SECRETARIADO EJECUTIVO

Módulo 1

∙ Introducción al Secretariado Ejecutivo

∙ Conceptos generales organizacionales
Introducción al Secretariado Ejecutivo

La profesión Secretarial, es uno de los empleos más antiguos en la historia de la

humanidad. Existen referencias que datan desde la época del antiguo Egipto que
hacen mención a personas con funciones de secretariado.

La oficina antes del año 1870 era dominada por hombres; la correspondencia era
escrita a mano; no existían los teléfonos; no había energía eléctrica, secretarios,
máquinas de oficina, compañías de seguros bancos y las cartas las dictaba una
persona directamente a la otra. Mucho tiempo después, primero con la Revolución
Industrial, y luego, con posterioridad a las dos guerras mundiales, por falta de mano
de obra masculina, hubo un surgimiento de la figura femenina en el ámbito laboral.
 A partir de la década del cincuenta, se profundizó el rol de la mujer como
secretaria.

Según la Real Academia de La Lengua Española, “Secretaria es la persona a cuya

discreción se confía un secreto. Sujeto encargado de escribir la correspondencia, de
extender actas, dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de una oficina,
asamblea o corporación. Persona que redacta la correspondencia de aquella otra a
quien sirve para este fin”.
La historia del secretariado

La palabra “secretario” viene directamente del latín, del participio del verbo
secernere, secretum, que significaba “distinguir” o “discernir”. Un secretarius era la
persona que llevaba los negocios en secreto sobre todo para una persona poderosa
como un noble. Esta figura se comenzó a popularizar en el Renacimiento y fue en el
siglo XIX cuando ya se constituyó en una figura estable que se ocupaba sobre todo de
la correspondencia diaria y de otro tipo de ayudas para los poderosos.
Con el tiempo, el título se fue ampliando y un secretario fue asumiendo distintas
funciones, con una cierta especialización. Encontramos, pues, un secretario
financiero, un secretario general… Dejando simplemente la palabra “secretario” para
los puestos menos concretos.
Con la invención de la máquina de escribir en la década de 1880, muchas
mujeres entraron en el campo del secretariado y a partir de la Primera Guerra
Mundial, el puesto de secretaria ha sido asociado a las mujeres tradicionalmente,
aunque últimamente se ha igualado la proporción de ambos sexos.

Hoy en día es rara la empresa mediana que no tiene un secretario o'secretaria

para organizar llamadas, mantener al día la agenda o realizar tareas
imprescindibles para la marcha de la empresa pero no relacionadas directamente
con su actividad principal.
Importancia del Secretariado

El secretariado ejerce una actividad de enorme importancia dentro del

ámbito comercial, mercantil, administrativo y de ejecución.
 Una secretaria ejecutiva posee el dominio completo de las técnicas de la oficina,
demuestra capacidad para asumir la responsabilidad que su jefe le ha delegado, con
gran iniciativa en las labores diarias, aplica el sentido común para emitir un juicio
acertado en los asuntos cotidianos y tomando decisiones dentro del margen de
autoridad que se le ha asignado.
Valores éticos que debe poseer una secretaria

Discreción: La secretaria, a diferencia del resto de los empleados, tienen

normalmente conocimiento de temas reservados, por lo que se espera de ella una
absoluta discreción. La discreción se referirá tanto a las noticias propias de la
actividad de la empresa, como las que se refieren a la persona del jefe, sobre todo
cuando se trata de aspectos puramente personales. Es
una de las cualidades esenciales. Debe ser reservada con mucho respeto a la labor
que se asigne y a las normas establecidas.

Confianza: La confianza es indispensable para trabajar en sintonía y con

perspectivas de mejora profesional. La relación de la secretaria con su
propio jefe debe ser de colaboración, de una confianza a toda prueba.
Educación y cortesía: La secretaria debe ser cortés con todos y en todos los
momentos, incluso y de forma especial con quien no lo es. Responder con cortesía
a quien se muestra grosero puede ser un arma eficaz.

Responsabilidad: Deberá desempeñarse en forma responsable y eficazmente con la

obligación moral de sacar adelante todo lo encomendado. Debe asumir los
compromisos adquiridos y nunca
comprometerse con algo que sabe que no va poder cumplir, ya que cuando
esto pasa se pierde confianza en su profesionalidad.

Diplomacia: Es una actitud sincera y leal que supone tacto, prudencia y previsión.
Esto ayuda a mantener un mejor desenvolvimiento de las labores de la oficina.

