Manual de Funciones

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FEDERACIÓN NACIONAL DE ARROCEROS FEDEARROZ Versión: 001
MANUAL DE FUNCIONES Fecha: 08-09-2022

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MANUAL DE FUNCIONES
FEDERACION NACIONAL DE ARROCEROS

CAMPOALEGRE
AÑO:2023
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MANUAL DE FUNCIONES
INDICE
INTRODUCCUION
I. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL
I.1. Objetivo general

I.2. Objetivo especifico
I.3. Alcance
II. ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN
II.1. Reseña histórica de la organización

II.2. Misión
II.3. Visión
III. ORGANIZACIÓN
III.1. Organigrama
IV. CARGO O FUNCIÓN
4.1 Director ejecutivo

4.1.1 Responsabilidades técnicas o propias del cargo
4.1.2 Responsabilidades con el sistema de gestión
4.2 Auxiliar administrativo
4.2.2 Responsabilidades con el Sistema de Gestión
4.3 Analista de crédito
4.4 Jefe de logística
4.5 Jefe de bodega
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4.6 Auxiliar de bodega

V. CONTROL DE CAMBIOS

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INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Organización y Funciones constituye una guía y fuente

principal de consulta para las autoridades y empleados de la Federación Nacional
de arroceros FEDEARROZ seccional Campoalegre y su funcionamiento. Contiene
detalles de la estructura organizativa: Los distintos niveles jerárquicos que la
integran, las líneas de mando o autoridad, tipo de relaciones ínter-orgánicas, los
niveles de coordinación y las funciones de los cargos.
El Manual de Organización y Funciones es, además, una herramienta importante

de gestión, en la medida que pueda ser utilizado como un instrumento para la
evaluación del desempeño institucional, ya que las funciones descritas para cada
una de las áreas o unidades orgánicas guardan correspondencia con la Misión,
Visión, Valores y Objetivos de la organización.
Es por ello, que la institución debe velar por mantener actualizado el Manual de
Organización y Funciones a la par que la Estructura Organizativa, en procura de
adecuar los cambios a la dinámica organizacional.
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I. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL
1.1 Objetivo general
 Dotar a la Oficina de Recursos Humanos de un instrumento de gestión que

permita sistematizar y homogeneizar la denominación, clasificación, nivel
jerárquico, objetivó y base legal sobre la que se sustenta el desarrollo y
cumplimiento de las funciones, las relaciones de dependencia dentro de la
estructura y las funciones que les corresponden.
1.2 objetivo específico

 Facilitar el proceso de identificación y clasificación de la estructura de
puestos de la empresa.
1.3 Alcance
En el presente manual de funciones se describen las competencias que deben

acreditar los aspirantes para desempeñar los diferentes cargos.
II. ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN
2.1 Reseña histórica de la organización
El año de 1947 del cual data la fundación de la Federación Nacional de Arroceros

FEDEARROZ, hacia parte de una época en Colombia en la que empezaron a
aparecer los primeros síntomas de intervención programada del Estado en la
Economía, que se inició con la llamada Revolución en Marcha de los cuales
hicieron parte la reforma constitucional de 1936 y la ley 200 del mismo año.
Las dificultades de los agricultores de arroz de Ibagué, Espinal, Saldaña, Ortega,

Alvarado, Venadillo, Lérida, Ambalema y Armero se animaron a reunirse y
conformar una agremiación que los representara ante el estado.
Fue Gildardo Armel, hombre proveniente del café y de sus zonas de cultivo,
nacido en Chinchiná y dedicado desde sus primeros años a comprarlo con destino
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a la exportación y más tarde vinculado como arrocero a sus haciendas Rosalda y

Arielandia, ubicadas cerca de Ortega, quien contagió de entusiasmo y condujo a
sus colegas de oficio emprender la feliz iniciativa. Valentina de Armel recuerda que
las primeras reuniones para crear lo que hoy es la Federación Nacional de
Arroceros, se efectuaron con cultivadores de la región del Tolima.
Armel invitó en principio a Delio Suárez, Guillermo Laserna y José Raad para que
lo acompañaran en esta empresa. Fue así, como atendiendo su invitación, se
reunió un nutrido grupo de agricultores en la tarde del miércoles 28 de mayo de
1947, en el Hotel Lusitania de Ibagué, tradicional sitio de encuentro de
productores, molineros y comerciantes, donde se discutían habitualmente asuntos
generales referentes al mercado del grano. Sin embargo, esta vez la cita era más
específica y definitivamente histórica.
Luego se sumaron otros destacados cultivadores y con el correr de los días,

asistían más y más interesados. Con el proyecto en ciernes, la Federación de
Arroceros del Tolima se consolidó con el tiempo como gremio y empezó a tener
una mirada sobre todo el país
El 31 de enero del año siguiente, se celebró en la misma ciudad la primera

