ÍNDICE GENERAL

P
pp.
LISTA DE CUADROS viii
LISTA DE GRÁFICOS ix
RESUMEN x
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULOS 3
I EL PROBLEMA 3
Planteamiento del Problema 3
Objetivos de la Investigación 8
Justificación 9
Alcances 10
II MARCO TEÓRICO 10
Antecedentes de la Investigación 10
Bases Teóricas 13
Sistema de Variables 35
III MARCO METODOLÓGICO 37
Naturaleza de la Investigación 37
Población y Muestra 38
Técnicas y Procedimientos de Recolección de la 38
Información
Instrumento 39
Validez del Instrumento 39
Análisis de Datos 40
IV LOS RESULTADOS 42
Análisis e Interpretación de los Resultados 43
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 57
Conclusiones 57

i
 Recomendaciones 59
VI LA PROPUESTA 60
REFERENCIAS 66
ANEXO 68

ii
 LISTA DE CUADROS

CUADRO pp.
1 Operacionalización de la Variable 37

iii
 LISTA DE GRÁFICOS

GRAFICO pp.
1-2 Entrada 43
3-4 Salida 45
5 Control 47
6 Registro 48
7 Método de Inventario 49
8 Método de Valuación 50
9-10 Ambiente de Control 51
11 Información y Comunicación 53
12 Supervisión y Monitoreo 54
13 Evaluación del Riesgo 55
14 Actividad de Control 56

iv
 INTRODUCCIÓN

El inventario es uno de los activos más grande existente en una

empresa, se refleja en el balance general dentro del grupo de activo
circulante superior, a menudo es el activo corriente más grande. Y en el
estado de resultado el inventario final se resta del costo de mercancías
disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías
vendidas en un periodo determinado. Sin embargo con frecuencia se observa
que no son usados buenos manejos de control interno, lo que causa un
desequilibro en la empresa.
Es por eso, que el control interno es uno de los procesos de mayor
importancia debido a que permite mantener una gestión eficaz y eficiente;
enfocada a la administración de los inventarios, porque la venta del inventario
es el corazón del negocio. Para determinar el inventario en cualquier
empresa, se utilizan dos fases: la primera es la toma física del inventario, la
segunda es la valoración del mismo, la gestión administrativa permite a la
gerencia una toma de decisiones razonables y adecuadas.
El inventario constituye una de las partidas de mayor importancia del
activo circulante para las empresa, es por ello que el control interno en el
inventario de mercancía debe ser estructurado minuciosamente por ser el
pilar fundamental en el campo administrativo-contable de cualquier
organización comercial, por lo tanto, a lo largo del desarrollo de dicho control
se presentan ciertos factores que deben ser tomados en cuenta para lograr
su eficiencia, es por ello que se mencionan a continuación: La necesidad de
llevar un control adecuado, mediante registro de entradas y salidas de los
materiales, cuyas entregas deben realizarse mediante la presentación de
requisiciones u órdenes de entrega previamente autorizas por la persona
competente.
La revisión periódica para determinar la posible existencia de
materiales deteriorado, obsoleto o de lento movimiento; así también se deben

1
realizar conteos físicos y comparativos con relación a los registros contables
de la empresa, con la finalidad de detectar fallas u omisiones y hacer los
ajustes necesarios en dichos registros.
Por otra parte, la investigación se desarrolló tomando como patrón
metodológico las Normas para la Elaboración de Trabajos de Grado de la
Universidad Yacambú, por lo que está dividido en cinco capítulos. Capítulo I,
El Problema; Capítulo II, Marco Teórico; Capítulo III, Marco Metodológico;
Capítulo IV, Los Resultados, Capítulo V, Conclusiones y Recomendaciones,
para finalmente Capitulo VI, de Propuesta, y las referencias bibliográficas y
los anexos que dan soporte al estudio.

2
 CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Actualmente las organizaciones públicas se están enfrentando a

cambios continuos debido al avance vertiginoso de la ciencia y la tecnología
lo que obliga a mantener un proceso de revisión continuo tanto en sus
funciones, como en su estructura para tomar acciones que permitan lograr
los objetivos para los cuales fueron creadas. Este proceso de cambio no
está exento en nuestro país, ni mucho menos en el sector público, el cual
está enfrentando grandes desafíos. Como consecuencia surge la necesidad
de mejorar la eficiencia, eficacia y economía de la gestión pública; toda vez
que la población exige que se administre con transparencia los recursos
públicos, por lo que han propiciado estudios y metodologías que coadyuvan a
realizar una evaluación periódica y sistemática de las actividades de
Dirección y de la Administración.
Cabe destacar, que toda actividad que desarrollen los niveles
gerenciales desde la planificación, organización, dirección y control las
podemos definir como gestión. Donde la planificación determina el resultado
que ha de lograr la organización especificando como se lograrán los
resultados previstos y el control demostrará si se lograron o no los mismos.
En consecuencia, la gestión que se lleve a cabo en una organización sea
pública o privada necesariamente debe ser evaluada para dar respuesta de
cómo el personal a nivel gerencial ha logrado acciones enmarcadas dentro
los objetivos propuestos y es por ello que cada día adquiere mayor
importancia este tipo de evaluación.

3
 Es así, como toda organización bien sea pública o privada tienen entre
sus objetivos el uso adecuado de los recursos, por lo cual es indispensable el
establecimiento de controles y procedimientos formalmente establecidos, con
el fin de resguardar el patrimonio de la organización, en función de establecer
una estructura administrativa eficaz como lo expresa, Stoner (2009):
Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las
exigencias de un mundo cambiante, las organizaciones deben
incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan
hacer uso efectivo de los recursos propios o asignados. Todo esto
en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en
cualquiera de sus fases, las cuales van desde la planificación,
organización, control y evaluación (p. 142).

Es por ello que muchas empresas fundamentan su posicionamiento

económico en el desarrollo armónico y adecuado de las operaciones tanto
administrativas como contables por lo que un buen control interno pasa a
formar parte de los aspectos más importantes de la empresa. De allí surge
un nuevo concepto de Control Interno donde se brinda una estructura común
que viene a ser de gran utilidad en la consecución de los objetivos y metas
institucionales sobre todo en los órganos de la administración pública que de
acuerdo al Manual de Normas de Superintendencia Nacional de Auditoria
Interna establece:
El control interno de cada organismo o entidad tiene por objeto
promover el acatamiento de las normas legales, salvaguardar
los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información
financiera y administrativa a fin de hacerla útil, confiable y
oportuna; promover la eficiencia de las operaciones, estimular el
acatamiento de las decisiones adoptadas y lograr el
cumplimiento de sus planes, programas y presupuestos, en
concordancia con las políticas prescritas, los objetivos y metas
propuestas

Por otro lado, Reyes (2009) plantea que: “El control es la medición de
los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, ya sea
4
total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes”
(p. 355).
De acuerdo a lo antes señalado, este proceso sirve para corregir o
mejorar las funciones que dentro de las empresas se realizan. Por lo tanto,
es necesario que se diseñen instrumentos de control para los diferentes
procesos de la organización, entre estos es de gran importancia los
referentes al sistema de control de inventario, que deben ser implantados
para aportar un grado razonable de seguridad, acerca del uso de los insumos
en la consecución de los objetivos de la entidad, el control interno no
pretende dar una seguridad absoluta, sino la razonabilidad de sus resultados.
En tal sentido, es el caso de los encargados de gestionar todo lo
relacionado con el manejo del inventario, donde es fundamental el papel que
asumen para llevar adelante esta actividad, evitando pérdidas o daños a los
productos, insumos, materiales, herramientas, equipos, repuestos, entre
otros; para garantizar el pleno funcionamiento y rentabilidad de la
organización. En este mismo orden de ideas, Bustamante (2010) manifiesta
que:
El manejo del inventario es una de las actividades que
requieren de responsabilidad, puesto que implica clasificar,
ordenar, verificar, ubicar, seguir, entre otras; todo lo
inherente a la documentación de los productos que entran y
salen del almacén, esto implica el control para ello (p. 103).

Al respecto Catacora (ob. cit.), define que el control de inventario

implica un seguimiento estricto sobre las cantidades que se manejan a través
de las entradas y salidas de inventarios. Para el proceso administrativo de las
cantidades ingresadas y despachadas, se implantan controles que son
instrumentados a través de formularios que controlan las cantidades que son
recibidas o despachadas a través de las operaciones de ingreso y salidas (p.
280).

5
 En este mismo sentido, conlleva a determinar la importancia de estos
controles radica en que la organización puede manejar con mayor eficacia
los materiales tanto su entrada como su salida, y ordenar de forma objetiva
para su posterior funcionamiento como tal.
De acuerdo a la información suministrada por el Banco de Venezuela
Agencia Llano Mall, no existe un sistema confiable que controle y resguarde
los datos registrados en las entradas y salidas de materiales e insumos en el
Inventario. Esto trae como efecto el desconocimiento de la existencia real de
artículos disponibles, causando exceso en los artículos ya almacenados.
Ante esta situación se considera un Sistema de Control Interno de
Inventario como alternativa para solventar las problemáticas existentes en el
Banco de Venezuela, Llano Mall, Acarigua, Edo Portuguesa, trayendo como
beneficio el resguardo de los inventarios en este caso de los artículos de
oficina, para el buen desenvolvimiento de la organización y cubrir las
necesidades que se emplean para prevenir, detectar y corregir errores o
irregularidades que pudieran ocurrir al ejecutar, procesar y registrar cualquier
operación. Las mismas deben estar integradas en los procedimientos y
acciones normales del organismo.
Es por ello que los inventarios o stocks son la cantidad de bienes que
una empresa o entidad pública mantiene en existencia en un momento dado.
Si se mantienen inventario demasiados altos esto trae como consecuencia
problemas financieros o daños y deterioro de los mismos.
Al no existir un sistema de control interno de entrada y salida de artículos
de oficina se genera una necesidad inesperada de estos, no es posible
encontrarlos en el almacén, de tal forma que ocasiona compras nerviosas,
sin saber cuál es la cantidad óptima de artículos a comprar, además se
presentan faltantes, se tienen existencias excesivas y reducidas.
La importancia de implementar estrategias de control interno en la
entrada y salida de materiales e insumos de la proveeduría, se debe a los
beneficios que puede obtener la compañía y que se ven reflejados en una

6
mayor productividad y disminución de costos, equivalentes a mejores
resultados. Realizando un control de inventarios de los insumos de
papelerías y otros, se puede determinar el nivel de existencias adecuado
para minimizar las roturas de los stocks de inventario y poder atender en
todo momento la demanda de los clientes. Cuando los niveles de stock
aumentan, se incrementan costos como los de almacenamiento y de
capitales invertidos, incumpliendo objetivos de la empresa, tales como
minimización de costos.
Por lo antes expuesto, se han venido implementando estrategias para
mejorar la recepción y el almacenaje de los materiales, suministros y bienes.
Por ello es pertinente realizar evaluaciones para verificar que las mismas
contribuyan a obtener resultados de las operaciones que se realizan.
En el Banco Venezuela, agencia Llano Mall, se evidencia que existe
escasez y descontrol en materiales para uso del personal del banco, existe
deficiencia de papelería, lápices, sellos, tintas, materiales y equipos, y
muchas veces no llegan a tiempo, o no llegan y no se lleva un control
adecuado para su uso, se muestra, la falta de insumos, se dejan hacer las
papelerías lo que trae acumulación en el trabajo, ya que no existe registros o
controles previos para la solicitud de la proveeduría al ente central y no se
cumple con los pasos administrativos para su solicitud.
En ese sentido, la evaluación pasa a ser un elemento vital para la
gerencia, permitiéndole conocer a los jefes qué tan bien resuelven los
problemas económicos, sociales y ecológicos que a este nivel se presentan
generando en la organización un saludable dinamismo que la conduce
exitosamente hacia las metas propuestas.
A continuación y producto del planteamiento de la investigación se
presentan ciertas interrogantes en este estudio. ¿Cuál es la situación actual
en el manejo del inventario de materiales e insumos de la Proveeduría del
Banco de Venezuela, Agencia Llano Mall, Acarigua?, ¿De qué manera está
formalizada la organización administrativa del almacén de proveeduría?,

7
¿Cuáles elementos de control interno según el Informe COSO que se pueden
identificar en la Proveeduría en el Banco de Venezuela, Agencia Llano Mall,
Acarigua?
Para dar respuesta a estas interrogantes se plantean los objetivos del
estudio.