Honestidad: La honestidad debe caracterizarla en su manera de actuar, debe ser

veraz ante cualquier situación y no deberá distorsionar la realidad. Debe ser honesta
consigo misma y con los demás, con una conducta observada y respeto por el
derecho ajeno, ya que es en la Secretaría Ejecutiva quién el jefe deposita toda su
confianza.
Tolerancia: Debe ser tolerante. Hay que respetar y considerar las opiniones
o las actuaciones ajenas, aunque no coincidan con las suyas.
Valores profesionales que debe poseer una secretaria

Disponibilidad: El horario de una secretaria está estrechamente ligado a las

exigencias de su jefe.

Sentido común: Saber afrontar con prontitud, un imprevisto o una situación.

Autocontrol: Tener siempre dominio sobre sí misma.

Seguridad: Cuanto más segura esté de sí misma, más confianza infundirá en

quienes la rodean.

Previsión: La secretaria debe saber anticiparse a las necesidades que

puedan surgir.

Tenacidad: La secretaria afrontará en su trabajo tareas que suelen ser monótonas,

con resultados que sólo son apreciables a largo plazo, es aquí que debe aparecer su
tenacidad, su perseverancia, para lograr los resultados deseados para esta tarea.

Adaptabilidad: Suficiente flexibilidad para adaptarse a los cambios de

ambiente, de trabajo y de normativas.
Objetividad: Debe ser objetiva, enjuiciando las cosas con independencia de
cualquier tipo de interés personal o valoración ajena, para regirse según las normas
de la imparcialidad estricta.

Eficiente: Cuando se le oriente algún trabajo, que no ha entendido del todo, lo

más oportuno es que pida aclaraciones a quien corresponda; no puede olvidar
verificar que ha comprendido bien el trabajo asignado.

Exactitud: Es la ausencia de errores en el trabajo. La exactitud es fundamental y es

la base del trabajo de una secretaria.

Organización: Para organizar el trabajo de oficina es preciso realizarlo; especificar

materialmente sus partes y esto se logrará al conocer detalladamente la rutina de
oficina, o sea, las actividades propias de ésta y el tiempo que nos llevará al
efectuarlo. Evitar toda interrupción, teniendo a
mano el material y la información, no cambiar de trabajo sin terminar el
anterior. El orden es indispensable para trabajar sin estrés y sin pérdidas de
tiempo.

Paciencia: Debe saber mantener la tranquilidad cuando las cosas no

marchan según lo esperado. El tono de voz no debe ser estridente, ha de
aprender a controlarlo en cualquier momento y circunstancia.

Buena Memoria: Una secretaria sin memoria no tiene ningún futuro. Para evitar
sobrecargar la memoria, se recomienda utilizar las agendas y anotar en ellas todos
los datos; de esta forma es mucho más sencillo recordar las cosas principales y más
importantes sin correr el riesgo de olvidar algo.

Pulcritud: En cuanto a su trabajo debe realizarlo con esmero y cuidada presentación.

Tipos de Secretarias

● Secretaria-Asistente de Dirección
● Secretaria-Asistente Especializada
 ● Secretaria-Asistente de Equipo

∙ Secretaria-Asistente de Dirección: Representa al Director General de la

Empresa Organiza agenda, reuniones y viajes. Generalmente se requiere que
conozca una o más lenguas extranjeras. Asiste a algunas reuniones, toma notas y
elabora el acta de la misma Recibe visitas, y muchas veces viaja con su jefe o lo
acompaña a eventos.
∙ Secretaria-Asistente Especializada: Representa al Director de algún área de la
empresa (por ejemplo: Recursos Humanos, Marketing Comercial, Informática). En
muchos casos es acompañada por una secretaria junior.

∙ Secretaria-Asistente de Equipo: Se desempeña como secretaria del jefe de

equipo de un área de la empresa y de su equipo de colaboradores. Tiene el
papel de coordinar las actividades del equipo

Trabaja para diversas personas, muchas veces en conjunto con otras

secretarias

Funciones de la Secretaria

La secretaria puede, en el ejercicio de su función, desempeñar tareas a todos los

niveles del organigrama de la empresa y en todos los departamentos. Es por esto
que debe tener una formación amplia y capacidad para adaptarse a múltiples
ambientes y funciones.

Dentro de las funciones básicas podemos mencionar:

1. Representación personal de su jefe y de la empresa. La Secretaria es la

primera imagen que se muestra de la empresa y de su superior, al ser la primera
persona con la que se relacionan los visitantes. La impresión que
reciban en su primer contacto dependerá en muchas ocasiones de la eficacia con que
se desenvuelva la Secretaria.
 2. Ayuda a organizar y simplificar el trabajo del jefe: Una secretaria eficiente es la
que facilita la labor del directivo y lo descarga de todo tipo de obligaciones que no
sean las propias de su cargo, para que pueda dedicar todo su esfuerzo al mismo.

