Nacional

DISEÑO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO
PARA EL GIMNASIO LOS PINOS EN EL MARCO DE LA NORMATIVIDAD

VIGENTE EN ARCHIVÍSTICA COLOMBIANA
OSCAR FABIAN MORENO SAAVEDRA
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN - BIBLIOTECOLOGÍA
BOGOTÁ, D. C.
2014
DISEÑO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO
VIGENTE EN ARCHIVISTICA COLOMBIANA
OSCAR FABIAN MORENO SAAVEDRA
Trabajo de grado para optar por al título de Profesional en Ciencia de la

Información – Bibliotecólogo
DIRECTOR: JOSÉ JULÍÁN REY CORREA

PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN – BIBLIOTECÓLOGO
CON ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
BOGOTÁ
2014
DISEÑO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO PARA EL GIMNASIO LOS PINOS EN EL MARCO DE LA
NORMATIVIDAD VIGENTE EN ARCHIVISTICA COLOMBIANA
“La universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por sus
alumnos en sus trabajos de Grado, solo velará porque no se publique nada
contrario al dogma y moral católicos y porque el trabajo no contenga ataques
y polémicas puramente personales, antes bien, se vea en ellas el anhelo de
buscar la verdad y la justicia”.
Reglamento de la Pontificia Universidad Javeriana,

Artículo 23 de la Resolución No.13 de 1964.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 4
1. TEMA ............................................................................................................. 6
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................ 7
3. JUSTIFICACIÓN .......................................................................................... 10
4. OBJETIVOS ................................................................................................. 12
4.1. OBJETIVO General .................................................................................. 12
4.2. OBJETIVOS Específicos .......................................................................... 12
5. MARCO DE REFERENCIA .......................................................................... 13
5.1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE GIMNASIO LOS PINOS ................ 13
5.2. POLITICA DE CALIDAD ........................................................................... 14
5.2.1. Misión ..........................................................................................................14
5.2.2. Visión ..........................................................................................................15
5.2.3. Valores institucionales .................................................................................15
5.2.4. Organigrama ...............................................................................................18
6. MARCO CONCEPTUAL .............................................................................. 19
6.1. ARCHIVO ................................................................................................. 19
6.2. Expediente ................................................................................................ 19
6.3. Expediente digital o digitalizado ................................................................ 20
6.4. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO ......................................... 20
6.5. EXPEDIENTE HÍBRIDO ........................................................................... 20
6.6. EXPEDIENTE VIRTUAL ........................................................................... 20
6.7. FOLIADO ELECTRÓNICO ....................................................................... 21
6.8. ÍNDICE ELECTRÓNICO ........................................................................... 21
6.9. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ........................................................ 21
6.10. DOCUMENTO ....................................................................................... 21
6.11. DOCUMENTO DE ARCHIVO ................................................................ 22
6.12. DOCUMENTO ELECTRÓNICO ............................................................ 22

6.12.1. Clasificación ................................................................................................23
6.12.2. Características ............................................................................................25
6.12.3. Estructura ....................................................................................................26
6.13. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ........................................................ 27
6.14. GESTIÓN DOCUMENTAL .................................................................... 28
6.15. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL......................................... 28
6.16. Ley 527 de 1999: ................................................................................... 30
6.17. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ................................................ 31
7. MARCO NORMATIVO ................................................................................. 33
7.1. Leyes ........................................................................................................ 33
7.2. Decretos ................................................................................................... 34
7.3. Acuerdos, Circulares y Reglamentos ........................................................ 34
7.4. Guías y Manuales ..................................................................................... 36
7.5. NTC, NORMA ISO .................................................................................... 37
7.6. PROCESO DE PLANEACIÓN .................................................................. 38
7.7. PROCESO DE PRODUCCIÓN ................................................................ 43
7.8. PROCESO DE GESTIÓN Y TRÁMITE ..................................................... 49
7.9. PROCESO DE ORGANIZACIÓN ............................................................. 52
7.10. PROCESO DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ............................ 57
7.11. PROCESO DE VALORACIÓN .............................................................. 61
7.12. DECRETO 2609 DE 2012 CAPITULO IV – LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO .............................................. 64
7.13. DECRETO 2609 DE 2012, ARTICULO 8 .............................................. 65
7.14. DECRETO 2609 DE 2012, ARTÍCULO 5° ............................................. 66
7.15. DECRETO 2609 DE 2012 - ARTÍCULO 22° - ARTÍCULO 23° .............. 67
7.16. DECRETO 2609 DE 2012 ARTÍCULO 24° ............................................ 68
7.17. DECRETO 2609 DE 2012 - ARTÍCULO 25°.......................................... 69
7.18. DECRETO 2609 DE 2012 - ARTíCULO 26°.......................................... 69
7.19. DECRETO 2609 DE 2012 - ARTÍCULO 27°.......................................... 70
7.20. Decreto 2609 de 2012 - ARTÍCULO 28° ............................................... 70

8. MARCO TEORICO ...................................................................................... 74
8.1. GESTIÓN DOCUMENTAL........................................................................ 74
8.2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD..................................................... 75
8.2.1. COLOMBIA Y LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD ......................77
9. MARCO METODÓLOGICO ......................................................................... 79
9.1. TIPO DE ESTUDIO: DESCRIPTIVO ........................................................ 79
9.2. AREA DE ESTUDIO ................................................................................. 79
9.3. METODO DE INVESTIGACIÓN ............................................................... 80
9.3.1. Cualitativa ...................................................................................................80
9.3.2. Fases ..........................................................................................................81
9.4. TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE DATOS.............................................. 82
10. DESARROLLO ................................................................................................ 83
11. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO GIMNASIO LOS PINOS ........... 86
11.1. Identificación.......................................................................................... 86
11.2. Datos del archivo ................................................................................... 87
11.3. Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo ..................... 87
11.4. Administración de Archivos ................................................................... 88
11.5. Servicios que presta el archivo .............................................................. 88
11.6. Infraestructura física del archivo ............................................................ 89
11.6.1. El Edificio ....................................................................................................89
11.6.2. El archivo ....................................................................................................89
11.6.3. Instalaciones (Depósitos) ............................................................................90
11.6.4. Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento .........................91
11.7. Recomendaciones posteriores al diagnostico integral de archivo ....... 108
11.7.1. De gestión .................................................................................................108
11.7.2. De las condiciones ambientales e infraestructurales - edificios .................110
11.7.3. Del mobiliario y medios de protección de la documentación ......................110
11.7.4. Del mantenimiento y prevención de desastres ..........................................111

12. PROPUESTA DE DISEÑO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELECTRÓNICO EN EL GIMNASIO LOS PINOS................................................. 112
12.1. Diagnosticar la Gestión Documental de la entidad .............................. 114
12.2. Identificar los requerimientos de la gestión documental ...................... 115
12.2.1. Administrativos ..........................................................................................115
12.2.2. Económicos ...............................................................................................116
12.2.3. Tecnológicos .............................................................................................117
12.2.4. Normativos ................................................................................................117
12.2.5. Gestión del Cambio ...................................................................................117
12.3. Formular los procesos de la gestión documental ................................ 118
12.3.1. Planeación ................................................................................................119
12.3.2. Producción ................................................................................................121
12.3.3. Gestión y trámite .......................................................................................122
12.3.4. Organización .............................................................................................126
12.3.5. Transferencia ............................................................................................128
12.3.6. Disposición de documentos .......................................................................128
12.3.7. Preservación a largo plazo ........................................................................129
12.3.8. Valoración .................................................................................................130
12.4. Establecer programas específicos ....................................................... 131
12.4.1. Diseño del sistema de gestión de documentos electrónicos ......................132
12.4.2. Aspectos legales .......................................................................................132
12.4.3. Aspectos tecnológicos ...............................................................................133
12.4.4. Aspectos normativos .................................................................................133
12.5. Requisitos que deben cumplir los documentos electrónicos de archivo
134
12.5.1. 12.5.1. Autenticidad ...................................................................................134
12.5.2. Integridad ..................................................................................................135
12.5.3. Inalterabilidad ............................................................................................135
12.5.4. Fiabilidad ...................................................................................................135
12.5.5. Disponibilidad ............................................................................................136
12.5.6. Preservación .............................................................................................136
12.5.7. Metadatos .................................................................................................136

12.5.8. Protección .................................................................................................137
12.5.9. Requisitos que debe tener el sistema de gestión de documentos electrónicos
138
POLÍTICA CERO PAPEL EN EL GIMNASIO LOS PINOS .................................. 152
12.5.10. ¿Qué es cero papel? .............................................................................152
12.5.11. Beneficios al implementar la política cero papel en el Gimnasio los Pinos
153
12.5.12. Principales componentes .......................................................................156
12.5.13. Documentos electrónicos y la política cero papel ...................................160
12.5.14. La digitalización en la política cero papel ...............................................172
12.5.15. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos y la política cero papel
173
CONCLUSIONES ................................................................................................ 174
RECOMENDACIONES ........................................................................................ 176
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 177
GLOSARIO .......................................................................................................... 184
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1 - Clasificación Documentos Electrónico .................................................... 24

Tabla 2 - Procesos de Gestión Documental - Fuente: Conceptos tomados del
Decreto 2609 de 2012 ........................................................................................... 30
Tabla 3 - Leyes archivística en Colombia .............................................................. 33
Tabla 4 - Decretos archivísticos en Colombia ........................................................ 34
Tabla 5 - Acuerdos, Circulares y Reglamentos archivística en Colombia .............. 35
Tabla 6 - Guías y manuales archivística en Colombia ........................................... 36
Tabla 7 – NTC, ISO. .............................................................................................. 37
Tabla 8 - Proceso de Planeación - MARCO NORMATIVO .................................... 42
Tabla 9 - Proceso de Producción - MARCO NORMATIVO .................................... 48
Tabla 10 - Proceso de Gestión y trámite. Parte I - MARCO NORMATIVO ........... 49
Tabla 11 - Proceso de Gestión y trámite. Parte II - MARCO NORMATIVO .......... 50
Tabla 12 - Proceso de Gestión y trámite. Parte III - MARCO NORMATIVO ......... 51
Tabla 13 - Proceso de Organización - MARCO NORMATIVO .............................. 56
Tabla 14 - Proceso de Preservación a largo plazo - MARCO NORMATIVO ......... 60
Tabla 15 - Proceso de Valoración - MARCO NORMATIVO ................................... 63
Tabla 16 – Medición archivo Gimnasio los Pinos................................................. 105
Tabla 17 – Totales de la medición al archivo Gimnasio los Pinos ....................... 105
Tabla 18 - Proceso de Planeación - PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES ....... 120
Tabla 19 - Proceso de Producción - PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES ....... 121
Tabla 20 - Proceso de Gestión y trámite. Parte I - PROCEDIMIENTOS Y
ACTIVIDADES ..................................................................................................... 123
Tabla 21 - Proceso de Gestión y trámite. Parte II - PROCEDIMIENTOS Y
ACTIVIDADES ..................................................................................................... 124
Tabla 22 - Proceso de Gestión y trámite. Parte III - PROCEDIMIENTOS Y

ACTIVIDADES ..................................................................................................... 125
Tabla 23 - Proceso de Organización - PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES .... 127
Tabla 24 - Proceso de Preservación a largo plazo - PROCEDIMIENTOS Y
ACTIVIDADES ..................................................................................................... 129
Tabla 25 - Proceso de Valoración - PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES ........ 130
Tabla 26 - Recursos y Presupuesto ..................................................................... 151
Tabla 27 - Recomendaciones para documentos electrónicos según su forma y
formato PARTE I .................................................................................................. 162
Tabla 28 - Recomendaciones para documentos electrónicos según su forma y
formato PARTE II ................................................................................................. 163
Tabla 29- metadatos del expediente electrónico ................................................. 171
LISTA DE FOTOGRAFIAS
Pág.
Ilustración 1 - Fotografía Gimnasio los Pinos ........................................................ 13
Ilustración 2 - Organigrama Gimnasio Los Pinos ................................................... 18
Ilustración 3 - Mueble Archivo rodante................................................................... 92
Ilustración 4 - Mueble Archivo rodante abierto ....................................................... 92
Ilustración 5 - Mueble Archivo Rodante - A - Z Y Libros empastados, además de
materiales de papelería y otros almacenados con la documentación. .................. 93
Ilustración 6 - Daño estructural en el techo. ........................................................... 93
Ilustración 7 - Elementos de aseo almacenados con la documentación. ............... 94
Ilustración 8 - pasillo entre el mueble archivo rodante y archivador a la medida - no
ventilación, ventanas o extintores. ......................................................................... 94
Ilustración 9 - Edificio de Bachillerato, tercer nivel, cuarto en la mitad del nivel
costado sur - (solo una puerta de acceso, no ventanas, no extintores, cajas apiladas
y una organización peligrosa para el acceso. ........................................................ 95
Ilustración 10 - Documentos empastados .............................................................. 96
Ilustración 11 - Documentación en A-Z .................................................................. 97
Ilustración 12 - Documentación en carpetas de Yute y plásticas. .......................... 97
Ilustración 13 - Documentación con elementos metálicos y archivada en A-Z ...... 98
Ilustración 14- Documentos archivados y legajados incorrectamente. .................. 98
Ilustración 15 - Documentación almacenada en cajas de cartón inadecuadas. ..... 99
costado sur - Documentos en el piso y sin organización. .................................... 100
costado sur - documentación en diferentes soportes sin organización o clasificación.
............................................................................................................................. 100

costado sur - documentación en múltiples soportes almacenada en cajas ......... 101
Ilustración 19 - Unidades de almacenamiento usadas en el Gimnasio los Pinos 102
Ilustración 20 - Almacenamiento documentos electrónicos en los computadores en
el Gimnasio los Pinos .......................................................................................... 103
Ilustración 21 - Almacenamiento documentos electrónicos en la nube en el Gimnasio
los Pinos .............................................................................................................. 104
LISTA DE GRAFICOS
Pág.
Grafico 1 - Estructura de los Documentos electrónicos - Fuente: Elaboración propia

del autor ................................................................................................................. 26
Grafico 2 - Esquema Ciclo Vital del Documento - Fuente:
http://www.archivosagiles.com/ .............................................................................. 27
Grafico 3 - Línea del tiempo de la evolución de los sistemas de gestión de Calidad
............................................................................................................................... 77
Grafico 4 - VARIABLES DE ESTUDIO .................................................................. 79
Grafico 5 - Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los documentos
electrónicos de archivo ........................................................................................ 137
Grafico 6 - NECESIDAD DE UNA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS................................................................................................. 139
Grafico 7 - SISTEMAS DE GESTIÓN .................................................................. 142
Grafico 8 - Requisitos jurídicos de los mensajes de datos Ley 527 de 1999 –
Elaboración propia del autor ................................................................................ 147
Grafico 9 - Atributos jurídicos de una firma digital Ley 527 de 1999 .................... 147
Gráfico 10 – Beneficios política cero papel para la institución y los colaboradores
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2012). PROGRAMA GOBIERNO EN
LINEA. Recuperado el 9 de 10 de 2014, de
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-1-cero-
papel.pdf .............................................................................................................. 153
Grafico 11 - Beneficios política cero papel para los usuarios .............................. 154
Grafico 12 - Beneficios política cero papel para el ambiente ............................... 155
Grafico 13 - Componentes política cero papel en el Gimnasio los Pinos ............. 156
Grafico 14 - Aspectos básicos para el diseño de la política cero papel ............... 157
Grafico 15 - Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel –

PARTE I ............................................................................................................... 158
Grafico 16 - Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel –
PARTE II .............................................................................................................. 159
Grafico 17 - Clases de documentos electrónicos ................................................. 161
Grafico 18 - Estructura lógica Documento electrónico ......................................... 164
Grafico 19 - Formato de documento electrónico .................................................. 165
Grafico 20 - Componentes expediente electrónicoARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN. (2012). Programa gobierno en linea. Recuperado el 10 de Noviembre de
2014, de http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-4-
expediente-electronico-v1.pdf .............................................................................. 167
Grafico 21 - Esquema del expediente electrónico................................................ 168
Grafico 22 - Estructura índice electrónico ............................................................ 168
Grafico 23 - Ciclo vital del expediente electrónico ............................................... 169
Grafico 24- Guia5-Infoguia. Mintic. AGN. Cero Papel en la Administración Pública.
Digitalización certificada de documentos. ............................................................ 172
Grafico 25 - Guia6-Infoguia. Mintic. AGN. Cero Papel en la Administración Pública.
SGDEA. Sistema de Gestion de Documentos Electronicos ................................. 173
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1 - FORMATO DE DIAGNOSTICO ........................................................... 203

Anexo 2 – FORMATO DE IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD A LA QUE
PERTENECE EL ARCHIVO ................................................................................ 205
Anexo 3 -FORMATO DE ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO PARTE I .............. 207
Anexo 4 -FORMATO DE ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO PARTE II ............. 209
Anexo 5 –FORMATO DE SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO .................. 211
Anexo 6 –FORMATO DEL EDIFICIO .................................................................. 213
Anexo 7 - FORMATO DE EL ARCHIVO .............................................................. 215
Anexo 8 -FORMATO DE INSTALACIONES (DEPÓSITOS) ................................ 217
Anexo 9 - FORMATO DE CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y
MANTENIMIENTO – PARTE I ............................................................................. 219
Anexo 10 – FORMATO DE CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y
MANTENIMIENTO – PARTE II ............................................................................ 221
Anexo 11 – FORMATO DE ALMACENAMIENTO – PARTE I.............................. 223
Anexo 12 – FORMATO DE ALMACENAMIENTO – PARTE II............................. 225
Anexo 13 – FORMATO DE ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS ................................. 227
Anexo 14 – FORMATO DE PRESERVACIÓN DOCUMENTAL........................... 229
AGRADECIMIENTOS
Esta es la sección más tensa del trabajo de grado, probablemente porque no quiero
que me falte nada ni nadie por mencionar, fueron años difíciles, dos cirugías
complejas, largas horas de trabajo, sacrificios personales, económicos, etc. Cuando
inicie mi formación sabía que era una ardua tarea si quería lograr mi objetivo
hacerme profesional, pero gracias a DIOS, cuento con dos excelentes padres, una
abuela increíble, unos grandes hermanos, unos suegros incondicionales, a mis
perritos Gibby y Thor, ellos me acompañaron todo el tiempo me dieron su afecto y
energía en momentos de agotamiento y mi gran apoyo, balance, confidente, colega
y amor de mi vida, la que soporto por este tiempo, poca atención, estrés, momentos
difíciles, mi esposa Diana, ella es mi norte, la incondicional, te amo y agradezco por
tu infinita colaboración.
A la Pontificia Universidad Javeriana por asignar maestros de excelentísimo nivel

entre los que resalto a: Marina Rodríguez, Gloria Mejía, Lucy Espinosa, Miguel Toro,
José Julián Rey, Claudia Melo y Aida Quiñones, quien fue una guía sin igual. Y por
siempre proveer espacios, escenarios y todo lo necesario para que esta etapa de
mi vida siempre tuviera lo mejor.
A Liliana Herrera que además de mi maestra fue un gran apoyo como Directora de
la carrera en situaciones difíciles como mi convalecencia, su calidad humana es
única.
Bueno esta es una etapa muy importante superada en mi vida, agradezco a todos
y cada uno de los que estuvieron involucrados, las buenas y las malas situaciones
porque todo forma y enseña en la vida, a la DIOS por permitirme alcanzar este logro,
por darme la fuerza, la energía, las capacidades, la sabiduría y la paciencia para
llegar a esta meta.
1
RESUMÉN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL
Diseño del programa de gestión documental electrónico a partir de la Ley 594 del
2000, Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, orientado a estar en el marco de
la Ley 527 de 1999, para el tratamiento de los mensajes de datos, que a su vez
contribuye a la articulación con el sistema de gestión de calidad para el Gimnasio
los Pinos, es un modelo metodológico para la elaboración de un programa de
Gestión Documental, basado en las especificaciones reglamentarias dispuestas por
el Archivo General de la Nación de Colombia y fundamentado en conceptos teóricos
de la Gestión Documental, profiriendo las normas ISO vigentes en tratamiento y
gestión documental.
Plantea un esquema metodológico, claro y eficiente para la facilitación del acceso,

tratamiento y uso de la información, apuntando a la conservación y preservación
de la memoria institucional, obteniendo la administración adecuada de los
documentos.
2
ABSTRACT
Design of electronic records management program based on Law 594 of 2000,

Decree 2609 of December 14, 2012, designed to be under the law 527 of 1999, for
the treatment of data messages, which in turn contributes to the articulation with the
system of quality management for the Gimnasio los Pinos is a methodological model
for the development of a program document management based on regulatory
specifications provided by the General Archive of the Nation of Colombia and based
on theoretical concepts of document Management, uttering existing ISO standards
in processing and document management.
Raises a methodological, clear and efficient facilitation of access, treatment and use
of information schema, pointing to the conservation and preservation of institutional
memory, obtaining the proper administration of documents.
3
INTRODUCCIÓN
Teniendo en cuenta lo que implica ser Profesional en Información, la

responsabilidad que se tiene en divulgar, promover e incentivar a que todos los
procesos con información se desarrollen en el marco de la normatividad legal y
directrices (modelos ideales), tanto nacionales como internacionales, propendiendo
porque las entidades implementen proyectos de gestión de información, con sus
procesos a la luz de los mencionados, bajo la orientación y supervisión de
profesionales con las competencias que contribuyan de manera asertiva al
desarrollo de estos.
En la actualidad son pocas las entidades privadas que aplican la normatividad legal
y directrices, y muchas privadas que están cumpliendo pero de manera parcial la
Ley en relación a la implementación de programas de gestión documental. Teniendo
en cuenta que la información hoy por hoy es el insumo fundamental de cualquier
organización, y que de la buena gestión, dependerá en gran medida la correcta toma
de decisiones por parte de sus colaboradores.
Este es el caso del Gimnasio los Pinos, una institución que presta sus servicios en
básica primaria y secundaria, adscrita a la Secretaria de Educación de Bogotá, con
más de 47 años de trabajo en el sector educativo, siendo una entidad privada que
cumple una función pública (la educación), y que debería contar con procesos en
gestión documental en el marco de la normatividad vigente, además certificada
desde el año 2009 con un Sistema de Gestión de la Calidad y mejora continua de
Acuerdo con los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008.
Es por esto que se propone el Diseño de un Programa de Gestión Documental

Electrónico, en donde se aplique la Ley 594 de 2000, el Decreto 2609 de 2012 “Por
4
el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos

58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado". La norma ISO 15489, las Guías
de Cero Papel en la Administración Pública del Proyecto SINAE y todas las que
sean necesarias para el desarrollo del Programa de Gestión Documental
Electrónico en la institución.
5
1. TEMA
Diseño del Programa de Gestión Documental Electrónico en el marco de la

normatividad archivística colombiana vigente para el Gimnasio los Pinos
6
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En el Colegio Gimnasio los Pinos, se desarrollan algunos de los (8) ocho procesos
archivísticos de forma empírica, ya que no existe una persona con las
competencias profesionales y habilidades técnico - intelectuales para el desarrollo
de dichos procesos, o un tercero que maneje la gestión documental en la institución,
lo que conlleva a que se presenten problemas en el flujo de la información y
documentación, situaciones como: la perdida de documentos, la falta de toma de
decisiones por no tener un soporte documental, el desperdicio de papel, utilización
de formatos y logos desactualizados, son algunas de las consecuencias que
provoca la falta del adecuado tratamiento de la documentación. A continuación se
realizara un breve recuento de las dificultades presentadas a la luz de cada uno de
los procesos:
La producción documental nace en cada dependencia en cumplimiento de sus

funciones, para ello se han diseñado diferentes formatos, formularios que aún no
se encuentran normalizados, lo que genera duplicidad innecesaria de los mismos.
En cuanto a la recepción de documentos no existe la oficina de correspondencia