Objetivos de la Investigación

General

Proponer estrategias de control interno de entrada y salida de

Materiales e insumos de la Proveeduría del Banco Venezuela, Agencia llano
Mall, Acarigua Estado Portuguesa.

Específicos

1. Identificar la situación actual del manejo del inventario de materiales

e insumos de la proveeduría.
2. Verificar la organización administrativa del Almacén de proveeduría en
el Banco de Venezuela, Agencia Llano Mall, Acarigua
3. Identificar los elementos de control interno bajo el Informe COSO.
4. Desarrollar estrategias de control interno de inventarios Materiales e
insumos de la Proveeduría del Banco Venezuela, Agencia Llano Mall,
Acarigua Estado Portuguesa.

8
 Justificación

Esta investigación, incidirá en la optimización del resguardo de

inventarios de artículos de oficina, por cuanto mediante su análisis se podrán
conocer los mecanismos de control de inventario que contribuya a organizar
el departamento de almacén, esto con el fin de que ésta pueda continuar sus
actividades sin contratiempos ni inconvenientes de ningún tipo.
Por otro lado proponer estrategias de Control Interno para detectar
fallas en las Entradas y Salidas en los Almacenes o Depósitos de Existencias
de Inventarios de Artículos de Oficina, que permitirá asegurar toda la
información que allí se registre, organizar la información registrada,
resguardar los datos y generar reportes de la información que se solicite.
Desde el punto de vista teórico, esta investigación se justifica ya que
genera reflexión y discusión tanto sobre el conocimiento existente del área
investigada, como dentro del ámbito de las Ciencias Administrativas. Desde
el punto de vista práctico propone al problema planteado una estrategia de
acción como es el sistema de control de inventario que al aplicarla contribuirá
a resolverlo. Sirviendo como guía para áreas de inventarios que necesiten
implantar controles internos para resguardar sus inventarios.
Por otra parte de justifica metodológicamente, ya que brinda beneficios
para el desarrollo de estudios posteriores que busquen profundizar sobre la
necesidad de implantación de un sistema de control de inventario que
servirá de respaldo en las políticas de sistematización para enfrentar los
diferentes problemas que se les presenten en el futuro.

9
 Alcances

Este estudio se basó en diseñar estrategias de control interno de

entrada y salida de materiales e insumos de la Proveeduría del Banco
Venezuela, Agencia Llano Mall, Acarigua Estado Portuguesa, durante el
segundo semestre del año 2014.

10
 CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

En esta parte de la investigación se presenta en forma resumida, un

compendio de trabajos de investigación que han sido desarrollados en los
últimos años, y cuyos hallazgos, conclusiones y formulaciones teóricas sirven
de referencia y se relacionan con la presente investigación.

Antecedentes de la Investigación

En este caso se presenta a Gutiérrez (2013), en su trabajo sobre un

análisis de los requerimientos del sistema de control interno de Almacenes o
Depósitos de Existencia de Inventario de la Alcaldía del Municipio Araure del
Estado Portuguesa, donde señala que en la alcaldía presenta problemas
como: Pérdida de información, no se resguardan los datos que se registran,
pérdida de tiempo, la salida de artículos se hace tediosa y poco práctica
porque se debe llenar un formato, no hay control adecuado en cuanto a las
entradas y salidas, no existen reportes precisos, puesto que no se reportan
las cantidades existente de los artículos, redundancia y registros que no son
organizados, por estas razones se realizó un levantamiento de información
para dicha Institución con el objetivo principal de realizar un Sistema de
Control Interno de entrada y salida de artículos, que sirva para mejorar la
ejecución de estos procesos y datos que allí se manejan.
El tipo de investigación utilizado es de campo y de carácter descriptivo ya
que recoge la información de la misma institución. La muestra estuvo

11
comprendida por un departamento de la misma como lo es: el Departamento
de Almacén de la Alcaldía de Araure.
Como parte principal, a la investigación se debe a que la investigación
análisis los requerimientos de entrada y salida de almacenes de materiales e
insumos de oficina, que al respeto al Banco de Venezuela, no se lleva un
control adecuado, y da lineamientos para comparar las posibles fallas en los
inventarios.
Por otra parte Álvarez (2010), en su trabajo de grado propuso un plan
para la optimización del control de inventario en el departamento de almacén
en el instituto de prevención total del Ministerio de Educación (IPASME),
Acarigua Estado Portuguesa; presentado bajo la modalidad de proyecto
factible, apoyada en un estudio de campo de tipo descriptivo, aplicó como
instrumento de recolección de datos el cuestionario dirigido a diez (10),
empleados del departamento de almacén, esto le permitió al autor concluir
que todas las organizaciones deben contar con una política que contribuya a
mejorar su funcionamiento, contando para ello con los recursos materiales
físicos y administrativos necesarios, debidamente canalizados dentro de un
inventario suficiente para evitar atrasos y paralizaciones en sus actividades.
En este mismo sentido, la investigación aporta conocimiento sobre el
control interno de inventarios y la importancia de contar con políticas y
estrategias para dichos controles y lograr de este modo cumplir con las
metas y objetivos de la organización en el control de sus inventarios.
Por otra parte Montilla (2011), propuso estrategias de administración
para la optimización del control de inventario en la empresa REIVI CA,
Araure, Estado Portuguesa, enmarcado en la modalidad de proyecto factible,
apoyada en un estudio descriptivo de campo. La población estuvo
conformada por la totalidad de cuatro (4) personas que laboran en la
empresa, a quienes aplicó un instrumento consistente en un cuestionario
llegó a la conclusión que cuando en las organizaciones deben contar con
personal debidamente capacitado para aplicar los métodos adecuados para

12
un manejo, registro y control administrativo de sus insumos, materiales,
equipos y otros activos, lo cual es fundamental para el beneficio y
rentabilidad financiera de la misma.
En este mismo orden de ideas, se relaciona ya que se orienta en
lograr un control minucioso de los inventarios, en cuanto a la entrada, salida
de sus materiales, tratando de brindar soluciones aplicables par solucionar
perdidas en inventarios.
Según Gamboa (2011), el cual presentó lineamientos para la
optimización del control de inventario en la empresa San Remo, CA., ubicada
en la población de El Tocuyo del Estado Lara, enmarcado en un proyecto
factible bajo el diseño de investigación de campo tipo descriptiva, cuyo
propósito es ofrecer alternativas viables para la implementación de un
sistema de control de inventario y así lograr que la organización disponga de
una información confiable y oportuna para la toma efectiva de decisiones,
concluyó que las empresas deben contar con una política que contribuya a
mejorar su nivel operativo, contando para ello con los recursos materiales
físicos y administrativos necesarios, debidamente canalizados dentro de un
inventario suficiente para evitar atrasos y paralizaciones en la producción.
Igualmente Capolingua (2010), realizó una investigación donde
propuso un plan para optimizar el sistema de inventario de Capolingua, CA,
de la ciudad de Acarigua, cual se basó en una investigación de campo, de
carácter descriptivo cuyos objetivos estuvieron enmarcados en realizar un
diagnostico del control interno en el área de inventario de la empresa, así
como los factores de riesgo cuyo propósito final fue diseñar el plan para
mejorar el sistema de control interno del área de inventario de la empresa.
Con una población de diez (10) empleados, concluye que las normas del
inventario, no se aplican correctamente así como que deben controlarse las
funciones de inventario. Destaca así mismo que las actividades de control
interno de la empresa, no permiten controlar el inventario adecuadamente,
por lo que se recomienda a la gerencia, que implemente políticas de control

13
interno para adecuar el inventario y sus actividades hacia un desempeño
eficiente.
La optimización de inventario es prioritaria en cualquier organización
ya que mantener actualizado los inventarios nos garantiza mantener un stock
adecuado para abastecer a los clientes, el control de esto es sumamente
importante, para garantizar el buen manejo de entrada y salidas de
mercancías y resguardar la seguridad de la organización.
Por último Ochoa (2010), en su trabajo de investigación realizó un
análisis de la Norma Internacional de Contabilidad Nº 2 (NIC 2) en cuanto al
tratamiento contable del inventario en la empresa Arroz Luisana, CA.,
ubicada en la zona B Sub-urbana de Acarigua Estado Portuguesa” la cual
está sustentada en un estudio de campo a nivel descriptivo, utilizando como
técnica la encuesta y observación directa, y como instrumento de recolección
de datos un cuestionario conformado por (10) preguntas cerradas de tipo
dicotómicas, éste fue aplicado a una muestra de cinco (5) personas,
pertenecientes a una población finita de veinte nueve (29) trabajadores, la
muestra seleccionada tiene relación directa con el manejo de los inventarios.
En consecución a la ideas, que brindan los antecedentes, el inventario
es una herramienta necesaria para que las empresas desarrollen los
procesos productivos de una forma eficiente, al mismo tiempo, permite la
toma de decisiones de una manera oportuna, recayendo la importancia de la
administración efectiva de dichos inventarios.

Bases Teóricas

En todo proceso de investigación es necesario el desarrollo de un

análisis documental pues las bases teóricas constituyen el corazón de todo
trabajo de investigación, ya que en base a las mismas se construye todo. La
utilidad de la teoría dentro de una investigación radica en su efecto que
respaldar el tema a investigar.

14
 Inventarios

Los inventarios son bienes económicos, que se encuentran

almacenados y son propiedad de la empresa con características de
permanencia, los mismos constituyen una verdadera inversión necesaria
para garantizar la continuidad de la empresa. En este sentido Gómez (1995),
señala “los inventarios representan las partidas de activos que son
generadoras de los ingresos para varios tipos de empresas, entre las cuales
se encuentran las que tienen una actividad de transformación.” (p-48).
En este orden de ideas, se puede establecer que la importancia de los
inventarios radica en que constituye una de las partidas más importantes del
activo corriente de una organización industrial o comercial, y de gran
relevancia comparada con el total de activos, conjuntamente con el efectivo y
las cuentas por cobrar que forman parte del capital de trabajo de la empresa.

