Técnica Secretarial

Funciones De Una secretaria

Entre las principales tenemos:
a) Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
b) Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
c) Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de
éstos.
d) Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que
todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
e) Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
f) Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de
la empresa.
g) Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y
demás asuntos.
h) Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.
i) Mejora y aprendizaje continuo.

Funciones de una secretaria de Dirección

• Revisar la idoneidad de los documentos. - A lo largo del día una secretaria puede llegar a
trabajar con una gran cantidad de documentos diferentes. Si estos documentos proceden
de diferentes departamentos de la empresa, proveedores o clientes, la secretaria de
dirección debe evaluar la importancia de cada documento para ir gestionándolos con su
superior en orden de importancia.
• Creación de presentaciones. - En las juntas directivas se espera que sus miembros
muestren sus resultados o propuestas de manera escrita usando presentaciones
multimedia. Una secretaria de dirección debe asegurarse que todos los documentos que
se presentan no tengan errores gramaticales u ortográficos. Si por cualquier razón opina
que el contenido no es adecuado, puede comentar este detalle con su jefe.
• Organización de su espacio de trabajo. - El espacio de trabajo de una secretaria de
dirección siempre debe estar limpio y organizado para mostrar un ambiente profesional y
preparado.
• Dar la bienvenida a las personas que se van a reunir con el director. - En caso de que esté
ocupado, debe ofrecerles un lugar para sentarse mientras esperan y café o algún aperitivo.
• En ocasiones, es posible que la secretaria de dirección tenga que encargarse de responder
correos electrónicos de empleados de la empresa, proveedores o clientes.
• Mantener la confidencialidad de lo que ve, lee o escucha en su oficina. - Posiblemente la
discreción de una secretaria de dirección será lo que haga que mantenga su puesto de
trabajo durante mucho tiempo.
• Recordar diariamente a su superior su agenda en persona, por correo electrónico o
usando las redes sociales.

Lic. Gladys Fernández González 1

 Técnica Secretarial

Funciones de una secretaria de Gerencia en una Empresa

• Revisar la correspondencia de la gerencia de una empresa y comunicarse de manera

efectiva con otros empleados y proveedores y/o clientes.
• Asegurarse que la compañía cumple con ciertas obligaciones legales comprobando la
adecuación de una gran variedad de documentos.
• Llevar un registro efectivo revisando que las reuniones de su jefe están bien programadas
y no interfieren con otras obligaciones.
• Enviar agendas e informes.
• Comprobar que las acciones acordadas se llevan a cabo.
• Tener una agenda actualizada incluyendo a los trabajadores de la empresa, clientes y
proveedores.
Organización de visitas
Papel de la secretaria respecto a las visitas
La recepción y la selección de las visitas son unas de las funciones de la secretaria.
Por ejemplo:
 En la coordinación y atención a personas o clientes que llegan a empresas, trabajos u otras
entidades.
 En las empresas grandes, las visitas o clientes son recibidas por la secretaria recepcionista, para
antes anunciar y permitir el ingreso al departamento u oficina al que se dirige el visitante.
 En las empresas pequeñas, despachos o consultorios será la misma secretaria quien recibirá a las
visitas o clientes.
 Para que una visita sea atendida correctamente, la secretaria deberá seguir algunas normas tales
como:
 Al comenzar su jornada laboral, repasará la lista de las visitas programadas.
 La primera regla de cortesía es atender a los visitantes cuanto antes.
 El saludo es uno de los aspectos más reveladores sobre los modales de una secretaria, por lo que
deberá poner todo su empeño. Una forma correcta de saludar pudiera ser: (Buenos días, señor
Rodríguez, ¿en qué puedo atenderlo? A la hora de despedir a la visita, la secretaria también
deberá ofrecer un cordial saludo de despedida.
 No deberá dar nunca la impresión de que atender al visitante supone una molesta
interrupción, aunque en ocasiones lo sea.
 Si está hablando por teléfono cuando llega una visita, debe tener en cuenta que esta persona
tiene siempre prioridad sobre la que está al otro lado de la línea, por lo que es correcto hacer
una interrupción breve de la conversación telefónica para atender al visitante.
 Como regla general la secretaria tratará a todos los visitantes de usted, aunque ellos mismos la
tuteen.
 Deberá familiarizarse cuanto antes con todas aquellas personas que acuden habitualmente a la
oficina y memorizar sus nombres.

Lic. Gladys Fernández González 2

 Técnica Secretarial

 Es frecuente que la secretaria para llenar momentos de espera, o bien por cortesía, deberá
mantener breves conversaciones con las personas que acuden a la oficina; para esto deberá
tener en cuenta lo siguiente:
 La conversación no debe tratar nunca sobre temas demasiado personales o íntimos.
 Tampoco hablará sobre temas importantes de la empresa.
 No prolongará más de lo necesario la conversación.

Recomendaciones

➢ La actitud de una secretaria ante una visita cliente o persona particular siempre deberá ser con
respeto, amabilidad y cortesía.
➢ Saber clasificar por prioridad, importancia o asunto es un buen consejo que debe tener en cuenta
una secretaria
➢ Las visitas deben ser tratadas por la secretaria con la máxima corrección. La actitud positiva y
amable es la que da de la empresa.

Junta de Directorios o Accionistas

Definición de Directorio. - Un directorio es una organización formal y legal compuesta por un
número determinado de miembros cuidadosamente seleccionados, cuya labor principal es apoyar en la
toma de decisiones estratégicas de la compañía.
Algunas de estas decisiones incluyen temas como: transacciones importantes, momentos para levantar
capital, contrataciones y despido de colaboradores clave, entre otros.

