EJE TEMÁTICO N° 2: DISEÑO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Trabajo Práctico: Identificando Pautas de Control Interno

Alumna. Taborga Danila Milagros

Consigna:

De acuerdo a los siguientes conceptos y situaciones, indicar a qué normas de control interno
corresponden, qué normas de control interno están siendo vulneradas o qué normas de
control interno pueden aplicarse, según corresponda.

a) Se trata de una empresa unipersonal, donde su propietario participa en la totalidad de

las actividades personalmente, desde la toma de decisiones estratégicas hasta la
realización de las tareas operativas, tanto las de producción como las de
administración. Todas las tareas y operaciones se encuentran registradas en la mente
de esta persona, que para desarrollarlas si realiza algún tipo de registración, ésta será
más bien precaria. En estas circunstancias, los retiros de dinero no se realizan como
consecuencia de anotaciones sistemáticas que así lo determinan, sino de la cantidad
disponible en el bolsillo del propietario al final de cada día.
En esta situación se puede resaltar la falta de la norma general de separación de
funciones la cual explica que una operación se realiza con la intervención de varios
sectores, establece un control por oposición de intereses y constituye uno de los
pilares del sistema de control interno. En la situación ya antes descripta se puede
notar que el propietario se hace cargo de las actividades, también que todas las
operaciones y tareas las lleva registradas en su mente y no en algún tipo de libro de
registros o documentación de respaldo esto no cumpliendo con lo que el art 320 del
CCC. Entonces podemos decir que también se está violando la norma de diseño de
formularios, archivos y registros, y la norma de control de formularios y
comprobantes.
b) El sector Contabilidad de Costos está implementando un sistema de costos estándar,
también tiene la tarea de determinar los tiempos estándar de las operaciones y
controlar los tiempos reales con los tiempos estimados.
c) El área Producción es la encargada de programar la misma y verificar los atrasos. El
Sector Contable además de la función de registrar las transacciones originadas en
adquisiciones de bienes, tiene también la función de custodia o disposición de los
mismos.
d) El Sector Tesorería cuya función principal es la custodia de valores, y efectuar la
custodia de los mismos en la Caja Fuerte, también tiene la función de anotación de las
mismas en los registros establecidos para controlar esos valores.
En esta situación se está cumpliendo la división de funciones y asignación de
responsabilidades ya que es un sector encargado de la custodia de valores y su control.
e) En una empresa prestadora de servicios, el Gerente General tiene la potestad de
determinar incorporaciones de personal y asignar horas extras a sus empleados.
f) El Tesorero de una entidad puede autorizar compras solo si las mismas no superan la
cifra de $ 3.000,00 y estén referidas a adquisiciones de bienes de consumo.
g) El sector de almacenes o depósito de un supermercado, recibe directamente las
mercaderías adquiridas de los proveedores sin que pasen por el sector Recepción que
es quien tiene que comparar cuantitativamente y cualitativamente el producto
comprado. La responsabilidad derivada del ingreso de los productos está en cabeza del
área Recepción.
En esta situación se debería aplicar la norma de asignación de responsabilidades que
solo el sector de recepción sea el único encargado de realizar la tarea comprobación
de los productos comprados, sin que intervenga otro sector como el de almacenes.
h) En una empresa industrial los operarios son responsables de la custodia y disposición
de los bienes o herramientas de trabajo utilizados.
i) El responsable de llevar el dinero recaudado en la organización para su depósito en la
entidad financiera donde se tiene abierta la cuenta corriente bancaria debe firmar un
documento o formulario especialmente diseñado para esa operación en el que conste
la cantidad de dinero a depositar, importe que debe coincidir con la boleta de depósito
emitida por el Banco una vez realizado el mismo.
En este caso se cumple la norma de seguridad en el manejo de activos ya que el
responsable del dinero debe firmar una documentación que detalle la cantidad de
dinero a depositar( el manejo es de una sola persona y la documentación detalla quien
es el depositario y el monto).
j) El movimiento de valores monetarios, por tener características especiales debe
limitarse al maximo, siendo deseable que la cantidad de personas que intervengan en
ellos sea lo mas reducida posible.
El movimiento de valores debe ser de una sola persona o sector ya que de lo contrario
pueden ser expuestos a sustracción.
k) El trabajador responsable de determinar la necesidad de compras de materias primas
en la organización LAFORMED S.A., es a su vez la misma que realiza los pedidos a los
proveedores, de recepcionar los pedidos, mantener los registros de las existencias y