Clasificación de los Inventarios

Los inventarios en las empresas industriales y comerciales pueden

clasificarse en diferentes tipos, según sea la actividad del mismo. Según
Brito (1992), “los inventarios pueden clasificarse de la siguiente forma:
Inventario de Materia Prima: Son todos aquellos elementos básicos
que la empresa compra con el objeto de procesarlo y transformarlo en
productos terminados. Es decir, son la base del proceso de transformación
para obtener el bien terminado.
Inventario de Productos en Proceso: están formados en aquellos
productos en base de elaboración, lo conforma cierto volumen de materia
prima semielaborada (mano de obra y gasto de fabricación), que representa
el porcentaje o grado de terminación de determinado producto” (p. 94). Estos
inventarios representan la cuantificación de los elementos que intervienen
durante el proceso de producción.

15
 Inventario de Producto Terminado: “son aquellos productos
terminados en el proceso de fabricación de la empresa que son destinados a
la venta” (p. 94). Es decir, son aquellos bienes que ya han sufrido la
transformación necesaria para hacerlos consumibles.
Inventario de Suministros: “son aquellos materiales, accesorios y
otros elementos necesarios para el funcionamiento de las maquinas y el
proceso de elaboración en sí, que no forma parte y se incorpora en el
proceso final” (p. 95). Así los suministros son aquellas herramientas y
métodos que interviene a favor del proceso de producción.
Inventarios de Mercancías: está formado por los bienes que adquiere
una empresa y en los cuales se deben incorporar todos los costas
relacionados con la compra y adquisición de dichos bienes” (p. 96). Es decir,
constituyen los insumos y materiales básicos que integran al proceso
productivo de la empresa y los artículos iniciales para la producción.
Inventario de Mercancía en Tránsito: “son todos aquellos bienes que
han sido comprados y sobre los cuales se tiene la propiedad, pero no han
llegado al almacén” (p-97). Son los productos que están fuera de la planta
física de la empresa y que aun no han sido registrados contablemente.
Los inventarios existen en la empresa en todas y cada una de las
etapas operacionales o de la producción, representando la acumulación de
bienes y servicios en forma física en un momento determinado, pudiendo
dársele valor económico en los registros financieros de la misma.

Sistema de Registro Contable de los Inventarios

Las empresas dedicadas a la compra de materia prima para ser

transformadas por ser esta su principal función y la que dará origen a las
otras operaciones, necesitaran de una constante información resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de
cuentas contables principales y auxiliares relacionadas con esos controles,

16
así como la implementación de sistemas de registro automatizados y
eficientes.
Numerosas empresas aun realizan sus registros de los actos
administrativos de forma manual, que no es más que aquellos
procedimientos en donde la tecnología no interviene, haciéndolos por ello
más propensos a los errores humanos. Bajo esta óptica, los registros
manuales siguen siendo empleados por algunas microempresas que ven en
la automatización un gasto elevado e innecesario, cuando la tendencia es a
sustituir, por ejemplo los libros foliados contables por los actuales sistemas
informáticos.
Ya la simple utilización de papel y lápiz en los registros de operaciones
mercantiles, como las ventas están dejando de ser un recurso que, además
de incrementar las probabilidades de error tiende a propiciar actos de
corrupción. “Un sistema de inventario debe permitir el control de materia
prima, los materiales, productos, repuestos y suministros que mantiene y
maneja la empresa. Desde el punto de vista contable, esto se logra a través
de un eficiente manejo de las entradas y salidas de la mercancía.” Catácora,
1996, p.170).
Así, las entradas son las que incluyen entre otras, la compras de
materia prima, de materiales, suministros y las devoluciones de productos.
Las eficiencias del manejo de entradas y salidas tienen un fuerte basamento
en los controles que se establezcan para asegurar la exactitud y veracidad
de las operaciones contables y administrativas. En lo referente al registro de
inventarios es necesario conocer sus costos unitarios para valorarlos o
medirlos según la circunstancia que se presente en el proceso productivo de
éstos.
Para que un sistema de inventario funcione eficientemente, deben
tomarse en cuenta los siguientes parámetros: establecer una regla de
administración de inventarios a fin de controlar las operaciones relacionadas
con el almacén; establecer políticas de inventarios, debido a que

17
evidentemente los sistemas de inventarios emplean procedimientos que
permiten controlar situaciones operativas y resolver en una forma practica el
problema global de control de los sistemas de inventarios; de esta manera
éstos deben reportar la vulnerabilidad inherente a la entrada de suministros y
así predecir la forma en que variarán los inventarios.
Un sistema de información contable bien diseñado sigue un modelo
básico, ofrece así el control, la flexibilidad y una relación aceptable entre el
costo y el beneficio. El sistema contable de cualquier empresa
independientemente del sistema que utilice, se deben ejecutar tres pasos
básicos que estén relacionados con las actividades financieras y los datos
deben ser registrados, clasificados y resumidos, sin embargo el proceso
contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la
interpretación de la información contable para ayudar en la toma de
decisiones comerciales.
Registro de la Actividad Financiera. Dentro del sistema contable se
debe llevar un registro sistemático de las actividades comerciales diarias en
términos económicos. En una empresa se registra todo tipo de transacciones
que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben asentar en
los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada
más que a una acción a futuro. Ciertamente no todos los eventos
comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos
monetarios.
Clasificación de la Información. Un registro completo de todas las
actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que pueda ser útil a las personas
encargadas de tomar la decisión. Por tanto la información debe estar
clasificada en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones
a través de las cuales se recibe o paga dinero.
Resumen de información; la información contable debe ser resumida
para quien toma las decisiones; por ejemplo, una relación completa de las

18
transacciones de venta de una empresa es larga para que cualquier persona
se dedicara a leerla.
En lo referente al registro de inventarios es necesario conocer sus
costos unitarios para valorarlos o medirlos según las circunstancias que se
presenten en el proceso productivo de éstos.

Métodos de Inventarios

En los Sistema de Inventario existen dos métodos empleados para

calcular el valor de estos bienes: el sistema periódico y el sistema
permanente o continuo, en el sistema periódico cada vez que se hace una
venta solo se registra el ingreso devengado; es decir, no se hace ningún
asiento para acreditar la cuenta de inventario o la de compra por el monto de
la mercancía que ha sido vendida. Por lo tanto, el inventario solo puede
determinarse a través de un conteo o verificación física de la mercancía
existente al cierre del periodo económico.
El sistema de inventario permanente o continuo, a diferencia del
periódico, utiliza registros para reflejar continuamente el valor de los
inventarios. Como lo explica Gómez (2005) los negocios que venden un
número relativamente pequeños de productos que tienen un elevado costo
unitario, tales como equipos de computación, vehículos, equipos de oficinas y
del hogar, entre otros; son los más inclinados a utilizar un sistema de
inventario permanente o continuo. (p.177)

Reglas para la Administración de Inventario

En este contexto se aprecia que las reglas son medidas de control

que permiten manejar la existencia de los productos a los niveles deseados.
En opinión de García (1988), plantea que “las reglas de administración de
inventarios son: a) Mantener un máximo y mínimo de existencia de

19
productos; b) Establecer un punto de reorden y un inventario de seguridad;
c) Controlar las entradas y salidas de mercancías; d) Utilizar codificación y
clasificación de productos” (p-92). De acuerdo a los aspectos emitidos se
indaga que todo proceso de inventario requiere de especial atención de alta
dirección, fundamentalmente cuando se intensifica los niveles de demanda
y la organización se ve limitada en dar respuestas oportunas a estas
exigencias.

Control de Inventario

Según García (1988), “el control del inventario se encarga de regular

en forma óptima las existencias en los almacenes, tanto refacciones,
herramientas y materias primas, como productos terminados” (p-102), por
tanto un buen control de inventario permite disponer de cantidades
adecuadas de materiales y/o productos para hacer frente a las necesidades
de la empresa; evitar pérdidas considerables en las ventas; evitar pérdidas
innecesarias por deterioro u obsolescencia o por exceso de material
almacenado; reducir el mínimo las interrupciones de la producción; reducir
los costos en los materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos
en la producción, derechos de almacenaje y depreciación.
En síntesis, la organización debe contar con un inventario suficiente
para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por
falta de material, puede ser causa de la pérdida de un cliente, lo que se
traduce en pérdidas financieras.

Fases del Proceso de Control

En función a lo indicado por Koontz (2003), el proceso de control

consiste en la medición real del rendimiento, comparándolo con lo estándar,
para así realizar las correcciones necesarias en función de las desviaciones

20
(p. 135). De allí, que la Medición del rendimiento real, constituye la
normativa interna, lo cual sirve de referencia o patrón para la medición.
Seguidamente, se realiza la comparación, que implica medir y evaluar
el grado de variación entre el desempeño real y el estándar, a fin de tomar
decisiones sobre los logros obtenidos y las medidas a realizar para su
corrección. Posteriormente, se corrigen las desviaciones, se miden
resultados, se verifican los objetivos obtenidos y se establece el plan de
control.

Control Interno

Brito (2003), menciona que el control interno comprende todas las

medidas que una organización toma con el fin de proteger sus recursos
contra el despilfarro, el fraude y al ineficiencia, Asegurar exactitud y
confiabilidad a la información contable y operativa, así como el estricto
cumplimiento de las políticas trazadas por las empresas y evaluar el nivel de
rendimiento en los distintos departamentos de la empresa.
El sistema de control interno incluye todas las medidas diseñadas para
asegurar a la gerencia que el negocio opera en su totalidad de acuerdo con
el plan trazado. Cuando se hace una auditoria de los estados financieros, el
contador público siempre estudia y evalúa el sistema de control interno de la
empresa. Cuanto más fuerte sea el sistema de control interno más garantía
tendrá el contador público en la confiabilidad de los estados financieros y de
los registros contables.
Un principio básico de control interno es que ninguna persona debe
manejar todas las fases de una transacción desde el comienzo hasta el final.
Cuando las operaciones empresariales están organizadas de tal manera que
permitan la participación de dos o más empleados en toda transacción, la
posibilidad de fraude se reduce y el trabajo de un empleado asegura la
exactitud del trabajo de otro.

21
 En general, el control interno de la empresa lo realizan sus propios
órganos, y consiste en la coordinación de la contabilidad, las funciones de los
empleados, y las normas establecidas, de manera tal, que la administración
de la empresa, pueda obtener de estos elementos, información segura para
la protección adecuada de los bienes y pueda promover la eficiencia en
operaciones y la adhesión a las políticas establecidas.

Objetivos del Control Interno

Considera Miller (1989), que el control interno constituye el alcance

de la mayor eficiencia en las operaciones preestablecidas con el fin de
alcanzar eficiencia en operaciones. (p 50). Así mismo, comprueba la
veracidad de informes y estados financieros, previene fraudes y estimula la
eficiencia del personal al examinar el producto de sus operaciones.

