CONSTRUCCIÓN DE UN GESTOR

DOCUMENTAL SIMPLE

GESTIÓN DOCUMENTARIA DIGITAL

PRESENTADO POR:
AB
c

DOCENTE:

CONDORI MAMANI KETY YANETH

Huancayo, 2023

INTRODUCCIÓN

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ORGANIGRAMA

GE•GERENCIA GENERAL
 CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Nuestra empresa KUSA CHOCOLATES vio necesario la conservación de sus documentos
con el objetivo de asegurar la integridad física del soporte y del texto de los
documentos así también garantizar su conservación óptima

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL FISICA:

1. Estará ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro, y de

lugares excesivamente húmedos
2. Las instalaciones eléctricas deberán conservarse en perfecto estado.
3. El mobiliario archivístico (estantes, archivadores, etc.) deben ser
preferentemente de metal.
4. Evitar la luz natural o artificial sobre los documentos.
5. Prohibir el ingreso de personas extrañas en los depósitos.
6. Adoptar las medidas convenientes a fin de evitar la sustracción indebida de los
documentos.

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL GOOGLE DRIVE

Nuestra empresa KUSA CHOCOLATES eligió Google drive para realizar la conservación
digital.

1. Es más seguro y se corre menos riesgo de ser dañado o extraviado,

2. La información también se podrá extraer de forma rápida
3. Se podrá conservar durante el tiempo que se indique en nuestra tabla de
retención documental.
4. Se designará a una persona que será la encargada de monitorear el drive y que
no sea manipulado por cualquier persona.
 VALORIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Nuestra empresa KUSA CHOCOLATES después de analizar los valores de los

documentos, decide si éstos deben transferirse al archivo histórico, o si por el
contrario, deben eliminarse o conservarse teniendo en cuenta la tabla de retención
documental para cuyo efecto se aplicaron técnicas de selección.

Documentos de valor primario:

a. Administrativo: El valor que posee un documento para la actividad

administrativa de una entidad productora, en la medida en que informa, fundamenta o
prueba sus actos.

b. Legal: El valor que posee un documento del cual derivan derechos u

obligaciones legales de individuos u organizaciones y cuya vigencia suele estar
determinada en una ley, código u otro mandato jurídico.

c. Fiscal: El valor que poseen los documentos que pueden servir como prueba del
cumplimiento de obligaciones tributarias.

d. Contable: El valor que poseen los documentos que pueden servir para informar
o explicar las operaciones que afectan económicamente a la organización: ingresos,
egresos, activo, pasivo o capital contable.

Documentos de valor secundario:

a. Testimonial: el valor que tienen los documentos que dejan constancia de

hechos y circunstancias significativas relacionadas con la existencia de una institución.
Representan evidencia de sus orígenes, organización, funcionamiento y actividades.

b. Informativo: Es el valor que pueden tener los documentos que ofrecen

información relevante para la investigación histórica, no solamente sobre la institución
generadora, sino también sobre personas, otras corporaciones y/o acontecimientos
del contexto local, nacional o internacional.
 EXPURGOS DE DOCUMENTOS

Nuestra empresa KUSA, realiza un proceso de forma segura y certificada cumpliendo

con todas las normativas para la realización de expurgo de documentos. Reconocemos
la importancia, las ventajas y la realización efectiva de la destrucción de documentos
que hayan perdido su valor ya sea administrativa, contable, legal, etc.
Expurgo de documentos de forma efectiva.

1.- Primero eliminaremos las copias y duplicados de los documentos que cuentan con
el documento original.

2.- Eliminaremos las series originales de los documentos que ya se encuentren

digitalizados en nuestro Google Drive.

3.- Eliminaremos las series originales carentes de valor informativo e histórico.

4.- Guardaremos una muestra representativa en caso de eliminación total para dejar
huella de lo que se eliminó.

Análisis de necesidades

● Mantener la pertinencia de la serie documental.

● Facilitar el manejo de las colecciones por los usuarios.
● Solucionar el problema derivado de la falta de espacio para albergar las
colecciones en libre acceso y optimizar el acceso a los fondos.
● Detectar los ejemplares dañados que requieren ser eliminados o restaurados. ●
Mejorar la imagen de la biblioteca con un fondo actualizado.

Estudio de viabilidad

● Analizar la documentación que poseemos.

● Determinar las posibilidades de almacenamiento del documento dentro de
nuestra empresa.