Asamblea Departamental de arroceros en la cual se dieron a conocer los estatutos
y la personería jurídica debidamente expedida por las autoridades.
Una vez formalizada la existencia legal y organizacional de la Federación, se

celebró su primer Congreso Nacional en el Club de Leones, con la presencia de
Santiago Trujillo Gómez, como ministro de Agricultura.
A partir de aquel momento, la institución prosiguió su marcha hacia el futuro,

amparada en una representación auténtica de la vida nacional y financiada con un
aporte voluntario de cinco centavos por bulto y de sesenta kilos de arroz en
cáscara, equivalente a medio centavo por kilo del producto en paddy, que era la
misma tarifa con la cual venían contribuyendo, desde su fundación, los arroceros
del Tolima.
Con posteridad, durante el IV Congreso Nacional de Arroceros realizado en Cali

en mayo de 1952, se acordó que la celebración del Día del Arroz sería el 28 de
mayo de cada año, pidiendo al gobierno nacional que acepte esta fecha por medio
de providencia.
El mismo certamen, se acordó por unanimidad designar a Gildardo Armel como

presidente Honorario de la Federación, tras su renuncia irrevocable como gerente.
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Impulsor de la tecnificación y las nuevas variedades.
Sin embargo, el señor Jorge Ruiz Quiroga, pionero en el cultivo fomentó e impulsó
la tecnificación y las nuevas variedades, permitiendo organizar la venta de
insumos.
Consiguió apoyo por parte de la banca en beneficio del sector arrocero, lideró el
desarrollo agroindustrial y la tecnificación del cultivo iniciando una nueva era para
la permanencia y rentabilidad del sector, lo que trajo consigo la proyección a nivel
nacional de la Federación.
2.2 Misión
La Federación tiene como objeto la defensa y representación de los agricultores

arroceros a nivel nacional. Teniendo como objetivo al productor, promueve su
desarrollo tecnológico, buscando su eficiencia económica y mayor competitividad.
La investigación de Fedearroz se proyecta dentro del marco de las variables
políticas, económicas, sociales y técnicas que inciden en la producción.
2.3 Visión
Fortalecer el gremio de la producción arrocera con agricultores más eficientes y
con mejor calidad de vida generando mayor desarrollo económico para sus
regiones y mejor calidad de grano para el país.

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III. ORGANIZACIÓN
3.1 Organigrama
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IV. CARGO O FUNCIONES
4.1 DIRECTOR EJECUTIVO
Nombre del cargo: Director ejecutivo

Dependencia:
Propósito del Preparar a la organización para cumplir consistentemente con

cargo: sus objetivos de desarrollo empresarial y de los colaboradores
que trabajan en la empresa
Autoridad del El director ejecutivo tiene la plena autoridad para su actividad
cargo: laboral.
 Diseñar estrategias de negocio.
 Mantener contacto operativo.
 Crear un equipo de trabajo eficiente.
 Dar el informe empresarial a los altos rangos.
 Mantener la misión y visión de la empresa.
 Mantener a los clientes satisfechos.
 Observar el mercado y sus cambios.
 Motivar al equipo de trabajo.

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 Visualizar el panorama de la empresa.

 Ejercer actividades estratégicas.
 Conocer la misión y visión de la empresa.

 Participar en las convocatoria elecciones de los represéntate del cocola.
 Participar en las convocatoria elecciones de los represéntate del coopast.
 Asistir puntualmente a las reuniones de la empresa.
 Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades
que se realicen en la empresa.
 Mantener y usar de acuerdo con el estándar los elementos de protección
personal requeridos para sus actividades.
 Conocer los aspectos ambientales de la organización y como minimizarlos.
4.2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Nombre del cargo: Auxiliar administrativo