pagar a los proveedores.
l) El área Deposito de elementos de oficina en una empresa constructora ubicada en la
Avenida Néstor Kirchner de nuestra ciudad de Formosa, exige para que se retiren los
artículos demandados por el área Administración (5 resmas de hojas oficio, 10 toners
para impresoras y fotocopiadoras, por ejemplo), la firma de un comprobante de
expedición que respalde la salida de esos bienes. En ese documento se controla que
no se coloque una cifra menor a la retirada, ya que si así se hiciese, él seria
responsable por el faltante que surgiría si se hiciera un recuento de inventarios.
En la situación se cumple la asignación de responsabilidades ya que el área de
depósitos exige que se retiren los artículos de papelería, además existe un control en
la documentación y la firma de un comprobante.
m) El operario de una empresa comercializadora de artículos lácteos, debe registrar las
ventas utilizando un software de aplicación adquirido por la organización a la empresa
"BTB Software para pequeñas organizaciones", sistema al que pueden ingresar
utilizando un nombre de usuario y contraseña que le fuera provisto oportunamente,
registra las transacciones en el Libro IVA Ventas, en una oportunidad, por no contar
con las facturas duplicadas correspondientes, que estaban todavía en posesión del
área Ventas, es decir, todavía no se había trasladado la documentación de un sector al
 otro, y ante la inminencia del vencimiento de la fecha para la presentación de la DD.JJ.
del impuesto, solicito vía telefónica, los montos brutos y totales de ventas al sector
antes mencionado.
Se podría decir que no hubo cumplimiento del control de formularios y registros ya
que no contaba con las facturas duplicadas y la asignación de responsabilidades
debido a que las facturas se encontraban en el área de ventas y no había sido
transladado al otro sector.
n) Los empleados del área Contable del Banco Formosa S.A. solo pueden acceder a los
módulos del sistema de información automatizado, relacionados al registro de
transacciones, no pueden en consecuencia, por el tipo de puesto, perfil y permisos
configurados informáticamente, acceder a los saldos de los depósitos tipo cuentas
corrientes, cajas de ahorro y plazo fijo de las personas física o jurídicas que sean
clientes del Banco; por corresponder estos datos y actividades a otra sección en que se
divide esa entidad financiera.
En el caso se puede ver el cumplimiento de la norma de la asignación de
responsabilidades ya que el área o puesto se encarga de acceder a los saldos de los
depósitos y el área contable del bco Formosa solo puede acceder a los registros de
transacciones.
o) El Tesorero de una empresa que presta servicios de juegos de azar, se toma sus
vacaciones anuales reglamentarias, la empresa decide que quien lo reemplace sea un
empleado jerárquico que se desempeña en el área Comercial, sin embargo el Sub-
Tesorero considera que quien lo tendría que reemplazar en el puesto es él.
En la situación debemos aplicar la norma de Niveles de autorización la cual establece
que es fundamental que las funciones se asignen a personas con la capacidad para
llevarlas a cabo. Debe estar claramente establecido quién puede autorizar una
operación según su tipo y monto, se debería quizás realizar un análisis de ambas
personas y decidir cual es la mejor para llevar el puesto.
p) El contrato de franquicia de la marca Cardón establece que quienes se desempeñen en
puestos o cargos en la franquiciada, no puedan ocupar puestos o cargos en entidades
competidoras.
En este caso se podría decir que se está cumpliendo la integridad de información ya
que si los empleados tuvieran puestos de trabajo en la competencia podrían revelar
información sobre la franquicia y la termine perjudicando.
q) El empleado vendedor de una empresa comercializadora de equipos de audio, es
quien tiene la responsabilidad de asignar el límite de crédito a los clientes, establecer
el precio de los productos, determinar las condiciones de pagos, decidir respecto de
las bonificaciones y descuentos, controlar las devoluciones en cuanto a su calidad,
cantidad, motivo y procedencia y registrar las transacciones en las cuentas corrientes
de los mismos.
En este caso no hay separación de funciones ya que el empleado vendedor es quien se
encuentra realizando distintas funciones como el registro de las transacciones en las
ctas ctes, el control de las devoluciones y establecer los precios a los productos.
r) Los formularios correspondientes a las Órdenes de pagos de una empresa, están pre-
impresos, pero la numeración se efectúa con sellos numeradores, quien sella,
establece la enumeración consecutiva.
 En esta situación se debe establecer un control de formularios y comprobante que las
ordenes se encuentren impresos y sellados para tener registros de las ordenes de
pago.
s) El departamento Cobranzas de una farmacia, dispone los talonarios de recibos que no
se encuentren en uso para su custodia en la Gerencia General.

