CONTROL INTERNO 1

PROF.CP.PATRICIA I.SANABRIA DE PICO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEFINICIÓN

El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un

documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y
sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y
colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios.

Requiere identificar y señalar quién?, cuando?, como?, donde?, para qué?, por qué? de cada
uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.

OBJETIVOS, POLITICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

 El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad y responsabilidad para

complementar los controles de la organización.
 Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como
la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de
responsabilidad indefinida.
 Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los
resultados operativos y de organización en el conjunto.
 Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en
datos de registro y documento contable y diseñado para presentar un cuadro lo
suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada
uno de los procedimientos.
 La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como
evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible
contra errores, fraude y corrupción.
 La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las
operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
 La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se estimulen la
responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de
su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así como la extensión de los
necesarios.
 Elementos esenciales para practicar auditorías, interventoras y en general evaluaciones
internas e independientes o externas.

LAS VENTAJAS DE CONTAR CON MANUALES DE PROCEDIMIENTOS SON:

a.     Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
b.     Auxilian en la inducción al puesto.
c.     Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d.     Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
e.     Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
f.      Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo
de las actividades de rutina.
g.     Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la
información.
h.     Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
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i.       Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.

j.       Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de
los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
k.     Son guías del trabajo a ejecutar.

UN SISTEMA ESTÁ BASADO EN VARIOS PROCEDIMIENTOS INTERDEPENDIENTES.

 ELABORACIÓN

Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:

1. Definir el contenido:

·          Introducción.
·          Objetivos.
·          Áreas de aplicación.
·          Responsables.
·          Políticas.
·          Descripción de las operaciones.
·          Formatos.
·          Diagramas de flujo.
·          Terminología.
 
2. Recopilación de información.
3. Estudio preliminar de las áreas.
4. Elaboración de inventario de procedimientos.
5. Integración de la información.
6. Análisis de la información.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
9. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.

 Las fuentes de información más comunes son:

 Archivos de la empresa.
 Directivos, ejecutivos asesores y empleados.
    Los métodos para compilar la información son:
 Encuestas.
 Investigación documental.
 Observación directa.

 RECOMENDACIONES GENERALES DE PRESENTACIÓN

·          La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar:
a.       Logotipo.
b.       Nombre de la empresa.
c.        Lugar y fecha de elaboración.
d.       Responsables de la revisión y autorización.
e.       Índice con la relación de capítulos que forman el manual.
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f.         Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual,

diagramas y anexos.
g.       Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en
tamaño carta u oficio.
h.        Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.
i.          Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual.
 
 REVISIÓN, APROBACIÓN, DISTRIBUCIÓN E IMPLANTACIÓN
 
Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la información esté
completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.      
El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su impresión, difusión
y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para implantar el manual se
requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades.
 ACTUALIZACIÓN
Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados mediante revisiones
periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.

SISTEMA DE AUTORIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

 Plan de cuentas
EL plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos
contables. Se trata de una ordenación sistemática de todas las cuentas que forman parte de un
sistema contable.

 Manual de cuentas
Es un instrumento que explica
detalladamente el
concepto y significado de cada
cuenta, los motivos de sus
débitos y de sus créditos, qué
representa su saldo, y
otros datos que sirvan para enriquecer el funcionamiento del sistema de información contable
del ente.

EJEMPLO
Cuenta: CAJA
• Concepto: Representa el dinero en efectivo y cheques recibidos de terceros en condiciones
de ser depositados.
• Naturaleza: Patrimonial del Activo.
• Se debita por: La existencia de dinero al comienzo del ejercicio, que proviene del ejercicio
anterior; los ingresos de dinero durante el ejercicio provenientes de ventas de bienes o
servicios, cobros de créditos a deudores, cobros de documentos, aportes de los propietarios,
préstamos obtenidos de terceros, ajustes, etc.
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• Se acredita por: Los egresos de dinero durante el ejercicio destinados a pagos a terceros por
cualquier naturaleza, pagos de documentos, devoluciones de préstamos obtenidos, préstamos
otorgados a terceros, ajustes, la cancelación de la cuenta al cierre del ejercicio.
• Saldo: Deudor, su existencia indica a una fecha dada, lo disponible. No admite excepciones
a la regla general, por cuanto nunca puede salir más de lo que ha entrado.
• Comprobantes intervinientes: Recibos, facturas, tiquets.

PRÁCTICAS SANAS O CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE ACCIÓN.

Este es un elemento cuya inclusión por separado es ciertamente discutible, dado que tales
prácticas dependen de alguna manera de la organización de la empresa y de los procedimientos de
autorización, ejecución y control previsto.

PERSONAL ADECUADO

Aspectos principales que debería proveer un buen sistema de control interno:

1. Procedimientos que garanticen la contratación de personal de calidad.

2. Entrenamiento y capacitación lo más permanente posible.

3. Evaluación constante de su desempeño por parte de sus supervisores, complementando con un

buen sistema de informes a la gerencia.

4. Adecuada política de remuneraciones y promociones.

5. Rotación periódica entre tareas.