RESUMEN Y MAPA MENTAL DE CUENTAS POR COBRAR

MAPA MENTAL

RESUMEN

Cuentas por cobrar:

Se tiene una cuenta por cobrar cuando se vende a crdito bienes o servicios a un
cliente. La cuenta por cobrar es el derecho del vendedor sobre el monto de la
transaccin. Tambin se tiene una cuenta por cobrar cuando se presta dinero a otra
parte. Cualquier transaccin de cuentas por cobrar implica dos partes:
El acreedor, quien obtiene la cuenta por cobrar (un activo)
El deudor, quien asume una obligacin/cuenta por pagar (un pasivo)
Tipos de cuentas por cobrar
Cuentas por cobrar
Documentos por cobrar
LAS CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar, las cuales se denominan tambin cuentas comerciales (al
cobro), son cantidades de dinero que deben recolectarse de los clientes como
resultado de las ventas hechas a crdito. Las cuentas por cobrar sirven como una
cuenta de control, porque resumen el total de todas las cuentas por cobrar de los
clientes.
Cuentas de control es una cuenta del mayor general que resume las cuentas

auxiliares relacionadas.
LOS DOCUMENTOS POR COBRAR
Los documentos por cobrar suelen tener un plazo ms largo que las cuentas por
cobrar. Los documentos por cobrar representan el derecho a recibir cierta cantidad
de efectivo en el futuro, ya sea de un cliente o de otra parte. El deudor de un
documento promete pagarle al acreedor una suma definida en una fecha futura
denominada fecha de vencimiento.
Pagare: sirve como evidencia del endeudamiento, y es firmado tanto por el
acreedor como por el deudor. Los documentos por cobrar pagaderos dentro de un
ao o menos son activos circulantes. Los documentos que van ms all de un ao
son a largo plazo.

Contabilidad de las cuentas incobrables (cuentas

malas)Como expusimos anteriormente, una venta a crdito (a cuenta) crea una
cuenta por cobrar. La creacin de dicha cuenta por cobrar es en realidad el primer
paso del proceso. Sin embargo, si la compaa vende nicamente en efectivo, no
tiene cuentas por cobrar y, por lo tanto, tampoco tendrcuenta malas por
incumplimiento de pago de los clientes.
Una venta a crdito produce tanto un beneficio como un costo:

El beneficio: un incremento en los ingresos y las utilidades mediante la

realizacin de ventas a una gama de clientes ms amplia.

El costo: algunos clientes no pagan, y ello crea un gasto denominado

gastos por cuentas incobrables, gastos por cuentas de cobro dudoso o gastos por
cuentas malas.

Hay dos mtodos para la contabilidad de cuentas incobrables:

El mtodo de provisiones

Mtodo de cancelacin directa

MTODO DE PROVISIONES
El mtodo de provisiones se basa en el principio de realizacin; por lo tanto, el
concepto clave es registrar los gastos por cuentas incobrables en el mismo periodo
que los ingresos por ventas.
Estimacin de cuentas incobrables
Las empresas hacen una prediccin educada, la cual se denomina estimacin. hay
dos formas bsicas de estimar las cuentas incobrable:

Porcentaje de ventas

Antigedad de cuentas por cobrar

Porcentaje de ventas
El mtodo de porcentaje de ventas calcula el gasto de las cuentas incobrables como

un porcentaje de las ventas netas a crdito.

Antigedad de cuentas por cobrarEste mtodo tambin se denomina enfoque
del balance general, porque se concentra en la antigedad real de las cuentas por
cobrar y determina un saldo fijado como meta para la provisin a partir de esa
antigedad.
MTODO DE CANCELACIN DIRECTA
Con el mtodo de cancelacin directa no se usa la provisin para cuentas
incobrables al registrar el gasto con base a una estimacin, en vez de ello se debe
esperar hasta que se determine que nunca se har un cobro de un cliente
especifico.
Ventas con tarjetas de crdito, con tarjetas bancarias y con tarjetas de
dbito.
Ventas con tarjetas de crdito
Las ventas con tarjetas de crdito son comunes en el comercio minorista. Los
clientes presentan tarjetas de crdito como American Express.
Las tarjetas de crdito ofrecen la ventaja de hacer compras sin tener que pagar en
efectivo inmediatamente.

Ventas
Flujograma de Proceso

Propsito
Crear y procesar una factura hasta entregar los artculos vendidos. Presentar en forma
resumida el proceso general de ventas.

Condiciones de entrada
Para Generar una Factura, se deben cumplir las siguientes condiciones previas:

Los mdulos Tesorera, Documentos y Almacn, deben estar correctamente

configurados. Ver procesos Configurar Tesorera, Definicin de Rutas
y Configurar Almacn.

Debe haberse ejecutado el proceso Definir Clientes, en el cual se registran los

datos del mismo y el almacn de entrega.

Se deben Definir Grupos de Artculos, los cuales a su vez contienen los

artculos que sern vendidos a los Clientes.

Se deben Definir Artculos, ya que los mismos son los que se reflejarn en la
factura.

Las ofertas deben estar establecidas para un determinado artculo y por un

tiempo limitado. Ver proceso Definir Ofertas

Se deben Definir Descuentos de Facturas y Definir Descuentos para

Renglones. Los descuentos de las facturas pueden aplicarse a un tipo de
cliente, una cantidad mnima de artculos o a un monto mnimo.