Los actores principales de un directorio son: el presidente del directorio, los directores y el
responsable de la gestión y dirección administrativa en la empresa, quien debe liderar la reunión.

Funciones Formales

• Orientar a los fundadores, especialmente al responsable de la gestión y dirección administrativa en

la empresa
• En ciertos casos puntuales, pueden llegar a despedir y contratar al responsable de la gestión y
dirección administrativa en la empresa
• Representar a todos los inversionistas ante la compañía
• Representar a los fundadores de la compañía
• Cuidar que sus acciones velen por el interés y bienestar de la compañía
• Cuidar de no crear situaciones que impliquen conflicto de interés
• Mantener la confidencialidad de lo abordado en las reuniones de directorio

Informales
• Hacer todo lo posible y necesario para que los fundadores y responsable de la gestión y dirección
administrativa en la empresa tengan éxito
• Apoyar o no las decisiones de los fundadores y orientarlos cuando sea necesario

Lic. Gladys Fernández González 3

 Técnica Secretarial
• Acceso a redes de contacto, clientes u otro activo que beneficie a la compañía

Lecciones Para Liderar un Directorio

1. Tiempo: No definir la fecha de un directorio con poco tiempo de antelación

• Si defines un directorio de una semana para otra, no lograrás tratar los temas de manera profunda,
puede ser cada dos meses o quizás con mayor frecuencia si están en etapa temprana, la duración
de la reunión (en promedio dos a cuatro horas) y los descansos (ojalá puedan tener algo para tomar,
para comer o inclusive para almorzar).
• Es recomendable agendar con al menos un mes de antelación y coordinar con los miembros del
directorio, de modo que bloqueen sus agendas durante estas horas, e inclusive hacer un calendario
para próximos meses.

2. Expectativas: No aceptar o tratar de evitar participaciones a medias

• Director: “Lo siento muchachos, tengo solo una hora para la reunión porque tengo otro asunto que
atender”.

• Si él o los fundadores agendaron la reunión con la debida antelación y alinearon las expectativas de
los directores respecto a cuáles deberían ser los resultados del directorio, estas situaciones sorpresa
pueden ser perfectamente prevenidas. Intenten evitarlas ya que cuando suceden y la dinámica de
la reunión es interrumpida, ocurre un quiebre en todos los asistentes del cual es difícil recuperarse.

3. Preparación: No abordar un directorio sin antes haberles enviado la agenda y descripción de los
principales temas a tratar a los directores

Un buen directorio busca abordar los principales asuntos de la compañía y conversar sobre ellos, por lo
tanto, todos los asistentes deben haber estudiado previamente cada uno de los temas a tratar en la reunión,
con el fin de que esta sea más productiva, enriquecedora y conocer las ya reflexionadas opiniones de los
asistentes. Una práctica útil puede ser enviar con una o dos semanas de antelación la agenda y puntos a
tratar (aspectos financieros, ventas, estrategias de negocio, producto u otros).

4. Presentación: No pensar que el directorio es una presentación expositiva de rendición de cuentas

La instancia de un directorio suele intimidar en primeras y es común pensarlo como una instancia para
rendir cuentas a los directores. Esto no es así. El directorio es una instancia de diálogo que busca aprovechar
la experiencia y conocimiento de cada uno de sus miembros en pos de resolver dificultades o potenciar el
bienestar de la compañía.

5. Contenido: No presentar asuntos netamente operativos y pasar por alto las decisiones estratégicas

Es fácil caer en la discusión de temas muy operativos y perder mucho tiempo en esto, por lo que hay que
recordar que la reunión de directorio, en esencia, está pensada para abordar las decisiones estratégicas de

Lic. Gladys Fernández González 4

 Técnica Secretarial
la compañía. Intenta aprovechar la experiencia, conocimientos y tiempo de los directores en lo realmente
importante.

6. Seguimiento: No dejar que los acuerdos tomados en el directorio queden en el aire

Los acuerdos tomados en el directorio deben ser materializados para luego llevarlos a la acción. Una práctica
útil es llevar un registro de los acuerdos en función de la agenda del directorio, enviárselo a los directores
una vez finalizada la reunión y luego hacerle seguimiento a cada uno.

Junta de directores o Accionistas

Definición de Junta General de Accionistas
La Junta General de Accionistas (JGA) es el órgano supremo de la Sociedad.
Los accionistas constituidos en la JGA debidamente convocada, y con el quórum correspondiente, deciden
por la mayoría que establece la ley y el Estatuto los asuntos propios de su competencia. Todos los
accionistas, incluso los disidentes y los que no hubieren participado en la reunión, quedan sometidos a los
acuerdos adoptados por la JGA General.

Temas a tratar en la JGA

La JGA sólo puede tratar los asuntos contemplados en la convocatoria, salvo que estén presentes todos los
accionistas y decidan éstos por unanimidad tratar algún tema no considerado en la convocatoria.

Fechas de reunión

La JGA se reunirá obligatoriamente dentro de los tres meses siguientes a la terminación del ejercicio
económico anual. Los accionistas podrán enviar al presidente del Directorio una comunicación a más tardar
el día 15 de febrero, solicitando la inclusión de algún tema de material importancia y que pudiera afectar
los derechos de los accionistas.

El presidente lo someterá a consideración del Directorio para que apruebe la convocatoria a la JGA y
establezca los temas de la agenda. El Directorio evaluará los pedidos de los accionistas y, de considerarlos
acordes con el interés social, procederá a incluirlos como puntos de agenda. En caso que el Directorio
desestime alguna de estas solicitudes, el Directorio a través de su presidente comunicará la decisión por
escrito al accionista solicitante con el correspondiente fundamento, al día siguiente de realizada la sesión
de Directorio.

Lic. Gladys Fernández González 5