Criterios de aplicación
 ● Antigüedad: normalmente el expurgo se realiza sobre los documentos más
antiguos mayores a 5 años.
● Duplicidad: se tratará de no tener documentos duplicados.
● Uso: los documentos objeto de expurgo deben ser aquellos que ya no se usan.
● Disponibilidad: Serán los documentos que ya cuenten con digitalización.
● Redundancia: Se podrán expurgar aquellos documentos que contengan la
misma información disponible (copias y/o duplicados) en otros documentos
originales.
● Calidad y actualidad de la información: deben eliminarse los documentos que
contengan información obsoleta y que hayan sido emitidos por la parte externa
a nuestra empresa.

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

En el siguiente link, se encuentran los documentos emitidos por la empresa KUSA

Chocolates Artesanales, según área:
https://drive.google.com/drive/folders/1mrpd60fg_X5Q6TjsXi cRexODjvTdTks?
usp=sharing
 SELECCIÓN DE DOCUMENTOS

FECHA TIPO DOCUMENTO NÚMERO ASUNTO ENTIDAD REMITENTE DESTINATARIO ESTADO OBSERVACIÓN

29/06/2022 Emitido Memorándum 001-2022-KUSA KUSA Recibido

Recordatorio de Área de Área de
Asistencia a la Marketing Producción
Inauguración

02/06/2022 Emitido Informe 001-2022- Requerimiento de KUSA Área de Recibido

RRHHKUSA Equipos R.R.H.H. Gerencia General

13/06/2022 Emitido Informe 008- KUSA Área de Gerencia General Recibido

2022FKUSA Aprobación de la Finanzas
Cotización de
Requerimiento de
Equipos

01/07/2022 Emitido Acta de 001-2022 KUSA Gerencia

Reunión Coordinación para la General
inauguración del primer
local físico comercial de
KUSA

29/06/2022 Emitido Oficio 001-2022-KCA Invitación a la KUSA Gerencia Dirección General En Proceso Sin respuesta
Inauguración del local General de IC

08/07/2022 Emitido Memorándum 002-2022-KUSA KUSA Recibido

Llamada de Atención Gerencia
Área de Marketing
por Tardanza General
Injustificada
 FECHA TIPO DOCUMENTO NÚMERO ASUNTO ENTIDAD REMITENTE DESTINATARIO ESTADO OBSERVACIÓN

20/07/2022 Recibido Oficio 059-2022/MPH Recibido

Invitación a la Feria Municipalidad Municipalidad KUSA - Gerencia
AGRO EXPO YAURIS Provincial de Provincial de General
Huancayo Huancayo

21/07/2022 Emitido Oficio 001-2022-KCA KUSA KUSA Recibido

Respuesta a Invitación Municipalidad
a la Feria AGRO EXPO Provincial de
YAURIS Huancayo
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN
RETENCIÓN SOPORTE FINAL

SERIES Y TIPOS DE Archivo

CÓDIGO DOCUMENTOS Archivo de Gestión Central Papel Elec. CT E M/D S PROCEDIMIENTOS

Serie: Administración. Tipo:

ADM.OF Oficio 1 año 5 años P EL CT M/D

Serie: Administración. Tipo:

ADM.AC Actas 1 año 5 años P EL CT M/D

Serie: Administración. Tipo:

ADM.ME Memorándum 1 año 5 años P EL CT M/D

Serie: Administración. Tipo:

ADM.CI Citaciones 6 meses 2 años EL E

Serie: Administración. Tipo:

ADM.AV Avisos 6 meses 2 años EL E

Serie: Comercial. Tipo:

COM.BO Boletas Emitidas 1 año 5 años P EL CT M/D
 Serie: Comercial. Tipo:
COM.FA Facturas Emitidas 1 año 5 años P EL CT M/D

DISPOSICIÓN
RETENCIÓN SOPORTE FINAL

SERIES Y TIPOS DE Archivo

CÓDIGO DOCUMENTOS Archivo de Gestión Central Papel Elec. CT E M/D S PROCEDIMIENTOS

Serie: Ventas y Se digitaliza y se

Marketing. Tipo: elimina el soporte
VYM.PF Publicidad Física 1 año 2 años P CT M/D S papel.

Serie: Ventas y
Marketing. Tipo:
VYM.PD Publicidad Digital 1 año 2 años EL CT