Sistema de Gestión

Define Mantilla (2005), la gestión, como “la capacidad organizada

de supervivencia a largo plazo y el conjunto de métodos que permiten el
control y vigilancia de las metas trazadas. (p. 9) En concordancia, en las
empresas, para el logro de los objetivos, es mediante la gestión que se
permite tomar decisiones oportunas en los momentos precisos sobre la base
de la información. Por otro lado, el autor, aduce que, el control de gestión, es
un sistema de mejoramiento continuo, que permite descubrir deficiencias y
realizar los enfoques necesarios para orientar los esfuerzos hacia su
perfeccionamiento.

22
Inventario de Mercancías

Los inventarios, a juicio de Miller, (1989), son importantes en las

organizaciones debido a que requieren un tratamiento especial debido a que
repercuten en los costos y en el Estado de Situación de las empresas. (p.
45). Ello requiere el estudio de los métodos de evaluación. Los métodos de
valuación en los inventarios son entre otros:
Al Costo: es el precio que ha pagado la empresa por el artículo más
los gastos normales incurridos hasta ponerlo en el lugar donde se va a
vender. Este método se puede aplicar mediante el Promedio aritmético
simple, dividiendo la suma de los costos unitarios de todas las compras del
período, incluyendo los del inventario inicial, por el número de costos.
Otro método, es el Ponderado, el cual es similar al anterior, pero
tomando en consideración el número de unidades adquiridas en cada
período. El de promedio móvil, donde se ajusta el costo de las existencias
anteriores a las alteraciones que produzcan las mercancías que ingresen.
Igualmente existe el método de últimos costos, que se denomina Primero en
entrar primeros en salir (PEPS).

Objetivos del Inventario

En general, las empresas utilizan controles de inventario de distintos

tipos, pero la importancia que tiene dicho control, es evitar mantener capital
inactivo y conservar las mercancías en buen estado. Existen empresas, que
acostumbran colocar mercancías en estantes inadecuados, destacándose
que se debe sostener márgenes de seguridad, así como mantener
existencias adecuadas en función a las ventas realizadas. Al igual, se
deberá mantener un control de pedidos para evitar tener mercancías en
exceso y para que las mismas no falten.

23
 También se considera como un objetivo importante, almacenar la
mercancía, en condiciones óptimas, determinar los mínimos y máximos, la
ubicación y el manejo de los mismos por parte de los empleados.

Actividades que Requieren Controles Relacionadas con el Inventario

En cuanto a las actividades de inventario que requieren ser controladas

Chávez (2003), indica que existen controles necesarios para las actividades
que se realizan en las empresas, relacionadas con el manejo de inventarios:
Las Compras: se deben enviar requisiciones de materiales al
departamento respectivo para su elaboración de órdenes. Es conveniente, la
participación de varios empleados para su proceso, por cuanto se debe
realizar las órdenes, confirmar su llegada, aprobar el pago y autorizar el
despacho.
Recepción: implica inspección, cantidad, calidad, reportes a otras
unidades o departamentos, documentación relacionada con el pago. El
empleado debe estar capacitado, puesto que debe recibir, sellar y firmar los
documentos relacionados con la mercancía
Almacenaje: Significa el lugar donde se depositan los bienes para la
venta. Deberán en consecuencia localizarse de manera que permitan el flujo
normal de otras actividades, buscando siempre su buena ubicación y de fácil
acceso.
Despacho: al entregar mercancía al cliente, se debe verificar las
firmas de los funcionarios encargados de la verificación de las mismas,
enviar las copias respectivas a los departamentos intervinientes, asegurarse
de que la factura este correcta y las copias respectivas para cliente,
contabilidad entre otras.
Conteo Físico: Significa contar las cantidades en existencia durante
periodos establecidos por la empresa, en ocasiones y en función de los

24
volúmenes, se deba proceder al cierre del establecimiento, involucrar a los
responsables e investigar las discrepancias entre el físico y el contable.
Cabe destacar que Gómez, (2004), señala en cuanto al procedimiento
de compras que es necesario cumplir con las siguientes etapas:
1. Determinación de las necesidades y requerimientos de bienes y
servicios, la cual debe manifestarse mediante una requisición
formalmente tramitada.
2. Escogencia de los proveedores más convenientes, por conceptos de
precios, condiciones y capacidad de entrega.
3. Formalización de los pedidos, por órdenes de compra a través de
formulación previamente diseñadas.
4. Recepción de pedidos.
5. Almacenaje.
6. Registro de Operaciones.
7. Controlar la existencia de los bienes comprados y su
utilización mediante inventarios regulares de su mantenimiento y uso.
(p.418).
De la misma manera un programa de compras se deberá efectuar
según los factores generales o individuales de cada empresa. Al respecto
Evans, (2002), explica que un programa debe tomar en cuenta los siguientes
principios básicos:
1. Promover las compras de forma que las existencias de mercancías se
mantengan a nivel suficiente para atender las necesidades de
fabricación o las demandas de los clientes.
2. No carecer en ningún momento de mercancías que pudieran suspender
o retrasar la comercialización. (p. 18).
Es decir, que una organización debe contar periódicamente con un
stop de mercancías el cual permita cumplir eficientemente con las
necesidades y demandas de los clientes, que requieren de forma inmediata
el servicio de la misma.

25
Normas

Gómez (2005) "es una regla de común acuerdo y su objeto es servir

como base práctica para la institución de procedimientos que aseguren la
conformidad de parte a grupo de parte de personas." (Pág. 27).

Procedimientos

Gómez (2005) explica que "un procedimiento puede considerarse la

sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí,
que se constituyen en una unidad en función de la realización de una
actividad o tarea específica dentro del ámbito predeterminado de aplicación."
(Pág. 127).
El mismo autor indica que: Tales procedimientos deben hacer
previsión por memorizado de los siguientes detalles:

1. Las tareas que realizan cada uno de los trabajadores.

2. Señalamiento de las personas que participaran en cada una de las
tareas.
3. Enumeración cronológica de cada una de las fases o etapas de cada
tarea, el orden prioritario en que se efectuaron y tiempo asignado en
cada una de ellas.
Los procedimientos son considerados como guías de las actividades;
pero nunca agenda de las actividades del personal. Los procedimientos
escapan también del control al tornarse obsoletos, ya sea debido que no se
actualizan o porque la incapacidad de vigilarlos permite desviaciones en la
práctica. Además los procedimientos tienden a volverse costumbres, a
arraigarse en los departamentos y en los individuos que tienen un rechazo
por el cambio.

26
 Sistema de Control Interno

El sistema de control interno es el plan de organización adoptado

dentro de una empresa para salvaguardar sus activos y asegurar el
adecuado registro de las transacciones comerciales, su trabajo es el análisis
de los circuitos administrativos y contables. Se dirigen a la evaluación de
dicho sistema, verificando que los controles funcionen y cumplan con su
objetivo. Mantilla, (2005).

Planificación

Es posible hallar algunos elementos comunes importantes: el

establecimiento de objetivos o metas, y la elección de los medios más
convenientes para alcanzarlos (planes y programas).
En tal sentido Jiménez (1982), plantea que “La planificación es un
proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en
cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir
en el logro de los objetivos” (pag.256) , es por ello que implica además un
proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión (anticipación),
visualización (representación del futuro deseado) y de predeterminación
(tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro).
Todo plan tiene tres características: primero, debe referirse al futuro,
segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad
personal u organizacional: futurismo, acción y causalidad personal u
organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir
un futuro deseado, no de adivinarlo.

27
 Ambiente de Control

Se entiende por Ambiente de Control al clima de control que se gesta

o surge en la conciencia individual y grupal de los integrantes de una
organización, por la influencia de la historia y cultura de la entidad y por las
pautas dadas por la alta dirección en referencia a la integridad y valores
éticos. Otros factores relevantes que ejercen su influencia en el Ambiente de
Control son: el compromiso de competencia profesional, la filosofía de
dirección y el estilo de gestión, la estructura organizacional, la asignación de
autoridad y responsabilidad, las políticas y prácticas de recursos humanos y
el Consejo de Administración y Comité de Auditoría
De acuerdo al Informe COSO el Control Interno según Mantilla, (2005)
es un proceso diseñado con el objeto de proporcionar una seguridad
razonable en cuanto a lo consecución de los objetivos de la entidad según
las siguientes categorías:
1. Objetivos asociados a la eficacia y eficiencia en el uso de los
recursos.
2. Objetivos asociados a la elaboración de Información Contable
confiable.
3. Objetivos asociados al cumplimiento de leyes y regulaciones.
Un sistema de Control Interno permite una seguridad razonable en el
logro de las dos últimas categorías de objetivos, ya que existen estándares
impuestos externamente; el éxito dependerá de cómo se desempeñen las
actividades dentro de los controles establecidos por la entidad.
En cambio la categoría de los objetivos relacionados con el uso eficaz
y eficiente de los recursos no siempre está bajo el control de la organización
(por ejemplo, el caso de introducción de un nuevo producto). Para esta
categoría se puede sólo obtener una seguridad razonable de que la
organización está actuando para lograr las metas establecidas y que sabe

28
cómo le está yendo; el control interno no puede prever la ocurrencia de fallas
o errores externos que lleguen a truncar las mismas.

Factores que determinan el Ambiente de Control

Entre los factores que determinan el ambiente de control se tiene,

segúnMantilla, (2005):
Integridad y Valores Éticos. Antes de profundizar en el tema de la
integridad y valores éticos haremos una mención de qué se entiende por
ética. La ética, según algunos autores, es el estudio de los derechos y
obligaciones de la gente, las normas morales que aplican en la toma de
decisiones y la naturaleza de las relaciones humanas. En el ámbito de los
negocios se pueden plantear cuatro niveles de orden ético; según Stoner,
ellos son:
Un primer nivel, que atañe a la sociedad, es decir, las instituciones
básicas existentes.
Un segundo nivel, que atañe a los grupos de interés, entre ellos
empleados, proveedores, consumidores, accionistas, etc., y donde se tratan
de resolver temas tales como la influencia de los agentes externos en las
decisiones de la empresa, las obligaciones que tiene la empresa con sus
clientes, accionistas, etc.. Los administradores toman decisiones a este nivel
día a día.
El tercer nivel, de índole moral, puede definirse como política interna;
se refiere a las relaciones existentes entre la empresa y sus empleados (por
ejemplo incentivos, normas de trabajo, despidos, motivación y liderazgo).
Por último, está el nivel personal de lo ético, donde se estudian temas
de cómo se comportan los miembros de la organización entre sí, cuáles son
las obligaciones como seres humanos y a la vez como empleados que
cumplen determinada función, ante jefes, subordinados y colegas.

29
 Los objetivos de una empresa y la forma de alcanzarlos están basados
en preferencias, juicios de valor y estilos de dirección, los cuales reflejan la
integridad de la organización y su compromiso con los valores éticos.
Se entiende por integridad el deseo de hacer lo correcto, o sea,
profesar una serie de valores y expectativas y actuar de acuerdo a los
mismos.
Los valores éticos, son aquellos valores morales que permiten
determinar una línea de comportamiento apropiado en la toma de decisiones.
Estos valores deberían basarse en lo que es correcto y no limitarse
únicamente a lo legal, la sociedad asigna buena reputación a la empresa La
integridad y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de
control afectando el diseño, la administración y el monitoreo de otros
componentes del Control Interno.