3. Enlace y Coordinación: La Secretaria ejerce una labor de enlace y

coordinación de la empresa, en la medida que facilita las comunicaciones de ésta
tanto internas como externas.
Tareas frecuentes de la Secretaria Ejecutiva
•Atención telefónica
•Manejo de Agendas
•Manejo de cuestiones confidenciales
•Envío y preparación de mailings
• Mantener las distribuciones listas y bases de datos actualizadas
• Redacción de correspondencia
• Enviar documentos a oficinas de diferentes ciudades y países
• Preparación de correspondencia
• Preparación de informes estadísticos mensuales
• Presentaciones en Powerpoint
• Confirmación de la asistencia de jefes a seminarios
• Organización de Eventos
• Organización de almuerzos y cenas
• Organización de conference calls, tanto internas como para clientes •
Seguimiento de firmas de documentación
• Seguimiento de Expedientes
• Archivar documentación
• Reserva de vuelos, hoteles, autos y restaurantes
• Envío y elección de regalos empresarios y tarjetas de fin de año •
Adquirir servicios de proveedores
• Provisión de materiales para la oficina
• Coordinación del arreglo de equipamiento
• Liquidación de Gastos
• Declaración de gastos del sector
• Pago a proveedores
• Recibo y pago de facturas
• Trámites personales del jefe
• Organización y logística de viajes
El perfil actual de la secretaria ejecutiva

Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el

mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del mercado eran
menores y las tareas se relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de
oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos formatos de comunicación
amenazaron con reemplazar su función, está lejos de lograrlo.

Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia constante. Son
muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel de
capacitación y el cuidado de la imagen personal.
Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez actitudinal: la
empatía, la comunicación y el esfuerzo por despejar el camino y simplificar las
tareas son cualidades importantes. También suma valor el poder asumir diferentes
responsabilidades y funciones, así como contar con la facilidad para coordinarlas.

Características del perfil de la secretaria ejecutiva

Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo,
al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte,
contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la contención y al
mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser
neutralizados.
Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino
también profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son
primordiales.

En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen

en cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más personal
especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios específicos- son
aptas para todas las búsquedas.

Además de contar con una formación completa en temas de cultura general y

del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía- resultan
indispensables sus competencias técnicas y conocimientos específicos de acuerdo al
área a la que deba asistir.

Secretarias ejecutivas, una profesión todo terreno

 El perfil de las secretarias o asistentes ejecutivas evolucionó cualitativamente en
estos últimos años. Para alcanzar una posición de este tipo ya no sólo es necesario
contar con una buena redacción, ser organizada, poseer conocimientos del idioma
inglés y computación, y contar con buena presencia. Hoy dejó de ser una posición
reactiva para convertirse en una posición estratégica y de gestión, en la que sus
actividades y responsabilidades se ven multiplicadas.

Además de manejar varias agendas en simultáneo y realizar el seguimiento de las

mismas, en muchos casos tienen que asistir a varios directivos a la vez. Otros
requisitos fundamentales que son tenidos en
cuenta a la hora de su contratación es que conozcan detalles del negocio, sepan
administrar recursos y sean autónomas en sus decisiones.

Es imprescindible que cuenten con un buen manejo de relaciones

interpersonales dado que hoy su función y posición dentro de la empresa se ve
muy expuesta ante el resto de la compañía; ellas son el nexo para llegar, en varias
ocasiones, a los superiores. A su vez es destacable que demuestren proactividad y
facilidad para la toma de decisiones.
 Debido a la gran globalización y auge tecnológico dentro de todas las
industrias, las secretarias ejecutivas pasaron al centro de la escena, donde una
competencia altamente requerida es el conocimiento de lenguas extranjeras. Se
requiere que se capacite de forma constante en temas de distintas áreas
corporativas, como ser finanzas, administración y recursos
humanos. Estas posiciones requieren competencias actitudinales, por lo cual
resulta valioso poseer cualidades serviciales.

La diferencia entre una secretaria y una secretaria ejecutiva

Una secretaria es una persona que proporciona apoyo de asistencia y

administrativo. Las secretarias podrán realizar tareas como escribir a máquina y
archivar, contestar el teléfono y concertar citas para su supervisor. La secretaria
ejecutiva o auxiliar administrativo puede hacer esas cosas, pero también es
responsable de funciones de más alto nivel, tales como la investigación, la
interacción con los proveedores y la selección de productos y gestión de base de
datos. Además de las diferencias en los
deberes del trabajo, por lo general hay diferencias en la preparación
educativa y salarios entre las secretarías y secretarias ejecutivas.