(ventanilla única) establecida en el Acuerdo 060 de 2001 (Archivo General de
Nación), este proceso se realiza a través del área administrativa en la recepción del
Colegio, en donde la recepcionista recibe la correspondencia en horarios de oficina
(7:00 AM a 4:00PM), de manera manual, pero no se genera ningún tipo de registro
de control o seguimiento, la recepción de documentos también se realiza en
horarios adicionales en donde las personas de seguridad reciben los documentos a
la mano y luego son entregadas a la funcionaria encargada. La forma de recibir los
documentos crea un completo descontrol con la documentación, ya que no lleva un
registro automatizado ni manual, consecutivo de correspondencia para el respectivo
7
seguimiento, lo que ha generado pérdida de la correspondencia, dificultades

administrativas, reprocesos en los trámites, además de un clima laboral negativo.
Así mismo la distribución y trámite carecen de mecanismos de control y

seguimiento, ya que se entrega a la mano al funcionario destinatario, pero como en
los anteriores procesos, no se lleva planilla de recibido, para la verificación posterior
del trámite o validación de entrega de los mismos.
La organización documental es el proceso más importante, sin restar importancia

a los demás. Como se ha mencionado anteriormente el Colegio no cuenta con
personal idóneo o un tercero que desarrolle este proceso, esto genera que no exista
un orden lógico de la documentación que se produce o recibe diariamente, lo que
conlleva a que se dificulte la recuperación y consulta de la documentación, puesto
que tampoco se cuenta con inventarios documentales, es decir que no se tiene
pleno conocimiento de los expedientes que reposan en el archivo.
En cuanto a las unidades de conservación utilizadas para el almacenamiento de la

documentación física (Soporte Papel), actualmente se usan carpetas de cartón,
plástico y A-Z. Para el caso de los documentos electrónicos no se cuenta con
procesos para la conservación de los mismos, tales como: diseño, organización,
preservación, etc. Por ejemplo en los documentos, se evidencia que existe
información almacenada en disquetes y CD, sin etiquetas, respaldo, copia de
seguridad o medio ambiente controlado para evitar su deterioro y en la mayoría de
los casos son almacenados con los documentos en soporte papel u otros
elementos.
Ahora el Archivo General de la Nación establece a través del Acuerdo 049 de 2000,
los lineamientos para las condiciones, adecuación de edificios y locales destinados
para el archivo, y en la institución no se destina un espacio con las condiciones
mínimas para albergar adecuadamente los documentos de archivo existentes.
8
Por lo anterior se evidencia la falta de estandarización de los diferentes procesos

documentales, ya que en la institución existe un desconocimiento de las normas
que regulan la gestión documental emitidas por el Archivo General de Nación,
situación que sin lugar a dudas genera perdida de información, documentos mal
direccionados, errores administrativos, reprocesó, entre otros.
Por lo que se hace necesario diseñar un Programa de Gestión Documental tanto

para los documentos análogos como para los electrónicos, sin embargo en este
trabajo de grado se presenta propuesta del Diseño de un Programa de Gestión
Electrónico, lo cual optimizaría la gestión del colegio en aspectos tales como: ahorro
de tiempo y recursos, evitar la pérdida de información, tener niveles de seguridad
adecuados para el acceso a la documentación, control de cambios, versiones,
usuarios que hacen uso de los documentos, digitalización de los documentos de
archivo en soporte papel que permita integrarlos al sistema de gestión documental
por medio de metadatos y procesos de indexación que permitan su posterior
búsqueda y recuperación, diseño, gestión y procesamiento de los documentos en
formato electrónico así como su correcto tratamiento en términos archivísticos e
integración con el Sistema de Gestión de Calidad, orientado a estar en el marco de
la Ley 594 del 2000, Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, Ley 527 de 1999,
para el tratamiento de los mensajes de datos, la norma ISO 15489, y las Guías de
Cero Papel en la Administración Pública del Proyecto SINAE para el desarrollo del
programa de gestión documental electrónico.
9
3. JUSTIFICACIÓN
Con la promulgación de la Ley 594 del 14 de julio de 2000, el Archivo General de la

Nación, la cual establece reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado, señalando a las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas en sus diferentes niveles, que deben contar con las herramientas
necesarias para hacer de los archivos verdaderos centros de información, útiles
para la administración e importantes para la cultura.
El archivo es de vital importancia para todos los procesos, programas y proyectos

del Colegio Gimnasio Los Pinos, sus actividades de administración son
fundamentales en el funcionamiento y prestación de servicio de la institución, razón
por la cual su optimización agilizaría los procesos y permitiría mejorar la atención
de los usuarios.
La identificación de los aspectos a mejorar y sus prioridades, facilitaría la

implementación de un proceso de mejoramiento continuo en el sistema dentro del
área de administración del archivo central. Así mismo permitiría y facilitaría, en el
tiempo, con la implementación de las recomendaciones, el manejo de mayores
volúmenes de documentos e información.
Por ello se hace necesario diseñar un Programa de Gestión Documental Electrónico

a partir de la Ley 594 del 2000, Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, en el
marco de la legislación nacional, que contribuya de manera significativa a que la
documentación tenga un adecuado tratamiento, permitiendo el acceso y la
información de manera oportuna, adecuada y fidedigna, con el fin de dar cuenta de
su actividad, tanto a sus usuarios internos como externos.
10
La elaboración de un diseño de un Programa de Gestión Documental Electrónico

en el marco de la normatividad archivística colombiana vigente aportaría los
siguientes beneficios:
 Mayor nivel de seguridad en el acceso y custodia de los documentos

 Acceso rápido y oportuno a la documentación contenida en este formato.
 Diseño, creación, control y uso fácil de plantillas para una eficiente
generación de documentos.
 Distribución efectiva y eficiente por medio de la Internet e Intranet de grandes
cantidades de documentos de manera certificada con muy bajos costos.
 Consulta y trabajo de manera simultánea por varios usuarios lo cual
contribuye a optimizar procesos y tiempos en la gestión de la institución.
 Los sistemas de respaldo aseguran la continuidad del negocio, ya que
permiten preservar la información en caso de desastre.
 El ahorro en oficinas, bodegas, personal y tiempo para el tratamiento de los
documentos de archivo.
 Integrar de manera eficiente los procesos con el Sistema de Gestión de
Calidad.
 Una correcta integración de los documentos en otros soportes por medio del
uso de metadatos e indexación.
 Tiempos de respuesta más oportunos en la validación de información, para
la elaboración de certificaciones académicas y laborales.
 Ser pionero en el diseño de un Programa de Gestión Documental Electrónico,
para que una vez desarrollado, se convierta en un caso de éxito en la ACN
(Asociación de Colegios del Norte), a la cual pertenece el colegio.
11
4. OBJETIVOS
4.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar el Programa de Gestión Documental Electrónico para el Gimnasio Los Pinos, en el
marco de la normatividad vigente, para controlar el flujo de documentación producida por la
institución.
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Realizar el diagnóstico integral de archivo del Gimnasio los Pinos.
Elaborar una propuesta para el DISEÑO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL ELECTRÓNICO en el Gimnasio los Pinos.
Diseñar la política Cero Papel para el Gimnasio los Pinos.
12
5. MARCO DE REFERENCIA
5.1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE GIMNASIO LOS PINOS
Ilustración 1 - Fotografía Gimnasio los Pinos
El 19 de mayo de 1967, al valorar las necesidades del momento, Coasmedas

(Cooperativa de los profesionales de la salud) decidió incursionar en el campo de la
educación con una inversión de $100.000,00, y fundó en la calle 57 (hoy sede
Coasmedas) el colegio "Gimnasio los Pinos" denominado así en razón a que esos
árboles son el símbolo universal del cooperativismo. Un año después se inició con
los niveles de básica primaria, bajo la dirección de Alicia Mateus de Herrera
En 1970 el Señor José Padilla asume la responsabilidad del Gimnasio e inicia la

sección de bachillerato, que en 1975 se constituirá en la primera promoción del
Gimnasio Los Pinos. Proclamada por el entonces Rector Señor Luis Alejandro
Eslava, vale la pena resaltar que ya para este año se cuenta con una sede propia
ubicada hasta hoy en la Calle 192 No 9-20
13
El 2 de agosto de 2000 entra el Gimnasio Los Pinos a ser parte del Grupo
SaludCoop, del cual sigue siendo parte hoy día, esforzándose por ser la mejor
propuesta educativa del país, basado en el desarrollo de la educación en valores,
su programa de bilingüismo, su participación en música, deportes e informática.
El Gimnasio Los Pinos cumple 45 años de educación de calidad, diferentes
promociones de bachilleres que hoy certifican el compromiso y calidad educativa.
(Gimnasio los Pinos, 2013)
5.2. POLITICA DE CALIDAD
El Gimnasio Los Pinos es una organización cuyo propósito es ofrecer lo necesario

para que nuestros estudiantes puedan formar en el reconocimiento de la diversidad
sus talentos y desarrollarse plenamente en el Saber Ser, Saber Aprender, Saber
Hacer y Saber Estar, en conformidad a la Constitución Nacional, el Marco Legal
Vigente y a las expectativas y fines Sociales del Grupo SaludCoop, los Padres de
Familia y el entorno social.
Con un P.E.I acorde a las necesidades presentes y futuras de nuestros estudiantes,

un equipo de trabajo de alto perfil docente, un ambiente de aprendizaje propicio para
el desarrollo del modelo Pedagógico de la Enseñanza para la Comprensión desde
el Método del Caso y la optimización de los recursos buscamos alcanzar estándares
de excelencia y garantizar la Mejora Continua en la calidad del Servicio Educativo y
del Sistema de Gestión de la Calidad. (Gimnasio los Pinos, 2013)
5.2.1. Misión
Orientar a su comunidad educativa en el contexto del desarrollo de proyectos

personales y comunitarios de vida, optando en lo pedagógico por el enfoque
desarrollado por la “Enseñanza para la Comprensión EpC” y la “Metodología del
Caso”, todo ello con el propósito central de formar personas solidarias, competentes,
honestas y capaces, fundamentado en un robusto Sistema de Gestión de la Calidad
(SGC) y en los principios de mejoramiento continuo. (Gimnasio los Pinos, 2013)
14
5.2.2. Visión
Para el año 2015, ser una institución educativa líder en Colombia, reconocida a nivel
latinoamericano por su proyecto educativo basado en la exigencia académica, un
alto desarrollo del bilingüismo y la tecnología, consolidando la música y el deporte
como medios para la formación en los valores del cooperativismo, orientada por un
talento humano altamente competente y comprometido con el aseguramiento de la
calidad y el mejoramiento continuo, en una excelente infraestructura física.
(Gimnasio los Pinos, 2013)
5.2.3. Valores institucionales
El compromiso como parte del Grupo SaludCoop y como prestadores del Servicio
Educativo es propender una Gestión y Proyecto Educativo Institucional por afianzar,
desarrollar y encaminar primordialmente los siguientes valores cooperativos como
fundamentos de la acción:
Ayuda mutua:
Promovemos el trabajo en equipo, buscamos la participación de todos con el fin de
lograr soluciones creativas e innovadoras a las dificultades. Creemos en lo que
hacemos y por eso nos expresamos de manera positiva y creativa sobre los demás
y la institución. Nos identificamos con el Proyecto Educativo Institucional.
Responsabilidad propia:
Vivimos con laboriosidad. Cumplimos con nuestro trabajo porque somos
conscientes del sentido, la importancia para los demás y las consecuencias de no
hacerlo bien. Por eso siempre vamos más allá de lo que se espera de nosotros.
Nuestra motivación es la excelencia. Más eficiente, más exigente, más fuerte.
Aprovechamos el Tiempo Iniciamos puntualmente las labores, asistimos a las
reuniones en los tiempos programados, aprovechamos al máximo la jornada con
15
que contamos para realizar las tareas y actividades. Nos capacitamos participando
activamente en los procesos de formación que nos brinda la Corporación; son
espacios de crecimiento personal y desarrollo de habilidades que generan impacto
en nuestro desempeño general a corto, mediano y largo plazo.
Democracia:
Proponemos, participamos, escuchamos y nos comunicamos positivamente, Nos
relacionamos con los demás mejor de lo que esperamos para nosotros.
Escuchamos y respetamos a los compañeros, transmitimos con palabras y actitudes
una manera de ser que nos permite crear relaciones perdurables y alcanzar
resultados.
Igualdad:
Buscamos las mismas oportunidades para todos sin ninguna distinción. Definimos
los mismos deberes y los mismos derechos para todos.
Equidad:
Creemos en la unidad en la diversidad. Cada uno de nosotros se exigirá según su
capacidad y recibirá según su necesidad. Cada quien obtendrá aquello que le
corresponde en mayor o menor medida en relación a lo que tiene derecho y
considerando su situación particular sin perjuicio de los demás y sin atentar contra
la Igualdad.
Solidaridad:
Velamos Todos por el Bien Común, apoyando y reconociendo la labor de todos los
miembros de la comunidad para alcanzar juntos propósitos de alto impacto familiar,
institucional y social. Cuidamos nuestros bienes dando uso adecuado al espacio y a
los elementos de trabajo.
Honestidad y Transparencia:
Nos consideramos personas honorables al ser fieles a nuestra familia, a nuestro
proyecto personal y comunitario de vida, a la institución y a la Nación. Igualmente
16
asumimos los compromisos adquiridos, demostrando un comportamiento puntual,

amable y desinteresado con espíritu de alta exigencia y servicio a los demás.
Responsabilidad y Vocación Social:

Reconocemos la función social del conocimiento y su poder transformador de
realidad. Nuestro Proyecto Educativo está orientado al bienestar de la comunidad,
a ocuparnos por los demás, potenciar su desarrollo y mejorar su calidad de vida
creando propuestas viables para el desarrollo del contexto donde se interactúa.
Vivir para Ser, Ser para Servir. (Gimnasio los Pinos, 2013)
17
DISEÑO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO PARA EL GIMNASIO LOS PINOS EN EL MARCO DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN ARCHIVISTICA
COLOMBIANA
5.3. ORGANIGRAMA
Ilustración 2 - Organigrama Gimnasio Los Pinos
18
DISEÑO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICOPARA EL GIMNASIO LOS PINOSEN EL MARCO DE LA
6. MARCO CONCEPTUAL
Para el desarrollo de esta investigación y contextualizar a los lectores sobre los

conceptos archivísticos, los procesos que conlleva la implementación de un
programa de gestión documental electrónico, en el marco de la normatividad legal
vigente dictada por el Archivo General de la Nación en Colombia. Creado a través
de la Ley 80 de 1989, como un establecimiento público del Orden Nacional, adscrito
al Ministerio de Cultura según Decreto 1126 de junio 29 de 1999.
6.1. ARCHIVO
El archivo es la memoria institucional por esta razón es importante salvaguardar

toda la información de manera ordenada y de fácil ubicación, el Archivo General de
la Nación (1994) define el archivo como: “conjunto de documentos, sea cual fuere
su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión” (p.13).
6.2. EXPEDIENTE
Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo

trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad
administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo
la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución
definitiva.
19
6.3. EXPEDIENTE DIGITAL O DIGITALIZADO
Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales,

tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante
procesos de digitalización.
6.4. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante

el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa
legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden
dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan
electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta
en el tiempo.
6.5. EXPEDIENTE HÍBRIDO
Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos,

que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones
del trámite o actuación.
6.6. EXPEDIENTE VIRTUAL
Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o procedimiento

administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de información,
que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero no puede ser
gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados mediante
procedimiento tecnológicos seguros.
20
6.7. FOLIADO ELECTRÓNICO
Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo

expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad,
orden y autenticidad.
6.8. ÍNDICE ELECTRÓNICO
Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico

o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada
para tal fin.
6.9. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias de orden

administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y
de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental,
independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Aplica para los
objetos documentales en medio electrónico (documento electrónico de archivo y
documentos digitales independiente del tipo y formato) además de medios
magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.
6.10. DOCUMENTO
La evidencia de la gestión de las organizaciones (públicas o privadas), son los

documentos que en cumplimiento de sus funciones se generan, para el Archivo
General de la Nación (1994) documento es: “información registrada, cualquiera que
sea su forma o el medio utilizado” (p.16).
21
6.11. DOCUMENTO DE ARCHIVO

Documento de archivo es definido como:
Información producida o recibida durante el desarrollo de una actividad institucional

o individual; dotado de contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar
la evidencia de esa actividad. Ese concepto cubre todos los diferentes tipos de
documentos de archivo producidos en una oficina.(CONSEJO INTERNACIONAL
DE ARCHIVOS, 2005, pág. 3)
6.12. DOCUMENTO ELECTRÓNICO
La Guía No. 3: Documentos Electrónicos del programa “Preservando para el futuro”

del SINAE, homologa la definición del término documento electrónico con el
promulgado por La Ley 527 de 1999, mensaje de datos que se define como “la
información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios
electrónicos, ópticos o similares.” (Congreso de Colombia, 1999)
Por otra parte para contextualizar en el campo archivístico el Archivo General de la

Nación define documento Electrónico de Archivo como “el registro de información
generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o
entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.”(Archivo General de la Nación, 2001)
22
6.1.1. Clasificación
ÍTEM CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN
Cuando han sido elaborados desde un principio en medios
electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida o
Por su forma de documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman
1
creación documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se
convierten o escanean para su utilización en medios
electrónicos.
Documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos,
Por su forma y imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes
2
formato sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre
otros.
Documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo,
Documentos gráficos, etcétera, que son producidos con distintos
3
Ofimáticos programas o paquetes de software y en diferentes versiones
de un mismo software.
Mapas y planos, algunos de ellos con valores históricos y
en muchos casos artístico.
4 Cartográficos
Estos documentos, debido a su naturaleza y origen, deben
ser tratados de manera específica (utilizar un escáner
especial, metadatos particulares, entre otros)
El correo electrónico (e-mail) es uno de los servicios más
usados en Internet que permite el intercambio de mensajes
entre las personas conectadas a la red, de manera similar a
Correos como funcionaba el correo tradicional. Básicamente es un
electrónicos servicio que nos permite enviar mensajes a otras personas
5
(comunicaciones de una forma rápida y económica, facilitando el intercambio
oficiales) de todo tipo de archivos, dando clic en el link “adjuntar” que
aparece en pantalla.
Los documentos que se adjuntan comienzan a ser
nombrados como documentos electrónicos de archivo,
23
ÍTEM CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN

debido a que incorporan información de alto valor que sirve
de soporte y evidencia para las entidades. Constituye un tipo
de documento en el que con mayor frecuencia se incluyen
datos de gran valor documental.
Los archivos creados en estos tipos de formatos se admiten
Imagen, videos y como prueba en el sistema judicial colombiano.
6
audio digital
Mensajes de En algunos casos este tipo de mensajes pueden ser

datos generados utilizados dentro de algún proceso llevado a cabo por la
7
mediante redes administración (Twitter, Facebook, entre otros).
sociales
Formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos
Formularios para realizar trámites en línea. Por ejemplo: “Formularios de
8
Electrónicos contacto” o “Formularios para peticiones, quejas y
reclamos”.
Colección datos afines, relacionados entre sí y

estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso,
9 Bases de datos manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos
datos por parte de programas creados para tal efecto o
lenguajes de búsqueda rápida
Una página web está compuesta principalmente por
información (texto y/o módulos multimedia), así como por
hipervínculos. Además, puede contener o asociar datos
10 Páginas web
sobre el estilo que debe tener y cómo debe visualizarse y
también aplicaciones “embebidas” con las que se puede
interactuar para hacerlas dinámicas
Tabla 1 - Clasificación Documentos Electrónico
Fuente: Conceptos tomados del Guía Nº 3 cero papel en la administración pública Documentos Electrónico
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/Guía-3-documentos-electronicos-v1.pdf
24
6.1.2. Características
Autenticidad:
Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado
o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado
o enviado en el momento que se afirma.
Para garantizar la autenticidad de los documentos, las entidades deben implantar y

documentar políticas y procedimientos para el control de la creación, recepción,
transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos, de manera que se
asegure que los creadores de los mismos estén autorizados e identificados y que
los documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación,
utilización u ocultación no autorizadas.
Integridad:
Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento electrónico. Es
necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas.
Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deben decir qué
posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo después de su
creación y en qué circunstancias se pueden realizar. No obstante, cualquier
modificación que se realiza debe dejar constancia para hacerle su seguimiento.
Fiabilidad:
Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él. Es una
representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él
para demostrarlo. Los documentos de archivo deben ser creados en el momento o
poco después en que tiene lugar la operación o actividad que reflejan, por individuos
que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o automáticamente por los
instrumentos que se usen habitualmente para realizar las operaciones.
25
Disponibilidad:
Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentación debe
mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos debe ser
suficientemente claro y contener la información necesaria para la comprensión de
las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identificar un documento
en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Se deben
mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia
de actividades. (NTC/ISO 15489-1, 2001)
6.1.3. Estructura
La estructura del documento electrónico se diferencia “entre una estructura física y

una estructura lógica, la estructura física de un documento electrónico es variable y
depende del hardware y del software, es decir del equipo que se utilizó y el programa
en el que se creó; su estructura lógica (es decir, la relación entre las partes que lo
componen) lo hace inteligible.” (Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones., 2013)
Grafico 1 - Estructura de los Documentos electrónicos - Fuente: Elaboración propia del autor
26
6.13. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Los documentos tienen un curso, una vida, sea cual sea su formato, a esto se le
conoce como ciclo vital del documento, que comprende las (3) tres etapas del
archivo: Archivo de gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.
Grafico 2 - Esquema Ciclo Vital del Documento - Fuente: http://www.archivosagiles.com/
Archivo de gestión “es aquel en el que se reúne la documentación en trámite en

busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten”. (Archivo General
de la Nación , 1994, pág. 13).
Por otra parte el archivo General de la Nación define el archivo central como una
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por
los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su
trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y
los particulares en general. (Archivo General de la Nación , 1994, pág. 13)
27
El archivo histórico es la última etapa del ciclo vital del documento, este de define
como “aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo
de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura”.(Archivo General de la Nación , 1994, pág. 14).
6.14. GESTIÓN DOCUMENTAL
La Ley General de Archivos (2000), define la gestión documental como el “Conjunto

de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
(Archivo General de la Nación, 2000)
6.15. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Ley 594 de 2000 y el Decreto 2609 de 2012, en su desarrollo define el programa

de gestión documental – PGD como:
Un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la
Entidad las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo: la
implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los
procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión
documental.(Archivo General de la Nación, 2014)
El Decreto 2609 de 2012 establece en su artículo 9 los procesos de la gestión

documental, en donde como mínimo se deben cumplir los siguientes procesos:
28
ITEM PROCESO DEFINICIÓN