Cómo se Establecen los Valores Éticos

Es difícil establecer los valores éticos debido a que hay que

contemplar las necesidades de todos los miembros de la organización y del
entorno. El comportamiento ético efectivo es el producto de balancear las
inquietudes de: Alta dirección, subordinados, clientes, proveedores,
competidores y público en general
Hoy en día, las empresas están aceptando cada vez más las
necesidades y expectativas de la sociedad en la que operan, es decir, la
responsabilidad social que tienen los empresarios frente a ella; los
administradores buscan alcanzar una buena imagen ante la sociedad
utilizando mecanismos que a veces pueden resultar costosos pero que en
definitiva logran incrementar los resultados de la empresa; el comportamiento
ético es un buen negocio.

30
Supervisión o Monitoreo

Rondón (1999), opina que para la empresa moderna, una adecuada

administración supervisión en sus almacenes es primordial para lograr una
economía potencialmente productiva. Debe estudiarse detalladamente su
área y división de sus espacios, medios de almacenamiento, el manejo de
materiales, los diseños más adecuados de estanterías y muy especialmente
los procedimientos y prácticas administrativas que han de normar su
funcionamiento económico y eficiente, por lo tanto, todo esto debe partir del
establecimiento de objetivos y políticas. Con respecto a otros conceptos
necesarios destacar, es útil definir el área de Almacén, el inventario de
materiales y su adecuada administración, a fin de fortalecer el conocimiento
básico que facilite la creación del proyecto.
Por lo tanto Bello (2001), describe el Almacén así: “Es un lugar
especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger, controlar
los bienes de activo fijo o variable de la empresa…”. El pensamiento del
autor describe sencillamente el área de almacén como un lugar apropiado
que posea las condiciones ambientales y estructurales precisas que ofrezca
resguardo, protección y seguridad a la mercancía, además, permite al
almacenista, ubicar y almacenar la mercancía en forma ordenada.
Por otro lado, es importante resaltar que dentro de cualquier empresa,
el almacén es el departamento responsable de surtir los pedidos hechos por
el departamento de producción, de solicitar al departamento de compras
materiales cuando estos llegan a su punto mínimo; y recibir, verificar,
almacenar y salvaguardar los materiales que posteriormente serán utilizados
en producción, evitando con esto el retraso en el departamento de
producción.
Después de establecer el lugar adecuado para el área de almacén de
una organización, es conveniente continuar profundizando con los términos
que, a lo largo de esta investigación, serán necesarios para desarrollar el

31
proyecto en estudio, en consecuencia, es prudente dejar sentado la
definición y la importancia que tienen los inventarios para toda organización,
Hansen (2000) lo define así: “evaluar de forma directa el volumen del
inventario, productos terminados, unidades vendidas y unidades
rechazadas.” (p.104), por lo tanto, siguiendo la idea plasmada en este texto,
los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para su posterior comercialización.

Evaluación de Riesgos

El riesgo se refiere al hecho de que cuando ocurran errores no sean

detectados ni corregidos por el sistema de control interno. Ello se debe a
fallas en la revisión adecuada de las transacciones; documentación
inadecuada; acceso ilimitado a efectivo e inventarios o cualquier otro valor
negociable; y carencia de registros de los inventarios perpetuos. Esas
debilidades en el control contribuyen a que haya errores y fraudes en los
estados financieros. Siempre existirá cierto riesgo debido a las limitaciones
inherentes a cualquier sistema de control interno. Para evaluar el riesgo de
control, se debe considerar lo adecuado del diseño de los controles, así
como probar la adherencia a los procedimientos de control. De no existir
dicha evaluación, se deberá asumir que el riesgo de control es alto. “El riesgo
inherente y el riesgo de control determinan la posibilidad de que los estados
financieros estén materialmente equivocados. Estos elementos del riesgo
también afectan la validez de la evidencia de auditoría”. (p.25)

32
Actividades de Control

En cuanto a las actividades de control Chávez (2003), indica que existen

controles necesarios para las actividades que se realizan en las empresas,
relacionadas con el manejo de inventarios:
1. Las compras: se deben enviar requisiciones de materiales al
departamento respectivo para su elaboración de órdenes. Es
conveniente, la participación de varios empleados para su proceso,
por cuanto se debe realizar las órdenes, confirmar su llegada, aprobar
el pago y autorizar el despacho.
2. Recepción: implica inspección, cantidad, calidad, reportes a otras
unidades o departamentos, documentación relacionada con el pago.
El empleado debe estar capacitado, puesto que debe recibir, sellar y
firmar los documentos relacionados con la mercancía
3. Almacenaje: Significa el lugar donde se depositan los bienes para la
venta. Deberán en consecuencia localizarse de manera que permitan
el flujo normal de otras actividades, buscando siempre su buena
ubicación y de fácil acceso.
4. Despacho: al entregar mercancía al cliente, se debe verificar las firmas
de los funcionarios encargados de la verificación de las mismas, enviar
las copias respectivas a los departamentos intervinientes, asegurarse
de que la factura este correcta y las copias respectivas para cliente,
contabilidad entre otras.
5. Conteo Físico: Significa contar las cantidades en existencia durante
periodos establecidos por la empresa, en ocasiones y en función de
los volúmenes, se deba proceder al cierre del establecimiento,
involucrar a los responsables e investigar las discrepancias entre el
físico y el contable.
Cabe destacar que Gómez, (2004), señala en cuanto al procedimiento de
compras que es necesario cumplir con las siguientes etapas:

33
 1. Determinación de las necesidades y requerimientos de bienes y
servicios, la cual debe manifestarse mediante una requisición
formalmente tramitada.
2. Escogencia de los proveedores más convenientes, por conceptos de
precios, condiciones y capacidad de entrega.
3. Formalización de los pedidos, por órdenes de compra a través de
formulación previamente diseñadas.
4. Recepción de pedidos.
5. Almacenaje.
6. Registro de Operaciones.
7. Controlar la existencia de los bienes comprados y su
utilización mediante inventarios regulares de su mantenimiento y uso.
(p.418).
De la misma manera un programa de compras se deberá efectuar según
los factores generales o individuales de cada empresa. Al respecto Evans,
(2002), explica que un programa debe tomar en cuenta los siguientes
principios básicos:
1. Promover las compras de forma que las existencias de mercancías se
mantengan a nivel suficiente para atender las necesidades de
fabricación o las demandas de los clientes.
2. No carecer en ningún momento de mercancías que pudieran suspender
o retrasar la comercialización. (p. 18).
Es decir, que una organización debe contar periódicamente con un
stop de mercancías el cual permita cumplir eficientemente con las
necesidades y demandas de los clientes, que requieren de forma inmediata
el servicio de la misma.

34
 Bases Legales

Código de Comercio (1955)

Define a los inventarios en su base legal como bienes de una empresa u

organización para la cual se establece una serie de artículos que los
empresarios o comerciantes deben regirse y considerar como obligatorio al
inicio y en el transcurso de las operaciones de la empresa.
Artículo 32: Este artículo señala que cualquiera empresa sea cual sea su
labor en forma clara y detallada, loas libros de inventario en el cual se
especifique las entradas, salidas y existencia de mercancía del almacén,
acompañado de los libros auxiliares para así poder llevar un mejor control de
todas las operaciones que se estén realizando.
Artículo 33: Este artículo señala que todo libro de inventario o de
cualquier índole no puede ser utilizado de ninguna manera por la empresa
sin que antes haya sido presentado en algún tribunal del estado o al juez de
mayor instancia ya que el mismo es el que está autorizado para firmarlo y
sellarlo, o también puede hacerlo en el registro mercantil.
Artículo 35: Este artículo señala que Toda empresa debe de realizar
todos los años un inventario inicial y un inventario final, para así llevar un
control de toda la mercancía y así poder saber y comparar la existencia de la
misma, al principio y al final del ejercicio económico, y a su vez tener
conocimientos de todas las ganancias y pérdidas que surgieron cada año, y
estos inventarios deben llevar la firma del encargado del almacén y el sello
de la empresa. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el
establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.

35
 Sistemas de Variables

Según Tamayo y Tamayo (2004), Es aquella que susceptible al

cambio que “tiene como características la capacidad de asumir distintos
valores” estos se pueden medir cuantitativamente y cualitativamente.
También como causa-efecto en los fenómenos estudiados. Para los efectos
de este estudio las variables son registros contables y control administrativo.
A objeto de elaborar el instrumento utilizado en el estudio, se consideró
necesario operacionalizar sus variables mediante una tabla de
especificaciones.

Definición Nominal

Balestrini (2006) se refiere a la definición conceptual o nominal como

la variable en estudio, la cual hace referencia a los objetivos de la
investigación y se encuentra estrechamente relacionada con el cuerpo
teórico en el cual está contenida la hipótesis en cuestión o la variable de
estudio.Para efecto de este estudio la variable conceptual se refiere a:
Estrategias de Control Interno Administrativo en la Empresa Enfoque Digital
C.A., Acarigua, Municipio Páez, Estado Portuguesa.

Definición Conceptual

Para Balestrini (2006), la definición conceptual “consiste en la

definición de la variable en estudio, la cual hace referencia a los objetivos de
la investigación y se encuentra estrechamente relacionada con el cuerpo
teórico en el cual está contenida la hipótesis en cuestión o la variable de
estudio”. Por otra parte Catacora 1999) “El control de los inventarios implica
un seguimiento estricto sobre las cantidades que se manejan a través de las
entradas y salidas de inventario. Para el proceso administrativo de las
36
cantidades ingresadas y despachadas, se implantan controles que son
instrumentados a través de formularios que controlan las cantidades que son
recibidas o despachadas a través de las operaciones de ingreso y de salida”.

Definición Operacional

Según Balestrini (2006), la definición operacional se refiere al

conjunto de procedimientos que describirá cómo será “medida” la variable en
estudio. Es decir, implica seleccionar los indicadores contenidos, de acuerdo
al significado que se le ha otorgado a través de sus dimensiones a la variable
de estudio. Este momento del desarrollo operacional de las variables, debe
indicar de manera precisa el qué, cuándo y cómo de la variable y las
dimensiones que la contienen. Se trata de encontrar los indicadores para
cada una de las dimensiones establecidas. Por lo tanto se puede decir que
es el proceso mediante el cual se evalua el control interno de inventarios, de
acuerdo con los principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos,
instrumentos y procedimientos; que permiten obtener los informes razonables
en los momentos precisos.
Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño
con objetivos de planificación, para comparar los resultados reales con las
normas previamente establecidas en los procesos. A través del control se
establece el orden razonable de los resultados de sus operaciones; a través
del control de inventario de materiales e insumos se pueden tomar medidas
para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera
más eficaz y eficiente posible. A objeto de elaborar el instrumento utilizado en
el estudio, se consideró necesario operacionalizar sus variables mediante
una tabla de especificaciones, tal como lo indica el cuadro 1, el cual se
presenta a continuación.