Habilidades básicas

Las secretarias y secretarias ejecutivas deben ser competentes en las habilidades

básicas tales como mecanografía, ortografía, gramática, puntuación y la experiencia
en el uso de equipo de oficina y aplicaciones de software comunes, tales como hojas
de cálculo, de procesamiento de textos o gráficos. Además, deben tener buenas
habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de hacer malabares con múltiples
responsabilidades. Sin embargo, la secretaria ejecutiva también tiene otras
cualidades, como la discreción, la diplomacia, el buen juicio y la capacidad de
resolver problemas de forma independiente.
Grados de diferencia

Muchas de las diferencias entre una secretaria y una secretaria ejecutiva son
cuestiones de grado. Una secretaria puede ser responsable de la contabilidad y la
caja chica, mientras que una secretaria ejecutiva maneja un presupuesto. Una
secretaria podrá publicar artículos en una página web, mientras que una secretaria
ejecutiva podría diseñar y administrar el sitio web. Las secretarias podrían realizar la
entrada de datos en una hoja de cálculo que la secretaria ejecutiva ha diseñado y
utiliza para funciones de informes. Una secretaria ejecutiva puede tener otros
miembros del personal administrativo reportándose a ella, mientras que una
secretaria no tiene responsabilidades de supervisión. Una secretaria ejecutiva a
menudo depende directamente del director general y puede soportar uno o más
altos ejecutivos.

APARIENCIA PERSONAL

Cómo vestir de manera profesional

 Una secretaria debe ofrecer la imagen adecuada, ya que muchas veces
será juzgada en base a ella.
La apariencia personal

El 90% de nuestro cuerpo va cubierto de ropas y sólo el 10% permanece al

descubierto, el cual está conformado principalmente por el rostro, cabello, y
extremidades tanto superiores como inferiores, es hacia esas zonas donde se
enfocan la mayor parte de las miradas. Por lo que debemos tener especial cuidado
para mantener dichas áreas corporales lo más pulcras y presentables posibles.
¿Qué prendas de vestir elegir para vestir de forma profesional?

1. El traje de chaqueta es una prenda clásica e infinitamente versátil que permite elegir
entre distintos diseños y cortes, ya sea con falda o con pantalón. Ventajas: cómodo,
elegante, mediante el cambio de complementos y accesorios
permite ofrecer un aspecto distinto.
 Al elegir debe:

- Preferir los colores sobrios de fácil combinación.

- Preferir los tonos lisos a los estampados, resultaría más fácil para combinar.
- Procurar que los diversos trajes sean combinados entre sí.

2. La falda recta es otra de las prendas que no pasan de moda. Son elegantes y
favorecedoras. Permiten múltiples combinaciones y se adapta fácilmente al estilo de
cada mujer.

Al elegir debe:

- Tonos oscuros que combinan con diversos colores y estampados

- La tela debe tener buena caída y que no se arrugue demasiado - No
debe ser muy corta ni demasiado ceñida (resulta poco elegante)

El estilo de la oficina, es el estilo clásico, profesional, sobrio, discretamente

elegante, femenino y cómodo. Aunque todos usemos el mismo uniforme cada
uno desarrolla su propio estilo.

3. Blusa de corte camisero

- Sirve como complemento a la saya y el traje de chaqueta - En cuanto a su

colorido y estampado se admiten todas las posibilidades, a condición que
combinen con las demás prendas.
¿Qué prendas de vestir se deben evitar?

- Ropas deportivas o informal.

- Ropas provocativas (faldas cortas, escotes pronunciados, blusas
transparentes)

La ropa provocativa trae como consecuencia malentendidos, prejuicios

machistas, ponen en tela de juicio su profesionalidad, enjuician el cómo pudo
haber obtenido la plaza que ocupa, etc.
Aspectos a tener en cuenta al seleccionar una prenda:

- La estatura, el peso, las proporciones y el entorno facial, que limitan lo

que le sienta bien a una persona.

- Saber el efecto de los colores, por ejemplo: una prenda de un solo

color alarga la figura.