Conjunto de actividades encaminadas a la planeación,
generación y valoración de los documentos de la entidad,
en cumplimiento con el contexto administrativo, legal,
1 Planeación funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de
formas, formularios y documentos, análisis de procesos,
análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión
documental
Actividades destinadas al estudio de los documentos en
la forma de producción o ingreso, formato y estructura,
2 Producción
finalidad, área competente para el trámite, proceso en
que actúa y los resultados esperados
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la
vinculación a un trámite, la distribución incluidas las
actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos),
Gestión y
3 la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de
Tramite
los documentos, el control y seguimiento a los trámites
que surte el documento hasta la resolución de los
asuntos.
Conjunto de operaciones técnicas para declarar el
documento en el sistema de gestión documental,
4 Organización
clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo adecuadamente
Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para
transferir los documentos durante las fases de archivo,
verificando la estructura, la validación del formato de
5 Transferencia
generación, la migración, refreshing, emulación o
conversión, los metadatos técnicos de formato, los
metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
29
ITEM PROCESO DEFINICIÓN

Selección de los documentos en cualquier etapa del
archivo, con miras a su conservación temporal,
Disposición
permanente o a su eliminación, de Acuerdo con lo
6 de
establecido en las tablas de retención documental o en
documentos
las tablas de valoración documental.
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los

Preservación documentos durante su gestión para garantizar su
7
a largo plazo preservación en el tiempo, independientemente de su
medio y forma de registro o almacenamiento.
Proceso permanente y continuo, que inicia desde la
planificación de los documentos y por medio del cual se
determinan sus valores primarios y secundarios, con el
8 Valoración
fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del archivo y determinar su destino final (eliminación o
conservación temporal o definitiva).
Tabla 2 - Procesos de Gestión Documental - Fuente: Conceptos tomados del Decreto 2609 de 2012
6.16. LEY 527 DE 1999

Artículo 2. Definiciones.
c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un
mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido,
vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar
que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que
el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la
transformación
30
d) Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conforme a

la presente ley, está facultada para emitir certificados en relación con las
firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y
estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos,
así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en
las firmas digitales
ARTICULO 7o. FIRMA. Cuando cualquier norma exija la presencia de una

firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en
relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho
requerimiento si:
a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje

de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;
b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por
el cual el mensaje fue generado o comunicado.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en
cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente
prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma. (Congreso de
Colombia, 1999)
6.17. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
PINTO, MOLINA (1998) la define como “el dominio de la calidad de la información

y de la documentación, estriba en el cliente – usuario este satisfecho no solo en
cuanto al contenido de la información suministrada, sino también en relación con la
presentación y el servicio asociado a este suministro”
31
Se define en la ISO 9000 como “aquella parte del sistema de gestión de la

organización enfocado en el logro de resultados, en relación con los objetivos de
calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de las partes
interesadas”
32
7. MARCO NORMATIVO
La gestión documental en su mejor práctica se debe enmarcar en muchos

elementos entre los que se encuentran: Leyes, Acuerdos, Manuales, Normas
Técnicas Colombianas y Guías, publicadas por entidades públicas y privadas que
trabajan individual y unificadamente para crear, regular, normalizar y actualizar
continuamente la gestión documental, todas estas contribuyen a que la gestión
documental en las entidades se lleve a cabo de manera correcta, permitiendo
además que se pueda integrar con otros sistemas, entidades y modelos de gestión
en la organización por esto a continuación se agrupan todas aquellas que se sugiere
tener en cuenta:
7.1. LEYES
Ley 594 LEY 594 DE 2000 - Por medio de la cual se dicta la ley general de
archivos y se dictan otras disposiciones
Ley 527 de 1.999. Art. 1 al 24 - 29 al 40 - Por medio de la cual se define y
reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y
de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan
otras disposiciones.
Ley 1437 de 2011. Art. 53 al 64 - 196 al 206. Por la cual se expide el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Tabla 3 - Leyes archivística en Colombia
33
7.2. DECRETOS
DECRETO 1515 DEL 19 DE JULIO DE 2013 - "Por el cual se reglamenta la Ley

80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos
de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los
entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se
dictan otras disposiciones"
Decreto 2364 de 2012. (noviembre 22). Por medio del cual se reglamenta el
artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras
disposiciones.
DECRETO 2578 DEL 13 DE DICIEMBRE DE 2012 - "Por el cual se reglamenta

el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se
deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la
administración de los archivos del Estado"
DECRETO 2609 DEL 14 DE DICIEMBRE DE 2012 - "Por el cual se reglamenta
el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley
1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental
para todas las Entidades del Estado".
Tabla 4 - Decretos archivísticos en Colombia
7.3. ACUERDOS, CIRCULARES Y REGLAMENTOS
Acuerdo 004 de 2013 - "Por el cual se Reglamentan parcialmente los Decretos

2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental"
Acuerdo 005 de 2013 - Por el cual se establecen los criterios básicos paro la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas
y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 037 2002 - Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los
requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo
de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594
de 2000.
Acuerdo 038 2002 - Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000
Acuerdo 39 DE 2002 - Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración
y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24
de la Ley 594 de 2000”,
34
Acuerdo 042 2002 - Por el cual se establecen los criterios para la organización
de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los
artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
Acuerdo 049 2000 - Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7
“Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre
“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
Acuerdo 060 2001 - “Por el cual se establecen pautas para la administración de
las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas”
Circular AGN No. 002 - 2012 - Adquisicion de herramientas Tecnologicas de
Gestion Documental
Circular AGN No. 004 - 2010. - Estandares Minimos Proceso Administracion
Archivos y Gestion Documentos Electronicos
Anexo 1 de la circular no. 004 2010 - Estándares mínimos a considerar en la
implementación de sistemas para la gestión de documentos electrónicos de
archivo
Circular AGN No. 005 - 2012. Recomendaciones para procesos digitalización y
comunicaciones oficiales electrónica en marco de la iniciativa cero papel
Circular_004_2003 - Organización de las Historias Laborales
Reglamento General Archivos
Tabla 5 - Acuerdos, Circulares y Reglamentos archivística en Colombia
35
7.4. GUÍAS Y MANUALES
Guia 1 - MinTIC. AGN. - Cero Papel en la Administración Pública. Buenas

prácticas para reducir el consumo de papel.
Guia 2 - MinTIC. AGN. - Cero Papel en la Administración Pública. Primeros
Pasos Como empezar un estrategia de cero papel en su entidad.
Guia 3 - MinTIC. AGN. - Cero Papel en la Administración Pública. Documento
Electrónico.
Guia 4 - MinTIC. AGN. - Cero Papel en la Administración Pública. Expediente
Electrónico.
Guia 5 - MinTIC. AGN. - Cero Papel en la Administración Pública. Digitalización
certificada de documentos.
Guia 6 - MinTIC. AGN. - Cero Papel en la Administración Pública. SGDEA.
Sistema de Gestion de Documentos Electronicos
Guía para la implementación de un programa de gestión documental, AGN. 2005
Guia 3 - Infoguia. MinTIC. AGN. Cero Papel en la Administración Pública.
Documento Electrónico.
Digitalización certificada de documentos.
SGDEA. Sistema de Gestion de Documentos Electronicos
Digitalización certificada de documentos, AGN. 2012
Documentos electrónicos - Manual para Archiveros, Consejo internacional de
archivos comité de archivos de gestión en entorno electrónico. 2005
Formulación de proyectos de gestión documental - basado en la norma ISO
15489, AGN. 2012
Guías Cero Papel en la Administración Pública, AGN. 2012
infoDec2609, AGN. 2012
infoExpediente, AGN. 2012
Lineamientos generales para la implementación de procesos electrónicos,
MinTIC
Lineamientos detallados para la implementación de procesos electrónicos,
MinTIC.
Lineamientos para la implementación de procesos electrónicos – marco
normativo, MinTIC.
Tabla 6 - Guías y manuales archivística en Colombia
36
7.5. NTC, NORMA ISO
NORMA ISO 15489 - Información y documentación – Gestión de documentos

NORMA ISO 30300:2011 Sistemas de gestión para los documentos
(Fundamentos y vocabulario).
NORMA ISO 30301:2011 Sistemas de gestión para los documentos
(Requerimientos).
NTC 4436 – “información y documentación. Papel para documentos de archivo.
Requisitos para la permanencia y durabilidad”
NTC 4568. Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos
de permanencia.
NTC 5985. Información Y Documentación. Directrices De Implementación Para
Digitalización De Documentos.
NTC 5397. Materiales para documentos de archivo con soportes en papel.
Características de calidad.
NTC 5921. Información Y Documentación. Requisitos Para El Almacenamiento
De Material Documental
MOREQ: MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DE ARCHIVO.
Tabla 7 – NTC, ISO.
37
DISEÑO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICOPARA EL GIMNASIO LOS PINOSEN EL MARCO DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN ARCHIVISTICA COLOMBIANA
7.6. PROCESO DE PLANEACIÓN
MARCO NORMATIVO
Ley 43 de 1913 Código de Comercio

Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del
comerciante a las normas comerciales - medios para el
Ley 527 de 1999 asiento de operaciones
Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte
Código Penal integral de la contabilidad.
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas
con falsificación de los documentos públicos. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la
correspondencia comercial.
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y
documentos. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la
Contabilidad en General y se expiden los principios o
Código de Procedimiento Penal normas de contabilidad generalmente aceptados en
Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento Colombia.
público.
38
MARCO NORMATIVO
Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento Artículo 123. Soportes contables
privado.
Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable
NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir” Registro proponentes Cámaras de Comercio
Decreto 2150 de 1995
NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida
para escribir”. Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.
NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012 - "Por el cual
digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
pulgadas), características dimensionales, físicas y parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011
magnéticas”. y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado".
NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos
para la permanencia y durabilidad”
39
MARCO NORMATIVO
NORMA ISO 15489 - Información y documentación – Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de
Gestión de documentos comunicaciones oficiales en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas.
NORMA ISO 30300:2011 Sistemas de gestión para los Acuerdo 037 2002 - Por el cual se establecen las
documentos (Fundamentos y vocabulario). especificaciones técnicas y los requisitos para la
contratación de los servicios de depósito, custodia,
NORMA ISO 30301:2011 Sistemas de gestión para los organización, reprografía y conservación de documentos
documentos (Requerimientos). de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus
Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de
NTC 4436 – “información y documentación. Papel para 2000.
documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y Acuerdo 049 2000 - Por el cual se desarrolla el artículo
durabilidad” del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del
Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de
NTC 4568. Información y documentación. Papeles para edificios y locales destinados a archivos”.
documentos. Requisitos de permanencia.
Circular AGN No. 002 - 2012 - Adquisición de
NTC 5985. Información Y Documentación. Directrices De herramientas Tecnológicas de Gestión Documental
Implementación Para Digitalización De Documentos.
40
MARCO NORMATIVO
NTC 5397. Materiales para documentos de archivo con Circular AGN No. 004 - 2010. - Estándares Mínimos
soportes en papel. Características de calidad. Proceso Administración Archivos y Gestión Documentos
Electrónicos
NTC 5921. Información Y Documentación. Requisitos Anexo 1 de la Circular no. 004 2010 - Estándares
Para El Almacenamiento De Material Documental mínimos a considerar en la implementación de sistemas
para la gestión de documentos electrónicos de archivo
MOREQ: MODELO DE REQUISITOS PARA LA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO. Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar
micropuntas o esferos de tinta húmeda

Guía para la implementación de un programa de
gestión documental, AGN. 2005
Digitalización certificada de documentos, AGN. 2012
Documentos electrónicos - Manual para Archiveros,
Consejo internacional de archivos comité de archivos de
gestión en entorno electrónico. 2005
41
MARCO NORMATIVO
Formulación de proyectos de gestión documental -

basado en la norma ISO 15489, AGN. 2012
Guías Cero Papel en la Administración Pública, AGN.
2012
infoDec2609, AGN. 2012
InfoExpediente, AGN. 2012
Tabla 8 - Proceso de Planeación - MARCO NORMATIVO
42
7.7. PROCESO DE PRODUCCIÓN
MARCO NORMATIVO
Ley 43 de 1913 Código de Comercio

Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del
Ley 527 de 1999 comerciante a las normas comerciales - medios para el
Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. asiento de operaciones
Código Penal
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte
con falsificación de los documentos públicos. integral de la contabilidad.
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la
documentos. correspondencia comercial.
Código de Procedimiento Penal Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la

Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento Contabilidad en General y se expiden los principios o
público. normas de contabilidad generalmente aceptados en
Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento Colombia.
privado.
43
MARCO NORMATIVO
Artículo 123. Soportes contables

NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”
Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable
NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida Registro proponentes Cámaras de Comercio
para escribir”. Decreto 2150 de 1995
Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes
digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5
pulgadas), características dimensionales, físicas y Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012 - "Por el cual
magnéticas”. se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011
NTC 3393. Elaboración documentos comerciales. y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado".
NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos
para la permanencia y durabilidad” Acuerdo AGN 060 de 2001.
44
MARCO NORMATIVO
NORMA ISO 15489 - Información y documentación – Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de
Gestión de documentos comunicaciones oficiales en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas.
NORMA ISO 30300:2011 Sistemas de gestión para los Acuerdo 037 2002 - Por el cual se establecen las
documentos (Fundamentos y vocabulario). especificaciones técnicas y los requisitos para la
contratación de los servicios de depósito, custodia,
NORMA ISO 30301:2011 Sistemas de gestión para los organización, reprografía y conservación de documentos
documentos (Requerimientos). de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus
Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de
2000.
NTC 4436 – “información y documentación. Papel para
documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y Acuerdo 049 2000 - Por el cual se desarrolla el artículo
durabilidad” del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del
Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de
NTC 4568. Información y documentación. Papeles para edificios y locales destinados a archivos”.
documentos. Requisitos de permanencia.
Circular AGN No. 002 - 2012 - Adquisición de
herramientas Tecnológicas de Gestión Documental
45
MARCO NORMATIVO
NTC 5985. Información Y Documentación. Directrices De

Implementación Para Digitalización De Documentos. Circular AGN No. 004 - 2010. - Estándares Mínimos
NTC 5397. Materiales para documentos de archivo con Proceso Administración Archivos y Gestión Documentos
soportes en papel. Características de calidad. Electrónicos
Anexo 1 de la Circular no. 004 2010 - Estándares
NTC 5921. Información Y Documentación. Requisitos mínimos a considerar en la implementación de sistemas
Para El Almacenamiento De Material Documental para la gestión de documentos electrónicos de archivo
MOREQ: MODELO DE REQUISITOS PARA LA Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO. micropuntas o esferos de tinta húmeda
Guía para la implementación de un programa de

Guía 1 - Min TIC. AGN. - Cero Papel en la Administración gestión documental, AGN. 2005
Pública. Buenas prácticas para reducir el consumo de Digitalización certificada de documentos, AGN. 2012
papel. Documentos electrónicos - Manual para Archiveros,
Consejo internacional de archivos comité de archivos de
gestión en entorno electrónico. 2005
46
MARCO NORMATIVO
Guía 2 - Min TIC. AGN. - Cero Papel en la Administración Formulación de proyectos de gestión documental -
Pública. Primeros Pasos Como empezar un estrategia de basado en la norma ISO 15489, AGN. 2012
cero papel en su entidad. Guías Cero Papel en la Administración Pública, AGN.
Guía 3 - Min TIC. AGN. - Cero Papel en la Administración 2012
Pública. Documento Electrónico. infoDec2609, AGN. 2012
Guía 4 - Min TIC. AGN. - Cero Papel en la Administración InfoExpediente, AGN. 2012
Pública. Expediente Electrónico.
Guía 5 - Min TIC. AGN. - Cero Papel en la Administración Lineamientos generales para la implementación de
Pública. Digitalización certificada de documentos. procesos electrónicos, MinTIC
Guía 6 - Min TIC. AGN. - Cero Papel en la Administración
Pública. SGDEA. Sistema de Gestión de Documentos Lineamientos detallados para la implementación de
Electrónicos procesos electrónicos,MinTIC.
Guía 3 - Infoguía.MinTIC. AGN. Cero Papel en la
Administración Pública. Documento Electrónico.
Guía 5 - InfoGuía. MinTIC. AGN. Cero Papel en la Lineamientos para la implementación de procesos
Administración Pública. Digitalización certificada de electrónicos – marco normativo,MinTIC.
documentos.
47
MARCO NORMATIVO
Guía 6 - InfoGuía. MinTIC. AGN. Cero Papel en la

Administración Pública. SGDEA. Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos
Tabla 9 - Proceso de Producción - MARCO NORMATIVO
48
7.8. PROCESO DE GESTIÓN Y TRÁMITE
MARCO NORMATIVO
Constitución Política
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser
interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la Ley. Reforma
Acto Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12.
Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas
Tabla 10 - Proceso de Gestión y trámite. Parte I - MARCO NORMATIVO

49
MARCO NORMATIVO
Decreto 229 de 1995

Sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001.

Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
Tabla 11 - Proceso de Gestión y trámite. Parte II - MARCO NORMATIVO
50
MARCO NORMATIVO
Constitución Política.
Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general
o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para
garantizar los derechos fundamentales.
Ley 58 de 1982.
Reglamentación trámite peticiones.
Decreto 01 de 1984
Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.
Artículos 6, 16, 17, 22.
Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o
solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.
Artículo 33. Derecho de turno.
Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos.
Tabla 12 - Proceso de Gestión y trámite. Parte III - MARCO NORMATIVO
51
7.9. PROCESO DE ORGANIZACIÓN
MARCO NORMATIVO
Ley 4 de 1913. Decreto 254 de 2000.

Sobre régimen político y municipal. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las
entidades públicas del orden nacional.
Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los
secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen Artículo 36.
convenientemente el que corresponda al tiempo que Decreto 4124 de 2004.
funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y
Secretarios que han funcionado o funcionen, para que se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas
correccionales. Acuerdo AGN 007 de 1994.
Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el
Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Comité
Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su
y Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo integración y le fija las funciones.
de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los
demás detalles relativos a los mismos. Acuerdo AGN 09 de 1995.
Reglamenta la presentación de las TRD.
Ley 80 de 1993.
52
MARCO NORMATIVO
Artículo 55. De la prescripción de las acciones de Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I
responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento
acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51, General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y
52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) Asesoría”
años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La Acuerdo AGN 09 de 1997.
acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.
penal prescribirá en veinte (20) años.
Código de Comercio. Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de
Artículo 60. Comercio.
Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán
ser conservados cuando menos por diez años, contados Acuerdo AGN 037 de 2002.
desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, Establece especificaciones técnicas y requisitos para la
documento o comprobante. contratación de servicios de archivo.
Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el
comerciante, siempre que por cualquier medio técnico Acuerdo AGN 039 de 2002.
adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
la cámara de comercio donde fueron registrados los libros aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo
se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
53
MARCO NORMATIVO
secretario de la misma firmará acta en la que anotará los
libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento Acuerdo AGN 041 de 2002.
utilizado para su reproducción. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se
liquiden, fusionen, supriman o privaticen.
Cuando se expida copia de un documento conservado como
se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento Acuerdo AGN 042 de 2002.
de las formalidades anteriores. Por el cual se establecen los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas
Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación
que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
de las T. R .D.
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la
Ley
Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de
General de Archivos, Ley 594 de 2000.
Gestión Documental y se aprueba la actualización de la
Tabla de Retención Documental del AGN.
Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación
con la integración del Comité de Archivo de las entidades
Resolución AGN 183 de 2004.
públicas en proceso de liquidación.
Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité
de Archivo del Archivo General de la Nación.
Establece los lineamientos para la organización de fondos
acumulados.
Resolución Ministerio Protección Social 001715 de 2005.
54
MARCO NORMATIVO
Por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999. Acuerdo 005 de 2013 - Por el cual se establecen los criterios
básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los
NTC 4095 archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
Norma General para la Descripción Archivística. funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
NTC 5029 Circular AGN 07 de 2002.

Norma sobre Medición de Archivos Organización y Conservación de los documentos de archivo de
las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Circular AGN 01 de 2003.

Organización y Conservación de los documentos de archivo.
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.

Organización de historias
Laborales
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de

historias laborales.
55
MARCO NORMATIVO
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a
eliminar.
Resolución AGN 147 de 1997.

Por la cual se crea el Comité de
Transferencias de la Documentación Histórica al AGN
Tabla 13 - Proceso de Organización - MARCO NORMATIVO
56
7.10. PROCESO DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
MARCO NORMATIVO
Constitución Política. LEY 6 DE 1992.
Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se
Artículo 8.
otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública
Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público
nacional y se dictan otras disposiciones.
por la conservación de un ambiente sano.
Artículo 74.
Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no
Artículo 95.
modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas
La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa
Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre
la comunidad nacional. Todos están en el deber de
documentos originales relacionados con los impuestos que
engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y administra, corresponde a una de las clases de documentos
señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento
libertades reconocidos en esta Constitución implica
Civil, con su correspondiente valor probatorio".
responsabilidades.

Código Procedimiento Civil. “Reglamento General de Archivos”.
Artículo 251.
Artículo 23.
“Distintas clases de documentos. Son documentos los Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales
elaborar la tabla de retención documental a partir de su
escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías,
valoración.
cintas
Artículo 60.
cinematográficas, discos,
“Conservación integral de la documentación de archivos.”
Los archivos deberán implementar un sistema integrado de
57
MARCO NORMATIVO
Grabaciones magnetofónicas, talones, conservación acorde con el sistema de archivos establecido
radiografías,
en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de
contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo
los documentos, garantizando la integridad física y funcional
objeto mueble que tenga carácter representativo o de toda la documentación desde el momento de la emisión,
durante su período de vigencia, hasta su disposición final.
declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos,
edificios o similares”. Acuerdo AGN 11 de 1996.
Criterios de conservación y organización de documentos.
Ley 47 de 1920. Acuerdo AGN 047 de 2000.

Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por
Artículo 22.
razones de conservación.
Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.

Ley 14 de 1936. Conservación preventiva, conservación y restauración
documental.
Aprueba tratado internacional sobre protección del
Acuerdo AGN 049 de 2000
patrimonio cultural. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.

Ley 39 de 1981. Prevención de deterioro de los documentos de archivo
situaciones de riesgo.
Artículos 1, 2, 3 y 4.
Sobre conservación copias mediante microfilmación. Acuerdo AGN 056 de 2000.
Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de
archivo.
Ley 63 de 1986.
58
MARCO NORMATIVO
Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y Acuerdo 037 2002 - Por el cual se establecen las
especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación
transferencia ilegal de bienes culturales.
de los servicios de depósito, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo en
Ley 80 de 1993. desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de
Artículo 39. la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán
medidas para preservar contratos. Decreto 2150 de 1995.
Suprime autenticación de documentos originales y el uso de
Ley 397 de 1997. sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que
Ley General de Cultura. la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar
Artículo 4. documentos de los archivos de las entidades públicas;
Definición de Patrimonio Cultural de la Nación. autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y
Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, transmisión de datos; prohíbe eliminar el uso de las
Documental y de Imágenes en Movimiento. tecnologías de archivo documental por parte de los
particulares, entre otros.
Código de Comercio.
Artículos 48 y 60.
Autoriza la utilización del microfilm para conservar y
almacenar libros y papeles del comercio.
Artículo 31.
Conservación de libros y papeles de los comerciantes.
59
MARCO NORMATIVO
Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus
archivos.
Acuerdo 037 de 2002.

Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de
los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía
y conservación de documentos de archivo.
Tabla 14 - Proceso de Preservación a largo plazo - MARCO NORMATIVO
60
7.11. PROCESO DE VALORACIÓN
MARCO NORMATIVO
Constitución Política Decreto 2527 de 1950.
Artículo 63. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en
Los bienes de uso público, los parques naturales, las los archivos y se concede valor probatorio a las copias
tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de fotostáticas de los documentos microfilmados.
resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los
demás bienes que determine la ley, son inalienables, Decreto 3354 de 1954.
imprescriptibles e inembargables. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que
han sido sometidos al trámite normal y los que
Artículo 70. encontrándose en trámite, por su importancia merezcan
CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones un especial cuidado en la conservación y autenticidad;
es el fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce pero no podrán ser destruidos sus originales hasta
la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la
país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su
desarrollo y la difusión de los valores culturales de la naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier
Nación. documento, debe tenerse el cuidado de que quede
copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad,
Artículo 71.La búsqueda del conocimiento y la expresión de tal modo que queda prohibido hacerles recortes,
artística son libres. Los planes de desarrollo económico y dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con
social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a pena de perder su valor probatorio.
la cultura.
Artículo 72. Defensa y conservación patrimonio.
El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección
del Estado. Decreto 960 de 1970.
Estatuto Notarial.
Ley 47 de 1920.
Protección del patrimonio documental y artístico. Decreto 2620 de 1993.
61
MARCO NORMATIVO
Uso de medios tecnológicos para conservación de
Ley 14 de 1936. archivos.
Aprueba tratado internacional sobre protección del
patrimonio cultural. Decreto 2649 de 1993.
Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se
Ley 163 de 1959. expiden los principios o normas de contabilidad
Por la cual se dictan medidas sobre defensa y generalmente aceptados en Colombia.
conservación del patrimonio histórico, artístico y
monumentos públicos de la Nación. Artículo 134.
Conservación y destrucción de libros.
Ley 39 de 1981.
Artículos 1, 2,3 y 4. Decreto 998 de 1997.
Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las Transferencias documentales secundarias.
entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los
cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su Decreto 1145 de 2004.
cuenta copias de ellos mediante el empleo de Guarda y custodia hojas de vida.
procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro
técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Acuerdo AGN 007 de 1994.
Nacional. “Reglamento General de Archivos”.
Ley 80 de 1993. Artículo 18.

Artículo 39. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su
Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán integración y le fija la función principal de estudiar los
las medidas que demanden la preservación, asuntos relativos al valor secundario de los documentos.
inmutabilidad y seguridad de los originales de los
contratos estatales. Artículo 23.
“Valoración documental”. Ordena a las entidades
Acuerdo AGN 08 de 1995. oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir
Transferencias documentales secundarias. de su valoración.
62
MARCO NORMATIVO
Circular AGN 03 de 2001.
Transferencias documentales secundarias. Artículo 25.
“Eliminación de documentos” que se entiende como la
Circular AGN 01 de 2004. destrucción de los documentos que hayan perdido su
Inventario de documentos a eliminar. valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor
histórico.
NTC 3723.
Micrografía. Microfilmación de documentos sobre NTC 4080.
películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme
mm. Técnica de operación. con su significado, aplicación y localización. Clasificación
de Microfilmes.
NTC 5238.
Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos de NTC 5174.
Operación Norma sobre procesado y almacenamiento de
microfilmes tipo gelatina y sales de plata.
Tabla 15 - Proceso de Valoración - MARCO NORMATIVO
63
7.12. DECRETO 2609 DE 2012 CAPITULO IV – LA GESTIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
ARTÍCULO 22°.Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los

documentos electrónicos. Es responsabilidad de las entidades públicas cumplir con
los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad,
fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos
electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo
los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. (AGN, 2012, pág. 9)
ARTÍCULO 23°.Características del documento electrónico de archivo. Los

documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física. Los
documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos deben tener
como mínimo las siguientes características:
a. Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo: los

cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y
controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser
consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción
genere siempre el mismo resultado.
b. Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo

que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo
del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación.
c. Vinculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por
razones de la procedencia, proceso, trámite ó función y por lo tanto este vínculo
debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos que reflejen el
contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación
documental a la que pertenece (serie, sub-serie o expediente).
64
d. Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por

escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la
información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.(AGN,
2012, págs. 9,10)
7.13. DECRETO 2609 DE 2012, ARTICULO 8
ARTÍCULO 8°. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La

gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los
siguientes instrumentos archivísticos:
a. El Cuadro de Clasificación Documental -CCD

b. La Tabla de Retención Documental-TRD
c. El Programa de Gestión Documental-PGD
d. Plan Institucional de Archivos de la Entidad -PINAR
e. El Inventario Documental
f. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
g. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales
h.Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de
las unidades administrativas de la entidad
i. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de
derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos(AGN,
2012, pág. 5)
 CIRCULAR 002 DEL 6 MARZO DE 2012 Adquisición de herramientas

tecnológicas de Gestión Documental
 CIRCULAR 005 DEL 11 SEPTIEMBRE DE 2012

Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y
comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.
65
 Ley 1581 de 2012: Ley de protección de datos personales.
 Acuerdo 02 de 2014, creación, conformación, organización, control y

consulta de los expedientes de archivo.
7.14. DECRETO 2609 DE 2012, ARTÍCULO 5°

Principios del proceso de gestión documental.
i. Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite

deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas
de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y
contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.
ii. Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional

propiciarán el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través
de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al
interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la
información y las comunicaciones.
iii. Interoperabilidad. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de

transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias
organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los
sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros
componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar
datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados
esperados.
iv. Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de
tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas
de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que
permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y
aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
66
y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con

el desarrollo ambiental sostenible.(AGN, 2012, pág. 4)
7.15. DECRETO 2609 DE 2012 - ARTÍCULO 22° - ARTÍCULO 23°
ARTÍCULO 22°.Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los

documentos electrónicos. Es responsabilidad de las entidades públicas cumplir con
los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad,
fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos
electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo
los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. (AGN, 2012, pág. 9)
ARTÍCULO 23°.Características del documento electrónico de archivo. Los

documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física. Los
documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos deben tener
como mínimo las siguientes características:
a. Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo: los

cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y
controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser
consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción
genere siempre el mismo resultado.
b. Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo

que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo
del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación.
c. Vinculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por
razones de la procedencia, proceso, trámite ó función y por lo tanto este vínculo
debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos que reflejen el
contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación
documental a la que pertenece (serie, sub-serie o expediente).
67
d. Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por

escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información
que éste contiene es accesible para su posterior consulta.(AGN, 2012, págs. 9,10)
7.16. DECRETO 2609 DE 2012 ARTÍCULO 24°
a. Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento

de archivo, tales como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de
quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el
documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los
privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición.
b. Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o

corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la
tecnología.
c. Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10° de la

Ley 527 de 1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se
negará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo
de información en forma de un mensaje de datos.
d. Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las

cuales el documento de archivo es creado.
e. Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su

identificación de autoridad.
f. Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de

metadatos. Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de
preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de
vida, y en el transcurso del tiempo.(AGN, 2012, pág. 10)
68
7.17. DECRETO 2609 DE 2012 - ARTÍCULO 25°
Requisitos para la integridad de los documentos electrónicos de archivo. Los

documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o
cualquier posibilidad de cambio (de versión o cambio de un formato); así mismo se
debe evitar su alteración o eliminación por personas no autorizadas. En caso de
requerirse un cambio a la estructura del documento electrónico, por razones
plenamente justificadas y por personal debidamente autorizado, se debe dejar
evidencia de dichos cambios en el sistema de gestión documental y en el
documento, a través de meta datos.
PARAGRAFO. En el caso que se requiera para garantizar la autenticidad, integridad

y confidencialidad de la información, se podrá utilizar firmas electrónicas o digitales
de acuerdo con lo señalado en las normas vigentes.
Requisitos para la inalterabilidad de los documentos electrónicos de archivo. Se

debe garantizar que un documento electrónico generado por primera vez en su
forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su
producción hasta su conservación temporal o definitiva, condición que puede
satisfacerse mediante la aplicación de sistemas de protección de la información,
salvo las modificaciones realizadas a la estructura del documento con fines de
preservación a largo plazo.
PARÁGRAFO. La modificación con fines de preservación a largo plazo no se

considerará una alteración del documento electrónico de archivo, siempre que se
haga de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado y las normas procesales.
69
Requisitos para la fiabilidad de los documentos electrónicos de archivo. Garantizan

que el contenido de los documentos electrónicos de archivo es una representación
completa, fiel y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos que
testimonia y por lo tanto, su carácter evidencial, asegura que se puede recurrir a
estos en el curso de posteriores operaciones o actividades.
Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo. Los

documentos electrónicos y la información en ellos contenida, debe estar disponible
en cualquier momento, mientras la entidad está obligada a conservarla, de acuerdo
con lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD).
PARÁGRAFO. Se deben establecer mecanismos técnicos que aseguren que la
información se pueda consultar y estar disponible en el futuro, independientemente
del sistema que la produjo, su estructura o medio de registro original.
Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de

archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en
cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos
de archivo, para asegurar en el tiempo la preservación y la conservación:
70
a. El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las

actividades que desarrolla la organización.
b. Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en

formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurídicos, las necesidades
de la organización y el valor que las normas procesales, le otorguen a
cada formato.
c. El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende

a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.
d. Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de

documentos de archivo digitales.
e. Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán

durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de
preservación entren en aplicación.
f. La conservación de los documentos electrónicos de archivo deben

considerar y atender los principios de preservación en el tiempo,
longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad
y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores o
de las dependencias responsables del archivo de la misma.
g. Teniendo en cuenta que el documento electrónico no es el mismo que era

ni antes de ser almacenado ni después de su recuperación, se debe
asegurar que cualquier acción que afecte al modo en que se presentan
los documentos proteja su integridad, a través del respeto por la cadena
de conservación.
71
h. Proteger la información y los datos personales de conformidad con lo

señalado en la ley 1273 de 2009 y ley 1581 de 2012.
Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo: los documentos

electrónicos de archivo deben contener como mínimo los siguientes metadatos:
I. De contenido:
a. Tipo de recurso de información.
b. Tipo documental.
c. Título del documento.
d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que
proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de
la persona o sistema desde donde el documento es creado.
e. Clasificación de acceso (nivel de acceso).
f. Fecha de creación, transmisión y recepción.
g. Folio (físico o electrónico).
h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).
i. Palabras clave.
II. De estructura:
a. Descripción.
b. Formato.
c. Estado.
d. Proceso administrativo.
e. Unidad Administrativa responsable.
f. Perfil autorizado.
g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico).
72
h. Serie/sub-serie documental.
III. De contexto:
a. jurídico-administrativo.
b. Documental.
c. de procedencia.
d. Procedimental.
e. Tecnológico.
PARÁGRAFO. Las entidades públicas podrán, según sus necesidades, agregar
otros tipos de metadatos, siempre que se garantice la preservación de los
documentos y esto facilite su acceso, disponibilidad en el tiempo y recuperación.
Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los documentos electrónicos

de archivo. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben permitir
que los documentos sean gestionados aun cuando hayan sido creados con
medidas de protección como firmas digitales, mecanismos de encriptamiento,
marcas digitales electrónicas y cualquier otro procedimiento informático que se
creen en el futuro.
PARÁGRAFO. Si los documentos electrónicos han sido encriptados durante su

transmisión, no deben ser almacenados con dicha protección, la cual debe ser
retirada (des-encriptados) al momento de transferirlos para su conservación
definitiva, en repositorios de archivos electrónicos. Se debe atestiguar mediante
metadatos, los procesos de encriptación y descifrado utilizado, con miras a
garantizar la autenticidad del documento.
73
8. MARCO TEORICO
8.1. GESTIÓN DOCUMENTAL
CRUZ, Mundet (2006) explica que la desde 1.950 la Gestión Documental, ha sido
un campo de trabajo para la Archivística, y que este paulatinamente ha ido
evolucionando, a la idea de convertirse en gestor de documentos “record
management”. Esta profesión comenzó a ser concebida, especialmente por la
corriente norteamericana, como Gestión Documental.
Asimismo LODOLINI, Elio (1993) afirma que “durante la década de los cincuenta
comenzaron las primeras acciones de carácter práctico y luego se desarrolló en la
literatura norteamericana el concepto de Record Management”. GAUCHI RISSO,
Verónica (2012) menciona“que las actividades de Gestión Documental fueron
promovidas al finalizar la Segunda Guerra Mundial ya que resultaba imperioso
organizar la información acumulada por el gobierno estadounidense tras la guerra,
estas fueron utilizadas para mejorar los aspectos administrativos en la generación
de la documentación pública”(p.534).
Llansó (1993) señala que “hacia finales de los años 40´s se reconoce la figura del
records manager o gestor de documentos y se da la aceptación del término records
management, o Gestión de Documentos, término que ya era utilizado en las
empresas privadas, y que luego en 1950 cuando se crea la Federal Records Act,
en donde se define por primera vez desde el punto de vista legal, que incluyo la
creación, conservación, destrucción y transferencia de los documentos”.
GAUCHI RISSO, Verónica (2012) menciona algunos archiveros norteamericanos

como William Benedon, Jessie L. Clark, Theodore R. Schellenberg, Emmet J.
Leahy, Wilmer O. Maedke, Mary. Robeky Gerald Brown arribaron a la idea de que
la gestión de la documentación administrativa debía comenzar desde el mismo
74
momento en el que se creaba el documento y debía abarcar todo su ciclo vital hasta
su transferencia a los archivos históricos, los documentos de valor primario
deberían ser evaluados y seleccionados por sus productores, con la ayuda de los
archiveros.
Schellemberg (1956) por su parte dividía los profesionales en dos; unos los que
trabajaban con los documentos de uso inmediato e intermedio, identificando los
como gestores documentales, y dos a los profesionales que trabajaban con los
documentos de valor secundario o histórico, reconociéndolos como archiveros.
En 1978 Wiffels, planteó la teoría de las tres edades de los documentos, hoy
conocido como el ciclo vital de los documentos que se constituyó en la piedra
angular de la gestión documental y base conceptual de la operativa de los
programas de gestión documental en las instituciones. Esta teoría define las tres
edades o etapas del documento que, a su vez, diferencian tres tipos de archivo;
archivo de gestión, archivo central y archivo histórico. GUTIERREZ CEPEDA,
Nicolas, 2004, pág.61)
En España el término Gestión Documental fue introducido a finales de la década

de 1980 y principios de la siguiente, en virtud de los contactos establecidos
entre la Asociación de Archiveros Catalanes y Michel Roberge (2006), presidente
de Solutions Documentaires GESTAR y uno de los mayores especialistas
mundiales en gestión documental.
8.2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
ISO International Organization for Standardization (Organización Internacional

para la Estandarización) fue creado en 1947, es una Organización internacional no
gubernamental, cuya sede central opera en Ginebra, Suiza. Conformado por
75
representantes de los organismos de normalización de 164 países, y un aproximado

de 150 personas vinculadas laboralmente.
Evolución de los sistemas de gestión de calidad: DUQUE GUTIÉRREZ, Gerardo

(2007)
 1923: Surge el control estadístico de procesos y se realiza una inspección

del 100% de la producción, es demasiado dispendioso y sobre todo costoso.
 1950-1970: Surge el control de calidad al final de los procesos productivos,

es decir su comportamiento es reactivo, costoso y en muchos casos no
generaba valor a la producción.
 1.987-1.999: Surge el aseguramiento de la calidad, es un control de los

procesos, sin embargo el comportamiento de las organizaciones es
funcional, se trabaja por funciones.
 2.000-2.008: Surge el Sistema de Gestión de la Calidad, se controla se

trabaja por procesos, en este escenario surgen las normas ISO 9001:2000.
 2.003: en adelante: Surge la Gestión total de la Calidad, aparecen conceptos

como 6 Sigma y Kaizen.
76
Grafico 3 - Línea del tiempo de la evolución de los sistemas de gestión de Calidad
Duque, Gerardo. (2007). Sistema de Gestión de la calidad Basado en la norma Internacional ISO –
9001 -2000 [Imagen]. Recuperado dehttp://www.gerardoduque.com/pdf/sistema.pdf
8.2.1. Colombia y los Sistemas de Gestión de Calidad
Mediante la Ley 872 del 2003,en Colombia se crea el sistema de gestión de la

calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras
de servicios, que establece: Articulo 1 “Creación del sistema de gestión de la
calidad. Créase el Sistema de Gestión de la calidad de las entidades del Estado,
como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y
evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en
la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual
estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El
77
sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en

los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios,
destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento
jurídico vigente”.
En el 2004 mediante el Decreto 4110 de 2004 se adopta la Norma Técnica de

Calidad en la Gestión Documental (NTCGP 1000), con el fin de articularse Ley 872
del 2003, la cual fue aprobada por el Departamento Administrativo de la Función
Pública en colaboración del ICONTEC. En el 2009 se realizó una actualización
mediante el decreto 4485 de 2009.
Luego el Consejo Nacional de Política Económica y Social en el Conpes 3446 del

30 de Octubre de 2006, establece los lineamientos para una Política Nacional de la
Calidad.
Los términos de normalización, certificación y metrología no son indiferentes a la

calidad todo lo contrario están directamente relacionados, por ello se crea el
Decreto 2269 de 1993, “Por el cual se organiza el Sistema Nacional de
Normalización, Certificación y Metrología”.
Como se evidencia Colombia no se ha quedado atrás en la aplicación de la calidad

e implementación del sistemas de Gestión de Calidad; Muestra de ello es el número
de empresas certificadas aproximadamente de 4.647 de las que 75 son empresas
del Estado a nivel nacional, departamental Distrital, municipal. DUQUE
GUTIÉRREZ, Gerardo (2007).
78
9. MARCO METODÓLOGICO
9.1. TIPO DE ESTUDIO: DESCRIPTIVO

Se pretende caracterizar el proceso de gestión documental del Colegio Gimnasio
los Pinos, a nivel estructural y funcional, para la posterior identificación de sus
fortalezas, ventajas y bondades, esto se realiza a través del diseño del Programa
de Gestión Documental Electrónico a partir de la Ley 594 del 2000, Decreto 2609
del 14 de diciembre de 2012, Normas y demás leyes que apliquen.
Gestión
Documental
VARIABLES
DE
ESTUDIO
Documentos
Normatividad
electrónicós
Grafico 4 - VARIABLES DE ESTUDIO
9.2. AREA DE ESTUDIO
El área de estudio sobre la cual se realizara la investigación es sobre la gestión

documental del colegio Gimnasio los Pinos ubicado en la ciudad de Bogotá,
Colombia, los datos que se evaluaran son los correspondientes a los años
comprendidos entre 1972 a 2014.
79
9.3. METODO DE INVESTIGACIÓN
9.3.1. Cualitativa
Se determinaran las cualidades de la Gestión Documental en el Gimnasio los Pinos,

se describirá proceso por proceso documental y la situación de la gestión
documental en el Colegio, la realidad de este proceso en la institución para poder
generar propuestas concretas para su eventual solución. Se buscara encontrar
todas las dimensiones en relación a esta actividad de manera profunda lo que
permitirá un panorama amplio y detallado del problema de investigación.
Se analizaran los fenómenos particulares para llegar al gran fenómeno que es el

Programa de Gestión Documental Electrónico, considerando este fenómeno como
el todo para la solución del problema de investigación, solo se aplicara al Gimnasio
los Pinos y su Gestión Documental en particular.
Se realizara en tres etapas que validaran tanto, el problema como los pasos a seguir
para la solución de este de manera estructurada obteniendo los resultados
esperados y requeridos según el planteamiento inicial. Se usan diferentes
herramientas y se combinan métodos y teorías para desarrollar las etapas lo cual le
brinda flexibilidad y un amplio espectro de conocimiento en la solución del problema.
Se participa de manera activa con el sujeto de investigación y todas las partes que
le componen, entrevistas, recorridos, visitas y charlas sobre el problema en cuestión
hacen parte integral de la investigación.
80
9.3.2. Fases
9.3.2.1. Definición del problema
La situación de la gestión documental en el Gimnasio los Pinos, en específico la

necesidad de un Programa de Gestión Documental Electrónico para el Colegio en
el marco de la normatividad legal vigente en Colombia, su impacto en la misión y
visión del colegio, en su nicho de negocio, así como la necesidad de solucionarlo,
pues es parte vital para los proceso ya certificados por el Sistema de Gestión de
Calidad adoptado y el desarrollo de los que busca certificar en el marco de las
buenas prácticas en la gestión de los documentos electrónicos.
9.3.2.2. Diseño de trabajo
El DISEÑO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO

VIGENTE EN ARCHIVÍSTICA COLOMBIANA, se divide en tres etapas, una vez
identificado el problema de investigación las cuales son:
 Diagnóstico integral de archivo al Gimnasio los Pinos,

 Propuesta de Diseño del Programa de Gestión Documental Electrónico
en el Gimnasio los Pinos
 Política cero papel en el gimnasio los pinos
Estas etapas están en el marco de una línea conceptual, metodológico y normativo

que respaldara el desarrollo de estas.
81
9.3.2.3. Recogida de datos
La recolección de datos se realizó mediante visitas a las instalaciones, indagando

en las diferentes oficinas del colegio, entrevistando a los funcionarios, analizando
su quehacer diario y el tratamiento diario que le dan a la documentación aplicando
los formatos propuestos por el Archivo General de la Nación.
9.3.2.4. Análisis de datos
Una vez recogidos los datos se realizó el análisis de estos, se interpretaron los
diferentes fenómenos presentados en el tratamiento de la documentación y se
explican las situaciones emanadas de estos. Esto aplica al Gimnasio los Pinos y su
alcance esté relacionado con la Gestión Documental en el Colegio.
9.3.2.5. Informe y validación de la información
Esta investigación genera informes en cada etapa, evidenciando la necesidad de la

realización de este, describe la situación problema, diagnostica la gestión
documental en el Gimnasio los Pinos, determina el impacto en la gestión del
Colegio, el impacto en su nicho de negocio, y en su grupo de usuarios.
9.4. TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE DATOS
 Entrevistas estructuradas mediante el uso de Formatos de diagnóstico

Integrar de archivo (AGN)
 Observación no estructurada
 El cuestionario mediante el uso de Formatos de diagnóstico Integrar de
archivo (AGN)
82
10. DESARROLLO
El presente proyecto se desarrollara en tres etapas que permiten diseñar un

Programa de Gestión Documental Electrónico para el Gimnasio los Pinos, en cada
una de estas etapas se trabaja de manera detallada la gestión documental y cada
uno de los aspectos relevantes que requiere el Colegio, para llevar a cabo su
programa, las etapas son:
 Diagnóstico integral de archivo gimnasio los pinos
 Propuesta de Diseño del Programa de Gestión Documental Electrónico en el
Gimnasio los Pinos
 Política cero papel en el Gimnasio los Pinos
A continuación se describirá cada una de las etapas:
La primera etapa consistió en elaborar un Diagnóstico integral de archivo al

Gimnasio los Pinos, que permitió determinar el estado de la Gestión documental
en la institución, se elaboró de manera detallada haciendo uso de los formatos
propuestos por el Archivo General de la Nación en la obra: Pautas para diagnóstico
integral de archivos, de Jaimes, Luis Ernesto y García, María Clemencia. Una vez
realizadas las entrevistas y recorridos por las oficinas y depósitos donde se
almacenaba la documentación, se procedió a analizar los datos recolectados en los
formatos y entrevistas con los funcionarios, se elabora el informe presentado en
este numeral , estos procedimientos y herramientas se le aplicaron a los
funcionarios responsables de cada una de las secciones del Colegio, este proceso
de diagnóstico conto con la aprobación de las directivas que ofrecieron pleno acceso
a la documentación y lugares donde esta se almacenaba, así como para realizar las
entrevistas a los funcionarios e indagar sobre cuál era el manejo que le daban a la
documentación.
83
Cabe aclarar que la elaboración del Diagnóstico integral de Archivo es el primer

paso para implementar la gestión documental en cualquier organización, es el
proceso que permite evaluar y determinar en que se encuentra la gestión
documental en esta. Sin este diagnóstico, el Programa de Gestión Documental en
cualquier organización estaría incompleto y seria susceptible de muchas falencias.
Este diagnóstico además provee a la institución de datos vitales para el desarrollo

de su Programa de Gestión Documental, el cual será el marco fundamental y deberá
estar articulado con el desarrollo de un Programa de Gestión Documental
Electrónico para el Colegio.
Una vez determinada la situación de la Gestión Documental en el Gimnasio los