37
Cuadro Nº 1
Operacionalización de la Variable

Variable Dimensión Indicador Ítemes

Entradas 1-2
Salidas 3-4
Control 5
Procedimientos
Registros 6
de Inventarios
Método de inventario 7
Método de valuación 8

Estrategias de
Control Interno Ambiente de Control. 9-10

de Inventarios Componentes Información y 11

del Control Comunicación
Supervisión o
Monitoreo 12
Evaluación de 13
Riesgos.
Actividades de 14
Control.

38
 CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

Este capítulo se hace referencia a los métodos, técnicas y

procedimientos a través de los cuales se obtuvo datos necesarios para poder
aplicar estrategias de control interno de entrada y salida de materiales e
insumos de la Proveeduría del Banco Venezuela, Agencia Llano Mall
Acarigua estado Portuguesa.

Naturaleza de la Investigación

El estudio se enmarca bajo la modalidad de una investigación de

campo de carácter descriptivo. De campo porque los datos son recogidos en
el lugar de los acontecimientos, al respecto Arias (1999) señala: “consiste en
la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los
hechos, sin manipular o controlar variable alguna.”(p.35).
Por otra parte, es descriptiva porque sólo se encarga de señalar la
presencia de ciertos hechos o fenómenos de la población de estudio. Tal
como lo afirma Balestrini (2000), la investigación descriptiva: “es la que se
encarga de describir de una manera más precisa las singularidades de una
realidad estudiada”. (p.28). En consecuencia la autora busca generar datos
que permita presentar un panorama de la situación actual.

39
 Población y Muestra

Según Bussot (1991) plantea que “la población constituye el conjunto

de elementos afines en una o más características, tomado como una
totalidad y sobre la cual se generaliza las conclusiones de una investigación”
(p.62).
A su vez Tamayo (2000) expresa que: “población es la totalidad del
fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una
característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de la
investigación”. (p.92).
En este caso, la población para efecto de esta investigación, está
integrada por 6 personas que trabajan en los diferentes departamentos que
integran a la empresa. En lo que se refiere a la muestra Ander-Egg (1981),
señala que muestra: “es el conjunto de operaciones que se realizan para
estudiar la distribución de determinados caracteres en la totalidad de una
población, universo o colectivo partiendo de la observación, de una fracción
de la población considerada”. (p.33). Como todos los sujetos son objeto de
estudio no es necesario seleccionar una muestra representativa.
Para efectos de esta investigación, y ante el hecho de que la
población la conforma los mismos 6 sujetos que constituyen la muestra,
resaltando que es un grupo perfectamente manejable en la aplicación de un
instrumento, y donde todos los integrantes de la población son objetos de
estudio. Por otro lado Ary y otros (1995), señalan que “Cuando la población
es pequeña y finita no se aplica el tratamiento muestral. (p. 315).

40
 Técnicas y Procedimientos para Recolectar Información

Según Ruiz (1998) los instrumentos “son aquellos procedimientos de

carácter estandarizado que permiten observar conductas con el objeto de
hacer inferencias sobre determinados rasgos.” (p. 35)
En el presente estudio se diseñó y aplicó el instrumento para la
recolección de la información, posteriormente, se recabaran datos a través
de una encuesta con el fin de obtener información acerca de la percepción
del trabajador en la materia que compete al presente estudio
Por otro lado, se utilizó, la técnica de la observación directa que
permitirá al investigador observar ciertas peculiaridades en la realidad objeto
de estudio. De igual manera, se empleó la entrevista, la cual es una técnica
común en la investigación de campo ya que aporta una buena parte de los
datos que se obtienen en la investigación.
Al respecto Tamayo (2000), indica que la entrevista: “Es la relación
directa entre el investigador y su objeto de estudio a través de individuos o
grupos con el fin de obtener testimonios orales”. (p.42).

Instrumento

Se utilizó como instrumento un cuestionario tipo dicotómico, con un

total de 14 preguntas, el cual fue aplicado al personal que labora en el Banco
de Venezuela Agencia Llano Mall, de Acarigua Estado Portuguesa.

Validez del Instrumento

La validez según Ruiz (2000), “Trata de determinar hasta donde los
ítemes son representativos del dominio o universo del contenido que se va a
medir” (p. 185). Para determinar la validez del instrumento fue sometido al
juicio de tres expertos, quienes determinaron si el instrumento posee

41
claridad, pertinencia y adecuación con las variables de estudio y se hace
pertinente su aplicación.

Análisis de Datos

Para efectuar, el análisis de los datos se realizó lo señalado por

Hernández y Otros (ob.cit.), “el investigador busca, en primer término,
describir sus datos y posteriormente hace análisis estadístico para relacionar
sus variables” (p.350).
Por otro lado, la Enciclopedia Encarta (2003) define la estadística
descriptiva como “aquella que analiza, estudia, y describe a la totalidad de
individuos de una población”. (P.152). Por tal razón, la técnica aplicada para
este análisis de datos es la estadística descriptiva, con la finalidad de
establecer cuantitativamente y cualitativamente los datos proporcionados por
el instrumento y así darle un sentido práctico a la investigación. Los
resultados se presentaron en gráficas de pastel, indicando el porcentaje para
conocer el comportamiento de cada una de las alternativas.

42
 CAPÍTULO IV

LOS RESULTADOS

Análisis e Interpretación de los Resultados

En el presente capítulo se muestra el análisis y la interpretación de los

resultados obtenidos a través de la utilización de técnica evaluativa como fue
un cuestionario, aplicando validez y confiabilidad del instrumento como fue el
cuestionario con opciones dicotómicos, lográndose obtener valores
confiables. Para tal análisis de los resultados se utilizó la estadística
descriptiva, aplicando valores absolutos como relativos, que permitió la
tabulación de los datos para una mejor interpretación de los resultados.
En este mismo sentido, se procedió a realizar una representación
gráfica de columnas; una vez obtenida la información necesaria, de acuerdo
a los datos presentados se hace una comparación analítica con el marco
teórico que soporta la investigación. El análisis procedente permite visualizar
todos los resultados que dan origen a las conclusiones, deduciendo que el
proyecto de investigación desde el punto de vista social, económico,
operativo y técnico. Ya que le garantiza a la organización, contar con una
Propuesta de Estrategias de control de inventario de materiales e insumos de
la Proveeduría del Banco Venezuela, Agencia Llano Mall.
Según Selltiz, C., (1976) define como análisis e interpretación de los
resultados lo siguiente: “el propósito del análisis es resumir las observaciones
llevadas a cabo de forma tal que proporcione respuestas a las interrogantes
de la investigación.” (p.430). El análisis implica el establecimiento de
categorías, la ordenación y manipulación de los datos para resumirlos y

43
poder considerar algunos resultados en función de las interrogantes de la
investigación.

¿Existe un procedimiento de entrada de materiales e

insumos de la Proveeduria del Banco de Venezuela?

Si No
100%

Gráfico Nº 1. Entradas. Elaborado con datos obtenidos de la aplicación del

cuestionario B (Ver anexo).

El 100% de los encuestados respondió que sí existe un procedimiento

de entrada de materiales e insumos de la Proveeduría del Banco de
Venezuela. El Banco Venezuela, si posee un procedimiento para recepción
de materiales e insumos para abastecer los materiales de oficina e insumos
de la agencia (limpieza, piezas de equipos, toneer y otros), los cuales son
llenados, al llegar proveeduría, pero no son controlados cuando ya están la
agencia, no se lleva un control de que se utiliza, muchas veces se omite el
llenado de dichos formatos, por lo que no se conoce con exactitud que hay y
que no hay para el siguiente pedido de materiales e insumos.

44
 ¿Es eficiente el procedimiento de registro de entrada de
materiales e insumos de la Proveeduria del Banco de
Veenezuela?

Si No
66,66%

33,34%

Gráfico Nº 2. Entradas. Elaborado con datos obtenidos de la aplicación del

cuestionario B (Ver anexo).

El 66,66% de los encuestados respondió que No es eficiente el

procedimiento de registro de entrada de materiales e insumos de la
Proveeduría del Banco de Venezuela. El procedimiento es deficiente, ya que
no existe alguien del personal que sea fijo para recibir la proveeduría
solicitada, y muchas veces no es revisada no se hace una relación de lo
solicitado con lo que va entrada al almacén, no existe un control.

45
 ¿Existe un procedimiento de salida de materiales e
insumos de la Proveeduria del Banco de Venezuela?

Si No
100%

Gráfico Nº 3. Salidas. Elaborado con datos obtenidos de la aplicación del

cuestionario B (Ver anexo).

El 100% de los encuestados respondió que sí existe un procedimiento

de Salida de materiales e insumos de la Proveeduría del Banco de
Venezuela. Se verifica que existe un procedimiento de salida de materiales e
insumos de la proveeduría del Banco Venezuela, sin embargo muchas veces
es obviado por el personal, que toma lo que necesita sin registrarlo en lo
formatos para su control interno.

46
 ¿Es eficiente el procedimiento de registro de salida de
materiales e insumos de la Proveeduria del Banco de
Venezuela?

Si No
66,66%

33,34%

Gráfico Nº 4. Salidas. Elaborado con datos obtenidos de la aplicación del

cuestionario B (Ver anexo).

El 66,66% de los encuestados respondió que No es eficiente el

procedimiento de registro de salida de materiales e insumos de la
Proveeduría del Banco de Venezuela. Por lo observado y constatado no es
eficiente el procedimiento no existe una persona encargado del control de
salida de materiales e insumos, el cual pueda registrar en los formatos
correspondientes, cualquier persona de los empleados ingresa y toma
papelería, o lápices u otros materiales, sin ser registrado en formatos, para el
control de los mismos.

47
 ¿Existe un control interno de inventarios de materiales e
insumos de la Proveeduria del Banco de Venezuela?

Si No
100%

0%

Gráfico Nº 5. Control. Elaborado con datos obtenidos de la aplicación del

cuestionario B (Ver anexo).

El 100% de los encuestados respondió que No existe un control

interno de inventarios de materiales e insumos de materiales e insumos de la
Proveeduría del Banco de Venezuela. Por lo antes expuestos, no existe un
control interno en la entrada ni en la salida de materiales e insumos en la
Agencia Banco Venezuela Llano Mall, ya que no se registra en los formatos
correspondientes, por lo que se hace difícil conocer la disponibilidad de
materiales e insumo al solicitar el abastecimiento de nuevo a la empresa
encargada de proveer el materiales e insumos requeridos.

48
 ¿Se manejan formatos o registros de entrada - salidas
de materiales e insumos de la Proveeduria del Banco de
Venezuela?

Si No
66.66%

33.34%

Gráfico Nº 6. Registros. Elaborado con datos obtenidos de la aplicación del

cuestionario B (Ver anexo).

El 66,66% de los encuestados respondió que No que se utilizan los

formatos o registros de entrada – salida de materiales e insumos de
materiales e insumos de la Proveeduría del Banco de Venezuela; mientras
que el 33,34% respondió que Sí. En el caso de la utilización de los formatos
son muy poco los empleados, que realizan el llenado de los formatos cuando
extraen artículos de oficina u cualquier otro insumo, lo que hace difícil
conocer la cantidad real de materiales e insumos que existen, para la
solicitud y llenado de la nueva adquisición de materiales e insumos.