- Las líneas verticales alargan la figura y la hacen ver más delgada - Las líneas

horizontales dan la sensación de anchura y acortan la figura

- La combinación de dos colores, en contraste, acortan la figura y la hacen

parecer más baja y ancha.
- Los tonos pasteles proporcionan un aire delicado y refinado

Fuentes consultadas:
 ● Girado Cristina, Artículo Clarín, entre mujeres: El perfil de la secretaria
ejecutiva.
● Equipo Editorial Clarín,Artículo entre mujeres: Secretarias Ejecutivas, una
profesión todo terreno
● Beth Greenwood, Demand Media,Traducido por Daniela Laura Arjones, La
diferencia entre una secretaria y una secretaria ejecutiva. ● Amalia Taquechel
Barreto y Carmen Alina García Díaz. Aprende a secretar. Manual para el desempeño
profesional de la secretaria.

Conceptos generales organizacionales

Concepto de Organización

Una organización es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos
personas o más, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta
o una serie de metas comunes. Según esta
En definitiva, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como
también lo son las escuelas, hospitales, iglesias, unidades militares, tiendas
 minoristas, departamentos de policía y los organismos de gobierno.

Tipos de Organizaciones

• Organización lucrativa: Recibe su nombre ya que la misma posee fines de

lucro, es decir que además de buscar una rentabilidad social, busca una
rentabilidad económica. Este concepto lo podemos simplificar diciendo que
son aquellas organizaciones que buscan un beneficio económico.

• Organización no lucrativa: Son organizaciones sin fines de lucro, es decir que

su objetivo principal no es la búsqueda de un beneficio económico, sino más bien
un beneficio para la comunidad en general, o sea, de orden público.

● EMPRESA: Es una unidad económico-social, integrada por elementos humanos,

materiales y técnicos, que tiene como objetivo obtener utilidades a través de su
participación en el mercado de bienes y servicios; para esto hace uso de los factores
de la producción: trabajo, tierra y capital.
Tiene una gran importancia como unidad económica de producción de
bienes y servicios, es importante por su dimensión social, es impulsora de
las grandes innovaciones y es también compleja, cambiante y diversa.

Áreas funcionales de la empresa: Está compuesta por el conjunto de

actividades realizadas por el empresario para la producción y distribución de
bienes y servicios con el fin de obtener un cierto beneficio.

• Producción: abarca las funciones de aprovisionamiento y transformación de

materias primas y productos semielaborados.

• Marketing: Función comercial o de distribución.

• Recursos Humanos: Organización y gestión del personal.
• Investigación y Desarrollo: Creación y evaluación de la tecnología.
• Financiación: Captación de fondos e inversión ya sea con:
- Recursos propios.
- Recursos ajenos.

Elementos de la Empresa

• Capital: Conjunto de bienes y derechos que son parte del patrimonio

de la empresa, es el factor estático de la producción.
• Elemento humano: Formado por las personas que aportan su trabajo a la
empresa.
• El empresario o los propietarios

Recursos de la Empresa
1. Recursos financieros: Activos que tienen algún grado de liquidez. Ej.:
créditos, dinero en efectivo, depósitos en entidades financieras, etc.
2. Recursos humanos: Está formado por los trabajadores o empleados que
aportan su trabajo a la empresa. Es el elemento dinámico de la producción.
– Los trabajadores o empleados.
– El empresario.
– Los propietarios.

3. Recursos materiales: Formado por las materias primas y los materiales

necesarios para el normal funcionamiento de la empresa.

Clasificación de las empresas

 Según la titularidad del capital de la empresa:
∙ Empresa privada: Es aquella cuyo capital pertenece a particulares.

∙ Empresa pública: El estado, u otros entes públicos son los propietarios de la

misma porque aportan el capital. Empresa mixta: La propiedad es
compartida entre los particulares y el estado o'entes públicos.

Según el número de propietarios:

∙ Empresa unipersonal: La propiedad corresponde a una sola persona.

∙ Empresa societaria: Los propietarios son dos o más personas que se

asocian para desarrollar una actividad en común.
Según los sectores de actividad: Empresas del sector primario: Suactividad se
relaciona con los recursos naturales. Ej.: Minería, pesca, caza, agricultura,
ganadería.

∙ Empresas del sector secundario: Su actividad se relaciona con las industrias,

o la transformación de materias primas en productos elaborados o
 semielaborados. Ej.: un molino harinero que usa el trigo para elaborar la
harina.

∙ Empresas del sector terciario: Su actividad se relaciona con la prestación de

servicios. Ej.: servicios de computación, de educación, de medicina, etc.

Según la dimensión de la empresa:

∙ Grandes: están conformadas por más de 400 trabajadores. ∙
Medianas: poseen entre 50 y 400 trabajadores.
∙ Pequeñas: poseen menos de 50 trabajadores.