Pinos, la segunda etapa consistió en elaborar una Propuesta de Diseño del
Programa de Gestión Documental Electrónico en el Gimnasio los Pinos. Este
programa deberá estar articulado con el Programa de Gestión Documental que se
sugiere la institución debe implementar. Este diseño identifica y propone todos los
requerimientos(administrativos, económicos, tecnológicos, normativos y de gestión)
que requiere el tratamiento de los documentos electrónicos, se formula como se
deben implementar los 8 procesos documentales señalados por el Decreto 2609 de
2012 en su Artículo 9 Procesos de la gestión documental, Decreto que
fundamentalmente reglamenta el Título V GESTIÓN DE DOCUMENTOS, de la ley
594 del 2000,se caracterizan los procedimientos que se deben realizar en cada uno
de los procesos documentales y el marco legal que se debe cumplir para cada uno
de ellos y que marca la nueva reglamentación de acuerdo al desarrollo de la
archivística, se diseña el modelo del sistema de gestión de documentos
electrónicos, se caracterizan y señalan los aspectos legales, tecnológicos y
normativos que se deben tener en cuenta al momento de su diseño, creación y
tramite, se señalan los requisitos que estos deben cumplir: autenticidad, integridad,
inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación, metadatos y protección de
los documentos.
84
Se caracterizan los requisitos que debe tener el sistema de gestión de

documentos electrónicos, que se debe tener en cuenta para elaborar la política
de gestión de los documentos y operaciones que debe permitir, etc.
Por último se determinan los recursos que se deben destinar para el desarrollo
del Programa de Gestión Documental Electrónico en el Gimnasio los Pinos.
Por último se desarrolló la tercera etapa que consistió en diseñar una Política cero
papel para el Gimnasio los Pinos, la cual trae beneficios para el Colegio, para sus
usuarios y para el ambiente, esta última es vital en las políticas no solo del estado
sino mundiales, se determinan los componentes que debe contener, buenas
prácticas que se deben llevar a cabo para reducir el consumo de papel en el Colegio,
la articulación de la gestión de los documentos electrónicos y el sistema con la
política cero papel, finalizando con el modelo propuesto por el Archivo General de
la Nación de digitalización para la integración con la policita cero papel.
85
11. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO GIMNASIO LOS PINOS
El diagnóstico integral de archivo aplicado en el Gimnasio los Pinos se elabora

basado en la publicación del Archivo General de la Nación de: Jaimes, Luis Ernesto
y García, María Clemencia. Pautas para diagnóstico integral de archivos. Bogotá:
Archivo General de la Nación, 2003. Se usan los formatos de evaluación y
diagnostico propuestos por la publicación así como los lineamientos para realizar la
encuesta a la institución. Ver formato aplicado en Anexo 1
11.1. IDENTIFICACIÓN
El archivo en el Gimnasio los Pinos dentro de la estructura orgánico-funcional no se

encuentra identificado o caracterizado, la institución no cuenta con manuales de
procesos o identificación de los mismos para el tratamiento de la documentación,
básicamente la documentación generada por los funcionarios en el cumplimiento de
sus actividades es manejada por los mismos, sin que se lleve registro o control del
trámite y tratamiento que se le dé a esta. Por esta razón los servicios no están
implementados, pues si un funcionario requiere consultar algún documento, debe
dirigirse con el proveedor de este para que le informe sobre su ubicación y
disponibilidad, en relación al presupuesto, no existe alguno directo para mobiliario,
locaciones o desarrollo, no se evidencia un centro de costos en niveles
administrativos destinado a este, y en relación al recurso humano no se cuenta con
un funcionario capacitado ( técnico, tecnólogo o profesional), para la administración
y tratamiento técnico de la documentación.
86
11.2. DATOS DEL ARCHIVO
El archivo del Gimnasio los Pinos, se crea a partir del año 1972, con la creación de
la institución, aunque es importante aclarar que no se tiene registro de la
conformación de este como una división o sección de la organización en su
estructura orgánica, o por lo menos de un espacio físico destinado para organizar o
almacenar la documentación, técnicamente poseen un “fondo acumulado”1. Se
ubica en la calle 193 # 9-20, la documentación se encuentra en diferentes
ubicaciones: en un sistema de archivo rodante en la administración, en algunos
cubículos, oficinas y en una bodega en el tercer piso del edificio de primaria
constado sur en la parte media y una gran cantidad de documentos electrónicos de
los cuales se tiene control bajo el Sistema de Gestión de Calidad, pero no informan
un dato exacto de su volumen en Kb.
11.3. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL ARCHIVO
La documentación pertenece a la Corporación Gimnasio los Pinos, una institución

de carácter privado adscrita al Ministerio de Educación (Aprobación oficial del
Ministerio de Educación Nacional para Preescolar, Primaria y Bachillerato según
Resolución No. 1378 de abril 26 de 1999.), Bilingüe, calendario A, registro ICFES:
022 822. Toda la documentación que debe ser tratada se encuentra ubicada en las
instalaciones de la institución en diferentes locaciones. El representante legal de la
institución es: Juan Carlos Restrepo. Ver formato aplicado en Anexo 2
1
Definición. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de
su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.
Casilimas Rojas Clara Inés y Ramírez Juan Carlos. Fondos acumulados manual de organización.
Bogotá: Archivo General de la Nación; 2004. 13p.
87
11.4. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
El archivo no está contemplado en la estructura orgánica de la institución, no se

cuenta con mecanismos para regular la función archivística, los flujos documentales,
etc. No existen manuales de procedimientos para el tratamiento de la
documentación, que orienten a los funcionarios sobre el adecuado tratamiento de
esta, además no existe un centro de costos a nivel administrativo o una asignación
presupuestal fija para esta labor, tampoco un funcionario responsable del proceso,
básicamente cada funcionario maneja la documentación que tiene que ver con el
ejercicio de sus funciones y la mantiene en su poder el tiempo que considere
necesario, por otra parte en relación a materiales o equipos no se cuenta con
ninguno destinado para el tratamiento de la documentación.
Ver formato aplicado en Anexo 3 y 4
11.5. SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO
Debido a que el archivo no es una unidad o forma parte de una dependencia,

técnicamente no existe en la organización de manera articulada, no provee ningún
servicio, pues al no poseer lo mencionado anteriormente no existen funciones
establecidas por la entidad, por esto tampoco brinda asesoría interna o externa.
Ver formato aplicado en Anexo
88
11.6. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO
Después de realizar una revisión a las diferentes locaciones en donde se almacena

la documentación, se identificó que la institución no cuenta con una sección
infraestructural destina para el almacenamiento de la documentación, esta se
encuentra ubicada a discreción de los funcionarios.
11.6.1. El Edificio
El edificio fue construido en el año 2004, como estructura multinivel (4 pisos) y

multifunción (salones de clase, salones de danza, restaurante, oficinas, escenarios
deportivos y bodegas), en la calle 193 # 9 – 20 (Sabana de Bogotá), por su ubicación
tiene un clima húmedo la mayor parte del día, con lluvias constantes y nublado,
condición climática que hace necesario que la edificación cuente con sistemas para
crear ambientes controlados.
Ver formato aplicado en Anexo 6
11.6.2. El archivo
Después de realizar una revisión a las diferentes locaciones en donde se almacena

la documentación, se identificaron los siguientes espacios:
 Edificio de bachillerato, primer nivel, dependencia administrativa: en

este sitio en la parte del fondo se encuentra un mueble de archivo rodante de
8 cuerpos doble cara, en el cual reposa la documentación archivada en: A-Z,
carpetas de yute o plásticas, libros empastados, cajas de cartón, sin ninguna
unidad de conservación, en el cual además de la documentación se
almacenan elementos de aseo, de papelería, equipos, entre otros. También
existe un archivador diseñado a medida (5 cuerpos, de 4 niveles, que alojan
89
en total 20 cajoneras), en el cual se encuentran almacenadas las carpetas

de los estudiantes activos en cada año académico. En los diferentes
cubículos y oficinas se evidencia gran cantidad de A-Z, carpetas con
documentación, sobre las mesas, escritorios, muebles archivadores o
soportes improvisados (cajas de cartón), es importante resaltar que el 90%
de la documentación en esta área es accesible para cualquier persona, pues
es un área de atención a los usuarios y en cuanto al mueble de archivo
rodante no cuenta con una chapa de seguridad.
 Edificio de Bachillerato, tercer nivel, cuarto en la mitad del nivel costado

sur: En este sitio se encuentra gran parte de la documentación, en
estanterías metálicas, muebles de madera, cajas de cartón, A-Z, carpetas de
yute o plásticas, bolsas plásticas y en el piso, compartiendo espacio con ropa,
materiales entre otros muchos pues es una bodega multifunción, a la cual
tiene acceso cualquier funcionario sin previa autorización.
11.6.3. Instalaciones (Depósitos)
 Edificio de bachillerato, primer nivel, dependencia administrativa:

En relación a la iluminación cuenta con un sistema artificial:
 Lámparas tipo bala con luz blanca fría fluorescente y bombillo (lámpara)
incandescente.
No cuenta con ventanas, ni claraboyas, y con una sola puerta abierta en horario
laboral. Ventilación natural dada por la puerta y artificial por ningún equipo. No se
cuenta con ningún sistema de regulación de: temperatura, ventilación, iluminación
o filtrado de aire. La entrada de polvo se da por la puerta.
90
 Edificio de Bachillerato, tercer nivel, cuarto en la mitad del nivel costado

sur
 Las condiciones de iluminación son las misma que en el Edificio de
bachillerato, primer nivel, dependencia administrativa:
11.6.4. Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento
Existe un plan de prevención de desastres articulado con el plan distrital que es de

obligatorio cumplimiento. Para el archivo no existe uno específico, los edificios
cuentan con detectores de incendios, pero en el área de archivo ninguno, la sección
cuenta con dos extintores asignados para toda la sección, pero no uno asignado
para el archivo o la bodega, cuenta con el comité paritario de salud ocupacional,
con brigadas plenamente conformadas, mapa de riesgo, planes de evacuación,
señalización y funcionarios encargados de esta vigilancia, pero los ítems
mencionados anteriormente no existen de manera específica para el archivo pues
no existe uno como política institucional, por esto tampoco existe una dotación
especial para el trabajo con la documentación archivada en los lugares
mencionados en otros numerales. Todo esto arroja como consecuencia que los
funcionarios no sepan qué hacer con la documentación en caso de desastre, con
agua o fuego, entre otras.
El mantenimiento es ocasional y está ligado al aseo habitual de la institución (no

técnico para la zona), no se realiza mantenimiento a la documentación, ningún
control microbiológico en las áreas o en los documentos, y las inspecciones a los
depósitos no están programadas.
91
Ilustración 3 - Mueble Archivo rodante
Ilustración 4 - Mueble Archivo rodante abierto
92
Ilustración 5 - Mueble Archivo Rodante - A - Z Y Libros empastados, además de materiales de papelería

y otros almacenados con la documentación.
Ilustración 6 - Daño estructural en el techo.
93
Ilustración 7 - Elementos de aseo almacenados con la documentación.
Ilustración 8 - pasillo entre el mueble archivo rodante y archivador a la medida - no ventilación, ventanas
o extintores.
94
Ilustración 9 - Edificio de Bachillerato, tercer nivel, cuarto en la mitad del nivel costado sur - (solo una
puerta de acceso, no ventanas, no extintores, cajas apiladas y una organización peligrosa para el
acceso.
17.6.4.1. Características de la documentación
La documentación en las dos locaciones identificadas se encuentra así:
Edificio de bachillerato, primer nivel, dependencia administrativa:

Archivada en: A-Z, carpetas de yute o plásticas, libros empastados, cajas de cartón
o sin ninguna unidad de conservación, la documentación en formato electrónico no
evidencia algún orden diferente al elaborado a discreción por los funcionarios y no
cuenta con una política para realizar Backup de respaldo o política de conservación
o diseño, almacenada en los discos duros de los computadores de los funcionarios
y en sistemas de almacenamiento en la nube, en cuanto a la organización no existe
ninguna preestablecida, orientada bajo algún principio archivístico o alguna política
95
institucional para este proceso. Se observa en la documentación gran cantidad de

elementos metálicos (legajadores metálicos, ganchos, clips, cintas y adhesivos-
Post-it).
Ilustración 10 - Documentos empastados
96
Ilustración 11 - Documentación en A-Z
Ilustración 12 - Documentación en carpetas de Yute y plásticas.
97
Ilustración 13 - Documentación con elementos metálicos y archivada en A-Z
Ilustración 14- Documentos archivados y legajados incorrectamente.
98
Ilustración 15 - Documentación almacenada en cajas de cartón inadecuadas.
Edificio de Bachillerato, tercer nivel, cuarto en la mitad del nivel costado sur:
Archivada en: A-Z, carpetas de yute o plásticas, libros empastados, cajas de cartón,
bolsas plásticas o sin ninguna unidad de conservación, en cuanto a la organización
no existe ninguna preestablecida o alguna política institucional para este proceso,
la institución tiene un “fondo acumulado”2.Además se observa en la documentación
gran cantidad de elementos metálicos (legajadores metálicos, ganchos, clips, cintas
y adhesivos- Post-it).
2
Definición. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de
su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.
Casilimas Rojas Clara Inés y Ramírez Juan Carlos. Fondos acumulados manual de organización.
Bogotá: Archivo General de la Nación; 2004. 13p.
99
Ilustración 16 - Edificio de Bachillerato, tercer nivel, cuarto en la mitad del nivel costado sur -
Documentos en el piso y sin organización.
documentación en diferentes soportes sin organización o clasificación.
100
documentación en múltiples soportes almacenada en cajas
17.6.4.1.1. Almacenamiento
Las unidades de almacenamiento identificadas son:

 A-Z
 Carpetas de yute o plásticas
 Libros empastados
 Cajas de cartón
 Bolsas plásticas
 Sobres de manila
101
Ilustración 19 - Unidades de almacenamiento usadas en el Gimnasio los Pinos
La documentación en formato electrónico se encuentra almacenada en:
 Discos duros de los computadores de los funcionarios

 Sistemas de almacenamiento en la nube gratuitos (Dropbox – Google Drive)
102
Ilustración 20 - Almacenamiento documentos electrónicos en los computadores en el Gimnasio los

Pinos
103
Ilustración 21 - Almacenamiento documentos electrónicos en la nube en el Gimnasio los Pinos
104
La documentación está ubicada en estanterías metálicas, archivadores, archivo

rodante, mesas, escritorios, en áreas sin delimitar, y en espacios poco seguros para
transitar, pues se presenta riesgo de accidente, por caída de estantes o elementos
apilados de manera inadecuada.
Para identificar la documentación existente en el Gimnasio los Pinos se utilizó como

herramienta de medición la NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5029 -
MEDICIÓN DE ARCHIVOS que arrojo los siguientes resultados:
Formula
 Q= # Metros x PFM
Q= cantidad de folios
# Metros= Metros Lineales
PMF=PROMEDIO DE FOLIOS POR METRO LINEAL
Datos recolectados
Tabla 16 – Medición archivo Gimnasio los Pinos
#METROS * PMF RESULTADO

20*9000 180000
20*8700 174000
Q= 10*8700 87000
9,5*8700 82650
14*9000 126000
Totales
Tabla 17 – Totales de la medición al archivo Gimnasio los Pinos
TOTAL METROS LINEALES 85,5

TOTAL DE FOLIOS 1255170
Ver formato aplicado en Anexo 11 y 12
105
17.6.4.1.2. Aspectos Archivísticos
La institución no cuenta con ninguna forma de organización archivística, los

expedientes se organizan de manera empírica de acuerdo a los conocimientos delos
funcionarios que manejan la documentación, como ejemplo en el caso de las
historias académicas, la funcionaria elabora una lista de chequeo que usa con el fin
de comprobar si los estudiantes cumplen con la entrega de la documentación
solicitada para su matrícula, pero no tiene fines de conservación de las historias
académicas. Además no se cuenta con Tablas de Retención Documental TRD, y
los funcionarios informan que se ha eliminado información sin políticas archivísticas
para este proceso, a discreción, la institución no cuenta con infraestructura que
cumpla con los requisitos mínimos y condiciones técnico ambientales, como lo
señala el Acuerdo del AGN 037 de 2002. Al no contar con instalaciones adecuadas
han tenido episodios de inundaciones, humedad, inseguridad, etc. que provocaron
perdida de documentación.
17.6.4.1.3. Preservación Documental
El colegio no cuenta una política de preservación documental debido a esto, la

documentación en algunos casos presenta hongos, ya que no realizan tratamientos
de conservación, y aunque no se ha reportado ninguna enfermedad laboral debido
a que los funcionarios para trabajar con los documentos no usan dotación
adecuada, si se evidencia un riesgo para el grupo debido a esto.
En cuanto a los materiales empleados para la producción documental no se usan

los recomendados y adecuados, pues el proceso no está administrado por personal
capacitado, la foliación no se realiza en ningún expediente. Parte de la
106
documentación se encuentra encuadernada y no se tiene una política institucional

para normalizar la producción documental. Los expedientes se legajan:
perforándolos, usando ganchos metálicos, cinta pegante, clips y no existen equipos
para mantenimiento preventivo o monitoreo de las condiciones ambientales.
17.6.4.1.4. Documentación que se encuentra en otro depósito
El Colegio no cuenta con documentación ubicada en depósitos externos a los

mencionados anteriormente.
17.6.4.1.5. Estado de conservación de documentación
El estado de conservación de la documentación es deficiente, como ya se mencionó

en apartados anteriores, la falta de mobiliario adecuado (archivadores y estantería
que no cumplen con normas técnicas), edificios no diseñados para esta función
(Humedad, sin ventilación, zonas de trabajo, seguridad) unidades de conservación
inconvenientes (A-Z, carpetas de yute o plásticas, sobres de manila, cajas de cartón,
bolsas platicas o expuestas a la intemperie), problemas ambientales (zona
geográfica altamente húmeda, polvo en exceso en el aire), uso de elementos
metálicos en los documentos (clips, ganchos, gancho legajador), adhesivos,
documentos a nivel del piso. Producen problemas a nivel biológico
(microorganismos) que deterioran y destruyen la documentación, además de daños
directos (rupturas, rayones, manchas, esquinas deterioradas, entre otras), lo
anterior en la documentación en soporte físico, en cuanto a la documentación en
formato electrónico no se realizan copias de seguridad, en discos de
almacenamiento óptico o arreglos de disco, se encuentran directamente
almacenados en los discos duros de los equipos o en servicios de almacenamiento
gratuito en la nube, se evidencia daños por virus informáticos, duplicidad de archivos
107
y problemas de acceso a los almacenados en la nube o perdida de las cuentas, sin

respaldo alguno al no ser servicios contratados, esto se determina una vez realizada
la visita.
11.7. RECOMENDACIONES POSTERIORES AL DIAGNOSTICO INTEGRAL

DE ARCHIVO
Una vez realizado el diagnóstico integral de archivo al Gimnasio los Pinos se

identificaron una serie de falencias emanadas del tratamiento de la documentación,
aspectos como los administrativos, infraestructurales, ambientales, económicos,
legales, de conservación y gestión fueron evaluados, arrojando resultados que dan
lugar a las siguientes recomendaciones:
11.7.1. De gestión
La institución en sus juntas de consejo administrativo de los días jueves debe incluir
en el orden del día el tema de la gestión documental en donde se atiendan temas
específicos como:
 La creación de una oficina o sección de archivo

 Inclusión de esta en el organigrama del Gimnasio los Pinos
 Vinculación de profesionales en información y personal operativo en
archivística, que desarrollen e implementen la gestión documental en la
institución.
108
 Creación del Comité de Archivo como lo señala el Acuerdo 07 de 1994

Reglamento General de Archivo, en su ARTICULO 19.3
 Liderar programas de sensibilización institucional encaminados a fomentar
las buenas prácticas documentales.
 Oficiar la elaboración de programas, manuales y políticas para la gestión
documental en la institución.
 Gestionar la elaboración de un programa de gestión documental electrónico
para la institución como lo reglamenta la Ley 594 del 2000, Ley General de
Archivos, T I T U L O V4, titulo reglamentado por el Decreto 2609 de 2012, el
cual hace aún más específico el PGD para las instituciones y le da una
orientación a ser integrado con los demás sistemas institucionales.
 Supervisar que la gestión documental en la organización este en el marco
legal archivístico colombiano y las normas técnicas correspondientes, pues
es una entidad privada que cumple una función pública la educación.
Los temas mencionados son de vital importancia para dar inicio a la implementación
de las adecuadas prácticas documentales e iniciar el camino a la gestión
documental articulada correctamente en la institución.
3 (Modificado por el Artículo 4°del Acuerdo 12 de 1995). Creación del Comité de Archivo. Cada
entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo
correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los
programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los
archivos.
4 ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes,
en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
109
11.7.2. De las condiciones ambientales e infraestructurales– edificios
El Colegio debe mejorar las instalaciones donde almacena la documentación, es de

aclarar que no poseen un edificio o un espacio dedicado para archivarla, por el
contrario los espacios dedicados para esto se comparten para otras funciones
como: el almacenamiento de productos de aseo, objetos perdidos, papelería,
equipos o elementos en desuso, debido a esto se identificaron problemas de daño
físico en la documentación (rupturas, rayones, manchas, esquinas deterioradas,
entre otras), problemas a nivel biológico (microorganismos) que deterioran y
destruyen los documentos, problemas de iluminación y ventilación (ambientes no
controlados), debido a las condiciones inadecuadas en las que se almacenan. Con
respecto a la infraestructura se identificaron problemas de humedad producto de
daños estructurales y otros inherentes a la zona geográfica en la que se encuentran
ubicadas las instalaciones. Debido a esto se recomienda para realizar estas
adecuaciones físicas o entregar dicho proceso a terceros, que se cumpla con lo
señalado en la normatividad Colombiana vigente.
11.7.3. Del mobiliario y medios de protección de la documentación
Durante el diagnostico se identificó que la institución no cuenta con mobiliario

suficiente, ni adecuado para la organización y almacenamiento de la información.
El mobiliario existente está en grave deterioro pues no se le realiza mantenimiento

preventivo, no es seguro pues no está equipado con chapas o sistemas de
seguridad que impidan el acceso a los documentos a personal no autorizado. Otra
parte son estanterías improvisadas y cajas apiladas, que además de generar
problemas directos de organización, generan problemas de seguridad industrial
pues los empleados están en riesgo inminente de sufrir un accidente por lo inseguro
de este espacio.
110
El 90% de la información se encuentra archivada en unidades de conservación que

no cumplen con los mínimos estándares de conservación, la mayoría esta
almacenada en: A-Z, carpetas de yute o plásticas, Libros empastados, cajas de
cartón, bolsas plásticas, sobres de manila o sin ninguna unidad, y La documentación
en formato electrónico se encuentra almacenada en: Discos duros de los
computadores de los funcionarios Sistemas de almacenamiento en la nube gratuitos
(Dropbox – Google Drive), para estos últimos se recomienda realizar copias de
seguridad en servidores de seguridad, en discos de almacenamiento óptico,
arreglos de disco, o en sistemas de almacenamiento pagos en la nube.
11.7.4. Del mantenimiento y prevención de desastres
Se recomienda una vez se desarrolle por parte del Colegio el programa de gestión
documental electrónico integrarlo con los programas de prevención de desastres,
con el comité paritario de salud ocupacional, y a realizar brigadas de mantenimiento
adecuadas que no afecten la documentación, pues se evidenció falta de
mantenimiento, poca seguridad industrial y un inminente riesgo para quien accede
a estos espacios. Es de vital importancia que se generen programas que integren a
los usuarios con la unidad, donde se les sensibilice sobre su papel en la
conservación y prevención.
111
12. PROPUESTADE DISEÑO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ELECTRÓNICO EN EL GIMNASIO LOS PINOS
Para la elaboración de la propuesta del programa de gestión documental electrónico

en el gimnasio los pinos, se tiene en cuenta la normatividad archivística vigente y
las iniciativas (guías, manuales, etc.), que apliquen para el desarrollo de un
programa acorde con las necesidades propias e individuales del Colegio, teniendo
claro que es una institución privada que cumple una función pública (la educación),
se cita la Ley 594 del 2000, en su artículo 4. Principios Generales. Los Principios
Generales que rigen la función archivística, señala:
Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la

documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea
recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como
fuente de la Historia.
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular
los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y
deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la
comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los
términos previstos por la Ley.
Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administración y

la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la
toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos
documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional.
Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones

administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la
gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración
112
de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas,
los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional
contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del
Estado en el servicio al ciudadano.(Archivo General de la Nación, 2000)
Este marco legal evidencia la importancia de contar con una unidad de información
– Archivo, en las instituciones, dando cuenta de su importancia y aporte vital al
desarrollo de estas.
Por otra parte se debe tener en cuenta el uso de las tecnologías de la información
y la comunicación, pues los soportes en los que se gestiona, diseña y almacena la
información han cambiado significativamente con la explosión tecnológica. El
Decreto 2609 de 2012, en su artículo 2° dicta:
Tipos de información. Las normas del presente Decreto se aplicarán a cualquier

tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus
dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier persona que
desarrolle actividades inherentes a la función de dicha entidad ó que hayan sido
delegados por ésta, independientemente del soporte y medio de registro (análogo
o digital) en que se produzcan, y que se conservan en:
a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).