49
 ¿Se aplica algun metodo de inventario para el control del
inventario de materiales e insumos de la Proveeduria del
Banco de Venezuela?

Si No

100%

Gráfico Nº 7. Método de Inventario. Elaborado con datos obtenidos de la

aplicación del cuestionario B (Ver anexo).

El 100% de los encuestados respondió que No existe ningún método

de inventario que se aplica a los materiales e insumos de la Proveeduría del
Banco de Venezuela. Por su parte también se puede afirmar que no se utiliza
ningún método de inventario, por lo que el personal extraen material nuevo
en vez de utilizar el que tiene más tiempo trayendo como consecuencia, que
en lo toner de fotocopiadora se vencen, los papeles cambian su color, y es
más lo que se pierde.

50
 ¿Se aplica algun metodo de valoracion del inventario de
materiales e insumos de la Proveeduria del Banco de
Venezuela?

Si No

100%

Grafico Nº 8. Método de Valoración. Elaborado con datos obtenidos de la

aplicación del cuestionario B (Ver anexo).

El 100% de los encuestados respondió que No existe ningún método

de valoración que se aplica al inventario de materiales e insumos de la
Proveeduría del Banco de Venezuela. En el caso de método de valuación no
se considera en el almacén de materiales e insumos, no se utiliza ningún
valuación de inventario, trayendo como consecuencia, no tener el valor real
de lo que posee el inventario de materiales e insumos, no se considera
importante el control de dicho inventario, lo cual no es así es una pérdida
para la Agencia.

51
 ¿Existe un ambiente de control adecuado en el almacen
de materiales e insumos de la Proveeduria del Banco de
Venezuela?

Si No
66.66%

33.34%

Gráfico Nº 9. Ambiente de Control. Elaborado con datos obtenidos de la

aplicación del cuestionario B (Ver anexo).

El 66,66% de los encuestados respondió que No existe un ambiente

de control adecuado en el Almacén de materiales e insumos de la
Proveeduría del Banco de Venezuela; mientras que el 33,34% respondió que
Sí. Según Informe COSO (1992) se entiende por Ambiente de Control al
clima de control que se gesta o surge en la conciencia individual y grupal de
los integrantes de una organización…La existencia de un ambiente de control
genera en la organización el clima de integración entre sus miembros, que se
sientan pieza fundamental de los logros de los objetivos organizacionales,
que se considere que el logro de los mismos, es un beneficio para todos,
tanto para los empleados como para dueños de la empresa, reconociendo
que el recurso humano es pilar fundamental para el cumplimientos de las
metas de la organización, de aquí la importancia de que el personal colabora
en el control de inventario para su reposición.

52
 ¿Deberia existir un cambio en el ambiente de control del
almacen de materiales e insumos de la Proveeduria del Banco
de Venezuela?

Si No

100%

Gráfico Nº 10. Ambiente de Control. Elaborado con datos obtenidos de la

aplicación del cuestionario B (Ver anexo).

El 100% de los encuestados respondió que Si debería existir un

cambio en el ambiente de control de almacén de materiales e insumos de la
Proveeduría del Banco Venezuela. Por lo expuesto por el personal, se
reconoce las fallas, y emiten que si es necesario un cambio en el ambiente
de control interno ya muchas vece no se hace el procedimiento debido en el
registro de entrada – salidas, ya que nunca se supervisa ni se controla el
inventario de materiales e insumos, y solo se hace una relación, cuando ya
se sabe que no hay algún material necesario para prestar el servicio al
cliente.

53
 ¿Existe la debida comunicacion e informacion entre el
personal que labora en el Banco y el personal encargado de la
Proveeduria ?

Si No

Gráfico Nº11. Comunicación e información. Elaborado con datos

obtenidos de la aplicación del cuestionario B (Ver anexo).

El 100% de los encuestados respondió que No existe la debida

comunicación e información entre el personal que labora en el Banco y el
personal encargado de la proveeduría. Es importante que considerar la
información generada por los registros de entrada – salida de materiales e
insumos ya que nos brinda la situación real de lo que se cuenta en el
inventario en físico, y por lo tanto conocerlos no evita solicitar material de
más e innecesario, y en ocasiones por no llevar ese control no solicitamos lo
que realmente se necesita; y es de recordar que la solicitud de proveeduría
es en un tiempo determinado.

54
 ¿Se monitorea o supervisa la entrada - salida de materiales e
insumos de la Proveeduria del Banco de Venezuela?

Si No

Gráfico Nº 11. Monitoreo o Supervisión. Elaborado con datos obtenidos de

la aplicación del cuestionario B (Ver anexo).

El 100% de los encuestados respondió que no se monitorea ni se

supervisa la entrada – salida de materiales e insumos de la proveeduría del
Banco de Venezuela. El control interno no asegura éxito si no se supervisa;
el control interno puede asegurar la confiabilidad de la información el
cumplimiento de las leyes y regulaciones. El no ejecutar actividades de
control en los procedimientos administrativos da como resultado, que no
existan actividades planificadas, organizadas, por lo tanto no son evaluadas y
no se detectan los errores hasta que ya es muy tarde, incumpliendo de este
modo los procedimientos debidos en cualquier organización, de establecer
una planificación, organización, dirección, control y evaluación continua.

55
 ¿Se evaluan los riesgos presentes en la entrada - salida de
materiales e insumos de la Proveeduria del Banco de
Venezuela?

Si No

100%

Gráfico Nº 13. Riesgos. Elaborado con datos obtenidos de la aplicación del

cuestionario B (Ver anexo).

El 100% de los encuestados respondió que No se evalúan los riesgos

presentes en la entrada – salida de materiales e insumos de la Proveeduría
del Banco de Venezuela. En este caso de evaluación de riesgos, si existen
fallas continuas en la entrada – salida de materiales e insumos, no se
registran en los formatos correspondientes, y no hay una clara especificación
control interno, no existe evaluación de riesgos en este inventario, lo que trae
como consecuencia una pérdida de materiales e insumos, una pérdida de
dinero que afecta al Banco, una pérdida de tiempo a la hora de contabilizar y
revisar que hace falta para relacionar lo que falta para generar el pedido a
proveeduría.

56
 ¿Las actividades de control son constante en la entrada
- salida de materiales e insumos de la Proveeduria del
Banco de Venezuela?

Si No

100%

Gráfico N°14. Actividades de Control. Elaborado con datos obtenidos de

la aplicación del cuestionario B (Ver anexo).

El 100% de los encuestados respondió las actividades de control no

son constante en la entrada – salida de materiales e insumos de la
proveeduría del Banco de Venezuela. Para que exista un ambiente de
control debe existir las actividades planificadas, por lo tanto la división de
trabajo es una de ellas, la cual se refiere a “la fragmentación o
descomposición de una actividad productiva en sus tareas más elementales
y su reparto entre diferentes personas, según su fuerza física, habilidad y
conocimientos. El aumento de la producción que se deriva de la puesta en
práctica del principio de la división del trabajo se debe”, según Adam Smith.
(1983).

57
 CAPÍTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Al finalizar los aportes investigativos relacionados al tema objeto de

estudio, se llegaron a las siguiente conclusiones. La información puede ser
útil para la organización ya que ésta le permite establecer pautas de acción
en cuanto al propósito de la misma. Dichas pautas van a transformarse luego
en estrategias fundamentales para las empresas.
El Control Interno de Inventario se considera como el conjunto de
principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y
procedimientos que ordenados entre sí y unidos a las personas que
conforman una organización, se constituyen en un medio para lograr el
cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que
persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o
grupos de interés que debe atender.
La Agencia Banco de Venezuela Llano Mall, no posee un control
interno de inventario de materiales e insumo adecuado a lo que exige a sus
actividades, lo que entorpece el cumplimiento de sus metas y objetivos, no
existe principios, fundamentos, mecanismos o estrategias que guíen la mejor
manera registros de entrada – salida de dicho inventario.
En el área de almacén de materiales e insumos, los controles son
escasos, todos los empleados entran y salen de esa área, si existen formatos
pero se muchas veces no se llenado los formato de entradas y salidas de
materiales e insumos por lo que no se pueden relacionar el físico existente;
trayendo como consecuencias pérdidas económicas.

58
 Los componentes de control interno que posee la empresa, están
adormecidos no se encuentran activados en su totalidad, es necesario crear
el ambiente de control, actividades, evaluación de riesgos, actividades de
control, estos a través de estrategias idóneas y adaptadas a lo que exige la
empresa para optimizar sus procesos administrativos.
El control interno brinda una gran ayuda al proceso de actividades
para determinar cuál deberá ser la estrategia competitiva hacia dónde debe
orientarse la empresa y lograr una posición atractiva en el mercado. Sin
embargo se utiliza como un instrumento preliminar, que proporciona
información adecuada y suficiente para garantizar que a través del control se
puede lograr la conformidad de las actividades actuales con las actividades
planeadas.
De allí es imprescindible y necesario utilizar información organizada
que permita una fluidez detallada clara y precisa de manera que cumpla
eficientemente el objetivo para la cual fue creada. De manera que genere
una base que ayude a realizar un buen control y así tomar las decisiones
más adecuadas sobre los materiales e insumos en el inventario. Por lo que,
requieren de una herramienta de control interno en inventario, para garantizar
las actividades de servicio que ofrece el banco.
Otra situación analizada fue la deficiencia de los canales de
comunicación en los diferentes niveles jerárquicos en cuanto a la asignación
de responsabilidades; vale decir que así como se señala la inexistencia de
normas y procedimientos para el registro de entrada – salida de materiales e
insumos, también es conveniente señalar que en esta área no existe un
encargado para cumplir con las funciones de almacenista, lo cual acarrea no
llevar un control adecuado, por lo tanto pérdidas por el inapropiado manejo
de los mismos como en el despacho de la mercancía.

Por lo expuesto anteriormente, se concluye que es indispensable

reforzamiento de los controles internos en el manejo del inventario de la
Agencia Banco de Venezuela Llano Mall., con el propósito de que se realicen

59
las operaciones de una manera organizada, siguiendo a cabalidad los
procesos administrativos para lograr el adecuado desarrollo de las
actividades.

Recomendaciones

Aplicar los principios básicos de la Administración, planificación,

organización, control, evaluación y supervisión de los procedimientos de
registros de entradas y salidas de materiales e insumos en su inventario.
Diseñar de planes estratégicos en cada área para fomentar el clima
laboral, y lograr un ambiente de control estable y óptimo a lo exigido.
Promover el ambiente de control interno para integrar a cada uno de
los empleados a controlar el buen uso de los materiales e insumos que
provee la Proveeduría y lograr que estos brinden un mejor servicio al cliente.
Elaborar manuales de políticas y procedimientos para mejorar el
control interno de la Agencia en cuanto la utilización de materiales e insumos.
Implementar la administración de riesgo empresarial en las actividades
de la empresa a fin de identificar y mitigar riesgos para cumplir con los
objetivos estratégicos, operacionales, de información y de cumplimiento
propuestos en cuanto al uso racional de sus materiales e insumos.
Aplicar la propuesta de estrategias de control interno de inventario de
materiales e insumos, evaluando los resultados y comparándolos con los
procedimientos anteriores para verificar el mejoramiento de los mismos.