Además podemos diferenciarlas de acuerdo a otros aspectos tales como:

∙ Volumen de producción, montos de ventas, capital, amplitud de

mercado, superficie de plantas, beneficios brutos que obtienen, cash
flow (circulante de dinero), puntos de venta, etc.

Según su personalidad jurídica:

 ∙ Persona física: La empresa es individual y su propietario es único, por lo tanto
se confunden en una sola persona la propiedad y la personalidad jurídica.
∙ Persona jurídica: Es cuando pueden distinguirse entre la persona de
los propietarios y la personalidad de la organización o sociedad.

Según su naturaleza jurídica:

Asociaciones y sociedades civiles, sociedades de personas: colectivas, en

comandita simple, etc., de capital: de responsabilidad limitadas, de capital por
acciones, anónima, en comandita por acciones, de economía mixta, sociedades
corporativas, etc.

Según su relación o vínculos con otras empresas:

∙ Independientes: aquellas cuyo capital es independiente en relación
con otras empresas.
∙ Vinculadas sin relación de dependencia: Aquellas en las que la participación
del capital en otra empresa es superior al 10% pero inferior al 50%. En ellas
existe un vínculo pero no una relación de dependencia ya que no se posee el
 control absoluto.

∙ Controlante y controladas: Las primeras son llamadas principales, poseen

más del 50% del capital de otra, influyendo en sus decisiones y el control
de la misma. Las segundas son dependientes, es decir que el capital, el
control, y las decisiones están en manos de la empresa controlante.

Según el origen de su capital:

∙ Empresas nacionales: Los capitales son de propietarios del país donde está
radicada la empresa.
∙ Empresas extranjeras: Los capitales provienen de propietarios de
otro país.

Según su ámbito geográfico:

∙ Nacionales, regionales, locales, multinacionales, internacionales, etc.

La organización Formal (estructura)
 Los diferentes factores o funciones de la empresa necesitan ser coordinados a
través de una estructura organizativa, en la que se establezcan las diferentes áreas
o niveles jerárquicos de la organización.

• Se organizan las funciones a realizar.

• Se establecen las relaciones entre los diversos elementos de la organización.
• Se forman los flujos de autoridad, determinando los distintos niveles de
decisiones.
• Se trata de determinar qué recursos y qué actividades se requieren
para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe diseñar la
forma de combinarlas en grupos operativos, es decir, crear la estructura
departamental de la empresa.

De la estructura establecida, se hace necesaria la asignación de

responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto.

Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el

establecimiento de una estructura organizativa. Para que exista un papel
organizacional y sea significativo para los individuos, deberá incorporar:
 1- Objetivos verificables que constituyen parte central de la planeación. 2-
Una idea clara de los principales deberes o actividades.
3- Un área de discreción o autoridad de modo que quien cumple una función
sepa lo que debe hacer para alcanzar los objetivos.
Además, para que una función dé buenos resultados, habrá que tomar las
medidas correspondientes a fin de suministrar la información necesaria y otras
herramientas que se requieren para la realización de esa función.

Importancia de la Organización Formal

Una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea

perfectamente clara para todos, que no existan dudas sobre quién debe realizar
determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta
forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de
responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones
que refleja y promueve los objetivos de la empresa.
En síntesis, el propósito de la Organización Formal de la empresa es contribuir a
que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia organizacional.
Características de la Organización

1- Complejidad: Existen organizaciones altas y bajas (estructura piramidal). Las

grandes organizaciones tienen un gran número de niveles intermedios que
coordinan e integran las labores de las personas a través de la interacción indirecta
(pirámides altas). En cambio, en las empresas
pequeñas actividades las realizan interactuando directamente con las personas
(pirámide chata).

2- Anonimato: Le da importancia al trabajo u operación que se realice, sin

tomar en cuenta quién lo ejecuta.

3- Rutina Estandarizada: Son procesos y canales de comunicación que existe en

un ambiente impersonal, las grandes organizaciones tienden a formar sub-
colectividades o grupos informales, manteniendo una acción personalizada dentro
de ellas.

4- Estructuras especializadas no oficiales: Configuran una organización informal

cuyo poder, en algunos casos, son más eficaces que las estructuras formales.
 5- Tendencia a la especialización y a la proliferación de funciones: Pretende
distanciar la autoridad formal de las de idoneidad profesional o'técnica, las cuales
necesitan un modelo extraformal de interdependencia Autoridad-Capacidad para
mantener el orden.

6- Tamaño: Va a depender del número de participantes y dependencias.