Dependencia: Director Ejecutivo
Propósito del Brindar apoyo administrativo al equipo del área y servicio al

cargo: cliente con alto nivel de profesionalismo, a fin de atender las
demandas, mantener y promover relaciones de socios
estratégicos.
 Atención de llamadas o chat online de la página web corporativa, poniendo

en contacto al demandante con las personas adecuadas. También registro
de mensajes, correo postal y electrónico.
 Recepción de visitas en la oficina de las personas que deseen hablar con

algún compañero o tengan una cita concertada.
 Recibir y enviar documentos mediante firma o sello, remitiendo los que

lleguen a la empresa hacia el departamento adecuado o gestionando los
envíos ordenados por algún superior.
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 Guardar los archivos en un lugar accesible, ya sea en formato físico o

electrónico, así como revisar con regularidad su ubicación y conservación
para poder acceder a ellos en cualquier momento.
 Realizar cálculos básicos de administración para gestionar facturas, costes

de pedidos, compras de la empresa o cualquier otro tipo de operaciones
(calcular sueldos de la plantilla, impuestos, cotizaciones a la Seguridad
Social, etc.).
 Comunicar toda la información útil al resto de los departamentos, miembros

y superiores de la empresa.
 Tener al día la agenda de reuniones, eventos, llamadas y otras citas

importantes. Las dotes de organización se vuelven aquí fundamentales.
 Otra función esencial es tramitar los expedientes y procesos

administrativos, según los protocolos adecuados y usando los medios
pertinentes para ello.
 Conocer y llevar al día las gestiones empresariales con la Administración

Pública.
 Manejar ciertos programas específicos para agilizar y facilitar el trabajo

diario de forma más eficiente, por ejemplo, para el tratamiento de textos,
números, datos, etc.

 Participar en las convocatoria elecciones de los represéntate del
COCOLA.
coopast.
 Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las
actividades que se realicen en la empresa.
 Mantener y usar de acuerdo con el estándar los elementos de
protección personal requeridos para sus actividades.

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 Conocer los aspectos ambientales de la organización y como

minimizarlos.
4.3 ANALISTA DE CREDITO
Nombre del cargo: Analista de crédito

Propósito del Examina los estados financieros y el historial crediticio de

cargo: personas o empresas. Con base en esa información, el analista
determina el grado de riesgo involucrado en la extensión del
crédito.
 Reunirse con los clientes que soliciten líneas de crédito, evaluar su

condición financiera, referencias y capacidad de pago.
 Investigar, recopilar y analizar la información para poder tomar
decisiones efectivas y favorables.
 Comunicarse con otras instituciones financieras para solicitar
detalles acerca de la capacidad de pago de los clientes.
 Promocionar los servicios de la institución y brindar asistencia a los
clientes en la determinación de la línea de crédito que mejor se
adapte a sus necesidades y metas financieras.
 Remitir las solicitudes que sean procesadas al Gerente de la
Sucursal con las observaciones a ser consideradas para la
aprobación o negación del crédito o préstamo.
 Ser diligentes al brindar asistencia a los clientes y mantener altos
estándares de ética.
 Garantizar que la documentación entregada por el cliente esté
conforme a los estándares de la institución.
 Calcular las tasas de interés aplicables en base al historial financiero
del solicitante.
 De ser posible, trabajar en conjunto con el Asesor Financiero a los
fines de delimitar cabalmente el criterio crediticio.
 Estar al corriente de las regulaciones aplicables al ámbito de créditos
y préstamos.
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COCOLA.
coopast.
minimizarlos.
4.4 JEFE DE LOGISTICA
Nombre del cargo: Jefe de logística

Propósito del Economización de recursos, optimización de plazos y

cargo: organización de productos, artículos o bienes materiales
derivados del proceso de producción del negocio.
 Definición e implementación de los planes de acción relacionados con la

logística. Esto incluye establecer objetivos a cumplir en corto, medio y largo
plazo.
 Supervisar diariamente la evolución del equipo de trabajo. Deberán orientar,
supervisar y monitorizar cada paso de la cadena de producción.
Independientemente de las personas a su cargo, estos responsables
actuarán como directores de personal dentro de su departamento.

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 Atención al cliente y sus necesidades. Debe ser empático, saber escuchar y

negociar, entre otras habilidades, para el trato directo con los clientes.
 Gestión del lanzamiento de nuevos servicios o productos. A la hora de un
nuevo lanzamiento, el jefe logístico hará hincapié en estos artículos.
Resulta normal, teniendo en cuenta que los nuevos lanzamientos requieren
mayor esfuerzo en su gestión frente a otros proyectos ya existentes.
 Selección de proveedores. Además, estará en estrecho contacto con el
departamento de compras. El objetivo es prever y satisfacer las
necesidades de la empresa, tanto en términos de efectividad en la
producción como en la calidad de estos.
 Control de stock.
 Supervisión de la preparación de pedidos o picking.
 Gestionar y monitorizar la distribución y el transporte.
 Exprimir las ventajas del SGA para optimizar rendimientos operacionales,
reducir costes y tiempos.

