Una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de

un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una
oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.

La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u
organización. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a
su superior.
Tareas que realiza una secretaria
Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar documentos y
coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla una secretaria.

A todas estas tareas también habría que añadir la recepción de diversos tipos de documentos, el cálculo
de diversas cuentas, tener absolutamente actualizada lo que sería la agenda de citas y también la de
contactos profesionales que posee su jefe, acometer la información que sea requerida acerca de su
departamento u oficina.

Para poder conseguir acometer de la manera más eficaz y eficiente estas funciones es vital que la
secretaria tenga amplios conocimientos en áreas tales como la contabilidad, la gestión o la ofimática. En
este último aspecto es vital que maneje a la perfección programas tales como procesadores de textos,
plataformas de correo electrónico o softwares de gestión de bases de datos.

Por ejemplo: “Me gustaría que tengamos una reunión en los próximos días para analizar este negocio. Por
favor, llama a mi secretaria así arreglamos un encuentro”, “Voy a pedirle los papeles a mi secretaria para
proceder a la firma del contrato”, “Ayer hablé con tu secretaria y me dijo que estabas enfermo: ¿qué te ha
pasado?”.

Distintos cargos y funciones

Aunque el cargo de auxiliar administrativo puede ser ejercido por hombres o mujeres, lo habitual es que
sea una mujer quien se desempeña en esta función. Por eso es mucho más frecuente hablar de secretaria
y no de secretario.

Entre las distintas variedades de secretarias que pueden existir, podríamos destacar, la que se da en llamar
secretaria particular. Como su propio nombre indica, aquella es la que tiene como funciones el encargarse
de todos los asuntos personales y privados de su jefe, que ocupa un puesto de autoridad.

En América, sin embargo, un secretario es un funcionario público a cargo de un departamento

administrativo del gobierno. En este caso, un secretario se asemeja a un ministro: “El secretario de
Comercio se reunió con el presidente para determinar los pasos a seguir ante la huelga”.
Las Relaciones públicas consisten en un proceso de comunicación estratégica que construye relaciones
mutuamente beneficiosas entre las organizaciones y sus audiencias. Todo negocio necesita una buena
reputación para tener éxito y prosperar.

Entre las múltiples tareas que le competen a un secretario indudablemente que una de las más relevantes
es aquella que dice relación con su función de relacionador público.

Es la imagen de la empresa, y la impresión que un cliente, proveedor o visitante se forme del mismo
dependerá en gran medida de la forma en que el secretario se haya proyectado hacia la visita.
La imagen de la empresa está en juego cada vez que éste se relaciona con alguien ajeno a ella, desde el
saludo a un visitante, hasta la forma de contestar el teléfono.

En lo posible evitar pasar las llamadas durante el desarrollo de la entrevista, a menos que ésta sea de
carácter urgente. Se debe evitar además hacer llamadas telefónicas privadas o demasiado largas en
presencia de las visitas.
La secretaria debe llevar un control de las visitas y para ello debe crear un Libro de Registros de VisitasAqui
se debe anotar tanto visitas concertadas como las que esperan.

Es conveniente que el jefe esté al tanto de las citas que han sido concertadas antes de empezar la jornada,
de esta forma él podrá discriminar las visitas que no se pueden postergar y las que sí.
Al final del dia la secretaria tendrá un panorama claro de las visitas que se efectuaron, cuantas se
cancelaron y cuantas fueron postergadas.

.Además debe esforzarse por evitar las siguientes actitudes negativas:

Demostrar favoritismo por determinadas personas
Juzgar a los demás precipitadamente
Ser impaciente y temperamental
Comentar información confidencial

La atencion telefonica tiene muchas ventajas, algunas de ellas son:

Rapidez: Permite la comunicacion en pocos minutos
Brevedad: Estimula la conversacion precisa sobre temas puntuales y elimina los accesorios irrelevante

- La persona de mayor edad o mayor categoría será quien dé por terminada la entrevista. Tanto los
hombres como las mujeres deberán ponerse de pie cuando vayan los visitantes y acompañarlos en lo
posible hasta la puerta de la oficina. Si es difícil encontrar la salida, será la secretaria quien deberá
acompañar a las visitas hasta las escaleras o el ascensor.

- En el caso de reuniones formales, tales como reuniones de consejo, o departamentos, la secretaria del
presidente será quien debe enviar las convocatorias, preparar la orden del día, disponer los puestos a
ocupar en la sala de consejos, proporcionar al presidente toda la documentación necesaria, leer el acta de
la reunión anterior y la correspondencia y tomar nota de lo tratado para redactar una nueva acta.

- Con el fin de que las reuniones sean más eficaces y productivas es que se hace aconsejable la confección
de una orden del día. Un orden del día debe incluir al menos la lectura del acta anterior, y una lista de los
asuntos a tratar en el orden más práctico posible
Otro aspecto importante en la labor de la secretaria como relacionadora publica es aquella que tiene que
ver con la atencion del telefono.