SECRETARIADO EJECUTIVO Fin de

Módulo 1

∙ Introducción al Secretariado Ejecutivo

∙ Conceptos generales organizacionales
SECRETARIADO EJECUTIVO Módulo 2:
Fundamentos de Administración

Introducción

La administración ha existido desde que el ser humano existe, en el momento

que evidencia sus necesidades básicas, estas lo hacen trabajar en equipo,
planeando estrategias y determinando roles para lograr su objetivo.

A lo largo de la historia y a la par con la evolución del hombre, la administración

se ha desarrollado con el objetivo de definir un camino organizado que asegure el
éxito de cualquier actividad propuesta por el ser humano. Hoy se nos presenta una
gran variedad de alternativas que nos permiten analizar el proceso administrativo
 desde diferentes perspectivas, cada una con distintos resultados, pero con un solo
objetivo en común: garantizar el rumbo al progreso colectivo.
La palabra administración proviene del latín ad ‘hacia’, ‘dirección’, ‘tendencia’, y
minister ‘subordinación’, ‘obediencia’, ‘al servicio de’; y significa ‘aquel que realiza
una función bajo el mando de otro’; es decir, ‘aquel que presta un servicio a otro’,
‘estar al servicio de otro’ —de la sociedad, haciéndola más productiva (eficiencia),
para el cumplimiento de sus objetivos (eficacia)—.

Eficiencia: se puede definir la eficiencia como la relación entre los recursos

utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la
eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O
al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

Eficacia: es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado

o'anhelado, independientemente de los recursos empleados para tal fin.
Procesos Administrativos
 Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una
actividad. La administración comprende varias fases, etapas o'funciones, cuyo
conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y
las técnicas de esta disciplina, correctamente. En su concepción más sencilla se
puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también
como el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Cuando
se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir
de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en
la que se ejecutan todas las actividades

Considerando la definición anterior, puede decirse entonces que:

● Planificar: Es el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que dirige
a una organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y
políticas organizacionales, usando como herramienta el mapa estratégico; todo esto
teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las
oportunidades/amenazas del contexto. La planificación abarca el largo plazo (de 5 a
10 o más años), el mediano plazo(entre 1 y 5 años) y el corto plazo, donde se
desarrolla el presupuesto anual más detalladamente.
En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales, políticos,
climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la
planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las
organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y permanente.
● Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién va a realizar la tarea?, implica
diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y
obligaciones; ¿cómo se va a realizar la tarea?; ¿cuándose va a realizar?;
mediante el diseño de proceso de negocio, que establecen la forma en que se
deben realizar las tareas y en qué secuencia temporal; en definitiva organizar es
coordinar y sincronizar.

● Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del

Liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados;
basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también
intuitivos de toma de decisiones.

● Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los

objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas
necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico,
A nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un
sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías
externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales.
 El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo tanto, es
aplicable a empresas privadas y públicas; instituciones públicas y organismos
estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades;
gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales y otras
instituciones de salud, fundaciones, etc. y a todos los tipos de empresas privadas; e
incluso las familias y hogares.
Los Niveles de la Administración
Otra forma de clasificación de los niveles:
ADMINISTRADORES DE NIVEL PRIMARIO

El nivel más bajo en una organización donde los individuos son responsables
del trabajo de otros recibe el nombre de administradores de nivel primario (o de
primer nivel). Sólo son responsables del trabajo de los empleados operativos y no
supervisan a otros administradores; componen el nivel “primario” o inferior en la
jerarquía de la organización. Constituyen el nivel operativo.

ADMINISTRADORES DE NIVEL MEDIO

Estos administradores de nivel medio pueden referirse a más de un nivel en

una organización. Los administradores que pertenecen a este nivel dirigen las
actividades de: otros administradores y, algunas veces, también
la de los empleados de operación. Sus responsabilidades son dirigir las actividades
que cumplen con las políticas de la organización y equilibrar las exigencias de sus
superiores con las capacidades de sus subordinados.

Son comúnmente llamados en las empresas como “mandos medios”,

típicamente jefes, coordinadores, supervisores, subgerentes, gerentes de nivel
medio y están encargados de los aspectos tácticos de la administración.

ADMINISTRADORES DE ALTO NIVEL

 Se compone de un grupo relativamente reducido de ejecutivos, es responsable
de la dirección global de la organización. Establece las políticas de operación y guía
la interacción de la organización con su ambiente. Los títulos típicos de estos
administradores son “presidente ejecutivo”,
“presidente” y “vicepresidente”. Los últimos según la organización y no siempre son
un criterio confiable de pertenencia al nivel más alto de la jerarquía. También puede
incluir a directores, ejecutivos y gerentes senior. Todos ellos constituyen el nivel
estratégico de la organización.