Pasos a seguir
Paso

Fase

Descripcin

Crear factura
nueva

Desde el mdulo Ventas en el men "Ventas I Ventas", acceder

a la pantalla TFACTURAS - Facturas.
Presione el botn [Insertar] para crear un nuevo registro.

Seleccionar un
cliente

Estando en la pantalla FFACTURAS - Factura, seleccione la

pestaa Factura.

Ubique el cursor en el campo "Nombre del Cliente". Seleccione

de la lista de valores el cliente requerido.

En caso de que el cliente no exista en la lista de valores, puede

crearse un cliente nuevo desde esta pantalla. Ver el
procedimiento Definir Clientes desde Factura.

Si no desea crear el cliente en la pantalla donde se genera la

factura, ver el procedimiento Definir Clientes.

En el bloque "Renglones de la Factura", ubique el cursor en el

campo "Artculo" y seleccione de la lista de valores el artculo que
ser cargado en la factura.

Si no existe el artculo, debe crearlo; para ello ver el

procedimiento Definir Artculos.

Para aplicar un descuento u oferta al rengln, en el campo

"Oferta/Descuento", seleccione de la lista de valores el descuento
u oferta. Esto se puede ejecutar, siempre que exista al menos un
descuento u oferta factible para el artculo o tipo de cliente.

Si la lista de valores no presenta el descuento para el rengln,

ver el procedimiento Definir Descuentos para Renglones.

Si no existe la oferta para el artculo que se est cargando en la

factura, ver el procedimiento Definir Ofertas.

En el campo "Cantidad", indicar la cantidad de artculos

requeridos.

Repetir los pasos 3 al 5 en nuevos registros del bloque de

reglones, hasta completar todos los artculos que se vendern en
la factura.

Para aplicar un descuento a la factura, en el campo

"Descuento" seleccione de la lista de valores el descuento
requerido. Esto se puede ejecutar, siempre que exista al menos un
descuento factible para la cantidad de artculos, el monto total y/o
el tipo de cliente.

Si el descuento es ajustable manualmente, debe indicarse en el

campo ubicado arriba del campo "Total", el monto de descuento. El
porcentaje de descuento se calcula automticamente.

Seleccionar
artculos

Seleccionar
descuento u
oferta para el
artculo

Indicar la
cantidad de
artculos

Ingresar otros
renglones

Seleccionar
descuento para
factura

Seleccionar
almacn de
entrega

Si la lista de valores no presenta el descuento para el rengln,

ver el procedimiento Definir Descuentos para Renglones.

En caso de que se desee cambiar el almacn de entrega de los

artculos de la factura, ubique el cursor en el primer campo del
cuadro de "Almacn de Entrega".

Seleccione de la lista de valores el almacn local, asociado al

punto de venta correspondiente al usuario (valor inicial por
omisin) o el almacn principal asociado al punto de venta.

Presione el botn [Emitir]. La factura se coloca en estatus

"PAP" (pendiente por aprobacin) y se genera un documento
dirigido al mdulo Tesorera para procesar en caja el pago de la
factura. El sistema presenta el identificador de este documento.

Una vez activado el botn [Emitir], se presenta el formato de la

factura para su impresin. Imprimir la cantidad de copias que sean
necesarias.

Emitir la factura

10

Presionar el botn [OK] de la pantalla de la factura para salvar

los cambios realizados.

Este paso se ejecuta por el personal encargado del cobro de la

factura; este podra coincidir con el mismo personal que genera la
factura (el mismo personal de ventas se encarga de cobrar las
facturas).

Procesar el pago
de la factura

11

Seguir los pasos del proceso Aprobar Pago de Factura.

Luego de procesar el pago de la factura, esta queda en estatus

"COB" (cobrada o pendiente por entrega).

En la pantalla TFACTURAS - Facturas, localice la factura cuyo

pago fue procesado en el paso anterior y presione el botn [Ficha].

Solicitar entrega

de artculos

12 Procesar el
movimiento de
almacn

Cerrar el formato de impresin de la factura.

Presione el botn [Solicitar Entrega]. La factura se coloca en

estatus "PEN" (pendiente por entrega) y se genera un documento
dirigido al mdulo Almacn para procesar la entrega de los
artculos de la factura. Se presenta el identificador de este
documento.

Presionar el botn [OK] para salvar los cambios realizados.

Una vez que se ha solicitado la entrega, aparece la pantalla

para el despacho de los items de almacn. Para este paso existen
dos opciones:

13

Entregar los
items

Cuando se procesan entregas para el almacn definido

para el punto de venta, el cual es procesado por el
mismo personal de ventas. (Se explica en el punto 13).

Cuando se procesan entregas para el almacn

principal, el cual es procesado por el personal del
almacn. (Se explica en el punto 13).

Cuando la entrega es procesada por el mismo personal de

Ventas, realice los siguientes pasos:
o

Verifique en
despachar.

pantalla

los

items

de

almacn

Presionar el botn [Procesar]. De esta manera se

procesar la entrega desde el mdulo Ventas.

Cuando la entrega es realizada por el personal de Almacn,

ejecute los siguientes pasos:
o

Presione el botn [Cancelar]. De esta manera se

procesar la entrega en el mdulo Almacn.

Contine con los pasos del proceso Aprobar Entrega

de Factura.