe Auditoría Interna F-SIG-011
➢ Listado de asistencia F-DER-002

Quien elaboro, Quien reviso y Quien autorizo

Además de lo anterior se deben de anexar las Actividades de seguimiento y

Certificación que consisten en:

Durante una auditoría de primera fase, el equipo auditor deberá confirmar el nivel
de integración del SIG. El Organismo de Certificación deberá revisar y modificar, en
caso necesario, la duración de la auditoría que se basa en la información
proporcionada en la etapa de aplicación; Asimismo, deberá confirmar que el nivel
de integración se mantiene sin cambios durante todo el ciclo de certificación para
garantizar que la aplicación de las duraciones de auditoría establecidas se
mantenga.

Si la certificación a una o más normas del sistema de gestión / especificación(es)

está sujeta a la suspensión, reducción o supresión de la entidad de certificación
deberá investigar el impacto que puede generar en la certificación de otro sistema
de gestión estándar / especificación(s).