b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
c. Sistemas de Información Corporativos.
d. Sistemas de Trabajo Colaborativo.
e. Sistemas de Administración de Documentos.
f. Sistemas de Mensajería Electrónica.
g. Portales, Intranet y Extranet.
h. Sistemas de Bases de Datos.
i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y
audio (análogo o digital), etc.
j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
113
k. Uso de tecnologías en la nube. (AGN, 2012)
Esto se señala teniendo en cuenta que el Gimnasio los Pinos posee información en
diversos soportes y a partir del año 2009 se encuentra certificada por Bureau Veritas
en la NORMA ISO 9001 2008, bajo el alcance de: Prestación del servicio educativo
en los niveles de Educación Inicial, Básica Primaria y Básica Secundaria y Media, y
servicio complementario de Transporte escolar. Almacenando la mayoría de
información generada por los procesos certificados en formato electrónico y
encaminando al Colegio a la implementación del documento electrónico, pero sin
unas guías o manuales para el diseño y creación de mismos.
Se propone un programa de gestión documental electrónico para el Gimnasio los

Pinos.
Una vez señalados los aspectos puntuales para el proceso se elabora la propuesta
teniendo como base la infografía del Decreto 2609 de 2012 del programa
preservando para el futuro, SIETE PASOS: para la formulación del Programa de
Gestión Documental – PGD, así:
12.1. DIAGNOSTICAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD
Ver DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO GIMNASIO LOS PINOS, numeral 9.1
114
12.2. IDENTIFICAR LOS REQUERIMIENTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
En este apartado se deben identificar los requerimientos de la gestión documental

en los niveles:
 Administrativos
 Económicos
 Tecnológicos
 Normativos y de
 Gestión del cambio
12.2.1. Administrativos
Para identificar los requerimientos de tipo administrativo se debe contemplar el

siguiente marco:
Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa

de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad,
así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas
informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes
consideraciones:
La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la

entidad, con el apoyo de la alta dirección.
Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado,
o descentralizado).
Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la

estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la
tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.
115
El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de

archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.
En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se

debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestión
Documental.
La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los

funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la
gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área
de la auditoria de información y manejo de procesos.
Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el
adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo
General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y
medioambientales, espacio, distribución de áreas de Acuerdo con el flujo de los
procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.
(ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, 2005, págs. 14-15)
12.2.2. Económicos
Se debe analizar por parte del Colegio la reducción de costos que se genera con la
implementación de un adecuado programa de gestión documental electrónico, si
bien es cierto que la implementación de este genera una inversión significativa, sus
beneficios a largo plazo en términos económicos entre otros son mucho más
significativos, tales como, reducción en compra de papel, reducción de espacios de
almacenamiento, costos por pagos de recuperación de información electrónica,
reducción en procesos (tiempo para que los empleados usen en otras actividades
laborales), la racionalización de los recursos en todos los niveles de la organización
y la optimización de procesos.
116
12.2.3. Tecnológicos
Para la implementación de elementos tecnológicos en el programa de gestión

documental electrónico la organización debe articular toda esta fase, en lo que
concierne a: contratación, adquisición y desarrollo técnico, etc., teniendo en cuenta
lo que dicta la legislación, los estándares nacionales o internacionales vigentes y
aprobados. La legislación y normatividad se sugiere con el ánimo de que el
programa de gestión documental electrónico este orientado a cumplir con las
necesidades que presenta la organización, que abarque el correcto tratamiento de
la información en los diferentes soportes en los que se encuentra. Que adquiera,
contrate o alquile, el software y hardware, que sea la correcta herramienta para la
gestión documental, que permita generar soluciones tanto para los usuarios internos
como externos en aspectos tales como (tratamiento, disponibilidad y consulta entre
otras).
12.2.4. Normativos
Ver MARCO NORMATIVO numeral 7
12.2.5. Gestión del Cambio
Cultura archivística.
Se propone que el colegio:
 Contrate personal especializado en Gestión Documental para desarrollar las
actividades y procesos específicos del área.
 Diseñe un plan de capacitación en donde se involucre a toda la comunidad
educativa en gestión documental, teniendo en cuenta que es un área
transversal para el Colegio.
 Dentro del Plan de Auditoria, audite el proceso de Gestión Documental para
que siempre sea objeto de control y mejora continua.
117
12.3. FORMULAR LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
En diciembre del año 2012 se publica el Decreto 2609 “Por el cual se reglamenta el
Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de
2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas
las Entidades del Estado". Es así como se busca que la gestión documental se
actualice con los siguientes propósitos:
 Contribuir a la eficiencia y la transparencia de la administración pública

 Beneficios de los avances tecnológicos
 Aplicación de las TIC en este campo de la función archivística
 Gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos
 Normalización de los Procesos Técnicos(ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN COLOMBIA, 2012)
Además del trabajo hacia el documento electrónico se modificaron los 8 procesos

archivísticos reglamentados en la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos. En
este apartado se formula la gestión documental en su fase de procesos bajo lo
dictado en el Decreto 2609 de 2012. “Según las etapas, principios, características,
requisitos y metadatos establecidos en el Decreto 2609 de 2012 y a partir del
contexto funcional de la entidad, se deben formular los siguientes
procesos”(ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA, 2012).
118
12.3.1. Planeación
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Identificar el procesador de texto idóneo para la elaboración del documento
que requiere (Suite ofimática adquirida por el colegio Microsoft Office -
Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook,
entre otros)
1. Creación y diseño de documentos Determinar y seleccionar soportes documentales como Discos duros o
almacenamiento en la nube (Dropbox, Seven Software contable, sistema de
información académico Gimnasio los Pinos.
Determinar el formato y extensión para el almacenamiento. Texto: .docx, xlsx,
.pptx, .xlt, .eml. Imagen: .jpg, .jpeg, .tiff, .PDF. Audio: .mp3, .mp4, .AAC.
Video: .MPEG-4, .AVI, .MP4.
Seleccionar las formas y formularios electrónicos establecidos por el Sistema
de Gestión de Calidad implementado por el Gimnasio los Pinos a partir de
2009.
Utilizar en todos los documentos:
 La imagen corporativa vigente del colegio.
 Fuente Arial
 Firmas autorizadas para cada proceso.
119
 Protocolo de comunicaciones del Gimnasio los Pinos Emitido por la

dirección en 2103
Determinar el uso y finalidad de los formularios, elaborando instructivo para
cada uno de ellos.
Establecer directrices relacionadas con la eventual de impresión de los

documentos (casos específicos, número de copias, funcionarios autorizados)
Tabla 18 - Proceso de Planeación - PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES
120
12.3.2. Producción
Identificar las dependencias del Gimnasio los Pinos que deben producir los
documentos. Ver organigrama
Definir tipologías documentales, conforme a formatos y formularios
regulados en los manuales de procesos y procedimientos, en el proceso de
1. Normalización de la producción planeación y los identificados una vez se elaboren las TRD, de acuerdo a la
documental metodología establecida por el Archivo General de la Nación.
Determinar formatos y plantillas predeterminadas de acuerdo al Sistema de
Gestión de calidad.
Mantener un control de la producción de nuevos formatos de acuerdo a la
necesidad de la gestión, por medio del Sistema de Gestión de Calidad
(listado maestro de documentos)
Tabla 19 - Proceso de Producción - PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES
121
12.3.3. Gestión y trámite

Se recibirán los documentos electrónicos por medio del correo
1. Recepción de documentos electrónico institucional y página Web del Gimnasio los Pinos.
Informar a los usuarios externos al Gimnasio los Pinos que los
documentos electrónicos deben ser enviados desde una cuenta de
correo electrónico, la cual puedan corroborar sea de su propiedad,
además de estar en los formatos y extensiones señalados.
Verificar que el documento este en los formatos y extensiones
señalados y que la cuenta de correo es del remitente, así como las
firmas electrónicas si las usa.
Almacenar los documentos recibidos y el mensaje de correo electrónico
por el cual fue enviado.
2. Radicación de documentos Asignar un numero consecutivos al documento, agregando la fecha y
hora de recibido del recibido o enviado del correo electrónico por el cual
este se gestionó.
Crear una relación de los documentos electrónicos recibidos y
enviados.
Crear una planilla de reporte de radicación y control de los documentos
electrónicos.
Generar registro de recibo de documentos electrónicos externos.
3. Registro de documentos Verificar que el documento este en los formatos y extensiones
señalados y que la cuenta de correo es del remitente, así como las
firmas electrónicas si las usa.
Enviar correo electrónico de constancia de recibo del documento
electrónico al Gimnasio los Pinos.
122
Asignar metadatos al documento electrónico: Nombre de la persona y /

o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si
lo amerita), entre otros.
Conformar el consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas
por el Gimnasio los Pinos.
Establecer un sistema de controles de respuesta a partir de la
interrelación de documentos recibidos y enviados por el Gimnasio los
Pinos.
Tabla 20 - Proceso de Gestión y trámite. Parte I - PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES
123
Clasificar comunicaciones oficiales y de apoyo.
Redirigir los documentos a la dependencia competente.

Reasignar documentos mal direccionados.
4.Distribución de documentos recibidos Registrar la entrega de documentos recibidos mediante la confirmación
automática de Microsoft Outlook.
Identificar dependencias y cuentas de correo electrónico corporativo del
5.Distribución de documentos internos Gimnasio los Pinos.
Redirigir los documentos a la dependencia competente del Gimnasio lo
Pinos.
Registrar la entrega de documentos internos.
Todos los Documentos electrónicos se distribuirán vía correo electrónico
institucional Microsoft Outlook.
6.Distribución de documentos enviados
Controlar el cumplimiento de requisitos del documento.
Verificar acuse de recibido vía correo electrónico institucional Microsoft
Outlook.
Mantener control de devoluciones.
Registrar el envío de documentos mediante copia al correo de gestión
documental.
Tabla 21 - Proceso de Gestión y trámite. Parte II - PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES
124
Confrontar y diligenciar planilla de control y ruta de trámite.
Identificar el trámite.
7. Recepción de solicitud o trámite
Determinar la competencia según funciones de las dependencias.
Definir los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
Analizar los antecedentes y compilación de información.
Preparar y proyectar trámite de respuestas.
8. Respuesta
Desarrollar los trámites a que haya lugar con la producción de documentos
electrónicos hasta la culminación del asunto.
Tabla 22 - Proceso de Gestión y trámite. Parte III - PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES
125
12.3.4. Organización
Las unidades administrativas y funcionales son las señaladas en el
organigrama del Gimnasio los Pinos. Ver Organigrama
1.Clasificación documental Una vez elaboradas las TRD como se sugiere en numerales anteriores,
deberán aplicarse en la clasificación de los documentos electrónicos en el
“Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen Gimnasio los Pinos
las series que componen cada agrupación documental (fondo, Una vez elaboradas las TRD como se sugiere en numerales anteriores, se
sección y subsección), de Acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad” deben conformar las series y subseries documentales.
Identificar los tipos documentales de la tabla de retención.
Controlar el tratamiento y organización de los documentos electrónicos.
Determinar las Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y
2.Ordenación documental tipos documentales.
Realizar la conformación y apertura de expedientes electrónicos.
Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series
en el orden previamente acordado.
Determinar los sistemas de ordenación.
Realizar la Organización de series documentales de acuerdo con los pasos
metodológicos.
Realizar la Foliación electrónica.
Realizar el análisis de información y extracción de contenidos para agregar los

metadatos.
3.Descripción documental Diseñar instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e

Índices. Esto lo deberá hacer la oficina de gestión documental una vez
126
diseñados los procesos, mediante comité de archivos se deberán determinar
Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus los parámetros para el diseño y creación de estas herramientas.
agrupaciones, que permite su identificación, localización y
recuperación, para la gestión o la investigación La oficina de gestión documental deberá efectuar la actualización permanente
de instrumentos.
Tabla 23 - Proceso de Organización - PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES
127
12.3.5. Transferencia
El Gimnasio los pinos debe crear un proceso normalizado de transferencia de

documentos electrónicos para cada una de las fases de archivo, en el cual se
verifique la estructura, se valide su formato de generación, la migración, el
refreshing, las posibles emulaciones o migraciones a los diferentes formatos
establecidos en el proceso de Planeación, los metadatos establecidos en su registro
y metadatos de preservación.
12.3.6. Disposición de documentos
El Gimnasio los pinos debe realizar un proceso de selección de los documentos

electrónicos en las diferentes etapas del archivo, lo cual debe determinar su
conservación temporal, permanente o su eliminación definitiva, de acuerdo a lo que
se establezca en las TRD una vez elaboradas.
128
12.3.7. Preservación a largo plazo
Realizar sensibilizaciones sobre toma de conciencia en buenas prácticas de
conservación de los documentos electrónicos.
Garantizar la reproducción, y refreshing de los documentos electrónicos.
Realizar inspecciones periódicas al estado de los soportes de
almacenamiento de los documentos electrónicos.
Controlar las condiciones ambientales de las instalaciones en donde se
encuentran los soportes de almacenamiento.
Realizar mantenimientos preventivos a los soportes de almacenamiento de
los documentos electrónicos.
Garantizar el espacio de almacenamiento
Apoyar la reproducción. Garantizando el acceso a tecnologías que permitan
1.La implantación del sistema integrado de la lectura de los documentos electrónicos.
preservación Programar las Intervenciones de primeros auxilios para documentos
electrónicos, evitar ingreso de virus o programas maliciosos que alteren la
estructura original de los documentos electrónicos o su contenido.
Establecer las medidas preventivas.
Elaborar un plan de prevención de desastres, Backup de respaldo, copias de
seguridad en la nube, etc.
Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.
Diseñar planes de contingencia (copias de seguridad, protección en
incendios, robos, inundaciones, catástrofes, naturales, atentados, guerra).
Tabla 24 - Proceso de Preservación a largo plazo - PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES
129
12.3.8. Valoración
1.Conservación total Organizar los documentos electrónicos para disponerlos al

servicio de los usuarios.
Conservar y preservar los documentos electrónicos.
Aplicar lo que se estipule en la Tabla de Retención una
2.Eliminación de documentos vez sean elaboradas.
Avalar los procesos por el Comité de Archivo.
Elaborar actas y determinar los procedimientos para la
eliminación de los documentos electrónicos.
Seleccionar documentos para conservación total y/o
reproducción en otro medio.
Tabla 25 - Proceso de Valoración - PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES
130
Cumplidas las anteriores etapas para lograr los resultados esperados, se debe
considerar que es un programa que requiere de la participación activa y voluntad
administrativa irrestricta, que se piense la gestión documental como un proceso de
vital importancia para la entidad, que es el apoyo a la toma de decisiones y que
contribuye con la integridad, fiabilidad y desarrollo de la gestión institucional.
12.4. ESTABLECER PROGRAMAS ESPECÍFICOS
Como lo señala la infografía del Decreto 2609 del programa preservando para el
futuro del Archivo General de la Nación “Las entidades que lo requieran, definirán
programas en aspectos especiales relacionados con los tipos de información y
documentos, así como los sistemas, medios y controles asociados a su gestión”
(Archivo General de la Nación, 2013, pág. 1).
El Colegio debe tener claro que para la implementación de un sistema de gestión

de documentos electrónicos, se debe llevar a cabo en primer orden una política de
gestión documental en el Colegio, que debe contemplar lo señalado en numerales
anteriores como el diagnóstico integral de archivos y la propuesta de diseño de un
programa de gestión documental.
Es así como se propone un programa de gestión de documentos electrónicos,

debido a que la entidad a partir del año 2009 se encuentra certificada por Bureau
Veritas en la ISO 9001 2008, bajo el alcance de: Prestación del servicio educativo
en los niveles de Educación Inicial, Básica Primaria y Básica Secundaria y Media, y
servicio complementario de Transporte escolar. Certificación que incremento la
creación, producción e implementación de documentos electrónicos, además de la
masificación de los medios electrónicos y la implementación de servicios y sistemas
en línea.
131
Como ya se evidenció y analizó en apartados anteriores el Colegio requiere además

de la gestión documental en soportes físicos una intervención en los medios
electrónicos, específica e integradora, que a su vez determine y caracterice de
manera más rigurosa la gestión documental en los documentos electrónicos.
12.4.1. Diseño del sistema de gestión de documentos electrónicos
12.4.2. Aspectos legales
El Gimnasio los Pinos en el diseño de un Programa de Gestión Documental

Electrónico debe tener en cuenta los diferentes aspectos legales que se señalan en
el marco normativo, al diseñar su programa en el marco de la normatividad
Colombiana deberá aplicar lo sugerido pues la articulación selectiva podría generar
vacíos e incompatibilidades en los procesos que generarían errores graves en la
gestión documental y por ende para la organizacional, atributos tales como la :
autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación,
deben ser contenidos o presentados por los documentos electrónicos de archivo
durante su ciclo de vida, pues respaldaran su validez y seguridad frente a todo
proceso de tipo legal. Para ampliar consulte: Decreto 2609 de 2012 en su
CAPITULO IV – la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Los aspectos señalados son vitales para la gestión de los documentos electrónicos
ubicados en los fondos acumulados evidenciados en el diagnóstico integral de
archivo realizado a la institución, como para los procesos sugeridos en la propuesta
del programa de gestión documental electrónico, la elaboración y uso de los
instrumentos archivísticos como: Tablas de Valoración Documental, un inventario
documental, la Tabla de Retención Documental, un modelo de requisitos para la
gestión de documentos electrónicos, se deben tener presente por la institución a la
132
hora del diseño. Instrumentos archivísticos señalados en la Ley 594 de 2000 y el

Decreto 2609de 2012, Articulo 8 .
Leyes e instrumentos que apoyarán y articularan la gestión documental en la

institución, cuando se hayan desarrollado e implementado pues a la fecha no se
cuenta con el uso o implementación de ninguno de los mencionados por parte de
la institución.
12.4.3. Aspectos tecnológicos
El Colegio debe determinar de manera clara el componente tecnológico que se

requiere para el desarrollo del Programa de Gestión Documental Electrónico en la
institución, aspectos tales como la modernización o adquisición de tecnología de
punta para el desarrollo de la gestión documental, así como el uso de las
Tecnologías de la Información Y comunicación para las diferentes actividades y
servicios, esto fortalecerá y agilizara el programa, brindándole oportunidades y
atributos que antes ni se contemplaban.
El Decreto 2609 de 2012, caracteriza y determina de manera clara los aspectos

tecnológicos a tener presentes en los procesos de gestión documental. ARTÍCULO
12.4.4. Aspectos normativos
En la gestión de documentos electrónicos de archivo se debe aplicar la siguiente

normatividad:
 MoReq 2
 NORMA ISO 15489 - Información y documentación – Gestión de documentos
 NORMA ISO 30300:2011 Sistemas de gestión para los documentos
(Fundamentos y vocabulario)
133
 NORMA ISO 30301:2011 Sistemas de gestión para los documentos