t) La Gerencia General de una empresa alimenticia, tiene establecido que los pagos a
proveedores realizados por el área Tesorería, que se efectúen bajo la modalidad de
home banking, sea realizada previa confección de la Orden de Pago, rubricada por la
Gerencia General y el Tesorero, y que solo conozcan la clave para ingresar a la
plataforma digital bancaria dos empleados del área Tesorería.
Se puede destacar el cumplimiento de la seguridad en el manejo de activos debido a
solo conocerán la información a la plataforma bancaria dos empleados ( personal de
tesorería) y el cumplimiento de la norma de diseño de formularios, archivos y registro,
ya que llevaran el registro de las operaciones realizadas mediante la confeccion de
orden de pago.
u) Se trata de una empresa Consultora en Sistemas Informáticos para Estados, dicha
entidad diseñó un software para automatizar los procesos correspondientes al manejo
y seguimiento de expedientes de la Administración Pública provincial, el personal
perteneciente a la dependencia de Sistemas del gobierno, único organismo habilitado
para operar con la consultora, solicita en forma verbal a los informáticos de la misma
efectúen una modificación en la base de datos de manera tal de permitir al Ministerio
de Economía, Hacienda y Finanzas conocer es estado de los expedientes
correspondientes a otro organismo, dicho requerimiento se efectuó sin la
correspondiente autorización del superior inmediato. Cuando la modificación se
encontró operativa, la misma quedo evidenciada la facilidad con que se podrían
incorporar cambios en el Sistema de consulta y la inconveniencia de la acción.
En este caso hay una falta de integridad a la información debido a la facilidad que se
podría hacer modificaciones en el sistema.
v) Una entidad dedicada a la prestación de Servicios Médicos relacionada a la Nutrición
recibe la inspección de la AFIP (organismo de fiscalización y recaudación tributaria
nacional de nuestro país), el mencionado organismo estatal solicita se presenten los
talonarios de facturas de ventas y de compras, los comprobantes respaldatorios de las
transacciones, los originales de las DD.JJ. de tributos y copia de los EE.CC., en todos los
casos correspondientes al ejercicio económico 2008. Toda esa documental tuvo que
ser recolectada y organizada para esa inspección, no dando cumplimiento al plazo
establecido para la presentación y sufriendo en consecuencia la aplicación de una
multa de $ 600,00 por considerar la falta de colaboración de la empresa. La empresa
consiguió reunir parcialmente la documentación, debido a que no habían
encontrado la totalidad de los mismos por diferentes motivos (extravío,
traspapelamiento, ordenamiento incorrecto, etc.).-
En la situación se está violando la norma de seguridad de activos la cual nos detalla la
centralización del manejo en una sola persona o sector; el acortamiento de los pasos y
traslados en los cuales los bienes puedan estar expuestos a deterioro, sustracción, etc.
 En el caso la entidad no cumplió con la totalidad de entrega de documentación debido
al extravió y ordenamiento incorrecto de las mismas.
w) Se trata de una empresa comercial en la que el dueño decide delegar las operaciones
de adquisición de las mercaderías e insumos, cobro de las ventas, confección de la
planilla de ingresos y determinación del dinero a enviar al Banco para su depósito, en
una sola persona, la empresa lleva un sistema manual de facturación. Solo por
comentarios de algunos clientes se detectaron ventas al contado efectuadas pero que
no fueron facturadas como tampoco informadas.
En este caso se están violando las normas de separación de funciones y la de
asignaciones de responsabilidades debido a que el dueño quiere realizar todas las
operaciones de los distintos sectores que existen en la organización, también la falta
del diseño de formularios, archivos y registros debido a que la información de las
ventas efectuadas al contado no fueron registradas ni siquiera informadas.