COCOLA.
coopast.
minimizarlos.
4.5 JEFE DE BODEGA
Nombre del cargo: Jefe de bodega

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Propósito del Supervisar todo lo que ocurre en un bodega. Su misión es

cargo: planificar, dirigir y coordinar las actividades de abastecimiento,
reposición, almacenamiento y distribución de los materiales y
productos de la compañía. Uno de sus objetivos primordiales es
optimizar tanto el espacio de la bodega como las tareas que allí
se llevan a cabo.
 Dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control

de los pedidos recibidos.
 Garantizar el abasto suficiente de libros y útiles, así como el adecuado
manejo y custodia de las existencias.
 Supervisar la entrada y salida de materiales y equipos del almacén.
 Verificar la codificación y registro de mercancías que ingresa al almacén.
 Realizar el inventario físico de existencias, conciliando con el Departamento
de Contabilidad los resultados obtenidos.
 Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
 Mantener en orden equipos y sitios de trabajo, reportando cualquier
anomalía.
 Realizar además de las tareas previstas en el puesto, todas aquellas que
sean encomendadas dentro del alcance de este

COCOLA.
coopast.
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minimizarlos
4.6 AUXILIAR DE BODEGA
Nombre del cargo: Auxiliar de bodega

Propósito del Apoyar al encargado de inventarios en las actividades operativas,

cargo: administrativas de acuerdo con los procesos y lineamientos
establecidos garantizando de forma eficiente el manejo de los
productos.
 Ingreso y egreso de producto.

 Apoyo en el manejo de inventarios
 Presenta reportes semanales del movimiento de productos
 Otros asignados por el jefe de bodega

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V. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Descripción del cambio Versión

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FEDERACION NACIONAL DE ARROCEROS

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I. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL

I.1. Objetivo general

II. ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN

II.1. Reseña histórica de la organización

IV. CARGO O FUNCIÓN

4.1 Director ejecutivo

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4.6 Auxiliar de bodega

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El presente Manual de Organización y Funciones constituye una guía y fuente

El Manual de Organización y Funciones es, además, una herramienta importante

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I. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL

1.1 Objetivo general

 Dotar a la Oficina de Recursos Humanos de un instrumento de gestión que

1.2 objetivo específico

En el presente manual de funciones se describen las competencias que deben

II. ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN

2.1 Reseña histórica de la organización

El año de 1947 del cual data la fundación de la Federación Nacional de Arroceros

Las dificultades de los agricultores de arroz de Ibagué, Espinal, Saldaña, Ortega,

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a la exportación y más tarde vinculado como arrocero a sus haciendas Rosalda y

Luego se sumaron otros destacados cultivadores y con el correr de los días,

El 31 de enero del año siguiente, se celebró en la misma ciudad la primera

Una vez formalizada la existencia legal y organizacional de la Federación, se

A partir de aquel momento, la institución prosiguió su marcha hacia el futuro,

Con posteridad, durante el IV Congreso Nacional de Arroceros realizado en Cali

El mismo certamen, se acordó por unanimidad designar a Gildardo Armel como

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Impulsor de la tecnificación y las nuevas variedades.

La Federación tiene como objeto la defensa y representación de los agricultores

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IV. CARGO O FUNCIONES

4.1 DIRECTOR EJECUTIVO

Nombre del cargo: Director ejecutivo

Propósito del Preparar a la organización para cumplir consistentemente con

4.1.1 Responsabilidades técnicas o propias del cargo

 Diseñar estrategias de negocio.

 Mantener contacto operativo.

 Crear un equipo de trabajo eficiente.

 Dar el informe empresarial a los altos rangos.

 Mantener la misión y visión de la empresa.

 Mantener a los clientes satisfechos.

 Observar el mercado y sus cambios.

 Motivar al equipo de trabajo.

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 Visualizar el panorama de la empresa.

4.1.2 Responsabilidades con el sistema de gestión

 Conocer la misión y visión de la empresa.

4.2 AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Nombre del cargo: Auxiliar administrativo