(Requerimientos).
 Lineamientos del SINAE - http://preservandoparaelfuturo.org/
 Normatividad archivística Colombiana
 Metadatos mínimos Decreto 2609 de 2012
 ISAD (G) = EAD [XML]
 ISO 23081: Metadatos para la gestión de documentos
12.5. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
Para la adecuada gestión de los documentos electrónicos de archivo, la institución

debe considerar que los documentos electrónicos de archivo deben poseer
diferentes aspectos, características, que garantizaran su adecuado tratamiento,
gestión, no se puede olvidar que estos documentos cuentan con muchos atributos
y características que permiten una alta gestión gracias al uso condición de uso de
los medios computacionales sobre ellos, edición, transferencia, consulta rápida,
pero por esta misma razón su tratamiento y gestión conllevan un mayor esfuerzo,
detalle, rigurosidad y proceso que garanticen su autenticidad, integridad,
inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación, y autenticidad. Decreto 2609
de 2012 - ARTÍCULO 22° - ARTÍCULO 23°.
12.5.1. Autenticidad
Dentro del diseño se plantea tener en cuenta como un aspecto vital la autenticidad
de los documentos producidos por la organización. Si bien es cierto estos
documentos son susceptibles de manipulación por los diferentes medios de
software y de hardware lo que da lugar a la presunción de dudar de su autenticidad,
por esto es de trascendental importancia diseñar procesos que garanticen que estos
134
no sufran manipulaciones no autorizadas y establecer de manera clara cuales son

los elementos que permiten identificar su autenticidad y veracidad. Para más
detalles ver Decreto 2609 de 2012 -ARTÍCULO 24°
12.5.2. Integridad
Esto hace referencia a que el documento está completo, que es el mismo que fue
dado por terminado, que no carece de partes o atributos que fueron determinados
al momento de su cierre, elementos como la firma electrónica y otras marcas
electrónicas, ayudan a verificar su integridad. Para más detalles ver Decreto 2609
de 2012 - ARTÍCULO 25°
12.5.3. Inalterabilidad
La organización debe diseñar procesos que garanticen que los documentos no

sufran modificaciones no autorizadas o alteraciones fortuitas que pongan en riesgo
la información contenida en ellos, adquirir sistemas que provean seguridad, con
niveles de acceso y privilegios en cada módulo según perfil del funcionario que
accesa a ellos tales como (edición, consulta, etc.). Para más detalles ver Decreto
2609 de 2012 - ARTÍCULO 26°
12.5.4. Fiabilidad
Los documentos electrónicos de archivo deben dar cuenta de los procesos que
evidencian, no se puede dar lugar a que exista en ellos información que no
concuerde con lo expresado en su contenido, pues son evidencia y como tal sus
atributos deben garantizar la confiabilidad de estos para posteriores actividades.
Para más detalles ver Decreto 2609 de 2012 - ARTÍCULO 27°
135
12.5.5. Disponibilidad
Los documentos electrónicos de archivo deben estar siempre disponibles para su

consulta, la organización debe adquirir o diseñar un sistema de gestión de
documentos que permita a los usuarios acceder de manera rápida y oportuna a los
documentos, teniendo en cuenta que su conservación está sujeta a las TRD de la
institución. Para más detalles ver Decreto 2609 de 2012 - ARTÍCULO 28°
12.5.6. Preservación
La institución debe implementar programas que garanticen la preservación de los

documentos electrónicos de archivo durante todo su ciclo vital, implementando
mecanismos que permitan resguardar u mantener la accesibilidad a estos, se puede
mantener versión análoga y digital de este según las necesidades, aspectos
archivísticos o jurídicos. Para más detalles ver Decreto 2609 de 2012 - ARTÍCULO
29°
12.5.7. Metadatos
Todos los documentos electrónicos de archivo deberán contener los metadatos que
los describan, de contenido (fecha de creación, título del documento, autor,
clasificación de acceso, etc.), de estructura (formato, descripción, perfil autorizado,
etc.), de contexto (documental, procedimental, tecnológico, etc.), pero cada entidad
podrá usar los que requiera siempre que estos garanticen su acceso, preservación
y consulta rápida. Para más detalles ver Decreto 2609 de 2012 - ARTÍCULO 30°
136
12.5.8. Protección
Todos los sistemas de software y hardware que la institución a bien implemente

deben garantizar que los documentos electrónicos de archivo sean auténticos, las
firmas digitales que son valores numéricos adheridos a los mensajes de datos,
mecanismos de encriptamiento, que permiten dar un nivel mayor de seguridad
resguardando la información bajo códigos que hacen ilegible esta para quien no
posea las claves de acceso, marcas digitales electrónicas que garantizan que la
información sea autentica y que solo puedan tener acceso a ella determinados
usuarios, además de garantizar la interoperabilidad con futuros programas. Para
más detalles ver Decreto 2609 de 2012 - ARTÍCULO 31°
Grafico 5 - Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los documentos electrónicos de

archivo
137
12.6. REQUISITOS QUE DEBE TENER EL SISTEMA DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Es de vital importancia que la institución tenga en cuenta que para la

implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de archivo
existen procesos que deben trasplantarse de los medios análogos convencionales
a los medios electrónicos ya que estos sistemas no están fuera de la legislación
archivística y legal, por ende cada proceso debe estar articulado de manera
sistémica con todo lo propuesto anteriormente.
12.6.1. Una Política de gestión de documentos electrónicos
El Gimnasio los Pinos debe diseñar una política de gestión de los documentos
electrónicos, la cual le permita la normalización del tratamiento de estos, en el marco
de los procesos archivísticos, la cual impulsara los diferentes procesos con
información, evitando perdida de información, agilizara tiempos, generara una mejor
atención los usuarios internos y externos, y apoyara al sistema de gestión de calidad
el cual está conformado en casi su totalidad por documentos electrónicos.
138
Grafico 6 - NECESIDAD DE UNA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Fuente: Comité de Gestión de Documentos del Sistema Nacional de Archivos. (s.f.). PROPUESTA PARA UN MODELO DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
139
12.6.2. La Gestión del documento electrónico
El Colegio realizará procesos que garanticen el control de los documentos

electrónicos de archivo en todo su ciclo vital para lograr cumplir con aspectos tales
como: la autenticidad, integridad, disponibilidad, etc.
Definir y caracterizar estos procesos así:
Los procesos de valoración y selección

Son los que permiten el traslado de una fase a otra. La valoración debe ser realizada
antes de crear el documento y al mismo tiempo debe identificar conjuntos de
documentos que pertenezcan a determinada actividad para así definir su ciclo de
vida y asignar periodos de retención a agrupaciones de documentos electrónicos
(por series y sub-series).
Tecnología
Las tecnologías que se implementen para gestionar los documentos electrónicos
deben garantizar la integridad y autenticidad de éstos y facilitar su gestión y
conservación en el tiempo, de acuerdo con las políticas de retención establecidas.
Sistema de seguridad
Se debe garantizar los requisitos exigidos para que el documento electrónico sea
auténtico e íntegro, durante todo su ciclo de vida.
Disponibilidad
La información y los documentos deben estar disponibles para su consulta de
manera ágil y oportuna. Los medios electrónicos utilizados para almacenar la
información electrónica, deben garantizar el acceso a la información cuando ésta
sea requerida. Las entidades públicas deben definir estructuras de organización
(taxonomías) para facilitar la consulta de la información primaria y secundaria que
se divulgue a través de sus páginas Web, incluyendo los documentos electrónicos
de archivo.
140
Confidencialidad
La información electrónica corporativa debe ser de acceso solo a quien esté
autorizada para consultarla y usarla.
Integridad:
Los documentos electrónicos deben permanecer completos y protegidos de
manipulaciones y alteraciones en el tiempo y en el espacio; así mismo se deben
establecer controles para evitar su eliminación por personas no autorizadas.
Continuidad de actividades de la organización:
Las entidades del estado necesitan definir procedimientos para la recuperación de
datos, sistemas y documentos electrónicos en caso de contingencias.
Requerimientos legales y auditoría:

Las entidades del Estado deben definir los requerimientos de seguridad para
proveedores, socios y usuarios de los sistemas y la información. (Comité de Gestión
de Documentos del Sistema Nacional de Archivos)
Se debe tener en cuenta que como todo el proceso de gestión documental en la

organización se debe ajustar a las necesidades particulares y siempre orientado a
cumplir con sus objetivos.
Siempre es importante tener claro que la gestión de documentos electrónicos es

una tarea mancomunada entre las diferentes dependencias y actores implicados en
el proceso, son procesos transversales que se complementan logrando una efectiva
gestión en el marco de todo lo requerido para una correcta praxis.
141
12.6.3. Los Sistemas de gestión
La institución debe implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos

que estén armonizados con el sistema de gestión documental, siempre teniendo
claro que su gestión debe ser la misma en términos archivísticos.
Grafico 7 - SISTEMAS DE GESTIÓN
Fuente: Comité de Gestión de Documentos del Sistema Nacional de Archivos. (s.f.). PROPUESTA PARA UN MODELO DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
12.6.4. La Aplicación de sistemas de archivo electrónico
Para la integración del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo

la institución debe seguir los procesos convencionales de la gestión documental
más los que se requieran para garantizarlos se deben tener en cuenta los siguientes
procesos:
142
Recepción de los documentos y preparación de los mismos para su

preservación a largo plazo: se identifican los formatos de fichero originales y se
convierten a un formato preservable; extracción automática de metadatos;
identificación de identificadores persistentes; encapsulación en contenedores de
información de archivo y autenticación a través de la firma electrónica.
Almacenamiento y conservación: conlleva un proceso de vigilancia tecnológica

con el fin de detectar problemas de obsolescencia y por consiguiente de ser
necesario se debe realizar migración de formato para garantizar su legibilidad,
dejando notificación de los cambios realizados.
Difusión de acceso: compuesto por funciones de búsqueda y recuperación,

transformación de documentos conservados de ser necesario para garantizar el
acceso a los documentos.
Descripción del documento electrónico de archivo. Se debe hacer la aplicación

de estándares de descripción como las normas “ISAD (G) e ISAAR (CPF)” y otros
estándares de metadatos apropiados para hacer accesible y disponible la
información como: contenido, contexto, estructura del documento y los metadatos
archivísticos y gestión del documento después de su creación; los metadatos
técnicos, que se encargan del manejo de los formatos del documento y formatos de
migración entre otros.
Conservación del documento electrónico. Las medidas mínimas de

conservación preventiva y a largo plazo deben estar basadas en:
Migración: consiste en el cambio del soporte o programa de software de los

documentos electrónicos a otros soportes y programas con el fin de conservar su
legibilidad, vigencia y acceso.
Emulación de tecnologías: es imitar las funciones de la tecnología antigua, y
reproducirla para hacerla compatible con sistemas modernos.
143
Refreshing: consiste en mudar el documento creado con una versión de software

determinada a otra más actualizada. (Comité de Gestión de Documentos del
Sistema Nacional de Archivos)
Con la aplicación de estos procesos se garantiza el adecuado tratamiento de los

documentos y el cumplimiento de los procesos documentales
12.6.5. Las Operaciones que debe permitir el sistema de gestión electrónica

de documentos
En cuanto al sistema de gestión electrónica de documentos, se debe contemplar
que este debe permitir algunas operaciones que son requeridas para garantizar la
gestión de los documentos electrónicos, entre las que se encuentran:
Captura: permite determinar la fase pre-archivística (en trámite) o archivística de los

documentos (tramitados, vigentes e históricos).
Registro: permite dejar constancia de la creación o ingreso de nuevos documentos

el cual debe contener como datos base a tomar: asignar un identificador de manera
automática en lo posible, tomar fecha y hora; asignar un título o descripción corta
del documento registrado; tomar nota del autor o emisor o receptor del documento.
Descripción: Permite localizar, recuperar, aplicar tiempos de retención y

preservación del documento a través del uso de metadatos, los cuales deben estar
integrados dentro del documento o anotados en otro registro2; como mínimo se
deben incluir en los documentos electrónicos de archivo los siguientes tipos de
metadatos:
a. Metadatos de recuperación o localización de documentos.
b. Metadatos de gestión: describe la creación y utilización del documento y facilita
su gestión a lo largo del ciclo.
144
c. Metadatos de preservación: describe la estructura del documento y facilita su

posterior conservación a largo plazo.
d. Metadatos de contexto: relativos al proceso, cambios normativos, etc.
e. Metadatos técnicos informáticos: software de generación, versiones del sistema
o software, y cualquier información útil para asegurar la autenticidad, preservación
y acceso a la información y los documentos.
Clasificación: Supone asignar el documento a una serie documental determinada

y dentro de ésta a una clase específica en el sistema de clasificación, sea de manera
manual ó automática.
Valoración, selección y disposición: permite seleccionar los documentos que

registran evidencias de las actividades de una dependencia o una entidad y
prepararlos para su conservación a largo plazo y poder eliminar la información que
ya no tiene vigencia o que esta duplicada.
Otras de las acciones a tomar a través de estas funciones es determinar qué

documentos deben ser capturados por el sistema de archivo, cuál debe ser el
formato, cuáles deben ser las condiciones para su seguridad y preservación, qué
modelo de descripción se debe aplicar. (Comité de Gestión de Documentos del
Sistema Nacional de Archivos)
La institución debe contemplar todas estas operaciones en el desarrollo de la gestión de los

documentos electrónicos y todas ellas en el marco de los procesos documentales.
145
La firma electrónica y firma digital
El Colegio debe implementar un sistema de firma en ambientes electrónicos que le

permita realizar la validación y certificación de los documentos en estos ambientes
y todas aquellas tecnologías de marcado que garanticen la validez del documento.
Primero se aclara que “Qué la firma digital se encuentra definida en el literal c) del
artículo 2 de la Ley 527 de 1999 y reglamentada en el Decreto 1747 de 2000 y ha
sido considerada como una especie de la firma electrónica.” (MINISTERIO DE
COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO, 2012, pág. 1).
Esta ley en su PARTE III. FIRMAS DIGITALES, CERTIFICADOS Y ENTIDADES

DE CERTIFICACION, desarrolla todo lo referente a lo que se debe contemplar para
diseñar un proceso con documentos electrónicos que incluye el uso de firma digital.
Requisitos jurídicos de los mensajes de datos

Se sugiere al Colegio contemplar este aspecto con fines probatorios y legales, ya
que es una entidad privada que cumple una función pública, teniendo en cuenta que
lo que se busca es desarrollar un programa de gestión documental integral, el uso
de nuevas tecnologías implica la suscripción de los requisitos y procesos que
garanticen su validez.
146
Grafico 8 - Requisitos jurídicos de los mensajes de datos Ley 527 de 1999 – Elaboración propia del autor
Grafico 9 - Atributos jurídicos de una firma digital Ley 527 de 1999
147
Además de esta Ley, se emitió el Decreto 2364 de 2012 "Por medio del cual se
reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan
otras disposiciones" y que consolida la reglamentación del tema de las firmas en
ambientes electrónicos.
Entidades de certificación
Para el diseño de un sistema de firma electrónica se debe tener presente que
existen entidades prestadoras de servicios de certificación, encargadas de validar y
apoyar en este proceso las cuales deben cumplir una serie de requisitos legales y
administrativos para prestar estos servicios los cuales están dictados en el Capítulo
II de la Ley 527 de 1999.
Recursos propuestos para el diseño

Para el diseño del sistema de gestión de documentos electrónicos en el Gimnasio
los Pinos, se deben asignar una serie de recursos que permitan un correcto
desarrollo del sistema, que contribuyan con la consecución de los objetivos
propuestos, todo esto se traducirá a la largo plazo en beneficios y reducción de
costos para la institución en todos los aspectos.
Recurso humano
En cuanto al recurso humano necesario para el sistema se recomienda:
(1)Profesional en Ciencia de la información
(1) Tecnólogo en gestión Documental
(1) Técnico en archivística
(1) Técnico en sistemas
(1) Digitalizador
Funcionarios de la institución para los procesos propios de su dependencia.
148
Recurso tecnológico y de equipos

La institución debe adquirir o alquilar los equipos y software necesarios para el
tratamiento de los documentos electrónicos así como los necesarios para convertir
a formato electrónico los que están en formato papel.
Equipos
(5) Computadores de escritorio–Procesadores Intel® Core™ i5 de cuarta

generación o superior, Memoria 6GB, DDR3 - expandible, Disco duro mínimo 1
Terabyte, Unidad óptica DVD-RW, Mouse USB óptico de dos botones y scroll,
Teclado Español USB, 4 puertos USB 2.0, Adaptador de red (Tarjeta de Red)
10/100/1000 Mbps, Monitor 19.5" LED Monitor – Resolución 1600 x 900.
(1) Servidor - PowerEdge T320
(2) Escáner Kodak i3400 Series
Software
Sistema operativo Microsoft Windows 7 o superiores
KODAK – Capture Pro software – Software para captura y administración de

documentos.
En cuanto al software de gestión documental en el mercado actual se ofrecen

muchas soluciones, a continuación se señalan algunas, el Colegio deberá analizar
la que mejor se ajuste a sus necesidades.
149
SIMAD ENTERPRISE Versión 4.0, PYME y CLOUD

BINAPS DOCS VIEWER
SCADO®
Docma
SIADOC®
Docunet
Orfeo
ADOC
AZDigital
En el siguiente numeral presupuesto se incluyen costos estimados de los elementos

mencionados anteriormente.
Recursos y Presupuesto
La institución deberá invertir dinero en la contratación de personal, compra o
alquiler, de mobiliario, equipos y software, pero es una inversión que en muy corto
plazo generara un retorno pues la implementación de este proyecto reducirá
significativamente costos en muchos procesos. A continuación se presentan los
valores estimados, algunos de ellos con referencias específicas no obligatorias, son
modelos que cumplen con las condiciones técnicas para el desarrollo del programa:
150
Equipos Cantidad Valor Unit. Valor Total

Computador de escritorio 5 $ 1.670.871,00 $ 8.354.355,00
Escáner Kodak i3400 Series 2 $ 7.471.011,00 $ 14.942.022,00
Servidor - PowerEdge T320 1 $ 5.114.319,00 $ 5.114.319,00
Valor total $ 28.410.696,00
Software Cantidad Valor Unit. Valor Total

Software de Gestión Documental 1 $ 56.043.256,00 $ 56.043.256,00
Recurso humano Cantidad Sueldo básico Valor Total

Profesional en Ciencia de la información 1 $ 3.500.000,00 $ 3.500.000,00
Tecnólogo en gestión Documental 1 $ 1.300.000,00 $ 1.300.000,00
Técnico en archivística 1 $ 1.100.000,00 $ 1.100.000,00
Técnico en sistemas 1 $ 1.100.000,00 $ 1.100.000,00
Digitalizador 1 $ 800.000,00 $ 800.000,00
Valor total $ 7.800.000,00
Se presentan los salarios básicos para cada nivel de personal, lel Colegio deberá seleccionar
el tipo de contrato que más se ajuste a sus necesidades. Esto varía los costes en el
presupuesto total.
TOTAL $ 92.253.952,00
Tabla 26 - Recursos y Presupuesto
La tabla anterior relaciona valores estimados de los equipos, software requeridos,

talento humano, en el caso del software de gestión documental se relaciona un valor
promedio de los software disponibles en el mercado Colombiano, sin embargo el
Colegio debe revisar el que mejor se adapte a sus necesidades.
151
13. POLÍTICA CERO PAPEL EN EL GIMNASIO LOS PINOS
Además de la propuesta de un programa de gestión documental y un programa de

gestión documental electrónico para el Gimnasio los Pinos, es clave el desarrollo de
una política que oriente a el Colegio sobre la implementación de una política
orientada a diseñar la planeación de la gestión y el control de los documentos
impresos, unas buenas prácticas en el uso del papel, la pertinente aplicación de las
Tecnologías de la Información y Comunicación en la Gestión Documental, y la
integración de los estándares y normas para lograr una gestión del cambio.
Para esto se desarrolla una política basada en las Guías Cero Papel en la
administración pública, publicadas por el Archivo General de la Nación, en su
programa especial SINAE, en el proyecto preservando para el futuro.
13.1. ¿QUÉ ES CERO PAPEL?
El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción
ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por
soportes y medios electrónicos.
Es un aporte de la administración electrónica que se refleja en la creación, gestión

y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la
utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
La oficina Cero Papel no propone la eliminación total de los documentos en papel.
La experiencia de países que han adelantado iniciativas parecidas ha demostrado

que los documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos ya
que el Estado no puede negar a los ciudadanos, organizaciones y empresas la
utilización de medio físicos o en papel.(ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, 2012,
pág. 8)
152
13.1.1. Beneficios al implementar la política cero papel en el Gimnasio los

Pinos
Se debe tener en cuenta que la integración de esta política estaría en el marco del
Programa de Gestión Documental Electrónico y que su diseño debe estar articulado
con este de manera armónica.
13.1.1.1. Para la institución y los colaboradores
En la actualidad la institución no cuenta con sistema de información adecuado, ni

con un Programa de Gestión Documental Electrónico, lo que dificulta la gestión al
interior de la organización en todos los niveles, procesos que le toman más tiempo
al colaborador, a causa del manejo físico de mucha información que podría darse
en escenarios electrónicos, por esta razón los beneficios para el Colegio y sus
colaboradores serian:
Gráfico 10 – Beneficios política cero papel para la institución y los colaboradores ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN. (2012). PROGRAMA GOBIERNO EN LINEA. Recuperado el 9 de 10 de 2014, de
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-1-cero-papel.pdf
153
13.1.1.2. Para los usuarios

En el sistema actual los usuarios no tienen acceso alguno a la información de
manera electrónica o por medio de un sistema de información, en contexto deben
realizar procesos tales como: acercarse de manera presencial a el Colegio, enviar
un correo electrónico (sujeto a respuesta oportuna por parte del funcionario a cargo),
entre otros, lo que degrada la calidad del servicio en relación a lo propuesto
actualmente por muchos otros sistemas y reducen la calidad de la experiencia del
usuario frente a los servicios prestados por el Colegio, por esta razón los beneficios
para los usuarios serian:
Grafico 11 - Beneficios política cero papel para los usuarios
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2012). PROGRAMA GOBIERNO EN LINEA. Recuperado el 9 de 10 de

2014, de http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-1-cero-papel.pdf
154
13.1.1.3. Para el ambiente

En la actualidad el Colegio desarrolla planes en conjunto con los estudiantes en el
área de ciencias naturales y ambientales para promover el cuidado del planeta y
hacer un adecuado uso de los recursos, la política trae beneficios ambientales tales
como:
Grafico 12 - Beneficios política cero papel para el ambiente

155
13.2. PRINCIPALES COMPONENTES
El Gimnasio los Pinos debe generar procesos y procedimientos que permitan la

inserción de la política cero papel, además de general espacios para sensibilizar al
grupo de trabajo, lograr una cultura organizacional, siempre en el marco de la
gestión documental y aplicando toda la normatividad que requiera el proceso y
contemplando siempre la importancia del componente tecnológico en todos sus
niveles.
Grafico 13 - Componentes política cero papel en el Gimnasio los Pinos

156
13.2.1. Aspectos básicos para el diseño de la política cero papel

Se debe lograr cumplir con los aspectos básicos para el diseño de la política, es
aquí donde se puede evidenciar la importancia de que todo el Programa de Gestión
Documental se desarrolle de manera armónica con todos los demás programas del
Colegio.
Grafico 14 - Aspectos básicos para el diseño de la política cero papel

13.2.1. Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel
De acuerdo a lo señalado en la guía cero papel el Colegio puede integrar todos los
programas institucionales que apuntan a la conservación de los recursos naturales
en especial los desarrollados desde el área de ciencias naturales y ambientales que
son programas consolidados institucionalmente y que puede aportar información y
actividades importantes para la promoción y difusión de la política
157
Cero papel. A continuación las actividades que se deben llevar a cabo para el proceso:
Grafico 15 - Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel – PARTE I
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2012). PROGRAMA GOBIERNO EN LINEA. Recuperado el 9 de 10 de 2014, de

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-1-cero-papel.pdf
158
Por otra parte el Colegio cuenta con una gran infraestructura dotada de más de 1500
equipos de cómputo, todos sus funcionarios tienen un computador portátil como
dotación para el desarrollo de sus actividades y con conectividad tanto aIa intranet
como a Internet, correo electrónico corporativo vía Microsoft Outlook, Microsoft
office como herramienta ofimática, servidores FTP para el almacenamiento de
información.
Condición que hace que el uso de herramientas tecnológicas sea más sencillo y
factible de establecer, como se sugiere la guía a continuación:
Grafico 16 - Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel – PARTE II

Todas las actividades mencionadas anteriormente se deben diseñar y desarrollar

en el marco del Programa de Gestión Documental Electrónico, planteado en los
159
numerales anteriores a detalle, bajo la legislación y normatividad requerida para

cumplir con todo lo necesario para un diseño completo e integral que pueda ser
articulado como lo requiere la política cero papel propuesta para el Gimnasio los
Pinos.
13.3. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y LA POLÍTICA CERO PAPEL
Para el diseño de una política cero papel el Gimnasio los Pinos debe desarrollar
todo lo propuesto en los numerales anteriores, pues esto forma parte fundamental
del programa, la correcta gestión de los documentos incluye el tratamiento
adecuado de estos, en la actualidad gran parte de su documentación es trabajada
en ambientes electrónicos, y aunque con las falencias mencionadas en numerales
anteriores, esta forma parte de la memoria de la institución, dan evidencia de su
funcionamiento, por esta razón es necesario que se diseñen sistemas a la medida
que le permitan desarrollar una correcta gestión de los documentos, a continuación
se sugieren y puntualizan los conceptos y tareas a tener en cuenta para articular la
política cero papel con la gestión de documentos electrónicos.
13.3.1. Clases
Los documentos electrónicos en el colegio se deben clasificar, esto se realiza

determinando sus valores y demás atributos a evaluar, esta tarea debe desarrollarse
en la totalidad de los documentos electrónicos y contemplarse también en el
momento de la creación de nuevos documentos, se deben clasificar así:
160
Grafico 17 - Clases de documentos electrónicos
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2012). Programa gobierno en linea. Recuperado el 09 de Octubre de