60
 CAPÍTULO VI

LA PROPUESTA

Presentación de la Propuesta

La presente investigación busca la Diseñar Estrategias de control

interno de inventario de materiales e insumos de la Proveeduría del Banco
de Venezuela, Agencia Llano Mall, estado Portuguesa. Cabe destacar que
el Banco de Venezuela es una institución financiera de banca universal con
sede en Caracas. Fundado el 2 de septiembre de 1890 bajo capital público,
fue privatizado en 1996 cuando fue adquirido por el español Grupo
Santander. Posteriormente, el 3 de julio de 2009, fue renacionalizado cuando
el Grupo Santander vendió el 50% al gobierno venezolano manteniendo el
nombre de Banco de Venezuela presidido por Hugo Chávez.
En cuanto a las empresas de servicios se tratar de analizar los
factores que influyesen en el ofrecimiento del mejor servicio, con el fin de
tomar decisiones adecuadas para lograr los objetivos de la empresa que son
lograr mejores utilidades y asegurar la continuidad de la misma; de aquí la
importancia de cuidado de sus inventario, en el caso del Banco, su
materiales e insumos. En este orden de ideas, la propuesta está enfocada a
dar solución al control de inventario de materiales e insumos en la Agencia
Banco de Venezuela Llano Mall.

61
 Fundamento de la Propuesta

Las organizaciones utilizan funciones para asegurarse de que están

avanzando satisfactoriamente hacia sus metas y que a su vez están dando
uso racional a sus recursos. Como principal fundamento que soporta esta
propuesta, es mejorar el control interno de inventario de materiales e
insumos, y evitar pérdidas de materiales, falta de insumos por la falta de un
registro ordenado y sistemático de las operaciones de entrada y salida. Con
el fin de mejorar la solicitud a Proveeduría de materiales e insumos, ya que al
no existir registros a la hora de dicha solicitud, no se conoce realmente el
material e insumo en existente, por lo que se puede obviar pedir materiales
faltantes, y solicitar demás materiales e insumo existentes; que puede servir
para el abastecimiento de otra agencia.
Sustentando esta Propuesta, según Koontz (1990) las estrategias son
programas generales de acción que llevan consigo compromisos de énfasis y
recursos para poner en práctica una misión básica. Son patrones de
objetivos, los cuales se han concebido e iniciado de tal manera, con el
propósito de darle a la organización una dirección unificada. Se puede emitir
que las estrategias de control interno son herramientas que brinda
información oportuna sobre las actividades correspondientes al área
administrativa, y que sirven para tomar decisiones gerenciales oportunas,
remediando de este modo situaciones que pueden afectar a la organización
de forma grave; ejerciendo controles en las actividades administrativas.

Objetivo de la propuesta

Diseñar estrategias de Control Interno de Inventario de Materiales e

insumos de la Proveeduría del Banco de Venezuela, Agencia Llano Mall
Acarigua Estado Portuguesa.

62
 Fases de la propuesta

La propuesta se estructuro por fases para lograr el cumplimiento del

objetivo deseado y una estructuración de etapas consecutivas y se consideró
la metodología del Informe COSO para su realización:
Etapa 1. Ambiente de control
Etapa 2. Evaluación de riesgo
Etapa 3. Actividades de control
Etapa 4. Información y Comunicación
Etapa 5. Supervisión
En este orden de ideas, se puede hacer mención a el informe Coso
(COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS), de 1992, el cual
modificó los principales conceptos del Control Interno dándole a este una
mayor amplitud. El Control Interno se define entonces como un proceso
integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos
burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la
administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado
con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de
objetivos.
La seguridad a la que se quiere llegar es razonable, siempre y cuando
existiera el limitante del costo en que se incurre por el control, que debe estar
en concordancia con el beneficio que aporta; y, además, siempre se corre el
riesgo de que las personas se asocien para cometer fraudes. Se modifican,
también, las categorías de los objetivos a los que está orientado este
proceso.
Aplicando este sistema de control interno se pretende garantizar:
1. Efectividad y eficiencia de las operaciones.
2. Confiabilidad de la información financiera.
3. Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.
4. Salvaguardia de los recursos.

63
 Los componentes del informe coso son: Ambiente de control,
evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación y
supervisión, en base a ellos se desarrollaron las siguientes fases.

Etapa Nº 1
Ambiente de Control:
En esta etapa e buscar marcar el comportamiento en la organización
en cuanto al control interno de inventario de materiales e insumos, su
utilización correcta sin desperdicio del mimo, concientizando al personal a
colaborar en dicho control.
Proponiéndose:
1. La organización demuestre el compromiso para la integridad y
los valores éticos.
2. Los Gerentes interés en la administración y ejerce vigilancia
para el desarrollo y ejecución del control interno de los
materiales e insumos con que se cuenta en el Banco.
3. La administración establezca, con la vigilancia de las áreas de
trabajo, las estructuras, líneas de presentación de reporte de
gastos de materiales e insumos.

Etapa N° 2
Evaluación de Riesgos
Se refiere a las herramientas para identificar y evaluar los riesgos en el
inventario de materiales e insumos, para cumplir con un mejor servicio
ofrecido al cliente, se propone:
1. Especificar la importancia del buen uso de sus inventarios y el
racionamiento del mismo para cumplir con el servicio prestado.

64
 2. Especificar los objetivos con suficiente claridad para permitir la
identificación y valoración de los riesgos relacionados con los
objetivos.
3. Se identifiquen los riesgos para el logro de sus objetivos a
través de la entidad y analiza los riesgos como la base para
determinar cómo deben ser administrados los riesgos.
4. En la valoración de los riesgos para el logro de los objetivos la
organización considera el potencial de su papelería.
5. La organización identifica y valora los cambios que de manera
importante podrían impactar al sistema de control interno en
cuanto a materiales e insumos.

Etapa Nº 3
Actividades de Control
Se refiere a las acciones, normas y procedimientos para el
cumplimiento de los procedimientos de registro de entrada – salida de
materiales e insumos del inventario para afrontar los riesgos, de quedar sin
stock adecuado para realizar las diversas actividades del banco.
1. Se debe seleccionar y desarrollar actividades de control que
contribuyan a la mitigación, y niveles aceptables de los riesgos.
2. Se debe seleccionar y desarrollar actividades las actividades de
control generales sobre los registros de entrada y salida de
materiales e insumos de los inventarios.
3. Desplegar las actividades de control tal y como se manifiestan en
las políticas que establecen lo que se espera y en los
procedimientos relevantes para llevar a cabo esas políticas

65
Etapa Nº 4
Información y Comunicación
Es necesario que el personal intercambie información y la
comunicación se eficiente, para gestionar y controlar las operaciones de
solicitud de reposición de inventarios de materiales e insumos, esto con el fin
de no quedar desabastecidos, y mantener un stock de inventario suficiente
para el cumplimiento y funcionamiento del Banco.
1. Generar información actualizada del stock de inventario.
2. Comunicar internamente la falta de insumos con relación de
gastos.

Etapa Nº 5
Supervisión
Evalúa la calidad del control interno en el tiempo, en relación al
inventario de materiales e insumos. Es importante para determinar si éste
está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones
en el control interno, considerando:
1. Seleccionar y desarrollar las actividades de control que
contribuyan a la mitigación, a niveles aceptables, de los riesgos
para el logro de los objetivos.

66
 REFERENCIAS

Álvarez (2010). Plan para la optimización del control de inventario en el

departamento de almacén en el instituto de prevención total del Ministerio
de Educación (IPASME), Acarigua Estado Portuguesa. Universidad de
Oriente.

Ander-Egg (1991). Técnicas de Investigación Social. Buenos Aires: Editorial

Humanista.

Arias (1995), Metodología de la Investigación. Editoriales COBO, Caracas

Venezuela.

Arias, F. (1999). El Proyecto de Investigación, Guía para su elaboración,

Revisión por Carlos Sabino, 3ra. Edición, Editorial Epístame, Editorial
Ediciones, Caracas, Venezuela.

Arias, F. (2006). El Proyecto de Investigación, Introducción a la Metodología

Científica, 5ta. Edición, Editorial Epístame, Caracas, Venezuela.

Ary, D; Jacob, J y Raza Vich, A (1997) Introducción a la investigación

Pedagógica. Mc Graw Hill. México

Balestrini A. (2003). Cómo se elabora un Proyecto de Investigación. Caracas

– Venezuela.

Balestrini, M. (1999). Cómo se elabora el Proyecto de Investigación, Caracas,

Venezuela, BL Consultores, Servicio Editorial.

Barreto (1999). Método de Investigación. Caracas – Venezuela

Brito. (2003). Contabilidad de los Inventarios. Publicaciones FACES –ULA.

Universidad de los Andes – Mérida
Busot, Aurelio (1991) Investigación Educacional. Ediciones LUZ. Maracaibo

Capolingua (2010). Plan para Optimizar el Sistema de Inventario de

Capolingua, CA, de la ciudad de Acarigua. Universidad Yacambú.

Catacora, F. (1998). Contabilidad. Mc Graw Hill. Caracas

67
Catacora, J. (2002). Introducción a la Administración. Editorial Larense.
Caracas.

Gamboa (2011). Lineamientos para la Optimización del Control de Inventario

en la Empresa San Remo, CA. Universidad Lisandro Alvarado.
Barquisimeto Lara.

García C. (1988) Almacenes: Planeación, Organización y Control; Editorial

Trillas, 3ra. Reimpresión

Gómez, H. (2005). Los Inventarios de Mercancía. Editorial Mundiven.

Caracas

Gutiérrez (2013). Análisis de los requerimientos del sistema de control interno

de Almacenes o Depósitos de Existencia de Inventario de la Alcaldía del
Municipio Araure del Estado Portuguesa. Universidad Yacambú.

Hernández y otros (2003). El proyecto de Investigación. Fundación Sypal –

Editorial Magisterio. Bogotá

Informe Coso I y II. (1992).Disponible en: http://www.auditool.org/blog/control-

interno/290-el-informe-coso-i-y-ii

Koontz H. (1990). Administración. McGraw-Hill Interamericana de España

S.L.

Koontz, H. (2003). Organización y liderazgo. Colombia. Mc Graw-Hill

interamericana, S.A.
Mantilla (2005). El Control de las Funciones Administrativas. Editorial
ContaLuz. México

Montilla (2011). Estrategias de administración para la optimización del control

de inventario en la empresa REIVI CA, Araure, Estado Portuguesa.
Universidad Experimental “Simón Rodríguez”.

Ochoa (2010). Análisis de la Norma Internacional de Contabilidad N° 2 (NIC

2) en cuanto al tratamiento contable del inventario en la empresa Arroz
Luisana, CA., ubicada en la zona B Sub-urbana de Acarigua Estado
Portuguesa. Universidad Yacambú.
Ruiz (2000) Técnicas de Investigación Aplicada a las Ciencias Sociales.
Fondo cultura económica. México

68
69