DEPARTAMENTOS

La departamentalización consiste en la división y el agrupamiento de las

funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Principios de la Administración

El administrador debe obedecer ciertas normas o reglas de

comportamiento, esto es, principios generales que le permitan desempeñar
bien sus funciones de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Allí
surgieron los llamados “principios de la administración”, desarrollados por casi
todos los autores clásicos.

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN PARA URWICK

Urwick fue un autor que provocó divulgar los puntos de vista de los autores
clásicos de su época. Cuatro principios de administración fueron propuestos por
Urwick:

∙ Principio de la especialización: una persona debe realizar una sola función en

cuanto fuere posible, lo que determina, una división especializada del trabajo.
∙ Principio de autoridad: debe haber una línea de autoridad claramente definida,
conocida y reconocida por todos, desde la cima de la organización hasta cada
individuo de base.

∙ Principio de la amplitud administrativa: este principio (span of control)

 destaca que cada superior no debe tener más que un cierto número de
subordinados. El superior no tiene solo personas para supervisarlas, sino
también, las relaciones entre las personas que supervisan.

∙ Principio de la definición: los deberes, autoridad y responsabilidad de cada

cargo y sus relaciones con los otros cargos deben ser definidos por escrito y
comunicados a todos.
Filosofía empresarial

La filosofía empresarial identifica la forma de ser de una empresa, habla sobre la

cultura de la compañía en relación a sus principios y valores institucionales.

La Misión:
Es un conjunto de creencias básicas que se derivan de la identidad corporativa y
de los objetivos de la compañía, su valor agregado en el mercado y en sus
empleados. Una misión debe ser concisa, clara y sencilla,
redactada con palabras que inspiran un desafío. Es un instrumento de alto
poder motivacional y entusiasta.
La Visión:
El reto para un empresario al desarrollar una visión estratégica es pensar
creativamente sobre cómo preparar la empresa para el futuro. La visión es la
expresión, hacia dónde quiere llegar, y cómo deberá lograrlo.

Los Principios:
Son proposiciones que establece una empresa entorno a las acciones y
comportamiento de los individuos dentro de la organización

Organigrama

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o

cualquier otra organización, incluyen las estructuras
departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un
esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una

idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:

● Desempeña un papel informativo.

● Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación
entre ellos.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo

es la estructura total de la empresa.
Tipos de organigrama:

1. Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo. 2.

Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha. 3. Mixto: Es una
combinación entre el horizontal y el vertical. 4. Circular: La autoridad máxima está
en el centro, y alrededor de ella se forman círculos concéntricos donde figuran las
autoridades en niveles decrecientes.
5. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría,
menor es la autoridad de ese cargo.
6. Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que
unen los mandos de autoridad.
 En una empresa pequeña y/o familiar, la estructura organizacional es muy
sencilla. Se adjuntan a continuación ejemplos de organigramas de estructuras

pequeñas.
Una empresa de tamaño mediano, se caracteriza por tener más de uno o
dos niveles de supervisión (mandos medios). En estos casos el Organigrama de
la empresa tiene la siguiente apariencia:
En una empresa grande, el Organigrama tiene más niveles, extensión y profundidad. A
continuación se adjunta un ejemplo:
Tipos de Sociedades Comerciales en Argentina

A diferencia de países como España o Uruguay, donde existen las sociedades

unipersonales, en la Argentina, una sociedad para funcionar debe tener al menos
dos socios.
 El artículo 1º de la Ley 19.550, que rige las Sociedades Comerciales, define: “Habrá
sociedad comercial cuando dos o más personas en forma organizada, conforme a
uno de los tipos previstos en esta ley, se obliguen a
realizar aportes para aplicarlos a la producción o intercambio de bienes
o'servicios participando de los beneficios y soportando las pérdidas.”

En nuestro país estas personas deben organizar su sociedad de

acuerdoa uno de los “tipos” (modos) previstos en la Ley de Sociedades
Comerciales. Cada uno de estos tipos sociales tiene características definidas y
prevén aspectos que deben respetarse.

Tipos societarios más comunes.

Los tres tipos sociales más comunes son la Sociedad de Hecho (S.H.), la Sociedad de
Responsabilidad Limitada (S.R.L.) y la Sociedad Anónima (S.A.).

Sociedad de Hecho: Este tipo de sociedad es ideal para emprendimientos pequeños,

que involucren bajo riesgo y en el cual los socios están dispuestos a invertir una
suma moderada de dinero, pero cabe recordar que la responsabilidad se extiende a
todo el patrimonio personal de cada socio, es solidaria e ilimitada.