2014, de http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-
v1.pdf
Para una correcta clasificación y tratamiento en términos electrónicos se sugiere a

el Colegio analizar y diseñar los documentos electrónicos teniendo en cuenta la
siguiente tabla propuesta por la guía 3 cero papel en la administración pública:
161
Tabla 27 - Recomendaciones para documentos electrónicos según su forma y formato PARTE I

v1.pdf
162
Tabla 28 - Recomendaciones para documentos electrónicos según su forma y formato PARTE II

v1.pdf
13.3.2. Características del documento electrónico

Las características que deben tener los documentos electrónicos ya fueron
abordadas y descritas a detalle en el título: Aspectos para la aplicación decreto 2609
de 2012, en un numeral anterior en este diseño, en la política cero papel se sugiere
que se revise el cumplimiento de este título para lograr un óptimo trabajo. Las
características son: Autenticidad, Integridad, Fiabilidad, Disponibilidad.
163
13.3.3. Estructura Lógica
Se debe tener en cuenta que de la misma manera que un documento físico consta
de partes y soporte, el documento electrónico también y una de sus partes es su
estructura lógica que está compuesta por sus partes las cuales tienen relaciones
entre si y hacen que tenga un sentido, que se pueda comprender.
Grafico 18 - Estructura lógica Documento electrónico

v1.pdf
El contenido es “Es la materia del documento electrónico, es decir el conjunto de

datos e información del documento. Dependiendo del formato en el que se cree será
la forma definitiva del documento.”(ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, 2012,
pág. 10), Los demás aspectos mencionados anteriormente (firma, metadatos) ya
fueron abordados en numerales anteriores.
13.3.4. Formato de documento electrónico
El formato en los documentos electrónicos atiende los aspectos de cómo está

contenida la información en estos, y para esto se debe usar el correo institucional y
los formatos establecidos en el Diseño del Programa de Gestión Documental
Electrónico, para garantizar entre otros el fácil acceso y consulta a la información
contenida en estos. Se deben contemplar los siguientes aspectos para la
conservación de la información a largo plazo además de los propuestos en el
diseño:
164
Grafico 19 - Formato de documento electrónico
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2012). Programa gobierno en linea. Recuperado el 09 de Octubre de 2014, de
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf
165
13.3.4.1. Formatos Admitidos
Los formatos estándar de intercambio usados en el Colegio deben ser los

siguientes:
 Imagen y/o texto

 Compresión de ficheros
 Contenedores multimedia.
 Sonido
 Video
Además los usuarios deben hacer uso de los formatos definidos para manejar de
manera interna y divulgar a sus usuarios los formatos en que va a recibir los
documentos electrónicos, en el marco del Programa Gestión Documental
Electrónico y todos los aspectos ya mencionados para el diseño de este en lo que
tiene que ver con los documentos electrónicos de archivo.
Los formatos extensiones que se deben manejar de manera interna y externa: son
los señalados en el proceso de Planeación.
166
13.3.5. Expediente Electrónico

En esta fase se sugiere que los procesos y etapas que debe tener en cuenta la
institución al momento de articular los documentos electrónicos con el Programa de
Gestión Documental, teniendo presente que estos forman parte de la política cero
papel y de la actualidad de la documentación.
Se entiende que “El expediente electrónico es un conjunto de documentos

electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo,
cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran
vinculados entre sí para ser archivados.”(Archivo General de la Nación, 2012, pág.
5)
13.3.5.1. Componentes del expediente electrónico

El Colegio debe diseñar guías, programas, adelantar sensibilizaciones para que
oriente a sus funcionarios sobre los elementos y atributos que deben componer los
expedientes electrónicos, que son los siguientes:
Grafico 20 - Componentes expediente electrónico ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2012). Programa

gobierno en linea. Recuperado el 10 de Noviembre de 2014, de
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-4-expediente-electronico-v1.pdf
167
Grafico 21 - Esquema del expediente electrónico
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2012). Programa gobierno en linea. Recuperado el 10 de Noviembre

de 2014, de http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-4-expediente-electronico-
v1.pdf
El índice electrónico constituye un objeto digital donde se establecen e identifican
los documentos electrónicos que componen el expediente, ordenados de manera
cronológica y según la disposición de los documentos, así como otros datos con el
fin de preservar la integridad y permitir la recuperación del mismo. (Archivo General
de la Nación, 2012, pág. 7)
Grafico 22 - Estructura índice electrónico
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2012). Programa gobierno en linea. Recuperado el 10 de Noviembre de 2014, de
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-4-expediente-electronico-v1.pdf
168
“La firma del índice electrónico es el mecanismo que garantiza la autenticidad e

integridad del contenido del índice y por extensión, de los documentos que
conforman el expediente electrónico así como de su estructura” (Archivo General
de la Nación, 2012, pág. 8).
El Colegio debe tener en cuenta los componentes sugeridos, ya que estos

garantizan el correcto proceso de los documentos electrónicos y su correcta gestión,
así como la integración con el Programa de Gestión Documental.
13.3.5.2. Ciclo vital del expediente electrónico

El ciclo vital está diseñado en el Programa de Gestión Documental Electrónico
propuesto en la etapa dos del programa.
Grafico 23 - Ciclo vital del expediente electrónico

v1.pdf
169
El cumplimiento y desarrollo de los procesos archivísticos contribuye a que la

implementación de la política cero papel sea exitosa, pues gracias a estos, muchos
documentos que actualmente se conservan o imprimen de manera innecesaria, van
a tener un adecuado tramite, gestión y disposición.
13.3.5.3. Metadatos del expediente electrónico

De la misma manera que en numerales anteriores se refiere a los metadatos
requeridos en los documentos, a continuación se señalan los que deben contener
el expediente electrónico según tabla de la guía 4:
170
Tabla 29- metadatos del expediente electrónico

v1.pdf
171
13.4. La digitalización en la política cero papel

Se sugiere al Colegio diseñar un programa de digitalización contemplando lo propuesto por el AGN y sintetizado en
esta guía:
Grafico 24- Guia5-Infoguia. MinTIC. AGN. Cero Papel en la Administración Pública. Digitalización certificada de documentos.
Archivo General de la Nación. (2012). Digitalización certificada [Imagen].

172
13.5. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos y la política cero papel
El Colegio como se señaló en todo el documento debe integrar los diferentes sistemas, a continuación se sugiere una
guía para la integración del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo del AGN:
Grafico 25 - Guia6-Infoguia. MinTIC. AGN. Cero Papel en la Administración Pública. SGDEA. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
173
CONCLUSIONES
El Colegio Gimnasio los Pinos se certificó a partir del año 2009 por Bureau Veritas
en la ISO 9001 2008, situación que debe impulsar la articulación del desarrollo del
Programa de Gestión Documental Electrónico propuesto en este trabajo de grado,
con el fin de dar cumplimiento a los objetivos estratégicos propuestos en el SGC.
El Programa de Gestión Documental Electrónico será de utilidad durante los

procesos de auditoría interna ya que se contara con información organizada y
accesible. Las no conformidades y las acciones de mejora impuestas, tienen lugar
entre otras por la incorrecta gestión de los documentos, situaciones tales como: la
no evidencia de registros, documentación no encontrada, no acceso a la información
o no disponibilidad de esta, han dado lugar a estos problemas. En el proceso de
diagnóstico integral de archivo varios funcionarios se percataron de los beneficios
que trae consigo la Gestión Documental en la organización.
El conocimiento de los profesionales de la información es vital en el desarrollo del

Programa de Gestión Documental Electrónico en las organizaciones, si bien es
cierto que el diseño e implementación de este debe ser un trabajo interdisciplinar,
mancomunado, el conocimiento que se tiene como profesionales en esta disciplina
es clave para ello, se pudo evidenciar la gran afinidad y sinergia que existe con los
demás profesionales producto de la formación integral y la transversalidad de la
formación que fue clave para el desarrollo de este trabajo de grado.
Para el Gimnasio los Pinos el diseño de este programa significa la posibilidad de

iniciar un nuevo proyecto en aras de la mejora continua, de desarrollar una gestión
que jamás en su 47 años de existencia se había realizado, de ser pionero en su
círculo de trabajo (Asociación De Colegios Del Norte – ACN), en la Gestión
Documental, el tener ya un diagnóstico integral de la gestión documental en la
institución, más allá de brindarle una herramienta de mejora, le da la posibilidad de
174
rescatar su historia, su memoria institucional y es el camino, a la mejora de sus

procesos, sus flujos de información, la gestión administrativa, el servicio al usuario,
auditorías externas, a prestar un mejor servicio de calidad tanto a sus usuarios
internos como externos.
Este trabajo de grado contribuirá de manera significativa a la celeridad del desarrollo

de los procesos y a alcanzar los objetivos estratégicos propuestos por el Colegio.
175
RECOMENDACIONES
Desarrollar un Programa de Gestión Documental de acuerdo a lo propuesto en este

documento.
Vincular al Colegio personal calificado y formado en el área de gestión documental

como lo precisa este trabajo de grado.
Hacer de este diseño una política institucional con un compromiso directo por parte
de las directivas.
Capacitar a sus colaboradores en el área de gestión documental.
Realizar la divulgación del diagnóstico integral de archivos por los medios

institucionales.
Realizar todos los esfuerzos administrativos para que la gestión documental en la

institución se vuelva parte de la cultura organizacional.
Crear la división de gestión documental en la organización teniendo en cuenta lo

propuesto en este documento.
176
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OD=AJPERES&CACHEID=c54b8fa7-f454-45e7-96ca-de9045e85441
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COMUNICACIONES. (2013). gobiernoenlinea. Recuperado el 2014, de
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183
GLOSARIO
ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la información

que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad de los documentos

de archivo mediante los instrumentos de consulta de la información.
ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y técnicas

relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación,
conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en

estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin
de ser extraídos posteriormente para su utilización.
ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión.
ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos

transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
184
ARCHIVO DE GESTIÓN. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en

busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL. Archivo integrado por fondos

documentales procedentes de organismos del orden departamental y aquellos que
recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN DISTRITAL. Integrado por fondos documentales de los

organismos del orden distrital y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondos documentales

producidos por organismos del orden municipal y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL. Integrado por los fondos documentales

procedentes de los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en
custodia.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Desde el punto de vista institucional y de

Acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público
encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística a nivel nacional.
Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.
ARCHIVO HISTÓRICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo

central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de
archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura.
ARCHIVO HISTÓRICO ESPECIAL. Es el constituido por fondos documentales

referidos a épocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y
185
nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histórico de Antioquia, Archivo

Regional de Boyacá, Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de Cartagena de
Indias y Archivo Histórico del Magdalena Grande.
ARCHIVO PRIVADO. Es el conformado por documentos privados.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO. Aquel que por su valor para la

historia, la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y es declarado
como tal.
ARCHIVO PÚBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales

y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades
privadas, así como los archivos privados, declarados de interés público.
ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos.
Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o
recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y
disposición final.
ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos.
ASISTENCIA TECNICA. Prestación de servicios por personal especializado en

diferentes áreas del quehacer archivístico.
AUTENTICACION DE DOCUMENTOS. Es la autorización o legalización de

documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas
y solemnidades, según lo establecido por la Ley.
AUTOMATIZACION. Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de

almacenamiento y recuperación de la información documental.
186
CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su

conservación.
CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados

de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.
CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de

determinados datos en los documentos de archivo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CLASIFICACIÓN. Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un

esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificación de fondos en el
interior de un depósito de archivo.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican

y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección
y Subsección), de Acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
COLECCIÓN DE ARCHIVO. Reunión artificial de documentos, formada por un

individuo, familia o institución.
COMITE ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivística

y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto
administrativos como técnicos.
187
COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir

las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS. Órgano asesor del Archivo General de

la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario
de los documentos.
COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO. Órgano

asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos
relativos al valor secundario de los documentos.
COMITE TÉCNICO. Grupo de profesionales calificados que asesoran la

normalización de terminología, instrumentos y procesos técnicos ARCHIVÍSTICOS.
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar

la integridad física de los documentos que alberga un archivo.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para

garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de
intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los
documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora

de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida
en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.
COPIA. Reproducción puntual de otro documento.
188
COPIA AUTENTICADA. Es la reproducción de un documento, refrendada por el

funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo
establecido por la Ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurídica que implica por parte de

la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos,
cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
DEPURACIÓN. Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor
permanente de los que no lo tienen.
DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservación de los documentos

en una institución archivística.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL. Es el proceso de análisis de los documentos de

archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su
identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la
investigación.
DESCRIPTOR. Término al cual se asigna un significado específico y que se utiliza

como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de la información.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS. Selección de los documentos en

cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente
o a su eliminación.
DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
189
DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por una

persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe
ser objeto de conservación.
DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.
DOCUMENTO ESENCIAL (Documento Vital). Es aquel necesario para el

funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial
garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de
su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
DOCUMENTO HISTÓRICO. Documento único que por su significado jurídico,

autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del
Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico
y especialmente valioso para el país.
DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines

administrativos y legales.
DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.
DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurídicas,

entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial.
DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.
DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero.
Puede ser simple o autenticado.
190
ELIMINACIÓN. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor

administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
ENCUADERNACIÓN. Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en

forma de libro.
ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus

respectivas unidades de conservación.
EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que

constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la
resolución de un mismo asunto.
FECHAS DE ACUMULACIÓN. Fechas intermedias encontradas en un expediente.
FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que

pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos
páginas.
Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de

un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo
archivo, una institución o persona.
191
FUENTE PRIMARIA DE INFORMACIÓN. Información original no abreviada ni

traducida; se llama también fuente de primera mano.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad

del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación
o conservación permanente.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación
producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
GUÍA. Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o

varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos.
Organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y
volumen de la documentación.
I
IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor archivística que
consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y
archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
INDICE. Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos,

cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los
instrumentos de descripción.
192
INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado o

no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de
establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita
su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento
archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden
distinguir: instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e
instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).
INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de

identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre
otros, en la fase de identificación los siguientes. ficheros de organismos, ficheros de
tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros
topográficos; y en la fase de valoración, relaciones, tablas de retención documental,
registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminación, informes,
relaciones de testigos resultantes de muestreo.
INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de

las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales.
Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.
LEGAJO. En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una

unidad documental.
LEGISLACIÓN ARCHIVISTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la

conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país.
193
MANUSCRITO. Documento escrito a mano.
MICROFILMACIÓN. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener

pequeñas imágenes en película.
MICROFILME. Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada

en reproducción de documentos.
MUESTREO. Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter

representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios
alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.
NORMALIZACIÓN. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo,

tipo, patrón o criterio dado.
ORDENACIÓN. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto

relacionándolos unos con otros, de Acuerdo con una unidad-orden establecida de
antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las
unidades archivísticas dentro de las series.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL. Ubicación física de los documentos dentro de las

respectivas series en el orden previamente acordado.
194
ORGANIGRAMA. Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de

organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas
que conforman una entidad u organismo.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y

administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma
jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS. Proceso archivístico que consiste en el

desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los
documentos de una entidad.
ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.
PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO. Conjunto de archivos conservados en el país y que

forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico.
PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor

sustantivo, histórico o cultural.
PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mínima que reúne todas las características

necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas
documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenación interna de un fondo documental

manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
195
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservación de los documentos dentro del fondo

documental al que naturalmente pertenecen.
Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos
producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.
PROYECTO DE DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS. Formulación de actividades en el

tiempo, que contemplan los criterios y métodos a seguir en la selección y
descripción de una determinada unidad archivística, con el fin de obtener
instrumentos de consulta normalizados para la investigación con base en fuentes
primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluación de requerimientos de
descripción, tipos documentales a elegir, unidades archivísticas, evaluación de
criterios para determinación de términos descriptivos, aspectos físicos de los
documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatización de los datos
propios de la descripción archivística.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL. Recepción o generación de documentos en una

unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generales administrativos y

técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley.
REPROGRAFÍA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación foto

técnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la
fotocopia y el microfilm.
RETENCIÓN DE DOCUMENTOS. Es el plazo en términos de tiempo en que los

documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal
como se consigna en la tabla de retención documental.
196
SECCIÓN. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos

generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.
SELECCIÓN DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino

final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o
total.
SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o
Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a disposición de los

usuarios la documentación de una entidad, con fines de información.
SIGNATURA TOPOGRÁFICA. Numeración correlativa por la que se identifican

todas las unidades de conservación de un depósito.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especial orientado al logro de la

cooperación interinstitucional de los archivos, a través de planes y programas para
alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidación del sector archivístico,
coordinado por el Archivo General de la Nación.
197
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes

tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada fase de archivo.
Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de Acuerdo
a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos
administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a
documentos característicos de cada organismo.
TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de documentos que

pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas.
TOMO. Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios

documentos en forma separada y con paginación propia.
TRANSCRIPCIÓN. Procedimiento para reproducir con exactitud un documento.

Puede ser textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisión de los documentos del archivo

de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención
documental adoptadas.
UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad técnico-operativa de una institución.
UNIDAD ARCHIVÍSTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser

unidad archivística, entre otras: un expediente. (Véase expediente).
198
UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Cuerpo que contiene en forma adecuada una

unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras. Una caja, un
libro o un tomo.
UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está
constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente.
VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración

que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos
y actividades.
VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el

conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos
económicos de una entidad pública o privada.
VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o
hacienda pública.
VALOR JURÍDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales

regulados por el derecho común.
VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la
Ley.
199
VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución

productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los
involucrados en el tema o en el asunto.
VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de información

retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos
que tienen este valor se conservan permanentemente.
VALORACION DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia
en las diferentes fases de archivo.
Fuente: Conceptos tomados del Reglamento General de Archivo. Archivo General

de la Nación.
200
ANEXOS
201
Anexo 1: FORMATO DE DIAGNOSTICO
202
Anexo 1 - FORMATO DE DIAGNOSTICO
Jaimes, Luis Ernesto y García, María Clemencia. Pautas para diagnóstico integral de archivos. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2003.pág. 17)
203
Anexo 2: IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL

ARCHIVO
204
Anexo 2 – FORMATO DE IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL ARCHIVO
Jaimes, Luis Ernesto y Garcia, María Clemencia. Pautas para diagnóstico integral de archivos. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2003.pág. 19
205
Anexo 3: ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO PARTE I
206
Anexo 3 -FORMATO DE ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO PARTE I
207
Anexo 4: ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO PARTE II
208
Anexo 4 -FORMATO DE ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO PARTE II
Jaimes, Luis Ernesto y García, María Clemencia. Pautas para diagnóstico integral de archivos. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2003.pág. 22
209
Anexo 5: SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO
210
Anexo 5–FORMATO DE SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO
211
Anexo 6: EL EDIFICIO
212
Anexo 6 –FORMATO DEL EDIFICIO
213
Anexo 7: EL ARCHIVO
214
Anexo 7 - FORMATO DE EL ARCHIVO
215
Anexo 8: INSTALACIONES (DEPÓSITOS)
216
Anexo 8 -FORMATO DE INSTALACIONES (DEPÓSITOS)
217
Anexo 9: CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO – PARTE I
218
Anexo 9 - FORMATO DE CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO – PARTE I
219
Anexo 10: CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO – PARTE II
220
Anexo 10 – FORMATO DE CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO – PARTE II
221
Anexo 11: ALMACENAMIENTO – PARTE I
222
Anexo 11 – FORMATO DE ALMACENAMIENTO – PARTE I
223
Anexo 12:- ALMACENAMIENTO – PARTE II
224
Anexo 12 – FORMATO DE ALMACENAMIENTO – PARTE II
225
Anexo 13: - ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS
226
Anexo 13 – FORMATO DE ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS
227
Anexo 14: PRESERVACIÓN DOCUMENTAL
228
Anexo 14 – FORMATO DE PRESERVACIÓN DOCUMENTAL
229

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6.12. DOCUMENTO ELECTRÓNICO ............................................................ 22

7.20. Decreto 2609 de 2012 - ARTÍCULO 28° ............................................... 70

11.7.4. Del mantenimiento y prevención de desastres ..........................................111

12.5.7. Metadatos .................................................................................................136

Tabla 1 - Clasificación Documentos Electrónico .................................................... 24

Tabla 22 - Proceso de Gestión y trámite. Parte III - PROCEDIMIENTOS Y

Ilustración 18 - Edificio de Bachillerato, tercer nivel, cuarto en la mitad del nivel

Grafico 1 - Estructura de los Documentos electrónicos - Fuente: Elaboración propia

Grafico 15 - Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel –

Anexo 1 - FORMATO DE DIAGNOSTICO ........................................................... 203

A la Pontificia Universidad Javeriana por asignar maestros de excelentísimo nivel

RESUMÉN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL

Plantea un esquema metodológico, claro y eficiente para la facilitación del acceso,

Design of electronic records management program based on Law 594 of 2000,

Teniendo en cuenta lo que implica ser Profesional en Información, la

Es por esto que se propone el Diseño de un Programa de Gestión Documental

el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos

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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La producción documental nace en cada dependencia en cumplimiento de sus

En cuanto a la recepción de documentos no existe la oficina de correspondencia

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La organización documental es el proceso más importante, sin restar importancia

En cuanto a las unidades de conservación utilizadas para el almacenamiento de la

Por lo anterior se evidencia la falta de estandarización de los diferentes procesos

Por lo que se hace necesario diseñar un Programa de Gestión Documental tanto

Con la promulgación de la Ley 594 del 14 de julio de 2000, el Archivo General de la

El archivo es de vital importancia para todos los procesos, programas y proyectos

La identificación de los aspectos a mejorar y sus prioridades, facilitaría la

Por ello se hace necesario diseñar un Programa de Gestión Documental Electrónico

La elaboración de un diseño de un Programa de Gestión Documental Electrónico

 Mayor nivel de seguridad en el acceso y custodia de los documentos

4.1. OBJETIVO GENERAL

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Realizar el diagnóstico integral de archivo del Gimnasio los Pinos.

Elaborar una propuesta para el DISEÑO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN

Diseñar la política Cero Papel para el Gimnasio los Pinos.

5.1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE GIMNASIO LOS PINOS

Ilustración 1 - Fotografía Gimnasio los Pinos

El 19 de mayo de 1967, al valorar las necesidades del momento, Coasmedas

En 1970 el Señor José Padilla asume la responsabilidad del Gimnasio e inicia la

5.2. POLITICA DE CALIDAD

El Gimnasio Los Pinos es una organización cuyo propósito es ofrecer lo necesario

Con un P.E.I acorde a las necesidades presentes y futuras de nuestros estudiantes,

Orientar a su comunidad educativa en el contexto del desarrollo de proyectos

5.2.3. Valores institucionales

asumimos los compromisos adquiridos, demostrando un comportamiento puntual,

Responsabilidad y Vocación Social:

Ilustración 2 - Organigrama Gimnasio Los Pinos

Para el desarrollo de esta investigación y contextualizar a los lectores sobre los

El archivo es la memoria institucional por esta razón es importante salvaguardar

Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo

6.3. EXPEDIENTE DIGITAL O DIGITALIZADO

Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales,